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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA
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VIGENTE DESDE 13/11/2014
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN
PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL VIGENCIA 2016
PRIMER SEMESTRE 2017
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTA, ENERO DE 2018
PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
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Contenido 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3 2. CRITERIOS DE AUDITORIA ................................................................................................ 4 3. OBJETIVO ................................................................................................................................ 4 4. ALCANCE ................................................................................................................................ 5 5. EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................................................... 5 6. METODOLOGIA APLICADA ................................................................................................ 5 7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR ........................................................................... 5 8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ....................................................................... 7 9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA .................................................................................... 9 9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS ...................................... 23 9.2 OBSERVACIONES .............................................................................................................. 24 9.3 NO CONFORMIDADES ...................................................................................................... 24 9.4 RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 24 10. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 25
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AUDITORIA INTERNA DE GESTION AL PROCESO CONTRACTUAL
1. INTRODUCCIÓN
La actividad contractual, entendida como el instrumento del estado para cumplir sus fines
constitucionalmente establecidos, realizar los deberes determinados en la normatividad y resolver los
servicios que la comunidad necesita, debe cimentarse sobre los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, celeridad, economía, imparcialidad y publicidad, señalados en la Constitución Política.
Como sus fines son Constitucionalmente determinados, toda su actividad está restringida a lo que la
normativa permita, de esa manera, cada una de las etapas en el proceso de contratación deben adherirse
a lo que el cuerpo normativo ha establecido previamente; al respecto la Corte Constitucional ha señalado:
“…el grado de autonomía que tiene la autoridad administrativa se ve ostensiblemente limitado
frente a las reglas del derecho público, en materia de contratación. Así, la decisión de contratar o
de no hacerlo no es una opción absolutamente libre sino que depende de las necesidades del
servicio; de igual modo, la decisión de con quién se contrata debe corresponder a un proceso de
selección objetiva del contratista, en todos los eventos previstos en la ley1”
La actividad contractual de las entidades públicas debe ser el resultado de un ejercicio de planeación,
control y seguimiento de todos los intervinientes en el proceso. Debe estar fundamentada en unas
necesidades específicamente señaladas, la práctica de estudios y de análisis eficaces para establecer de
forma adecuada los mecanismos idóneos para satisfacer las metas establecidas. Estas actuaciones están
contenidas dentro del denominado Principio de Planeación.
Por lo anterior, es necesario que la actividad contractual sea la consecuencia de un juicioso ejercicio de
planeación, estableciendo desde su origen los controles y seguimientos efectivos para asegurar el éxito
de la gestión. No es aventurado afirmar que de una correcta ejecución de la etapa precontractual se
concreta en mayor medida el grado de satisfacción que se espera de la ejecución del proceso contractual
en su totalidad. En la presente auditoría se hará un énfasis en la evaluación de los estudios y análisis
orientados a establecer mecanismos económicos transparentes y adecuados para solventar las
necesidades que la entidad requiere cubrir para el ejercicio de sus funciones.
1 Corte Constitucional de Colombia. Sentencia C-154 de 1997. M. P. Hernando Herrera Vergara.
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2. CRITERIOS DE AUDITORIA
- Constitución Política de Colombia 1991.
- Resolución 001 de 2001. Del Contador General de Bogotá D.C, “Por la cual se expide el Manual
de Procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes de los Entes
Públicos del Distrito Capital.”
- Ley 872 de 2003 “Por medio del cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.
- Manuales, Instructivos y Procedimientos Internos.
- Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
- Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -
NTD:SIG 001:2011"
- Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
- Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública"
- Ley 1150 de 2007 " Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos."
- Directiva 003 de 2013 "Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con
incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y
documentos público".
3. OBJETIVO
Evaluar la adherencia de los procesos contractuales del IDIPRON con las disposiciones legales que lo
regulan, al cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIGID) y sus Políticas Institucionales para
la vigencia del 2016 y primer semestre 2017.
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4. ALCANCE
Evaluar el nivel de cumplimiento en el marco de la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso auditado,
de conformidad con las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son
aplicables y el logro de los resultados esperados en las etapas que conforman la contratación: Planeación,
Ejecución y Liquidación para la vigencia 2016 y primer semestre 2017.
5. EQUIPO DE TRABAJO
ROLES EN
LA
AUDITORIA
NOMBRES COMPETENCIAS
AUDITOR
LIDER
Carlos Bolívar
Corredor
Revisión de los aspectos relacionados con la Gestión Contractual,
procedimientos, controles internos, riesgos y aplicación de
normas técnicas.
6. METODOLOGIA APLICADA
Análisis y revisión del marco normativo vigente, políticas y directrices relacionadas
Solicitud de información sobre la relación de los Contratos y Convenios celebrados durante el
período 2016 y 2017.
Revisión y verificación de la totalidad de la información contenida en los documentos que hacen
parte del expediente contractual.
Verificación de la información publicada en la página Colombia Compra Eficiente, en relación
con los expedientes seleccionados.
Consolidación de información y elaboración del informe de auditoría
7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR
El Proceso de Gestión contractual del IDIPRON está orientado a la adquisición eficaz y eficiente de los
bienes y servicios que requiere la entidad, cumpliendo con la normatividad vigente y siguiendo
parámetros de calidad y transparencia. Cuando el Instituto en el ejercicio de sus actividades actúa como
garante de los fines constitucionales para los que fue creado, se dispone a invertir recursos públicos
poniendo en movimiento una serie de instrumentos para ejecutar proyectos, los cuales se ponen en
marcha mediante la contratación estatal.
La Función Administrativa del IDIPRON persigue el interés general y se concreta con los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. El principio de
planeación es la organización lógica y coherente de las metas y los recursos necesarios para concretar las
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metas y objetivos del IDIPRON, por ser fundamento de la contratación se convierte en la garantía de la
correcta inversión de los recursos destinados por el Plan de desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”.
