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INTRODUCCIÓN 1
OBJETIVO Y ALCANCE 2
BASE LEGAL 3
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES 5
PROCEDIMIENTOS 10
FORMULARIOS 19
TABLA DE CONTENIDO Pág.
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A continuación se presenta el “Manual de Normas y Procedimientos para el
proceso de Compras de la Coordinación de Administración”, el cual tiene por
objeto establecer los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y
cumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en el Centro Latinoamericano
de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Saenz”.
Para documentar el Manual, se tomaron en cuenta aspectos como: base
legal, estructura organizativa y funciones del Centro de Formación.
Finalmente, todas las observaciones y sugerencias orientadas al
mejoramiento del presente manual, serán atendidas por el Departamento de
Unidad de Organización y Métodos.
INTRODUCCIÓN
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Objetivo
Suministrar al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Saenz”, un instrumento que le permita establecer las normas que deben
cumplirse, y los pasos a seguir en el procedimiento de compras de un bien o
servicio en las Unidades Estructurales del Centro.
Alcance
Este Manual está dirigido a todas las unidades ejecutoras y Administradoras del
Instituto con competencia para la compra y adquisición de materiales, suministros,
bienes o servicios.
OBJETIVO Y ALCANCE
BASE LEGAL
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2 29
La base legal que regula el presente manual, está contemplada en los
siguientes instrumentos:
a. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 30 de diciembre de
1999.
Artículo 7
Artículo 25
Artículo 137
Artículo 141
Artículo 314
Artículo 315
b. Le y Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. Gaceta
Oficial N° 37.606, de fecha 09 de enero de 2003, en los artículos:
Artículo 1
Artículo 2
Artículo 6, numeral 6
Artículo 7, numeral 2
Artículo 14
Artículo 132
Artículo 134
Artículo 135
Artículo 159
c. Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del sistema
Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N° 37.347, de fecha 17 de
diciembre de 2001 en los artículos:
BASE LEGAL
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3 29
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4 29
Artículo 9, numeral 6
Artículo 35
Artículo 36
Artículo 38, numeral 1 al 5
Artículo 40
Artículo 91, numerales 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 14, 17, 22, 23, 28,
29
d. Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinaria de Fecha
07 de Abril de 2003.
Artículo 3
Artículo 4
Artículo 6
Artículo 7
Artículo 16
Artículo 17
Artículo 18
Artículo 19
Artículo 21
Artículo 58
Artículo 62
Artículo 70
e. Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial
Extraordinaria N° 5.343 de fecha 22 de octubre de 1999.
Artículo 5, numeral 2, literales f y h
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES
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5 29
Artículos 24, 47 y 48, en su numeral
1. RESPONSABILIDAD
Todas las adquisiciones y manejo de suministros serán responsabilidad de la
Dirección Administrativa, por intermedio del Encargado de Compras quienes se
ajustarán a lo establecido en este manual.
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES
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2. DOCUMENTACIÓN
Todo trámite en el área de compras y suministros deberá acompañarse de la
documentación completa. Esta documentación será archivada de acuerdo con las
normas que rigen los procesos.
4. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS
El Encargado de Compras, bajo la supervisión de la Dirección Administrativa,
verificarán permanentemente las existencias, efectuando inventarios físicos
periódicamente y revisando mensualmente las existencias de por lo menos el 10%
de los productos o suministros en deposito, ítems que serán seleccionados al azar
y en forma aleatoria por la Dirección Ejecutiva.
5. INFORME
El Encargado de Compras enviará a la Dirección Administrativa informes
mensuales de existencias, y la Dirección Administrativa a su vez informará
mensualmente a la Dirección Ejecutiva sobre las existencias y sobre aspectos
excepcionales ocurridos en el área de suministros, enviando copia de los informes
mensuales que recibe del Encargado de Compras.
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES
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7. FALTANTES
Se considera una falta grave para los empleados responsables del manejo de
compras los faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia entre las
existencias registradas contablemente y los inventarios físicos, el vencimiento o
deterioro de los productos por negligencia de estos, el no disponer oportunamente
de suministros en deposito por no cumplir con las existencias mínimas o por
exceder las cantidades máximas establecidas o el no disponer de los documentos
que justifiquen la adquisición o entrega de suministros.
8 .OTRAS
1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales, suministros
o bienes adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como
del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades
administrativas y académicas que conforman el Centro.
2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de
materiales, suministros o bienes, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe
de la Sección de Almacén.
3. La Sección de Almacén deberá mantener actualizado el Catálogo de
materiales, suministros o bienes.
4. La Sección de Almacén deberá enviar a las unidades solicitantes el Catálogo
de materiales, suministros o bienes vigente.
