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Manual de Administracion de Proyectos en Microsoft Project 2007
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ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 1
Manual de Administración de
Proyectos en
Microsoft Project 2007
División Preparatoria
Año 2010, Segunda Revisión
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 2
Administración de Proyectos en Microsoft Project 2007
Objetivo
El alumno adquiere los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios
para administrar proyectos a través del software de aplicación Microsoft
Project 2007.
Alcance
Al finalizar la el entrenamiento de este tema, el alumno será capaz de
planear, controlar, dar seguimiento y evaluar cualquier proyecto en
cualquiera de sus fases. Alcanzara el dominio de la herramienta de
Microsoft Project 2007 como un motor de la programación de
actividades dirigidas a un mismo fin.
Pre-requisitos
Se recomienda tener por lo menso los conocimientos básicos de
administración, así como el manejo de la Suite de Microsoft Office.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 3
Perfil del alumno
El perfil del alumno se apega a los requerimientos denunciados en el
Marco Curricular Común de la Reforma Integral de la Educación Media
Superior, basado en competencias genéricas y disciplinares. Tiene un
enfoque especial hacia las competencias profesionales básicas
(laborales).
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 4
COMPETENCIA GENERAL DEL CURSO
En este curso el alumno:
Aplicara los conocimientos de administración de proyectos,
utilizando eficientemente el software de aplicación de
Microsoft Project 2007, a través de la interfaz con otras
aplicaciones de Microsoft, con el objetivo de diseñar,
controlar, dar seguimiento, evaluar y gestionar proyectos
con ayuda de la tecnología en versión 2007.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 5
INTRODUCCION
Con la finalidad de que los alumnos desempeñen competencias
tecnológicas basadas en administración de proyectos, se propone esta
nueva forma de trabado por proyectos. El alumno adquiere
conocimientos apegados a la administración, desarrolla habilidades de
planeación y seguimiento de proyectos, y adopta las actitudes
necesarias para la mejor toma de decisiones en una trayectoria de
proyecto hacia un objetivo común.
De conformidad con el modelo educativo de competencias, este material
pretende aportar al perfil del alumnos, la mejorar de sus procesos
educativos dentro del campo del conocimiento, siendo capaz de
reconocerse y trabajar colaborativamente, esto genera una red de
interacción y coparticipación entre proyectos colaborativos, impulsando
al trabajo en equipo y a la puesta en práctica de sus habilidades
administrativas y tecnológicas.
La primera unidad de este material, parte desde los conocimientos
previos del alumno en el campo de administración de proyectos. La
segunda unidad trata sobre las diferentes etapas que integran un
proyecto, las cuales pueden variar según la naturaleza del mismo. La
tercera unidad se enfoca a la elaboración de un plan de proyecto
tomando como punto de partida el mapeo planificador del alcance del
proyecto. La ultima y cuarta unidad trata de la gestión, seguimiento y
evaluación de los logros esperados en el desarrollo del proyecto.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 6
Esperando que este manual cumpla con el objetivo y alcance trazado, se
propone como propuesta para el logro de las competencias en cada uno
de los alumnos que lleven este material como apoyo introductorio a la
nueva modalidad de trabajo: la multifuncionalidad por proyectos.
Mónica Martínez Ibarra
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 7
ÍNDICE
Pagina
UNIDAD 1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y SU TERMINOLOGIA
Que es un Proyecto?