Actualmente el proceso de Gestión Contractual cuenta con los siguientes documentos respectivos al
Sistema Integrado de Gestión (SIGID) y que regulan de inicio a fin y de distintas temáticas todo proceso
contractual que fuere requerido por la entidad:
TIPO DE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN CÓDIGO
MANUALES Manual de Contratación A-GCO-MA-002
Manual de Supervisión A-GCO-MA-001
CARACTERIZACIÓN Caracterización A-GCO-CP-001
INSTRUCTIVOS
Subasta inversa presencial A-GCO-IN-001
Subasta inversa Electrónica A-GCO-IN-002
Elaboración Documentos Precontractuales A-GCO-IN-003
PROCEDIMIENTOS
Licitación Pública A-GCO-PR-001
Subasta Inversa A-GCO-PR-002
Ejecución Contractual A-GCO-PR-003
Concurso de méritos abierto A-GCO-PR-004
Contratación Directa A-GCO-PR-005
Selección Abreviada de menor cuantía A-GCO-PR-006
Mínima Cuantía A-GCO-PR-007
Liquidación contractual A-GCO-PR-008
Adquisición de inmuebles por contratación A-GCO-PR-009
Ejecución contrato firma comisionista A-GCO-PR-010
Contratación de firma comisionista A-GCO-PR-011
Convenio interadministrativo y/o asociación A-GCO-PR-012
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8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES
Como consecuencia de las auditorías realizadas sobre el proceso de Gestión Contractual, aún permanecen
Hallazgos o situaciones administrativas con “Estado: Abierto” indicando acciones de corrección, de
mejora o preventivas, pendientes por evidenciar a la Oficina de Control Interno para su correspondiente
cierre.
ORIGEN HALLAZGO ACCION
CORRECTIVA VERIFICACIÓN
Informe
de
Auditoria
Interna
vigencia
2011
En auditoria no se evidencio una metodología
que permita retroalimentar a los subdirectores
y gerentes de proyecto sobre las experiencias
contractuales y la generación de directrices
para la adopción de acciones tendientes a
replicar o conjurar su ocurrencia y lograr la
efectiva obtención de los bienes y servicios,
incumplimiento con lo establecido en el
artículo 2 del Decreto 371 de 2010
Establecer e
institucionalizar dos
espacios de
seguimiento y
control a la
contratación estatal
(Comité de
Evaluación en
procesos
contractuales y
Comité de
Contratación) en la
entidad, en donde se
realice la
retroalimentación
con los
subdirectores y
responsables de los
proyectos.
Se Implementó el Comité de
Contratación mediante Resolución
Nº 141 del 26 de junio de 2012. Se
encontraron dos (2) actas de sesiones
extraordinarias. En el acta Nº 1 se
establece que el Comité realizará
sesiones ordinarias el tercer jueves
de cada mes, de conformidad con el
literal 1, del artículo SEXTO, sin
embargo no se evidenciaron
reuniones para los meses de agosto,
septiembre y octubre de 2012.
(Informe de auditoría del 2012).
ESTADO: ABIERTO
Informe
de
Auditoria
Interna
vigencia
2012
El proceso de gestión contractual no ha
realizado la autoevaluación de control
incumpliendo lo establecido en los numerales
3.1.1 del MECI 1000:2005, y 8.2.3 de la
NTCGP 1000:2009
Diseño de una
herramienta de auto
control para aplicar
al proceso de
gestión contractual.
No se evidenció cumplimiento de la
acción propuesta, por lo que el
hallazgo persiste. (Informe de
auditoría del 2013). ESTADO:
ABIERTO
Informe
Auditoría
Interna
vigencia
2013
La caracterización del proceso gestión
contractual está desactualizada respecto a los
riesgos, los documentos relacionados, los
recursos y la normatividad, por lo que debe ser
actualizada con los cambios realizados a la
fecha
Actualizar la
Caracterización del
Proceso
Pendiente verificación de
cumplimiento una vez el proceso
reporte el seguimiento. ESTADO:
ABIERTO
Informe
Auditoría
Interna
vigencia
2013
De la revisión a los mapas de riesgos tanto el
institucional, como el suscrito con la Veeduría
Distrital, se pudo establecer que no se han
adelantado las acciones de contingencia
descritas en los plazos señalados, situación que
evidencia desconocimiento y falta de
seguimiento de la política de administración
del riesgo. Se debe actualizar la identificación,
análisis y valoración de los riesgos
institucionales, ya que los cambios normativos
Actualizar la
identificación,
análisis y valoración
de los riesgos
institucionales y
contractuales según
a la normatividad
vigente
Pendiente verificación de
cumplimiento una vez el proceso
reporte el seguimiento. ESTADO:
ABIERTO
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han modificado los procedimientos así como
las causas y efectos de algunos de los riesgos
previstos, de conformidad con lo establecido en
los numerales 1.3 del MECI 1000:2005, 4.1
literal g) y 5.6.2 de la NTCGP 1000:2009
Informe
Auditoría
Interna
vigencia
2013
En auditoría se pudo establecer que les falta
diligenciar los seguimientos que realizan a las
acciones de mejoramiento en el formato E-
MEJ-FT-005, de conformidad con lo
establecido en el procedimiento Mejoramiento
Institucional E-MEJ-PR-004
Realizar el (los)
seguimiento del
(los) plan(es) de
mejoramiento y
diligenciar formato
E-MEJ-FT-005
trimestralmente
Pendiente verificación de
cumplimiento una vez el proceso
reporte el seguimiento. ESTADO:
ABIERTO
Informe
Auditoría
Interna
vigencia
2015
El comité de contratación no realizó sesión
alguna en el año 2015, incumpliendo lo
establecido en la resolución 141 de 2012 del
Idipron, actualmente Resolución 029 de 2017.
Generación del
cronograma anual
de sesiones con los
compromisos
definidos por parte
de los asistentes y la
remisión del orden
del día a tratar en
cada sesión con una
semana de
antelación.
ESTADO: ABIERTO
Informe
Auditoría
Interna
vigencia
2015
Los procesos de contratación presentan
deficiencias en la redacción de la necesidad y
en el análisis económico del mercado
evidenciando una diferencia notable entre el
monto de compra y lo que el instituto
demandaba, contraviniendo el artículo 13 del
decreto 2170 de 2002.
Creación de una
dependencia
especializada y
coordinada al
interior de la Oficina
Asesora Jurídica
que tenga como
propósito exclusivo
la planeación,
ejecución y
seguimiento de la
Adquisición de
Bienes y Servicios
para la entidad.
ESTADO: ABIERTO
Informe
Auditoría
Interna
vigencia
2015
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) sufrió
nueve modificaciones durante el 2015,
dificultando la definición de un referente claro
de evaluación del nivel de ejecución del
presupuesto.
Acompañamiento y
asesoría del
personal profesional
especializado a los
gerentes de cada
proyecto al inicio de
la vigencia para una
mayor definición de
la formulación del
PAA.
ESTADO: ABIERTO
Informe
Auditoría
Interna
Inobservancia de la política archivística y del
programa de conservación documental de la
entidad.
