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Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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Resolución No. 2020500002034
Por medio de la cual se establecen los términos y condiciones para
rendir las Cuentas por parte de todos los Entes que fiscaliza la Contraloría General de Antioquia en las plataformas del Sistema
Integral de Auditorías SIA CONTRALORIAS y SIA OBSERVA
LA CONTRALORA GENERAL DE ANTIOQUIA En uso de las atribuciones constitucionales conferidas por el artículo 272 de la Constitución Política de Colombia, modificado por el Acto Legislativo 04 de 2019 y Decreto 403 de 2020, de las facultades legales establecidas en la Ley 330 de 1996, la Ley 42 de 1993; la Ley 1150 de 2007, la Ordenanza 27 de 1998.
CONSIDERANDO
a) Que la Constitución Política, en el artículo 119, establece que la Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultados de la administración; en consonancia con ello, el artículo 267 define el control fiscal como una función pública que será ejercida por la Contraloría General de la República sobre la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
b) Que el inciso segundo del artículo 267 de la Constitución Política establece
que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.
c) Que el numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política en concordancia
con el literal (a) del Artículo 8 del Decreto 2145 de 1999, establece que es función del Contralor General de la República, de Contralores Departamentales y Municipales, conceptuar y evaluar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de las Entidades y Organismos del Estado.
d) Que el inciso 6 del Artículo 272 de la Constitución Política de Colombia de 1991, establece que los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, ejercerán en el ámbito de su jurisdicción las funciones atribuidas en el Artículo 268 al Contralor General de la República.
e) Que el Decreto Ley 403 de 2020, “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal”, en su Título II, regula las competencias de la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales, estableciendo de
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manera general en el artículo 4 que las contralorías territoriales vigilan y controlan la gestión fiscal de los departamentos, distritos, municipios y demás entidades del orden territorial, así como a los demás sujetos de control dentro de su respectiva jurisdicción, en relación con los recursos endógenos y las contribuciones parafiscales según el orden al que pertenezcan, en forma concurrente con la Contraloría General de la República, no obstante aclara que la vigilancia y control fiscal de los recursos transferidos o las rentas cedidas por la Nación a cualquier título a las entidades territoriales, será prevalente con sujeción a lo dispuesto en normas especiales.
f) Que el Decreto Ley 403 de 2020 reglamenta las facultades conferidas a las autoridades de control fiscal a través del acto legislativo 04 de 2019, en lo referente al ejercicio e implementación del control fiscal, siendo las más relevantes: los principios, sistemas, procedimientos, funciones de vigilancia y demás actividades relacionadas con el ejercicio delegado por mandato constitucional.
g) Que mediante la expedición de la Ley 298 de 1996 que desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política y crea la Contaduría General de la Nación, se hace necesario que la Contraloría General de Antioquia articule los tipos de reporte de la contabilidad, de la ejecución del presupuesto y de la contabilidad financiera-patrimonial, atendiendo para esta última el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.
h) Que la Ordenanza 27 de 1998, en el artículo 8 numeral 1, atribuye al
Contralor General de Antioquia: “Prescribir, teniendo en cuenta las observaciones de la Contraloría General de la República, los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes Departamentales y de los Municipios que no tengan Contraloría, e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados, que deban seguirse...”
i) Que la Ley 951 de 2005, establece la obligación a los servidores públicos de rendir mediante un acta de informe de gestión, en calidad de titulares, representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, presenten al separarse de sus cargos, un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que le fueron asignados para el ejercicio de sus funciones.
j) Que la Contraloría General de la República, mediante la Resolución
reglamentaria orgánica 035 del 30 de abril de 2020, reglamentó que los contralores departamentales, municipales y distritales deberán reportar un
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informe mensual sobre la información de la deuda pública de las entidades y organismos bajo su jurisdicción, donde se determine la utilización de los recursos del crédito.
R E S U E L V E:
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CAPÍTULO PRIMERO DEL OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto establecer los métodos y la forma de rendir cuentas, los responsables del manejo de fondos o bienes sujetos de control de la Contraloría General de Antioquia en el Departamento antioqueño. ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Su ámbito de aplicación será para todos los sujetos de control establecidos por la Contraloría General de Antioquia y para particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos en sus diferentes y sucesivas etapas de planeación, recaudo o percepción, conservación, adquisición, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición, sin importar su monto o participación, que estén sometidos o sean de la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de Antioquia, por disposición constitucional y legal.
CAPÍTULO SEGUNDO DE LA CUENTA Y SU RENDICIÓN
ARTICULO 3. DEFINICIONES. Para la presente resolución se tendrá en cuenta las siguientes definiciones.
CUENTA: se entiende por cuenta, el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizadas por los sujetos en cada vigencia. Para el ejercicio del control fiscal, la rendición de cuenta se realizará en forma permanente a través de la página WEB, http://contraloria.antioquia.gov.co en los aplicativos SIA CONTRALORIAS y SIA OBSERVA de acuerdo a la periodicidad y los formatos que sean aplicables en virtud de la naturaleza jurídica de cada Sujeto de Control. Para tales efectos, cada formato cuenta con el instructivo correspondiente en el que se determinan la forma y oportunidad de rendición de los informes, formatos y anexos. RENDICIÓN DE CUENTA: Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas. Para efectos de la presente Resolución, se entiende por responder, aquella obligación que tiene todo funcionario público que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos de asumir las consecuencias que se deriven de su gestión fiscal. Así mismo se entenderá por informar la acción de comunicar a la Contraloría General de Antioquia en los formatos establecidos para ello, sobre la gestión fiscal realizada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados.
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SUJETO DE CONTROL: Son sujetos de control fiscal las entidades Territoriales del orden Departamental, Municipal y entidades Descentralizadas, entidades del orden departamental y municipal que tienen régimen especial, las sociedades de economía mixta, las empresas sociales del Estado, las empresas industriales y comerciales del Estado, los particulares que manejen fondos o bienes del Estado, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos del Estado.
ARTÍCULO 4: DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA. El Sistema de Rendición electrónica de cuentas de la Contraloría General de Antioquia, tendrá un Administrador adscrito a la Dirección de Sistemas de Buen Gobierno y las TICS y tendrá las siguientes funciones:
1. Asignar a los usuarios del Sistema de rendición electrónica los perfiles de acceso al aplicativo.
2. Mantener en reserva la información registrada en el sistema, sin perjuicio
de aquella que de conformidad con las normas legales deba suministrar a las autoridades competentes.
3. Velar porque el sistema opere de manera adecuada y reportar los
inconvenientes de tipo técnico que se generen.
