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INFORME DE AUDITORÍA
Diciembre de 2017
INFORME Nº 74/2017
PROCESO DE APOYO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
TEMA: PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RRHH
ORGANISMO: MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS
Unidad de Auditoría Interna Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
ÍNDICE ...................................................................................................................................... 2
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................ 3
CONCLUSIÓN GENERAL DEL INFORME........................................................................ 3
INFORME ANALÍTICO........................................................................................................... 4
I. OBJETO DE LA AUDITORÍA ...................................................................................... 4
II. ALCANCE DE LA TAREA............................................................................................ 4
III. MARCO DE REFERENCIA. ........................................................................................ 5
IV. ACLARACIONES PREVIAS…………………………………………………….…..9
V. OBSERVACIONES…………………………………………………………………18
VI. ESTADO DE OBSERVACIONES DE INFORMES ANTERIORES .................... 18
VII. CONCLUSIÓN……………..………………………………………………..……...21
ANEXO………………………………………………………………………………………23
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
RESUMEN EJECUTIVO
CONCLUSIÓN GENERAL DEL INFORME
.
Sobre la base de la tarea realizada, relacionada con la evaluación del
proceso de administración de recursos humanos, en lo relativo a novedades del
personal, DDJJ patrimoniales y gestión de legajos, cabe concluir que, con las
salvedades expuestas en el punto V. ESTADO DE LAS OBSERVACIONES DE
INFORMES ANTERIORES, el control interno imperante es adecuado para el
desarrollo de las actividades encomendadas, en el actual grado de madurez
respecto de la implementación del GDE.
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
INFORME ANALÍTICO
I. OBJETO DE LA AUDITORÍA
Evaluar el proceso de administración de recursos humanos, en lo relativo a
novedades del personal, DDJJ patrimoniales y gestión de legajos, con el objeto de
determinar el grado de cumplimiento de las funciones asignadas.
II. ALCANCE DE LA TAREA
Las labores de auditoría se desarrollaron conforme a las Normas de Auditoría
Interna Gubernamental – Resolución N° 152/2002 SGN, entre los meses de octubre
a noviembre del corriente año.
La auditoría estuvo orientada al análisis del proceso consignado en el Objeto
del presente, a partir del relevamiento de los procedimientos establecidos para la
administración de los recursos humanos y estuvo direccionada a obtener un
diagnóstico sobre las actividades que desarrolla la Dirección General de Recursos
Humanos, en el marco del cumplimiento de los objetivos y funciones asignados, a fin
de determinar el grado de observancia de los lineamientos impuestos por la
normativa vigente.
Las tareas se efectuaron aplicándose los siguientes procedimientos:
1. Análisis de la normativa vigente y antecedentes obrantes en la UAI
2. Relevamiento de la organización interna del área responsable del
proceso.
3. Entrevistas con los responsables y encargados de las tareas.
4. Análisis de los procedimientos relevantes en cuanto al objeto de la
auditoría (Sistemas de registro y administración de legajos del personal) y
verificación de la existencia de controles internos.
5. Constatación del estado de los archivos y registros.
6. Seguimiento de las observaciones vigentes relacionadas con el objeto del
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
proyecto, originadas en los Informes de Auditoría anteriores.
7. Aplicación de inspecciones oculares y pruebas de cumplimiento, a través
de muestras de auditoría.
8. Evaluación de los mecanismos de control interno implementados en los
circuitos analizados.
9. Análisis de la información relevada.
10. Desarrollo del informe de auditoría.
III. MARCO DE REFERENCIA
Normativa General
El marco normativo general aplicable fue analizado y se lo detalla en el
ANEXO al presente. Aspectos contextuales
Estructura Organizativa
Según lo establecido por el Decreto N° 1486/11, la Dirección General
de Recursos Humanos desarrolla sus funciones en el ámbito de la Subsecretaría de
Coordinación del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
Su responsabilidad primaria consiste en administrar las políticas y la
aplicación de las normas que regulan al personal, su carrera administrativa, su
desarrollo, las relaciones laborales y la planificación y diseño organizacional,
procurando mejorar los niveles de productividad y satisfacción laboral, y la calidad en
la prestación de los servicios a cargo del Ministerio. El proceso bajo análisis se encuentra a cargo de la Dirección de
Administración de Recursos Humanos (DARRHH), dependiente de la Dirección
General de Recursos Humanos, con las siguientes acciones:
1. Efectuar la gestión administrativa de los recursos humanos que integran las
unidades del Ministerio.