Fases o etapas de un proyecto
Alcances
Objetivos
Actividad Integradora 1
10
15
UNIDAD. 2 ETAPAS DE UN PROYECTO
Etapas de administración de un proyecto
Modo de control
Actividad Integradora 2
16
20
UNIDAD 3. ELABORACION DEL PLAN DE PROYECTO EN MICROSOFT PROJECT
Interfaz de Ms Project 2007
Tipos de delimitaciones de tareas
Elementos de calendarización
Tipos de recursos por disponibilidad
21
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 8
Análisis de la sobreasignación de cargas de trabajo
Actividad Integradora 3
36
UNIDAD 4. GESTION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION
DE UN PROYECTO
Establecer y seguir criterios de evaluación
Guardar plan provisional de la línea de base
Análisis de costo-beneficio
Calidad del producto generado por medio del proyecto
Actividad Integradora 4
Actividad Integradora
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS
RUBRICA
37
52
53
54
56
BIBLIOGRAFIA
57
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 9
REPRESENTACION GRAFICA DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Y LAS UNIDADES DE CONTENIDO
TIC ADMINISTRACION DE
PROYECTOS
UNIDAD 1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE
PROYECTOS Y SU TERMINOLOGIA
UNIDAD. 2 ETAPAS DE
UN PROYECTO
UNIDAD 4. GESTION, SEGUIMIENTO Y
EVALUACION DE UN PROYECTO
UNIDAD 3. ELABORACION DEL
PLAN DE PROYECTO EN MICROSOFT
PROJECT
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 10
UNIDAD 1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y SU TERMINOLOGIA
La gran diversidad de definiciones que podemos encontrar de
administración en general resulta muy variada dependiendo a lo que
deseemos administrar.
La definición más común seria la siguiente:
La Administración también conocida como Administración de empresas
es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con
el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser
económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la
organización.
La administración aplicada a proyectos se orienta principalmente por
etapas o fases que analizaremos en la Unidad 2 más adelante, por lo
pronto, definamos lo siguiente:
Que es un Proyecto?
Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de
actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la
razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de
los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas
previamente y un lapso de tiempo previamente definidos. La
gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos,
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 11
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
Otra definición más………
Un proyecto es un emprendimiento que tiene lugar durante un
tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge
como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la
organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés.
El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado,
desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos
disponibles.
Podríamos resumir que un proyecto tiene elementos principales:
Tareas
Recursos
Costos
Tiempo
Es importante identificar los elementos necesarios para la definición de
un proyecto,
A. Tareas: son actividades enlistadas, preferentemente en orden
cronológico, que indican las acciones a seguir para la realización
de un proyecto. Las tareas no tienen límite en cantidad, puede
variar la lista dependiendo del tipo de proyecto. Las tareas se
recomienda crearlas con nombres en terminación infinitivo: ar, er,
ir; esta gramática permite indicar que la tarea es una acción
directa en caminada a un objetivo.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 12
Existen varios tipos de tareas que se manejan dentro de MS
Project 2007.
Los tipos de tareas administradas en Ms Project se muestran a
continuación con una breve definición:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 13
B. Recursos: los recursos de un proyecto son necesarios para la
realización y cumplimiento de las tareas, se estratifican en dos
tipos:
i. Recursos Humanos o Mano de Obra
ii. Equipamiento o maquinaria y consumibles.
C. Costos: este concepto es el más importante para garantizar que el
proyecto que se realice será redituable y con ganancias superiores
al 30% de la inversión inicial. Los costos de un proyecto se
monitorean desde el inicio del mismo y se comparan con el
presupuesto estimado de la inversión inicial base.
D. Tiempo: todo proyecto se considera con tiempo de estimación en
duración, si es un proyecto a largo, corto o mediano plazo,
siempre tiene un comienzo y un fin, si no es así, entonces se
convierte en operación en curso, deja de ser proyecto único. Se
puede programas un proyecto a partir de comienzo o fin del
mismo.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 14
Fases o etapas de un proyecto
Para poder administrar un proyecto en un contexto de calidad, un
proyecto deberá pasar por varias fases, al final de las cuales
deberán definirse los acontecimientos importantes. Cada etapa se
relaciona con una prestación y una validación basadas en un
documento específico. Esto permite supervisar los productos
finales para que cumplan con los requisitos definidos y asegurar el
cumplimiento de los costos pactados y del tiempo establecido.
