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CONTROLO DOCUMENTAL
-Humberto Cunha
-Sandra Vargas
O Controlo Documental é efectuado às candidaturas a Pedidos de
Ajuda/Apoios de:
o Medidas a favor das produções agrícolas locais do POSEI:
• Prémios às Produções Animais
• Ajudas às Produções Vegetais
o Programa de Desenvolvimento Rural da Região Autónoma dos Açores
(PRORURAL)
o Programa de Desenvolvimento Rural da Região Autónoma dos Açores
(PDRu)
o Regulamento (CEE) nº 2078/92 do Conselho de 30 de Junho de 1992
- Retirada de Terras para a Protecção de Lagoas
• Não se admitem rasuras não ressalvadas em campos fundamentais como
na identificação e assinatura do requerente, ocupação cultural ou áreas
declaradas, identificação dos animais, etc – FIL011.
•Pessoas Colectivas ou entidades equiparadas
• verificar se o representante indicou a qualidade em que assina e se
foram preenchidos os dados identificativos do representante, caso
contrário assinalar as ocorrências FIL026 e FIL025, respectivamente
(caso não seja possível confirmar este dados nos documentos anexos
à candidatura).
• confirmar ainda na Lista de Verificação que a entidade receptora
assinalou a verificação da qualidade que se arroga o(s)
representante(s) e a quantas assinaturas obriga, por confronto com os
estatutos ou outros documentos legais. Caso não o tenha feito e não
seja possível confirma-lo nos documentos anexos à candidatura,
deverão ser assinaladas as ocorrência FIL014 e FIL026.
• Os documentos legais pertencentes a Sociedades, Entidades Oficiais,
Pessoas Colectivas ou Entidades Equiparadas só serão verificados na
DRACA caso a Entidade Receptora não tenha assinalado na Lista de
Verificação que “foi verificado a qualidade que se arroga o(s)
representante(s) e a quantas assinaturas obriga, por confronto com os
estatutos ou outros documentos legais”.
• Se a candidatura se encontrar assinada por um Procurador, deverá estar
assinalado na Lista de Verificação que foi verificada a Procuração,
caso contrário será marcada a ocorrência FIL014 e a Procuração será
verificada na DRACA.
•Caso a Procuração não tenha sido enviada deverão ser assinaladas as
ocorrências FIL014 e FIL013 e caso não tenham sido preenchidos os
dados identificativos do representante deverá também ser assinalada a
ocorrência FIL025.
• Nos casos de Heranças indivisas verificar se o representante indicou a
qualidade em que assina (cabeça de casal) e se foram preenchidos os
dados identificativos do representante, caso contrário assinalar as
ocorrências FIL026 e FIL025, respectivamente.
Confirmar ainda que a entidade receptora assinalou a verificação da
qualidade que se arroga o representante, por confronto com os documentos
legais.
Caso não o tenha feito e não seja possível confirma-lo nos documentos
anexos à candidatura, deverão ser assinaladas as ocorrências FIL014 e
FIL026.
Se o documento de Identificação da Exploração (IE) não estiver anexo à
candidatura não será seleccionada a check box “P1/IE” e deverá ser
assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL009 se no plano
de exploração existir uma das seguintes informações no campo “acção”:
N – parcela nova,
L – parcela com limites alterados,
A – parcela acrescentada,
C – parcela com alteração de atributos
Caso o documento de (IE) esteja anexo à candidatura, verificar se na Lista
de Verificação está assinalado o primeiro ponto do número 3 –
Documentos Obrigatórios:
“Foram verificados os dados declarados no formulário de candidatura com os
documentos obrigatórios, relativamente às ajudas a que correspondem”
- Se estiver assinalado: o verificador selecciona a Check Box “P1/IE”
e não é assinalada nenhuma ocorrência.
- Se não estiver assinalado: deverá ser assinalada a ocorrência
FIL014. Deverá ser verificado se as parcelas indicadas no documento
IE correspondem a todas as parcelas assinaladas com N, L, A ou
C no campo “Acção” do plano de exploração. Se corresponder, o
verificador selecciona a Check Box “P1/IE” e não será assinalada
nenhuma ocorrência. Se não corresponder, não será seleccionada a
Check Box e são assinaladas automaticamente as ocorrências
VAL004 e FIL009.
Se o documento documento individual de baldio delimitado não estiver
anexo à candidatura não será seleccionada a check box “Baldio”
e será assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL008 se no
plano de exploração existir parcelas assinaladas com “S” no campo “Baldio”.
Caso o documento individual de baldio delimitado esteja anexo à
candidatura, verificar se na Lista de Verificação está assinalado o primeiro
ponto do número 3 – Documentos Obrigatórios:
Se estiver assinalado: o verificador selecciona a Check Box “Baldio” e
não é assinalada nenhuma ocorrência.
Se não estiver assinalado: deverá ser assinalada a ocorrência FIL014.