“2017 - Año de las Energías Renovables
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2. Asegurar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes en materia de
recursos humanos y en el dictado de los actos administrativos
correspondientes.
3. Entender en la administración de la información de base para la correcta
liquidación de los haberes del personal del Ministerio.
4. Elaborar informes técnico-administrativos referidos a los recursos humanos,
producir Indicadores Gerenciales de la gestión de los mismos y proponer las
medidas administrativas emergentes.
5. Controlar el cumplimiento de las normas que regulan la relación del empleo
público y administrar los procedimientos disciplinarios.
6. Administrar y actualizar los sistemas informáticos relativos al legajo
informatizado único del personal e inventario de puestos de trabajo.
7. Administrar el régimen de licencias, justificaciones y franquicias y
supervisar los procesos administrativos relacionados con permisos de salida,
horarios, medidas disciplinarias y toda otra novedad relativa al área.
A continuación se expone la apertura estructural inferior aprobada por
Resolución MJyDH N°1807/2011:
“2017 - Año de las Energías Renovables
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De la DARRHH dependen los Departamentos de Administración de Datos de
Personas - Área de Legajos y Licencias, y de Administración de Contrataciones y
Movimiento de Personal - Área de Situación de Revista, con las siguientes acciones:
Departamento de Administración de Datos de Personas –Área de Legajos y
Licencias
• Efectuar el registro y guarda de los datos del personal manteniendo
actualizado el legajo único de los agentes de la jurisdicción.
• Aplicar el régimen de licencias, justificaciones y franquicias y efectuar
el seguimiento de los procesos administrativos relacionados con la asistencia,
permisos de salidas, horarios, franquicias, medidas disciplinarias que se deriven de
su incumplimiento y toda otra novedad relativa al área, efectuando las
comunicaciones correspondientes para su liquidación
• Contestar oficios relacionados con los temas de su competencia.
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INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
Departamento de Contrataciones y Movimiento de Personal – Área de
Situación Revista
• Mantener actualizada las bases de datos resultantes de altas, bajas y
modificaciones de datos de personal que impacten en la liquidación de haberes,
como así también las de personal contratado y de las vacantes resultantes.
• Diligenciar las declaraciones juradas patrimoniales de los funcionarios
obligados a su presentación en la jurisdicción, efectuando las intimaciones a que
diera lugar.
• Proponer los informes de respuestas a oficios y otros requerimientos
relacionados con los temas de su competencia.
Recursos Humanos La DARRHH cuenta, en el Área de “Legajos y Licencias”, con una dotación de
6 Agentes, 2 de planta permanente (incluida la responsable) y 4 contratados en el
marco del Sistema de Cooperación Técnica y Financiera, los cuales tienen
afectación exclusiva al proceso.
En cuanto al Área de “Situación de Revista”, está integrado por un total de 5
agentes, 3 de planta permanente (incluida la responsable) y 2 contratados en el
marco del Sistema de Cooperación Técnica y Financiera, de las cuales sólo 2
cumplen tareas exclusivas en el proceso.
Universo Administrado
El cuadro que sigue ilustra acerca de la composición de la planta del
Ministerio, cada una de las cuales mantiene un legajo personal:
PLANTA DE PERSONAL AGENTES Autoridades superiores 19
Extraescalafonarios 15
Contratos art. 9° 392
SINEP Planta Permanente 893
SINEP Desig. Transitorias 651
Personal de Gabinete 24
TOTAL 1994
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
Información Presupuestaria
Dadas las características de la formulación del presupuesto no es posible
determinar las cifras específicas vinculadas con el proceso bajo análisis. A los
efectos de tener una idea sobre la magnitud de los haberes devengados, se expone
el siguiente cuadro con la ejecución del inciso 1 al 31/12/2017.