4. Recepcionar las inquietudes y los requerimientos que suscite la utilización del Sistema Integral de Auditorías – SIA
5. Tramitar los requerimientos efectuados por los usuarios del SIA, referentes
a contornos de formatos. ARTÍCULO 5. MANUAL DEL USUARIO. Para efectos del conocimiento, la divulgación, capacitación y aplicación del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas "SIA'', el "Manual del Usuario" se integrará de manera interactiva en la página WEB de la Contraloría General de Antioquia : http://contraloria.antioquia.gov.co, se accede mediante el vínculo denominado, "sistema de rendición sujetos de control". PARÁGRAFO 1. De conformidad con la Ley 594 de 2000, los documentos que soportan las cuentas y respalden la gestión administrativa, serán legajados, foliados, archivados; estarán a disposición de la Contraloría, quien podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo. El representante legal de la entidad responderá por su custodia y conservación. PARÁGRAFO 2. Para efectos de la rendición electrónica de la cuenta fiscal, los sujetos de control, deberán presentar los correspondientes estados financieros
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comparativos de conformidad con los parámetros y criterios definidos por la Contaduría General de la Nación y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público - NICSP para efectuar el análisis de los Estados Contables. Esta información deberá estar soportada por Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas y anexos a los Estados Contables, El Catálogo de Cuentas y Saldos de Operaciones Recíprocas, el Balance de Comprobación respectivo (a diez dígitos), a fin de verificar todas y cada una de las partidas que los integran.
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CAPÍTULO TERCERO
DE LOS RESPONSABLES ARTÍCULO 6. RESPONSABLES DE RENDIR LA CUENTA POR ENTIDAD. El Representante Legal, el Jefe de la Entidad, Director, Gerente o quien haga sus veces en los sujetos de control de la Contraloría General de Antioquia, son responsables de rendir la cuenta consolidada por la entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal, el jefe de la entidad, director, gerente o quien haga sus veces. La rendición de cuentas se efectuará en la forma, métodos y términos establecidos en la presente resolución. PARÁGRAFO: La entidad informará a este Organismo de Control, mediante oficio firmado por el representante legal, cuando haya un cambio en los usuarios del sistema bien sea por cambio de representante legal, solicitud de nuevos usuarios, desvinculación del funcionario o por cambio de funciones. Es responsabilidad del representante legal mantener actualizada la información de los usuarios del sistema de la entidad.
CAPÍTULO CUARTO DE LA FORMA, PERIODO Y TÉRMINOS
ARTÍCULO 7. FORMA DE RENDIR LA CUENTA. Los responsables harán la rendición electrónica de la cuenta e informes a la Contraloría General de Antioquia, mediante transferencia electrónica de datos implementados en los aplicativos de Sistema Integral de Auditorías SIA CONTRALORIAS y SIA OBSERVA. A través de la página WEB de este organismo: http://contraloria.antioquia.gov.co mediante el Link SIA, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos en el Manual de Usuario, publicado en el mismo sitio y en los tiempos estipulados para tal fin. PARÁGRAFO. La Contraloría General de Antioquia precisará para casos especiales, formas alternas de presentación de la cuenta, con la que se garantice la inclusión de toda la información requerida, su autenticidad y mayores facilidades para el manejo. ARTÍCULO 8. ASPECTOS QUE DEBEN CUMPLIR EN LA RENDICIÓN. La rendición electrónica de cuentas consta de formatos, anexos, oficio no aplica y oficio de cierre. Para el diligenciamiento de las cuentas e informes se deben tener presentes los siguientes aspectos:
1. Formatos: Son las plantillas que se encuentran en el aplicativo SIA las cuales se diligencian sin someter su estructura a modificación alguna
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(agregar o eliminar columnas). Se cargan con el mismo nombre que se encuentra en dicho aplicativo y con la misma extensión (.csv), es decir: la palabra formato, guion bajo_, período de rendición, guion bajo _' nombre del formato y extensión .csv. Como ejemplo el nombre de una plantilla puede ser: formato_202012_f06_cga .csv.
2. Cuando un formato no aplique a la entidad debe cargarse sin diligenciar,
después de subir el oficio de no aplica.
3. Anexos: Es la información adicional que se solicita para los formatos, normalmente corresponde a archivos con extensión .doc, docx, xls, xlsx, .pdt,.rar o .zip y pueden ser actos administrativos, estados financieros, informes de gestión, matrices. Los anexos que hacen parte de las plantillas se solicitan mediante instructivo o circular externa y hacen parte integral del formato. Estos deben cargarse antes que el formato y se identifica con la palabra formato, guión bajo_, el período de rendición, guión bajo_, el nombre del formato del cual hace parte, guión bajo_ y el nombre del anexo. Por ejemplo, un anexo del formato f06_cga para la cuenta anual 2020 debe cargarse con el siguiente nombre: formato_202012_f06_cga_nombreanexo .
4. Oficio No Aplica: Cuando una plantilla o formato requiera ser cargado al
aplicativo SIA, pero éste no aplica a la entidad, se debe justificar en un oficio firmado por el representante legal y cargarse la plantilla sin información, se escanea en formato .jpg y se sube con el mismo nombre de la plantilla, luego un guión bajo_ y la palabra no aplica. Por ejemplo, si para la cuenta anual 2020 no aplica el formato f10_cga, se elabora el oficio, se escanea y se carga con el siguiente nombre: formato_202012_f10_cga_no aplica.jpg ,
Recuerde que dicho oficio debe cargarse exclusivamente en formato imagen, es decir: .jpg. Oficio de Cierre: Una vez la entidad ha revisado que la información a rendir está completa y en las condiciones establecidas en la presente resolución o circulares externas emitidas, se debe cargar el oficio de cierre en un único folio firmado por el representante legal, mediante el cual indica que se cargó toda la información de la cuenta o informe respectivo. Dicho oficio debe escanearse en formato imagen .jpg con el siguiente nombre: la palabra formato separado de un guion bajo_ y el período de rendición. Por ejemplo, para el cierre de la cuenta anual 2020 el nombre del oficio de cierre es: formato_202012.jpg.