Deverão ser verificado se as parcelas indicadas no documento
individual de baldio delimitado correspondem a todas as parcelas
assinaladas com “S” no campo “Baldio” do plano de exploração. Se
corresponder, o verificador selecciona a Check Box “Baldio” e não será
assinalada nenhuma ocorrência. Se não corresponder, não será
seleccionada a Check Box e são assinaladas automaticamente as
ocorrências VAL004 e FIL008.
Se os Documentos Obrigatórios para a Ajuda à Banana não estiverem
anexos à candidatura, não será assinalada a check box “Doc. Obrig.
Banana”
e será assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL032 se na
folha de rosto da candidatura estiver seleccionado o “Pedido de Ajuda” à
Banana.
Caso os Documentos Obrigatórios para a Ajuda à Banana estejam anexos à
candidatura, o verificador selecciona a check box “Doc. Obrig. Banana” e
não é assinalada nenhuma ocorrência.
Se na Lista de Verificação não estiver assinalado o primeiro e segundo ponto
do número 3 – Documentos Obrigatório, o verificador deverá assinalar a
ocorrência FIL014.
Se os Documentos obrigatórios para a Ajuda à Importação de Animais
Reprodutores não estiverem anexos à candidatura, não será assinalada a
check box “Doc. Obrig. IMP”
e será assinalado automaticamente as ocorrências VAL004 e FIL033 se na
folha de rosto da candidatura estiver seleccionado a Ajuda à Importação de
Animais Reprodutores.
Caso os Documentos Obrigatórios para a Ajuda à Importação de Animais
Reprodutores estejam anexos à candidatura, o verificador selecciona a
check box “Doc. Obrig.IMP” e não é assinalada nenhuma ocorrência.
Se na Lista de Verificação não estiver assinalado o primeiro e o segundo
ponto do número 3 – Documentos Obrigatórios, o verificador deverá
assinalar a ocorrência FIL014.
Condição ATP - verificar o ponto 4.1 – ATP da 2ª folha do formulário de
candidatura.
Se foi assinalado “S” deverá ser verificado o primeiro ponto da Lista de
Verificação (Condição ATP).
Se este ponto não estiver assinalado deverá ser lançado a ocorrência FIL041
e também a FIL014.
Verificar se existe em anexo à candidatura Documentos Obrigatórios de
Autorização de parcelas não pertencentes ao requerente e se na Lista
de Verificação está assinalado o último ponto do número 2.
Caso existam os documentos e o último ponto do número 2 esteja assinalado
na Lista de Verificação, será seleccionada pelo verificador a Check box
“Doc. Obrig. Autoriz. Parcelas” não sendo assinalada nenhuma anomalia.
Verificar também se na Lista de Verificação está assinalado o primeiro ponto
do número 3 – Documentos Obrigatórios, caso contrário assinalar a
ocorrência FIL014.
Caso não existam os documentos anexos à candidatura e se o último
ponto do nº 2 da Lista de Verificação não estiver assinalado, não será
seleccionada a Check box e se o sistema detectar que existe informação
de parcelas não pertencentes ao IE do beneficiário (a informação resultará
do cruzamento das parcelas declaradas na candidatura com as parcelas
do IE do beneficiário), serão assinaladas automaticamente as ocorrências
VAL004 e FIL040.
CONTROLO DOCUMENTAL
1. Recepção
2. Encaminhamento
3. Verificação
4. Correcção de ocorrências
5. Arquivo
Todas as candidaturas são inseridas em lote
Os lotes dão entrada na DRACA
1. Recepção
Os lotes são direccionados para o verificador
2. Encaminhamento
As candidaturas são individualmente
inseridas no sistema através da leitura
automática do número de registo constituído
por um código de barras
O código de barras está presente em todas as
folhas da candidatura e nas respectivas folhas
de lote
3. Verificação
De acordo com os anexos a que se refere
As candidaturas são inseridas na Aplicação SiAgri –
Controlo Documental – Recepção de lotes
É introduzida a data de recepção e o código de
barras do respectivo lote
Após confirmação é identificado no sistema
detalhadamente todas as candidaturas
pertencentes ao lote
Para que ocorra a validação das candidaturas do
lote é necessário que sejam introduzidas
individualmente
Através do leitor de código de barras insere-se a
primeira página da candidatura
O sistema identifica o beneficiário a que
corresponde a candidatura
Novo separador “Verificação de Formulários”
Onde são inseridas as restantes páginas da
candidatura
Na validação manual é possível identificar no
sistema todos os documentos que acompanham a
candidatura
Após a introdução de todas as candidaturas do lote,
actualiza-se
O sistema detecta a ausência de qualquer
candidatura pertencente ao lote
Agora a candidatura foi introduzida no sistema
É colocado o carimbo de “verificado” para que fique
assinalado na candidatura o respectivo verificador e
data da verificação
Verificamos a existência de ocorrências activas
na Aplicação SiAgri – Controlo Documental –
Lista de verificação
4. Correcção de ocorrências
- Candidatura e respectiva documentação
anexa
4. Arquivo
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