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JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
Estados Financieros
Al 31 de Diciembre del 2013
(Con el informe de los Auditores Externos)
1
INDICE DEL CONTENIDO
Página
Opinion del Auditor 3
Balances de Situación 5
Estado de Resultados 6
Estados de Cambios en el Patrimonio 7
Estados de Flujos de Efectivo 8
Notas a los Estados Financieros 9
2
OPINIÓN DEL AUDITOR
3
Oficentro La Sabana Edificio 6, Segundo Piso
San José, Costa Rica Apartado 863 -1150
Tel: (506) 2232-31-85 Fax: (506) 2291-16-48
mercadeo@moorestephenscr.com http://costarica.moorestephens.com
Informe de los Auditores Externos
A la Junta Administrativa del Registro Nacional
Informe sobre los estados financieros
Hemos realizado la auditoría de los estados financieros que se acompañan dela Junta
Administrativa del Registro Nacional, los cuales comprenden el estado de situación, al 31 de
diciembre del 2013 y el correspondiente estado de resultado, de flujos de efectivo y de variaciones
en el patrimonio, por el año terminado en esa fecha; así como un resumen de las principales
políticas contables y otras notas explicativas.
Responsabilidad de la administración por los estados financieros
La Administración de la Junta Administrativa del Registro Nacional es responsable por la
preparación y presentación razonable de los estados financieros de conformidad con las bases de
contabilidad descritas en la nota 2. Esta responsabilidad incluye el diseño, implementación y
mantenimiento del control interno relacionado con la preparación y presentación razonable de los
estados financieros que estén libres de errores u omisiones importantes, ya sea por fraude o error;
la selección y aplicación de políticas contables apropiadas y la realización de estimaciones
contables que sean razonables en las circunstancias.
Responsabilidad del auditor
Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre estos estados financieros con
base en nuestra auditoría. Excepto por lo indicado en las bases para una opinión calificada,
efectuamos nuestra auditoría de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría. Estas
normas requieren que cumplamos con requerimientos éticos y que planifiquemos y ejecutemos las
auditorías para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no presentan
errores u omisiones de importancia relativa.
Una auditoría implica efectuar procedimientos para la obtención de evidencia sobre los montos y
4
las divulgaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio
del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de errores u omisiones de importancia relativa
en los estados financieros, ya sea por fraude o error. Al realizar esta evaluación, el auditor
considera el control interno relacionado con la preparación y presentación razonable de los estados
financieros por parte de la entidad, con el objetivo de diseñar los procedimientos de auditoría que
son apropiados en las circunstancias y no con el propósito de expresar una opinión sobre la
efectividad del control interno de la entidad. Una auditoría también incluye la evaluación de lo
apropiado de las políticas contables utilizadas y la razonabilidad de las estimaciones importantes
hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación general de los estados
financieros. Consideramos que la evidencia de auditoría obtenida es suficiente y apropiada para
expresar nuestra opinión.
Base para la calificación de la opinión
a. Propiedad, planta y equipo
Al 31 de diciembre del 2013 y 2012, las partidas que constituyen la cuenta de propiedad, planta y
equipo, presentan un monto mayor que sus registros auxiliares, por un monto total de
¢9.022.131.774 en el 2013 y ¢3.214.404.813 en el 2012. Así mismo la depreciación acumulada de
dichas cuentas, presenta un monto mayor que sus registros auxiliares por ¢1.657.909.961 en el
2013. La diferencia neta en el activo fijo del 2013 considerando ambos rubros es de
¢7.364.221.812, de más en los registros contables. Estas diferencias se encuentran identificadas a
nivel de conciliación, sin embargo la Administración no ha efectuado los registros y ajustes
correspondientes, por lo que no se logró determinar la razonabilidad del saldo de estos rubros y del
gasto por depreciación.
Con respecto al gasto por depreciación, a nivel del sistema la Administración ha detectado
problemas en el cálculo de algunos activos fijos, por lo que no se puede asegurar que el dato sea
correcto hasta tanto no se realice la depuración de los activos que están llevando a cabo.
De acuerdo con lo externado por la Administración, en el año 2013 se presentaron incidentes
referente a la depreciación de activos fijos los cuales la empresa proveedora del sistema los
atendió de forma efectiva a principios del año 2014 y se han presentado otros incidentes para
depurar el cálculo de la depreciación, con el propósito de dejar listos todos los parámetros antes de
correr el ajuste de la cuenta de activos fijos con base en el informe de la empresa encargada de
realizar la depuración de los activos fijos del Registro Nacional. Actualmente se está trabajando en
un incidente, el cual se encuentra en un 85% de su solución, se espera que se concluya el próximo
viernes 13 de marzo del presente año.
Como se indica en la nota 9, existen algunos activos que se mantienen registrados como obra en
proceso, aunque están concluidos, debido a que no se han recibido las actas de aceptación
5
respectivas. La Administración nombró una Subcomisión a fin de lograr depurar esta cuenta, que al
31 de diciembre del 2013 presenta un saldo de ₡2.294.612.792,00.
b. Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar incluyen ₡ 544.215.906,00 por cobrar al Ministerio de Hacienda por la
comisión que le corresponde a la Institución del total recaudado de los periodos 2012 y 2013 bajo la
Ley 9024 Impuesto a las Sociedades, una vez considerados ¢200.000.000,00 recibidos en el
periodo 2013. Dado que dicho monto tiene más de un año de haberse registrado, su valor de
realización se ve afectado por el paso del tiempo, existiendo un riesgo de cobro oportuno,
generándose como consecuencia una pérdida de valor de las transferencias pendientes de recibir.
El porcentaje que corresponde al Registro Nacional por estos cobros no ha sido establecido, siendo
que la Ley 9024 definió un 5% (artículo 11) en conjunto para el Registro Nacional y la Dirección de
Adaptación Social del Ministerio de Justicia.
Según lo indicado por la Administración, la Comisión Institucional NICSP nombró una subcomisión
que está realizando los estudios y análisis pertinentes a la cuenta por cobrar al Ministerio de
Hacienda. La Administración considera que no deben aplicar una política de incobrable en este
caso, por tratarse de transferencias de recursos establecidas por Ley que reciben un tratamiento
similar a la Ley 7509 de Impuesto de Bienes Inmuebles, lo que conlleva a no declarar incobrabilidad
por aplicación del principio de Reserva de Ley, según Oficio DJRN-015-1523-2012, siendo que los
recursos son del erario público y deberían ser irrenunciables.
Dicha cuenta fue establecida aplicando un 2% a la recaudación del impuesto, con base en los
traslados de fondos que había hecho el Gobierno Central en el periodo 2012, según se muestra en
la nota 17.
c. Provisiones
Como se indica en la nota 2.1.8., y según lo establecido en la Directriz CN-003-2007, la
Administración no ha podido registrar la provisión necesaria derivada de casos legales porque el
Departamento Financiero no cuenta con la información necesaria para poder realizar los cálculos.
Asimismo, tampoco se ha registrado una provisión para las vacaciones no disfrutadas de los
empleados. De acuerdo con lo manifestado por la Administración, existe una subcomisión
nombrada por la Comisión Institucional NICSP que está trabajando este aspecto. La Contabilidad
Nacional elaboró una matriz para facilitarle a las Entidades la definición del estado de cada caso;
sin embargo, aún no hay claridad a nivel de la parte jurídica, en cuanto al momento en el cual ya
puede abrirse una cuenta por pagar en el entendido de que existen otras instancias donde pueden
atender cada caso particular.
6
d. Reconocimiento de ingresos y gastos portal de servicios WEB
Como se indica en la nota 11, la Institución ha venido desarrollando un portal de servicios WEB, el
cual todavía no se ha concluido, sin embargo ya está generando ingresos. Dicho ingresos han venido
siendo reconocidos como tales en el estado de ingresos y gasto del periodo, y en el periodo 2013
ascendieron a ¢939.569,686.00, pero no se ha registrado la amortización correspondiente de dicho
intangible. En nuestro criterio, bajo los principios contables de realización y prudencia, se debería
haber registrado la amortización, o bien diferir el reconocimiento de los ingresos hasta el momento
que el portal estuviera concluido. La Administración ha considerado que la vida útil de este intangible
es indefinida, tomando en cuenta que seguirá en servicio, basándose en lo indicado en la NICSP 31,
que establece que cada año se valorara si la vida sigue siendo indefinida o si ha sufrido deterioro; no
obligando a la amortización fuera de esos dos conceptos, si es que técnicamente se demuestra que
efectivamente la vida es indefinida.
Opinión Calificada
En nuestra opinión, excepto por el efecto de los ajustes, si fuera necesario hacer alguno, que se
pudieran derivar de los asuntos comentados en la sección sobre las bases para la calificación de la
opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos sus
aspectos importantes, la situación financiera de la Junta Administrativa del Registro Nacional al 31
de diciembre del 2013, los resultados de sus operaciones, los flujos de efectivo y las variaciones en
el patrimonio, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las bases contables descritas
en la nota 2 a los estados financieros.
Otros Asuntos
Los estados financieros del Registro Nacional 31 de diciembre del 2012, fueron auditados por otros
contadores públicos, quienes emitieron una opinión con salvedades el día 10 de mayo del 2014, y
solo se presentan con fines informativos.
Lic. Mario Gutiérrez Herrera
San José, 23 de febrero del 2015
Contador Público Autorizado No. 1087 Exento de timbre de ¢1,000.00 de Ley No.6663
Póliza 0116-FIG 7 vence el 30 de septiembre
de 2015
Una Firma Miembro
Independiente de Moore Stephens International
Limited – Miembros en las principales
Ciudades alrededor del mundo
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
7
ESTADOS DE SITUACION FINANCIERA
Al 31 de diciembre del 2013 y 2012
(Expresado en colones costarricenses)
Notas
2013
2012
ACTIVOS
Activo Circulante
Caja y bancos
3.b
28.885.336.920,39
21.242.825.840,00
Cuentas por cobrar
4.c.d
1.627.157.667,88
451.580.623,00 Inventarios
5.e
2.850.124.459,54
3.016.287.487,00
Gastos Pagados por Anticipado
6
112.861.387,73
171.644.783,00
Total Activo Circulante
33.475.480.435,54
24.882.338.733,00
Activo No Circulante
Activos Fijos
7.f
19.990.931.849,29
17.798.123.228,71
Otros Activos
8
1.587.432.377,66
3.049.780.307,00
Total Activo No Circulante
21.578.364.226,95
20.847.903.535,71
Activos Totales 55.053.844.662,49
45.730.242.268,71
PASIVO Y PATRIMONIO
Pasivos
Retenciones por pagar
12
220.867.986,02
115.668.160,00
Gastos acumulados por pagar
13
1.024.642.688,71
787.796.423,00
Cuentas por pagar
14
614.945.762,47
539.759.860,00
Varios acreedores a corto plazo
472.925.199,68
0,00
Alquileres recibidos por adelantado
5.205.000,00
10.602.398,00
Depósitos recibidos en garantía
16
225.897.468,28
111.639.402,00
Total Pasivos
2.564.484.105,16
1.565.466.243,00
PATRIMONIO
Capital Social
17
414.244,32
414.244,32
Superavit por Donación
18
540.837.884,27
540.837.884,27
Resultados acumulados
19
53.580.937.211,88
50.163.012.468,00
Resultados No Presupuestados
19
(13.069.849.266,51)
(10.183.021.258,00)
Resultados del Periodo
20
8.447.543.866,25
-
Capitalización de Activos Fijos
19
2.989.476.617,12
2.989.476.617,12
Fideicomiso
-
654.056.070,00
Total Patrimonio
52.489.360.557,33
44.164.776.025,71
Total Pasivo y Patrimonio
55.053.844.662,49
45.730.242.268,71
Las notas son parte integral de los estados financieros
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
8
ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS
Por los años terminados al 31 de diciembre del 2013 y 2012
(Expresado en colones costarricenses)
Notas
2013
2012
INGRESOS
Ingresos Tributarios 2.h
32.788.913.503
30.186.202.989
Venta de Servicios 20
2.090.667.206
979.845.586
Multas Varias
97.129.271
2.532.721
Otros Ingresos No Tributarios
24.254.036
4.890.138
Transferencias Corrientes 19
2.388.290.519
1.699.562.784
Diferencial Cambiario
25.800.341
32.945.618
Total Ingresos
37.415.054.875
32.905.979.836
GASTOS Servicios Personales
11.216.547.817
10.305.184.199
Servicios No personales
8.030.259.583
7.291.773.392
Materiales y suministros
130.229.065
1.563.411.599
Transferencias Corrientes
5.563.406.497
6.485.220.080
Transferencias de capital
956.617.699
0
Egresos No presupuestados
1.699.076.450
0
Depreciación
1.371.373.896
1.434.289.925
Total Gastos
28.967.511.007
27.079.879.195
Resultado del Año
8.447.543.866
5.826.100.641
Las notas son parte integral de los estados financieros
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
9
Saldo al 31 de Diciembre 2011 414.244 2.989.476.617 540.837.884 44.126.566.224 10.199.839.424 - 611.077.804 38.068.533.349
Resultados No presupuestarios 0 0 0 16.818.166 0 16.818.166
Resultado del Periodo 0 0 0 5.826.100.641 0 0 5.826.100.641
Superávit por Donacion 0 0 0 0 0 0 0
Fideicomiso de Vivienda 0 0 0 0 0 42.978.266 42.978.266
Ajuste de superavit acumulado. 0 0 0 0 0 0 0
Aumento en Superavit Acumulado
0 0 0 36.710.772.467 0 0
36.710.772.467
Disminucion en Superavit Acumulado
0 0 0 (36.500.426.864) 0 0
36.500.426.864 -
Saldo al 31 de Diciembre 2012 414.244 2.989.476.617 540.837.884 50.163.012.468 (10.183.021.258) 654.056.070 44.164.776.025
Resultados No presupuestarios 0 0 0 0 0 0 0
Resultado del Periodo 0 0 0 8.447.543.866 0 0 8.447.543.866
Superávit por Donacion 0 0 0 0 0 0 0
Fideicomiso de Vivienda 0 0 0 0 0 - 654.056.070 654.056.070 -
Ajuste de superavit acumulado. 0 0 0 531.096.736 0 0 531.096.736
Aumento en Superavit Acumulado
0 0 0 0 0 0 0
Disminucion en Superavit Acumulado 0 0 0 0 0 0 0
Saldo al 31 de Diciembre 2013 414.244 2.989.476.617 540.837.884 59.141.653.071 - 10.183.021.258 0 52.489.360.558
Las notas a los estados financieros son parte integral de los estados financieros
ESTADOS DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Por los años terminados al 31 Diciembre 2013 y 2012
(Expresados en colones costarricenses
Total Capital Social Capitalizacion
Bienes Duraderos
Superavit por
Donacion
Superávit (Déficit)
Acumulado
Resultados No
presupuestados Fideicomiso
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
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ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO Por los años terminados al 31 Diciembre 2013 y 2012
(Expresado en colones costarricenses)
2013
2012
ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
Entradas de efectivo
Cobro de Ingresos Tributarios 29.639.443.451
27.406.310.837
Venta de Bienes y Servicios 97.551.820
581.805.198
Intereses, Multas y Sanciones Cobradas 96.031.829
3.403.540
Transferencias Corrientes Recibidas 3.407.432.166
2.137.821.253
Otros Cobros 1.791.356.179
1.155.421.327
Diferencias de Tipo de Cambio 36.585.167
32.062
Total entradas de efectivo 35.068.400.612
31.284.794.216
Salidas de Efectivo
Pago de Remuneraciones 11.167.122.429
10.463.772.471
Pago a Proveedores y Acreedores 11.233.212.037
9.444.694.973
Transferencias Corrientes Entregadas 4.747.031.999
4.944.574.782
Diferencias de Tipo de Cambio 49.163.767
27.808.223
Total Salidas de Efectivo 27.196.530.232
24.880.850.449
Total de efectivo generado por actividades de operación
7.871.870.380
6.403.943.767
ACTIVIDADES DE INVERSION
Salidas de Efectivo
Compra de Maquinaria, Equipo y Mobiliario 929.300
-
Pago de Construcciones, Adiciones y Mejoras 135.992.166
743.479.584
Otros 231.644.158
771.126.165
Total Salida de Efectivo 368.565.624
1.514.605.748
Total efectivo utilizado en actividades de inversión (368.565.624)
(1.514.605.748)
ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
Entradas de Efectivo
Otros 357.031.356
122.479.612
Total Entradas de Efectivo 357.031.356
122.479.612
Salidas de Efectivo
Otros 217.825.034
80.776.102
Total Salidas de Efectivo 217.825.034
80.776.102
Total efectivo utilizado en las actividades de financiamiento
139.206.322
41.703.511
Total Entradas / Salidas Netas en Efectivo 7.642.511.079 4.931.041.529
Más: Saldo inicial de Caja 21.242.825.842
16.311.784.312
Igual: Saldo final de Caja 28.885.336.921
21.210.796.166
Saldo de la caja final 28.885.336.921
21.210.796.166
Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
11
NORMAS GENERALES POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES
NOTA NO. 1 NORMA GENERAL DE REVELACIONES
1.1 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN
La Junta Administrativa del Registro Nacional es un Órgano de Desconcentración Máxima del Ministerio de
Justicia y Paz.
Está dirigido por una Junta Administrativa la cual está integrada por siete miembros:
El (la) Ministro (a) de Justicia, quien la preside,
Un notario (a) en ejercicio de reconocida experiencia, nombrado (a) por el Ministerio de Justicia y
Gracia,
El (la) Director (a) Nacional de Notariado
Un (a) representante de la Procuraduría General de la República,
Un (a) representante del Colegio de Abogados de Costa Rica,
Un (a) representante del Colegio de Ingenieros y Topógrafos; y
Un (a) representante del Instituto Costarricense de Derecho Notarial.