Alcances:
Todos los proyectos tienen diferentes alcances, cada proyecto es
único e irrepetible y normalmente está dirigido a un cliente o
grupo de clientes finales, estos determinan el alcance de cada
proyecto, en ocasiones el detalle de cada tarea involucrada en el
mismo, es decir, el alcance define la magnitud e impacto del
proyecto.
Objetivos:
Los objetivos trazados para el proyecto están o deben estar
avalados por un comité responsable de la ejecución y terminación
con éxito de un proyecto. Este objetivo debe definirse al comienzo
del mismo y en su mayoría a través de compromisos escritos de
cada parte responsable o recurso involucrado.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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Actividad de aprendizaje 1
Instrucciones:
1. En grupos, enlistan los elementos que identifican como parte de la
administración de un proyecto
2. Toman nota de la presentación realizada por el docente.
3. Investigan de manera individual y realizan un mapa mental de los
contenidos vistos en clase y de investigación.
4. La evidencia o producto del aprendizaje: Mapa mental de la administración
de proyectos, se guarda en la USB, dentro del Portafolio de Evidencias con
el nombre: ACT1
5. Enlista de forma individual todas las terminologías y gráficos de un
proyecto.
6. Se mantiene atento y toma apuntes durante la clase magistral expuesta por
el docente.
7. De manera individual guarda información en tarjetas de acuerdo a las
especificaciones dadas por el docente.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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UNIDAD. 2 ETAPAS DE UN PROYECTO
Etapas de administración de un proyecto
Las etapas de la administración de proyectos pueden variar
dependiendo del líder del proyecto y de la naturaleza del mismo.
El modelo más tradicional del ciclo de la administración es el
siguiente:
Modo de control:
La etapa más complicada dentro de este proceso se considera en
la parte del control, su fijación y establecimiento de los
indicadores de control que generan la interpretación de los
resultados esperados al concluir un proyecto. Si se monitorea el
PLANEACION
CONTROL
SEGUIMIENTO
EJECUCION
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 17
proyecto en cada etapa, es probable que se termine con la calidad
esperada, sin, embargo, siempre está latente el riesgo de la ruta
critica, por eso es importante un control adecuado con los
instrumentos acorde a las necesidades de las desviaciones del
proyecto.
Para tomara las decisiones mas precisas en la etapa de control a
desviaciones del proyecto nos encontramos con diferentes tipos de
visualización del mismo, se muestran a continuación:
1. Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt, gráfica de
Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica
cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto
para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo
total determinado en un proyecto. A pesar de que, en
principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones
existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo
largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas
relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt
quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo
de diagrama en Occidente, actualmente muy utilizado para
los procesos de planeamiento de proyectos.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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2. Diagrama de Nodos o Red: El Diagrama de Nodos o
Despliegue o Red es un tipo de diagrama del Lenguaje Unificado
de Modelado que se utiliza para modelar las tareas utilizadas en
las implementaciones de recursos y las relaciones entre el resto
de las actividades de un proyecto. Los elementos usados por
este tipo de diagrama son nodos (representados como un
prisma), componentes (representados como una caja
rectangular con dos protuberancias del lado izquierdo) y
asociaciones o conexiones.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 19
3. Diagrama de Pert: El diagrama PERT es una representación
gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que
permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla.
Sus siglas vienen de Program Evaluation and Review
Technique, técnicas para evaluar el proyecto en forma
grafica y dimensionada por bloques.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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Actividad de aprendizaje 2
Instrucciones:
1. En grupos de compañeros, enlistan las etapas que identifican de un
proyecto
2. Toman nota de la presentación realizada por el docente sobre las
etapas de un proyectos
3. Investigan de manera individual 3 tipos diferentes de un grupo de
etapas
4. Evidencias o producto de aprendizaje: Presentación de las etapas de
un proyecto, guardar en la USB dentro del Portafolio de Evidencias,
con el nombre ACT2
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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UNIDAD 3. ELABORACION DEL PLAN DE PROYECTO EN MICROSOFT PROJECT
Una excelente herramienta para elaborar proyectos de forma digital, es
a través del uso de Ms Project 2007, esta herramienta es la que se utiliza como el motor de la programación en cualquier tipo de proyecto,
se considera, que a nivel mundial es la aplicación más utilizada en proyectos generales, ya que cuenta con una amplia gama para la
gestión de proyectos y ayuda en el cubo de información para la toma
de decisiones mas optimas y correctas.
