Fundamentos de La Administracion - La Comunicacion

LA COMUNICACION

FARROÑAN CHAPOÑAN, DENNY

CARRANZA DIAZ, YOVER

ZAMORA VENTURA, JHOSSEP JOSSIMAR

REYES VASQUEZ, KEVVY

YANAGUI DE LA CRUZ, YOSHI

LLONTOP SANCHEZ, CLAUDIA

PUICAN CASAS, JOEL

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION

CONCEPTO

La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre sí, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones con el fin de influirse mutuamente.

ORGANIZACION U EMPRESA

Las Organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados, en donde las culturas y subculturas organizacionales influencian la manera en que se interrelaciona la gente en los diferentes subsistemas.

COMUNICACION ORGANIZACIONAL La comunicación organizacional es el proceso por medio del cual los

miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella. (Kreps, 1995).

La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio

COMUNICACION INTERNA

Cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros).

COMUNICACION EXTERNA

Cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.

IMPORTANCIA

Establecer y difundir los objetivos en las organizaciones.

Trazar los planes para lograr los objetivos. Organizar los recursos humanos y de otro tipo, de

manera eficaz. Seleccionar, desarrollar y evaluar al personal de la

organización. Orientar, motivar y crear un clima en que las

personas colaboren al logro de los objetivos. Controlar el desempeño de las personas y de la

organización.

PROCESO DE LA COMUNICACION:

La comunicación empieza con la emisión del mensaje, por parte del emisor, el cual tiene un pensamiento o una idea que codifica de modo que la atiendan tanto él mismo como el receptor.

EMISION DEL MENSAJE

TRANSMISION DEL MENSAJE El mensaje se transmite por un canal que vincula al

emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito, transmitido mediante: un memorando, computadora, teléfono, televisión u otro medio.

RECEPCION DEL MENSAJE

El mensaje es recibido por el receptor, quien lo decodifica y lo convierte en pensamiento.

Solo se da una comunicación exacta si tanto el emisor como el receptor confieren el mismo significado (o por lo menos uno similar) a los símbolos que lo componen.

RETROALIMENTACION

Para verificar la eficacia de la comunicación, una persona debe tener retroalimentación. No se puede estar seguro de si un mensaje ha sido codificado, transmitido, decodificado y comprendido; si no se confirma mediante la retroalimentación.

ELEMENTOS: EL CODIGO

Se refiere a la forma en que se codificará ese pensamiento, incluyendo la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural.

Se tiene que tomar en cuenta que no se puede comunicar lo que no se sabe y aunque el individuo (emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo entienda. El código debe ser entendido por ambos.

EL EMISOR

Indica la comunicación. En una organización, será una persona que tiene información, necesidades y deseos y la intención de comunicarlos a una o más personas.

EL RECEPTOR

El receptor es la persona cuyos sentidos perciben el mensaje del emisor. Puede haber un gran número de receptores, como cuando se dirige un memo a todos los miembros de una organización; también puede haber uno solo.

EL MENSAJE

Es toda la información que se transmite y si se logra una comunicación exitosa será también todo lo que reciba el receptor.

El mensaje es la forma física en la cual el emisor cifra la información.

EL CANAL

Es el medio a través del cual viaja el mensaje. En una organización y en cualquier situación es muy importante seleccionar el medio más adecuado para transmitir la información y esto dependerá del tipo de información.

CODIFICACION La comunicación se lleva a cabo cuando el emisor

traduce en una serie de símbolos la información que debe transmitirse.

es necesaria porque la información únicamente puede transmitirse de una persona a otra por medio de representaciones o símbolos.

DECODIFICACION La descodificación es el proceso en virtud del cual el

receptor interpreta el mensaje y lo traduce en información significativa.

Se trata de un proceso de dos fases: el receptor debe percibir primero el mensaje y luego interpretarlo.

EL RUIDO Es cualquier factor que perturba o confunde la

comunicación, o interfiere de alguna otra manera en ella.

Puede ser interno (como cuando el receptor no está prestando atención) o externo (como cuando el mensaje es distorsionado por otros sonidos del ambiente.

El ruido puede presentarse en cualquier etapa del proceso de la comunicación.

RETROALIMENTACION

Es el inverso del proceso de la comunicación y en ella se expresa una reacción ante la comunicación del emisor. Puesto que el receptor se ha convertido en emisor, la retroalimentación pasa por las mismas etapas de la comunicación original.

TIPOS: COMUNICACIÓN POR EL SENTIDO DEL MENSAJE

Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel.