ARTÍCULO 9. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. Para la rendición de la cuenta mediante el aplicativo SIA CONTRALORIAS, deberá presentarse en los formatos establecidos en la "Guía para la rendición de formatos", los cuales deben diligenciarse dando estricto cumplimiento y adjuntando vía electrónica la información complementaria o adicional que exige cada formato. El acceso se
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realizará ingresando a la página web de la Contraloría General de Antioquia http://contraloria.antioquia.gov.co mediante el vínculo SIA CONTRALORIA. Para el aplicativo SIA OBSERVA la rendición de la cuenta se realizará en línea. El acceso se hará ingresando directamente a la dirección http://siaobserva.auditoria.gov.co PARÁGRAFO 1. Los formatos que cada entidad deberá rendir y su periodicidad serán los relacionados en el anexo 1 (formatos a rendir y periodicidad de rendición) la cual hace parte integral de la presente resolución. PARÁGRAFO 2. Los documentos electrónicos, físicos y magnéticos que soporten la cuenta, deberán reposar en los archivos de los correspondientes sujetos de control a disposición de la Contraloría General de Antioquia, quien podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo. ARTÍCULO 10. PERIODICIDAD Y TÉRMINOS. La cuenta se rendirá para la vigencia fiscal anual comprendida entre el 1º de enero al 31 de diciembre de cada año, mediante informes mensuales, trimestral y anuales. La periodicidad en la presentación de la información se encuentra establecida en cada uno de los formatos del aplicativo SIA CONTRALORIAS "Guía para la rendición de formatos" y SIA OBSERVA. El término para la presentación de la mencionada información a la Contraloría de General de Antioquia será el siguiente: Cuenta Mensual-Deuda pública-Contratación: La información con periodicidad mensual deberá ser presentada a más tardar el tercer (3) día hábil del mes siguiente al que corresponde la información, en los aplicativos SIA CONTRALORÍAS y SIA OBSERVA. Cuenta Trimestral - Avances Plan de Mejoramiento: Todas las entidades vigiladas por la Contraloría General de Antioquia, deberán rendir trimestralmente la siguiente información, a más tardar el día diez (10) de los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre, con corte de avances al 30 de diciembre, marzo, junio y septiembre, mediante archivo adjunto en el formato establecido. Información Anual: La información con periodicidad anual deberá ser presentada hasta el treinta (30) de enero deI año siguiente al período por rendir. Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el primer día hábil siguiente, en el aplicativo SIA CONTRALORÍAS. PARÁGRAFO 1: La Contraloría General de Antioquia podrá solicitar en cualquier tiempo a los sujetos de control, información diferente a la que se refiere la
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presente resolución y que sea necesaria para el cumplimiento de las funciones de este ente de control. PARÁGRAFO 2: Información Inmediata. Los sujetos remitirán en forma inmediata a la Contraloría General de Antioquia, las respectivas copias de los actos administrativos expedidos en los eventos relacionados a continuación:
1. Declaratoria de urgencia manifiesta, prevista en la Ley 80 de 1993. 2. Cambio de naturaleza jurídica o liquidación de la entidad fiscalizada. 3. Creación de una entidad sujeto de vigilancia y control de la Contraloría
de General de Antioquia.
CAPÍTULO QUINTO DE LAS PRÓRROGAS
ARTÍCULO 11. DE LAS PRÓRROGAS. Los responsables de rendir la cuenta a través del sistema SIA CONTRALORIAS, podrán solicitar prórroga en caso de fuerza mayor o en caso fortuito, solicitud que se hará por escrito debidamente firmada por el representante legal de la entidad y dirigida al Contralor Auxiliar de Auditoría Delegada. Dicha solicitud de prórroga deberá ser presentada tres (3) días hábiles antes que finalice el plazo fijado. PARÁGRAFO 1. La Contraloría General de Antioquia otorgará una prórroga máxima hasta de cinco (5) días calendario. PARÁGRAFO 2. La sola solicitud de prórroga no implica su otorgamiento y solo se entenderá concedida cuando exista pronunciamiento escrito por parte de la Contraloría General de Antioquia.
CAPÍTULO SEXTO DE LA RENDICIÓN A TRAVÉS DEL APLICATIVO SIA OBSERVA
ARTÍCULO 12. ADOPCIÓN. Adáptese el aplicativo SIA Observa para todos los sujetos de control fiscalizados por la Contraloría General de Antioquia. ARTÍCULO 13. PERIODOS. A partir del primero (1) de enero de 2020 y de manera mensual, la información contractual deberá rendirse mes a mes, a más tardar el día tres (3) del mes siguiente, a través de la Dirección electrónica http://siaobserva.auditoria.qov.co, del aplicativo denominado SIA OBSERVA.
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PARÁGRAFO 1. Para efectos de la rendición de la cuenta anual, si la Contraloría General de Antioquia lo considera necesario, solicitará el cargue del formato F20.1 Relación Contractual. PARÁGRAFO 2. Si la fecha de vencimiento corresponde a un día no hábil, se correrá al siguiente día hábil. ARTÍCULO 14. FORMA DE RENDIR. La rendición de la información contractual deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Auditoría General de la República, mediante el ingreso al aplicativo en la dirección http://siaobserva.auditoria.gov.co. ARTÍCULO 15. SOLICITUD DE USUARIOS. La solicitud y creación de usuarios para el aplicativo SIA OBSERVA se realizará mediante solicitud escrita enviada al correo JCATANO@cga.gov.co y CCALDERON@cga.gov.co La entidad sujeta de control debe llevar el control de los usuarios creados y solicitar en su debido tiempo la inactivación de los que así lo considere, con el fin de evitar el uso inadecuado por parte de personas ajenas a cada entidad. La solicitud de creación y eliminación de usuarios. se hará a través del correo electrónico JCATANO@cga.gov.co y CCALDERON@cga.gov.co El usuario Representante Legal será el encargado de validar, rendir y certificar legalmente la rendición de la información contractual, por lo tanto, deben tener presente la responsabilidad que conlleva su manejo. ARTÍCULO 16. PERÍODOS SIN CONTRATAR. Cuando la entidad no haya suscrito contrato alguno durante un mes determinado, deberá cargar al aplicativo un oficio firmado por el representante legal informando dicha situación, este oficio deberá ser cargado por el usuario Representante Legal. En caso que la Auditoria General de la República adopte un mecanismo alternativo para informar la situación antes descrita, se tomará como obligatoria para los sujetos de control. ARTÍCULO 17. INFORMACIÓN A CARGAR. Las entidades vigiladas por la Contraloría General de Antioquia, deberán cumplir con el cargue oportuno de la información básica (con la cual queda registrado el contrato en el aplicativo) y de los documentos de legalidad requeridos por el aplicativo en la Ficha información contrato "documentos de legalidad anexados". PARÁGRAFO. La solicitud de eliminación de contratos y anexos de los contratos, debe realizarse a través del correo electrónico JCATANO@cga.gov.co y CCALDERON@cga.gov.co, esta solicitud debe contener claramente el número del contrato y el nombre de los anexos a eliminar.
