ESTUDIO ADMINISTRATIVO

Estudio administrativo

Representa uno de los aspectos maacutes importantes dentro del plan de negocios ya que si la estructura administrativa es efectiva las probabilidades de eacutexito son mayores Para hacer el estudio se debe empezarse por elaborar un organigrama de la empresa asignar funciones y responsabilidades dicho estudio debe incluir tambieacuten una descripcioacuten detallada de los costos administrativos acompantildeado de cifras el aspecto legal de la empresa nombrando razoacuten y objeto social los permisos que requiere y los traacutemites de constitucioacuten necesarios

ADMINISTRACION

La Administracioacuten se relaciona estrechamente con otras ciencias como la Economiacutea Contabilidad Psicologiacutea Sociologiacutea Poliacutetica Matemaacuteticas Estadiacutestica tambieacuten con la Antropologiacutea Historia Geografiacutea y Filosofiacutea

Etimoloacutegicamente hablando la palabra Administracioacuten deriva del Latiacuten AD MINISTRARE donde Ad significa al y MINISTRARE significa servicio de lo que deduce la idea de estar al servicio de algo o alguien a mi criterio hoy estariacutea al servicio de la Sociedad hacieacutendola mas productiva (Eficiencia) para el cumplimiento de sus objetivos (Eficacia)

Proceso administrativo

La administracioacuten puede verse tambieacuten como un proceso Seguacuten Fayol dicho proceso estaacute compuesto por funciones baacutesicas planificacioacuten organizacioacuten direccioacuten coordinacioacuten control

Planificacioacuten Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accioacuten adecuado para lograrlos

Organizacioacuten Proceso para comprometer a dos o maacutes personas que trabajan juntas de manera estructurada con el propoacutesito de alcanzar una meta o una serie de metas especiacuteficas

Direccioacuten Funcioacuten que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organizacioacuten entera con respecto a una tarea

Coordinacioacuten Integracioacuten de las actividades de partes independientes de una organizacioacuten con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas

Control Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas

El proceso se da al mismo tiempo Es decir el administrador realiza estas funciones simultaacuteneamente

Las funciones o procesos detallados no son independientes sino que estaacuten totalmente interrelacionados Cuando una organizacioacuten elabora un plan debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecucioacuten del mismo Luego de la ejecucioacuten (o tal vez en forma simultaacutenea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificacioacuten o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento Finalmente del control realizado puede surgir una correccioacuten en la planificacioacuten lo que realimenta el proceso

El papel del administrador

La profesioacuten de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se situacutee el administrador deberaacute vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificacioacuten organizacioacuten direccioacuten y control de las actividades de su departamento o divisioacuten en el nivel intermedio o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir Cuanto maacutes se preocupe el administrador para saber o aprender coacutemo se ejecutan las tareas maacutes preparado estaraacute para actuar en el nivel operacional de la empresa Cuanto maacutes se preocupe por desarrollar conceptos maacutes preparado estaraacute para actuar en el nivel institucional de la empresa Un administrador debe conocer coacutemo se prepara un presupuesto de gastos o una previsioacuten de ventas como se construye un organigrama o flujo grama como se interpreta un balance como se elabora la planificacioacuten y el control de produccioacuten etc ya que estos conocimientos son valiosos para la administracioacuten sin embargo lo maacutes importante y fundamental es saber coacutemo utilizarlos y en queacute circunstancias aplicarlos de manera adecuada

Caracteriacutesticas de la administracioacuten

1 Universalidad El fenoacutemeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente mediante la planificacioacuten organizacioacuten integracioacuten de personal direccioacuten (liderazgo) y control Es una ciencia que se basa en teacutecnicas viendo a futuro coordinando cosas personas y sistemas para lograr por medio de la comparacioacuten y jerarquiacutea un objetivo con eficacia y eficiencia La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados Porque en eacutel tiene siempre que existir coordinacioacuten sistemaacutetica de medios La administracioacuten se da por lo mismo en el estado en el ejeacutercito en la empresa en las instituciones educativas en una sociedad religiosa etc Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracioacuten seraacuten los mismos aunque loacutegicamente existan variantes

accidentales Se puede decir que La administracioacuten es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas poliacuteticos existentes