F.F. INC. PROG DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA CRÉDITO VIGENTE DEVENGADO
13 1 1 Actividades Centrales 323.579.396,00 311.287.625,23 13 1 4 Actividad Común a los Prog 18 y 23 11.976.910,00 11.976.909,00 13 1 18 Política e Infraest Penitenciaria 40.541.071,00 40.541.067,00 13 1 19 Regulación y Control Registral 243.548.600,00 241.270.061,43 13 1 21 Def y Rep Juríd y Notarial del Estado 112.094.341,00 111.992.404,59 13 1 23 Asist Juríd y Relac con el Poder Jud. 94.548.007,00 94.547.999,00 13 1 26 Promoción y Defensa de los DDHH 175.729.206,00 174.401.106,91 13 1 27 Controles Anticorrupción 23.943.273,00 23.911.929,55 13 1 32 Protección de Víctimas de Violencias 59.469.216,00 59.455.594,88 13 1 36 Fort de Proc Jud c/Delitos Lesa Hum 11.838.437,00 11.838.434,00 13 1 38 Formación Univeresitaria en DDHH 16.500.550,00 16.441.137,68
Totales 1.113.769.007,00 1.097.664.269,27
IV. ACLARACIONES PREVIAS
Proceso de Administración de los Recursos Humanos
Para la administración de los RRHH la Jurisdicción utiliza el Sistema de
Administración de Recursos Humanos (SARHA), desarrollado por la Administración
Federal de Ingresos Públicos (AFIP), implementado a partir del 01/01/2011. Este
sistema permite listar, importar y exportar archivos en diversos formatos, y está
conformado por los Subsistemas “SARHA – Personal” y “SARHA – Haberes”, entre
otros. Su operatoria está concebida sobre la base de la distribución de tareas y
separación de aplicativos y posee tres unidades de ejecución, encontrándose todas
ellas operativas en las Direcciones Generales mencionadas, a saber:
Unidad Central (UC): A través de esta Unidad se lleva a cabo la
incorporación de información inicial de los agentes (altas, adicionales, suplementos,
permisos), estableciendo los parámetros de carga, mantenimiento y modificación de
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las tablas del sistema sobre las que deben operar las Unidades Intermedias (UI) y
las de Registro (UR). Unidad de Registro (UR): Esta Unidad está concebida, además, para ser
utilizada por las distintas Unidades Organizativas, para que efectúen el registro de la
información y novedades de los agentes, permitiendo la descentralización operativa.
Unidad Intermedia (UI): A través de esta funcionalidad se efectúan tareas de
supervisión, confirmación y autorización de la información ingresada en la Unidad de
Registro (UR).
En particular, para llevar a cabo la gestión de RRHH, el Subsistema “SARHA
– Personal” cuenta con los siguientes módulos:
• Adicionales y compensaciones: Registro de los adicionales y
compensaciones contemplados en los convenios.
• Asistencia: Registro de pedido y justificación de inasistencias del
personal.
• Beneficios: Registro de los datos de la composición familiar en lo
relacionado con guardería, seguros y otros beneficios del personal.
• Documentación: Registro de todos aquellos documentos que servirán
de respaldo para el ingreso de la novedad.
• Egresos: Registro de las novedades ligadas a los egresos de los
empleados (renuncias, fallecimientos, etc.)
• Estructura: Consulta y modificación de los datos inherentes a la
estructura de su ámbito de acción.
• Menciones: Registro de las menciones y premios recibidos por los
empleados (no funciona actualmente)
• Movimientos: Ingreso de información y consulta relacionada
directamente con los datos personales, estudios, antecedentes
laborales, familiares y filiatorios del personal.
• Nombramientos: Registro y consulta de aquellos cambios temporales o
definitivos en su función o lugar de revista, en el ámbito de
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responsabilidad de la Unidad Administrativa a la que pertenece. Se
registran las altas del personal y las modificaciones a fin de la
liquidación de haberes.
• Servicio Médico: Registro de novedades de justificación de ausencias
por razones de salud del personal que se canaliza por intermedio del
Servicio Médico.
• Haberes: Se utiliza en el área de Recursos Humanos sólo para la
solicitud de apertura de la cuenta bancaria en los ingresos de personal.
Por su parte, la Dirección General de Gestión Informática – Sector de Análisis
y Desarrollo de Sistemas, está a cargo del mantenimiento, soporte técnico y
conectividad de los diferentes aplicativos auxiliares al SARHA, que hacen a las
tareas de administración de los recursos humanos (EPIQ, ADMAGE), mientras que
la jurisdicción, cuenta con asistencia de personal especializado de la AFIP para
realizar correcciones o ante circunstanciales fallas del SARHA.