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ARTÍCULO 18. CAMBIOS POSTERIORES. Los cambios que surjan en el aplicativo SIA Observa, con posterioridad a la expedición de esta Resolución serán informados a través de acto administrativo.
CAPÍTULO SÉPTIMO DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA
ARTÍCULO 19. REVISIÓN. La Contraloría General de Antioquia mediante el proceso de auditoría o mediante la revisión de la cuenta verificará la oportunidad, calidad y coherencia de la información que rindan los responsables fiscales sobre su Gestión Fiscal, con el propósito de emitir pronunciamientos articulados y regulares sobre la misma. PARÁGRAFO 1. Cuando los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los Sujetos se encuentran incompletos o presentan inconsistencias, la Contraloría General de Antioquia, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, solicitará las explicaciones de inobservancias presentadas al funcionario responsable de rendir la cuenta, quien contará con el plazo señalado por el Órgano de Control para efectuar los ajustes necesarios en el sistema. PARÁGRAFO 2. Inobservancia de los requisitos de presentación. Se entenderá por no presentada la cuenta o informes cuando no cumpla con lo previsto en la presente resolución, en lo referente a lugar y fecha de presentación, periodo, formatos y contenido de los mismos.
CAPÍTULO OCTAVO INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO DE LA DEUDA PÚBLICA ENTIDADES
DEL NIVEL DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL ARTÍCULO 20 DEUDA PÚBLICA: Las entidades que a continuación se relacionan, deberán remitir mensualmente a través del registro electrónico en el Software de Rendición, a más tardar el día 30 de cada mes con corte de información al día 25 del mismo mes a reportar, un informe que contenga, debidamente identificados según fecha de ocurrencia, los saldos y movimientos de los desembolsos, amortizaciones, interés y comisiones de deuda interna y externa y demás operaciones y eventos contemplados en el Sistema Estadístico Unificado de Deuda - SEUD; la misma información que envían al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Así mismo, los sujetos de Control deberán complementar en el cuadro el resumen de los saldos de cada una de las Operaciones consignada en el Seud así:
05-Total Desembolsos 06-TotalAmortizaciones 07-Total Intereses
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10-Cancelación de intereses por no utilización 11-Capital anticipado 16-Intreses de mora 99- Saldo fin de mes
El Departamento de Antioquia, Establecimientos Públicos del Orden Departamental, Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Departamento, Empresas Sociales del Estado - ESE- del nivel Departamental y Municipal , Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios - ESP- del nivel Departamental, Instituciones de Educación Superior, Entes Universitarios Autónomos, Establecimientos Públicos Autónomos, Área Metropolitana del Departamento de Antioquia, Fundaciones que manejen recursos públicos, Sociedades de Economía Mixta con participación departamental, Municipios, , Entidades Descentralizadas y Establecimientos Públicos del Orden Municipal, Asociaciones de los Municipios y demás sujetos de control.
CAPÍTULO NOVENO INFORME AL CULMINAR UNA GESTIÓN
ARTÍCULO 21. DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN. Los servidores públicos y los particulares que administren fondos o recursos del Estado, están obligados en los términos de la Ley 951 del 2005, a entregar al servidor público entrante un informe mediante acta de informe de gestión sobre todos los asuntos de su competencia, gestión contable y estado de los recursos financieros, humanos y administrativos por el período que estuvieron frente al mismo, o cuando se ratifica en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales. PARÁGRAFO: Al momento de su retiro, el responsable de rendir la cuenta en la Entidad deberá hacer entrega formal al funcionario entrante o encargado, de las contraseñas asignadas por la Contraloría General de Antioquia, al igual que de todos los archivos que estén relacionados con la rendición de cuentas. Es responsabilidad del Representante Legal mantener actualizada esta información. ARTÍCULO 22. TÉRMINO DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN. El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces, de los sujetos de control de la Contraloría General de Antioquia deben presentar el informe al culminar su gestión, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha efectiva de su retiro o terminación de su encargo.
CAPÍTULO DÉCIMO INFORME SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL
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ARTÍCULO 23. CONTENIDO DEL INFORME SOBRE LA GESTIÓN AMBIENTAL. Los representantes legales de las entidades sujetas a control y particulares que manejen recursos públicos ambientales (Departamento de Antioquia, municipios, ESES y ESP) deberán diligenciar anualmente la encuesta sobre la Gestión e Inversión Ambiental, de conformidad con el formato establecido para el SIA Contralorías, en los plazos establecidos y garantizando la calidad, oportunidad y suficiencia de la información rendida ARTÍCULO 24. REVISIÓN. La Contraloría General de Antioquia, mediante estudio técnico, analizará y revisará la información de la gestión ambiental. PARÁGRAFO: se deben rendir todos los anexos solicitados en los formatos establecidos, los cuales hacen parte integral de la encuesta de gestión e inversión ambiental en los mismos términos de calidad, oportunidad y suficiencia ARTÍCULO 25. RESULTADO. La información rendida en la encuesta de gestión e inversión ambiental hará parte integrante del Informe Anual del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente que presenta el Contralor General de Antioquia a la Asamblea Departamental de Antioquia y servirá de insumo para las auditorías de cumplimiento ambientales contemplas en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal Territorial – PVCFT-.
CAPÍTULO DÉCIMOPRIMERO URGENCIA MANIFIESTA O SITUACIÓN DE CALAMIDAD PÚBLICA
ARTÍCULO 26. REMISIÓN EXPEDIENTE. Cuando los sujetos de control emitan declaratoria de urgencia manifiesta o situación de calamidad pública, los decretos de urgencia manifiesta y/o de calamidad pública, así como las actas de comité de riesgos y los planes que se originen, serán enviados a la Contraloría General de Antioquia, inmediatamente a su declaratoria para efectos del control respectivo. PARÁGRAFO. En el evento que las circunstancias no permitan el perfeccionamiento del contrato para cumplir con el requisito de inmediatez exigido por la norma, deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida por la autoridad estatal contratante. ARTÍCULO 27. PRONUNCIAMIENTO. La Contraloría General de Antioquia emitirá pronunciamiento dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración.
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CAPÍTULO DÉCIMO SEGUNDO ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN
ARTÍCULO 28.- Las Entidades en liquidación rendirán anualmente a más tardar el día 30 de enero de cada vigencia, la información que se estipule en los anexos y en los formatos establecidos en esta resolución.
