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72 Competencias tecnológicas
Con este nivel de Aprende Excel vas a utilizar esta herramienta como un modelo financiero para realizar balances e informes de resultados. Cuando culmines, estarás en capacidad de:• Trabajarsimultáneamenteconvarioslibros,editarycopiar. • ReconocerloserroresqueExcelinforma.• Entenderlosoperadoreslógicos. • Realizarunestadoderesultadosyunbalance.• Conoceryentenderlasfórmulascondecisiones.
Trabajar con libros
Yasabesmoverrangosdeceldasdeunahojadecálculoaotra.Ahora,aprenderásatrasladardatosdeunlibroaotroparacompararinformación.Porejemplo,sitienesinformacióndelanálisisdefacturacióndeunmesenunlibroydelsi-guientemesenotro,puedesdeterminarrápidamentecuáldelosdosmesesfuemásbeneficioso,simplementeabriendolosdoslibrosunoalladodelotro,enlamismapantalla,conelsiguienteprocedimiento:1. IniciaExcelycreaunarchivoconelnombreTrabajos Emprendimiento.2. DaclicenelbotónArchivo/Nuevo,Exceldespliegaenlapantallaunlibronuevo,ylodenominaautomáticamente
Libro 2.3. Paraverlossimultáneamente,despliega
el menú Ventana, espera hasta queaparezca el comando Organizar y loseleccionas, para que aparezca el si-guientecuadrodediálogo:
4. Haz clic en AceptarenlaopciónpredeterminadaMosaico.ObservaqueExcelacomodaLibro2yTrabajos Empren-dimiento uno al lado del otro.
La pantalla debe estar así:
Competencias tecnológicasExcelAprende
73Competencias tecnológicas
Copiar entradas entre libros
AdemásdeutilizarlosbotonesCopiaryPegar(oloscomandoscorrespondientes),paracopiarinformaciónentrelibros,elmétododearrastrarycolocarsirveparahacerlomismo.Hazlosiguiente:1. Tieneslosdoslibrosabiertosycadaunoseactivadandoclicencadaunadelasventanas.2. EnTrabajos EmprendimientoseleccionasA11:C24yseñalascualquierbordedelaselección.3. Mantienes oprimidos la tecla Ctrl y
elbotónizquierdodelratón(apareceel signomás al lado del puntero). Ahoraarrastrael contornode la se-lecciónsobreelrangoA1:C14enLi-bro 2.Anteesto, apareceun cuadrodediálogoydasclicencopiar.Estees el resultado:
Enestemomento,puedescopiar,pegar,archivarycompararinformación,entreotrasacciones.Cuandoquierasvolvera un solo archivo vas al comando Ventana, Organizarydasclicenaceptarenventanasdellibroactivo.Asívuelvesalapantallaoriginal.
Fórmulas y funciones
Excelpuedehacer lasoperacionesbásicas: sumar, restar,multiplicarydividir.Tambiénpuede,enunacelda,colocarunafórmulaqueesunasecuenciaformadaporvaloresconstantesoconreferenciaaotrasceldas,nombres,funcionesuoperadores.Seentiendequeunafórmulaesunatécnicabásicaparaelanálisisdedatos.Unafórmuladebeempezarsiempreconelsigno=yconstituyeelnúcleo.Mediantelasfórmulas,sellevanacabolasoperacionesquesenecesiten.Las funcionespermitenhacermásfácilelusodeExceleincrementarlavelocidaddecálculo,encomparaciónconlatareadeescribirunafórmula.Porejemplo,puedescrearunafórmulaenunaceldaasí:=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10)/10ousarlafunción=PROMEDIO(A1:A8).Estosignificaquelasfuncionessimplificaneltrabajoyhacenqueseocupemenosespacioytiempoenelmomentoderealizarlasfórmulas.