Programación anual
de auditorías
internas que
distribuyeran metas
ESTADO: ABIERTO
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vigencia
2015
en el personal de la
OAJ para la revisión
de los expedientes
contractuales que
derivara en la
identificación de los
documentos
extraviados y la
preservación
integral de los
contratos en
ejecución.
9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Para efectos de ubicar la selección de contratos tomados como muestra, a continuación se desglosa el
tipo de contratación que hubo durante la vigencia del 2016 y el primer semestre del 2017 así mismo los
montos adjudicados en cada modalidad de contratación
Vigencia 2016.
De acuerdo a información suministrada por el SECOP en el IDIPRON se celebraron en el 2016 un total
de 2784 Contratos, desagregados de la siguiente forma:
4 celebrados por el mecanismo de Licitación Pública.
2 Contrato a través de concurso de méritos
23 Contratos por Selección Abreviada de Menor Cuantía
21 Contratos por Selección Abreviada de Subasta Inversa
2 Contratos a través del Régimen especial
52 Contratos de Mínima cuantía
2680 celebrados por Contratación Directa. (Se abstrajo de la gráfica para ilustrar mejor)
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1º Semestre 2017
De acuerdo a información suministrada por el SECOP en el IDIPRON se celebraron en el Primer
Semestre de 2017 un total de 1102 Contratos, desagregados de la siguiente forma:
2 celebrados por el mecanismo de Licitación Pública.
0
10
20
30
40
50
60
4 2
23 21
2
52
Nº DE PROCESOS POR TIPO DE CONTRATACIÓN 2016
10.798.619.130
442.237.504
3.102.716.044
6.238.841.202
45.214.290.374
79.501.691
1.097.707.924
TOTAL RECURSOS POR TIPOS DE CONTRATACIÓN 2016
Licitación Concurso de Méritos SAMC
SASI Contratación Directa Régimen Especial
Contratación Mínima Cuantía
TOTAL: $ 66.973.913.869
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0 Contrato a través de concurso de méritos
2 Contratos por Selección Abreviada de Menor Cuantía
5 Contratos por Selección Abreviada de Subasta Inversa
2 Contratos a través del Régimen especial
25 Contratos de Mínima cuantía
1066 celebrados por Contratación Directa. (Se abstrajo de la gráfica para ilustrar mejor)
20
25
2
25
NUMERO DE PROCESOS POR TIPO DE CONTRATACIÓN 1º SEMESTRE 2017
6.041.818.750
-527.451.504
638.396.636
22.721.563.592
35.623.802
420.087.411
TOTAL DE RECURSOS POR TIPO DE CONTRATACIÓN EN 1º SEMESTRE 2017
Licitación Concurso de Méritos SAMC
SASI Contratación Directa Régimen Especial
Contratación Mínima Cuantía
TOTAL: $ 30.384.941.695
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Para la ejecución de la auditoria se realizó la escogencia de 11 contratos sobre los cuales se efectuó el
análisis correspondiente. Los contratos seleccionados por su pertinencia y relevancia, con sus
correspondientes cuantías y para los objetivos de la auditoría fueron:
20
16
No No. Contrato CONTRATISTA CUANTÍA
1 Comisión 1016 COMIAGRO S.A.S. $ 4.683.350.550
2 SAMC – 003 de 2016 GAS GOMBEL S.A. E.S.P. $ 310.000.000
3 SASI – 008 de 2016 INVERSIONES SARA SAS $ 1.869.210.826
4 MC – 021 de 2016 NEOTERRA SAS $ 19.942.604
5 CPS – 20161394 JOSE VICENTE SANCHEZ RODRIGUEZ $ 30.900.000
6 CPS – 20162666 GLOBALTECH COLOMBIA S.A.S $ 283.984.832
20
17
7 Comisión 0793 COMFIAGRO S.A.S. $ 8.040.538.794
8 SAMC – 004 de 2017 AXA COLPATRIA SEGUROS S.A $ 331.565.021
9 SASI – 002 de 2017 DISTRIBUCIONES EL FARO JNGG $ 239.093.997
10 MC – 012 de 2017 HF TEXTILEX Y MANUFACTURAS SAS $ 33.000.000
11 CPS – 20170004 ADRIANA LOPEZ OVALLE $ 31.757.000
TOTAL $ 15.873.388.812
Para efectos de abordar el análisis sobre los contratos tomados como muestra de la presente auditoría, se
procedió a enfocarlo desde las tres etapas contractuales, desglosando las temáticas así:
ETAPA CONTRACTUAL TEMÁTICA
1. Desarrollo Precontractual
1. Comité de contratación
2. Plan Anual de Adquisiciones
3. Estudios previos
2. Desarrollo contractual 1. Garantías
2. Supervisión e interventoría para pagos
3. Desarrollo pos contractual 1. Liquidación
I. Desarrollo pre-contractual
La Planeación como principio de la contratación del IDIPRON, deberá desarrollar unos interrogantes que
conducirán a la correcta caracterización de las necesidades: ¿Qué es lo que se requiere contratar?, ¿Con
cuántos recursos se cuenta?, ¿Cuáles son los términos de la ejecución presupuestal? y ¿Cuáles son los
factores que inciden en el desarrollo de los procesos que se realizan? De igual forma, se deben definir,
estimar y asignar los riesgos previsibles. Esto debe estar plasmado en los estudios y documentos previos
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de todo contrato estatal, que se materializa durante toda la actividad administrativa de contratación, que
va desde el establecimiento de la necesidad hasta cuando se cumplan los términos de la garantía2.
Esta planeación, dentro del IDIPRON, se encuentra enmarcada en tres espacios:
Reuniones del comité de contratación.
Elaboración de Plan anual de adquisiciones.
Elaboración de estudios previos.
a. Comité de Contratación
Inicialmente, mediante la Resolución 141 de 2012, el IDIPRON crea y reglamenta el funcionamiento del
Comité de Contratación con el propósito de definir los lineamientos que regirán la actividad
precontractual y contractual, a su vez, funcionará como órgano asesor y consultor de los diferentes
procesos contractuales que la entidad adelante para garantizar el desempeño armónico de las distintas
dependencias del Instituto en la gestión contractual, además de la aprobación del plan de Contratación
(Plan Anual de Adquisiciones). Posteriormente, con la resolución 029 de 20173, la entidad regula y
modifica ciertos aspectos relacionados con las funciones, integrantes y las sesiones periódicas.