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES
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5. La Sección de Almacén mantendrá un Calendario de Pedidos de materiales,
suministros o bienes dependiendo de los recursos presupuestarios y
financieros.
9. DE LA SOLICITUD
6. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá tramitarse,
únicamente, con el formulario digitalizado Forma de solicitud.
7. La Sección de Almacén no despachará materiales, suministros o bienes, si no
se ha recibido la correspondiente Solicitud.
8. No se aceptarán Solicitudes de materiales, suministros o bienes, manuscritas o
en máquina de escribir.
9. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá contener:
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la Unidad Solicitante.
- Código de la Unidad y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.
- Ubicación física de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la persona que recibirá el material.
10.Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la
unidad consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén a
las Unidades Consumidoras” (Forma de Devolución), con las observaciones
pertinentes.
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES
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11.Toda solicitud proveniente de las autoridades del Centro que presente
problemas para su proceso, deberá ser notificada a la Dirección.
12.Si la unidad consumidora no posee su propio código asignado por la Oficina de
Presupuesto, ésta deberá solicitar la aprobación de la unidad solicitante.
13.Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes
deberán enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en
el calendario establecido por la Sección de Almacén, o la modalidad que
establezcan el Departamento de Compras y la Dirección.
14.Las unidades deberán realizar la Solicitud de materiales, suministros o bienes,
de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén, tiempo después de
su recepción.
10. DEL DESPACHO
15.La Sección de Almacén llevará el registro histórico de cada unos de los
artículos, señalando la descripción del artículo y su código respectivo
16. Todo despacho de materiales, suministros o bienes, se registrará en el Libro
de Despacho.
17.El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:
- Número de la Solicitud.
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Fecha de despacho.
- Firma del despachador.
- Número de la factura
18.Todo ingreso y salida de materiales, suministros o bienes, serán registrados en
el sistema de inventario vigente.
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES
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19.Las Solicitudes de materiales, suministros o bienes, serán despachadas en el
orden de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles.
20.Los materiales, suministros o bienes, sólo serán autorizados y entregados por
el personal asignado para tal fin, bajo la supervisión del Jefe del Almacén.
21.La Sección de Almacén deberá colocar a todos los materiales, suministros o
bienes despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello del Centro, que
permita la identificación de los mismos como materiales, suministros o bienes,
del mismo.
22.Los materiales, suministros o bienes, sólo serán despachados por el personal
asignado para tal fin.
11. DE LAS COMPRAS
El trámite para la compra contempla las siguientes etapas o pasos:
a. Solicitud formulada por el Encargado de Compras cuando el nivel de
existencias es inferior al mínimo establecido para el producto, o cuando hay
una solicitud de productos nuevos que se considera serán de uso habitual;
b. Identificación de materiales;
c. Determinación de niveles máximos y mínimos, proveedores y precios;
d. Elaboración de la solicitud de compra o requisición de materiales;
e. Aprobación de la solicitud;
f. Obtención de las cotizaciones;
g. Preparación de la documentación correspondiente;
h. Elaboración de la orden de compra;
i. Recibo de la mercancía en el almacén;
j. Entrega o despacho de la mercancía al solicitante;
NORMAS Y ASPECTOS GENERALES
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k. Pago de la factura;
RESPONSABLE ACCIÓNUnidad Solicitante 1. Llena el formulario “Solicitud de
Materiales, Suministros o Bienes” (Forma de Solicitud), en tres originales y los envía a la Sección de Almacén.
Sección de Almacén(Recepción)
2. Recibe la forma de Solicitud y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolución del Almacén a las Unidades Consumidoras (Forma de Solicitud) anexa.
3. Si está correcta la información, lo registra en el Libro de “Control de Solicitudes”, y asigna número correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Entrega la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Operador del Sistema.
Sección de Almacén (Operador del Sistema)
4. Recibe la forma de Solicitud y verifica en el sistema la existencia de los materiales, suministros o bienes solicitados. Marca en la forma de Solicitud el o los materiales,
PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES”
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suministros o bienes faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o útiles de oficina solicitados devuelve forma de Solicitud en sus tres (3) originales a la unidad con la forma Nota de devolución.
RESPONSABLE ACCIÓNSección de Almacén
(Operador del Sistema)5. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema. Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Jefe del Almacén para su despacho a la unidad.
PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES”
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RESPONSABLE ACCIÓNSección de Almacén
(Operador del Sistema) 1. Si no hay disponibilidad en Almacén, elabora Solicitud de Material y entrega al Encargado de Compras.
Encargado de Compras 2. Procede a la cotización con los proveedores.