El Ente fiscalizador del Registro Nacional es la Contraloría General de la República; sin embargo, la
Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y el Ministerio de Planificación y Política Económica,
deben autorizar aspectos presupuestarios y estructurales que la normativa vigente les ha concedido.
La Contabilidad Nacional es el Ente Rector, por Ley, de las contabilidades gubernamentales y ha
establecido obligatorio el uso de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público a partir
del 01 de enero del 2012, según lo indica el Decreto Ejecutivo Núm. 34918-H del 19 de noviembre de 2008,
En La Gaceta N° 25 del viernes 3 de febrero de 2012, fue publicado el Decreto N° 36961-H, por medio del
cual se amplía el plazo para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector
Público (NICSP), que será hasta el 31 de diciembre del año 2015, ya que a partir de enero del año 2016,
todas las instituciones sujetas a su alcance, deberán realizar sus procesos contables con base en las
NICSP y el nuevo Plan General de Contabilidad Nacional.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
12
1.2 DOMICILIO
Las oficinas centrales del Registro Nacional están ubicadas en el Cantón Curridabat de la Provincia de San
José frente a PriceSmart, 300 metros al este de la Iglesia Católica de Zapote y cuenta con oficinas
regionales en: Alajuela, San Carlos, Puntarenas, Liberia, Limón, Pérez Zeledón estas oficinas operan en los
edificios del Banco de Costa Rica y la oficina de Paseo Colón.
1.3 LEY DE CREACIÓN
El Registro Nacional fue creado por la Ley Núm. 5695 del 28 de mayo de 1975, reformada por las Leyes
Núm. 5950 del 27 de octubre de 1976, la Núm. 6934 del 28 de noviembre de 1983, la Núm. 8710 del 03 de
febrero de 2009, la Núm. 8823 del 05 de mayo de 2010 y la Núm. 7764 del 22 de mayo de 1998 (Código
Notarial).
El artículo 1 de la Ley 5695 del 28-05-75, indica lo siguiente:
“Créase el Registro Nacional, dependiente del Ministerio de Justicia, el cual integrará bajo un solo organismo los registros y dependencias que señala el artículo siguiente. Sus fines serán: unificar criterios en materia de registro, coordinar las funciones, facilitar los trámites a los usuarios, agilizar las labores y mejorar las técnicas de inscripción; para todo lo cual se modernizarán los sistemas.” (Así reformado por el artículo 1 de la Ley No.
6934, del 28 de noviembre de 1983.)
El artículo 2 de la misma Ley, señala lo que a continuación se detalla:
“Artículo 2.- Forman el Registro Nacional, además de las dependencias que se adscriban por otras leyes, las siguientes:
a) El Registro Inmobiliario, que comprende: propiedad inmueble, hipotecas, cédulas hipotecarias, propiedad en condominio, concesiones de zona marítimo-terrestre, concesiones del golfo de Papagayo, registro de marinas turísticas y Catastro Nacional.
b) El Registro de Personas Jurídicas, que comprende: mercantil, personas, asociaciones civiles, medios de difusión y agencias de publicidad y asociaciones deportivas.
c) El Registro de Bienes Muebles, que comprende: vehículos automotores, aeronaves, prendas y buques.
d) El Registro de la Propiedad Intelectual, que comprende:
i) El Registro de la Propiedad Intelectual: patentes de invención, modelos de utilidad, dibujos y modelos industriales, marcas y signos distintivos, denominaciones de origen e indicaciones geográficas, trazados de circuitos integrados y marcas de ganado.
ii) El Registro de Derechos de Autor y Derechos Conexos.
Así mismo se establecen las siguientes dos modificaciones a la estructura del Registro Nacional:
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
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Mediante Ley N° 8710 se crea el Registro Inmobiliario que comprende: propiedad inmueble,
hipotecas, cédulas hipotecarias, propiedad en condominio, concesiones de zona marítimo-terrestre,
concesiones del Golfo de Papagayo, registro de marinas turísticas y el Catastro Nacional.
Mediante Ley N° 8905, se establece el Instituto Geográfico Nacional, como una dependencia del
Registro Nacional y que la Junta Administrativa del Registro Nacional administrará el presupuesto
del Instituto, suscribirá los contratos y convenios necesarios para el ejercicio de sus funciones.
Asimismo, se establece que el Instituto Geográfico Nacional será la dependencia científica y técnica
rectora de la cartografía nacional, destinada a la ejecución del Mapa básico oficial y la Descripción
básica geográfica de la República de Costa Rica y a los estudios, las investigaciones o labores y el
desarrollo de políticas nacionales de carácter cartográfico, geográfico, geodésico, geofísico y de
índole similar que tenga relación con dichas obras, con el fin de apoyar los procesos de
planificación.
1.4 OBJETIVOS:
Contar con un proceso de calificación registral eficiente y seguro.
Establecer un programa permanente para el desarrollo personal, laboral y motivacional de los
funcionarios.
Administrar eficientemente los recursos financieros de la institución.
Respaldar los procesos sustantivos y de apoyo mediante el uso de tecnologías de información
idóneas.
Mantener una adecuada información hacia los usuarios internos y externos sobre el quehacer
institucional.
Mantener en óptimas condiciones la infraestructura física del Registro Nacional.
Alcanzar niveles de excelencia en cuanto a trato y producto final en la prestación de los servicios
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NOTA NO. 2 PRINCIPIOS, POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
2.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES AL SECTOR PÚBLICO
2.1.1 BASE CONTABLE
Los estados financieros se elaboran utilizando la base contable de devengo o acumulativa, excepto en lo
que concierne a la siguiente información:
El Flujo de efectivo
La Ejecución presupuestaria
Los viáticos
La estimación para incobrables, hasta que Asesoría Jurídica responda oficio enviado para
considerar si debemos realizar este registro.
La Provisión de vacaciones (no se ha registrado por cuanto se le solicitó orientación a la
Contabilidad Nacional para establecer el método que permita realizar los cálculos respectivos
debido a que la cantidad de vacaciones asignadas a los funcionarios es variable: 15, 20 y 30 días.
la NICSP 19 Provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes establece:
Una entidad que prepare y presente sus estados financieros sobre la base contable de acumulación
(o devengo), debería aplicar esta Norma al contabilizar sus provisiones, pasivos contingentes y
activos contingentes, con excepción de:
“Aquellos que provengan de los beneficios sociales de los trabajadores, excepto beneficios por cese surgidos como consecuencia de una reestructuración según lo estipulado en esta Norma”
La Provisiónde contingentes
Aquellos aspectos que no fueron conocidos oportunamente por la Contabilidad
Existe una observación de la Contraloría General de la República con respecto al registro del “Timbre del
Registro Nacional” debido a que ellos consideran que el devengo en este ingreso se da cuando el Registro
Nacional presta el servicio; sin embargo, ese rubro representa un “Tributo” o “Arancel” tal y como lo indica
la Ley, y de conformidad con criterio vertido por el Departamento de Asesoría Jurídica, el hecho generador
se presenta al momento en el cual el usuario paga dicho tributo por lo que aplicamos lo que al respecto
indica la NICSP 23.
2.1.2 REGISTROS CONTABLES
Tal y como lo indica la Directriz CN-001-2006, todas las operaciones se registran bajo el criterio de partida
doble.
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2.1.3 NEGOCIO EN MARCHA
Se tiene establecido por Ley, que el Registro Nacional continúe prestando sus servicios indefinidamente.
2.1.4 ENTE CONTABLE PÚBLICO
El Registro Nacional es un Ente que administra y custodia fondos públicos.
2.1.5 PERÍODO CONTABLE
El período contable de la Junta Administrativa Registro Nacional para medir y analizar los resultados
presupuestarios y patrimoniales de su gestión, inicia el 01 de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada
año.
2.1.6 UNIDAD DE MEDIDA
Tal y como lo ordena la Directriz CN-004-2007, emitida por la Contabilidad Nacional, Ente Rector de la
materia Contable, según lo define la Ley 8131, la unidad de medida es “El Colón”, por ser la moneda de
curso legal en nuestro país. Es la unidad monetaria que se utiliza en el Registro Nacional para valorar las
operaciones económicas, presupuestales, financieras y patrimoniales. Cuando existan transacciones en
monedas de otros países, la contabilización se efectúa al valor del tipo de cambio oficial de las monedas
contratadas con respecto al colón. Cualquier variación representa un gasto o un ingreso, según corresponda
2.1.7 FIRMA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
De conformidad con la Directriz CN-003-2005, en el Registro Nacional están autorizados para firmar los
Estados Financieros enviados a Contabilidad Nacional, los siguientes funcionarios:
Maricel Moncada Rugama, Jefa Contable o; en su lugar, Grettel Quesada Cruz, Analista Contable
Dagoberto Sibaja Morales, Director General o; en su lugar, Luis Amado Jiménez Sancho,
Subdirector del Registro Nacional
2.1.8 DE LA CREACIÓN DE LAS CUENTAS: PROVISIONES Y PROVISIÓN PARA PASIVOS
CONTINGENTES
No se ha podido registrar la provisión para contingentes porque el Departamento Financiero no cuenta con
la información necesaria para poder realizar los cálculos (Directriz CN-003-2007). El oficio DJARN-13-470-
2011 emitido por el Departamento de Asesoría Jurídica del Registro Nacional el 07 de abril del 2011, cita lo
siguiente:
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“Por otra parte, en cuanto al detalle de Evaluación de la probabilidad de un resultado desfavorable, así como un estimado del monto de la pérdida o ganancia potencial, debemos manifestar que tal información es de carácter sumamente sensible e implica un serio grado de responsabilidad, que con vista de las funciones que ejecutamos escapa de nuestra competencia, en tanto lo solicitado resulta un dato incierto y por ende es muy difícil de determinar, en virtud de que depende del modo de administrar justicia por parte del Juzgador, al momento de valorar y resolver cada caso en concreto.”
El Departamento de Asesoría Jurídica envía la información en la matriz emitida por la Contabilidad Nacional; sin embargo, la misma cuenta con errores de interpretación lo que nos impidió aplicar los registros contables pertinentes y solamente se citan en las notas a los Estados Financieros.
2.2 POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
2.2.1 SISTEMA CONTABLE
De acuerdo con lo dispuesto por Contabilidad Nacional, desde 1998 debió llevarse la contabilidad con base
devengo o acumulativa y no la mixta que se utilizaba en el Registro Nacional. A partir del 2005 se inició con
esta base la cual se ha ido acogiendo poco a poco. Este cambio no se había realizado anteriormente
porque son muchos los controles que deben llevarse y el personal que existe en este Equipo de Trabajo es
insuficiente para manejarlo. Aprovechando que el Sistema Automatizado SIFA nos ha ayudado a minimizar
los tiempos de registro y con la ayuda de tiempo extraordinario, se ha podido ir asumiendo el cambio. El
hecho de que algunos registros auxiliares estén fuera de Financiero y la falta de recurso humano suficiente
y competente, complica el tratamiento que debe dársele a algunos registros. Esto representa una seria
limitación a los resultados mostrados en los Estados Financieros, situación que debe ser solucionada por la
Administración, lo antes posible.
Por medio del Decreto 34460-H del 14 de febrero de 2008, la Contabilidad Nacional vuelve a establecer los
Principios de Contabilidad dirigidos al Sector Público como de uso obligatorio mientras se consolidan las
Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, ya que la implementación de las mismas
requieren de tiempo y ajustes que no pueden realizarse en el corto plazo. Mediante el artículo 7 del Decreto
Ejecutivo Nº 34918-H, se estableció que, a partir de la publicación de este Decreto Ejecutivo, las
instituciones incluidas en su alcance, deberán iniciar el ajuste necesario en sus sistemas y registros
contables, para la adopción e implementación de las NICSP publicadas en español por el International
Federation of Accountants –IFAC- (Federación Internacional de Contadores). Este proceso iniciará con
implementaciones parciales a partir del 02 de enero del 2010 para que a partir del 02 de enero del 2012, sin
excepción, y en forma general, se inicie con la definitiva aplicación.
En La Gaceta N° 25 del viernes 3 de febrero de 2012, fue publicado el Decreto N° 36961-H, por medio del cual se amplía el plazo para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), que será hasta el 31 de diciembre del año 2015, ya que a partir de enero del año 2016, todas las instituciones sujetas a su alcance, deberán realizar sus procesos contables con base en las NICSP y el nuevo Plan General de Contabilidad Nacional.
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Para que podamos cumplir con estas disposiciones, el Registro Nacional deberá de dotar de suficientes
recursos humanos, tecnológicos y de capacitación a las áreas involucradas. Por medio del oficio DGRN-
1528-2008 del 17 de octubre del 2008, la Dirección General nombró la Comisión Institucional que
Implementará la Aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público; así
mismo, deberá tener todos los rubros que componen los Estados Financieros, totalmente depurados y
llevados con la base devengo o acumulativa en el 100% de sus registros, a partir del 01 de enero del 2016
según lo indica el nuevo decreto.
2.2.2 INFORMACIÓN A PRESENTAR
De acuerdo con lo establecido en la Directriz CN-001-2004y su complementaria CN-003-2005, los Estados
Financieros (así como los cuadros auxiliares, sus anexos y las notas a los mismos), se presentan a la
Contabilidad Nacional cada trimestre en los formatos por ellos establecidos.
2.2.3 CAJA Y BANCOS
El monto de la caja chica está definido por medio del Acuerdo de la Junta Administrativa del Registro
Nacional Núm. J.381 de la sesión ordinaria Núm. 36-2005 del 14 de diciembre del 2005, publicado en La
Gaceta del 4 de noviembre del 2005. El fondo total aprobado es por ¢3.000.000,00, distribuidos de la
siguiente manera:
¢ 2.100.000,00 en cuenta corriente del Banco de Costa Rica (Núm. 204720-9)
¢ 900.000,00 en efectivo
Las cuentas corrientes que tiene el Registro Nacional están en el Banco de Costa Rica. Además, existen
recursos depositados en la caja única del Estado (Tesorería Nacional).
El funcionamiento de la caja única del Estado, se rige por medio de lo dictado en:
1. La Ley Núm. 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos, que dice:
“Artículo 43: Ejecución de transferencias presupuestarias: Los recursos que se asignen como transferencias presupuestarias, tanto a favor de sujetos de derecho público como de derecho privado, se mantendrán en la caja única del Estado y serán girados a sus destinatarios conforme a la programación financiera que realice el Ministerio de Hacienda, con base en la programación que le presenten los respectivos destinatarios y la disponibilidad de recursos del estado”
“Artículo66-CajaÚnica: Todos los ingresos que perciba el Gobierno, entendido este como los órganos y entes incluidos en los incisos a y b del artículo 1 de esta ley, cualquiera que sea la fuente, formarán parte de un fondo único a cargo de la Tesorería Nacional. Para administrarlos, podrá disponer la apertura de una o varias cuentas en colones u otra moneda.”
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2. El Decreto Núm. 33950-H Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única que indica:
“Artículo 9°- Naturaleza contable de las cuentas. Los saldos existentes en las Cuentas de Caja Única pertenecerán a la respectiva entidad participante....”
“Artículo 10°-Asignación de cuentas. Todos los participantes tendrán una Cuenta de Caja Única en colones. Adicionalmente, en caso de que sus ingresos fuesen percibidos en dólares o en euros, podrán tener una Cuenta de Caja Única en la respectiva moneda. Si por alguna razón justificada la entidad participante requiere de una o más cuentas adicionales, la misma deberá ser solicitada a la Tesorería Nacional con su debida justificación quedando esta última en potestad de aprobarlo, rechazar la solicitud realizada.”
Los ingresos que se reciben en la caja de Tesorería del Registro Nacional deben ser depositados a más
tardar el día siguiente hábil a su recepción en las cuentas corrientes del Registro Nacional, según su
concepto.
El Registro Nacional posee las siguientes cuentas corrientes cuyos recursos no pueden ser utilizados por
la Institución ya que son específicos de terceros.
La cuenta 115100-2 del Banco de Costa Rica en colones es utilizada únicamente para la custodia
y devolución de garantías de participación y cumplimiento de los proveedores que participan en
las diferentes licitaciones y contrataciones promovidas por el Registro Nacional
La cuenta 236801-3 del Banco de Costa Rica en colones es solamente para mantener la
administración y custodia de las garantías por concepto de medidas cautelares, estas garantías
obedecen a la Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual
N°8039 de octubre 2000.
La cuenta 280793-9 del Banco de Costa Rica en dólares, funciona como receptora y giradora a fin
de realizar la tramitación y eventual inscripción de solicitudes es solamente para Indicaciones
Geográficas y Denominaciones de Origen además de la realización de examen de fondo y/o
Informes Técnicos correspondientes a Patentes de Invención, Modelos de Utilidad y Diseños y
Diseños de Industriales, tramitados en el Registro Nacional.
2.2.4 CUENTAS POR COBRAR
La Ley 7509 obliga a las Municipalidades del país a transferirle al Registro Nacional el 3% de lo que
recauden del Impuesto de Bienes Inmuebles, de ahí se originan la mayoría de estas cuentas por cobrar.
. Los ejercicios de confirmación de saldos realizados a los Gobiernos Locales, han permitido conciliar un
97% de las cuentas por cobrar que tienen su origen en la citada Ley. Sin embargo se ha podido detectar
que algunas de las Municipalidades aun no manejan registros con base en devengo, lo que imposibilita
obtener información veraz y confiable para efectos de comparación entre nuestras cuentas por cobrar y sus
cuentas por pagar. (Directriz CN-005-2010 y CN-01-2005).
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Además existen cuentas por cobrar de las entidades que han suscrito el convenio para el suministro y
utilización a través del portal digital de los Servicios derivados de la base de datos del Registro Nacional.
