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RENDICIÓN DE CUENTAS SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2013-2014
JORGE PALACIOS PRECIADO
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1. PRESENTACIÓN DIRECTOR GENERAL
2. INFORME SUBDIRECCIÓN SNA
3. INFORME SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
4. CONCLUSIONES CONTROL INTERNO
CONTENIDO
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1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL AGN
DECRETO 2126 DE 2012
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SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2013-2014
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COMPONENTES SUBDIRECCIÓN SNA
DECRETO 2126 DE 2012 ARTÍCULO 9 NUMERAL 9
GRUPO DE INSPECCIÓN Y
VIGILANCIA
GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y DERECHOS
HUMANOS
GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL
SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
GR
UP
OS
DE
TRA
BA
JO
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GRUPO ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SNA
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GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SNA
RUBRO VALOR
APROPIADO VALOR
EJECUTADO PORCENTAJE EJECUCIÓN
SERVICIOS PERSONALES
$ 202.634.137 $ 67.844.494 33.48%
GASTOS GENERALES $ 372.853.829 $ 299.607.851 80,36%
DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2014 LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: 33% RUBRO DE SERVICIOS
PERSONALES 80% RUBRO DE GASTOS GENERALES
PAI
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CAPACITACIONES POR VENTA DE SERVICIOS
MAYOR PARTICIPACIÓN 1. JORNADA DE
SOCIALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS : 123P
2. SEMINARIO DE PRESERVACIÓN DIGITAL: 119P
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CAPACITACIÓN REGIONAL
TEMÁTICA DE LOS CURSOS
CUBRIMOS 10 DEPARTAMENTOS CON 2064 PARTICIPANTES. LAS PRINCIPALES TEMÁTICAS:
CAPACITACIÓN SOBRE TRD ENTIDADES DEL ORDEN DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL. GESTIÓN DOCUMENTAL: HERRAMIENTAS Y TENDENCIAS. TALLER PRÁCTICO DE CONSERVACIÓN.
No. DEPARTAMENTO
1 Sucre
2 Vaupés 3 Chocó 4 Huila 5 Cundinamarca 6 Nariño 7 Buenaventura - Distrito
CO
NSE
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S D
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COMITÉS TÉCNICOS DEL SNA
1. Comité Técnico de
Clasificación, Ordenación y Descripción
2. Comité Técnico de
Conservación Documental
3. Comité de Gestión
Documental
Comité de Preservación digital – De
Reprografía y Automatización
Comité Nacional de Archivos de
Instituciones de Educación Superior
6. Comité de Archivos Clínicos y
Hospitalarios
Comité de Licencias Urbanísticas
Comité de Archivos Audiovisuales,
Sonoros, Fotográficos y otros archivos especiales.
POR FUNCIONES POR SECTORES
69 REUNIONES EN 2014
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RED NACIONAL DE ARCHIVOS
1. ELABORACIÓN FORMATO BASE DE DATOS
2. CENSO GUÍA ARCHIVOS HISTÓRICOS RNAH
3. LISTADO INTEGRANTES RNAH
4. CREACIÓN FORMULARIOS PARA ARCHIVOS HISTÓRICOS
1. Apoyo en construcción “Red Nacional de Archivos – Documento de trabajo”
4. Ajuste Procedimiento Registro a la Red Nacional de Archivos Históricos en
Documento de Red
2. Propuesta de Estructura Web Procedimiento
Registro e Interacción de la RNAH
5. Elaboración Modelos de Comunicación para
solicitud de apoyo y envío de formularios
3. Definición Procedimiento Interacción
de contacto con los Archivos Históricos –
Proyectos Red, Censo y BIC
6. Comunicación e Interacción con 14 Archivos Históricos
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GRUPO INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
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PROCESO DE INSPECCIÓN
132 408
PROCESO DE CONTROL
VISITAS DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA A ENTIDADES
DEL ORDEN NACIÓN Y ORDEN TERRITORIAL
SEGUIMIENTOS POR MEDIO DEL INFORME PRELIMINAR
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL IFPG
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PLANES DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO - PMA
ELABORACIÓN DE PMA - PRIMERA VEZ
CANTIDAD %
Orden Nacional 11 34%
Orden Territorial 21 66%
TOTAL VISITAS 32 100%
EVALUACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN PMA
CANT %
Orden Nacional 48 47%
Orden Territorial 54 53%
TOTAL VISITAS 102 100%
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SEGUIMIENTO ENTIDADES ORDEN TERRITORIAL
PROCESO DE CONTROL
SEGUIMIENTO A ENTIDADES CANT %
Orden Nacional 323 78%
Orden Territorial 90 22%
TOTAL 413 100%
14 visitas de Inspección y Vigilancia derivadas de denuncias efectuadas por particulares, entes de control o solicitudes de parte y de oficio.