Las funciones se habilitan con el icono ymuestraelsiguientecuadrodediálogo,enelcualcadafuncióntienelaexplicacióndeloquepermite hacer:
74 Competencias tecnológicas
Operadores aritméticos
Son operadores aritméticos: sumar +, restar -, dividir /, multiplicar *,porcentaje%,yexponencial^. Se emplean para producir resultados numéricos. Comoejemplo,hazdosejerciciosconlasoperacionesporcentajeypotenciación.• Paraelporcentajehayquetenerencuentaquelaformaporcentualdeunnúmeroesequivalenteamoverelpunto
decimaldoscifrashacialaizquierdadelmismo;porejemplo,135%eslomismoque1.35.Supónquevasasacarel8%de350.Paraesto,escribes350enlaceldaB1y8enlaC1.Luegoescribes=enD1ydasclicenB1;enseguida,das clic en *;luegoenC1yalicono%.Terminasdandoaceptar.
Elresultadoes2800.Alcorrerdosdecimalesalaizquierdada:28.• Otra forma:enlugardeescribir8,digitas0,08.Luegoescribes=enD1ydasclicenlaceldaB1,enseguidaoprimes
*;luegodasclicenlaceldaC1yenaceptar,paraunresultadode28.
• Elevarunnúmeroaunapotenciaesmultiplicarelnúmeroporsímismo.Porejemplo,paraelevarel9ala3,sesiguelasiguienteruta:digitas9enlaceldaA1,enlaceldaA2escribes=,luegodasclicalaceldaA1,escribes^3ydasaceptar,paraunresultadode729.
Operadores relacionales
Seempleanparacompararvaloresyproporcionarunvalorlógico(verdaderoofalso)comoresultadodelacomparación.Porejemplo,menorque(<),mayorque(>),igual(=),menoroiguala(<=),mayoroiguala(>=), número entre a yb(< >).Parautilizarestosoperadores siguesestas instrucciones: enuna celdaescribeselnúmeroa, enotra celda contiguaescribeselnúmerobyenlasiguienteceldalaoperación,esdecir,digitas=,luegodasclicenlaprimeracelda,escribeselsímbolodelaoperaciónquerequieres(<, >, >=,etc.)yfinalmentedasclicenlasegundaceldayenaceptar.Sigueesteejemplo:Supónqueescribesdosnúmerosy los comparas,para saber si elprimeroesmayorqueelsegundo,antelocualdebehaberunares-puesta de VERDADERO o FALSO.Escribe985enlaceldaA1y450enB1.EnC1escribe=, das clic en A1, escribes >, das clic en B1yen aceptar.
Fórmulas que toman decisiones
ExistencasosenlosquesenecesitaqueExcelrealiceunauotratarea,segúnlascircunstancias.ParadarleaExcelestetipodeinstrucciones,seutilizalafunciónSI.Ensuformamássencilla,lafunciónSIpruebaelvalordeunaceldayrealizaunatareasilapruebaespositiva(verdadera)yotrasiesnegativa(falsa).Estafunciónrequieredetresargumentos:laprueba,laacciónqueserealizasilapruebaespositiva,ylaacciónqueserealizasilapruebaesnegativa.Losargumentosseingresanunotrasotro,dentrodelosparéntesisdelafunción,sepa-rándolosconpuntosycomas(noconespacios).Observaelejercicio:SeleccionalaceldaF5,escribelosiguienteyluegooprimesretorno:=SI(C12=0;”VERDADERO”;”FALSO”)Conlaanteriorfórmula,ExcelverificasielvalorenC12escero(laprueba).Dadoquenoloes,ignoraVERDADERO(laacciónqueserealizasilapruebaesverdadera)ymuestraFALSO(laacciónqueserealizasilapruebaesfalsa)enlaceldaF5.
75Competencias tecnológicas
Clasificar datos
Enelejemploanterior,Excelhizounaevaluaciónsimpledelvalorenunacelda.Tambiénsepuedenconstruirpruebasqueincluyenotrasfunciones.Paraesto,observarásenelsiguienteejercicioquelacolumnaAcorrespondeaNúmero de trabajoyquehaydatosqueterminanen(A)yotrosen(0).Losqueterminanen(A)soncontratosylosqueterminanen(0)sonsubcontratos.Siporalgunarazóndebesclasificarlospuedesseguirestospasos:DigitalossiguientesdatosdelatablaqueestáacontinuaciónyseleccionalaceldaB2.Allíescribe:=SI(DERECHA(A2;1)=”A”;”Contrato”;”Subcontrato”)ydasretorno.Conestafórmula,leindicasaExcelquemireelcarácteraladerechadelvalorqueseencuentraenlaceldaA2,yquesiesA,ingreseContratoenlaceldaB2,odelocontrario,queingreseSubcontrato.ObservaquecuandoledasretornoescribeContrato.AhoracopialafórmulahastaB13yelresultadoserá:
Observa que seleccionó losnúmerosdetrabajo,deacuerdoconlainstrucciónimpartida.
