Evaluación Documental Orígenes y desarrollo Vigésimo Aniversario

Evaluación Documental Orígenes y desarrollo

Vigésimo Aniversariode la Comisión Universitaria de Selección

y Eliminación de Documentos

COMISIÓN UNIVERSITARIA DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓNDE DOCUMENTOS

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“Evaluación de Documentos”

María Teresa Bermúdez MuñozRepresentante de la Sección de Archivística

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Teoría archivística

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Tratamiento archivístico

• Identificación

Clasificación

Ordenación

Descripción

Evaluación

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Valoración Documental

Evaluación de Documentos

Identificación

AUROLInstancias

universitariasCUSED

Selección

Instancias universitarias

Archivo Universitario

Analizar los plazos establecidos por la CUSEDAgrupar la documentación de acuerdo con sus plazos. Describir la documentación

Da apoyo técnico en el proceso de selecciónRevisar inventariosCotejar documentos para eliminación y transferencia

Artículos del 11 al 15

Analizar series documentales Evaluar y declarar vigencias administrativa-legal y Valor Científico CulturalPromover elaboración de instrumentos descriptivosAprobar las tablas de plazos

Eliminación Instancias universitarias Elaboración de las actas de eliminación

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“Evolución de la metodología para la elaboración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos en la Universidad de Costa Rica”

Raquel Umaña AlpízarDirectora, Archivo Universitario

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Antecedentes

• Primer experiencia: agosto de 1993• Oficina de Suministros• Comisión Nacional de Eliminación de Documentos• Informe de Valoración 19-93• Once series documentales.

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Comité Institucional de Selección y Eliminación Documentos (CISED)

• En 1993 la Rectoría crea el CISED, con base en el marco del Proyecto del Archivo Universitario y con fundamento en la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202.

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Primer procedimiento

• Se basaba en cuatro puntos muy básicos: - Levantamiento de un listado de tipos documentales. - Remisión del CISED a la CNSED el listado de los tipos

documentales. - Elaboración de acta de eliminación. - Destrucción de los documentos.

CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Conservar permanentemente

• Actas de Asamblea, Consejo Asesor, Comisión, y similares.

• Boletines, publicaciones y similares (al menos 1 ejemplar)• Circulares y resoluciones.• Correspondencia emitida (numérico o consecutivo de la

Dirección, Jefatura, Departamento, Sección, Unidad, etc.).• Correspondencia recibida por su dependencia de manera

oficial para ser tramitada de conformidad con sus potestades estatutarias y reglamentarias.

CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Conservar permanentemente

• Expedientes de asuntos específicos (actividades propias de su dependencia: proyectos de investigación, licitaciones, construcciones, auditorias, apelaciones, planos, escrituras, etc.)

• Expedientes de personal docente, administrativo o estudiantil vinculados oficialmente a su dependencia.

• Informes específicos (elaborados en cumplimiento de las funciones de la oficina).

CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Definir plazos de vigencia administrativa

1. Documentación administrativa interna (vales, fórmulas de vacaciones, fotocopias y similares, etc.).

2. Documentación financiera3. Periódicos y otras publicaciones seriadas recibidas por la

dependencia.4. Registros, listados y controles (cuando la información de base

está en otros soportes).5. Reglamentos y normas.6. Otros (según la especificidad de su dependencia).

CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Primeras tablas aprobadas

Oficina de Administración Financiera (1997)

Vicerrectoría de Acción Social (1997)

Tres solicitudes parciales de Oficina de Registro e Información y el Centro de Evaluación Académica (1994)

Solicitud parcial de la Oficina de Salud (1995)

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Administración Superior

De una manera estratégica se inicia la confección de tablas con la administración superior:

– Consejo Universitario – Vicerrectoría de Administración– Vicerrectoría de Docencia

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Tablas generales

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Elaboración de tablas de plazos generales• Taller de validación con un grupo de jefes

administrativos y encargados de servicios administrativos de diferentes Unidades Académicas.

• En sesión 90, artículo 3 de 11 de agosto de 2005, la

CUSED acuerda dar por concluido el análisis de dicho instrumento.