A continuación se describe gráficamente y con procedimiento la forma de utilizar esta aplicación.
Interfaz de Ms Project 2007
Para conocer la interfaz de esta aplicación se describe a través del procedimiento siguiente.
1. Accesar al icono de Ms Project en Todos los programas del
Botón Office
2. Se muestra la siguiente pantalla
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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3. Las barras de herramientas más utilizadas son:
a. Barra de Menús
b. Barra Estándar
c. Barra Formato
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 23
d. Barra de Vistas
4. El diagrama de Gantt conforma la tabla de entrada
combinada:
a. Tabla de entrada
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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b. Diagrama de Gantt
Tipos de delimitaciones de tareas: Todas las tareas dentro del plan de proyecto se dan de alta dentro
de la tabla de entrada, como se muestra a continuación:
1. Definir Nombre de la tarea, avance, fechas, duración, etc.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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2. Tareas predecesoras:
3. Nombres de Recursos:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 26
4. Tipos de delimitaciones de una tarea:
Existen varios tipos de delimitaciones para una tarea, que restringen la
fecha de comienzo y de fin permitida para la tarea. Puede asignar una
delimitación por tarea. Si especifica una delimitación diferente de Lo
antes posible o Lo más tarde posible, especifique la fecha apropiada en
el cuadro Fecha de delimitación.
Variables del tipo de delimitación:
Lo más tarde posible Con esta delimitación flexible, Microsoft
Office Project programa las fechas de comienzo y de fin límite,
dados otros parámetros de programación. Este valor es la
delimitación predeterminada para las tareas creadas
recientemente en proyectos que se programan a partir de la fecha
de fin.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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Lo antes posible Con esta delimitación flexible, Microsoft Office
Project programa las fechas de comienzo y de fin más próximas
posible, dados otros parámetros de programación. No se
establecen delimitaciones adicionales de fecha en la tarea. Este
valor es la delimitación predeterminada para las tareas creadas
recientemente en proyectos que se programan a partir de la fecha
de comienzo.
No finalizar antes del Esta delimitación moderada indica la
fecha más próxima posible en la que debe completarse esta tarea.
No puede finalizar en ningún momento antes de la fecha
especificada. En los proyectos programados a partir de la fecha de
comienzo, esta delimitación se aplica cuando se escribe una fecha
de fin para una tarea.
No finalizar después del Esta delimitación moderada indica la
fecha más tardía en la que debe completarse esta tarea. No puede
finalizar durante o antes de la fecha especificada. En los proyectos
programados a partir de la fecha de fin, esta delimitación se aplica
cuando se escribe una fecha de fin para una tarea.
Debe finalizar el Esta delimitación inflexible indica la fecha
exacta en la que debe finalizar una tarea. Otros parámetros de
programación como dependencias entre tareas, tiempo de
adelanto o tiempo de posposición, redistribución de recursos y
demora son secundarios para este requisito.
Debe comenzar el Esta delimitación inflexible indica la fecha
exacta en la que debe comenzar una tarea. Otros parámetros de
programación como dependencias entre tareas, tiempo de
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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adelanto o de posposición y demora son secundarios para este
requisito.
No comenzar antes del Esta delimitación moderada indica la
fecha más próxima posible en la que debe comenzar esta tarea.