CAPÍTULO DÉCIMO TERCERO SANCIONES
ARTÍCULO 29. TIPO DE SANCIONES. En el proceso permanente de la Rendición de Cuentas, la Contraloría General de Antioquia podrá, según el caso, imponer sanciones a los responsables de rendir la cuenta o informes correspondientes en el Software implementado para ello, de conformidad con el Decreto Ley 403 de 2020, y demás disposiciones de carácter legal que la regulen o adicionen, y de conformidad con la reglamentación interna del procedimiento administrativo sancionatorio. PARÁGRAFO. La Información financiera, presupuestal, económica, social y ambiental e informe sobre la evaluación del control interno contable, información contable pública convergencia, reporte de Estados financieros, FUT – (Cierre fiscal y cuenta por Pagar), y CGR Presupuestal, será la información que reportan las entidades Públicas a la Contaduría General de la Nación, mediante el Sistema Consolidador de Hacienda e información Pública (CHIP), en las fechas establecidas por la Entidad
CAPÍTULO DÉCIMO CUARTO DISPOSICIONES GENERALES PARA TODOS LOS SUJETOS VIGILADOS ARTÍCULO 32. CONVENIOS.
Convenio Marco: Cuando se celebren convenios marco entre entidades públicas, los cuales se ejecuten a través de otros contratos, estos serán a los 'que se les debe registrar el valor, en caso contrario, cuando se ejecuten directamente se asignará el valor del convenio marco. Convenios de Asociación: Cuando entre dos o más entidades públicas se celebren convenios de asociación, estos serán rendidos por la entidad que los ejecute.
ARTÍCULO 30. AVANCES AL PLAN DE MEJORAMIENTO. Todas las entidades vigiladas por la Contraloría General de Antioquia, deberán rendir trimestralmente la siguiente información, a más tardar el día diez (10) de los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre, con corte de avances al 30 de marzo, junio, septiembre y diciembre, mediante el formato establecido en la rendición, indicando el periodo de rendición.
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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ARTÍCULO 31. PLAN DE DESARROLLO, PLAN DE ACCIÓN ANUAL Y SUS
MODIFICACIONES. El Plan de Desarrollo Territorial está conformado por una parte
general de carácter estratégico y por un plan de inversiones, El instrumento de
evaluación y seguimiento es el “Plan Indicativo”, el cual está conformado por los
indicadores y sus metas y cuya metodología fue dispuesta por el Departamento
Nacional de Planeación en la herramienta “Kiterritorial. En este sentido, los
Municipios y el Departamento de Antioquia, a más tardar el 30 de Enero de 2021
deberán rendir las metas y los avances físicos y financieros de los indicadores de
producto y de resultado, mediante registro electrónico en los Formatos
establecidos; así como los documentos anexos que soportan la legalidad de este
instrumento y sus modificaciones.
ARTÍCULO 32. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN MIPG. Todas las entidades vigiladas por la Contraloría General de Antioquia, deberán rendir en forma anual, a más tardar el día 30 de enero de la vigencia la siguiente información, mediante archivo adjunto anexos a la cuenta, indicando el periodo de rendición.
Informe ejecutivo anual del MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG -
Matriz de calificación del MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG -
ARTÍCULO 33. Además de los documentos que soportan la Rendición de Cuenta electrónica en la presente Resolución, la Contraloría General de Antioquia podrá solicitar en todo momento cualquier tipo de información y de soportes necesarios para garantizar la oportunidad y efectividad en el ejercicio de Control Fiscal. ARTÍCULO 34. La información y los documentos suministrados a través del Software de rendición de cuentas, serán el insumo fundamental para ejercer las auditorías Financiera y de Gestión, de Desempeño y de Cumplimiento, informes Macrofiscales, Estados Financieros, Deuda Pública, Control a la Contratación, Gestión Ambiental, Presupuestales, Sectoriales y demás estudios o ejercicios de Control Fiscal. ARTÍCULO 35. CERTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN. Los documentos donde conste la información financiera, presupuesta!, estadística y de endeudamiento público por cada entidad, deberán ser firmados por el representante legal, el jefe de la entidad o quien haga sus veces, identificando su nombre completo y cédula de ciudadanía. PARÁGRAFO. Cuando el representante legal delegue la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución, remitirá junto con la
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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información respectiva a la Contraloría General de Antioquia, el acto administrativo por el cual se produce dicha delegación.
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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ANEXOS
TIPOS DE ENTIDADES GRUPO
Departamento Nivel Central
GRUPO 1
Fábrica de Licores de Antioquia
GRUPO 2
Asamblea Departamental
GRUPO 3
Municipios
GRUPO 4
Establecimientos Públicos Nivel Departamental y Municipal del Orden Departamental y Municipal , Asociaciones, Fundaciones, Inder, Casas de la cultura, Centros Bienestar del anciano Municipal, establecimientos Educativos , Fovis y Áreas Metropolitanas autónomos, entidades Descentralizadas
GRUPO 5
U de A
GRUPO 6
IPS U de A
GRUPO 7
Empresas Sociales del Estado
GRUPO 8
Savia Salud
GRUPO 9
Fiduciaria Centra
GRUPO 10
Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, con participación estatal igual o superior al 50% del capital suscrito y pagado. Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, Entidades Sector solidario y Otras
GRUPO 11
Empresas de Servicios Publicos, Sociedades de Economía Mixta con capital estatal menor al 50% del capital suscrito y pagado
GRUPO 12
Entidades en Liquidación
GRUPO 13
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
GENERAL
1. Manual de procesos y procedimientos de la entidad (PDF)
X X X X X X X X X 2. Reglamento interno de
cartera vigente XXX1
(PDF)
X X X X X X X X
3. Estatuto Tributario y
Ordenanzas o Acuerdos
de las Estampillas de la
Entidad que aplican
para la vigencia XXX1.
X X
4. Normatividad del
manejo de cajas
menores, viáticos y
avances y anticipos.
X X X X X X X
X
X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
5. Mapa de riesgos de la
entidad vigente al cierre
de la vigencia que
incluya su seguimiento,
calificación y acciones
de mitigación. Planes
de contingencia.