De la Ley 9024 Impuesto a las Sociedades, la cual administra la institución se ha creado una cuenta por
cobrar del 2% sobre el total recaudado correspondiente a la comisión.
2.2.5 EXISTENCIAS
2.2.5.1 INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
El registro auxiliar del inventario de materiales y suministros es llevado por la Proveeduría, así como la
custodia de la mercadería que está en la Bodega General.
De acuerdo con lo que indica la DIRECTRIZ CN-002-2007:
Se registran por el método de valuación del “Promedio Ponderado” (Directriz CN-002-2007)
Se manejan por el sistema de inventario “Perpetuo”
Se aplican inventarios físicos aleatorios mensualmente. Se aplica una toma física del inventario
total al año
Se tienen realizadas las conciliaciones entre los registros mayores y auxiliares; sin embargo, la conciliación
con SIBINET está aplicada al 75% según información recibida de la oficina correspondiente (Sección de
Bienes del Registro Nacional) con lo que se demuestra que se cumple parcialmente con la Directriz CN-
001-2010
A la fecha no se tienen registrados arrendamientos financieros (Directriz CN-003-2010)
Se contrató a la empresa DCC Contabilidad y Consultoría para realizar la toma física de todos los
inventarios del Registro Nacional, trabajo que inicio en el presente mes; dentro de la contratación también
se incluyó la conciliación entre mayores y auxiliares para igualar saldos.
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2.2.6 CUENTAS POR PAGAR
El Registro Nacional, a la fecha de estos Estados Financieros no posee deuda pública (Directriz CN-01-
2005), Contabilidad no cuenta con la información que le permita indicar lo contrario.
Se tiene como política anular a los tres meses de emitidos, los cheques que se encuentran en cartera, los
cuales se trasladan a esta cuenta (medida de control interno).
Se registran como cuentas por pagar las entradas a la Bodega General de activos fijos y materiales y
suministros, los cuales se cancelan con el registro del pago (cheque o transferencia).
Se han realizado labores para confirmar saldos; se depuró el registro auxiliar y se logró conciliar al 100%
(Directriz CN-005-2010 y CN-01-2005)
De conformidad con la Ley 174 del 21-09-1948, el Decreto 24775-H del 23-11-1995 y la Ley 7293 del 31-03-
1992, el Registro Nacional se encuentra exenta del pago de impuestos de venta. De conformidad con el
artículo 3 de la Ley del Impuesto sobre la Renta Núm. 7092 y el artículo 6 de su reglamento, esta
Institución también se encuentra exenta del pago del impuesto sobre la renta.
Se registra como cuentas por pagar los depósitos que se reciben con relación a la Ley 9024 (Impuesto a
Personas Jurídicas).
Sin embargo, el Registro Nacional paga renta sobre el Fideicomiso de Vivienda que tiene en el Banco de
Costa Rica.
2.2.7 INGRESOS
Los ingresos incluidos en el presupuesto del Registro Nacional se detallan seguidamente:
a. El timbre del Registro Nacional es el ingreso más fuerte que recibe la Institución y se encuentra
contemplado en las Leyes: Núm. 4564 del 29-04-70; Núm. 5695 del 28-05-75; Núm. 5930, Núm. 6545 del
25-03-81; Núm. 6575 de marzo 1981 y la Núm. 6867 del 25-04-83. Se clasifica como “Ingresos tributarios“,
ya que de acuerdo con la ley, son “aranceles” (tributos).
Según lo establecido en la Ley Núm. 5790, en el artículo 3°, la institución concedía al banco, una comisión
del 6% así como un descuento por el mismo porcentaje a los usuarios en la adquisición mayor de cincuenta
colones. En el año 2010 se firmó el “Convenio de Comisión y Comodato entre la Junta Administrativa del
Registro Nacional y el Banco de Costa Rica” el cual, en su cláusula quinta indica que se modifica el
porcentaje la comisión a un 5% (a partir del 9/6/2010) sobre el monto correspondiente a las ventas que se
realicen, indicando así mismo que el porcentaje no podrá ser modificado durante la vigencia del convenio.
(Tres años a partir de su firma), a partir del 9/6/2013 el porcentaje de comisión del convenio cambio a un
4.5%.
b. Ingreso por Impuesto a las Personas Jurídicas: a partir del 1 de abril del 2012, de acuerdo al
artículo 1° de la Ley 9024 “….establéese un impuesto sobre todas las sociedades mercantiles, así
como a toda sucursal de una sociedad extranjera o su representante y empresas individuales de
responsabilidad limitada que se encuentren inscritas o que en adelante se inscriban en el Registro
Nacional”
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Anualmente se pagará una tarifa como se indica en el artículo 3°
a) Sociedades mercantiles, sucursal de una sociedad extranjera o su representante y empresas
individuales de responsabilidad limitada, que se encuentren activas ante la autoridad tributaria,
pagarán un importe equivalente a un cincuenta por ciento (50%) de un salario base mensual,
según el artículo 2 de la Ley N. ° 7337, de 5 de mayo de 1993.
b) Sociedades mercantiles, sucursal de una sociedad extranjera o su representante y empresas
individuales de responsabilidad limitada que no realicen actividades comerciales y se encuentren
inactivas ante la autoridad tributaria, pagarán un importe equivalente a un veinticinco por ciento
(25%) de un salario base mensual, según el artículo 2 de la Ley N.° 7337, de 5 de mayo de 1993.
Con respecto al destino del impuesto en el artículo 11° se indica: que un 5% de la recaudación total de este
impuesto será asignado al Ministerio de Justicia y Paz para financiar la adecuada administración, gestión,
fiscalización y recaudación del impuesto por parte del Registro Nacional y para apoyar el financiamiento de
la Dirección General de Adaptación Social y un 95% de la recaudación total de este impuesto será asignado
al Ministerio de Seguridad Pública para que sea invertido en sus programas de seguridad ciudadana y
combate a la delincuencia. En diciembre 2012, el Gobierno Central depositó en la cuenta 001-85472-7 del
Registro Nacional un 2.1857% del monto total presupuestado de Impuesto a las Personas Jurídicas para el
ejercicio económico del 2012.
c. Alquiler de edificios e instalaciones
d. Alquiler de apartados
e. Transferencias corrientes realizadas por Municipalidades - Ley Núm. 7509.
Estos ingresos se registran con base en “devengo”; se registran en el período en el que ocurren. Si por
alguna razón, al cierre del período queda pendiente algún ingreso, éste se registra en el período en el cual
se tuvo conocimiento pero afectando la cuenta “Resultados Acumulados”. Esta situación ocasiona que se
reflejen diferencias entre los registros contables y los presupuestarios. Así mismo, cuando se presentan
devoluciones de derechos cuyo ingreso se recibió en períodos anteriores, dicha devolución se aplica a esa
misma cuenta (Resultados acumulados).
2.2.8 EGRESOS
Para cumplir con la base de registro del “devengo” o “acumulativa”, los egresos se identifican con los
ingresos que los originan, independientemente de la fecha en la que se pagan, siguiendo este principio, los
egresos de períodos anteriores que por alguna razón hayan quedado pendientes de pago o de contabilizar,
cuyo registro no se aplicó al finalizar el período contable, se afectan a “Resultados Acumulados”. Esta
situación ocasiona que se reflejen diferencias entre los registros contables y los presupuestarios.
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2.2.9 DONACIONES
El Registro Nacional está autorizada para recibir y entregar donaciones de conformidad con el artículo 9 de
su Ley de Creación Núm. 5695 del 28 de mayo de 1975.
Al respecto, debe atenderse lo que indica la Circular CN-003-2009 “Procedimiento de registro contable
de los ingresos por donaciones y regalos en especie y registro de activos”.
Yo, Maricela Moncada Rúgame, cédula de identidad 6-0155-0312, casada, vecina de San Sebastián,
en mi condición de Contadora del Registro Nacional (CPI #5525 y CPA #3798), doy fe de que conozco
todas las Directrices aquí enunciadas y que hago mención de las que se cumplen.
______________________
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BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION
NOTA NO. 3 CAJA Y BANCOS
Las cuentas de efectivo y equivalentes de efectivo están compuestos de la siguiente manera:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre,2012 Variación
CAJA Y BANCOS:
Ingresos por depositar ₡301,500.00 ₡425,000.00 (₡123,500.00)
Fondo de cambio-Caja recep ₡100,000.00 ₡100,000.00 ₡0.00
Caja chica (Tesorería) ₡900,000.00 ₡900,000.00 ₡0.00
Bancos ₡28,884,035,420.39 ₡21,241,400,841.08 ₡7 ,642,634,57 9.31
T OT AL ₡28,885,336,920.39 ₡21,242,825,841.08 ₡7 ,642,511,07 9.31
Las cuentas corrientes del Registro Nacional, en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional, para
Diciembre 2013 y 2012 respectivamente, se detallan a continuación:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
BANCOS;
8547 2-7 Junta Administrativa
Registro Nacional
₡697 ,37 6,87 8.01 ₡7 51,07 7 ,900.21 (₡53,7 01,022.20)
115100-2 Depósitos en garantía
(participación y cumplimiento)
₡4,099,67 5.80 ₡88,528.00 ₡4,011,147 .80
2047 20-9 Caja chica ₡2,100,000.00 ₡2,100,000.00 ₡0.00
211158-6 Municipalidades ₡33,646,984.87 ₡47 ,046,7 95.28 (₡13,399,810.41)
214868-4 Propiedad Intelectual$ ₡0.00 ₡228,054.63 (₡228,054.63)
236801-3 Medida cautelar -
Propiedad Intel.
₡10,000,000.00 ₡10,000,000.00 ₡0.00
46116400268001 - Tarjeta para
compra de combustible
₡10,896,544.38 ₡7 ,37 5,826.15 ₡3,520,7 18.23
0265121-1 Propiedad Industrial
($)
₡13,07 1,7 67 .29 ₡10,235,081.15 ₡2,836,686.14
001-27 6183-1 Portal Serv Digi ₡1 ,7 57 ,603.31 ₡13,823,986.31 (₡12,066,383.00)
001-2807 93-9 Indic. Geogra y
Denom Orig
₡3,429,17 3.40 ₡2,422,447 .20 ₡1 ,006,7 26.20
7 3900011233 - Tesorería
Nacional
₡26,597 ,7 37 ,7 66.17 ₡19,265,653,109.62 ₡7 ,332,084,656.55
7 391117 8421416061 ($) -
Tesorería Nacional
₡1 ,509,919,027 .16 ₡1 ,131,349,112.53 ₡37 8,569,914.63
T OT AL ₡28,884,035,420.39 ₡21,241,400,841.08 ₡7 ,642,634,57 9.31
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La cuenta 85472-7 del Banco de Costa Rica en colones, recauda todos los Ingresos del Registro Nacional y además es giradora cuando el pago debe hacerse por medio de cheque o transferencia. Firma autorizada: Los Miembros de la Junta en forma mancomunada.
La cuenta 115100-2 del Banco de Costa Rica en colones es utilizada únicamente para garantías de participación y cumplimiento, para los proveedores que realizan depósitos con el objetivo de participar en las diferentes contrataciones de bienes y servicios que realiza el Registro Nacional. No son recursos de la Institución. Firma autorizada: delegadas a la Administración en forma mancomunada.
La cuenta 204720-9 del Banco de Costa Rica en colones, se utiliza únicamente para movimientos de caja chica; es receptora y giradora. Firma autorizada: delegada en la Administración en forma mancomunada.
La cuenta 211158-6 del Banco de Costa Rica en colones, es únicamente receptora de lo que transfieren las Municipalidades según lo que establece la Ley 7509. Periódicamente se trasladan recursos de esta cuenta a la cuenta del Registro Nacional en la Tesorería Nacional. Firma autorizada: delegada en la Administración en forma mancomunada.
La cuenta 236801-3 del Banco de Costa Rica en colones es solamente para medidas cautelares. No son recursos de esta Institución. Se incluyen en esta cuenta los depósitos que realizan por medidas cautelares antes de iniciar un proceso por infracción de un derecho de Propiedad Intelectual, durante su transcurso o, en la fase de ejecución que obedecen a la Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual 8039 de octubre del 2002. Es receptora y giradora. Firma autorizada: delegadas en la Administración en forma mancomunada.
La cuenta 46116400268001 es una cuenta de tarjetas de débito en colones, del Banco de Costa Rica que se utiliza para que los operadores de equipo móvil doten de combustible a los vehículos del Registro Nacional.
La cuenta 265121-1 del Banco de Costa Rica en dólares es recaudadora de tasas de Derecho de Propiedad Industrial y otros ingresos del Registro Nacional y además giradora Firmas autorizadas: los Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional en forma mancomunada. Se debe revelar que muchos de los documentos registrados en esta cuenta se aplicaron con el estado de cuenta del Banco de Costa Rica ya que no hemos recibido esos documentos. El registro se hizo valorando la importancia del mismo atendiendo la característica de oportunidad que deben mostrar los Estados Financieros.
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La cuenta 276183-1 del Banco de Costa Rica, es una cuenta recaudadora de los derechos que pagan los usuarios por Internet (portal de servicios del Registro Nacional) y además giradora. Firmas autorizadas: los Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional en forma mancomunada.
La cuenta 280793-9 del Banco de Costa Rica, es una cuenta abierta para que los usuarios realicen los depósitos en dólares que se utilizarán en contratar especialistas para avalúo de las Indicaciones Geográficas y las Denominaciones de Origen que regula el Registro de la Propiedad Intelectual (Depósitos recibidos en garantía). No son recursos de la Institución. Firmas autorizadas: delegadas en la Administración en forma mancomunada.
La cuenta 73900011233 de la Tesorería Nacional en colones, es solamente giradora para transferencias de SINPE. Firmas autorizadas: delegadas en la Administración en forma mancomunada.
La cuenta 73911178421416061 de la Tesorería Nacional en dólares es solamente giradora para transferencias de SINPE de los ingresos en dólares de la cuenta 265121-1. Firmas autorizadas: delegadas en la Administración en forma mancomunada. Es importante emitir políticas sobre la tenencia de moneda extranjera en estas cuentas por el riesgo que ello implica.
Seguidamente se muestra el comportamiento entre saldos mayores, auxiliares y el estado de cuenta
bancario:
BANCOS;
8547 2-7 Junta Administrativa Registro
Nacional 1 ,291,407 ,208.62¢ 697 ,37 6,87 8.01¢ 697 ,37 6,87 8.01¢
115100-2 Depósitos en garantía
(participación y cumplimiento)4,251,7 7 5.80¢ 4,099,67 5.80¢ 4,099,67 5.80¢
2047 20-9 Caja chica 2,912,190.00¢ 2,100,000.00¢ 2,100,000.00¢
211158-6 Municipalidades 33,646,984.87¢ 33,646,984.87¢ 33,646,984.87¢
236801-3 Medida cautelar -Propiedad
Intelectual10,000,000.00¢ 10,000,000.00¢ 10,000,000.00¢
46116400268001 - Tarjeta para compra
de combustible10,836,094.38¢ 10,896,544.38¢ 10,896,544.38¢
0265121-1 Propiedad Industrial ($) 13,07 1,7 67 .29¢ 13,07 1,7 67 .29¢ 13,07 1,7 67 .29¢
27 6183-1 Cobro de Tasas y Derechos 1,7 57 ,603.31¢ 1 ,7 57 ,603.31¢ 1 ,7 57 ,603.31¢
2807 93-9 Indic. Geogra y Denom Orig 3,429,17 3.40¢ 3,429,17 3.40¢ 3,429,17 3.40¢
7 3900011233 - Tesorería Nacional (¢) 26,597 ,7 37 ,7 66.17¢ 26,597 ,7 37 ,7 66.17¢ 26,597 ,7 37 ,7 66.17¢
7 391117 8421416061 ($) 1 ,509,919,027 .16¢ 1 ,509,919,027 .16¢ 1 ,509,919,027 .16¢
T OT AL ₡29,47 8,969,591.00 ₡28,884,035,420.39 ₡28,884,035,420.39
DET ALLE
Saldo m ostrado por
los Estados de Cuenta
Bancarios a
Diciem bre,2013
Saldo m ostrado por
los Registros
Auxiliares a
Diciem bre,2013
Saldo m ostrado por
los Estados
Financieros a
Diciem bre,2013
La diferencia que se muestra entre el registro mayor, el registro auxiliar y los estados de cuenta obedece a:
Cheques en Tránsito -¢594,994,620.61
Documentos pendientes de registro en el banco -¢120,000,00
Documentos pendientes de registro en el auxiliar -¢180,450.00
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
26
Documentos pendientes en el mayor -¢180,450.00
El BCR está adeudando un monto por intereses sobre saldos de la cuenta No.85472-7 por ¢245,741.67, y
de la cuenta No.27683-1 por ¢538,024.16, en referencia al oficio DF-RN-04-58-2013 del 12/8/2013 estos
montos no han sido cancelados a la fecha al RN. Sobre este monto no existe cuenta por cobrar ya que
estos recursos deben depositarse en la Caja Única por lo que más bien representan una cuenta por pagar
en el momento en el cual el Banco realice los depósitos respectivos.
En referencia al oficio ETRN-002-2014 del 8 de enero del 2014 enviado por el equipo de Tesorería el gasto
real de las compras efectuadas mediante caja chica para el 2013 ascendió a ¢9,196,157.22
NOTA NO. 4 CUENTAS POR COBRAR
La composición de esta cuenta, se presenta seguidamente:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
Funcionarios ₡800,987 .43 ₡5,501,061.64 (₡4,7 00,07 4.21)
Diversos ₡7 23,925,845.36 ₡17 7 ,593,662.83 ₡546,332,182.53
Municipalidades, Ley 7 509 ₡401,623,7 15.09 ₡221,409,297 .04 ₡180,214,418.05
WEB-Convenios ₡500,807 ,120.00 ₡47 ,07 6,600.00 ₡453,7 30,520.00
T OT AL ₡1,627 ,157 ,667 .88 ₡451,580,621.51 ₡1,17 5,57 7 ,046.37
La cuenta “Funcionarios” corresponde a deudas por: preavisos, infracciones vehiculares, pagos de salarios
que no corresponden, incapacidad no aplicada y otros.