El 21% corresponden a visitas de orden nacional y el 79% a visitas de orden territorial
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GRUPO ARCHIVOS ÉTNICOS Y DERECHOS HUMANOS
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ACOMPAÑAMIENTO A LOS GRUPOS ÉTNICOS
Comunicación Oficinal con Propuesta
Pedagógica
Acercamiento a
Comunidades
Visita de Concertación
Realización de Talleres
Determinación del Espacio
Físico
Entrega de Información
Entrega de Productos Seguimiento
Taller de Restauración – San Basilio de Palenque
Taller de Construcción de Archivos – San Basilio de Palenque
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ACOMPAÑAMIENTO A LOS GRUPOS ÉTNICOS - 2013
A diciembre de 2013: 3500 documentos identificados relacionados
con San Basilio de Palenque o San Andrés Es necesario continuar seleccionando y
delimitando los documentos más pertinentes. Alrededor de 350 documentos serán valiosos
para la comunidad raizal y palenquera
2013
2014
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COMUNIDADES ATENDIDAS - 2013
COMUNIDAD POBLACIÓN ATENDIDA
Palenque de San Basilio (Mahates, Bolívar) 70
Awá - Putumayo (Orito) 30
Awá - Nariño (Ricaurte) 10
Comunidad raizal de San Andrés y Providencia 50
Resguardo Yaguara (Chaparral, Tolima) 150
Cabildo Indígena Universitario (Bogotá D.C) 30
Cabildo Nasa de Bogotá 5
Resguardo La Gaitana (Inza, Cauca) 25
TOTAL 370
LOGROS 2013 • Ampliación población
atendida respecto 2012 • Diversificación oferta de
insumos: micrositios, bases de datos, videos, exposiciones.
• Articulación con otras entidades públicas.
• Presentación de resultados en eventos académicos: análisis de la intervención y experiencias.
• Elaboración de dos textos para publicación: Derechos Humanos
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COMUNIDADES ATENDIDAS - 2014
COMUNIDAD POBLACIÓN ATENDIDA Palenque de San Basilio (Mahates, Bolívar) 100
Resguardo La Gaitana (Inza, Cauca) 25 Consejo Comunitario de la Cuenca del Río Cacarica
(autoridades) 4
Cabildo Mayor Indígena de la zona del Bajo Atrato (autoridades Camizba - Embera)
2
Cabildo Indígena de Guambia – Pueblo Misak 15 TOTAL 146
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VISITAS A LAS ENTIDADES DEL SNARIV - AÑO 2013
ENTIDADES VISITADAS POR RAMAS DEL PODER PÚBLICO
VISITAS PROGRAMADAS VISITAS REALIZADAS
42 41
RAMA DEL PODER PUBLICO Total
Organismo de control 3
Organismos autónomos o independientes y universidades
1
Organización electoral 1
Rama ejecutiva 35
Rama judicial 3
Total general 43
TOTAL POBLACIÓN ATENDIDA: 669 PERSONAS.
Logros 2013 Acercamiento a gestión
documental de las entidades que conforman el SNARIV.
Elaboración texto para publicación sobre archivos y los derechos humanos.
Capacitación sobre archivos y derechos humanos.
Articulación con otras entidades.
Adelanto normativo para desarrollo del Protocolo de política archivística y de gestión documental.
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SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DDHH - AÑO 2014
ENTIDAD FECHA PARTICIPANTES
Consejo superior de la Judicatura
Junio 6 50
Universidad de Antioquia Junio 18 a
20 70
Universidad Pontificia Bolivariana de Bucaramanga
Julio 18 50
Sena Regional Tolima Julio 25 160
TOTAL 330
Actividades desarrolladas en este sentido por las entidades territoriales y nacionales que atienden a las víctimas
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GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS SONOROS, FOTOGRÁFICOS, ORALES Y OTROS
ARCHIVOS ESPECIALES
LOGROS 2013
• Creación del comité técnico asesor del AGN, en archivos sonoros, audiovisuales, fotográficos y otros archivo especiales.
• Propuesta y diseño de la beca "Los Archivos y los Derechos Humanos" y "Archivos fotográficos del siglo xx".
• Propuesta de dispositivos normativos (Decreto o Acuerdo).
• Articulación con entidades.
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ENCUESTA CENSO ARCHIVOS - AÑO 2014
Actividades desarrolladas en este sentido por las entidades territoriales y nacionales que atienden a las víctimas
• FECHA: 27 de marzo de 2014
• Aplicada a 131 personeros distribuidos por departamentos
De los 103 municipios
• Categoría 1: 3 (3%)
• Categoría 2: 1 (0.8%)
• Categoría 3: 2 (2%)
• Categoría 4: 3 (3%)
• Categoría 5: 7 (6.8%)
• Categoría 6: 86 (83.5%)
• Categoría E: 1 (Cali)
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SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2013-2014
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GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICO- COMPARATIVO
PROGRAMADAS CUMPLIMIENTO
Año Meta
2013 100 98%
2014 100 52%
CONCENTRACIÓN:
61,6% (Bogotá)
8,14% (Caquetá)
5,81% (Cundinamarca)
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GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS- COMPARATIVO
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GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS- COMPARATIVO
0%
50%
100%
150%
200%
250%
300%
350%
400%
450%
2012 2013 2014
118%
325%
225%
92%
418%
252%
Indicadores Gestión /AñoCumplimiento Meta Ventas Rentabilidad Proyectos (%)
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GRACIAS
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