Básicamente, el proceso de administración de los Recursos Humanos se lleva
a cabo a partir de las siguientes actividades:
Gestión de Novedades
Altas y Bajas del Personal
La DARRHH, al tomar conocimiento del acto administrativo que designa un
agente, solicita a la Unidad Organizativa de revista los datos personales y la nota de
certificación de servicios para registrar la fecha de comienzo, luego registra el alta en
el Sistema SARHA Unidad Central (UC), ingresando los datos personales y los
relativos a su designación (N° de Resolución, cargo o función y situación de revista).
Luego, en la Unidad de Registro (UR) se ingresa la obra social, domicilio,
sexo y otros datos personales y se imprime la nota del nombramiento para notificar
al interesado.
A través de la Unidad Intermedia (UI), se supervisan los datos ingresados y
en su caso, se autorizan, habilitando su visualización en el módulo web Sarhaonline,
que permite el acceso a usuarios a través de internet.
“2017 - Año de las Energías Renovables
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Por último en la UC se gestiona la autorización de la apertura de la cuenta
bancaria para el depósito de la remuneración, en aquellos casos en los que el
nombrado no posea cuenta en el Banco de la Nación Argentina. Paralelamente, se
da el alta del legajo personal en el sistema GDE, módulo LUE. Posteriormente la
documentación es vinculada al legajo personal LUE del agente.
Las bajas de personal son registradas en la UC a partir de la documentación
respaldatoria de presentaciones de renuncia, de no renovación de cargo transitorio,
exoneración o fallecimiento, etc. Luego de registrar la baja, el sistema no permite la
carga de ninguna otra información. Asimismo, se da de baja el legajo personal en el
LUE.
Modificación de Novedades
Las novedades relativas al personal son cargadas en la UR al momento de la
toma de conocimiento, agregando al legajo personal LUE la constancia de tal
situación, en caso de corresponder. La información puede ser recibida desde la
Mesa de Entradas de la Dirección General, vía mail o presentada personalmente por
el agente.
En los casos relativos a adicionales (función específica, mayor capacitación,
unidades retributivas, movilidad, zona desfavorable, desarraigo) y reintegro por
guardería, la documentación no se agrega al legajo, resguardándose en archivos
independientes.
Licencias
Por enfermedad: El agente comunica la situación a su unidad organizativa,
inasistencia que a posteriori debe justificarse en el Servicio Médico, quien
es el responsable de la carga de la justificación en el SARHA, archivando la
documentación recibida en la historia clínica.
Otras licencias: En los casos de inasistencias que no sean por enfermedad,
cada agente remite a la DGRH el formulario FSOLI con la información
correspondiente al tipo de licencia solicitada, a través del módulo GEDO
del Sistema GDE.
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Respecto del circuito de Licencias por Examen, los certificados que las
justifican permanecen archivados en cada una de las unidades
organizativas.
Debe señalarse que al momento de desarrollarse las tareas de campo
algunas Unidades Organizativas continuaban presentando las licencias en
soporte papel, siendo cargadas al SAHARA por el área de personal de la
misma, hasta tanto se finalice con la capacitación correspondiente.
Gestión de Declaraciones Juradas Patrimoniales
Conforme el Art. 4° de la Ley 25.188 de Ética en el Ejercicio de la Función
Pública, las personas referidas en artículo 5º de la citada ley, deberán presentar una
declaración jurada patrimonial integral dentro de los treinta días hábiles desde la
asunción de sus cargos y deberán actualizar la información contenida en esa
declaración jurada anualmente y presentar una última declaración, dentro de los
treinta días hábiles desde la fecha de cesación en el cargo.
La Resolución MJyDH N°1000/2000 establece que el área de personal, es la
responsables de llevar un registro de los funcionarios obligados a la presentación de
la Declaración Jurada Patrimonial Integral, en el cual deben dejar constancia del
cumplimiento de dicha obligación. Asimismo, la citada normativa define a los
siguientes documentos:
Declaración Jurada Patrimonial Integral de Carácter Público (F 1245):
documento que contiene la totalidad de los datos personales y patrimoniales de
carácter público correspondientes a cada uno de los funcionarios obligados a la
presentación, de su cónyuge, conviviente e hijos menores no emancipados, de
conformidad con lo dispuesto por la Ley N° 25.188 y sus decretos complementarios
Declaración Jurada Patrimonial Integral "Anexo Reservado": documento que
contiene la totalidad de los datos personales y patrimoniales exentos de publicidad
correspondientes a cada uno de los funcionarios obligados a la presentación, de su
cónyuge, conviviente e hijos menores no emancipados, de conformidad con lo
dispuesto por la Ley N° 25.188 y decretos complementarios
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Constancia Electrónica de Transmisión: documento que emite el sistema una
vez realizada la transmisión electrónica de los datos que conforman la Declaración
Jurada Patrimonial Integral de Carácter Público.
