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Lic. Eric A. Peña SánchezEspecialista de Archivos y Gestión Documental de la Oficina de Administración de la Información de la Secretaría General de ESSALUD
eric.pena@essalud.gob.pe
El Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL
ESSALUD 2013
RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 1437-GG-ESSALUD-2013DIRECTIVA Nº 16-GG-ESSALUD-2013
D-2013Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013
Archivo
Es el lugar en que se custodian y conservan los documentos de archivo (expedientes, registros, etc.)
que están metódicamente organizados para su servicio o acceso correspondiente.
CONCEPTOS PREVIOS
- Administración de Archivos
Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos,
interviniendo en la gestión de los documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación
CONCEPTOS PREVIOS
Sistema de Archivos Institucional
Es un modelo de integración de todos los archivos de una entidad con la finalidad de lograr la organización
de sus documentos y su puesta en servicio. La administración del sistema se encarga de coordinar la gestión, planificación, normativa y recursos para su
funcionamiento.
CONCEPTOS PREVIOS
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Finalidad
Integrar y regular normativa y funcionalmente los niveles de archivo del Seguro Social para garantizar
la preservación, servicio y acceso del Patrimonio Documental del Seguro Social de Salud
-Órgano de Administración de ArchivosEs la unidad orgánica responsable de la administración de los archivos
Sede Central: Es la Secretaria General la unidad orgánica encargada de dirigir, controlar y supervisar la administración del Sistema de Archivos Institucional (SAI). Es un rol que ejecuta a través de la Oficina de Administración de la Información
Órganos Desconcentrados: Será la unidad orgánica responsable que velará el cumplimiento del SAI. Por ejemplo, en la Red Asistencial Almenara es la Secretaria Técnica
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Nivel Central-Archivo Central-Archivos Periféricos-Archivos de Gestión
Nivel Desconcentrado-Archivo Desconcentrado-Archivos Periféricos-Archivos de Gestión
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
-Órganos Consultivos.Son los Comités de Evaluación de Documentos encargados de formular el Programa de Control de Documentos y encargados del proceso de eliminación y transferencia de documentos con el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales.
Nivel Central.Nivel Desconcentrado.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Procesos Técnicos Archivísticos
Organización de Documentos- Clasificar- Ordenar- Signar
Descripción DocumentalSelección Documental
- Transferencias- Eliminación
Conservación de DocumentosServicio Archivístico
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Del Uso de Tecnologías Avanzadas- Se pueden hacer uso software o aplicativos, enlaces web, digitalización y microformas.
De las faltas- Incumplimiento de la presente norma, del Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ESSALUD
SECRETARIA GENERAL
ESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE UN ÓRGANO DESCONCENTRADO
Busca lo siguiente:
Ser abiertos, generar mayor coordinación entre la Sede Central y los Órganos Desconcentrados.
Ser flexibles, dados los constantes cambios de ESSALUD en su estructura orgánica
Ser dinámicos, perfectibles y actualizables en el tiempo;
Ser perdurables, a partir de su regulación y protección jurídica;
Ser homogéneos, centralizados normativamente y descentralizados operativamente.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
ADMINISTRACIÓNDE DOCUMENTOS VS ARCHIVAR DOCUMENTOS
¡GRACIAS!
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