El oficio DARN-329-2012 del 30-4-2012 detalla las diferencias existentes en las cuentas por cobrar
“Diversos” correspondientes a las consultas realizadas por el Gobierno Digital a través del Sistema Mer-link.
Para el período de junio 2011 a octubre 2012, para lo cual solicita emitir una resolución administrativa
Al mes de Diciembre el saldo de la cuenta por cobrar al Ministerio de Hacienda correspondiente al 2% de la
comisión de la recaudación del Impuesto a las Sociedades Ley 9024 es de ¢525,642,654.05, por los
meses de enero a Diciembre 2013. Existe una cuenta por cobrar por ¢18,573,252.00 que se registró en
diciembre 2012, debido a que el pago recibido de ¢434,656,451.07 se calculó en base al total
presupuestado ¢19,886,307,469.48 de acuerdo a la Ley 9019 Ley de Presupuesto Ordinario y
Extraordinario por concepto del Impuesto a las Personas Jurídicas Ley No.9024 para el período 2012 y no al
total recaudado en el mismo ¢22,663,448,518.19. A la fecha esa cuenta no ha sido cancelada al RN. Se
recibió un depósito de ¢200,000,000.00 de la cuenta por cobrar sobre la recaudación del 2013.
Es importante indicar que se realizan los cálculos del ingreso que corresponde al RN con el 2% para ser
conservadores y prudentes puesto que a enero del 2014 no tenemos conocimiento del porcentaje que
corresponde. La base para dicho cálculo se tomó del primer y único depósito que realizó el Gobierno
Central ene l 2012.
.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
27
Con respecto a la cuenta “Municipalidades”, actualmente están confirmando los saldos por parte del Equipo
de Tesorería.
A Diciembre 2013, la Tesorería informa que de 87 Gobiernos Locales (se incluyen Concejos de distrito) 82
tienen los saldos conciliados. Las municipalidades que presentan el saldo en rojo son: Curridabat,
Goicoechea, Pérez Zeledón, San José, Atenas, Naranjo, Palmares, San Carlos, San Ramón, Valverde
Vega, La Unión, Paraíso, Turrialba, Barba, Belén, Heredia, San Isidro, Abangares, Bagajes, Cañas,
Manaure, Nicoya, Tillarán, Buenos Aires, Cubano, Coto Blus, Esparza, Garabito, Lepanto, Monte Verde,
Osa, Parrita. Los saldos en rojo de 32 municipalidades indicadas anteriormente obedecen a que no se
cuenta con los datos de la recaudación real del IV TRIMESTRE del 2013.
La documentación respectiva se encuentra en los expedientes de cada Municipalidad que la Tesorería del
Registro Nacional mantiene en custodia.
La cuenta “WEB-Convenios corresponde a las diferentes instituciones con las cuales se tiene convenios
con respecto al portal digital. Existe una diferencia entre esta tarifa y la de la WEB que ejecuta el Banco de
Costa Rica, recursos que se deja el intermediario (¢1.000,00) por cada servicio prestado.
Se cumple parcialmente la Circular CN-001-2005, debido a que algunas Municipalidades llevan su
contabilidad con base en caja. No se cumple con la Directriz N° CN-002-2013 debido a que:
Se cuenta con el criterio de la Dirección Jurídica No. DJRN17-1302-2013. Existe una Subcomisión
(estimación para incobrables) que está trabajando para dar las conclusiones y recomendaciones
finales.
Mediante el oficio DJRN-15-1523-2012 la Dirección Jurídica indica que no se pueden declarar como
incobrables las recaudaciones efectuadas por las municipalidades por la Ley 7095 Ley de
Impuesto sobre Bienes Inmuebles, debido a que no corresponden a una deuda ordinaria; es una
obligación de las mismas transferir el dinero recaudado.
La emisión tardía de la circular. Cabe aclarar que en otras ocasiones se realizó la consulta a la
Contabilidad Nacional en relación al tema y no se obtuvo respuesta clara, la recomendación fue
realizar la consulta a Legal.
Se nombraron algunas Subcomisiones que deben encargarse entre otras cosas de:
La estimación de incobrables incluyendo el levantamiento de procedimientos
Recomendar el registro e información a registrar y/o revelar en cuanto a trámites de reclamos ante
la Caja Costarricense del Seguro Social (salarios).
NOTA NO. 5 INVENTARIOS
Se presenta a continuación el detalle de la cuenta de “Inventario Materiales y suministros”, los movimientos
reflejan los registros mayores y el total se compara con el total del registro auxiliar:
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
28
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
MAT ERIALES Y SUMINIST ROS:
Productos químicos y conexos ₡198,210,225.46 ₡202,545,857 .44 (₡4,335,631.98)
Mat y prod de uso en la const y mant ₡31,7 50,095.27 ₡38,887 ,112.43 (₡7 ,137 ,017 .16)
Herramientas, repuestos y accesorios ₡34,644,215.55 ₡31,680,432.25 ₡2,963,7 83.30
Útiles, materiales y suministros diversos ₡2,580,019,7 45.94 ₡2,7 43,17 4,085.87 (₡163,154,339.93)
Saldo de Inventario de Materiales y
Sum inistros ₡2,844,624,282.22 ₡3,016,287 ,487 .99 (₡17 1,663,205.7 7 )
(-) Saldo en el auxiliar a Diciembre 2013 ₡2,844,624,282.11 ₡3,016,535,392.02 (₡17 1,911,109.91)
DIFERENCIA ₡0.11 (₡247 ,904.03) ₡247 ,904.14
Inventario Boletas RN ₡5,500,17 7 .32 ₡0.00 ₡5,500,17 7 .32
SALDO T OT AL INVENT ARIO
EST ADOS FINANCIEROS ₡2,850,124,459.54 ₡3,016,287 ,487 .99 (₡166,163,028.45)
La diferencia corresponde a:¢0.11, ajustes por redondeo en Proveeduría.
Dentro del inventario de materiales y suministros se encontraban registradas las boletas de seguridad a su
valor de costo, En referencia al Contrato de Convenio de Comisión y Comodato entre la JARN y el BCR
firmado el 9 de junio del 2010, las mismas fueron trasladadas al BCR para que sean custodiadas y vendidas
por esta entidad, mediante acta de entrega NUM.001-2013 del día 5 de agosto del presente, debido a lo
anterior se muestra por separado del inventario de materiales y suministros en el balance.
Se nombró una subcomisión que tratará el tema de homologación entre la codificación utilizada por la
Bodega General y el Plan General Contable emitido por la Dirección General de la Contabilidad Nacional.
NOTA NO.6 PAGOS REALIZADOS POR ADELANTADO
Se clasifican aquí los gastos diferidos que se detallan seguidamente, los cuales se van amortizando
mensualmente el detalle es el siguiente:
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
29
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
PAGOS REALIZADOS POR
ADELANT ADO
Seguros: ₡7 8,832,522.13 ₡7 1,524,446.82 ₡7 ,308,07 5.31
Automóviles ₡9,241,035.00 ₡9,7 54,289.98 (₡513,254.98)
Equipo electrónico ₡27 ,237 ,7 95.00 ₡21,558,692.00 ₡5,67 9,103.00
Incendio ₡36,566,212.00 ₡35,468,400.01 ₡1 ,097 ,811.99
Responsabilidad civ il ₡3,145,455.00 ₡2,939,207 .00 ₡206,248.00
Riesgos profesionales ₡1 ,433,355.13 ₡1 ,064,17 4.95 ₡369,180.18
Marchamo ₡1 ,208,67 0.00 ₡7 39,682.88 ₡468,987 .12
Alquileres: ₡25,37 2,018.35 ₡88,508,936.17 (₡63,136,917 .82)
Licencia Top Secret ₡282,885.14 ₡9,962,895.50 (₡9,680,010.36)
Licencia Master Lex Normas ₡0.00 ₡6,87 4,582.45 (₡6,87 4,582.45)
Licencia Master Lex Jurisprudencia ₡0.00 ₡2,512,916.66 (₡2,512,916.66)
Software Update License & Support ₡0.00 ₡29,291,652.7 6 (₡29,291,652.7 6)
Licencias IBM DB2 Workgroup y otras ₡2,465,640.60 ₡10,850,425.31 (₡8,384,7 84.7 1)
Licencias Aranda (varias) ₡5,383,950.21 ₡2,646,7 34.19 ₡2,7 37 ,216.02
Equipo Telecomunicaciones Serv idores Swi ₡5,465,97 7 .57 ₡9,109,962.61 (₡3,643,985.04)
Licencia Anti X SY MC Multi-Tier Protect ₡87 1,117 .10 ₡17 ,259,7 66.69 (₡16,388,649.59)
CALL CENTER INSTITUTE ( página WEB) ₡66,666.65 ₡0.00 ₡66,666.65
Licencia Base de Datos Pat Base ₡1 ,219,168.94 ₡0.00 ₡1 ,219,168.94
Mant.Lic.ArcGis ArcViewy otras licenc ₡9,616,612.14 ₡0.00 ₡9,616,612.14
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
PAGOS REALIZADOS POR
ADELANT ADO
Suscripciones: ₡6,908,948.22 ₡9,97 5,647 .22 (₡3,066,699.00)
Grupo La Nación G.N, S.A ₡3,958,000.00 ₡3,183,800.04 ₡7 7 4,199.96
Junta Administrativa Imprenta Nacional ₡0.00 ₡4,224,600.16 (₡4,224,600.16)
Editorial La Razón ₡1 ,362,000.00 ₡1 ,248,500.00 ₡113,500.00
Sociedad Periodística Extra Ltda. ₡936,000.00 ₡811,200.00 ₡124,800.00
La Prensa Libre ₡37 4,400.00 ₡249,600.00 ₡124,800.00
Club de Investigación Tecnológica ₡164,134.7 0 ₡165,525.7 2 (₡1 ,391.02)
Periódico Semanario Universidad ₡110,000.04 ₡88,000.00 ₡22,000.04
Revista It Now ₡4,413.48 ₡4,421.30 (₡7 .82)
Varios: ₡1,7 47 ,899.03 ₡1,635,7 52.24 ₡112,146.7 9
ER/Studio Estándar y Softwre Gestion ₡1 ,7 47 ,899.03 ₡1 ,635,7 52.24 ₡112,146.7 9
T OT AL ₡112,861,387 .7 3 ₡17 1,644,7 82.45 (₡58,7 83,394.7 2)
Se han presentado diversos criterios con algunas licencias sobre las cuales, en el diccionario de
imputaciones presupuestarias aparecen clasificadas como Activos Intangibles. A nivel contable se mantiene
el criterio de que son arrendamientos operativos y se han incluido contablemente como Activos Diferidos
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
30
Debido a la similitud de cuentas entre activos diferidos e intangibles, se realizó la consulta a la Contabilidad
Nacional el pasado 6/6/2013 por medio de correo electrónico, sin embargo a la fecha no hemos recibido
respuesta.
En la conciliación que se practica entre ingresos y gastos presupuestarios y contables, dichos registros se
muestran como diferencia por el uso de bases diferentes.
Con respecto al rubro de seguros a continuación se presenta el detalle de las pólizas que paga el Registro
Nacional.
N° Póliza Descripción Periocidad Monto Asegurado
Desde Hasta
EQE-0010168-01 Equipo Electrónico 31/12/2012 31/12/2013 Anual ₡2,17 8,934,268.00
AUM-0000292-18 Vehículos 30/06/2013 31/12/2013 Semestral ₡317 ,138,457 .00
INC-07 00015-01 Incendio 31/12/2012 31/12/2013 Anual ₡17 ,013,7 20,281.00
RCG-000997 4-01 Resposabilidad Civ il General 31/12/2012 31/12/2013 Anual ₡100,000,000.00
ORT-0121448-00 Riesgos Trabajo 01/01/2013 31/12/2013 Anual ₡7 ,132,160,300.65
RGN-0000848-00 Riesgo Nombrado 31/12/2012 31/12/2013 Anual ₡443,7 31,945.00
ORT-0251894-00 Riesgo de Trabajo 01/11/2013 31/10/2014 Anual ₡55,480,000.00
RCG-0010513-02 Responsabilidad Civ il Errores y Omisiones 31/01/2013 31/01/2014 Anual ₡520,000,000.00
T otal asegurado en colones ₡27 ,7 61,165,251.65
02-01-VAG-117 -00 Viajero con asistencia en dolares 31/12/2012 31/12/2013 Anual $200.000
T otal asegurado en $$$$ $200.000
Vigencia
ACTIVO NO CORRIENTE
NOTA NO.7 TERRENOS
Los terrenos que posee Registro Nacional se listan seguidamente al valor de costo:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
T ERRENOS:
Finca 357 103 - San José ₡881,163.87 ₡881,163.87 ₡0.00
Finca 228495 - San José ₡7 ,685,000.00 ₡7 ,685,000.00 ₡0.00
Finca 114913 - San José ₡1,000,000.00 ₡1,000,000.00 ₡0.00
Finca 609384 - Curridabat ₡1,053,530,395.35 ₡1,053,530,395.35 ₡0.00
T OT AL ₡1,063,096,559.22 ₡1,063,096,559.22 ₡0.00
Los terrenos ubicados en San José, no son utilizados por el Registro Nacional; sino por el Ministerio de
Justicia y Paz de acuerdo al “Convenio para uso y disfrute de Inmuebles, propiedad de la Junta
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
31
Administrativa del Registro Nacional”; así comunicado por el Departamento de Asesoría Jurídica según
oficio DAJRN-09-510-2009.
NOTA NO.8 ACTIVOS FIJOS
Esta partida está conciliada a Noviembre 2013 sin embargo, no se han aplicado los ajustes a nivel de mayor
y auxiliar en ninguna de las cuentas que la componen, razón por la que se muestran las siguientes
diferencias entre los saldos a la fecha de cierre y los registros brutos.
A través de la contratación 2013-LA-000030-00100 adjudicada a la empresa DCC- Desarrollo
Contabilidades y Consultorías, el 18 de noviembre 2013 se inició con el levantamiento del inventario físico,
en conjunto con la Unidad de Bienes del Registro Nacional y Contabilidad. El resultado del trabajo será la
base para la conciliación, depuración y ajustes respectivos de las partidas relacionadas.
A continuación se detalla los saldos comparativos y variaciones correspondientes a diciembre:
Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
Terrenos ₡1 ,063,096,559.22 ₡1 ,063,096,559.22 ₡0.00
Maquinaria y equipo en producción ₡343,898,569.33 ₡316,406,7 7 2.29 ₡27 ,491,7 97 .04
(-) Depreciación Acumulada (₡120,293,120.29) (₡88,606,563.34) (₡31,686,556.95)
Neto ₡223,605,449.04 ₡227 ,800,208.95 (₡4,194,7 59.91)
Equipo y mobiliario de oficina ₡2,07 8,937 ,808.38 ₡1 ,87 0,342,124.82 ₡208,595,683.56
(-) Depreciación Acumulada (₡1 ,243,505,965.31) (₡1 ,087 ,17 7 ,655.38) (₡156,328,309.93)
Neto ₡835,431,843.07 ₡7 83,164,469.44 ₡52,267 ,37 3.63
Equipo de computación: ₡4,613,452,448.36 ₡4,280,544,7 97 .24 ₡332,907 ,651.12
Hardware ₡11 ,216,116,008.41 ₡10,032,044,210.54 ₡1 ,184,07 1,7 97 .87
(-) Depreciación Acumulada (₡8,113,237 ,345.53) (₡7 ,37 5,114,198.68) (₡7 38,123,146.85)
Neto ₡3,102,87 8,662.88 ₡2,656,930,011.86 ₡445,948,651.02
Software ₡2,625,498,57 3.19 ₡2,591,333,800.69 ₡34,164,7 7 2.50
(-) Depreciación Acumulada (₡1 ,114,924,7 87 .7 1) (₡967 ,7 19,015.31) (₡147 ,205,7 7 2.40)
Neto ₡1,510,57 3,7 85.48 ₡1,623,614,7 85.38 (₡113,040,999.90)
Equipo médico y de laboratorio ₡16,424,012.10 ₡4,907 ,7 65.00 ₡11 ,516,247 .10
(-) Depreciación Acumulada (₡2,238,888.13) (₡1 ,801,532.03) (₡437 ,356.10)
Neto ₡14,185,123.97 ₡3,106,232.97 ₡11 ,07 8,891.00
Equipo de transporte ₡628,659,442.32 ₡345,369,015.32 ₡283,290,427 .00
(-) Depreciación Acumulada (₡204,517 ,508.65) (₡168,128,17 1.7 6) (₡36,389,336.89)
Neto ₡424,141,933.67 ₡17 7 ,240,843.56 ₡246,901,090.11
Equipo para comunicaciones ₡586,127 ,589.69 ₡533,399,625.31 ₡52,7 27 ,964.38
(-) Depreciación Acumulada (₡242,351,490.98) (₡197 ,955,7 63.47 ) (₡44,395,7 27 .51)
Neto ₡343,7 7 6,098.7 1 ₡335,443,861.84 ₡8,332,236.87
ACT IVOS FIJOS:
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
32
Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
Equipo educacional y recreativo ₡24.144.660,7 0 ₡24.144.660,7 0 ₡0,00
(-) Depreciación Acumulada (₡15.331.248,66) (₡13.987 .37 7 ,12) (₡1 .343.87 1,54)
Neto ₡8.813.412,04 ₡10.157 .283,58 (₡1 .343.87 1,54)
Maquinaria estacionaria y eq de taller ₡3.261.563,24 ₡3.261.563,24 ₡0,00
(-) Depreciación Acumulada (₡1 .597 .268,49) (₡1 .589.47 7 ,40) (₡7 .7 91,09)
Neto ₡1.664.294,7 5 ₡1.67 2.085,84 (₡7 .7 91,09)
Equipos varios ₡1 .113.454.87 7 ,04 ₡1 .038.465.500,23 ₡7 4.989.37 6,81
(-) Depreciación Acumulada (₡522.561.849,35) (₡443.060.435,00) (₡7 9.501.414,35)
Neto ₡590.893.027 ,69 ₡595.405.065,23 (₡4.512.037 ,54)
Edificios ₡9.7 93.204.344,90 ₡4.189.964.7 52,89 ₡5.603.239.592,01
(-) Depreciación Acumulada (₡7 62.835.994,35) (₡67 8.495.393,49) (₡84.340.600,86)
Neto ₡9.030.368.350,55 ₡3.511.469.359,40 ₡5.518.898.991,15
Instalaciones ₡813.37 9.934,09 ₡813.37 9.934,09 ₡0,00
(-) Depreciación Acumulada (₡266.489.418,24) (₡217 .861.806,48) (₡48.627 .611,7 6)
Neto ₡546.890.515,85 ₡595.518.127 ,61 (₡48.627 .611,7 6)
Obras en proceso ₡2.294.612.7 92,37 ₡7 .837 .119.119,06 (₡5.542.506.326,69)
T otal Activos Brutos en m ay ores
(m enos obras en proceso)
₡28.011.591.150,24 ₡14.988.997 .165,28 ₡13.022.593.984,96
(-) T otal Activos Fijos Brutos en
auxiliares ₡21.284.07 2.168,89 ₡19.411.407 .015,30 ₡1 .87 2.665.153,59
(-) T otal Activos Fijos Brutos en
auxiliares₡6.7 27 .518.981,35 (₡4.422.409.850,02) ₡11.149.928.831,37
ACT IVOS FIJOS:
Dentro de los problemas que presenta esta partida, podemos citar:
El sistema no tiene cierres mensuales por lo que cuando se aplica un cambio el sistema lo hace
desde la compra del mismo (ingreso al sistema) y no desde el momento en que corresponde el
cambio, lo cual ha ocasionado variaciones en los saldos que ya habían sido conciliados. Se
espera que esta situación se corrija con la aplicación de los cierres mensuales en los módulos,
incidente que está pendiente de ejecución.