No puede comenzar en ningún momento antes de la fecha
especificada. En los proyectos programados a partir de la fecha de
comienzo, esta delimitación se aplica cuando se escribe una fecha
de comienzo para una tarea o se arrastra una barra de Gantt.
No comenzar después del Esta delimitación moderada indica la
fecha más tardía posible en la que debe comenzar esta tarea. No
puede comenzar en ningún momento durante o antes de la fecha
especificada.
5. Notas de la tarea:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 29
Elementos de calendarización: todo proyecto puede o debe contar
con uno varios calendarios asignados para las tareas y para los
recursos, incluso se puede manejar un calendario solo para
proyecto completo. Los calendarios que tiene por definición esta
aplicación, son los siguientes:
A. Calendario del proyecto: calendario base utilizado por un
proyecto. Los predeterminados son:
i. Estándar El calendario base Estándar refleja la
programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes,
de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de
descanso.
ii. 24 horas El calendario base 24 horas refleja una
programación sin tiempo de descanso. El calendario 24
horas se puede usar para programar recursos y tareas
de los diferentes turnos de todo el día, o para
programar continuamente recursos de equipos.
iii. Turno de noche El calendario base Turno de noche
refleja una programación por turnos desde el lunes por
la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a
8 de la mañana, con una hora de descanso.
B. Calendarios de recursos: calendario en el que se especifica el
período laborable y no laborable de un único recurso. El
calendario del recurso difiere del calendario base en que éste
último especifica el período laborable y no laborable para más
de un recurso.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 30
C. Calendarios de tareas: calendario base que se puede aplicar a
tareas individuales para controlar su programación; por lo
general, es distinto del calendario del proyecto o de los
calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera
predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del
proyecto. Se utilizan para determinar la disponibilidad de los
recursos, para determinar cómo se asignan los recursos a las
tareas y cómo se programan las tareas. Los calendarios de
proyectos y de tareas se usan para programar tareas, y si se
asignan recursos a las tareas, también se usan calendarios de
recursos.
Tipos de recursos por disponibilidad:
Los recursos que se manejan dentro de MS Project son de 2 tipos
(antes mencionados en la Unidad 1):
i. Recursos Humanos o Mano de Obra: este tipo de
recursos son las personas, que tienen una asignación
en carga de trabajo igual a 8 horas jornada laboral, se
rigen bajo un calendario preestablecido. Tienen costo
por tasa estándar y por hora extra.
ii. Equipamiento o maquinaria y consumibles: son todos
los recursos que utiliza la mano de obra, siempre
están disponibles durante el proyecto y no tienen
horario laboral.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 31
Para asignar recursos en las tareas, se mostro en la sección de
tareas dentro de la ventana Información de la tarea, otra forma de
asignar recursos es desde el siguiente icono:
Asignar Recursos
Se obtiene el acceso a la siguiente ventana:
Existe una ventana detallada de la Información del Recurso, se
accesa dando doble clic sobre el nombre del recurso:
Contiene las siguientes pestañas para edición exclusiva del recurso
de cualquier tipo:
Define información general del recurso y el grupo al que pertenece
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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Se determinan los costos con sus respectivas tasas:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 33
Se pueden definir notas exclusivas para el recurso:
Análisis de la sobreasignación de cargas de trabajo
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 34
En la mayoría de las tareas donde se tiene asignados recursos, tiende
a ocurrir que se sobreasigne carga de trabajo a un recurso mano de
obra, esto se le considera como sobre asignación, implica
consecuencias como: costo en tiempo extra, recalendarización del
recurso, incrementa el riesgo de trabajo, se exige más condición
física regulada por el esfuerzo del recurso, hasta superar la capacidad
máxima de 100%. Por lo tanto existe un método para redistribuir
esos recursos con cargas excedidas.
Dentro del menú Herramientas se encuentra la opción Redistribuir
recursos…
Las alternativas de programación que puede sugerir el asistente de
planeamiento de MS Project son las siguientes:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 35
Especificar si desea que Project redistribuya automáticamente
(en cuanto detecta una sobreasignación) o manualmente (sólo
al hacer clic en Redistribuir ahora).