El comité está conformado por el Director del IDIPRON, Jefe de la Oficina Asesora jurídica, Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación, Subdirector Técnico Administrativo y Financiero, Subdirector Técnico
de Métodos Educativos y el Jefe de la Oficina de Control Interno quien ejerce con voz y sin voto.
Durante el período evaluado por la auditoria el Comité de Contratación del Instituto no fue convocado
durante la vigencia 2016, ocasionando debilidades y riesgos dentro de la planeación y seguimiento de los
procesos contractuales de la entidad, debido a que el comité es el encargado de formular las estrategias
para la planeación, programación y control de las actividades contractuales del Instituto. Por otra parte,
durante el 2017, el Comité de Contratación fue convocado un total de 6 veces, mejorando
ostensiblemente el indicador, pero cumpliendo solo con el 50% de los encuentros establecidos por el
reglamento, que deberían ser un total de 12 sesiones.
En términos generales la ausencia de espacios de retroalimentación por parte de los subdirectores y la
Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica, deriva en falencias en escenarios o instancias de regulación,
control, seguimiento y decisión a la actividad contractual de la entidad.
2 Las fallas de planeación y su incidencia en el contrato estatal de obra. Iriana Aponte Díaz.
http://revistas.uexternado.edu.co/index.php/Deradm/article/view/3831/4087 3 Fecha de expedición: 14 de Febrero de 2017. Resolución 029 de la Dirección General del IDIPRON
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b. Plan Anual de Adquisiciones
El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento que tiene como objetivo la identificación y
justificación del valor total de los recursos requeridos por la entidad para compras y contratación. Es un
referente para la evaluación del nivel de ejecución del presupuesto y pronostica la demanda de bienes y
servicios de la entidad durante el año establecido, además le permite estructurar las estrategias de
contratación en un contexto de planeación.
MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2016
VIGENCIA 2016
No. FECHA VALOR DIFERENCIA
VERSION INICIAL 29/01/2016 33.127.072.808
PRIMERA 16/03/2016 33.152.260.408 + 25.187.600
SEGUNDA 26/04/2016 32.206.365.070 - 945.895.338
TERCERA 20/05/2016 33.060.964.747 + 854.599.677
CUARTA 04/08/2016 33.670.319.335 + 609.354.588
QUINTA 27/09/2016 34.120.217.402 + 449.898.067
SEXTA 04/10/2016 34.126.874.402 + 6.657.000
SEPTIMA 04/10/2016 34.395.460.682 + 268.586.280
OCTAVA 04/10/2016 34.655.460.682 + 260.000.000
NOVENA 04/10/2016 40.073.851.385 + 5.418.390.703
DÉCIMA 17/11/2016 42.772.532.034 + 2.698.680.649
DÉCIMA PRIMERA 25/11/2016 43.033.596.740 + 261.064.706
DÉCIMA SEGUNDA 12/12/2016 44.980.997.824 + 1.947.401.084
DÉCIMA TERCERA 21/12/2016 44.811.997.824 - 169.000.000
1 º SEMESTRE DE 2017
No. FECHA VALOR DIFERENCIA
VERSIÓN INICIAL 31/01/2017 50.116.012.343
PRIMERA 31/07/2017 77.043.675.119 26.927.662.776
En el periodo evaluado por la auditoria, se encontraron catorce modificaciones al Plan Anual de
Adquisiciones, lo cual dificulta la evaluación de la ejecución de recursos, el cumplimiento de metas y los
resultados, aún más cuando se registraron hasta cuatro (4) modificaciones en un solo día del mes de
octubre del 2016. No obstante, es de resaltar que para todo el primer semestre de 2017 solo se evidenció
una modificación al Plan Anual de Adquisiciones.
EJECUCIÓN DE RECURSOS PLANEADOS EN EL PAA.
El Plan Anual de Adquisiciones debe ser objeto de evaluaciones periódicas con el fin de identificar el
porcentaje de ejecución y así tomar acciones de mejora para optimizar el uso de los recursos. Para efectos
de evidenciar el manejo de la ejecución contractual, se tomó un análisis del 1º semestre de 2017,
arrojando los siguientes términos:
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MES RECURSOS
PLANEADOS
RECURSOS
EJECUTADOS
CIFRA SIN EJECUTAR
POR MES
% SIN
EJECUTAR
ENERO $ 17.502.341.709 0 $ 17.502.341.709 100%
FEBRERO $ 2.969.815.796 $ 4.665.943.328 $ -1.696.127.532 157%
MARZO $ 1.689.317.248 $ 9.527.572.548 $ -7.838.255.300 564%
ABRIL $ 19.634.398.760 $ 8.527.760.275 $ 11.106.638.485 56.6%
MAYO $ 2.983.108.743 $ 2.597.407.707 $ 385.701.036 13%
JUNIO $ 5.317.936.750 $ 4.047.796.840 $ 1.270.139.910 24%
TOTAL PLANEADO TOTAL
EJECUTADO
TOTAL CIFRA SIN
EJECUTAR
% ACUMULADO
SIN EJECUTAR
$ 50.096.919.006 $ 29.366.480.698 $ 20.730.438.308 41%
En términos generales, el instrumento de planeación y control a la contratación del Instituto, a través del
Plan Anual de Adquisiciones, no está arrojando los porcentajes proyectados, en la medida en que del
último semestre se pudo evidenciar:
a) Hubo dos meses con una ejecución significativamente superior a lo planeado y
b) En los seis meses se arrojó un porcentaje sin ejecutar superior al 40% de lo planeado.
Esto evidencia el bajo nivel de efectividad de la planeación de los recursos para la contratación y la
congruencia con su ejecución, generando un incremento en la materialización de riesgos económicos e
incumplimiento de objetivos y metas estratégicas en los proyectos de inversión.
c. Estudios Previos
La etapa previa exige el esfuerzo coordinado de las áreas administrativas y misionales del
contratante, con el fin de establecer con precisión qué se va a contratar, en qué modalidad, qué riesgos
asume la entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos que
permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta calidad,
las necesidades establecidas.
Así mismo, de acuerdo al Manual de Contratación del IDIPRON A-GCO-MA-002 es el conjunto de los
soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis
que el Instituto ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con los
proyectos de inversión, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones. Como resultado de estos
análisis se encontraron aspectos relevantes y necesarios de mencionar tales como: Descripción de la
necesidad; Descripción del Objeto a contratar; Fundamentos Jurídicos de la contratación; Estudio de
Mercado y Análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos.