Operatoria del Sistema de Presentación de DDJJ
El "Régimen de Presentación de la Declaración Jurada Patrimonial Integral"
se compone de las siguientes fases:
1.- IDENTIFICACION DE LOS FUNCIONARIOS OBLIGADOS.
La determinación del universo de funcionarios obligados es realizada por la
Dirección General de Recursos Humanos, sin perjuicio de la intervención que le
compete a la OFICINA ANTICORRUPCION en su carácter de autoridad de
aplicación, realizando una revisión de los nombramientos de personal publicados en
el Boletín Oficial. En caso de detectarse un funcionario alcanzado por la normativa,
es incluido en un Listado de funcionarios obligados a presentar DDJJ patrimonial,
registro llevado en una Planilla de Excel, para luego cursar una nota a la Oficina
Anticorrupción con todos los datos de la persona. Se procede de igual forma en el
caso de una baja.
Simultáneamente se le infoma por GDE al funcionario sobre su obligación de
cumplir con la presentación en tiempo y forma de la mencionada DDJJ, a tales
efectos se le remite físicamente en soporte papel, el sobre, en el cual deberá incluir
los Formularios transmitidos a la AFIP como así también su anexo reservado.
2.- VALIDACION DEL FUNCIONARIO Y DESCARGA DEL PROGRAMA.
Para comenzar a utilizar el sistema, el funcionario obligado debe:
o Conectarse con la dirección de Internet http://www.ddjjonline.gov.ar.
o Registrarse electrónicamente como usuario del sistema.
A través del aplicativo OANet el funcionario puede cargar los datos de su
Declaración Jurada Patrimonial Integral. Este aplicativo constituye la única
herramienta para la generación de los formularios conteniendo los datos de carácter
público y los que conforman el Anexo Reservado de la Declaración Jurada
Patrimonial Integral y para la creación de un archivo (con los datos de carácter
“2017 - Año de las Energías Renovables
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público) a ser transmitido electrónicamente a la Oficina Anticorrupción a través de
Internet.
3.- CARGA DE DATOS E IMPRESION DE FORMULARIOS
Finalizada la instalación, el funcionario debe:
o Ingresar los datos personales y patrimoniales requeridos por las
diferentes pantallas que presenta el aplicativo OANet.
o Imprimir los formularios de la Declaración Jurada Patrimonial Integral
de Carácter Público y del Anexo Reservado. El mismo aplicativo OANet
se encargará de generar, en forma automática, el archivo a ser
transmitido electrónicamente a la Oficina Anticorrupción.
4.- TRANSMISION Y PRESENTACION
Corresponde al funcionario transmitir, vía Internet al site de la Oficina
Anticorrupción, los datos de carácter público a través de Internet. El servidor de
internet http://www.ddjjonline.gov.ar emita, en devolución al envío del archivo, la
Constancia Electrónica de Transmisión. Esta constancia contendrá los datos que le
fueran requeridos previamente a la transmisión y un número de orden otorgado
automáticamente por el sistema a la presentación. Dicha constancia deberá ser
impresa y firmada por el funcionario declarante, ya que la misma le será requerida
posteriormente como comprobación de la transmisión efectuada.
Una vez finalizada la transmisión, el funcionario debe entregar, al área de
recursos humanos, dos (2) ejemplares en soporte papel firmados de su Declaración
Jurada Patrimonial Integral de Carácter Público, un (1) ejemplar en soporte papel
firmado, de su Declaración Jurada Patrimonial Integral Anexo Reservado en sobre
cerrado y lacrado y, abrochada en este último, un ejemplar firmado de la Constancia
Electrónica de Transmisión.
Recibida la totalidad de la documentación de parte de los funcionarios
obligados o cumplido el plazo para la remisión a la Oficina Anticorrupción, el área de
personal actualiza el archivo de planilla de cálculo conteniendo los datos de los
agentes obligados, incorporando en la fila correspondiente el número de
comprobante que aparece en la Constancia Electrónica de Transmisión adjuntada al
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
sobre de su Declaración Jurada Patrimonial Integral – Anexo Reservado. Este listado
completo es informado por Nota a la OA.