• En setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica

• Informe de valoración 5-2008

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Tabla general de Unidades Académicas

No. Orden

Series documentales Vigencias Valor

1 Actas de:Asamblea de FacultadAsamblea de EscuelaConsejo de ÁreaConsejo Asesor de Facultad

Permanente Científico- Cultural

7 Planes de estudio Permanente Científico- Cultural

8 Programas de cursos Permanente Científico- Cultural

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Tablas generales

Unidades Académicas

Unidades Académicas

de Investigación

Programas de Posgrado

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Serie

s co

mun

es

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Tablas aprobadas

1. Centro de Evaluación Académica

2. Consejo Universitario3. Oficina de Administración

Financiera4. Oficina de la Contraloría

Universitaria5. Oficina Ejecutora del

Programa de Inversiones

6. Oficina Jurídica7. Programas de Posgrado

8. Rectoría9. Sistema de Estudios de

Posgrado10. Tribunal Electoral

Universitario11. Unidades Académicas12. Unidades Académicas de

Investigación13. Vicerrectoría de

Investigación14. Vicerrectoría de Vida

Estudiantil

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Nueva metodología

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PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

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FICHA PARA IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO PRODUCTOR

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29

Solic

itud

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limin

ació

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cum

ento

s

30

Act

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inac

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“Proceso Administrativo”

Jorge Barquero PicadoRepresentante de la Rectoria

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El proceso administrativo

Identidad

PROCESO

Insumos Productos

Desarrollo

En la medida en que conozcamos a fondo la organización del proceso administrativo y elfuncionamiento de la organización, contaremos con mejores criterios de pertinencia y de

razonabilidad para la evaluación documental.

( Medios ) ( Fines )Funcionamiento

Organización

Información Comunicación

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Evaluación Documental en la Universidad de Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia Jurídica

Katya Enamorado Salazar Representante de la Oficina Jurídica

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I. Marco Normativo

• Ley Orgánica de la Universidad de Costa Rica N° 362, del 26 de agosto de 1940.

• Constitución Política de la República de Costa Rica, 7 de noviembre de 1949:

“Artículo 84: La Universidad de Costa Rica es una institución de cultura superior que goza de independencia para el desempeño de sus funciones y de plena capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones, así como para darse su organización y gobierno propios. Las demás instituciones de educación superior universitaria del Estado tendrán la misma independencia funcional e igual capacidad jurídica que la Universidad de Costa Rica. (…)”.

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I. Marco Normativo

• Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica, publicado en el Alcance N° 52 a La Gaceta Oficial N° 56, del 22 de marzo de 1974.

• Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, aprobado por el Consejo Universitario en sesión N° 5282, artículo 5, celebrada el 3 de setiembre de 2008.

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I. Marco Normativo

La Universidad tiene una independencia de rango constitucional. Esto significa que no tiene que someterse a la aprobación de entes externos para decidir sobre la organización y conservación de los documentos que produce; pero también implica que debe implementar las medidas idóneas para proteger responsablemente el patrimonio que le ha sido encomendado.

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II. Importancia Jurídica de la Producción Documental

• Expresión del acto administrativo: Acto jurídico de la Administración con un contenido, motivo y fin particulares, según un elenco de competencias asignadas.

• Capacidad probatoria: El operador jurídico verifica la validez y eficacia del acto universitario, acredita su carácter legítimo frente al particular y deja testimonio de las actuaciones de las autoridades ante los órganos contralores y jurisdiccionales.

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II. Importancia Jurídica de la Producción Documental

• Transparencia y rendición de cuentas: Una adecuada gestión documental universitaria sirve para coadyuvar en la toma de decisiones transparentes e informadas, y consolidar una política de rendición de cuentas.

• Acceso a la información: Una eficiente producción documental permite garantizar el efectivo Derecho a la Información y el respeto al Derecho a la Intimidad.

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II. Importancia Jurídica de la Producción Documental

Series documentales de especial relevancia jurídica:

• Expediente administrativo: Ficción jurídica que otorga a un grupo de documentos el carácter de unidad documental lógica.

• Existencia de un proceso administrativo que los aglutina. Debido Proceso, afectación de derechos de particulares.

• Requisitos formales y sustantivos, secuencia lógica de actuaciones y resoluciones.

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II. Importancia Jurídica de la Producción Documental

Series documentales de especial relevancia jurídica:

• Actas de órganos colegiados: Testimonio de sesiones, deliberaciones y acuerdos que adoptan los colegios universitarios.

• Modelo democrático de toma de decisiones en la estructura universitaria.

• Conformación de la voluntad del órgano, suma de voluntades con arreglo a requisitos formales y sustantivos, votaciones, quórum, sistemas de mayorías.

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II. Importancia Jurídica de la Producción Documental

Series documentales de especial relevancia jurídica:

• Resoluciones de alcance particular: Actos resolutivos que otorgan o afectan derechos académicos, laborales o civiles de sujetos.