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i. Descripción de la necesidad
En los estudios previos debe establecerse de forma clara la necesidad de la entidad que se pretende
satisfacer con la contratación, haciendo un análisis de las opciones que existen para resolverla y
sopesando cuál es la más favorable desde los puntos de vista técnico, jurídico y económico. En este
espacio debe determinarse qué necesita la entidad, cómo se debe satisfacer, en qué momento y así mismo
en qué lugar, de esta forma se da cumplimiento a lo establecido en el artículo 20 del decreto 1510 de
2013.
De la muestra auditada, la totalidad de los contratos de la entidad ha argumentado y motivado en sus
respectivas resoluciones, análisis de sector económico y estudios previos la necesidad del contrato a ser
efectuado, conforme a los lineamientos establecidos por el portal electrónico de contratación estatal.
ii. Descripción del objeto a contratar
Según el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, con la descripción del Objeto a contratar se debe
establecer sus especificaciones, forma de pago, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para
su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el
desarrollo del proyecto. Se debe enumerar las acreditaciones y compromisos indispensables para los
proponentes en el desarrollo del proceso de selección y de igual forma, las actividades técnicas y los
plazos requeridos para ejecutar el contrato por suscribir.
No obstante, el porcentaje restante, se caracteriza por presentar falencias en cuanto condiciones y
descripciones generales para los cobros, facturaciones y pagos así como los cronogramas técnicos pre
establecidos para las negociaciones; muestra de ello es el contrato 793 de 2017 al no detallar estos
aspectos en el acápite de la descripción del objeto, y el contrato 1016 de 2016 que no estableció el precio
máximo por unidad de medida de los elementos a ser adquiridos, tal como se muestra a continuación:
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En términos generales, de los contratos auditados, aproximadamente el 75% de ellos contó con una
descripción del objeto a contratar, tanto en los plazos y ubicaciones de las entregas como en las
actividades específicas para la ejecución o cumplimiento del contrato.
iii. Fundamentos jurídicos de la contratación
Este aspecto consiste en la definición del procedimiento de selección por aplicarse, de acuerdo a la
naturaleza, cuantía o condiciones especiales de contratación. En este punto debe establecerse la
identificación del contrato por celebrarse, para asegurar de esta forma la idoneidad del procedimiento
elegido en aras de suplir los intereses del Instituto.
De la muestra de contratos auditados, el 20% presentaron motivaciones o argumentos que no pertenecen
o son del resorte de lo jurídico, toda vez que estas se centran en el criterio de la necesidad misional y
financiera de la entidad4, desconociendo la justificación en relación de la cuantía, función, temporalidad
y sujeto, pudiendo generar el riesgo de confusión en cuanto a la pertinencia de la elección del modelo de
contratación e incertidumbre sobre los resultados de la ejecución en esta parte pre contractual. Así mismo,
se evidenció ausencia de mayores soportes y argumentos en la fundamentación jurídica que motivaba la
modalidad de selección en el contrato SASI-002 de 2017 cuyo objeto de contrato consistía en la compra
de KIT’s escolares para los jóvenes beneficiarios del PEI del IDIPRON.
Sin embargo, en términos generales, para los estudios previos detallados, un margen del 80% de los
contratos evidenció que argumentó los fundamentos jurídicos suficientes y ajustados para el soporte de
la modalidad de selección.
iv. Estudio de mercado.
El estudio de mercado es importante en la medida en que nos revela la cantidad de posibles oferentes que
la entidad puede encontrar para adquirir un bien o servicio dentro de un espacio definido, durante un
tiempo establecido y el precio sobre el cual es ofertado. El estudio de mercado puede determinar si las
características del servicio o producto por adquirir realmente van a conducir a una satisfacción de la
necesidad. Es la ponderación de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran
en el mercado, se concreta con la solicitud de cotizaciones, consulta de bases de datos, análisis de
consumos y de precios históricos y debe obedecer los siguientes criterios:
Estudio de la oferta, entendida como la cantidad de bienes o servicios puestos a disposición del
público.
Estudio de la demanda, la respuesta a los bienes o servicios ofrecidos por un precio y bajo unas
circunstancias determinadas.
Estudio de precios y de calidad.
Estudio de canales de distribución de los productos.
4 Contratos de comisión 1016 de 2016 y 0793 de 2017. COMIAGRO y COMFIAGRO.
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Como consecuencia de una revisión a los acápites de los respectivos estudios económicos de sector
económicos, se desprende la siguiente relación de observaciones:
CONTRATO CONTRATISTA OBSERVACIONES
SASI – 008 de 2016 INV. SARA S.A.S. Comportamiento del Sector desactualizado,
Incongruencia en la estructura de los estudios, sin
aspectos regulatorios, incumplimiento formatos
SIGID, referencias con riesgo de plagio.
MC-021 de 2016 NEOTERRA S.A.S. Sin aspectos técnicos y regulatorios y sin las tres (3)
cotizaciones completas.
COMISIÒN 793 de
2017
COMFIAGRO Sin estudios de precios a profundidad posterior a las
cotizaciones
SASI-002 de 2017 DIST. EL FARO
JNGG
Sin aspectos técnicos y regulatorios, incongruencia
en la estructura de los estudios, incumpliendo
formatos SIGID.
MC-012 de 2017 HF TEXTILEX Y
MANUFACTURAS
SAS
Sin aspectos Técnicos y regulatorios, además sin
estudio de oferta discernido de la relación de
cotizaciones.
De los estudios de sector económico analizados en los respectivos contratos de muestra, se concluyó que
un 68% de estos no guarda una estructura, claridad y profundidad con respecto a lo indicado por el portal
de compras electrónicas SECOP, no se precisan los aspectos técnicos y regulatorios para cada materia
contractual y todo esto lleva a que esos estudios de mercado o análisis económicos no logran el objetivo
establecido por la norma debido a que son poco contundentes y relevantes. Las muestras no son
representativas, los estudios de precios posteriores a las cotizaciones no son profundos y los criterios que
guiaron la escogencia de las cotizaciones no son explícitos.
v. Análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos
En este aspecto se busca analizar una completa valoración de todos los riesgos que se asumen al solicitar
una oferta en convocatoria pública para la adquisición de bienes y servicios. Los riesgos identificados
son los que la entidad pública y el contratista asumen al firmar un contrato, y son entendidos como la
posibilidad de que ocurra un evento imprevisto que altere negativamente la planeación, desarrollo y
liquidación del contrato, lo cual podría generar cambios en el producto esperado.