Operadores lógicos
La lista de operadores relacionales (=, <, >, <>, >=, >=)lapuedesutilizarconlafunciónSIoconlafunciónO para combinar dos o más pruebas.• Lafunción=SI(Y/(B4=0;B5>0),”X”;”Y”) muestra X, únicamente si las dos pruebas son verdaderas.• Lafunción=SI(O(B4=0;B5>0),”X”;”Y”)muestraX,sicualquieradelasdospruebasesverdadera.Cuandoseconstruyenfórmulas,sepuedenutilizarfuncionesSI dentro de otras funciones SI, llamadas funciones anida-das,loqueagregaunanuevadimensiónalacomplejidaddelasdecisionesqueExceltoma.Observaelejemplo:
InsertaotracolumnadelantedelacolumnaCyenlaceldaD2escribelasiguientefórmula,todaenuna sola línea: =SI(MES(C2)<4;1;SI(MES(C2)<7;2;SI(MES(C2)<10;3;4)))
Ahoradasretorno.ConestoleindicasaExcelqueverifiqueelcomponentemesdelafechaenlaceldaC2,siesmenorque4(esdecir,anterioraabril);Excelcolocaráenlaceldaun1queidentificaeltrimestre,encasodequeelmesseamayorque4,peromenorque7(anteriorajulio),colocaráun2enlacolumnaquedenominamostrimestre;cuandoestemesseamayorque7ymenorque10(anterioraoctubre),colocará3,delocontrariocolocará4.
Error en los datos
Alintroducirunafórmulaounafunciónenunaceldapuede ser que el programa Excel avise unERROR, antelocualapareceelsiguientecuadrodediálogo:
EstecuadroteproponequepuedesaceptarhaciendoclicenSí o rechazar utilizando No.
76 Competencias tecnológicas
Tambiénpuedesdetectarunerrorsinquesurjaunaviso,cuandoapareceenlaceldaunsímboloenlaesquinasuperiorizquierda,talcomoeste:
Alhacerclicsobreelsímboloapareceráuncuadroquepermitirásabermássobreelerror.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el másfrecuenteelqueapareceacontinuación:
Estecuadrodicequelafórmulaesincoherenteypermiteelegirentrevariasopciones.Posiblementeelerrorseaquelafórmuladelaceldanotieneelmismoaspectoquetodaslasdemásfórmulasadyacentes(porejemplo,queéstaseaunarestaytodaslasdemássumas).Sinosabemosquéhacer,disponemosdelaopciónAyuda sobre este error.
Modificar en la barra de fórmulas
Siquierescomprobarlafórmulaparasabersihayquemodificarlaono,puedesutilizarlaopciónModificar en la barra de fórmulas. Silafórmulaescorrecta,seutilizarálaopciónOmitir errorparaquedesaparezcaelsímbolodelaesquinadelacelda.
Símbolos en errores de celdas
Puedequeal introducir lafórmulaaparezcacomocontenidodelacelda#TEXTO, siendo TEXTOunvalorquepuedecambiardependiendodeltipodeerror.Porejemplo:
Ejercicio de elaboración de un balance y un estado de resultados
Clasificación y codificación de las cuentasConloselementosaprendidos,puedesmanejarpresupuestosyestadosfinancieros.Primerovasaasignarlacodificaciónalascuentascontablesconelfindeutilizarlasparalaelaboracióndeinformes.Enelejemploquesigueseutilizaunacodificaciónsencillaparaunplandecuentas.1. Dar un nombre y un número a las cuentas mayores Alactivoasignaelnúmero1 Alpasivoasignaelnúmero2 Alaspérdidasasignaelnúmero3 Alasgananciasasignaelnúmero4
Símbolo Se produce cuando…##### elanchodeunacolumnanoessuficienteocuandoseutilizaunafechaounahoranegativas.#¡VALOR! sehaintroducidountipoerróneodedato;porejemplo,letrasenlugardenúmeros.#¡DIV/0! se divide un número por cero. #¿NOMBRE? Excelnoreconoceeltextodelafórmula.#N/A unvalornoestádisponibleparaunafunciónofórmula.#¡REF! una referencia de celda no es válida. #¡NUM! seescribenvaloresnuméricosnoválidosenunafórmulaofunción.#¡NULO! seespecificaunainterseccióndedosáreasquenoseintersectan.