2 Especificidad Aunque la administracioacuten va siempre acompantildeada de otros fenoacutemenos de iacutendole distinta el fenoacutemeno administrativo es especiacutefico y distinto a los que acompantildea Se puede ser un magniacutefico ingeniero de produccioacuten y un peacutesimo administrador La administracioacuten tiene caracteriacutesticas especiacuteficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o teacutecnica Que la administracioacuten se auxilie de otras ciencias y teacutecnicas tiene caracteriacutesticas propias que le proporcionan su caraacutecter especiacutefico es decir no puede confundirse con otras disciplinas

3 Unidad temporal Aunque se distingan etapas fases y elementos del fenoacutemeno administrativo eacuteste es uacutenico y por lo mismo en todo momento de la vida de una empresa se estaacuten dando en mayor o menor grado todos o la mayor parte de los elementos administrativos Asiacute al hacer los planes no por eso se deja de mandar de controlar de organizar etc

4 Unidad jeraacuterquica Todos cuantos tienen caraacutecter de jefes en un organismo social participan en distintos grados y modalidades de la misma administracioacuten Asiacute en una empresa forman un solo cuerpo administrativo desde el gerente general hasta el uacuteltimo mayordomo

5 Valor instrumental La administracioacuten es un medio para alcanzar un fin es decir se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos

6 Amplitud de ejercicio Se aplica en todos los niveles de un organismo formal por ejemplo presidentes gerentes supervisores ama de casa etc

7 Interdisciplinariedad La administracioacuten hace uso de los principios procesos procedimientos y meacutetodos de otras ciencias que estaacuten relacionadas con la eficiencia en el trabajo Estaacute relacionada con matemaacuteticas estadiacutestica derecho economiacutea contabilidad sociologiacutea Psicologiacutea filosofiacutea antropologiacutea ciencia poliacutetica

8 Flexibilidad Los principios y teacutecnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social

DEFINICION DE ESTUDIO ADMINISTRATIVO

El estudio administrativo en un proyecto de inversioacuten proporciona las herramientas que sirven de guiacutea para los que en su caso tendraacuten que administrar dicho proyecto Este estudio muestra los elementos administrativos tales como la planeacioacuten estrateacutegica que defina el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa por otra parte se definen otras herramientas como el organigrama y la planeacioacuten de los recursos humanos con la finalidad de proponer un perfil adecuado y seguir en la alineacioacuten del logro de las metas empresariales

Finalmente se muestra el aspecto legal fiscal laboral y ecoloacutegico que debe tomar en cuenta toda organizacioacuten para iniciar sus operaciones o bien para reorganizarlas actividades ya definidas

Palabras clave del textobull Estudio administrativobull Planeacioacuten estrateacutegicabull Planeacioacuten de recursos humanos

Uno de los aspectos que poco se tiene en cuenta en el estudio de un proyecto es aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administracioacuten organizacioacuten procedimientos administrativos aspectos legales y reglamentos ambientales por lo que el Estudio Administrativo consiste en determinar los aspectos organizativos que deberaacute considerar una nueva empresa para su establecimiento tales como su planeacioacuten estrateacutegica su estructura organizacional sus aspectos legales fiscales laborales el establecimiento de las fuentes y meacutetodos de reclutamiento el proceso de seleccioacuten y la induccioacuten que se daraacute a los nuevos empleados necesarios para su habilitacioacuten

Su objetivo es realizar un anaacutelisis que permita obtener la informacioacuten pertinente para la determinacioacuten de los aspectos organizacionales de un proyecto los procedimientos administrativos aspectos legales laborales fiscales y ecoloacutegicos

A continuacioacuten se muestran los elementos que conforman el estudio administrativo para el desarrollo de un proyecto de inversioacuten

