Luis Eduardo Peña - La protección de datos personales y la gestión documental

7, 8, 14 y 15 de noviembre de 2013

La Protección de Datos Personales y

la Gestión Documental

Jornada: Seguridad y Privacidad de la Información en las Ciudades Inteligentes

Noviembre 14 y 15 de 2013

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Luis Eduardo Peña Z. Profesional en Sistemas de Información y Documentación

Auditor de Calidad y Especialista en Gerencia

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Contenido

• Objetivo

• Elementos conceptuales

• Tipos de Datos

• Actividades de Gestión Documental

• Preguntas

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Objetivo

Dar a conocer pautas de Gestión Documental para

un ejercicio de identificación y protección de datos

en las organizaciones.

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Elementos conceptuales

… ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen

todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las

informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de

datos o archivos…

Ley 1581 de 2012

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Tipos de Datos

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Tipos de Datos Personales

Identificación

Laborales

Académicos

Características personales

Datos de Contacto

Salud, étnicos, religiosos, etc.

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Tipos de Datos Personales

Tipos de Datos

Reflejar Veracidad

Recolección Tratamiento Circulación Disposición

Principio de Calidad

Proceso

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Tipos de Datos Personales

Datos Laborales

Estudio de Caso: Open Compliance and Ethics Group

(OCEG) http://www.xplane.com

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Actividades de Gestión Documental

Como llevamos a la practica estas Directrices

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DECRETO 2609

DICIEMBRE

2012

Se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de

2000, referente a Gestión Documental en las

Entidades del Estado

Actividades de Gestión Documental

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Aplica para Cualquier tipo de Información producida

y/o recibida por una Entidad…

Actividades de Gestión Documental

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a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

c. Sistemas de Información Corporativos.

d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e. Sistemas de Administración de Documentos.

f. Sistemas de Mensajería Electrónica.

g. Portales, Intranet y Extranet.

h. Sistemas de Bases de Datos.

i. Discos duros, servidores, discos o medios de almacenamiento.

j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

k. Uso de tecnologías en la nube.

Actividades de Gestión Documental

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Programa de Gestión Documental / Decreto 2609 de 2012

Planeación

Producción Gestión y Tramite

Organización

Transferencia Disposición

de Documentos

Preservación a largo Plazo

Valoración

Actividades de Gestión Documental

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Declaración de Política Documental

Un enfoque estratégico para los registros y la Administración de

la información, esta centrado en:

Vincular los

registros

misionales

Administración del

Riesgo

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Es una declaración de intenciones, establece lo

que la organización pretende hacer.

- Principios / Valores

- Responsabilidad

- Servicio

- Beneficios (sociales o económicos)

Declaración de Política Documental

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Declaración de Política Documental

Política

Manual

Procedimientos

Instrucciones de Trabajo

Registros

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Instrumentos Archivísticos / GD

• La Tabla de Retención Documental-TRD

• El Programa de Gestión Documental- PGD

• Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR

• El Inventario Documental

• Los mapas de procesos, flujos documentales y funciones

• Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías

adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad

aplicables a los documentos

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Programa de Gestión Documental / Decreto 2609 de 2012

Planeación

Producción Gestión y Tramite

Organización

Transferencia Disposición

de Documentos

Preservación a largo Plazo

Valoración

Actividades de Gestión Documental Autoridad

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Auditoria de Conformidad

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Tiempo de Retención

1) Identificar otras partes involucradas. Stakeholders

2) Evaluar los riesgos asociados con la destrucción del registro.

3) Considerar qué registros y acciones para preservarlos requeriría la

organización para asegurar la continuidad del negocio en el caso de pérdida o daño de los registros.

4) Evaluar las ganancias financieras, políticas u otras ganancias positivas

que tiene mantener el registro.

5) Analizar el balance entre los costos y las ganancias no financieras de la

retención de registros, para decidir cuánto tiempo mantener los registros

después de que se han satisfecho las necesidades organizacionales.

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Clasificación de Seguridad y Acceso

El acceso a los registros puede estar limitado para proteger:

a) Información personal e intimidad.

b) Derechos de propiedad intelectual y confidencialidad comercial.

c) Seguridad de la propiedad (física, financiera).

d) Seguridad del estado, y

e) Privilegios legales

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Niveles de Confidencialidad

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Clasificación de Seguridad y Acceso

Gracias por su atención!

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Luiseduardo.p@gmail.com

Luis Eduardo Peña Z. Profesional en Sistemas de Información y Documentación

Auditor de Calidad y Especialista en Gerencia