77Competencias tecnológicas
2. Asignar a cada subcuenta los subíndices correspondientes: Activo 1: Disponible
1.01.01Caja(cuentaimputable)1.01.02Bancos(cuentaimputable)
InventariosOtros activos
Pasivo 2:PasivoexigibleProveedores(cuentaimputable)Otros acreedores (cuenta imputable)PasivonoexigibleCapitalReservasResultados
3. Diseñar la tabla de asiento diario Paradiseñarlatabladeasientodiario,seutilizaránlosdatos: Eldía1dejulioserealizaronlassiguientesoperaciones: • Aperturadelacajacon$100000 • Comprademercancíaspor$250000 • Capitalinicialde$500000 • Préstamode$150000 Eldía2dejuliohaceslassiguientesoperaciones: • Pagode$100000delpréstamo Eldía3dejulio: Ventademercancíasconlossiguientesdatos: • Valordelaventa$220000 • IVAdel10% • Costodelamercancíavendida:$1428504. Desarrollar el ejercicio en Excel con los siguientes pasos:• Crea un nuevo archivo con el nombre de Estados Financieros,conlasiguienteruta:Archivo/Nuevo/se abre un
libro 1/ Archivo/ Guardar.Enlaventanaescribe:Estados FinancierosydaclicenGuardar.• EnlaHoja1crealassiguientescolumnas:
Recuerdaquepordíahayunnúmerodeasiento(No.ASI)yelordensedaporcadaunodelosmovimientosrealizados.• Paraelprimerdíaelingresodelosdatosdebequedarasí:
78 Competencias tecnológicas
Observaquelassumasdeldebeyelhabersoncifrasiguales,peroporelmomentonodebestotalizar,porquehayquecontinuarconelejercicioparalosdosdíasrestantes:
• Saldodecuenta.Paramostrarenunasolacolumnaelimportedeldebeydelhaber,quesumandoalgebraica-mentedacomoresultadoelsaldodecadacuenta,debesagregareltítuloSaldoenlacolumnaIyaplicar,enlaceldaI2,lafórmula:=SI(G2>0;G2;-H2)
• Luego,copiaslafórmulaentodaslasceldasconlosasientos.La nueva pantalla será:
• Ordena las cuentas,segúneltítulodecadacolumna.Pararealizaresto,seleccionaselrangoA1:I12ybuscasenelmenúlaopciónDatos.AllíencuentrasuncomandodenominadoOrdenar.
Luegoledaslassiguientesórdenesparahacerlomáscomprensible,porCODCTA(códigodecuenta),despuésporfechayporúltimoporNo.ASI(Númerodeasiento).Siquieresvolveravereloriginal,regresasalmenúOrdenar y colocasen laprimera casillaOrdenar por Orden y en lasdemás casillas nada. Necesitas ordenar así para continuar.
Lapantallaquedaasí:
79Competencias tecnológicas
¡Felicitaciones! Terminaste el cuarto nivel de Aprende Excel.
• Vuelve almenú Datos y en Subtotales aplica las siguientesórdenes,segúnelcuadroadjunto:
Después de aceptar,lahojadecálculodebeestarasí:
Siobservasalladoizquierdo,Excelordenóportotales de Cuenta Contable. Si te ubicas en el botón 2,observasqueelinformemuestraeltotaldecadacuentaylassumasiguales,tantodeldebeyelhaber.Enestecaso,informaquelas cuentas están bien.
Balance y estado de resultados
Con estos datos puedes realizar el balanceyelestado de resultados.Paraesto,puedestranscribirlosdatosaotrahojayrealizarelestadoderesultados,así:
Pararealizarelbalancetranscribelatotalizacióndecadaunadelascuentas.Porejemplo,Caja$420000yasísucesivamente.
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