1- Planeacioacuten estrateacutegicaLa planeacioacuten estrateacutegica debe identificar hacia doacutende desea la empresa desplazarse en su crecimiento tomando en cuenta las tendencias tanto del mercado como las econoacutemicas y sociales Una vez definida la planeacioacuten estrateacutegica es necesario conocer de queacute manera alcanzaraacute esa visioacuten por lo que

deberaacute preguntarse y responderse iquestquieacuten lo haraacute iquestcuaacutendo se llevaraacute a cabo iquestcoacutemo se realizaraacute iquestdoacutende se implementaraacute y para lograr esto se recomienda aplicar los componentes de la planeacioacuten como son

1048713 Misioacuten Que identifique el propoacutesito de la organizacioacuten mas la exigencia socialUna clara Misioacuten sirve de fundamento a la toma de decisiones

1048713 Visioacuten La empresa debe identificar hacia doacutende va y con ello le da certidumbre al negocio y sus liacutederes para establecer los nuevos retos

1048713 Objetivos Una vez identificada la visioacuten y misioacuten el empresario debe establecerguiacuteas cualitativas que lleven al logro de los resultados

1048713 Poliacuteticas Definen el aacuterea de trabajo para tomar decisiones pero no dan la decisioacuten dan lineamientos Generalmente toda poliacutetica es establecida por el duentildeo de cada empresa Puedan ser internas externas originadas y jeraacuterquicas

1048713 Estrategias Las estrategias denotan un programa general de accioacuten y un despliegue de esfuerzos y recursos hacia el logro de objetivos generales Es el plan baacutesico que se traza para alcanzar los objetivos organizacionales y ejecutar asiacute su misioacuten

1048713 Valores Los valores representan las convicciones filosoacuteficas de los administradores que dirigen a la empresa hacia objetivos y planes para lograr el eacutexito

1048713 Anaacutelisis FODA Es una herramienta uacutetil para ver los pasos y acciones futuras de una empresa Esta se logra mediante el estudio del desempentildeo presente del interior de la empresa y del entorno empresarial marca posibles evoluciones exitosas de la organizacioacuten y permite que el nivel gerencia de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor la organizacioacuten a la que pertenece

2- ORGANIGRAMASConsiste en recuadros que representan los puestos en una organizacioacuten y los niveles jeraacuterquicos mediante liacuteneas canales de autoridad y responsabilidad Deben ser claros procurar no anotar el nombre de las personas que ocupan el puesto y no deben ser demasiado extensos ni complicados y mostrar solamente la estructura del cuerpo administrativo de la empresaUna vez que se tiene un organigrama se deben definir los puestos ya que ello muestra claridad a la administracioacuten del proyecto pues son las personas las que deberaacuten ejecutar el trabajo para lograr los objetivos empresariales

3- PLANIFICACIOacuteN DE RECURSOS HUMANOSUna organizacioacuten que no planifica sus recursos humanos puede encontrar que no estaacute satisfaciendo sus requisitos de personal ni sus metas generales debidamente

Esta planificacioacuten apoya al proyecto de inversioacuten para tener en claro cuaacutentas personas se requieren y con queacute habilidades especiacuteficas para cada puesto Tener un equilibrio en las contrataciones es de suma importancia ya que no se debe incorporar a empleados de maacutes o de menos que no puedan desarrollar sus actividades laborales con satisfaccioacuten

A continuacioacuten se encuentran dos meacutetodos que apoyan la planificacioacuten del recurso humano como son

1048713 Reclutamiento Este elemento consiste en proveer a la empresa de una cantidad suficiente de candidatos durante el transcurso de un periodo de tiempo determinado para depurar entre ellos a los que reuacutenen los requisitos necesarios para ocupar el puesto vacante Los medios de reclutamiento pudieran ser el perioacutedico la radio televisioacuten volantes entre otros

1048713 Seleccioacuten de personal Es la eleccioacuten de la persona idoacutenea para un puesto determinado y a un costo adecuado Esta seleccioacuten tambieacuten debe permitir la realizacioacuten del trabajador en el desempentildeo de su puesto asiacute como el desarrollo de sus habilidades potenciales a fin de hacerlo maacutes satisfactorio asiacute mismo y a lacomunidad en que se desenvuelve para contribuir con ello a los propoacutesitos de laorganizacioacuten