En el análisis a las tablas de identificación y tipificación de riesgos, se evidencia el esfuerzo de la entidad
por mantener precaución con las contingencias posibles en el procedimiento contractual de adquisición
de los bienes y servicios. En total el 100% de los contratos auditados mantienen riesgos debidamente
identificados. No obstante, las medidas de respuesta frente a las posibles eventualidades no impactan lo
suficiente en la solución al escenario señalado como riesgo, por ende, es necesario atribuir acciones más
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pertinentes a mitigar y/o eliminar las causas que materializan estos riesgos, tal es el caso del contrato de
comisión de alimentos 1016 de 2016 que muestra dos riesgos tipificados así:
NO
.
CL
AS
E
AR
EA
ET
AP
A
TIP
O
DESCRIPCIÓN
(QUÉ PUEDE
PASAR Y SI ES
POSIBLE CÓMO
PUEDE PASAR)
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O
TRATAMIENTO/CONTROL
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IMPLEMENTADOS
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CONTROL Y MONITOREO POR
PARTE DE IDIPRON
CÓMO CUANDO
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EJE
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AL
Incumplimiento por
parte del proveedor
o comitente
vendedor en la
calidad de los
productos
entregados o la
oportunidad en la
entrega de los
mismos, lo que
interferiría con el
cumplimiento de la
tasa nutricional a
recibir por parte de
los beneficiarios y
demás usuarios del
servicio de
alimentación
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SIB
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3
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1
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AJO
4
Se establecen en la Ficha Técnica
de Negociación descuentos
económicos para el cumplimiento
de la calidad y oportunidad en la
entrega de los elementos a fin de
desincentivar el incumplimiento
por parte del comitente vendedor,
sin embargo el escenario de
negociación establece el proceso
de incumplimiento y ejecución de
garantías básicas establecidas por
parte del comitente vendedor que
garantizan la proveeduría del
elemento a la entidad estatal en
caso de que el comitente vendedor
incumpla con sus obligaciones.
INS
IGN
IFIC
AN
TE
1
Los descuentos a
realizar y las
condiciones para la
declaratoria de
incumplimiento se
determinan previo a
la contratación de la
sociedad
comisionista
compradora y se
pueden ajustar previo
a las compras a
realizar. Los
procedimientos están
establecidos en la
FTN y en los
reglamentos de la
Bolsa Mercantil de
Colombia
Previo a la selección
de la firma
comisionista
compradora y a la
compra de las
operaciones en el
mercado abierto. Al
momento de
presentarse el
incumplimiento los
descuentos se
realizan previos al
pago de la factura
que se soporta con
las remisiones que
demuestran el
faltante, rechazo o
incumplimiento en
la fecha y horario de
entrega
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INT
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AL
Una deficiente
reprogramación de
los monos a pagar
por parte de la
entidad contratante
a los proveedores
podría generar un
castigo presupuestal
a la entidad que la
dejaría sin
capacidad de
cumplir con sus
obligaciones
financieras y así
generar el riesgo de
incumplimiento de
la operación
IMP
RO
BA
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O M
ED
IO 5
El giro total de los recursos una
vez cerrada la operación en Bolsa,
no constituyen un pago
anticipado al comitente vendedor
si no el giro de los recursos
propios para el pago de las
obligaciones financieras
adquiridas al momento del cierre
de la operación en el escenario, el
cual es el responsable de la
compensación y liquidación de la
totalidad de las operaciones
cerradas en el escenario. Lo
anterior reduce el número de
trámites operativos
correspondientes a la
reprogramación del PAC de la
entidad a uno y se desarrollan
únicamente los procesos de
certificación y causación a fin de
realizar los pagos de forma más
ajustada en los tiempos y generar
mejores tiempos de cartera para
los comitentes vendedores
INS
IGN
IFIC
AN
TE
1
Una vez cerrada la
operación se gira el
valor total de la
misma descontando
las retenciones a
realizar durante la
ejecución. Se debe
aclarar a la sociedad
comisionista
compradora que
constituya los
recursos en la cuenta
de las garantías de la
Bolsa Mercantil a fin
de generar los
rendimientos
financieros,
eficiencia en el
proceso de pago de
la entidad y prevenir
la constitución de
reservas
presupuestales.
Al momento del
cierre de la
operación en bolsa
teniendo
conocimiento del
valor que debe girar
la entidad, y
posterior, a la
distribución
presupuestal en los
rubros que
participan en el
mismo.
Tal como lo indica el riesgo tipificado número 11° el tratamiento o control formulado no contribuye directamente
a eliminar la causa que genera el riesgo y así prevenir su materialización, tal como lo establecen los lineamientos
y normas que lo regulan.
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II. Desarrollo contractual
El análisis respecto la etapa de desarrollo contractual comprende: El Seguimiento a garantías;
Supervisión e interventoría para pagos y Asesoramiento.
a. Seguimiento a Garantías
En el marco de todo proceso de contratación, la entidad debe evaluar todo riesgo que pueda afectar el
cumplimiento de sus metas y objetivos. Para ello las garantías se configuran como instrumentos de
cobertura de algunos de esos riesgos comunes en todo proceso de contratación, y deben ser aportadas
durante la etapa contractual como documentos obligatorios en los contratos que por su objeto o naturaleza
la entidad lo considera necesario.
Para efectos de la auditoría se verificaron la totalidad de la muestra de contratos sobre el cumplimiento
legal y administrativo en materia de la administración de pólizas o garantías con los cuales la entidad
cubre los riesgos surgidos durante la adquisición de bienes y servicios. En este sentido se destacan dos
aspectos evidenciados que pudieron afectar los procesos de contratación:
Actas de aprobación de póliza:
La entidad cuenta como instrumento de control de legalidad y de gestión, con el formato “Acta de
aprobación de póliza” A-GCO-FT-019 que es diligenciado y tramitado una vez la entidad recibe la
respectiva póliza por parte del contratista, proveedor (en casos de comisiones) y sociedad comisionista
de bolsa. En ese sentido, de la muestra de contratos analizados, se evidenció en más del 60% de las
carpetas que reposan con la documentación contractual, que estas pólizas son allegadas con demasiada
posteridad a la fecha de su expedición, tal es el caso de los contratos por comisión en las que se encuentran
pólizas radicadas hasta 4 meses después. Así mismo, las actas de aprobación de Pólizas también son
aprobadas semanas después de ser radicadas, situación que podría presentar complicaciones en la medida
en que en la eventualidad de algún siniestro la entidad queda expuesta a reclamos de daños antijurídicos.
