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AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL “Ciudad Limpia, Orgullo de Todos”
Dirección Plan Estratégico
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Realizado por: Dirección de Gestión de Calidad Febrero, 2013
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 2
I. INTRODUCCIÓN
El Manual de Organización y Funciones de las diferentes áreas de trabajo que conforma el Ayuntamiento del Distrito Nacional, constituye una fuente de consulta sobre la estructura, los cargos, las funciones y requisitos de cada puesto del área correspondiente. Contiene en detalle las atribuciones de cada área de trabajo y las responsabilidades de cada puesto de trabajo, así como las especificaciones de clase de los mismos. Este Manual, es un documento que en la medida que los funcionarios y empleados se identifiquen con él, se convertirá en un verdadero instrumento de gerencia y en un aliado permanente para facilitar el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución y la correcta administración de sus Recursos Humanos. La dinámica organizacional, hace que los Manuales de Descripciones de Puesto pierdan actualidad, por lo que éste deberá ser revisado y cada Encargado deberá velar por la oportuna introducción de los cambios que generen dicha actualización.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 3
II. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL: Dirección Plan Estratégico
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ALCADE
VICEALCALDESA
SECRETARIO GENERAL
Observatorio Ciudadano
Gestión Documental del Gobierno
Coordinador Plan Estratégico
Coordinador Ceremonial y Protocolo
Coordinador Cooperativa de Empleados
AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL PLAN ESTRATEGICO
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 5
III. Descripciones de Puestos: Plan Estratégico
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Descripciones de Puestos Plan Estratégico
GRUPO OCUPACIONAL CARGOS
Grupo II: Apoyo Administrativo
‐ Secretaria Ejecutiva ‐ Secretaria ‐ Auxiliar de Oficina
Grupo III: Técnicos ‐ Soporte Administrativo
Grupo V: Profesionales ‐ Encargado Técnico ‐
Grupo VI: Alta Dirección y Dirección
‐ Director/a Plan Estratégico
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I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Director/a Plan Estratégico DIRECCION : Plan Estratégico SUPERVISOR INMEDIATO : Alcalde SUPERVISA A : Encargados, Técnico Administrativo,
supervisión directa sobre Secretaria Ejecutiva y demás personal de apoyo asignado
II. PROPOSITO GENERAL Establecer, Normativas Estratégicos encaminadas a obtener un desarrollo más ordenados y eficiente en el Distrito Nacional. III. ACTIVIDADES
• Definir una estrategia general sobre el uso del espacio público del Distrito Nacional.
• Identificar iniciativas estratégicas que permitan el desarrollo de la Ciudad.
• Promover el desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad Ambiental Urbana
que permita mejorar la calidad de vida de los munícipes del Distrito Nacional.
• Determinar los objetivos estratégico que permitan al Ayuntamiento del Distrito Nacional ofrecer a sus munícipes mejor Calidad de Vida.
• Implementar iniciativas de fortalecimiento del Ayuntamiento del Distrito
Nacional, que redefinan en sentido positivo las relaciones del gobierno local con los ciudadanos, generando, un entorno apropiado de Gobernabilidad Local.
• Desarrollar estrategia de renovación Urbana de la ciudad de acuerdo con la
Implementación de un Sistema de Ordenamiento Territorial.
• Velar por la ejecución y los Indicadores de Gestión y las Memorias de la Dirección.
Ayuntamiento del Distrito Nacional
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
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• Distribuir el trabajo entre su personal, da las instrucciones correspondientes y controla su correcta Ejecución.
• Coordinar las funciones de su unidad con las otras unidades correspondientes y controla su unidad con las otras unidades, dentro de los límites de su competencia y su jerarquía.
• Atender las consultas que les formulen los empleados de su área, así como las
dudas y problemas que surjan en el trabajo y les indica criterios para su solución.
• Revisar y aprueba los trabajos preparados por los empleados de su unidad y/o
formula las observaciones de lugar.
• Examinar y eventualmente aprueba proyectos de diversos tipos preparados por sus colaboradores.
• Mantener un alto nivel de motivación hacia el trabajo, así como buenas
relaciones laborales y humanas entre el personal que dirige.