Los activos fijos del Registro Nacional se deprecian por el método de línea recta. A nivel de
sistema se han detectado problemas en el cálculo de la depreciación de algunos activos fijos por
lo que no se puede asegurar que el dato sea correcto hasta tanto no se realice la depuración de
los activos con la colaboración del consultor para la implementación de las NICSP.
Deben aplicarse ajustes al sistema automatizado, resultado de las conciliaciones entre mayores y
auxiliares. Esta situación se corregirá cuando la documentación que respalda cada uno de estos
movimientos esté completa y se cuente con el resultado del inventario físico total, para realizar la
recomendación a la Junta Administrativa del Registro Nacional y que así tomen el acuerdo
respectivo que nos permita aplicar los ajustes pertinentes.
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Los activos intangibles (Software) forman parte del Equipo de Cómputo hasta que se puedan
establecer los medios para realizar los traslados correspondientes y levantar el registro auxiliar de
acuerdo con lo que dicte la Contabilidad Nacional.
Se han detectado diferencias entre el informe general de activos donde se muestra el total
incluido en el sistema automatizado y la base de datos.
Se tienen diferencias con respecto a la clasificación presupuestaria por cuanto algunos gastos
realizados fueron catalogados por presupuesto como capitalizables; sin embargo consideramos
que son gastos corrientes o viceversa. Esto se da a nivel nacional debido a que debe llegarse a
ser consistentes entre la Dirección Nacional de Presupuesto y la Dirección Nacional de
Contabilidad Nacional. El criterio de CN es que debemos clasificar con base en el Clasificador por
Objeto del Gasto; No obstante el Diccionario de Imputaciones Presupuestarias no siempre está en
armonía con dicho clasificador; además, se han detectado problemas a la hora en la que las
direcciones del RN solicitan el presupuesto; desde ahí radica algunas veces la desigualdad que
se presenta entre dichos registros.
Es urgente y necesaria la depuración de estos registros para poder aplicar las Normas
Internacionales de Contabilidad del Sector Público, situación que se espera solucionar con el
resultado del inventario físico y las recomendaciones para aplicar los ajustes tanto a nivel auxiliar
como de mayores. Por lo anterior, no se cumple con la circular CN-001-2010.
Vehículos: en diciembre 2013 como resultado de la licitación pública 2013-LN-22-100 se compraron 14
vehículos con un costo total de $507,960.00 que equivale a ¢256,773,780.00; se otorgó como parte de pago
8 vehículos del Registro Nacional con un valor en libros de ¢32,726,823.16 cuyo avalúo representó
¢74,400,000.00. Se dieron también como parte de pago 11 vehículos del IGN cuyo avalúo ascendía a ¢75,
250,000.00. Este registro se omitió porque los vehículos del IGN no forman parte de los activos fijos de la
institución. Se efectuará el registro contable correspondiente en enero 2014, cuando se haya gestionado lo
que corresponda.
Edificios: Se debe revelar que los siguientes activos forman parte de la partida de Edificios que se poseen
en San José, propiedad del Registro Nacional pero no son utilizados por esta institución; sino por el
Ministerio de Justicia y Paz de acuerdo al “Convenio para uso y disfrute de Inmuebles Propiedad de la
Junta Administrativa del Registro Nacional”; así comunicado por el Departamento de Asesoría Jurídica
según oficio DAJRN-09-510-2009.
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DET ALLE VALOR DE COST O VALOR EN LIBROS Variación
MÓDULO 6
57 43 - Techado del parqueo del Módulo 6 ₡8,362,7 7 4.00 ₡5,059,47 8.24 ₡3,289,357 .80
57 44 - Reparaciones generales del Módulo 6 ₡4,000,000.00 ₡2,499,999.97 ₡1 ,493,333.36
57 45 - Techado del Módulo 6 ₡29,049,609.08 ₡18,252,837 .67 ₡10,7 48,355.39
57 47 - Mejoras del Módulo 6 ₡19,109,238.10 ₡12,229,912.39 ₡6,847 ,47 6.98
29606 - Construcción del comedor del Módulo 6 ₡10,000,000.00 ₡9,400,030.03 ₡583,304.14
T OT ALES AL 31-12-2013 ₡7 0,521,621.18 ₡47 ,559,7 93.51 ₡22,961,827 .67
Se cumple parcialmente la DIRECTRIZ CN-01-2005 (Capitalización de partidas de bienes duraderos,
registro de amortización del servicio de la deuda pública, confirmación de saldos y presentación de
auxiliares) debido a que Presupuesto incluye algunas compras como bienes duraderos, mientras que
Contabilidad lo registra como activos diferidos o gasto.
No se cumple con la DIRECTRIZ CN-01-2010 (Conciliación de Bienes Duraderos), esto por cuanto se
concilian los activos fijos a nivel del sistema OPENGOB (SIFA) pero no con el SIBINET. Según correo
electrónico de la Unidad de Bienes del Registro Nacional del 20/01/2014; están realizando esta conciliación
y computan un avance del 75%.
Se nombró una subcomisión que se está encargando de este tema, no solo de los incidentes al sistema;
sino también de trabajar con la empresa DCC- Desarrollo Contabilidades y Consultorías encargada de
hacer el inventario físico certificado; así como de las conciliaciones entre registros mayores y auxiliares,
todo a la luz de las NICSP y al Plan General Contable emitido por la Dirección General de la Contabilidad
Nacional.
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NOTA NO. 9 OBRAS EN PROCESO
Seguidamente se presenta el detalle de esta cuenta, la cual se refiere a las obras que no están concluidas:
DET ALLEDiciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
OBRAS EN PROCESO:
Baterias de serv icios sanitarios ₡0.00 ₡239,47 1,012.89 (₡239,47 1,012.89)
Edificio Propiedad Intelectual ₡0.00 ₡4,155,87 2,417 .09 (₡4,155,87 2,417 .09)
Instalación cubiertas de techo en TPO ₡0.00 ₡17 2,254,821.04 (₡17 2,254,821.04)
Escaleras de emergencias ₡10,336,153.94 ₡86,832,57 7 .67 (₡7 6,496,423.7 3)
Construcciones de un Acceso y Rampa ₡3,992,000.00 ₡3,992,000.00 ₡0.00
Remodelaciones Bienes Inmuebles ₡103,7 47 ,220.7 8 ₡103,7 47 ,220.7 8 ₡0.00
Reubicación Dirección Sedes Regionales ₡13,649,185.31 ₡13,649,185.31 ₡0.00
Desinstalación e instalación Eq.Aires Ac ₡111 ,621,660.03 ₡61,37 4,17 3.87 ₡50,247 ,486.16
Cambio Cielo Raso ₡131,346,803.7 0 ₡131,346,803.7 0 ₡0.00
Construc. De Rampas, Aceras y Barandas ₡12,600,000.00 ₡12,600,000.00 ₡0.00
Construcc.Elevadores Modulos 1 ,2 y 7 ₡0.00 ₡160,566,813.25 (₡160,566,813.25)
Constr.Edif Propiedad Intelectual 2da ₡493,890,264.32 ₡493,890,264.32 ₡0.00
Edificio de Placas ₡0.00 ₡7 58,284,7 48.20 (₡7 58,284,7 48.20)
Adquisic. De Solución de Equipos de Red ₡226,096,154.55 ₡226,096,154.55 ₡0.00
Remod. de Caseta de Seguridad Módulo 8 ₡0.00 ₡14,212,000.00 (₡14,212,000.00)
Construc. Bodega Proy ección y Convenio ₡0.00 ₡25,395,430.25 (₡25,395,430.25)
Construc. Asta de Bandera Institucional ₡7 ,410,000.00 ₡7 ,410,000.00 ₡0.00
Construc. Caseta p/Liquidos Inflamables ₡1 ,7 50,000.00 ₡1 ,7 50,000.00 ₡0.00
Sistemas de Control de Accesos Seguridad ₡193,7 80,191.09 ₡193,7 80,191.09 ₡0.00
Remodelación Centro de Datos (Computo) ₡30,261,840.00 ₡30,261,840.00 ₡0.00
Remodelación 4to piso Módulo 4 área IGN ₡27 2,939,200.00 ₡257 ,7 11 ,27 3.15 ₡15,227 ,926.85
Desarrollo Sistema Registro Inmobiliario ₡681,192,118.65 ₡686,620,191.90 (₡5,428,07 3.25)
T OT AL ₡2,294,612,7 92.37 ₡7 ,837 ,119,119.06 (₡5,542,506,326.69)
Existen algunos activos que se mantienen registrados como obra en proceso aunque están concluidos,
debido a que no se han recibido las actas de aceptación respectivas. Se nombró una Subcomisión que debe
realizar lo que corresponda a fin de lograr depurar esta cuenta y levantar los procedimientos respectivos.
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NOTA NO. 10 DEPÓSITOS ENTREGADOS EN GARANTÍA
Se refiere este rubro a los pagos que se han realizado por servicios telefónicos y de comunicaciones que
ofrecen las Compañías como se detalla seguidamente:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
DEP ENT REGADOS GARANT ÍA
Depósitos entregados garantía ICE ₡696,285.81 ₡696,285.81 ₡0.00
Depósitos entregados garantía RACSA ₡287 ,000.00 ₡287 ,000.00 ₡0.00
T OT AL ₡983,285.81 ₡983,285.81 ₡0.00
Es necesario finiquitar el estudio de las líneas telefónicas que está realizando el Equipo de Tesorería, ya
que se debe ajustar esta partida, pues estos pagos se incluían como gasto y no como depósito en garantía,
por lo que se tiene la hipótesis de que este rubro se encuentra subvalorado y lógicamente, los resultados
acumulados también. A la luz de las NICSP, estos activos deben reclasificarse como “Activos intangibles”.
NOTA NO. 11 BIENES INTANGIBLES
El saldo de esta cuenta se muestra a continuación:
DETALLE Diciembre, 2013 Diciembre, 2012 Variación
BIENES INTANGIBLES
Software y Programas
Portal de Serv icios (WEB) ₡1 ,37 1 ,621 ,443.65 ₡7 7 1 ,1 26,1 64.61 ₡600,495,27 9.04
Licencias ₡214,827,648.20 ₡0.00 ₡21 4,827 ,648.20
Valor de origen ₡227 ,026,258.08 ₡0.00 ₡227 ,026,258.08
Amortización acumulada de
Licencias (₡1 2,1 98,609.88) ₡0.00 (₡1 2,1 98,609.88)
TOTAL ₡1,586,449,091.85 ₡0.00 ₡815,322,927.24
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En diciembre del 2012 se registró el portal de servicios WEB, después de realizar la consulta sobre la mejor
forma de integrar estos movimientos a los Estados Financieros a: los Consultores (Deloitte & Touche),
Contabilidad Nacional, al Colegio de Contadores Públicos y otros profesionales, llegando a la conclusión de
registrarlo como un bien intangible, aun cuando no se ha concluido, sin embargo ya está generando
ingresos y de acuerdo con el contrato vigente, la JARN aprobó una inversión total de $16,179,308.00 a 5
años plazo, prorrogable por un período igual.
Esta cuenta es parte del estudio y tratamiento de la Subcomisión de Activos Fijos.
PASIVO Y PATRIMONIO
PASIVO CORRIENTE
NOTA NO. 12 RETENCIONES POR PAGAR
Las cuentas de este rubro son conciliadas por el Depto. de Recursos Humanos; el detalle de la cuenta se
presenta a continuación:
DETALLE Diciembre, 2013 Diciembre, 2012 Variación
RETENCIONES APLICADAS A
EMPLEADOS: ₡169,895,953.92 ₡74,889,304.35 ₡95,006,649.57
ASOREN ₡24,037 ,17 9.04 (₡866,169.81) 24,903,348.85
Banco Popular ₡7 ,564,888.99 ₡6,298,360.34 1,266,528.65
Cuotas obreras CCSS ₡1,805,445.59 ₡1,805,445.59 0.00
CCSS ₡46,642,618.87 ₡33,557 ,488.93 13,085,129.94
INS ₡504,162.00 ₡153.00 504,009.00
INVU ₡0.00 (₡2,569.05) 2,569.05
SERVICOOP ₡1,927 ,191.58 (₡6,000.00) 1,933,191.58
SITRARENA ₡861,889.67 ₡0.00 861,889.67
COOPESAN GABRIEL ₡407 ,129.00 ₡0.00 407 ,129.00
COOPENAE ₡11,216,260.7 9 ₡0.00 11,216,260.7 9
Asoc. Nac. Empl.Públicos ₡8,348.96 ₡0.00 8,348.96
Asoc. Nac. Empl.Públicos. Póliza ₡1,000.00 ₡0.00 1,000.00
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DETALLE Diciembre, 2013 Diciembre, 2012 Variación
C.O.F.E.I.A R.L. ₡148,658.00 ₡0.00 148,658.00
Coocique R.L. ₡1 ,497 ,858.00 ₡0.00 1,497 ,858.00
COOPECAJA RL ₡6,340,018.47 ₡0.00 6,340,018.47
Coopeserv idores ₡13,651,549.50 ₡0.00 13,651,549.50
Coope AFM,R.L. ₡87 ,347 .00 ₡0.00 87 ,347 .00
Embargos ₡287 ,995.81 ₡284,395.35 3,600.46
Fondo Pensión Banco Nacional ₡120,000.00 ₡0.00 120,000.00
Fondo Pensión Registro Nacional ₡9,106,929.13 ₡51,957 .53 9,054,97 1.60
Impuesto Renta sobre Salarios ₡36,268,203.55 ₡33,7 66,242.47 2,501,961.08
Junta Adm. Roble Alto ₡27 7 ,7 00.00 ₡0.00 27 7 ,7 00.00
Banco de Costa Rica ₡943,7 91.47 ₡0.00 943,7 91.47
Colegio de Medicos y Cirujanos ₡4,685.00 ₡0.00 4,685.00
Coopealianza ₡5,146,67 5.00 ₡0.00 5,146,67 5.00
Colegio de Prof. Inform. Y Comput. ₡44,000.00 ₡0.00 44,000.00
Asoc. Regist.de Regis.Inmobiliario ₡81,000.00 ₡0.00 81,000.00
Coopejornal R.L. ₡14,47 0.00 ₡0.00 14,47 0.00
Colegio de abogados y abogadas ₡58,500.00 ₡0.00 58,500.00
Coopesparta R.L. ₡683,099.16 ₡0.00 683,099.16
Coopeande No.5 ₡7 4,500.49 ₡0.00 7 4,500.49
Coopeserv icios R.L. ₡82,858.85 ₡0.00 82,858.85
OT RAS RET ENCIONES ₡50,97 2,032.10 ₡40,7 7 8,855.92 10,193,17 6.18
Impuesto s/renta a Empresas ₡50,811,856.10 ₡40,600,115.92 10,211,7 40.18
Impuesto s/renta Miembros JARN ₡160,17 6.00 ₡17 8,7 40.00 (18,564.00)
T OT AL ₡220,867 ,986.02 ₡115,668,160.27 105,199,825.7 5
Se realizaron confirmaciones de saldos al mes de junio 2013, se enviaron un total de 05 notas de las cuales
se recibió1 respuesta y no coincide; las 4 restantes no respondieron.
