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manual caja chica
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha de Emisin:
Marzo 2012
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Presidencia rea: Coordinacin de rea en Servicios
Administrativos Cdigo: ADM-001
Procedimiento: CAJA CHICA
Aprobado
Junta Directiva Jefe de la Unidad Presidente Secretario
2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional
OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos inherentes para el manejo y disposicin del fondo de caja
chica, en cuanto a su determinacin, control y registro.
INVOLUCRADOS
Presidente
Director Adjunto
Coordinacin de rea en Servicios Administrativos
Analista de Procesos Administrativos
Analista Especialista en Administracin
DOCUMENTOS Y/O FORMULARIOS QUE INTERVIENEN
Punto de Cuenta
Orden de Pago
Cheque Comprobante
Relacin de Gastos.
Arqueo de Caja
BASE LEGAL
Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico publicado en
la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, N 5.781 de fecha 12-08-2005.
NORMAS GENERALES
1. La Junta Directiva es quien debe autorizar la apertura del Fondo de Caja Chica, mediante
oficio o documento que acredite tal decisin con indicacin del responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica de la Corporacin de Abastecimiento del Estado Miranda S.A.
2. El Director Adjunto podr autorizar slo el cierre del Fondo de Caja Chica.
3. El Fondo de Caja Chica ser administrada por el Coordinador de rea en Servicios
Administrativos o en su defecto por aquel funcionario designado por el Presidente mediante
documento escrito.
4. El monto mximo para la apertura del Fondo de Caja Chica ser por el equivalente a
doscientas unidades tributarias (200 U.T.)
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Fecha de Emisin:
Marzo 2012
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Administrativos Cdigo: ADM-001
Procedimiento: CAJA CHICA
Aprobado
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5. Los montos mximos a ser pagados a travs del Fondo de Caja Chica no debern ser
superiores al equivalente de veinte unidades tributarias (20 U.T.)
6. Los gastos deben obedecer a estrictas emergencias, que de no ser cubiertas, paralizaran el
normal funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente.
7. Las facturas debern cumplir con las disposiciones establecidas por el Servicio Nacional
Integrado de Administracin Aduanera (SENIAT) relacionadas con la impresin, emisin y
elaboracin de facturas.
8. No se podrn utilizar dichos fondos para cubrir desembolsos para la cancelacin de deudas
por concepto de compras a largo plazo, cambiar cheques, hacer prstamos o vales al
personal.
9. Los aumentos e incrementos del Fondo de Caja Chica slo podrn ser autorizados por la
Junta Directiva mediante acta expresa al efecto.
10. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos, debe llevar registro de todas las
reposiciones efectuadas al Fondo de Caja Chica, siguiendo un orden correlativo y cronolgico
de cada reposicin.
11. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos, slo deber cancelar los gastos cuyas
facturas a cancelar se presenten en original sin enmendaduras, borrones y tachaduras, o
aquellas cuyo concepto este definido como Varios, a tal efecto de presentarse esta situacin
deber presentar por escrito una exposicin de motivos que lo justifique y someter a
consideracin del Director Adjunto si se procede o no con el pago.
12. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos deber solicitar la reposicin del Fondo
de Caja Chica al Presidente de la Corporacin slo cuando se haya utilizado o gastado al
menos el setenta y cinco por ciento (75 %) monto total del fondo.
13. La solicitud de reposicin del fondo de Caja Chica debe acompaarse de los documentos que
se sealan a continuacin: a) Relacin de los gastos realizados, b) Comprobantes de los
pagos efectuados, c) Arqueo de la Caja Chica (estado en que se encuentra).
14. La reposicin de Caja Chica deber efectuarse en forma ordenada y de conformidad con lo
establecido en el clasificador de presupuestario vigente para el ejercicio fiscal, indicando la
partida a la cual se imputa el gasto, debindose autorizar alguno de aquellos gastos que sean
considerados por la partida:
4.02.00.00.00 Materiales, Suministros y Mercancas
4.03.00.00.00 Servicios no Personales.
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15. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos que maneja el Fondo de Caja Chica,
realizar el cierre del fondo antes del 31 de Diciembre de cada ao, para lo cual dejar acta en
su efecto.
PROCEDIMIENTO:
Apertura de Caja Chica
1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos realiza Punto de Cuenta de solicitud de
Apertura del Fondo de Caja Chica y lo remite a la Junta Directiva para su aprobacin.
2. La Junta Directiva recibe y verifica la solicitud de apertura del fondo, de estar conforme firma y
autoriza el Punto de Cuenta, de lo contrario devuelve para su modificacin.
3. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos remite al Analista de Procesos
Administrativos la aprobacin del fondo y autoriza la emisin del cheque respectivo.
4. El Analista de Procesos Administrativos una vez emitido el cheque con sus respectivos
soportes, lo devuelve al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.
5. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos recibe el cheque con su comprobante, de
estar conforme firma y sella en seal de conformidad y recaba las otras firmas autorizadas
para su efecto.
6. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos realiza el cobro del cheque por el fondo
de caja para su uso y remite los soportes al Analista de Procesos Administrativos para su
archivo.
Reposicin de Caja Chica
1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos responsable del fondo de caja chica
prepara en original, la solicitud de reposicin de caja chica acompaado de la relacin de los
gastos realizados, comprobantes de los pagos efectuados, carpeta de facturas firmadas y
selladas por el custodio y Arqueo de la Caja Chica; y verifica que todos los documentos
soportes renan las condiciones y normas establecidas para el manejo de los fondos de caja
chica; de estar todo conforme firma y sella en seal de aprobacin y remite al Analista
Especialista en Administracin.
2. El Analista Especialista en Administracin una vez recibida la informacin sealada, verifica la
disponibilidad presupuestaria y registra los gastos efectuados de acuerdo a la naturaleza del
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gasto en un cuadro o tabla demostrativa de los montos totales por partida afectada y remite al
Analista de Procesos Administrativo.
3. El Analista de Procesos Administrativos emite el cheque por la cantidad total a reponer,
establecida por el Analista Especialista en Administracin.
4. El Analista de Procesos Administrativos enva al Coordinador de rea en Servicios
Administrativos todos los documentos soportes que justifican la reposicin del fondo de caja
chica.
5. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos una vez recibido el cheque por el monto
de la reposicin junto con todos los soportes en relacin, revisa y verifica su emisin, de estar
conforme firma el cheque y su respectivo comprobante, de lo contrario devuelve para su
correccin.
6. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos cobra el cheque para el manejo del fondo
de Caja Chica.
Cierre de Caja Chica
1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos prepara en original, la solicitud de cierre
de la caja chica acompaado con la relacin de los gastos realizados, comprobantes de los
pagos efectuados, carpeta de facturas firmadas y selladas por el custodio y Arqueo de la Caja
Chica; y verifica que todos los documentos soportes renan las condiciones y normas
establecidas para el manejo de los fondos de caja chica; de estar todo conforme firma y sella
en seal de aprobacin y remite al Analista Especialista en Administracin.
2. El Analista Especialista en Administracin una vez recibida la informacin sealada, verifica la
disponibilidad presupuestaria y registra los gastos efectuados de acuerdo a la naturaleza del
gasto en un cuadro o tabla demostrativa de los montos totales registrados por partida afectada
y devuelve al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.
3. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos recibe y verifica la ejecucin del gasto
correspondiente al fondo, de estar conforme firma y procede a depositar el sobrante en la
cuenta bancaria correspondiente.
4. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos una vez depositado remite el voucher a la
Junta Directiva junto con los soportes justificativos de solicitud y autorizacin del cierre del
fondo de caja chica, de estar conforme firma, de lo contrario devuelve para su modificacin.
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INSTRUCCIONES DE LLENADO
ARQUEO DE CAJA CHICA
N DE IDENTIFICACIN
DICE DEBE ANOTARSE
1 COMPROBANTE N Indique el N del comprobante
2 FECHA Anote Da, Mes y Ao en que se elabor la factura
3 CANTIDAD De billetes o monedas
4 DENOMINACIN De billetes o monedas
5 TOTAL Cantidad total en Bs., que resulta de la multiplicacin de la cantidad de billetes o monedas por su denominacin
6 TOTAL GENERAL Cantidad total en Bs., que resulta de la suma del total en
Bs. para cada denominacin
7 TOTAL EFECTIVO Cantidad total en Bs. disponible en efectivo
8 TOTAL EGRESOS
RENDIDOS Cantidad total en Bs. rendida
9 TOTAL EGRESOS POR
RENDIR Cantidad total en Bs. por rendir
10 TOTAL SEGN ARQUEO Cantidad total en Bs., que resulta de sumar el total
efectivo, mas el total de egresos rendidos y el total de egresos por rendir
11 TOTAL FONDO DE CAJA
CHICA Cantidad total en Bs. del fondo de caja chica que debe
ser igual al monto segn arqueo
12 DIFERENCIA Cantidad en Bs. que se obtiene de restar el total segn arqueo al total del fondo de caja chica, el cul debe ser
Bs. 0,00 para que se produzca el arqueo
13 CONFORME FIRMAN Datos y firma de los funcionarios intervinientes en el
arqueo del fondo
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FORMATO
ARQUEO DE CAJA CHICA
CORPORACIN DE ABASTECIMIENTO DEL ESTADO
BOLIVARIANO DE MIRANDA, S.A.
