Iinformativo_ OC 1er SCL AIESEC Trujillo (Feb2014)

OC - SCL TRUJILLO

¡Sé parte de la organización Primer Congreso Local de

AIESEC Trujillo!

¿Qué es el SCL?

El Seminario de Capacitación Local es el evento de culminación del ciclo de inducción a newbies y que busca la integración de todo el comité

(Oldies+Newbies).

Como AIESEC Trujillo, este será el primer SCL que realizaremos por ello esperamos contar con el apoyo de cada uno, desde el área que se decida, a hacer del primer SCL, uno MEMORABLE para todo AIESEC Trujillo. Esperamos contar con toda su disposición a apoyar y a la vez aprender en la organización de este evento. AIESECAmente, ~EB Roots ~

Objetivos del SCL

Introducir a nuestros newbies al ambiente

AIESECo.

Lograr que todos los miembros se conozcan más

y aprendan a trabajar en equipo.

Comprender el rol que AIESEC realiza en el

desarrollo de individuos y las oportunidades

específicas que nos brinda.

Forjar la identidad de equipo y reforzar el WHY de

cada miembro.

Integrarnos como un solo AIESEC Trujillo y

comprometidos a cumplir nuestras promesas.

AGENDA

DATOS IMPORTANTES

Asistencia

• Todo el LC. Será 1 día y medio. Lo chévere de los SCL es que es un día en todo el LC se integra, en nuestro caso será acampando la noche del sábado

Lugares

• Sábado por la mañana: Casa de Claudita

• Sábado por la tarde y domingo: Restaurant Turístico “Laredo Grande”

Inversión

• El día Lunes debe estar definido la inversión de cada miembro. (Alimentación y movilidad-ya tenemos contacto de van)

OC STRUCTURE

OCP Cecilia Zárate

MKT: Clau Vallejos

FINANZAS: Alejandra

Miembro de logística

LOGÍSTICA: ¿?

Miembro Miembro Miembro

ENTRETENIMIENTO Claudia Cáceres

Miembro

OC – SCL TRUJILLO

Funciones de cada área

OCP Rol

Responsable de la coordinación y realización del congreso de forma satisfactoria.

Responsabilidades

- Seguimiento al cumplimiento del timeline

- Asegurarse que todo el equipo trabaja de forma coordinada por el bien del SCL.

- Responsable de que todas las necesidades de los delegados sean cubiertas.

Reporta a:

LCP

MKT

ROL

Es la encargada de la planificación y ejecución de toda la estrategia de comunicaciones para la divulgación y promoción del evento. Por otra parte, a través de este trabajo, asegura la asistencia de un número razonable de delegados, apoyando al cumplimiento de los objetivos del evento.

RESPONSABILIDADES Responsable de asegurar que la comunicación se transmite a los delegados de la mejor manera.

Mantener activa la comunicación entre los participantes antes del evento.

Asegurarse de que el número de delegados no sólo atraídos, también inscritos.

Elaborar y publicar el booklet informativo y el survey de asistentes.

Recopilar el material gráfico necesario para posteriormente publicar un video y fotos .

REPORTA A:

OCP

FINANZAS ROL

Responsable de cumplir con el presupuesto, los procesos financieros y asegurar la sostenibilidad del evento.

RESPONSABILIDADES

- Crear y dar seguimiento al presupuesto del evento

- Gestionar los cobros, pagos y recepcionar las facturas de las compras

- Dar la correcta información (facturas, información financiera) al equipo encargado de las compras.

-Verificar que todo el dinero haya sido empleado según lo presupuestado y las facturas correctamente entregadas

REPORTA A:

OCP

LOGÍSTICA

ROL

Planificar, controlar y preparar todo el trabajo logístico necesario para ofrecer un excelente SCL en términos de organización. Luego, durante el evento, esta persona debe coordinar la ejecución de actividades logísticas.

RESPONSABILIDADES - Plan de control y preparar todo el trabajo logístico necesario para ofrecer una organización del evento. A) Materiales para el evento (equipo) B) Ambiente de las sesiones C) Alimentación (insumos para la parrilla)

- Coordinar con el local de la llegada de los delegados y de FACIs - Asegurar que tenemos todo el equipo y los materiales necesarios para las sesiones.

- Realizar el inventario de materiales días y reportar al OCP por ello.

- Tener planes de respaldo para todos los equipos, materiales y necesidades logísticas.

- Administrar los almuerzos y los breaks

- Responsable del transporte para todos los delegados - Realizar un Check list un día anterior al evento

REPORTA A:

OCP

ENTRETENIMIENTO

ROL

Velar por que el SCL sea muy dinámico, entretenido y que todos los delegados se diviertan y la pasen bien (aparte de las sesiones).

RESPONSABILIDADES

-Conocer los gustos de todos los asistentes (saber qué les divierte, qué actividades extras les gustaría realizar en los espacios libres) - Preparar juegos y dinámicas para los breaks y tiempos libres / o imprevistos (free time).

- Organizar todo lo referente a la fogata (logística y actividades a realizar: karaoke, guitarra, etc.)

REPORTA A:

OCP

ANTI OC

3 MIEMBROS También del OC

Velar por el orden y cumplimento de

reglas.

Crear los castigos y aplicarlo cuando algún

miembro incumplan las reglas del SCL

Levantar a los miembros de la forma más creativa posible

Hacer la cotorra ( caja de chismes del

congreso).

TIMELINE

Para alguna consulta: alejandra.arevalo@aiesec.net

Para inscripción a las áreas: cecilia.zarate@aiesec.net

Agenda y Timeline del SCL Link:

¡TU COLABORACIÓN ES IMPORTANTE! Tienes hasta el día Viernes 10 PM para elegir desde qué área vas a

colaborar. Escribir un correo a Cecilia Zárate, indicando el área y por qué te interesa esa área.

Y el día sábado por la mañana será la reunión de coordinación.