Indicar cuánto se tiene que sobreasignar un recurso (por
ejemplo, una hora, un día o una semana) antes de
redistribuirlo.
Establecer los criterios para el orden en que se deben revisar
las tareas para sobreasignaciones y redistribución.
La decisión finalmente la toma el líder del proyecto, ya que va de
acuerdo a los cambios que desee aceptar después de la
redistribución.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 36
Actividad de aprendizaje 3
Instrucciones:
1. Toman nota de la presentación realizada por el docente sobre la
elaboración de un plan de proyecto
2. Elaboran de manera individual un plan de proyecto de vida en Power
Point
3. En sala de cómputo el alumno identifica la interfaz de Microsoft
Project y diseña su plan de proyecto.
4. El docente describe la función de cada elemento mediante el uso
interactivo del software y se toma nota, se sigue el manual de apoyo.
5. Diseño de un plan y seguimiento del proyecto en vistas de diagramas
de Gantt
6. Evidencia o producto del aprendizaje: Plan del proyecto de vida
realizado en MS Poject 2007, guardar en la USB, dentro del
Portafolio de Evidencias con el nombre ACT3.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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UNIDAD 4. GESTION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE UN PROYECTO
Establecer y seguir criterios de evaluación:
En gestión de proyectos, la evaluación de proyectos es un proceso
por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por
un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado
previsto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un
proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué tanta capacidad
poseería para cumplirlos.
En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la
toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como
una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en
relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la
asignación de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación
no es un fin en sí misma, más bien es un medio para optimizar la
gestión de los proyectos.
La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie
de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función
del campo, empresa u organización de que se trate, es que se
emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los
objetivos estratégicos que se persigan.
No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función
de la naturaleza de cada proyecto pero existe cierto consenso en la
necesidad de analizar la pertinencia, eficacia y eficiencia de los
proyectos.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 38
Pertinencia: Observa la congruencia entre los objetivos del
proyecto y las necesidades identificadas y los intereses de la
población e instituciones.
Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se
observa en las evaluaciones de tipo continua y constante.
Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado
los recursos disponibles en la implementación del proyecto. Este
criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la
evaluación previa.
Guardar plan provisional de la línea de base:
Para dar seguimiento al proyecto dentro del plan provisional
(también llamado presupuesto, comparativo, línea de base,
perimetral, etc.), es necesario guardar la idea inicial del proyecto,
es decir la cronología y asignación de arranque del proyecto. Se
pueden guardar hasta 11 versiones comparativas del mismo
proyecto.
Este concepto se lleva a cabo desde el siguiente menú:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
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En esta opción se determinan los criterios para guardar un
comparativo de línea de base contra el proyecto real.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 40
Se recomienda estables línea de base al momento de autorizar el
proyecto, también se recomienda manejar menos de 3 líneas de
base comparativas entre sí.
Análisis de costo-beneficio:
Dentro de un plan de proyecto, siempre se debe considera el
margen de ganancia, es decir, el análisis de costo-beneficio es una
técnica importante dentro del ámbito de la teoría de la decisión.
Pretende determinar la conveniencia de un proyecto mediante la
enumeración y valoración posterior en términos monetarios de
todos los costos y beneficios derivados directa e indirectamente de
dicho proyecto.
Este método se aplica a obras sociales, proyectos colectivos o
individuales, empresas privadas, planes de negocios, escolares,
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 41
personales, etc., prestando atención a la importancia y
cuantificación de sus consecuencias sociales y/o económicas. Si el
cálculo de la estimación de costos no es convenientemente
rentable para el líder de proyecto es conveniente no manejarlo
como proyecto, sino como una operación en curso, con
alternativas de mejora en el proceso.