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39
NOTA NO. 13 GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR
Esta partida está conciliada hasta Diciembre 2013. Incluye este rubro los sueldos que están pendientes de
cobrar por los funcionarios del Registro Nacional; así como las provisiones sobre salarios según se muestra
a continuación:
DET ALLEDiciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
GAST OS ACUMULADOS POR
PAGAR
Sueldos por pagar₡5,036,37 9.46 ₡4,664,695.23 ₡37 1,684.23
Contribución patronal al Seguro de
Salud ₡100,058,352.32 ₡86,418,287 .00 ₡13,640,065.32
Contribución patronal al Banco
Popular ₡3,414,826.00 ₡3,204,024.00 ₡210,802.00
Aporte patronal al régimen de
pensiones complementarias ₡10,244,490.00 ₡9,612,085.00 ₡632,405.00
Aporte patronal al fondo de
capitalización laboral ₡20,488,97 5.00 ₡19,224,136.00 ₡1 ,264,839.00
Aporte patronal ASOREN 2% ₡6,897 ,17 2.11 ₡403,165.09 ₡6,494,007 .02
Provisión para Salario Escolar ₡637 ,106,903.41 ₡605,7 65,527 .7 0 ₡31,341,37 5.7 1
Provisión para Aguinaldo ₡62,57 1,626.68 ₡58,504,502.66 ₡4,067 ,124.02
Prov.cuotas Patronales Salario Escolar
₡113,509,969.89 ₡0.00 ₡113,509,969.89
Prov.Cargas Obreras Salarios Escolar
₡65,313,993.84 ₡0.00 ₡65,313,993.84
T OT AL ₡1,024,642,688.7 1 ₡7 87 ,7 96,422.68 ₡236,846,266.03
Debido a que el Registro Nacional cancela el aguinaldo anualmente desde diciembre hasta noviembre,
queda como provisión la parte proporcional a los salarios cancelados en diciembre 2012.
No se aprovisionaron los pasivos contingentes por cuanto el Departamento de Asesoría Jurídica sostiene
que ellos no pueden establecer las condiciones de las demandas por el nivel de incertidumbre que se
maneja (oficio DJRN-13-470-2011).
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(San Jose, Costa Rica)
40
No se ha registrado la provisión de vacaciones de acuerdo a lo que establece la NICSP 19, la cual indica:
“Una entidad que prepare y presente sus estados financieros sobre la base
contable de acumulación (o devengo), debería aplicar esta Norma al contabilizar
sus provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes, con excepción de:
Aquellos que provengan de los beneficios sociales de los trabajadores, excepto beneficios por cese surgidos como consecuencia de una reestructuración según lo estipulado en esta Norma.
Las provisiones pueden distinguirse de otros pasivos, tales como los acreedores
comerciales y otras obligaciones acumuladas (o devengadas) que son objeto de
estimación, por la existencia de incertidumbre acerca del momento del
vencimiento o de la cuantía de los desembolsos futuros necesarios para
proceder a su cancelación. Por el contrario:
Las obligaciones acumuladas (devengadas) son cuentas por pagar por el suministro o recepción de bienes o servicios que no han sido pagados, facturados o acordados formalmente con el proveedor, e incluyen las partidas que se deben a los empleados (por ejemplo a causa de las partes proporcionales de las vacaciones retribuidas acumuladas hasta el momento del cierre). Aunque a veces sea necesario estimar el importe o el vencimiento de las obligaciones acumuladas (o devengadas), la incertidumbre asociada a las mismas es, por lo general, mucho menor que en el caso de las provisiones.”
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NOTA NO. 14 CUENTAS POR PAGAR
A continuación se presenta el detalle de esta cuenta:
DETALLE Diciembre, 2013 Diciembre, 2012 Variación
CUENTAS POR PAGAR
OTRAS CUENTAS POR PAGAR ₡460,904,672.87 ₡389,561,384.39 ₡71,343,288.48
Varios ₡457 ,320,654.48 ₡380,281 ,288.40 ₡7 7 ,039,366.08
Intereses Ov er night ₡3,584,01 8.39 ₡9,280,095.99 (₡5,696,07 7 .60)
PROVEEDORES ₡154,041,089.60 ₡33,625,877.37 ₡120,415,212.23
Materiales y suministros ₡4,391 ,089.60 ₡1 ,37 8,206.57 ₡3,01 2,883.03
Activ os fijos ₡1 49,650,000.00 ₡32,247 ,67 0.80 ₡1 1 7 ,402,329.20
VARIOS ACREEDORES A CORTO PLAZO ₡472,925,199.68 ₡116,572,597.08 ₡356,352,602.60
Fondos del Gobierno Central Ley 9024 ₡47 0,652,1 37 .1 9 ₡1 1 6,055,332.55 ₡354,596,804.64
Timbres Fiscales (WEB-Conv enios) ₡1 ,625,437 .49 ₡369,564.7 5 ₡1 ,255,87 2.7 4
Timbre Archiv o Nacional (WEB-Conv enios) ₡647 ,625.00 ₡1 47 ,699.7 8 ₡499,925.22
TOTAL ₡1,087,870,962.15 ₡539,759,858.84 ₡548,111,103.31
El Equipo de Contabilidad no tiene documentación que permita concluir que existe deuda pública que tenga
el Registro Nacional según lo menciona la DIRECTRIZ CN-01-2005.
El rubro de la cuenta por pagar Fondos del Gobierno Central Ley 9024 corresponde a un 100% de la
recaudación total del Impuesto a Personas Jurídicas Ley 9024, este impuesto pertenece al Ministerio de
Seguridad Pública para que sea invertido en sus programas de seguridad ciudadana y combate a la
delincuencia. De lo recaudado mensualmente se está cancelando el 0.5% al Banco de Costa Rica por el
cobro efectuado, a final de mes se transfiere al BCR el monto correspondiente.
Los ¢149.650.000,00 que quedan pendientes en Proveedores “Activos Fijos” se cancelaron con 11
vehículos; 11 de los cuales pertenecían al IGN y no estaban registrados contablemente por lo que dicha
anotación contable se aplicará en Enero 2014.
La Dirección Jurídica tiene en estudio las varias solicitudes de devolución por concepto de pagos
efectuados de la Ley 9024 (Impuesto Personas Jurídicas) las cuales no se registran como cuentas por
pagar por cuanto no se han completado los análisis de dicha Dirección que permitan determinar si
corresponde o no la devolución. No se registran como pasivos contingentes porque no son recursos del
Registro Nacional; éste funge según la Ley como recaudador. Estas solicitudes de devolución pendientes a
Diciembre 2013 ascienden aproximadamente a los siguientes montos:
Solicitudes de devolución del 2012 por ₡3,538 millones
Solicitudes de devolución del 2013 por ₡ 6,144 millones
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
42
NOTA NO. 15 ALQUILERES RECIBIDOS POR ADELANTADO
Se incluyen aquí todos los pagos recibidos por concepto de alquiler de apartados que los usuarios realizan
para que los documentos que se tramitan en esta Institución, sean depositados en esos apartados. El cobro
se inicia en diciembre de cada año y cubre todo el año siguiente por lo cual este diferido se va amortizando
mensualmente. De conformidad con información emitida por la Tesorería, existen a agosto:
1.610 apartados en oficinas centrales de los cuales están arrendados 1.476
280 en la Regional de Alajuela de los cuales, 73 están asignados
Total de apartados arrendados 1.549
Total de apartados sin ocupación 341
En La Gaceta No.211 del 01 de noviembre del 2012 se publicó una modificación al Reglamento de servicio
de apartados del Registro Nacional donde se indican los precios que rigen a partir de enero 2013, tal y
como se presentan seguidamente:
Anualidad del apartado ¢15.000,00
Cambio de llavín ¢12.700,00
Extravío de llavero ¢ 3.500,00
De conformidad con el artículo 12 del Reglamento, “el monto a cancelar por el apartado para quienes lo
adquieran en el transcurso del año será proporcional a la fecha que se adquiera”.
Lo anterior de conformidad con el Acuerdo J421 de la Sesión Ordinaria N°38-2012,celebrada el 20 de
setiembre del 2012 por la Junta Administrativa del Registro Nacional, de acuerdo con la propuesta
presentada mediante oficio ETC-RN-0046-2012 del 07 de setiembre del 2012 por el Equipo de Tarifas y
Costos. Se presenta el saldo de esta cuenta:
DET ALLE Diciembre, 2013 Diciembre, 2012 Variación
ALQUILERES RECIBIDOS POR ADELANT ADO:
Alquiler de Apartados ₡5,205,000.00 ₡10,602,400.00 (₡5,397 ,400.00)
T OT AL ₡5,205,000.00 ₡10,602,400.00 (₡5,397 ,400.00)
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
43
NOTA NO. 16 DEPÓSITOS RECIBIDOS EN GARANTÍA.
La composición de este rubro se detalla seguidamente:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
DEPÓSIT OS EN GARANT ÍA:
Garantías de participación ₡19,383,625.93 ₡6,136,648.93 ₡13,246,97 7 .00
Garantías de cumplimiento ₡40,17 5,821.69 ₡13,057 ,180.60 ₡27 ,118,641.09
Propiedad Intelectual ($) ₡0.00 ₡228,054.63 (₡228,054.63)
Proveedor no identificado ₡317 ,458.88 ₡317 ,458.88 ₡0.00
Medida cautelar ₡21,161,436.00 ₡22,181,436.00 (₡1 ,020,000.00)
Patentes Indic. Geogra y Denom
Orig (PI) ($) ₡144,859,125.7 8 ₡69,7 18,621.88 ₡7 5,140,503.90
T OT AL ₡225,897 ,468.28 ₡111,639,400.92 ₡114,258,067 .36
Las garantías de participación y cumplimiento son aquellos depósitos que realizan los proveedores al
participar en las contrataciones del Registro Nacional. Se ha segregado un rubro dentro de esta partida
denominado “Proveedor no identificado” el cual muestra saldos por ¢317,458.88los cuales corresponden a
depósitos recibidos en la cuenta corriente 115100-2 pero sobre los cuales no se ha podido identificar
quienes ejecutaron dichos depósitos; sin embargo, en relación con el saldo del período anterior, está sub
partida ha disminuido considerablemente.
También se incluyen en este apartado los depósitos que realizan usuarios por trámites en el Registro de la
Propiedad Industrial.
Cuando los usuarios solicitan un servicio por patentes de invención depositan un monto de acuerdo a la
normativa establecida en el Registro de la Propiedad Industrial para que el Registro tramite
internacionalmente lo que corresponda, con respecto a las inscripciones. Ante cualquier sobrante, el
Registro devuelve al usuario las diferencias resultantes. Estos movimientos se aprecian en la cuenta
“Propiedad Intelectual $”
Se ha abierto la cuenta de “Patentes Indicaciones geográficas y denominaciones de origen de Propiedad
Industrial”, la cual incluye movimientos por depósitos que solicitan los usuarios sobre estudios que deben
realizar la Universidad Nacional peritos examinadores que son el ente especializado.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
44
Es necesario indicar que los proveedores no solo realizan los depósitos en efectivo; sino también en
certificados. Se presenta la información con el dato a Diciembre 2013; de acuerdo con informe de la
Tesorería (ET-RN-DF-2014-0011 del (08-01-2014).
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
DOCUMENT OS RECIBIDOS EN
GARANT ÍA:
Garantías de cumplimiento ₡994,320,589.83 ₡18,07 3,623.05 ₡97 6,246,966.7 8
Garantías de participación ₡57 ,7 65,110.54 ₡446,980,27 7 .26 (₡389,215,166.7 2)
T OT AL ₡1,052,085,7 00.37 ₡465,053,900.31 ₡587 ,031,800.06
PATRIMONIO
NOTA No. 17 CAPITAL SOCIAL
Lo componen los siguientes rubros tal y como se detalla a continuación:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
PAT RIMONIO:
Capital social inicial ₡414.244,32 ₡414.244,32 ₡0,00
Superávit por donación ₡540.837 .884,27 ₡540.837 .884,27 ₡0,00
Resultados Acumulados ₡43.500.564.562,49 ₡37 .143.367 .184,67 ₡6.357 .197 .37 7 ,82
Resultados del período ₡8.447 .543.866,25 ₡5.826.100.641,42 ₡2.621.443.224,83
Fideicomiso de v iv ienda ₡0,00 ₡654.056.07 0,39 (₡654.056.07 0,39)
T OT AL ₡52.489.360.557 ,33 ₡44.164.7 7 6.025,07 ₡8.324.584.532,26
Se eliminó el monto del Fideicomiso de Vivienda por recomendación de la Auditoría Interna; sin embargo, se enviará la consulta a la Contabilidad Nacional para su análisis a la luz del Plan General Contable emitido por esa Dirección. Se muestra a continuación el resultado en el superávit por efectos de la recaudación del Impuesto a las personas jurídicas Ley 9024 para los períodos 2012 y 2013 respectivamente:
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45
DESCRIPCION PERIODO MONT O
2012
RECAUDACIÓN BRUTA ₡22,663,448,466.45
MENOS: DEVOLUCIONES (₡9,498,960.68)
RECAUDACIÓN NETA ₡22,653,949,505.7 7
Aprox. 2% Ingreso del Registro Nacional (1) ₡453,07 8,990.12
Ingresos recibidos ₡434,656,451.07
Cuentas por cobrar ₡18,57 3,252.00
MENOS:
Egresos del período (comisiones) (₡113,305,920.32)
Superávit del Período 2012 ₡339,923,7 82.7 5
2013
RECAUDACIÓN BRUTA ₡36,282,132,7 02.18
MENOS: DEVOLUCIONES (₡20,47 9,318.48)
RECAUDACIÓN NETA ₡36,261,653,383.7 0
Aprox. 2% Ingreso del Registro Nacional (1) ₡7 25,233,067 .67
Ingresos recibidos ₡200,000,000.00
Cuentas por cobrar ₡525,233,067 .67
MENOS:
Egresos del período (comisiones) (₡181,412,7 42.83)
Superávit del Período 2013 ₡543,820,324.84
Se realizan los cálculos del ingreso por el 2%para ser conservadores y prudentes puesto que en enero del 2014 no se ha definido aún el porcentaje que le corresponde al Registro Nacional sobre la recaudación de la Ley 9024. Dicho porcentaje resulta del primer depósito realizado por el Gobierno Central al registro nacional así: Ingreso recibido por el Registro Nacional: ¢434,656,451.07= 2.185% Recaudación Presupuestada: ¢19,886,307,469.48
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46
NOTA NO. 18 SUPERÁVIT POR DONACIÓN
En el siguiente cuadro se muestran los componentes de este rubro:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
SUPERÁVIT POR DONACIÓN:
Equipo y mobiliario de oficina ₡7 84,000.00 ₡7 84,000.00 ₡0.00
Equipo de computación ₡315,822,030.36 ₡315,822,030.36 ₡0.00
Equipo de transporte ₡4,335,000.00 ₡4,335,000.00 ₡0.00
Equipo de Comunicaciones ₡29,37 5,320.00 ₡29,37 5,320.00 ₡0.00
Equipos varios ₡190,521,533.91 ₡190,521,533.91 ₡0.00
T OT AL ₡540,837 ,884.27 ₡540,837 ,884.27 ₡0.00
Deben realizarse los estudios pertinentes que nos permitan dilucidar si actualmente estos equipos están
generando ingresos para efectos de depuración.
NOTA NO. 19 RESULTADOS TOTALES
Tal y como se muestra en los balances al finalizar Diciembre del 2013, el comportamiento de este rubro se
detalla seguidamente:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
RESULTADOS ACUMULADOS
Resultados acumulados JARN (efectivos) ₡48.608.369.562,7 4 ₡43.7 98.305.625,49 ₡4.810.063.937 ,25
Resultados acumulados específicos (efectivos) ₡4.97 2.567 .649,14 ₡538.606.201,06 ₡4.433.961.448,08
Depreciación acumulada (₡7 .385.903.7 45,09) (₡5.951.613.820,23) (₡1.434.289.924,86)
Inventario materiales y suministros (₡5.599.664.298,61) (₡4.181.529.083,59) (₡1.418.135.215,02)
Variaciones por Diferencial Cambiario (₡84.281.222,81) (₡49.87 8.355,18) (₡34.402.867 ,63)
Capitalizaciones ₡2.989.47 6.617 ,12 ₡2.989.47 6.617 ,12 ₡0,00
T OT AL ₡43.500.564.562,49 ₡37 .143.367 .184,67 ₡6.357 .197 .37 7 ,82
La variación en el saldo de la depreciación acumulada por -¢1,434,289,924.86 entre los períodos, debido a
que en el mes de diciembre 2012 se omitió el asiento de registro no presupuestario. Existe una
Subcomisión encargada de conciliar los datos contables contra los presupuestarios.