Las DDJJ son archivadas por año y orden alfabético en cajas de plástico, las
que son guardadas en armarios con llave en dependencias de la Dirección General
de RRHH (2° Piso Sarmiento 246 CABA).
Si vencido el plazo de remisión a la OA de dicho listado, existieren
funcionarios incumplidores, los mismos son intimados fehacientemente por la
Dirección de RRHH a cumplir con su obligación, respetando el Modelo de Intimación
para Incumplidores aprobado por Resolución N° 9/2011 FCA-OA, bajo
apercibimiento de disponer el inicio de las respectivas actuaciones sumariales y
proceder a la suspensión de la percepción del 20% de sus haberes mensuales,
hasta tanto satisfaga dicha obligación. El auditado informó que no se ha aplicado, a
la fecha, la sanción pecuniaria establecida a ningún funcionario de la Jurisdicción.
La Oficina Anticorrupción del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS
HUMANOS determina cada año el cronograma de presentación de las
Declaraciones Juradas Patrimoniales Integrales correspondiente a la actualización
anual.
Gestión de Legajos del Personal
Por Resolución N° 22-E/2016 del 14/10/2016 de la Secretaría de
Modernización Administrativa se dispuso e instruyó la implementación del módulo
“LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO” (LUE), del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICA (GDE), como único medio de creación, registro, guarda y archivo de
la totalidad de la documentación y datos correspondientes a las personas que
prestan servicios en virtud de cualquier modalidad en el ámbito establecido en el
artículo 8 de la Ley N° 24.156.
La tarea relacionada con Legajos, es realizada actualmente mediante la
utilización de distintos sistemas informáticos que permiten conformar la base de
datos del personal. Ellos son:
• Sistema GDE – Módulo LUE
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• SARHA
• EPIQ
• Admage
En la actualidad se encuentran coexistiendo los Legajos digitales generados
por el sistema SARHA y los Legajos del sistema GDE –LUE.
Con relación a los Legajos Físicos del personal del MJyDH, por instrucción del
Ministerio de Modernización fueron escaneados, encontrándose archivados en el
Edificio Tandanor. La digitalización fue almacenada en discos externos y
posteriormente subida a https://cloud.gde.gob.ar/MJUS plataforma que el Ministerio
de Modernización habilitó a tal fin para su posterior vinculación masiva. Dicha
plataforma puede ser consultada mediante un usuario y clave que posee el personal
del área auditada.
Cabe señalar que los legajos digitales LUE, son confeccionados desde el
01/04/2017, para el personal ingresante o bien para el personal cuyo acto
administrativo de designación fuera publicado a partir de la fecha mencionada
El proceso de incorporación de una novedad al legajo digital tiene dos
instancias, la primera es el ingreso en el Sistema SARHA y la segunda la vinculación
de ésta al módulo LUE del GDE. El trámite inicia cuando el agente presenta en
soporte papel la novedad a RRHH (certificado, partida, etc). El área Legajos ingresa
la información en el sistema SARHA, genera un reporte de lo actuado, luego el
responsable confirma y autoriza lo registrado a través de la “Unidad Intermedia” en el
sistema SARHA, imprimiendo la constancia de este registro, la cual es foliada y
escaneada para ser incorporada en el módulo GEDO del sistema GDE.
Seguidamente, se inicia el proceso de incorporación al LUE con la generación
de un GEDO a través de la opción “Documentación referida”, el cual permite adjuntar
la documentación escaneada y otorga un número de trámite a la gestión.
Finalmente, el operador ingresa al módulo LUE, selecciona el legajo del
agente al que se refiere la novedad y en la opción “Documentos vinculados” se
selecciona el número de GEDO que se desea incorporar y se “Vincula” y “Guarda”.
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INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
Respecto de la baja de legajos, ya sea por jubilaciones, cambios de
jurisdicción u otro trámite, a la fecha no han sido registrados en el LUE.
V. OBSERVACIONES NUEVAS
No existen observaciones que formular.
