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FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
NUMERAL 4 . NUMERAL 4 . SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1. 4.1. REQUISITOS REQUISITOS GENERALESGENERALES4.2 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIONREQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
PuntualidadNo interrumpir
ObjetivosObjetivos
Capacitar a los funcionarios sobre los requisitos generales y de documentación para el SGC.
Comprender los requisitos (debes) de la norma ISO 9001_2000 en el Numeral 4-.
Comprender como se controlan la documentaciòn del Sistema de Gestión de Calidad en el FORPO
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
4.1. Requisitos Generales 4.1. Requisitos Generales
Establecer, documentar, implementar y mantenerEstablecer, documentar, implementar y mantener un un SGCSGC : :1.1. Procesos necesarios para el SGCProcesos necesarios para el SGC
2.2. Secuencia e Interacción de los procesosSecuencia e Interacción de los procesos
3.3. Criterios y métodos para Operar y ControlarCriterios y métodos para Operar y Controlar
4.4. Disponibilidad y recursos para el apoyo de los procesosDisponibilidad y recursos para el apoyo de los procesos
5.5. Seguimiento medición y análisis de los procesosSeguimiento medición y análisis de los procesos
6.6. Acciones de mejora Acciones de mejora
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Manual de C
alidad
Manual de C
alidad
Tratados Internacionales
Constitución Política de Colombia, Leyes, Sentencias, Decretos, Ordenanzas, Circulares, Directivas y Resoluciones Presidenciales o Mindefensa
Acuerdos, resoluciones, convenios, Reglamentos internos y planes
Procesos, Subprocesos y Procedimientos, Instructivos, Directivas Circulares
Registros y datos
Estructura de DocumentaciónEstructura de Documentación
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
El Manual de Calidad
Documento que describe el Sistema Sistema de Gestión de de Gestión de CalidadCalidad y la interacción entre sus procesos
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Como caracterizar un Como caracterizar un proceso ?proceso ?
ProcesoProceso: Conjunto : Conjunto de recursos y de recursos y actividades actividades interrelacionados interrelacionados que trasforman que trasforman entradas en entradas en salidas.salidas.
Nombre del proceso / ObjetivoNombre del proceso / Objetivo
Responsables, requisitosResponsables, requisitos
Como funciona e InterrelacionesComo funciona e Interrelaciones
(Entradas – Actividades – Salidas)(Entradas – Actividades – Salidas)
Recursos para su Recursos para su desempeñodesempeño
Seguimiento y mediciónSeguimiento y medición
Determinando los atributos particulares de modo que claramente se distinga de los demás y arroje un resultado
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Caracterización Procesos FORPO
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Qué se Busca al Controlar los DocumentoQué se Busca al Controlar los DocumentoDefinir y estandarizar las actividades a realizar
Definir los responsables de revisar y aprobar documentos (nuevos o que se encuentren en modificación)
Identificar el estado de vigencia de los documentos haciéndolo evidente para quienes requieren aplicarlos
Ubicar los documentos en los sitios que requieren su consulta y aplicación
Eliminar con prontitud los documentos que pierden vigencia
Controlar los documentos obsoletos de acuerdo con las necesidades legales o propias de la organización
Permitir el acceso a la información que soporta un requisito
Registrar la naturaleza o motivaciones de los cambios realizados a los documentos, de acuerdo a la normatividad vigente
Controlar documentos de origen externo
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Los tipos de documentosLos tipos de documentos
ProcedimientoProcedimiento::manera especificada de manera especificada de realizar una actividadrealizar una actividad
ContiContiene: el ene: el Para Qué / Por QuéPara Qué / Por Qué, , Límites de AplicaciónLímites de Aplicación, , QuéQué, , CómoCómo, , QuiénQuién, , CuándoCuándo y y Dónde lo HaceDónde lo Hace
Información y su medio de soporteInformación y su medio de soporte ((PapelPapel, , MagnéticoMagnético-electrónico, -electrónico, FotografíasFotografías, , VideosVideos, , Muestras FísicasMuestras Físicas...)...)