3. Recibe las ofertas (de 1 a 3 ofertas) para verificar monto.
Encargado de Compras 5. Realiza el análisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas. El acta original se queda en la unidad de compra y la copia se entrega en la unidad que solicita el producto.
Encargado de Compras 6. Envía análisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas al Encargado de Presupuesto.
Encargado de Presupuesto 7. Emite control de disponibilidad Presupuestaria con firma y sello, al Director Administrativo.
Director Administrativo 8. Firma y Sella el control de disponibilidad Presupuestaria para su autorización y lo envía al encargado de Compras.
Encargado de Compras 9. De no haber presupuesto, informa a la
PROCEDIMIENTO: “COMPRAS”
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Unidad Solicitante para que solicite traslado.
RESPONSABLE ACCIÓNEncargado de Compras 10. De haber presupuesto y de conformidad
con la forma de solicitud, emite orden de compra o servicios, con su firma y la del administrador.
11. Envía fotocopia de la Orden de Compra a Almacén y Unidad Solicitante.
10. Envía fotocopia de la Orden de Compra al Proveedor.
Almacén 12. Recibe mercancía y elabora acta de recepción o aceptación de servicio.
13. Ingresa al inventario los productos recibidos
14. Elabora nota de entrega a la unidad que solicitó el bien o servicio
15. Surte de Material requerido a la Unidad solicitante.
PROCEDIMIENTO: “COMPRAS”
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15 29
SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS, BIENES O SERVICIOS
FLUJOGRAMAS
UNIDAD SOLICITANTE
INICIOLlena formulario
“Solicitud de Materiales, suministros,
bienes o servicios” forma Solicitud, y envía a la Sección de
Almacén
1
Recibe formulario de
Solicitud y verifica la
información registrada en la
misma
Recibe y verifica la existencia del o los materiales,
suministros, bienes o servicios
Material en
existencia?
Rebaja en el sistema
de inventarios
los materiales existentes
Marca en la forma de Solicitud
como faltante los materiales
que no están en
existencia
NO SI
Datos Correc
tos?
NO SI
Registra solicitud en el libro de Control de solicitudes
Devuelve a la unidad
solicitante con nota de devolución
Recibe documentos
, revisa, verifica y
remite a la sección de Almacén
Asigna número
correlativo a la solicitud de acuerdo al orden de
llegada
Remite forma de
solicitud al operador del
sistema1
SECCIÓN DE ALMACÉN (RECEPCIÓN)
SECCIÓN DE ALMACÉN (OPERADOR DE SISTEMA)
2
Elabora solicitud de
Material
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COMPRAS
FLUJOGRAMAS
2
Envía Análisis de
LMS ofertas
Recibe Análisis y
emite control de
disponibilidad presupuestari
a firmada y selladaEmite
orden de compra o servicios
firmada por el y por el
administrador
Recibe control de
disponibilidad
presupuestaria para firmar y
sellar, para su
autorizaciónRecibe
solicitud de Material
Recibe las ofertas para
verificar monto
Pide cotización a
los proveedores
Realiza el análisis de
LMS ofertas
ENCARGADO DE COMPRAS
ENCARGADO DE PRESUPUESTOS
3
Remite forma de
solicitud de Material
PROVEEDOR
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Disponibilidad Presupuestari
o?
Informa que no hay disponibilid
ad presupuest
aria para que se solicite
traslado
Envía fotocopia de la orden de
compra
NO SI
3
ALMACÉN
UNIDAD SOLICITA
NTE
4
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17 29
COMPRAS
FLUJOGRAMAS
PROVEEDOR
Envía factura y acta de entrega
Surte Material
SECCIÓN DE ALMACÉN (RECEPCIÓN)
Recibe mercancía y
elabora acta de
recepción o aceptación de servicio
SECCIÓN DE ALMACÉN (OPERADOR DE SISTEMA)
Ingresa al inventario
los productos recibidos
Elabora nota de
entrega a la unidad que solicitó el
bien o servicio
Surte de Material
requerido
UNIDAD SOLICITA
NTE
¿Material
Requerido?
Comunica Deficiencia
Utilizar Material
NO SI
FIN
4
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18 29
FORMULARIOS
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19 29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
15 05 11
20 29SOLICITUD DE MATERIAL
SOLICITUD DE MATERIAL
15 05 11
21 29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
NOTA DE ENTREGA
NOTA DE ENTREGA
NOTA DE ENTREGA
15 05 11
22 2915 05 11
23 29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
ANÁLISIS DE COTIZACIONES
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24 29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
ANÁLISIS DE COTIZACIONES
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25 29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS
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26 29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS
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28 29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Actualizaciones FECHA
FECHASACTIVIDAD: Pág. De
CÓDIGO: SISTEMA:
Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:
Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva
CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
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