VI. ESTADO DE OBSERVACIONES DE INFORMES ANTERIORES
VI.1 NO REGULARIZADAS
Informe UAI N° 51/2006 - ID SIGEN SISIO Nº 369 – SAC Observación 2:
Sistemas de Registro de Datos del Personal ¬ El Departamento de
Administración de Personal y Organización, dependiente de la Dirección
General de Recursos Humanos, está ejecutando, en la actualidad, los
sistemas EPIQ y ADMAGE en paralelo, afectando esto la eficiencia en la
utilización de los recursos asignados, atento la doble carga de datos que ello
implica. CRITICIDAD / IMPACTO: MEDIO
Comentario UAI:
En la actualidad se mantiene la situación planteada en la observación atento
que se continúan ejecutando las aplicaciones en paralelo.
Informe UAI N° 51/2006 - ID SIGEN SISIO Nº 369 – SAC
Observación 4:
Sistema informático del Departamento de Desarrollo y Carrera del
Personal ¬ El Departamento no cuenta con un sistema informático integrado
que le permita conocer “on line” la situación de cada agente, en cuanto a la
cantidad de créditos acumulados y las evaluaciones necesarias para
promover de grado, debiendo, en consecuencia, registrar en forma manual la
información relativa a las evaluaciones de desempeño y/o los créditos
asignados en virtud de los cursos de capacitación efectuados.
“2017 - Año de las Energías Renovables
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CRITICIDAD / IMPACTO: BAJO
Comentario UAI: En la actualidad se mantiene la situación planteada en la
observación, puesto que el Departamento de Desarrollo y Carrera de
Personal sigue sin contar con un sistema informático integrado. Informe UAI N° 61/2012 - ID SIGEN SISIO Nº 32 – ET
Observación 1:
La operatoria de registro de novedades referida a los recursos
humanos no se encuentra descentralizada en los términos previstos según
diseño del sistema SARHA. La DGRH opera centralizadamente los tres
módulos de ejecución del sistema SARHA (UC, UI y UR), de manera contraria
a como fuera concebido y sus operadores tienen acceso a los mismos
indistintamente, posibilitando llevar a cabo autorizaciones y confirmaciones de
transacciones que ellos mismos efectuaron, lo que debilita el control interno
del circuito. CRITICIDAD / IMPACTO: MEDIO
Comentario UAI: En la actualidad se procedió a descentralizar el registro de
novedades a nivel de Dirección, excepto la Secretaría de DDHH que aún
opera centralizadamente.
Informe UAI N° 61/2012 - ID SIGEN SISIO Nº 32 –SAC Observación 3:
No se cuenta con manuales de procedimientos aprobados para los
procesos sustantivos. Si bien la AFIP puso a disposición del Ministerio un
Manual de Procedimientos estándar de Administración del Personal, el mismo
no fue adaptado a la estructura funcional del organismo, a fin de readecuar
los procesos al nuevo modelo de gestión.
CRITICIDAD / IMPACTO: MEDIO
Comentario UAI: Cabe destacar que si bien se está migrando la información
al sistema GDE y se están elaborando instructivos, en la actualidad se
mantiene la situación planteada en la observación. Informe UAI N° 61/2012 - ID SIGEN SISIO Nº 32 –SAC
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Observación 5:
Ausencia de controles en los casos de licencias por examen. Respecto
del circuito de Licencias por Examen se pudo constatar la inexistencia de
instrucciones formales por parte de la DGRH a las unidades organizativas en
cuanto a la administración de la documentación respaldatoria y la falta de
controles cruzados, toda vez que los certificados que justifican este tipo de
inasistencias permanecen archivados en cada una de las dependencias sin
efectuarse verificaciones selectivas, generándose un alto riesgo de no
detección de ausencias injustificadas. CRITICIDAD / IMPACTO: MEDIO
Comentario UAI: No se cumple con los controles de los certificados de
exámenes archivados en cada una de las dependencias.
VI.2 NO REGULARIZABLES
Informe UAI N° 57/2010 - ID SIGEN SISIO Nº 33 Observación 1:
Falencias de índole formal en la confección de los legajos únicos de
personal e incumplimiento de requisitos obligatorios establecidos por
Resolución SFP N° 20/95 y sus modificatorias. Se pudo constatar la
existencia de doble foliatura sin salvar, ausencia de la misma, formularios
incompletos y/o datos desactualizados, como ser falta de firma en DDJJ de
ingresantes y en la hoja de alta, estado civil erróneo, falta de copia de:
Documento Nacional de Identidad, talón de Seguro de Vida Obligatorio,
partida de matrimonio, sentencias de divorcio, aptitud psicofísica, títulos de
estudios correspondientes al máximo nivel alcanzado, constancia de
prestación de servicios en Organismos Públicos y/o Entidades Privadas y su
certificación. Ausencia de actos administrativos referidos a la situación de
revista, como ser designaciones, adicional por mayor capacitación,
reencasillamientos y autorizaciones para la continuidad laboral en los casos
que corresponda la opción jubilatoria.