El proceso de seleccioacuten incluye los siguientes elementos

Formulacioacuten de solicitud de empleo entrevista con el encargado pruebas psicoloacutegicas fiacutesicas y de habilidades en algunos casos se vuelve a entrevistar con el que seriacutea el jefe inmediato y finalmente viene la contratacioacuten Para la elaboracioacuten del Proyecto de inversioacuten se debe proponer una estructura adecuadapara seleccionar al recurso humano necesario para llevar a acabo las operaciones de la empresa

1048713 Capacitacioacuten y desarrollo Estos elementos tienen el propoacutesito de mantener omejorar el desempentildeo de los trabajadores presentes o bien de los empleados futuros todo ello con la finalidad de que el personal realice sus actividades de manera eficiente y eficaz

4- MARCO LEGALEn este rubro de la elaboracioacuten de proyectos de inversioacuten se debe dejar muy claro el tipo de personalidad juriacutedica que tiene la empresa pudiendo ser Persona fiacutesica o Persona moral En caso de ser persona moral seraacute necesario fundamentar el tipo de sociedad a partir de lo establecido en el coacutedigo mercantil dentro de la Ley General de Sociedades Mercantiles

5- MARCO FISCALPara cumplir con las leyes fiscales es necesario registrarse ante la Secretaria de Hacienda y Creacutedito Publico mediante el formato R1 para dar creacutedito de los

impuestos correspondientes Para efectos de la presentacioacuten del proyecto de inversioacuten es necesario identificar cada una de las obligaciones fiscales a las que se haraacute acreedora el proyecto estas deben ser las federales estatales como las municipales y mostrar los procesos para la realizacioacuten de los pagos correspondientes

6- ASPECTO LABORALToda empresa bien constituida debe tener en cuenta lo que es el aspecto laboral para lograr una mejor integracioacuten entre los trabajadores y los patrones Dentro del aspecto laboral se pueden mencionar el contrato de trabajo y el reglamento interior

1048713 Contrato de trabajo El contrato individual de trabajo cualquiera que sea su forma o nombre es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado mediante el pago de un salario En el se destacan al menos los siguientes puntos la prestacioacuten de un trabajo o servicio que el trabajo o servicio es personal o subordinado y que existe un pago por concepto de sueldos o salarios por la prestacioacuten del servicio1048713 Reglamento de trabajo Debe ser considerado como un instrumento para lograr la disciplina de los trabajadores y el adecuado cumplimiento de las labores para las cuales fue contratado dando origen a una disciplina ejemplar y un buen servicioEste debe contener al menos las horas de entrada de salida el lugar de trabajo los diacuteas y lugar de pago permisos y licencias procedimientos para la aplicacioacuten de la disciplina formas para prevenir el riesgo de trabajo entre otros En un proyecto de inversioacuten este debe contemplar todos los elementos necesarios para que la armoniacutea en el trabajo se pueda dar con el cumplimiento de lo establecido

7- ASPECTO ECOLOacuteGICODentro del estudio administrativo es muy importante tambieacuten tomar en cuenta la conciencia y el compromiso ecoloacutegico que toda empresa debe tener considerar el tratamiento que se le daraacute a los desechos generados por la actividad diaria de tal forma que no perjudiquen el entorno y ademaacutes la contribucioacuten adicional que puede otorgarse a la sociedad mediante campantildeas de concientizacioacuten sobre el cuidado que se debe tener hacia el medio ambiente

El estudio de la organizacioacuten de la empresa no arroja elementos cuantitativos para la inversioacuten inicial de proyecto sin embargo su importancia radica al momento de ser aceptado el proyecto y el desarrollo de la implementacioacuten Para ello es importante tener una base que permita a los administradores del proyecto hacer un anaacutelisis especializado dependiendo del tamantildeo de la empresaCuando los recursos financieros son escasos y lo que mas se necesita es liquidez para el logro de los objetivos planteados es importante trabajar esos recursos de una manera eficiente y solo una buena administracioacuten de los mismos lo pudiera lograr de ahiacute la importancia de prevenir estas actividades administrativas desde la primera etapa del proyecto y no dejarlo para lo uacuteltimo