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(San Jose, Costa Rica)
47
19. 1 RESULTADOS ACUMULADOS
Se han aplicado ajustes a resultados acumulados según el detalle que se presenta a continuación:
DETALLE Resumen movimientos aplicados
SALDO AL FINALIZAR EL PERÍODO 2012 ₡42,969,467,826.09
Mas ajustes aplicados durante el 2013 ₡531,096,736.40
1 Pago de salario escolar a Shanira Fabiola Rey nolds Garth,
según conv enio adaptación social
(₡58,405.92)
2 Ajuste patronal del 2% ASOREN corresponde a CxP v arios (₡5,989,458.31 )
3 Registro de cxc por el consumo de consultas de Web Serv ices
de PJ de los meses de Nov y Dic 201 2 ₡2,200,000.00
4 Anulación de Ck #341 65del 21 -1 2-201 2 ₡283,605.00
5 Ajuste por v enta de enteros de tasación del 7 -1 2-1 2 ₡61 ,41 0.00
6 Anulación de Ck #341 39 del 20-1 2-201 2 ₡1 0,000.00
7 Registro de ajuste a la liquidación de diferentes
municipalidades por el ingreso del 3% (₡6,352,809.09)
8 Registro del Presupuesto para Municipalidades a Enero
201 3, con base al pago por adelantado de diferentes
Municipalidaees ₡1 01 ,7 93,7 93.95
9 Ajuste a la conciliación de renta empresas enero 201 3 (₡0.03)
1 0 Registro de un diferido pendiente de diciembre 201 2 (₡1 08,689.00)
1 1 Pago de diferencias en comisiones ATH de Nov iembre (₡30,223.64)
1 2 Registro de cxP al BCR por ingresos alerta registral ₡2,37 4.90
1 3 Pago de Factura #201 2-1 2-0800 al ICE del mes de diciembre
201 2 (₡7 96,605.00)
1 4 Pago de mantenimiento y reparación de equipo de computo
del mes de diciembre del 201 2 (₡306,647 .09)
1 5 Pago de Aguinaldo de la Sra Shanira Rey nolds Garth
conv enio de Adaptación Social (₡7 5,983.58)
1 6 Cancelación de facturas a Ay A de diciembre 201 2 (₡4,57 5,599.02)
1 7 Anulación del CK 341 58 a nombre de Transmedic ₡31 0,000.00
1 8 Ajuste del ingreso Ley 7 509 (₡20,293,41 1 .66)
1 9 Ajuste del ingreso Ley 7 509 ₡1 98,334,044.56
20 Pago a Transmedic pendiente del periodo 201 2 (₡245,862.07 )
21 Registro de liquidaciòn de diferentes municipalidades por el
ingreso del 3%, del 201 1 y 201 2 (₡1 3,263,41 5.62)
22 Registro de liquidaciòn de diferentes municipalidades por el
ingreso del 3%, del 201 1 y 201 2 ₡1 66,7 39,097 .1 6
23 Ajuste por notas de crédito Gobiero Digital ICE ₡0.1 9
24 Apertura de cuenta por cobrar ICE, Conv enio de Cooperación
Institucional del Reg.Personas Jurídicas ₡1 5,1 32,500.00
25 Monto depositado de más por v enta de timbre de Nov 201 2 ₡7 ,652,929.1 7
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
48
DETALLE
Resumen movimientos
aplicados
26 Ajuste del ingreso Ley 7 509, ajuste liq año 201 1 (₡43,905,491 .90)
27 Reclasificación mov aplicados a municipalidades ₡0.03
28 Ajuste de reclacisificacion en CON-3695 a Jose Alex
Guerrero, correspondiente a un gasto del 21 2 en combustible (₡33,000.00)
29 Rev ision de registro en Con-3587 del 30/1 2/1 3, pago
pendiente por serv icios de escaneo.₡57 ,000,044.00
30 Reclasificación del Inv Mat y Suministros no Presup ₡2,57 7 ,7 03.00
31 Reclasificacion del cheque # 341 7 3 ₡58,405.92
32 Registro de mov no presup pendientes del periodo 201 2 ₡2,889,7 00,7 07 .99
33 Registro de mov no presup pendientes del periodo 201 2 (₡1 ,299,81 5,387 .23)
34 Registro de mov no presup pendientes del periodo 201 2 (₡1 ,421 ,007 ,91 5.50)
35 Registro de mov no presup pendientes del periodo 201 2 (₡1 34,47 4,537 .63)
36 Registro de mov no presup pendientes del periodo 201 2 (₡34,402,867 .63)
37 Rev isión de compromisos pendientes 201 2,publicaciones
v arias en La Gaceta ₡1 ,1 00,000.00
38 Rev ision de compromisos pendientes 201 2, de Retriev ex ₡7 8,000.00
39 Ajuste de reclacisificación en CON-3695 a Jose Alex
Guerrero, correspondiente a un gasto del 21 2 en combustible
₡33,000.00
40 Ajuste de recaudación real 201 2, Municipalidades ley 7 509₡53,1 94,996.09
41 Ajuste de recaudación real 201 2, Municipalidades ley 7 509₡97 1 ,445.43
42 Ajuste de reclasificación del 2% ASOREN del CON 3593 dic
201 2(₡5,989,458.31 )
43 Reclasificación por pago de salario de Gamez Córdoba
Stephanie₡7 5,983.58
44 Ajustes del ingresos municipal Ley 7 509 al 30/06/201 3
CON-37 49(₡2,637 ,329.20)
45 Rev ersión de cuenta por cobrar al funcionarios José Ant
Cascante Meneses CIR-DF-RN-01 4-201 3 y DJRN-1 5-1 059-
201 3
(₡4,488,7 39.34)
46 Reclasificación de mov en CON-3466 y CON-347 7 del
31 /7 /201 3, que correspondía a la cuenta de ingresos de la
cuenta 2651 21 -1
₡1 ,442.04
47 Apertura cuenta por cobrar a EQUILSA por pagos efectuados
de más₡3,322,087 .25
48 Ajuste a la cuenta de retenciones por montos pendientes en
conciliación CON-21 1 6 del 28/2/2007(₡2,569.05)
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
49
DETALLE
Resumen movimientos
aplicados
49 Registro de la dev olución de la CCSS por cuotas obrero-
patronales₡1 8,1 65,91 1 .02
50 Ajuste del ingreso Municipal Ley 7 509, al 31 /07 /201 3 ₡1 1 ,336,591 .21
51 Ajuste del ingreso Municipal Ley 7 509, al 31 /07 /201 3 (₡1 ,341 ,408.65)
52 Rev ersión y cancelación del pago del 2% a ASOREN del
aporte Patronal sobre el salario escolar₡5,989,458.31
53 Reclasificación de cuotas patonales de la CCSS (₡6,391 ,994.34)
54 Ajuste a las cuentas de egresos no presupuestarios de
materiales y suministros ₡294,997 .48
55 Ajuste Del saldo de liquidación periodo 201 1 ,ingreso del 3%
Bienes Inmuebles (₡1 ,47 4,605.02)
56 Ajuste de ingreso municipal Ley 7 509, del 20/1 1 /201 3 ₡3,288,61 1 .24
57 Ajuste de cuenta por cobrar de José Antonio Cascante
Meneses (₡549,989.29)
31/12/2013 ₡43,500,564,562.49
NOTA NO. 20 RESULTADOS DEL PERÍODO
Seguidamente se presenta el comportamiento de los resultados al finalizar Diciembre 2013:
DETALLE Diciembre, 2013 Diciembre, 2012 Variación
RESULTADOS DEL PERÍODO
Ingresos ₡37 ,41 5,054,87 5.04 ₡29,509,300,1 26.82 ₡7 ,905,7 54,7 48.22
(-) Egresos (₡28,967 ,51 1 ,008.7 9) (₡23,694,1 7 0,629.80) (₡5,27 3,340,37 8.99)
Resultados del período ₡8,447,543,866.25 ₡5,815,129,497.02 ₡2,632,414,369.23
El resultado a Diciembre 2013 es de ¢8,447,543,866.25, se observan ¢2,632,414,369.23 más de utilidades
que en diciembre del 2012.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
50
ESTADO DE RESULTADOS
INGRESOS CORRIENTES
NOTA NO. 21 INGRESOS CORRIENTES
El comportamiento de estos rubros se presenta continuación:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
INGRESOS
Otros ing. tributarios (Timbre del Reg Nac)
₡34,830,148,190.39 ₡32,109,450,485.25 ₡2,7 20,697 ,7 05.14
Descuento timbre Registro Nacional
(₡2,041,234,687 .83) (₡1 ,923,247 ,496.43) (₡117 ,987 ,191.40)
Venta de bienes y serv icios ₡2,090,667 ,206.22 ₡97 9,845,585.91 ₡1 ,110,821,620.31
Renta de factores productivos y financieros ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00
Multas varias ₡97 ,129,27 0.98 ₡2,532,7 20.54 ₡94,596,550.44
Otros ingresos varios no especificados ₡24,254,035.87 ₡4,890,137 .84 ₡19,363,898.03
Transferencias corrientes Gob. Locales ₡1 ,662,646,395.43 ₡1 ,246,333,080.07 ₡416,313,315.36
Ley No 9024 Impuesto a Sociedades ₡7 25,644,123.17 ₡453,229,7 03.07 ₡27 2,414,420.10
Dif de cambio posit por activos f ₡25,800,340.81 ₡32,945,618.06 (₡7 ,145,27 7 .25)
T OT AL ₡37 ,415,054,87 5.04 ₡32,905,97 9,834.31 ₡4,509,07 5,040.7 3
El ingreso por Timbre del Registro Nacional es el más fuerte de la Institución y se refiere al pago que deben
efectuar los usuarios para realizar trámites en el Registro Nacional.
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51
INGRESOS NO PRESUPUESTARIOS
NOTA NO. 22 DIFERENCIAS POSITIVAS POR ACTIVOS FINANCIEROS
Corresponde al Ingreso por diferencial cambiario que se genera, en su mayoría, en las cuentas que esta
Institución tiene en dólares.
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 DIFERENCIA
INGRESOS NO
PRESUPUEST ARIOS
Dif de cambio posit por activos
financieros ₡25.800.340,81 ₡32.945.618,06 (₡7 .145.27 7 ,25)
T OT AL ₡25.800.340,81 ₡32.945.618,06 (₡7 .145.27 7 ,25)
EGRESOS PRESUPUESTARIOS
NOTA NO. 23 REMUNERACIONES BÀSICAS
El Presupuesto del Registro Nacional, contempla 610 plazas (de conformidad con información suministrada
por Stephanie Sibaja Acuña, funcionaria de Recursos Humanos):
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 DIFERENCIA
REMUNERACIONES
Remuneraciones básicas ₡3,855,292,7 34.30 ₡3,666,507 ,181.87 ₡188,7 85,552.43
Remuneraciones eventuales ₡86,818,116.08 ₡118,281,542.49 (₡31,463,426.41)
Incentivos salariales ₡5,443,036,7 90.06 ₡4,965,944,823.84 ₡47 7 ,091,966.22
Contribución patronal al desarrollo y
seguro social ₡1 ,27 5,390,629.20 ₡1,116,7 25,293.00 ₡158,665,336.20
Contribución patronal al fondo pensión
y otros fondos capitalizables ₡490,657 ,268.30 ₡434,935,357 .34 ₡55,7 21,910.96
Remuneraciones diversas ₡65,352,27 9.00 ₡2,7 90,000.00 ₡62,562,27 9.00
T OT AL ₡11,216,547 ,816.94 ₡10,305,184,198.54 ₡911,363,618.40
El Presupuesto del Gobierno Central cubre 573 plazas según lo establecido en la Ley de Presupuesto
Nacional para el Ejercicio Económico 2013. Se traslada al Gobierno Central el pago de prohibición de todos
los funcionarios que se rigen por el Presupuesto Nacional, de acuerdo con los Decretos Ejecutivos 18045-J
del 03-03-1988 y 18671-J del 30-11-1988. De acuerdo a curso recibido se nos indicó que estos salarios
deben ser registrados dentro de los EEFF del Registro Nacional aunque los pague Presupuesto Nacional por
cuanto ese recurso humano está siendo utilizado en la prestación de servicios que generan ingresos. Se
están realizando los estudios respectivos para proceder como corresponda.
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52
NOTA NO. 24 SERVICIOS
A continuación se muestra el comportamiento de esta cuenta a la fecha:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 DIFERENCIA
SERVICIOS
Alquileres ₡193,027 ,997 .06 ₡222,159,091.26 (₡29,131,094.20)
Servicios básicos ₡667 ,613,050.57 ₡539,318,129.69 ₡128,294,920.88
Servicios comerciales y
financieros ₡1 ,852,526,831.05 ₡1 ,847 ,305,187 .62 ₡5,221,643.43
Servicios de gestión y apoyo ₡3,428,7 92,838.37 ₡2,87 2,020,813.28 ₡556,7 7 2,025.09
Gastos de v iaje y de transporte ₡104,310,613.08 ₡102,059,431.84 ₡2,251,181.24
Seguros, reaseguros y otras
obligaciones ₡131,404,020.51 ₡131,039,67 2.54 ₡364,347 .97
Capacitación y protocolo ₡27 3,7 95,993.83 ₡289,291,195.47 (₡15,495,201.64)
Mantenimiento y reparación ₡1,336,282,005.96 ₡1,265,968,286.7 9 ₡7 0,313,7 19.17
Impuestos ₡39,501,668.28 ₡20,082,7 02.23 ₡19,418,966.05
Servicios diversos ₡3,004,564.69 ₡2,528,881.00 ₡47 5,683.69
T OT AL ₡8,030,259,583.40 ₡7 ,291,7 7 3,391.7 2 ₡7 38,486,191.68
NOTA NO. 25 MATERIALES Y SUMINISTROS
Cuando se compran materiales y suministros, se registran como aumento al inventario y cuando se
entregan a los Departamentos para ser utilizados en la producción de bienes y servicios, se registran como
gasto; sin embargo, la oficina de Presupuesto registra el gasto cuando lo paga, independientemente del
momento en el que efectivamente se utiliza. Esta diferencia se presenta por la utilización de bases de
registros diferentes entre Presupuesto y Contabilidad. Seguidamente se presentan los resultados de esta
cuenta de gastos:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 DIFERENCIA
MAT ERIALES Y SUMINIST ROS
Productos químicos y conexos ₡59,998,117 .64 ₡44,87 5,995.7 2 ₡15,122,121.92
Alimentos y Productos
Agropecuarios ₡13,17 4,006.96 ₡13,817 ,7 23.7 2 (₡643,7 16.7 6)
Materiales y productos de uso en la
construcción y mantenimiento ₡3,231,135.01 ₡6,148,427 .18 (₡2,917 ,292.17 )
Herramientas, repuestos y
accesorios ₡23,839,7 06.19 ₡18,264,499.90 ₡5,57 5,206.29
Útiles, materiales y suministros
diversos ₡29,986,099.10 ₡24,894,168.51 ₡5,091,930.59
T OT AL ₡130,229,064.90 ₡108,000,815.03 ₡22,228,249.87
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NOTA NO. 26 TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL
A continuación se presentan los movimientos de esta partida en los períodos Diciembre 2013 y 2012:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 DIFERENCIA
T RANSFERENCIAS CORRIENT ES
Transferencias corrientes al sector
público ₡5,426,309,7 08.7 6 ₡6,7 35,086,453.06 (₡1,308,7 7 6,7 44.30)
Transferencias corrientes a personas ₡2,219,305.00 ₡52,342,116.94 (₡50,122,811.94)
Prestaciones ₡129,509,637 .06 ₡40,123,631.02 ₡89,386,006.04
Otras transferencias corrientes al sector
privado ₡0.00 ₡16,683,37 4.84 (₡16,683,37 4.84)
Transferencias corrientes al sector
externo ₡5,367 ,846.67 ₡984,503.7 5 ₡4,383,342.92
Transferencias de capital al sector público
₡956,617 ,699.47 ₡0.00 ₡956,617 ,699.47
T OT AL ₡6,520,024,196.96 ₡6,845,220,07 9.61 (₡325,195,882.65)
De Igual forma el Registro Nacional lleva el control de la Póliza de Riesgos de Trabajo (ORT-0246815-00)
de la planilla de trabajadores del gobierno que laboran en el Registro Nacional, pero la cancelación de la
misma la realiza la Oficialía Presupuestaria.
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EGRESOS NO PRESUPUESTARIOS
NOTA NO. 27 GASTO DE DEPRECIACIÓN
El gasto por depreciación de los activos fijos probablemente está sobrevaluado, pues existe evidencia del
problema que se genera en el módulo de activos fijos del Sistema Financiero Administrativo a la hora de
calcular la depreciación de los mismos. Seguidamente se presenta el comportamiento observado en los
estados financieros a Diciembre para los períodos 2013 y 2012:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
GAST OS POR DEPRECIACIÓN
Maquinaria y equipo de producción ₡31,686,556.95 ₡28,668,251.16 ₡3,018,305.7 9
Equipo y mobiliario de oficina ₡156,328,309.93 ₡155,805,145.97 ₡523,163.96
Equipo de computación ₡7 38,123,146.85 ₡7 91,596,948.38 (₡53,47 3,801.53)
Programas de cómputo ₡147 ,205,7 7 2.40 ₡162,488,532.20 (₡15,282,7 59.80)
Equipo médico y de laboratorio ₡437 ,356.10 ₡392,366.40 ₡44,989.7 0
Equipo de transporte ₡39,37 5,7 36.89 ₡41,657 ,7 95.01 (₡2,282,058.12)
Equipo para comunicaciones ₡44,395,7 27 .51 ₡43,390,218.7 9 ₡1 ,005,508.7 2
Equipo educacional y recreativo ₡1 ,343,87 1.54 ₡1 ,106,508.67 ₡237 ,362.87
Maquinaria estacionaria y equipo para
taller ₡7 ,7 91.09 ₡26,631.10 (₡18,840.01)
Equipos varios ₡7 9,501,414.35 ₡7 4,682,989.55 ₡4,818,424.80
Edificios ₡84,340,600.86 ₡85,846,925.87 (₡1 ,506,325.01)
Instalaciones ₡48,627 ,611.7 6 ₡48,627 ,611.7 6 ₡0.00
T OT AL ₡1,37 1,37 3,896.23 ₡1,434,289,924.86 (₡62,916,028.63)
La variación de las depreciaciones que se encuentran en rojo corresponde a activos dados de baja según
información enviada por la Unidad de Bienes.
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55
NOTA NO. 28 MATERIALES Y SUMINISTROS
Se registran en esta cuenta, como gastos no presupuestarios, las salidas (consumo) del inventario de
materiales y suministros; así como los ajustes aplicados en la Bodega General por sobrantes y faltantes del
inventario de materiales y suministros.