EXCEL y Anexar
documentos soportes
acciones. PDF
Excel y PDF
X X X X X X X X X X X
6. Documento en Excel
con la estructura del
Plan de Desarrollo
(Niveles)
Excel
X X
7. Plan de Desarrollo
aprobado en PDF PDF
X X
8. Programa de gobierno
del Candidato electo PDF
X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
9. Concepto del Consejo
Territorial de
Planeación
X X
10. Concepto de la
corporación autónoma
Regional
X X
11. Acta de
aprobación del Plan
Indicativo (Consejo de
gobierno)
X X
12. Acto
administrativo de
homologación del
presupuesto al Plan de
Desarrollo 2020-2023
X X
13. Acta de
aprobación del Plan de
Acción (Consejo de
Gobierno)
X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
14. Actas Asamblea
realizadas durante la
vigencia fiscal rendida
X X
X X
15. Programa
Saneamiento fiscal y
Financiero y su
ejecución (Municipios
y ESE calificadas en
riesgo medio y alto)
X X X
16. Informe de
vigilancia y control
presentado por las
superintendencias
respectivas
X X X
17. Informes de
Auditoria Externa,
Gestión y Resultados
X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
18. Informe de
Gerencia, incluyendo
los Estados financieros
comparativos,
aprobados por la Junta
directiva y/o Asamblea
de accionistas con sus
respectivas Notas
X X X 19. Ordenanza,
acuerdo o acto
administrativo de
carácter general, donde
se ordena la liquidación
de la entidad
X
20. Cronograma de
liquidación presentado
por el agente
liquidador, delegado
por el órgano
competente
X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
21. Inventario
físico, juridico y
contable detallado de
los activos, pasivos,
cuentas de orden y
contingencias de la
entidad, de acuerdo al
plazo estipulado en el
acto administrativo que
decreto la liquidación
de la entidad, Decreto
ley 254 de 2000.
EXCEL
X
22. Relación Bienes
Excluidos de la masa de
liquidación, decreto ley
254 de 2000
EXCEL
X
23. Presupuesto
aprobado para la
vigencia y su ejecución
EXCEL Y PDF
X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
24. Informe
presentado según la
norma del estado en el
que recibe la entidad
suprimida sobre las
condiciones de su
contabilidad, los
documentos que
conforman el archivo y
el estado de los bienes
X
25. Relación de
cuentas por pagar y
cuentas por cobrar, del
proceso liquidatario
EXCEL
X
26. Informe final y
acta de liquidación que
contenga lo estipulado
en el acto
administrativo que
ordeno la liquidación de
la entidad dentro de los
X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
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GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
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7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
términos establecidos
por la Ley
27. constancia de
todos los tramites de
liquidación ante la
Cámara de comercio o
entidad competente,
Industria y Comercio y
DIAN (RUT)
X
28. Informes de
Gestión rendidos por el
agente liquidador, ante
la junta Asesora, sobre
el avance de las etapas
del proceso de
liquidación, según las
fechas pactadas
inicialmente
X
29. Estatuto
Presupuestal PDF
X X X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
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6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
30. Informe de
Gestión comercial,
financiero y de riesgo
presentados a la Junta
Directiva
X
GESTION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL
31. Acto
administrativo de
adopción y
actualización, y el
manual de políticas
contables para la
vigencia XXX1.
X X X X X X X X X
32. Acto
administrativo de
creación y actas de
comité de
sostenibilidad contable
y de cartera de la
vigente XXX1. (PDF)
X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
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6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
33. Libro mayor
anual y mensual a diez
dígitos, de la vigencia
XXX1. (Excel y PDF)
EXCEL Y PDF
X X X X X X X X X X X
34. Boletines de
tesorería (general y
sistema general de
regalías) de 01 de enero
a 31 de Dic de XXX1,
el primero del día hábil
de la vigencia siguiente
y el del día 31 de
diciembre de
XXX0.Excel y PDF.
EXCEL Y PDF
X X X X X X X X X X X
35. Reporte
“Resumen
Conciliaciones de 01 de
enero a 31 de dic
XXX1” generado en
Aries, bajo la ruta:
EXCEL
X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
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7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
(Presupuesto
tesorería-Listados de
tesorería- Resumen de
Conciliación por Mes)
Nota: Para las entidades
que manejan Sistema
Aries Únicamente.
Excel.
36. Conciliaciones
Bancarias a diciembre
31 de XXX1 y enero de
XXX2 (Acompañado
de Extractos Bancarios
y Libros de Bancos).
PDF y Excel
EXCEL Y PDF
X X X X X X X X X X X X
37. Soporte
documental de las
Inversiones a 31 de Dic
de XXX1.
X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
38. Informe de la
gestión realizada
durante la vigencia
XXX1 de la
recuperación de la
cartera por todo
concepto anexando
cuadro de pago y
seguimiento de éstos, y
demás mecanismos de
cobro (persuasivo y
coactivo). PDF Y
EXCEL
Excel y PDF
X X X X X X X X X
39. Actos
administrativos de la
vigencia XXX1 y
anexos mediante los
que se decretan
prescripciones y
caducidades de todas
las cuentas por cobrar.
X X X X
X
X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
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6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
40. Informe de
cartera por edades
detallada por conceptos
(cuentas y prestamos
por cobrar) de la
vigencia de
XXX1.Excel
EXCEL
X X X X X X X X X X
41. Hoja de trabajo
y soportes de la
conciliación de saldos a
diciembre 31 de XXX1,
entre los registros
contables y el módulo
de Cartera por los
diferentes conceptos de
cartera de la entidad.
Excel.
EXCEL
X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
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6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
42. Informe de
cuotas partes jubilatoria
por cobrar y por pagar a
31 de Dic de XXX1.
Excel y PDF
Excel y PDF
X X X X
X 43. Informe de
tesorería de lo
recaudado en la
vigencia XXX1 por los
siguientes conceptos:
Estampilla Pro
Hospitales; Pro adulto
mayor; Pro Universidad
de Antioquia; Pro
cultura; sobretasa
bomberil; sobretasa
ambiental y Fonset.
X X X X X X X X X X
44. Documento
CONPES: última
doceava XXX1
X X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
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6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
45. Hoja de trabajo
del Cálculo de
Deterioro de las cuentas
que de acuerdo con la
norma son objeto de
deterioro (inversiones,
cuentas por cobrar,
prestamos por cobrar,
PPYE, Bienes de
beneficio y uso público
e históricos y
culturales). EXCEL
EXCEL
X X X X X X X X X X
46. Relación
detallada de obras en
curso debidamente
valorado a 31 de
diciembre de XXX1.
Excel y PDF
Excel y PDF
X X X X 47. Relación
detallada de bienes e
inventario, toma física
EXCEL
X X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
de bienes a diciembre
31 de XXX1 de los
activos fijos (Bienes
mueble e inmuebles),
clasificado por grupos
de cuenta contable,
Excel
48. Relación
detallada de los Bienes
(Muebles e Inmuebles)
entregados y/o
recibidos en Comodato,
con indicación de:
nombre del tercero,
detalle del Bien,
dirección en caso de
Inmueble y Valor Fiscal
de los Bienes (EXCEL),
Anexo Copia digital de
cada uno de los
contratos objeto de
EXCEL
X X X X X X X X X X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
comodato a Dic XXX1.