ARQUEO DE CAJA CHICA
(1) N (2) FECHA:
MONEDAS
(3) CANTIDAD (4) DENOMINACION (5) TOTAL (6) TOTAL GENERAL
2 0,01 0,02
3 0,05 0,15
5 0,1 0,5
8 0,125 1
12 0,25 3
4 0,5 2
1 1 1
TOTAL MONEDAS
7,67
BILLETES
CANTIDAD DENOMINACION TOTAL
2 2 4
3 5 15
5 10 50
8 20 160
12 50 600
4 100 400
TOTAL BILLETES
1.229,00
(7) TOTAL EFECTIVO
1.236,67
(8) TOTAL EGRESOS RENDIDOS 800,00
(9) TOTAL EGRESOS POR RENDIR 200,00
(10)TOTAL SEGN ARQUEO 2.236,67
(11) TOTAL FONDO DE CAJA CHICA 2.236,67
(12) DIFERENCIA 0
LAS CANTIDADES ARRIBA MENCIONADAS, CORRESPONDEN A LOS FONDOS BAJO MI CUSTODIA Y FUERON CONTADOS EN MI
PRESENCIA A MI ENTERA Y CABAL SATISFACCION. DECLARO IGUALMENTE QUE NO HAY OTROS FONDOS EN MI PODER POR
LOS CUALES DEBO RENDIR CUENTAS.
(13) Conforme Firman: C.I. No. C.I. No.
Custodio
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INSTRUCCIONES DE LLENADO
RECIBO DE CAJA CHICA
N DE IDENTIFICACIN
DICE DEBE ANOTARSE
1 FECHA Da, Mes y Ao en que se elabor la factura
2 FACTURA N Indique el N de Factura
3 CONCEPTO Identifique el concepto o denominacin de los gastos
segn lo seala la factura
4 BENEFICIARIO Identifique la persona natural o jurdica que suministr
el bien o el servicio
5 MONTO Cantidad total en Bs., reflejada en la factura
6 FIRMA Firma del administrador o custodio del Fondo de Caja
Chica, que certifica la revisin y recepcin de la factura
7 RECIBIDO POR Datos personales de la persona que presenta la factura
8 FECHA Da, Mes y Ao en que se recibe la factura
FORMATO
RECIBO DE CAJA CHICA
RECIBO DE CAJA CHICA
FECHA NFACTURA CONCEPTO DEL GASTO BENEFICIARIO MONTO
(1) (2) (3) (4) (5)
(6)
Lic. JORGE RANGEL
RECIBIDO
POR: (7)
ADMINISTRADOR
FECHA: (8)
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INSTRUCCIONES DE LLENADO
RELACION DE GASTOS
N DE IDENTIFICACIN
DICE DEBE ANOTARSE
1 SALDO RENDIDO Cantidad total en Bs. rendida y justificada con sus
respectivas facturas
2 SALDO POR RENDIR Cantidad total en Bs. por rendir, siendo ste el saldo
restante de la caja chica
3 FECHA Da, Mes y Ao en que se elabor la factura
4 FACTURA N Indique el N de Factura
5 CONCEPTO Identifique el concepto o denominacin de los gastos
segn lo seala la factura
6 BENEFICIARIO Identifique la persona natural o jurdica que suministr
el bien o el servicio
7 MONTO Cantidad total en Bs., reflejada en la factura
8 TOTAL Cantidad total en Bs., que se obtiene de sumar todos
los gastos de la facturas relacionadas
9 y 10 FIRMA Firma del administrador y presidente, quienes certifican
la revisin y recepcin de la factura
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FORMATO
RELACION DE GASTOS
RELACION DE GASTOS
RESPONSABLE DEL FONDO: COORDINACION DE REA EN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD 51
PARTIDA: 402 (MATERIALES Y SUMINISTRO) Y 403 (SEVICIOS NO PERSONALES). MONTO DEL FONDO:
BsF. 0
RESUMEN DE LOS MOVIMIENTOS
A) Saldo Rendido BsF: 0,00 (1)
B) Saldo por Rendir: BsF. 0,00 (2)
FECHA FACTURA
Nro. CONCEPTO BENEFICIARIO MONTO
(3) (4) (5) (6) (7)
TOTAL (8)
(9)
(10)
Lic. JORGE RANGEL Lic. RAUL LOPEZ
ADMINISTRADOR PRESIDENTE (E)
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