OBJETO DE ESTUDIO DE LA ADMINISTRACION

El objeto de estudio de la Administracioacuten son las organizaciones por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y puacuteblicas Instituciones puacuteblicas y Organismos estatales y a las distintas instituciones privadas Por ejemplo Iglesias Universidades Gobiernos y organismos municipales provinciales nacionales Hospitales Fundaciones etc y a todos los tipos de empresas privadas e incluso las familias y hogares

Aacutereas funcionales de estudio de la Administracioacuten Administracioacuten financiera oacute Finanzas corporativas Administracioacuten comercial (marketing oacute mercadotecnia)

Organizacioacuten claacutesica piramidal de las organizaciones por aacutereas funcionales

Administracioacuten de la produccioacuten u operaciones Administracioacuten de Recursos humanos

como las aacutereas funcionales maacutes caracteriacutesticas pero tambieacuten se pueden encontrar departamentos de

Administracioacuten de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten Organizacioacuten y meacutetodo

Administracioacuten de la Planificacioacuten estrateacutegica

Gestioacuten del conocimiento

Gestioacuten de proyectos

Administracioacuten de la cadena de suministro y Logiacutestica

etc como las maacutes frecuentes dentro de las organizaciones

ANALISIS PERSONAL

Que difiacutecil seria vivir en una sociedad como en la que vivimos si no existiera la administracioacuten entonces iquestcoacutemo podriacuteamos llevar el control de la organizacioacuten procedimientos administrativos aspectos legales y reglamentos ambientales Es decir coacutemo vamos a administrar los recursos con que se cuenta Pero maacutes importante es llegar a saber que es el estudio administrativo Para eso conocer y aplicar los siguientes iacutetems

1 Concepto Se refiere a la actividad ejecutiva de su administracioacuten

2 Objetivo del estudio Presentar los criterios analiacuteticos que permitan enfrentar en mejor forma el anaacutelisis de los aspectos organizacionales aspectos legales administrativos fiscales y ecoloacutegicos asiacute como sus consecuencias econoacutemicas en los resultados de la evaluacioacuten

3 elementos que lo integran los elementos que integran el estudio administrativo son

a) Antecedentes Se presenta una breve resentildea de los oriacutegenes de la empresa y un esquema tentativo de la organizacioacuten que se considera necesaria para el adecuado funcionamiento administrativo del proyecto Se plasman los objetivos de la empresa asiacute como sus principales accionistas

b) Organizacioacuten de la empresa Se debe de presentar un organigrama de la institucioacuten donde se muestre su estructura direccioacuten y control de funciones para el correcto funcionamiento de la entidad

Los puestos creados deberaacuten de contar con sus respectivos perfiles y anaacutelisis de puestos para asiacute evitar confusiones en las tareas asignadas a cada individuo asiacute como detallar la responsabilidad de cada uno de los puestos

INTRODUCCION

El Diagnoacutestico Administrativo es un estudio sistemaacutetico integral y perioacutedico que tiene como propoacutesito fundamental conocer la organizacioacuten administrativa y el

funcionamiento con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa para analizar y proponer alternativas viables de

solucioacuten que ayuden a la erradicacioacuten de los mismos

OBJETIVO GENERALDefinir el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la

empresa

OBJETIVOS ESPECIFICOS

bull Definir la Organizacioacutenbull Analizar los procedimientos administrativos

bull Verificar los aspectos legales bull Asumir los reglamentos ambientales

CONCLUSION

El estudio administrativo Se refiere a iquestcoacutemo vamos a hacer las cosas Es decir coacutemo vamos a administrar los recursos con que se cuenta Y para llegar a esta conclusioacuten debemos tener claro como presentar los criterios analiacuteticos que permitan enfrentar en mejor forma el anaacutelisis de los aspectos organizacionales aspectos legales administrativos fiscales y ecoloacutegicos asiacute como sus consecuencias econoacutemicas en los resultados de la evaluacioacuten