49. Relación de
bienes que integran la
Cuenta Inventarios.
Excel. Anexo Toma
física, Actas de
Faltantes y Sobrantes.
X
X X X
50. Relación de
construcciones en curso
al cierre contable.
EXCEL
EXCEL
X X X X
51. Documentos
soporte de las cuentas
del Grupo de Bienes de
Beneficio y Uso
Público e Históricos y
X X X X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
Culturales y en
construcción a
diciembre 31 de XXX1.
52. Relación de
bienes retirados del
servicio por mal estado
o desuso y sus
correspondientes actas.
X
X X X X X X X
53. Reportes de
novedades a la
aseguradora, de las altas
y bajas de los activos
fijos, o en su defecto la
certificación de no
haberse presentado esta
acción, al cierre de cada
vigencia.
X
X X X X X X X X X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
54. Comprobante
contable y documento
soporte (Cálculos) de
amortizaciones de
diferidos,
depreciaciones
acumuladas
correspondiente a
XXX1.
X X X X X X X X X X
55. Relación y
soportes de las cuentas
que integran el grupo
contable 19 Otros
activos, reconocidas en
el proceso contable y
revelado en el estado de
situación financiera a
diciembre 31 de XXX1.
X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
56. Certificación de
las entidades
financieras, que
establezca el saldo de
las deudas a diciembre
31 de XXX1, y los
comprobantes de
egresos y aplicación de
pagos de la deuda
pública de la vigencia
XXX1.
X X X X X X X X X X
57. Hoja de trabajo
de la medición posterior
de las prestamos por
cobrar y por pagar al
cierre de la vigencia.
EXCEL
EXCEL
X X X X X X X X X X
58. Cálculo
detallado de las
prestaciones sociales
consolidadas con
EXCEL
X X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
factores salariales a
diciembre 31 de XXX1
Excel.
59. Informe de las
demandas a favor y en
contra a diciembre 31
de XXX1, avalado por
el asesor jurídico de la
Entidad. (Que detallen
demandante,
demandado, estado
actual, pretensión
económica y el riesgo
de probabilidad (Res.
116 de 2017)) excel.
EXCEL
X X X X X X X X X X X
60. Declaraciones
tributarias y su
correspondiente pago a
la DIAN en la
respectiva vigencia
XXX1 (PDF Y
EXCEL Y PDF
X X X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
40
GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
EXCEL)
61. Certificación de
cuentas embargadas
detallado monto, etapa
de proceso y gestión
sobre los mismos y
soporte que ordena el
embargo
X X X X X X X X X X X
62. Detalle Ventas
Acumuladas de acuerdo
al sector de
comercialización al
cierre de cada vigencia
EXCEL
X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
41
GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
63. Inventario
Bienes producidos,
mercancías en
existencia materias
primas, materiales y
suministros, productos
en proceso, en transito y
en poder de terceros
EXCEL
X
64. Listado de
Glosas pendientes por
conciliar clasificado por
vigencia y entidad
pagadora
EXCEL
X X X
65. Relación
detallada de los
Avances y Anticipos
entregados y la
amortización de éstos
(Excel)
EXCEL
X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
66. Relación
Detallada de Viáticos y
Gastos de viaje
autorizados para la
vigencia. Excel.
EXCEL
X X X X X X X X X X X
67. Estados
financieros preparado
bajo la Resolución 461
de 2017 de la
contaduría General de
la Nación, con sus
respectivas Notas
EXCEL Y PDF
X
68. Detalle de
Pagos realizados en la
vigencia fiscal que se
rinde
X
69. Certificado
utilidad obtenida por la
celebración de
convenios y contratos
administrativos
X
X
X
X
X
X
X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
PRESUPUESTAL
70. Acto
administrativo
mediante el cual se
constituyen vigencias
expiradas y su
ejecución.
X X X
71. Actos
administrativos
expedidos por el
CODFIS Y COMFIS
Departamental y
municipal, al cierre de
cada vigencia fiscal.
X X
72. Marco Fiscal de
Mediano Plazo
Actualizado
X X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
73. Calificación
Deuda Publica PDF
X X X
X X
74. Capacidad de
pago al cierre de la
Vigencia Fiscal
X X X X X
75. Calculo
Indicador Ley 617 de
2000 al cierre de la
vigencia fiscal. Con su
soportes ingresos
corrientes libre
destinación y gastos de
funcionamiento) en
Excel.
EXCEL
X X X
76. Decreto de
Categorización de la
Entidad
X X
77. Informe
composición
patrimonial al cierre de
cada vigencia fiscal
X X X X X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
78. Informes
Revisoría fiscal de la
vigencia, si existe
obligación de tener
dicha figura. Incluye
dictamen
X X X X X X
79. Relación
contratos empréstito
otorgados por el IDEA,
que contenga cliente,
numero de pagare,
fecha desembolso,
fecha vencimiento,
valor desembolsado,
saldo capital al cierre de
la vigencia fiscal,
destinación,
descripción de garantía,
plazo en meses y
fuentes de pago e
intereses de mora
EXCEL
X
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
pagados por las
entidades.
80. Detalle de los
depósitos que tiene las
entidades Públicas en el
IDEA, al cierre de cada
vigencia fiscal
EXCEL
X
81. Relación
recaudo de cartera de
los préstamos otorgados
por el IDEA, que
incluyan amortización e
intereses y el saldo de la
deuda.
EXCEL
X
82. Acto
administrativo
mediante el cual se
constituye el Déficit
fiscal al cierre de cada
EXCEL Y PDF
X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
vigencia fiscal,
anexando relación
clasificada por
funcionamiento e
inversión y
debidamente detallado.
Excel y PDF
83. Acuerdo de
restructuración de
pasivos adoptados. Ley
550 de 1999 y su
ejecución
EXEL Y PDF
X
TESORERÍA
84. Archivos
planos emitido por
tesorería de los
Comprobantes de
Ingresos y egresos, (el
de egresos debe
contener columnas de
EXCEL
X X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
número de
comprobante, fecha,
artículo presupuestal,
cedula o NIT,
beneficiario, concepto,
valor, deducciones y
cuenta bancaria).
(Archivo en Excel).