• Son susceptibles de impugnación por los medios normados – recursos administrativos.

• Aspectos formales y sustantivos acreditan la validez del contenido, fin y motivación del acto.

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III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED

• Órgano interdisciplinario encargado no sólo de aprobar tablas de plazos de conservación y eliminación, sino también de establecer directrices en materia de valoración, selección y eliminación de documentos, y de evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico-cultural de los documentos que produce la Universidad.

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III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED

• Trabajo interdisciplinario y transversal, función proactiva.

• Intercambio de puntos de vista de la compleja estructura y el variado quehacer universitarios.

• “Conversación de saberes” relacionados con la gestión documental universitaria: Archivística, Administración, Derecho, Historia, entre otras.

• Experiencia del grupo de trabajo.

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IV. Conclusiones

• El universo de lo jurídico es más que leyes y reglamentos; incluye prácticas, estructuras y procesos que deben tomarse en cuenta para formular soluciones jurídicas a los problemas universitarios.

• No se trata sólo de conocer el Derecho Positivo, sino también de apropiarse de los sistemas de interpretación y razonamiento jurídicos para dar contenido vivo al mandato normativo, a los imperativos de “deber ser”.

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IV. Conclusiones• La labor del operador jurídico debe tomar en

cuenta los valores que el ordenamiento propugna, la forma en que ellos permearán los procesos y productos documentales en la Universidad.

• Al conocer los valores y fines que pretende alcanzar una norma jurídica, es posible que sean esos principios, en un contexto determinado, los que en definitiva le den contenido y la conviertan en Derecho vivo.

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IV. Conclusiones

• Velar por la conservación del patrimonio documental constituye no sólo un derecho de la Institución, sino también un deber a cuyo cumplimiento compelen los fines y principios de la propia Universidad.

• Todas las instancias universitarias que produzcan documentos deben implementar los mecanismos necesarios y suficientes para garantizar la efectiva conservación y correcta gestión documental.

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“La CUSED y la declaración de valor científico-cultural en la documentación de la Universidad de Costa Rica”

Mariana Campos VargasRepresentante de la Escuela de Historia

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Eliminación de Documentos CUSED

Etapas Proceso

23 de junio de 1993 *Creación del Comité de Selección y Eliminación de Documentos CISED (Ley Nº 7202)

1993-2004 CISED - CNSED

2003 *Rectoría presentó al Consejo Universitario : “Lineamientos para la gestión de la información” (Aprobado) y “Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios” (Consulta)

2005-2006 *El CU recibe observaciones al Reglamento del SAU y nombró subcomisión para sistematizar

Trayectoria

Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos CUSED

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Trayectoria CUSEDEtapa Proceso2006 *Dictámenes de la Procuraduría

General de la RepúblicaPuso de relieve:**Autonomía universitaria en competencia para elaborar su propia tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos **CISED a CUSED

2007 *Subcomisión presentó Informe y nueva propuesta de reglamento al SAU*Se discutió propuesta con AUROL y CUSED

2008 *CU llevó a consulta la propuesta y recibió observaciones*Sesión Nº 5282 del 2 de setiembre del 2008, el Consejo Universitario aprobó el “Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica”.

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Integración de la CUSED

*Con la vigencia de ese reglamento en el año 2008, se integró la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED), como un órgano técnico del sistema de archivos de la institución para establecer las directrices en materia de valoración, selección y eliminación de documentos de las dependencias universitarias, con el propósito de resguardar el patrimonio documental

*Convocó a representantes de distintas disciplinas: Archivística, Derecho, Administración e Historia, saberes definidos por requisitos académicos y fronteras funcionales, parte del proceso de fragmentación de las disciplinas formales, pero a la vez garantía de especialización del conocimiento

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Integración de la CUSED

Funciones

• Establecer los procesos internos de trabajo• Analizar tipologías documentales que generan y custodian

las diferentes instancias• Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación

de documentos• Emitir directrices, procedimientos, pronunciamientos• Brindar asesorías a las instancias respectivas • Declarar la vigencia administrativa-legal y el valor

científico-cultural de los documentos de la institución.

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Declaración del Valor Científico-Cultural

*En cumplimiento de esa última disposición, durante seis sesiones del año 2009, la CUSED se dio a la tarea de sistematizar y definir los criterios para realizar la declaratoria del valor científico-cultural de los documentos universitarios, tarea que culminó en su sesión Nº 19 del 3 de diciembre de 2009

*El “valor científico-cultural”, se refiere a la permanencia de los documentos por su utilidad para la investigación y por su relevancia social.