InstrucciónInstrucción: : Descripción detallada y Descripción detallada y paso a paso de las acciones que paso a paso de las acciones que componen una actividadcomponen una actividad
Una Operación Una Operación ó ó
Secuencia de OperacionesSecuencia de Operaciones
EspecificaciónEspecificación: D: Documento que ocumento que define las característicasdefine las características y requisitos y requisitos de un producto o servicide un producto o servicioo
Son especificacionesSon especificaciones como como PlanosPlanos, , Fichas TécnicasFichas Técnicas, , FormulaciónFormulación, ,
Descripción de un Producto o ServicioDescripción de un Producto o Serviciocc
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Solicitar
Analizar Necesidad
Revisar
EditarDistribuirDifundir
Aplicar
Modificar
AnularCon
trol d
e los D
ocu
men
tos
Elaborar Aprobar
Numeral 4.2.3 Control de documentos
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Nuestro procedimiento para Documentar los Documentos del S.G.C
en el FORPO Contenido Contenido
• Procesos y su caracterización Procesos y su caracterización
• Estructura de Documentación Estructura de Documentación
• Contenido Estándar de los Documentos(procedimientos e instructivos)Contenido Estándar de los Documentos(procedimientos e instructivos)
• Parámetros de Edición y CodificaciónParámetros de Edición y Codificación
• Organización y Responsabilidades para DocumentarOrganización y Responsabilidades para Documentar
• Elaboración de Nuevo Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)Elaboración de Nuevo Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)
• Modificación de Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)Modificación de Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df)
• Actualización y Distribución del Listado MaestroActualización y Distribución del Listado Maestro
• Control de Documentos ObsoletosControl de Documentos Obsoletos
• Manejo de Copias de Respaldo (para documentos en medio magnético)Manejo de Copias de Respaldo (para documentos en medio magnético)
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Contenido •Objetivo del procedimiento
• Cobertura
• Dependencia(s) Responsable(s)
• Base Legal
• Glosario
• Descripción de actividades
• Instrucciones
• Formatos
•Registro de Calidad
• Histórico de Actualizaciones
NOMBRE PROCESO Y SUB`PROCESO NOMBRE PROCEDIMIENTO
Código: PG/E-****V**Fecha Levantamiento: dd/mm/aaaaUltima modificación: dd/mm/aaaa
Contenido de los Procedimientos en el FORPO
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El Listado Maestro de DocumentosEl Listado Maestro de Documentos
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Qué es un Registro ?Qué es un Registro ?
Documento que Documento que suministra suministra evidencia de evidencia de haber efectuado haber efectuado una actividad o del una actividad o del resultado resultado alcanzado.alcanzado.
RegistrosRegistrosFormatos DiligenciadosFormatos Diligenciados
Informes PeríodicosInformes Períodicos
MemorandosMemorandos
Actas de ComitésActas de Comités
Datos en Medio Datos en Medio MagnéticoMagnético
FilmacionesFilmaciones
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Qué son datos?Qué son datos?
Cifra o caracter que Cifra o caracter que una vez creado es una vez creado es susceptible de susceptible de cambio y sobre el cambio y sobre el cual es necesario cual es necesario ejercer control de sus ejercer control de sus modificacionesmodificaciones..