Como ya se menciono, es importante validar la información para
tomar decisiones entre el costo-beneficio del proyecto y el alcance
del mismo, por lo tanto, las herramientas que nos ofrece Ms
Project para análisis de información son las siguientes:
Filtros: permiten que se ajuste la información, mostrando en
pantalla solo los datos que coinciden con un criterio de filtración.
Se aplican desde el menú Proyecto:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 42
O bien, dando clic en el icono:
Grupos: permiten agrupar la información d manera que se
muestre ordenada y separa por algún criterio especifico, no oculta
datos, solo los organiza. También se aplica desde el menú
proyecto.
O bien, dando clic en el icono:
Vistas combinadas: para tomar decisiones bien fundamentadas,
es importante, analizar la información de un proyecto a partir de
varias vistas, en las que se muestren las tablas de contenido y los
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 43
gráficos combinados. Algunas de las vistas disponibles son las
siguientes:
Estas vistas pueden combinarse con el Diagrama de Gantt.
Tablas: es la herramienta que más se utiliza para el manejo de la
base de datos de un proyecto, la tabla de entrada es la vista
predeterminada, existen varias tablas para tareas, desde el menú
ver:
Y varias tablas aplicadas a recursos:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 44
Formularios: esta vista permite analizar en una misma pantalla
diferente tipo de información para la mejor toma de decisiones, se
aplica desde la barra de desplazamiento, dando clic en el siguiente
botón:
Se muestra la siguiente en forma de vista combinada y
personalizada:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 45
Calidad del producto generado por medio del proyecto
La palabra "calidad" se usa cada vez con más frecuencia en las
organizaciones, ya sea en los sectores de alimentos, educativos,
industria o servicios y especialmente en el sector de Tecnología
Informática (TI). Detrás del término "calidad" se ocultan muchos
conceptos, pero en general podríamos hablar de dos tipos de calidad:
1. Interna: corresponde a la calidad obtenida a través de la
satisfacción de los clientes.
2. Externa: corresponde a la calidad generada de forma
interna en la organización donde se desarrollo el proyecto.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 46
El término opuesto a la calidad es el defecto de calidad, dentro de un
proyecto, esto lo podemos traducir como el fracaso de un proyecto
desde ciertas perspectivas:
Tiempo: proyecto terminado antes o después del plan, puede
considerarse como fuera de calidad respecto a lo planeado.
Costo: es un fracaso estar fuera de la línea de presupuesto, ya
que es una estimación en costo-beneficio y debe cuidarse el
aspecto de la economía para que el proyecto se financieramente
exitoso.
Recursos: la buena planeación de los recursos, garantiza el logro
de los objetivos a tiempo y dentro de presupuesto, pueden pasar
situaciones inesperadas que exijan el cambio del fondo de
recursos, sin embargo, esto es normal en la trayectoria del
proyecto, es importante adecuarlo y justificarlo, aun fuera de
calidad.
Algunas de las herramientas que pueden ayudar en la gestión de
la calidad de un proyecto son:
Análisis Costo-Beneficio
Estudios comparativos
Diseño de Experimentos
Coste de la Calidad
Diagrama de Causa y Efecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007
Página 47
Diagramas de Control
Diagramas de Flujo
Histogramas
Diagramas de Pareto
Diagramas de Comportamiento
Diagrama de Dispersión
Muestreo Estadístico
Inspección
Revisión de Reparación de Defectos
Existe otro aspecto que puede dañar la calidad del proyecto, es conocido
como la Ruta critica. Existe un método para calcular esta ruta que si no
se cumple, puede sacar de calidad en proyecto en cualquier etapa del
mismo.
El método de la ruta crítica fue inventado por la corporación DuPont y
es comúnmente abreviado como CPM por las siglas en inglés de Critical
Path Method.
En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la
secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos) incluye
todas las tareas en forma vinculada o independiente) con la mayor
duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es
posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la
duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la
ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice
que no hay holgura en la ruta crítica., no existe tiempo de posposición
en este cálculo.