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Declaración del Valor Científico-Cultural

“Criterios de la Universidad de Costa Rica para la declaratoria del valor Científico-Cultural de los documentos universitarios”

1. Modelo Universitario, fines y principios2. Estructura jerárquica y funciones3. Antigüedad4. Evaluación de la gestión universitaria5. Proyección de la Universidad en la sociedad

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Unidad Informe de valoración

Dependencia Orden Serie documental

Oficina de Administración

Financiera

CNSED 33-96 Departamento de contabilidad

1.17 Libros contables (1974-1997)1.24 Estados financieros (1977-1997)1.25 Informes gerenciales (1977-1997)

Vicerrectoría de Acción

Social

Departamento Administrativo

2.6 Correspondencia (1974-1997)2.7 Discursos

2.18 Actas

Extensión Cultural 2.25 Afiches (1982-1997)2.30 Afiches (1990-1997)

Trabajo Comunal 2.71 Reglamentos (1981-1997)2.76 Proyectos

PIAM 2.94 AfichesVicerrectoría

de Administración

CNSED 44-2004 7 Expedientes del Consejo Asesor y Comisiones (1990-2004)

8 Expedientes de Informes Técnicos (1971-2004)

Vicerrectoría de Docencia

CNSED 3-2005 2 Correspondencia (1978-2004)7 Expedientes de resoluciones (1973-

2004)

CISED-UCR/CNSED-ANCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor científico-cultural, según fecha de valoración (1997-2005)

Elaboración propia de partir de: ANCR- CNSED Nº 33-96 del 23 de mayo de 1997 ; CNSED Nº 44-2004 del 15 de diciembre de 2004; CNSED Nº 3-2005 del 11 de febrero de 2005

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Unidad Informe de valoración

Dependencia Orden Serie documental

Oficina de administración

financiera

1-2008 Dirección 4 Minutas del Consejo Asesor de la OAFSección de Contabilidad 5 Estados financieros

6 Informes gerenciales7 Informes de auditoría externa

Unidad de Contabilidad 10 Reportes de movimientos mensuales11 Reportes de saldos mensuales

Tribunal Electoral

Universitario

2-2008 1 Actas de sesiones del TEU2 Expedientes de sesiones del TEU3 Expedientes de elecciones universitarias

Vicerrectoría de Investigación

3-2008 Consejo 5 Expedientes de sesionesDirección de la gestión de

investigación17 Expedientes de actividades de investigación, programas de

investigación y proyectos de investigación

18 Expedientes de proyectos de investigación con fondos externos

Comité ético-científico 33 Expediente de sesiones

CUSED-UCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor científico-cultural, según fecha de valoración (2008)

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Sistema de Estudios de Posgrado

4-2008 Consejo 1 Actas2 Expedientes de actas

Asuntos estudiantiles 13 Actas de presentación de trabajos finales de investigación aplicada.

14 Actas de examen de grado o defensa de tesisGestión, evaluación y

seguimiento40 Expedientes de creación o modificación de Programas de

Posgrado

Unidades académicas (Escuelas y Facultades)

5-2008 1 Actas de: Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de Área, Consejo Asesor

3 Expedientes de Sesiones de: Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de Área, Consejo Asesor

7 Planes de estudio8 Programas de cursos

CUSED-UCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor científico-cultural, según fecha de valoración (2008)

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Interrogantes para la valoración:• el contexto en que se produce ¿cuándo?

• la dependencia ¿dónde?• la jerarquía dentro de la estructura institucional que lo genera

¿quiénes?• el tipo de documento y su propósito ¿qué?, ¿para qué?

• la necesidad de producirlo ¿por qué?

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Los criterios en la valoración científico – cultural en los documentos de la Universidad de Costa Rica*Predominan las series que hacen referencia a los actos de los órganos colegiados, en correspondencia a las:ActasExpedientesResolucionesReglamentosEstatutosNormasInformes

*Refiere a tres de los criterios: Estructura jerárquica y funciones, Evaluación de la gestión universitaria, Modelo Universitario, fines y principio

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Podemos concluir señalando que la importancia de la CUSED se relaciona con la definición de la valoración en procura de un interés social y público ante un bien cultural, que se constituye en un elemento para la definición de la identidad institucional, en este caso – la Universidad de Costa Rica- y del patrimonio institucional y nacional.

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