UbicaciónUbicaciónSistema de InformaciónSistema de Información
PlanosPlanos
EspecificacionesEspecificaciones
FormulacionesFormulaciones
Fichas TécnicasFichas Técnicas
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Numeral 4.2.4 Control de los registros de calidadC
on
trol d
e los R
eg
istr
os
Recolectar
QuiénIndizar
Rotular
Clasificar
Ordenar
Guardar
AlmacenarConservar
Tiempo
Acceder
Consulta
Disponer
Eliminar
Identificar
Cómo
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Tablas de retención documental (TRD)Tablas de retención documental (TRD)
Son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo
Serie :Serie : conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogeneos emanados de un mismo órgano como consecuencia del ejercicio de sus funciones
Tipo documental :Tipo documental : unidad mínima que reune todas las características necesarias para ser considerada un documento
Las tablas de retención documental
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La tabla de retención documentalLa tabla de retención documental
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
EL MANTENER PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS NOS
PERMITE CONTROLAR LOS REGISTROS
IDENTIFICAR REGISTROS
RECOLECCIÓN DE REGISTROS
INDIZACIÓN DE REGISTROS
CLASIFICACIÓN DE REGISTROS
ACCESO DE REGISTROS
ALMACENAMIENTO DE REGISTROS
DISPOSICIÓN DE REGISTROS
CONSERVAR REGISTROS PARA DEMOSTRAR CONFORMIDAD CON REQUISITOS ESPECIFICADOS Y LA OPERACIÓN EFICAZ
CONSERVAR REGISTROS DE LOS CONTRATISTAS
LOS REGISTROS DEBEN SER LEGIBLES Y DEBEN ALMACENARSE Y RETENERSE DE TAL FORMA QUE SE PUEDAN CONSULTAR CON FACILIDAD
ESTABLECER Y REGISTRAR LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN DE LOS REGISTROS
LOS REGISTROS DEBEN ESTAR A DISPOSICIÓN DEL CLIENTE DURANTE UN PERÍODO DE TIEMPO ACORDADO
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
El Listado Maestro de Registros
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Manuales de SistemasManuales de Sistemas
Normas técnicasNormas técnicas
Manuales de ProveedoresManuales de Proveedores
Documentos de Origen ExternoDocumentos de Origen Externo
(Constitución, Leyes, Decretos, Acuerdos)(Constitución, Leyes, Decretos, Acuerdos)
Normas o Legislación del SectorNormas o Legislación del Sector
Especificaciones y Planos del Constructor u otrosEspecificaciones y Planos del Constructor u otros
Documentos ReglamentariosDocumentos Reglamentarios
(Acuerdos, Reglamentos, Resoluciones, Circulares)(Acuerdos, Reglamentos, Resoluciones, Circulares)
Los ProcedimientosLos Procedimientos e Instructivose Instructivos NO SON NO SON los ÚNICOSlos ÚNICOS documentos a controlardocumentos a controlar
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Suministrados y/o emitidos por CLIENTES, PROVEEDORES, PARTES INTERESADAS ó EL ESTADO y que afectan el desarrollo de las actividades de la organización y/o que son la base / soporte para documentar los procesos internos
• Manuales de Sistemas
• Manuales de Equipos
• Leyes Aplicables
• Códigos Aplicables
• Planos
• Acuerdos o convenios
• Datos de Entidades del Estado
• Licencias
•Información susceptible de cambio en el tiempo o que muestra un patrón
Qué es un documento externo ?Qué es un documento externo ?
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Son lo emitidos internamente por el Director General o quien el delegue y que afectan el desarrollo de las actividades de la entidad y/o que son la base / soporte para documentar los procesos internos
• Resoluciones
•Circulares
•Directivas
•Orden de servicio
•Agenda semanal
• Actas junta coordinación
Qué es un documento interno?Qué es un documento interno?
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
Contenido Contenido • Tipo de Documentos a ControlarTipo de Documentos a Controlar
• Responsables de RecibirlosResponsables de Recibirlos
• Responsables de Verificar Impacto InternoResponsables de Verificar Impacto Interno
• Acciones a Seguir para Incluirlos en Procedimientos InternosAcciones a Seguir para Incluirlos en Procedimientos Internos
• Responsables de Entregar o Duplicar InformaciónResponsables de Entregar o Duplicar Información
• Método de IdentificaciónMétodo de Identificación
• Listado Maestro para Documentos ExternosListado Maestro para Documentos Externos
Procedimiento para el Control de Procedimiento para el Control de Documentos Externos e InternosDocumentos Externos e Internos
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TallerTaller• Hacer grupos de acuerdo al área de trabajo
• El instructor distribuye la plantilla en la que se elaborara un procedimiento relacionado con su área
• Documentar el procedimiento para realizar un evento
• Minima de 10 actividades con su responsable, control, tiempo.
• Debe tener en cuenta los parámetros dados en la metodología y el ciclo PHVA.
• El procedimiento debe describirse en un tiempo de 20 minutos, y exponerse en un tiempo de 5 minutos
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA
GRACIASGRACIAS
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