Vigencias de pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual:
La póliza de responsabilidad civil extracontractual (RCE) opera como una garantía característica de ser
objeto de exigibilidad por parte de las entidades estatales en los contratos cuyo objeto y naturaleza se
amerita como necesario. En este caso el IDIPRON estimó oportunamente, que el comisionista y las
empresas vendedoras adscritas a la Bolsa Mercantil de Colombia debían constituir dentro de la ejecución
contractual no solo la Póliza de cumplimiento, pago de salarios y calidad de los elementos, sino que
además se debían constituir las pólizas de responsabilidad civil extracontractual con el propósito de cubrir
los perjuicios que esta pudo sufrir en las actuaciones, hecho u omisiones de su contratista5.
En la verificación de las vigencias de pólizas de responsabilidad civil extracontractual allegadas al
IDIPRON, si bien hubo cumplimiento en el 90% de los contratos de la muestra, es oportuno destacar
5 Guía de garantías en procesos de contratación. SECOP Página 10.
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aspectos en cuanto la ejecución del contrato 1016 de 2016, ya que se detectaron dos riesgos dentro la
etapa contractual en materia de administración del riesgo:
Heterogeneidad de los amparos:
Si bien no se ha adoptado como obligatoria la disposición de la integralidad en las pólizas de RCE, se
logró establecer que para los diferentes lotes de productos definidos por la entidad, los amparos definidos
en las pólizas de RCE son diferentes y varían de tipo de cobertura desde “Predios, labores y operaciones”
hasta “Contratistas y subcontratistas”, solo tres (3) de estos lotes contaron con pólizas completas o
integrales que comprendieran la totalidad de amparos, por consiguiente al no existir un lineamiento claro
en el criterio de qué tipo de amparos debe contener la totalidad de los lotes, no hay modo que la entidad
tenga una cobertura de amparos mucho más homogénea o uniforme frente a la posibilidad de cualquier
siniestro.
Operaciones sin amparos con vigencia suficiente:
De las mismas pólizas de RCE se logra evidenciar que existen vigencias hasta fechas insuficientes
respecto a las operaciones que realizan los proveedores. Tal es el caso de PROVERCOL S.A.S.
proveedor del lote de meriendas, el cual aportó pólizas de RCE por amparo de Contratistas y
subcontratistas con vigencia hasta el día 01 de Julio de 2017 y de Predios, labores y Operaciones con
vigencia hasta el día 31 de Marzo de 2017, pero registró una entrega de Meriendas el día 07 de Julio de
2017. De lo anterior se puede deducir que la entidad no contó con seguro por ocurrencia sobre el periodo
en que aún existían saldos o compromisos con parte de sus proveedores, y por consiguiente pudo tener a
su cargo daños no cubiertos por la aseguradora6.
b. Supervisión e interventoría para pagos
La entidad regula la función de supervisión e interventoría para pagos en su sistema integrado de gestión
a través del Manual del mismo nombre A-GCO-MA-001 y en ella se establecen las diligencias, trámites
y actividades que han de asegurar tanto el cumplimiento contractual como la sujeción a las normas
6 Guía de garantías en procesos de contratación. SECOP Página 11.
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correspondientes en materia de contratación estatal. Estas a su vez, garantizan a la entidad la prevención
de materialización de los riesgos que se hayan tipificado en los estudios previos de contratación.
En la etapa del desarrollo contractual de los contratos auditados se corroboró cumplimiento general del
90% de ellos a las disposiciones reglamentarias internas de la entidad, no obstante, se evidenció una
deficiencia en la consistencia de los documentos soportes de la supervisión, toda vez que se hallaron
certificados para los pagos de un contrato que no corresponde al contrato 1016 de 2016 revisado,
evidenciando descontrol en el manejo de documentos soportes para los pagos respectivos.
c. Asesoramiento
El IDIPRON cuenta con disposiciones que permiten y conminan al comisionista de bolsa asesorar a la
entidad, durante las labores de negociación en la compra de alimentos que ha de proveer a las unidades
de protección integral. Este clausulado establece que el comisionista deberá asesorar a la entidad, una
estrategia de marketing en el que los intereses de la entidad tanto económicos como de gestión de calidad,
sean cubiertos en cada una de la adquisición de alimentos. Dentro de las obligaciones específicas de la
SCB, relacionadas con el asesoramiento, se encuentran:
1. Presentar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del acta de inicio, un documento
que describa la estrategia de mercadeo en el mercado bursátil y de negociación (es), de forma
tal que ésta se realice con la mayor participación de proveedores y se negocie al mejor precio,
en procura de los intereses y necesidades del instituto.
2. Asesorar y acompañar al IDIPRON en las actividades y gestiones preparatorias de la
negociación o negociaciones.
3. Realizar la revisión con fines de asesoría a la entidad para que ésta, previo análisis, incorpore
o corrija los aspectos resultantes de la revisión conjunta.
4. Asesorar oportuna y permanentemente al instituto en los procedimientos que deberán seguirse
ante la BMC.
5. Asesorar y apoyar al IDIPRON en el control de pedidos de los alimentos perecederos, semi-
perecederos, no perecederos y preparados, de la programación de las entregas, control de
cantidades entregadas realmente, control de remisiones de entrega, modificaciones en los
pedidos y recibo de los elementos e insumos, revisión y requerimiento de informes mensuales que
determinen las cantidades entregadas y las que queden por entregar, determinación del momento
de compra, y todas aquellas que se requieran para la correcta adquisición, por parte del
IDIPRON de los alimentos7.
En este caso, para el periodo auditado, se evidenció que no hubo presentación de una propuesta o
estrategia de mercadeo por parte del SCB para las negociaciones en la Bolsa, permitiendo concluir que
hizo falta un seguimiento técnico por parte de la entidad para que la Sociedad Comisionista de Bolsa
ejerciera un asesoramiento constante sobre las actividades de negociación que repercutiera en una mayor
economía en las compras de los alimentos.
7 Contrato de comisión 0793 de 2017, página 19.
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III. Desarrollo post-contractual
a. Liquidación del 1016
Siendo la liquidación el procedimiento a través del cual una vez concluido el contrato, las partes cruzan
cuentas respecto sus obligaciones8, el objetivo de esta etapa es establecer si las partes contractuales
pueden declararse a paz y salvo mutuo o si aún hay obligaciones por saldar.
En este caso, para el periodo evaluado se focalizaron los contratos cuyos periodos de liquidación ya se
hayan efectuado o estén en el margen legal para ser liquidado, obteniendo un total de 6 contratos objetos
de análisis sobre esta diligencia de liquidación. El resultado fue un cumplimiento superior al 80% de
contratación ya liquidada.