85. Relación
detallada de las
licencias otorgadas a
los usuarios, por la
oficina de planeación
municipal, para los
proyectos que
realizaron en la
vigencia fiscal,
incluyendo el
comprobante de pago
de la licencia. EXCEL
EXCEL
X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
86. Relación
bancos asociados a los
fondos a diciembre 31
y Números de cuentas
EXCEL
X X X X X X X
87. Relación
detallada de los
anticipos recibidos para
la ejecución de
contratos y convenios
vigentes a diciembre 31
de cada vigencia fiscal.
EXCEL
X X X X
88. Orden de pago,
comprobantes de egreso
y pago del XXX2, que
soportan las cuentas por
pagar a 31 de diciembre
XXX1: la nómina,
parafiscales y aportes a
la seguridad social,
cesantías e intereses a
las
X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
cesantías, embargos
judiciales, libranzas, la
transferencia de la
sobretasa ambiental,
transferencia de
estampillas
89. Relación de los
procesos judiciales
fallados en contra de la
entidad y los procesos
que la entidad canceló
en su totalidad durante
la vigencia auditada
detallada. (EXCEL)
Anexos Copia de los
comprobantes de
Egreso junto con sus
respectivos anexos por
concepto de pagos
Sentencias Judiciales
(Expediente, Acto
EXCEL Y PDF
X X X X X X X X X X
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CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
administrativo que
ordeno, Acto
administrativo de
liquidación, entre otros)
realizados en la
vigencia XXX1. (PDF)
90. Acto
administrativo de
creación y actas de
comité de conciliación
de la vigente XXX1.
(PDF)
X X X X
X X
CONTRACTUAL
91. Manual de
funciones y requisitos
actualizado y sus
modificaciones
X X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
92. Consecutivos
de contratos que se
anularon y no
suscribieron o fueron
descartados, con su
objeto y valor.
EXCEL
X X X X X X X X X
93. Certificado de
menor cuantía para
contratar
X X X X x X X X X X
94. Plan anual de
Adquisiciones. PDF
X X X X X X X X X
95. Acto
administrativo del
comité de contratación
y evaluación
X X X X X X X X X
96. Relación de
Contratos pendientes de
Liquidar a cierre de la
vigencia fiscal a
Auditar. Excel
EXCEL
X X X X X X X X X X X
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL Formato
GRUPO 1
GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO
4 GRUPO
5 GRUPO
6 GRUPO
7 GRUPO
8 GRUPO
9 GRUPO
10 GRUPO
11 GRUPO
12 GRUPO
13
97. Decreto de
urgencia manifiesta,
actas de comité de
riesgos , planes de
acción de riesgos. PDF X
X NOTA 1: XXX1 ES LA
VIGENCIA AUDITADA, XXX2 AÑO POSTERIOR A LA VIGENCIA AUDITADA Y XXX0 AÑO ANTERIOR A LA VIGENCIA AUDITADA
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
54
FORMATOS
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
55
FORMATOS GENERALES PARA TODAS LAS ENTIDADES
1. ADMIN CGA. INFORMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL.
2. DATOS CGA: INFORMACIÓN SECRETARIOS DE DESPACHO.NOTIFICACIÓNES
3. CORREO INSTITUCIONAL: INFORMACIÓN PARA RECIBIR.FORMATO NOTIFICACIÓN INFORMES
4. FORMULARIO F18_CGA SEUD DEUDA PÚBLICA.
5. F20_CGA INFORME AL CULMINAR UNA GESTIÓN. 8 ANEXOS
6. TALENTO HUMANO FUNCIONARISO PRO NIVEL: CARGO, TIPO DE VINCULACION, PLANTA AUTORIZADA, PLANTA OCUPADA, PERSONAL VINCULADO Y DESVINCULADO. ANEXOS RELACIOND EFUNCIONARISO POR DEPENDENCIA, RELACION PLATA ACUPADA.ACTO ADTCO APROBACIÓN PLANTA.
7. TALENTO HUMANO CESANTIAS.
8. TALENTO HUAMANO PAGOS POR NIVEL.
9. INFORME DE AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO.
10. EVALUACIONES Y SEGUIMIENTOS EFECTUADOS POR CONTROL INTERNO. INCLUIR INFORME PROMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD.
11. PÓLIZAS.
12. PRIMAS DE SERVICIOS, BONIFICACIONES POR SERVICIOS PRESTADOS.
13. EJECUCIÓN PRESUPEUSTAL DE INGRESOS. ANEXOS ACTO ADTVO APROBACION INICIAL.
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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14. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS
15. RESERVAS PRESUPUESTALES: Anexo acto administrativo de constitución.
16. CUENTAS POR PAGAR. Acto administrativo de constitución.
17. EJECUCIÓN DEL PAC ANUALIZADO.
18. VIGENCIAS FUTURAS. Anexo acto administrativo de reserva.
19. MODIFICACIONES AL PRESUPEUSTO DE INGRESOS.
20. MODIFICACIONES AL PRESUPEUSTO DE EGRESOS
21. INFORMACION PRESUPUESTAL CONSOLIDADA.
22. REGALIAS.
23. CONTRATOS OBRA PUBLICA. Anexar formato obra pública detallado.
24. CONTRATACIÓN.
25. CATALOGO DE CUENTAS.
26. ENCUESTA DE GESTIÓN E INVERSION AMBIENTAL.
27. FIDUCIAS.
*2020500002034* Al responder por favor cite este número
Radicado No 2020500002034 Medellín, 21/12/2020
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ARTÍCULO 36. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 2019500002096 del 26 de noviembre de 2019.
ELSA YAZMIN GONZALEZ VEGA Contralora General de Antioquia ELEABORÓ Y PROYECTÓ:
PATRICIA OLANO AZUAD, Contralora Auxiliar Delegada (E.) DALGY BIBIANA RICO, Subcontralora ANDERSON CASTAÑO CATAÑO; Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada. LUZ EDILIA LÓPEZ V, Contralora Auxiliar de Proyectos Especiales ANDRÉS MAURICIO MANTILLA, Subdirector Operativo JHON JAIRO MESA CUBILLOS, Profesional Universitario
REVISÓ: ELSA YAZMIN GONZÁLEZ VEGA; Contralora General de Antioquia PATRICIA OLANO AZUAD, Contralora Auxiliar Delegada (E.) DALGY BIBIANA RICO, Subcontralora ANDERSON CASTAÑO CATAÑO; Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada. LUZ EDILIA LÓPEZ V, Contralora Auxiliar de Proyectos Especiales ANDRÉS MAURICIO MANTILLA, Subdirector Operativo JHON JAIRO MESA CUBILLOS, Profesional Universitario
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