A.- VERTICAL ASCENDENTE La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los

empleados envían a sus administradores.

VENTAJAS

Permite saber a los directivos lo que funciona y los que no funciona en la empresa.

Se conoce con detalles el estado de motivación de los trabajadores.

Acercamiento del directivo con sus empleados.

Disminuye las presiones de trabajo y la tensión en las relaciones interpersonales.

Este tipo de comunicación se puede hacer por:

Reuniones periódicas

Entrevistas personales: charlas o reuniones de carácter informal.

Buzón de sugerencias

Política de puertas abiertas

B.- VERTICAL DESCENDENTE Es la dimensión de canales formales más frecuentemente estudiada. Son

los mensajes que van desde el nivel jerárquico superior hacia los empleados de los niveles subordinados.

VENTAJAS:  

Proporciona la información precisa a los trabajadores: que deben de hacer, como la tiene que hacer y que se espera de ellos.

Crea un respecto con el superior y genera confianza con los demás miembros.

PROBLEMAS

Sobrecarga de Mensajes. Los empleados llenos de información la menosprecian.

Filtración: Exceso de desconfianza entre superiores y empleados, tienden a obstaculizar y a interpretar mal la comunicación.

 Este tipo de comunicación se puede hacer por: 

Reuniones de formación.

Entrevistas personales

Cartas personales

C.- HORIZONTAL Es el intercambio lateral de mensajes. Se da entre personas

que se encuentran a un nivel semejante dentro de la organización.

VENTAJAS  Crea un ambiente e trabajo común. Es más efectiva que la comunicación vertical (ascendente o

descendente). Genera confianza y amistad entre los trabajadores.

D.- OBLICUA TRANSVERSAL El flujo de información fluye en sentido diagonal; entre

personas de diferentes niveles sin relación directa de dependencia entre sí.

Este modelo de comunicación, sirve para acelerar el flujo de la información para procurar una mejor comprensión y coordinar esfuerzos para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Es la que se puede realizar entre el gerente de departamento de comercialización y un empleado de finanzas y que está prevista en la organización.

TIPOS: COMUNICACIÓN POR EL USO DE MEDIOS

Los tipos de comunicación en base a los medios de comunicación utilizados en la organización, son: La comunicación verbal, escrita y la electrónica.

A.- VERBAL Las personas se comunican entre sí al hablar, es decir

empleando la palabra. Formas comunes de comunicación verbal son: los discursos, discusiones de grupo formales frente a frente, discusiones informales y los rumores.

B.- ESCRITA Las personas se comunican entre sí empleando la

escritura. Formas comunes de la comunicación son: los

memorándums, cartas, publicaciones escritas periódicas de la organización, tableros de aviso o cualquier otro dispositivo que transmita palabras o símbolos escritos.

C.- ELECTRONICA Utiliza equipos electrónicos para transmitir los mensajes. Formas comunes de comunicación electrónica son: la

comunicación empleando el teléfono, los altavoces, la televisión de circuito cerrado, programas multimedia, correo electrónico, etc.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN:A.- RUIDO EXTERIOR

El ruido de la calle, otras oficinas, teléfonos, faxes, etc., puede impedir entender el significado de lo que se está comunicando.

B.- SEÑALES NO VERBALES

Si las señales no verbales como gestos faciales, el contacto visual, la apariencia, no complementan lo que se está comunicando, el significado puede verse distorsionado.

C.- INFORMACION IRRELEVANTE/ DEMASIADA INFORMACION

La información que no sea especifica o clara o que no esté relacionada con lo que se está comunicando puede constituir una barrera para la comunicación eficaz.

D.- MEDIO INAPROPIADO Seleccionar el medio erróneo, como podría ser enviar

una carta formal para pedir a un compañero que se reúna con usted cinco minutos, puede conducir a malentendidos.

E.- PRESION DE TIEMPO

Tratar de comunicar un asunto importante bajo presión de tiempo constituirá una barrera tanto para el emisor como para el receptor.

F.- LENGUAJE TECNICO La elección de palabras o imágenes usadas para

comunicar afectan a la comprensión. No todo el mundo entiende igual los distintos términos y palabras.

G.- BARRERAS FISICAS

Son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.

H.- BARRERAS FISIOLOGICAS

Son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales, etc.) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicación.

I.- BARRERAS PSICOLOGICAS

Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor

La deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.

J.- NO ESCUCHAR Una de las habilidades principales que tiene que

aprender un buen comunicador es la escucha activa, es decir, necesitamos conocer las condiciones de la persona con que nos estamos comunicando.