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Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta
paralela adicional a través de la red con las duraciones totales menos
cortas que la ruta crítica es llamada una sub-ruta crítica.
Ms Project no permite visualizar la ruta crítica y calcularla a través del
siguiente icono:
Además, Ms Project permite visualizar la ruta crítica desde la barra de
vistas, filtro, grupos, tablas y el Diagrama de Gantt.
Ejemplo de ruta critica en el Diagrama de Gantt.
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Otro elemento que nos ayuda a visualizar la calidad desde un plano
tabular, son los Informes, considerados como herramienta para
monitorear el proyecto de forma física en papel.
Algunos informes disponibles son:
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Cada uno con sus respectivas variables de información.
También se cuenta con los reportes de tipo exportación, desde el menú
Informes:
Enseguida se muestran programas de exportación disponibles:
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Se exportan las equivalencias dependiendo el programa que se utilice,
por ejemplo en MS Excel, se exportan datos para análisis de datos
dinámicos y en Ms Vision se exporta para diagramas de flujo y proceso.
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Actividad Integradora 4
Instrucciones:
1. Elaboran de manera individual un reporte de gestión alterno al plan de
proyecto de vida en vistas combinadas.
2. Prepara un reporte con filtros, agrupaciones y calculo de ruta critica.
3. En sala de cómputo el alumno identifica el seguimiento de su para proyecto a través de la línea de base
4. Calcula la inversión inicial de proyecto y lo compara contra su plan y el
estado actual del mismo
5. Evidencia o producto del aprendizaje: Gestión comparativa del plan de
proyecto, guardar el informa en la USB, dentro del Portafolio de Evidencias
con el nombre ACT4
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Actividad Integradora
Instrucciones:
1. Desarrollar un plan de proyecto de vida profesional-laboral,
utilizando las herramientas de administración y MS Project 2007.
2. Trabajar en cada una de las tablas de tareas y asignar por lo
menos 5 recursos variados, así como mínimo de 40 tareas
relacionadas e independientes.
3. Guardar línea de base provisional.
4. Imprimir la vista combinada de la Tabla de entrada y el Diagrama
de Gantt.
5. Preparar una presentación en Power Point con el proyecto
completo.
6. Exponer en plenaria el proyecto individual.
7. Evidencia o actividad de aprendizaje: Proyecto de vida profesional
laboral en MS Project 2007, guardar en la USB, dentro del
Portafolio de Evidencias con el nombre ACTIntegradora.
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Portafolio de evidencias
EVIDENCIA O ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PRODUCTO
PUNTOS
ACUMULADOS
Actividad de aprendizaje 1
Mapa mental de la administración de proyectos
Actividad de aprendizaje 2 Presentación de las etapas de un proyecto
Actividad de aprendizaje 3 Plan del proyecto de vida realizado en MS Project 2007
Actividad de aprendizaje 4 Gestión comparativa del plan de proyecto
Actividad Integradora Proyecto de vida profesional - laboral en MS Project 2007
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Rubrica
CRITERIOS
CONCEPTOS
PUNTAJE
PORTADA Portada definida oficialmente (formatos, logos, datos completos)
10
ORTOGRAFIA Y GRAMATICA
Excelente redacción, ortografía y gramática.
20
PRESENTACION Entrega física con legajo identificado
20
ACTIVIDADES PRACTICAS
Actividades completas y correctas
30
ENTREGA ELECTRONICA Envió al correo mmtzibarra@hotmail.com en día indicado antes de las 8:00 p.m.
20
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BIBLIOGRAFIA http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci% http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto http://es.kioskea.net/contents/projet/etapes-projet.php3 http://es.wikipedia.org/wiki/Evaluaci%C3%B3n_de_proyectos http://es.kioskea.net/contents/qualite/qualite-introduction.php3 Tutorial de Ms Project 2007
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