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
CRITICIDAD / IMPACTO: MEDIO
Comentario UAI: Con la digitalización del legajo personal y la
implementación obligatoria del LUE-GDE, la presente observación perdió
vigencia. Informe UAI N° 57/2010 - ID SIGEN SISIO Nº 33
Observación 2:
Deficiencias de congruencia e integridad entre las novedades
incorporadas en el Sistema, respecto del soporte documental archivado en el
Legajo Único. Se observaron inconsistencias entre las registraciones del
Sistema Informático (EPIQ) y la documentación obrante en el Legajo Único,
relacionadas con: domicilio, fecha de ingreso a la Administración Pública,
títulos y datos familiares. CRITICIDAD / IMPACTO: MEDIO
Comentario UAI: Con la digitalización del legajo personal y la
implementación obligatoria del LUE-GDE, la presente observación perdió
vigencia. Informe UAI N° 61/2012 - ID SIGEN SISIO Nº 32
Observación 2:
Dilación en la migración de los datos históricos del sistema EPIQ al
SARHA. Si bien se están desarrollando tareas de testeo, a la fecha no se ha
concretado la migración de los datos contenidos en el sistema EPIQ al
SARHA, lo que impide contar con una base informática integral que
administre la totalidad de la información de los agentes de la Jurisdicción.
CRITICIDAD / IMPACTO: MEDIO
Comentario UAI: Con la evolución y grado de implementación del Sistema
SARHA, la presente observación perdió vigencia.
VII. CONCLUSIÓN
Sobre la base de la tarea realizada, relacionada con la evaluación del proceso
de administración de recursos humanos, en lo relativo a novedades del personal,
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
DDJJ patrimoniales y gestión de legajos, cabe concluir que, con las salvedades
expuestas en el punto V. ESTADO DE LAS OBSERVACIONES DE INFORMES
ANTERIORES, el control interno imperante es adecuado para el desarrollo de las
actividades encomendadas, en el actual grado de madurez respecto de la
implementación del GDE.
AUDITORES ACTUANTES: Dra. Nora ZUBLENA
Dra. Marcia BAIS
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 74/2017 UAI-MJyDH
ANEXO Normativa general:
• Ley N° 25164 y su reglamentación. Ley Marco de Regulación de Empleo
Público Nacional
• Ley N° 25.188 Ley de Ética de la Función Pública
• Decreto N° 3413/79 Régimen de Licencias, Justificaciones y Franquicias.
• Decreto N° 2098/08 Convenio Colectivo de Trabajo Sectorial del Personal del
Sistema Nacional de Empleo Público (SINEP)
• Decreto N° 1486/11 y sus modificatorios. Estructura organizativa de primer
nivel operativo del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
• Resolución MJyDH N°1807/2011: Aprueba las aperturas inferiores de la
Dirección General de Recursos Humanos.
• Resolución 20/95 Secretaría de la Función Pública. Legajo Personal Único
• Resolución 22-E/2016 Secretará de Modernización Administrativa
Implementación del módulo “LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO” (LUE) del
Sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE)
• Contra la Corrupción. Vencimiento plazo de presentación DDJJ Ejercicio 2017
• Resolución MJyDH 1000/2000 Reglamenta la Ley de Ética en el Ejercicio de
la Función Pública
• Resolución MJyDH 1695/2013 Régimen de Presentación de la DDJJ
Patrimonial Integral
• Resolución N° 10/2017 Secretaría de Ética Pública, Transparencia y Lucha
• Convenio Marco entre el entonces Ministerio de Justicia, Seguridad y
Derechos Humanos y la Administración Federal de Ingresos Públicos de
fecha 01/08/2008 sobre el licenciamiento del Sistema SARHA.
República Argentina - Poder Ejecutivo Nacional2018 - Año del Centenario de la Reforma Universitaria
Hoja Adicional de FirmasInforme gráfico firma conjunta
Número:
Referencia: 2017/74 DGRRHH - ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
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