No obstante, como el procedimiento de liquidación del contrato 1016 de 2016, al no contemplar el plazo
para la liquidación en el pliego de condiciones, se establecen cuatro (4) meses contados desde el
vencimiento del plazo previsto para la ejecución del contrato de conformidad con el artículo 11 de la Ley
1150 de 2007. Teniendo en cuenta que la prórroga del 26 de Mayo, estableció como fecha límite de
terminación del contrato el día 25 de Julio, el plazo de liquidación se limitó para el día 25 de Noviembre
del 2017, y como a la fecha la entidad no ha procedido a liquidar el contrato 1016 con la Bolsa Mercantil
la entidad se encuentra en curso del incumplimiento de las disposiciones generales de la Ley 1150 de
2007.
IV. GESTION DOCUMENTAL
Se evidenciaron en las carpetas contractuales revisadas un insuficiente nivel de aplicación de buenas
prácticas de gestión documental, en la medida en que aún no se aprecia satisfactoria organización,
custodia y preservación de la información contenida en los archivos contractuales, haciendo evidente un
desuso de la política archivística y del programa de conservación documental. Se encuentran errores de
foliación y se repiten documentos generando incertidumbre sobre la fidelidad de la información
analizada.
9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS
A pesar del estado general del manejo documental y archivístico contractual de la entidad, es importante
reconocer la implementación de la estrategia del Instituto en materia documental y archivística de los
expedientes contractuales, a través de la delegación a los contratistas de la Oficina Asesora Jurídica de
cantidades estipuladas entre 10 a 15 contratos con la función y responsabilidad de revisar periódicamente
la actualización de estos documentos y la sujeción a las políticas archivística. Estos esfuerzos son
8 Guía para la liquidación de los procesos de contratación G-LPC-01 SECOP. Página 4.
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convenientes y necesarios para el crecimiento del Instituto y para que los recursos asignados cumplan su
propósito misional.
9.2 OBSERVACIONES
9.2.1 El plan anual de adquisiciones durante la vigencia 2016 sufrió trece modificaciones, lo cual no es
recomendable debido a que el PAA es un referente para la evaluación del nivel de ejecución del
presupuesto, por lo tanto debido a las sucesivas reformas se dificulta la toma de decisiones y el diseño
de estrategias de contratación en un contexto de planeación.
9.2.2. Se encuentra bajo nivel de aplicación de buenas prácticas de gestión documental en la medida en
que no se aprecia una adecuada organización, custodia y preservación de la información contenida en los
archivos contractuales, haciendo evidente una inobservancia de la política archivística y del programa de
conservación documental
9.3 NO CONFORMIDADES
9.3.1 Se encuentra que el Comité de Contratación no realizó sesión alguna en el año 2016, y no la
totalidad de sesiones reglamentarias durante el 2017, generando un riesgo para el Instituto debido a que
en su cabeza se encuentra el formular estrategias para la planeación, programación y control de la
actividad contractual en cada una de sus etapas, incumpliendo con ello lo establecido en la resolución
029 de 2017 del IDIPRON y el Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009
9.3.2 Como consecuencia de deficientes estudios previos del mercado, no existe claridad en el 10% de
los contratos auditados (Correspondiente al 40% del monto auditado) respecto a los consumos históricos
y en las necesidades identificadas de bienes y servicios a satisfacer, evidenciando una diferencia notable
entre el monto de compra y los precios reales del mercado, ocasionando posibles sobrecostos, pérdida de
recursos y la consecución de los resultados esperados en los proyectos institucionales, contraviniendo de
esta forma los criterios establecidos en el artículo 13 del decreto 2170 de 2002, y el Numeral 7.1 de la
NTCGP 1000:2009, que exigen una correcta planificación de los servicios a contratar.
9.3.3 Se evidenció insuficiente seguimiento a las ampliaciones, vigencias y coberturas de las garantías
contractuales, particularmente las de Responsabilidad Civil Extracontractual RCE, situación que
representa altos riesgos para la entidad en la medida en que ante algún siniestro la entidad queda expuesta
a reclamos de daños antijurídicos y finalmente contraviniendo lo establecido en el Artículo 2.2.1.2.3.1.5.
del Decreto 1082 de 2015.
9.4 RECOMENDACIONES
9.4.1 Poner en funcionamiento el Comité de Contratación en los términos señalados por la resolución
029 de 2017, para que como resultado de su gestión se definan los lineamientos que presidan la actividad
PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA
PÁGINA: 25 de 25
VIGENTE DESDE 13/11/2014
precontractual y contractual, y a su vez, realice la planeación y seguimiento de los diferentes procesos
contractuales del Instituto.
9.4.2. Con respecto a la asignación, estimación tipificación y distribución de riesgos se recomienda
diseñar un plan de mejoramiento que mitigue daños con acciones, un cronograma definido, asignación
de responsabilidades, además de los respectivos informes y reportes teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por las instancias competentes.
9.4.3. Reforzar la implementación de las directrices y políticas vigentes en materia Documental, que
garanticen la organización, custodia y preservación documental del proceso para una adecuada
trazabilidad de la información.
9.4.4. Con relación a la liquidación de contratos y convenios, se recomiendo formular cronograma y/o
agenda de fechas con plazos o términos para la correspondiente liquidación de los contratos, así mismo
asignar responsabilidades con los respectivos reportes de seguimiento periódicos.
10. CONCLUSIONES
El proceso de Gestión Contractual, presenta debilidades en el principio de planeación en razón a que: 1.
La finalidad y funcionalidad del Comité de Contratación se ve afectada por la no generación de
lineamientos contractuales 2. La programación y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones presenta
debilidades en su efectividad para la entidad y 3. Los estudios previos de la contratación con mayor
relevancia, no presentan la suficiente profundidad que garanticen y blinden el cumplimiento de los
objetivos contractuales, así mismo, presenta riesgos en el seguimiento a las garantías y liquidaciones
contractuales, repercutiendo finalmente en el cumplimiento de metas y objetivos del IDIPRON y
ameritando la adopción medidas de contingencia destinadas a fortalecer la planeación contractual.
Vº Bº Auditor (a) Líder
FIRMA: ( FIRMADO EN ORIGINAL)
NOMBRE: Carlos Alberto Bolívar Corredor
Aprobación Jefe Oficina de Control Interno
FIRMA: ( FIRMADO EN ORIGINAL)
NOMBRE: Luis Orlando Barrera Cepeda
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