El comportamiento que ha tenido esta partida se detalla seguidamente:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 DIFERENCIA
MAT ERIALES Y
SUMINIST ROS CONSUMIDOS
Productos químicos y conexos ₡148,87 9,7 22.81 ₡155,908,038.20 (₡7 ,028,315.39)
Materiales y productos de uso en la
construcción y el mantenimiento
₡61,036,647 .81 ₡7 7 ,903,894.38 (₡16,867 ,246.57 )
Herramientas, repuestos y
accesorios ₡48,458,416.50 ₡48,239,519.36 ₡218,897 .14
Otros Bienes p/ Producción y
Comercializ ₡1 ,403,654,681.54 ₡1 ,059,7 48.69 ₡1 ,402,594,932.85
Útiles, materiales y suministros
diversos ₡0.00 ₡1 ,137 ,896,7 14.87 (₡1 ,137 ,896,7 14.87 )
Sobrantes y faltantes inventario
físico ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00
T OT AL ₡1,662,029,468.66 ₡1,421,007 ,915.50 ₡241,021,553.16
NOTA NO. 29 DIFERENCIAS DE CAMBIO NEGATIVAS POR ACTIVOS FINANCIEROS
El comportamiento del diferencial cambiario negativo que se genera en la cuenta N°265121-1 donde se
reciben los ingresos del timbre del Registro Nacional que los usuarios cancelan en dólares, se presenta
seguidamente:
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
EGRESOS NO PRESUPUEST ARIOS:
Diferencia de cambio negativo por activos
financieros ₡37 ,046,981.7 0 ₡34,402,867 .63 ₡2,644,114.07
T OT AL ₡37 ,046,981.7 0 ₡34,402,867 .63 ₡2,644,114.07
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56
Entre las cuentas bancarias del Registro Nacional, se cuenta con una destinada a los ingresos en dólares
por venta de timbres, de la cual se transfieren los fondos posteriormente a la cuenta de caja única también
en dólares. Ambas cuentas contienen cantidades considerables de dinero, por tanto, con el propósito de
evitar la materialización de los riesgos que conllevan la disposición de estos dólares se debe realizar
mensualmente un análisis de los pronósticos de variaciones para determinar el beneficio de mantenerlo o
convertirlo a moneda nacional.
Se deben de indicar las políticas, en relación a los registros en dólares debido a que se presenta un
gasto mayor al ingreso por diferencial cambiario.
OTRAS REVELACIONES
NOTA NO. 30 ACTIVOS CONTINGENTES
En relación a la DIRECTRIZ CN-002-2006 (activos y pasivos contingentes), y de acuerdo con información
suministrada por la Licda. Ericka Fallas del Departamento de Asesoría Jurídica, se presentan los siguientes
procesos al 31 de Diciembre del 2013:
Nº Nº de Expediente judicial Nombre Pretención Inicial
1 10-000667-0386-CI INVERSIONES LOS CHARQUITOS Inestimable
2 11-003009-1027-CA FEDERICO GONZALEZ HERNANDEZ ₡13,000,000.00
3 09-001458-1027-CA INDUSTRIAS PREFABRICADOS EN CONCRETO IMPREFA S.A Inestimable
4 00-000061-0163-CA INMOBILIARIA TEREMAR S.A Inestimable
5 09-001544-1027-CA LUIS PAULINO CASTRO PORRAS ₡15,000,000.00
6 13-003568-1027-CA REPRESENTACIONES OLIVARES Inestimable
7 08-000836-1027-CA-0 JORGE MORA RAMIREZ ₡116,038,072.08
8 10-003266-1027-CA OMAR GUILLEN PACHECO Inestimable
9 09-000478-1027-CA RAUL MESEN BERMUDEZ ₡21,000,000.00
10 11-003814-1027-CA XINIA SOLIS TORRES Inestimable
Procesos pendientes
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NOTA NO. 31 PASIVOS CONTINGENTES
En relación a la DIRECTRIZ CN-002-2006 (activos y pasivos contingentes), y de acuerdo con información
suministrada por la Licda. Ericka Fallas del Departamento de Asesoría Jurídica, seguidamente se presenta
un resumen de los procesos legales al 31 de Diciembre del 2013:
35 procesos por juicios por nulidad. 25 son de pretensión inestimable y los demás suman
₡289,000,000.00 y $ 180,000.00.
33 procesos por juicios por nulidad y daños y perjuicios, 20 son de pretensión inestimable y los
demás suman₡6, 113, 547,505.00 y $ 19, 747,717.09.
82 procesos por juicios por daños y perjuicios, 32 son pretensión inestimable, 41 procesos por un
valor de ₡ 4,426,472,401.29 y 8 procesos por un valor de $ 46,622,318.8
Existe una Subcomisión nombrada para poder establecer el cálculo de la Provisión de Contingentes y se
está trabajando con una plantilla elaborada por la Unidad de Patrimonio de la Dirección General de la
Contabilidad Nacional. Para este año se tenía programado contabilizar la provisión y la cuenta por pagar de
los pasivos contingentes, no obstante por diferencias detectadas en la matriz respectiva se tomó la decisión
de realizar el registro en enero 2014 siempre y cuando se reciba la información de la Dirección de Asesoría
Jurídica ; fiable y oportunamente.
NOTA NO. 32 TIMBRE DEL REGISTRO NACIONAL
De acuerdo con el convenio que firmó la Junta Administrativa del Registro Nacional con el Banco de Costa
Rica, sobre la custodia del timbre, la cartera que muestra la oficina de Tesorería al 31 de Diciembre del
2013, por medio del oficio ET-RN-DF-2014-0031del 16-01-2014, se detalla seguidamente:
DET ALLE NOMINACIÓN CANT IDAD
SALDO EN
CUST ODIA
50.00₡ 156,000 7 ,800,000.00₡
100.00₡ 2,650,000 265,000,000.00₡
300.00₡ 826,000 247 ,800,000.00₡
500.00₡ 443,500 221,7 50,000.00₡
1 ,000.00₡ 427 ,500 427 ,500,000.00₡
2,000.00₡ 1 ,191,500 2,383,000,000.00₡
5,000.00₡ 195,000 97 5,000,000.00₡
8,000.00₡ 500,000 4,000,000,000.00₡
T OT AL BRUT O Al 31-12-2013 8,527 ,850,000.00¢
T IMBRE DEL REGIST RO
NACIONAL EN CUST ODIA
EN EL BANCO DE COST A
RICA
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58
Se tiene contemplado manejar estos timbres como Inventario de Bienes para la venta a su valor de costo,
Con respecto al timbre, seguidamente se muestra el dato a su valor de costo al finalizar Diciembre 2013:
DETALLE
NOMINACIÓN CANTIDAD VALOR
DE
COSTO
SALDO EN
CUSTODIA
5 0.00₡ 1 5 6 ,000 3 .4 2₡ 5 3 3 ,5 2 0.00₡
1 00.00₡ 2 ,6 5 0,000 3 .6 4₡ 9 ,6 4 6 ,000.00₡
3 00.00₡ 8 2 6 ,000 3 .4 2₡ 2 ,8 2 4 ,9 2 0.00₡
5 00.00₡ 1 4 3 ,5 00 3 .4 2₡ 4 9 0,7 7 0.00₡
5 00.00₡ 3 00,000 3 .6 4₡ 1 ,09 2 ,000.00₡
1 ,000.00₡ 3 2 7 ,5 00 3 .4 2₡ 1 ,1 2 0,05 0.00₡
1 ,000.00₡ 1 00,000 3 .6 4₡ 3 6 4 ,000.00₡
2 ,000.00₡ 1 ,1 9 1 ,5 00 3 .1 8₡ 3 ,7 8 8 ,9 7 0.00₡
5 ,000.00₡ 1 9 5 ,000 3 .1 8₡ 6 2 0,1 00.00₡
8 ,000.00₡ 5 00,000 3 .1 8₡ 1 ,5 9 0,000.00₡
T OT A L BRUT O A L 31-12-2013 22,070,330.00¢
T IMBRE DEL REGIST RO
NA CIONA L EN CUST ODIA
EN EL BA NCO DE COST A
RICA
NOTA NO. 33 PRESUPUESTO TOTAL
De acuerdo con la información emitida por el Equipo de Presupuesto, a continuación se presenta el
presupuesto total aprobado:
DET ALLE Diciembre, 2013 Diciembre, 2012 Variación
PRESUPUESTO ORDINARIO 38,407 ,899,7 48.53₡ 35,420,857 ,37 2.49₡ 2,987 ,042,37 6.04
(+) PRESUPUESTO EXTRAORDINADIO -₡ -₡ -₡
T OT AL 38,407 ,899,7 48.53₡ 35,420,857 ,37 2.49₡ 2,987 ,042,37 6.04₡
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NOTA NO. 34 DIFERENCIAS POR BASES DE REGISTRO
34.1 INGRESOS
Seguidamente se presenta el cuadro donde se observan a nivel general, las diferencias por la utilización de
bases diferentes entre Contabilidad y Presupuesto en las cuentas de ingresos:
DET ALLE CONT ABILIDAD PRESUPUEST O DIFERENCIA
INGRESOS
Saldos según informes y Est Financieros ₡86,023,424,437 .7 8 ₡42,17 0,099,280.83 ₡43,853,325,156.95
Diferencia por bases de registro (₡48,980,67 8,07 8.06) (₡5,128,7 52,531.89) (₡43,851,925,546.17 )
Ajustes pendientes aplicar ₡0.00 ₡1,399,610.7 8 (₡1,399,610.7 8)
Ajuste por redondeo ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00
T OT AL CONCILIADO ₡37 ,042,7 46,359.7 2 ₡37 ,042,7 46,359.7 2 (₡0.00)
34.2 EGRESOS
Seguidamente se presenta el cuadro donde se observan a nivel general, las diferencias por la utilización de
bases diferentes entre Contabilidad y Presupuesto en las cuentas de gastos:
DET ALLE CONT ABILIDAD PRESUPUEST O DIFERENCIA
EGRESOS
Saldo según informes y Est Financieros ₡25,897 ,47 7 ,802.65 ₡29,814,984,353.7 6 -₡3,917 ,506,551.11
Diferencia por bases de registro ₡3,908,265,7 01.98 ₡0.00 ₡3,908,265,7 01.98
Ajustes Pendientes de aplicar ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00
Ajuste por redondeo 0.00 -9,240,849.13 ₡9,240,849.13
T OT AL ₡29,805,7 43,504.63 ₡29,805,7 43,504.63 ₡0.00
NOTA NO. 35 FIDEICOMISO DE VIVIENDA
DET ALLE Diciem bre, 2013 Diciem bre, 2012 Variación
FIDEICOMISO DE VIVIENDA:
Depósito inicial en el Fideicomiso ₡0.00 ₡100,000,000.00 (₡100,000,000.00)
Ganancias generadas ₡0.00 ₡554,056,07 0.39 (₡554,056,07 0.39)
T OT AL ₡0.00 ₡654,056,07 0.39 (₡654,056,07 0.39)
Se eliminó de los Estados Financieros la cuenta de activos (Depósito Inicial de Fideicomiso) y de la cuenta
de Resultados (Ganancias generadas) únicamente se revela en las Notas, por recomendación de la
Auditoría externa anterior, ya que consideran que este patrimonio estaba segregado y no corresponde a la
labor propia de la Institución.
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60
NOTA NO. 36 SALARIOS CUBIERTOS POR GOBIERNO CENTRAL
Se presenta el gasto en que ha incurrido el Gobierno Central al cubrir dichas erogaciones en lo que
respecta al 2013, de acuerdo con información emitida por el Departamento de Recursos Humanos del
Registro Nacional; tomando en cuenta las transferencias que se realizan, se presenta la siguiente
información:
DET ALLE
PAGOS REALIZADOS CON PRESUPUEST O DEL
GOBIERNO CENT RAL
Enero 535,063,041.39₡
Salarios totales menos transferencia JARN 446,518,435.61₡
Cuotas patronales 88,544,605.7 8₡
Febrero 562,931,895.52₡
Salarios totales menos transferencia JARN 469,7 7 5,428.12₡
Cuotas patronales 93,156,467 .40₡
Marzo 549,330,27 7 .7 1₡
Salarios totales menos transferencia JARN 458,424,666.37₡
Cuotas patronales 90,905,611.34₡
Abril 544,288,97 2.37₡
Salarios totales menos transferencia JARN 454,217 ,618.60₡
Cuotas patronales 90,07 1,353.7 7₡
May o 546,17 9,389.02₡
Salarios totales menos transferencia JARN 455,7 95,200.7 2₡
Cuotas patronales 90,384,188.30₡
Junio 547 ,110,430.12₡
Salarios totales menos transferencia JARN 456,57 2,169.01₡
Cuotas patronales 90,538,261.11₡
Julio 558,87 5,7 80.13₡
Salarios totales menos transferencia JARN 466,390,536.7 0₡
Cuotas patronales 92,485,243.43₡
Agosto 587 ,947 ,138.87₡
Salarios totales menos transferencia JARN 490,651,038.03₡
Cuotas patronales 97 ,296,100.84₡
Setiem bre 57 2,67 6,044.65¢
Salarios totales menos transferencia JARN 47 7 ,907 ,07 2.23¢
Cuotas patronales 94,7 68,97 2.42₡
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
61
DET ALLE
PAGOS REALIZADOS CON PRESUPUEST O DEL
GOBIERNO CENT RAL
Octubre 57 7 ,200,844.81¢
Salarios totales menos transferencia JARN 481,683,088.38¢
Cuotas patronales 95,517 ,7 56.43₡
Noviem bre 57 7 ,480,920.7 1¢
Salarios totales menos transferencia JARN 481,916,816.08¢
Cuotas patronales 95,564,104.63₡
Diciem bre 594,995,7 20.32¢
Salarios totales menos transferencia JARN 496,533,188.95¢
Cuotas patronales 98,462,531.37₡
T OT AL 31-12-2013 6,7 54,080,455.62¢
NOTA NO. 37 AGUINALDO CUBIERTO POR GOBIERNO CENTRAL (PROVISIÓN)
Seguidamente se presenta como revelación la provisión de aguinaldo de los funcionarios pagados por
Presupuesto Nacional, excluyendo los que cubre la Junta Administrativa del Registro Nacional, ya que este
gasto se muestra en las partidas de transferencias. El Presupuesto Nacional cancelará el aguinaldo desde
noviembre del 2013 hasta octubre del2014.
DET ALLEPROV ISIÓN DEL A GUINA LDO SOBRE LOS PA GOS REA LIZA DOS
CON PRESUPUEST O DEL GOBIERNO CENT RA L:
Nov-13 ₡43,448,816.94
Aguinaldo sobre salario ₡43,448,816.94
Dic-13 ₡44,7 66,604.7 6
Aguinaldo sobre salario ₡44,7 66,604.7 6
T otal al 31-12-2013 ₡88,215,421.7 0
La provisión que se había mostrado desde noviembre del 2012 hasta octubre del 2013, incluyendo el
aguinaldo sobre el salario escolar del 2012 pagado en enero del 2013, corresponde a la suma de
¢476,494,071.49 y el pago real según comunicación de Recursos Humanos vía correo electrónico, fue de
¢517,246,310.08 lo cual refleja una subvaloración de ¢40,752,238.59.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
62
NOTA NO. 38 SALARIO ESCOLAR GOBIERNO CENTRAL (PROVISIÓN)
Así mismo se presenta la Provisión del salario escolar de los funcionarios que cancela el Gobierno Central:
DETALLE
SALARIO ESCOLAR CUBIERTO POR PRESUPUESTO DEL
GOBIERNO CENTRAL
Enero ₡43,821,663.09
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡36,569,859.88
Cuotas patronales ₡7 ,251 ,803.21
Febrero ₡46,104,122.24
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡38,47 4,607 .56
Cuotas patronales ₡7 ,629,51 4.68
Marzo ₡44,990,149.75
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡37 ,544,980.1 8
Cuotas patronales ₡7 ,445,1 69.57
Abril ₡44,577,266.83
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡37 ,200,422.96
Cuotas patronales ₡7 ,37 6,843.87
Mayo ₡44,732,091.96
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡37 ,329,626.94
Cuotas patronales ₡7 ,402,465.02
Junio ₡44,808,344.22
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡37 ,393,260.64
Cuotas patronales ₡7 ,41 5,083.58
Julio ₡45,771,926.40
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡38,1 97 ,384.96
Cuotas patronales ₡7 ,57 4,541 .44
Agosto ₡48,152,870.67
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡40,1 84,320.01
Cuotas patronales ₡7 ,968,550.66
Setiembre ₡46,902,168.06
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡39,1 40,589.22
Cuotas patronales ₡7 ,7 61 ,57 8.84
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
(San Jose, Costa Rica)
63
DETALLE
SALARIO ESCOLAR CUBIERTO POR PRESUPUESTO DEL
GOBIERNO CENTRAL
Octubre ₡47,272,749.19
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡39,449,844.94
Cuotas patronales ₡7 ,822,904.25
Noviembre ₡47,295,687.41
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡39,468,987 .24
Cuotas patronales ₡7 ,826,7 00.1 7
Diciembre ₡48,730,149.50
Prov isión salario escolar sobre sueldos ₡40,666,068.1 8
Cuotas patronales ₡8,064,081 .32
TOTAL 31-12-2013 ₡553,159,189.33
Licda. Grettel Quesada Cruz Licda. Maricel Moncada Rugama
Analista Contable Jefa Departamento Contable
Carné CPI 25821 Carné CPI 5525
Msc. Georgina Paniagua Ramírez Lic. Dagoberto Sibaja Morales
Jefa Departamento Financiero Director General
Autoriza Aprueba
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