• Cumplir las disposiciones legales, reglamentos y normas y vela por su correcta aplicación.
• Participar en la preparación del presupuesto y del plan anual de su Dirección,
así como en la ejecución y supervisión de los mismos.
• Someter a la consideración de su superior inmediato, iniciativas y proyectos relacionados con el desarrollo de su área.
• Administrar de la manera más eficiente, los recursos humanos, financieros y
materiales que hayan sido puestos a su disposición.
• Mantenerse informado e involucrarse en los eventos y publicaciones relacionadas con las funciones o programas de su área.
• Someter a su superior inmediato las consultas pertinentes relacionadas con
problema o asuntos que excedan su campo de competencia.
• Cumplir los compromisos establecidos y delineados en el plan de trabajo de la Institución.
• Participar en el proceso de selección del personal bajo su dependencia cada
año.
• Evaluar continuamente el desempeño del personal bajo su dependencia.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 9
• Participar en la preparación del presupuesto y del plan anual de su Dirección, así como en la ejecución y supervisión de los mismos.
• Someter a la consideración de su superior inmediato, iniciativas y proyectos
relacionados con el desarrollo de su área.
• Administrar de la manera más eficiente, los recursos humanos, financieros y materiales que hayan sido puestos a su disposición.
• Someter a su superior inmediato las consultas pertinentes relacionadas con
problemas o asuntos que excedan su campo de competencia.
• Cumplir los compromisos establecidos y delineados en el plan de trabajo de la Institución.
• Participar en el proceso de selección del personal bajo su dependencia cada
año.
• Evaluar continuamente el desempeño del personal bajo su dependencia
• Velar por una adecuada atención a la ciudadanía. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO Arquitecto o Administrador o áreas afines, preferiblemente con maestrías en Alta Gerencia EXPERIENCIA REQUERIDA
Cinco (5) años desempeñando labores administrativas, en cargos de Dirección V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Conocimiento de las leyes y disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. ‐Manejo de PC, preferiblemente Excel, Word y Power Point CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Capacidad para organizar, planificar, dirigir y controlar el trabajo del área. ‐Capacidad para comunicarse y dar instrucciones ‐Capacidad para tomar decisiones y para resolver situaciones imprevistas
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 10
‐Capacidad para redactar y analizar ‐Iniciativa y creatividad ‐Responsabilidad y honestidad ‐Discreción ‐Liderazgo VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 11
I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Soporte Administrativo DIRECCION : Plan Estratégico SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a Plan Estratégico SUPERVISA A : Personal de apoyo asignado
a la Dirección II. PROPOSITO GENERAL Desarrollar y ejecutar las actividades administrativas de su área. III ACTIVIDADES
• Asistir en la planificación, asignación y coordinación de las labores del área.
• Asistir al Director en la tramitación de la compra de material gastable y/o requerimientos.
• Colaborar en la ejecución de las actividades a cargo del Director del Plan
Estratégico.
• Realizar los pagos de sueldos del personal del área.
• Dar seguimiento al uso y mantenimiento de los activos del área.
• Colaborar en el diseño del programa calendario de la compra de material gastable y/o equipos.
• Supervisar por delegación del Director la ejecución de las actividades que
realizan en el área.
• Realizar trámite de documentos dar el debido seguimiento.
• Dar seguimiento a las solicitudes de pagos, de adquisición de bienes y servicios y otras del área.
• Llevar control de los fondos especiales y/o de caja chica y solicita reposición
del mismo.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 12
• Solicitar y dar seguimiento al acondicionamiento y mantenimiento de las áreas
de trabajo.
• Revisar las solicitudes de reparación de equipos y muebles de oficina para su ejecución.
• Solicitar material gastable y equipos de oficina de acuerdo a los requerimientos
de las dependencias de la Dirección.
• Promover la preparación y solicitudes de órdenes de servicios, circulares, memorando y demás comunicaciones internas.
• Recopilar noticias de la prensa que sean de interés de la Dirección.
• Recopilar los Indicadores de Gestión de la Dirección del Plan Estratégico.
• Organizar y mantener actualizado las leyes, decretos, resoluciones y demás
documentos de interés del área.
• Organizar y mantener actualizado el sistema de fichas y registros relativos al personal de la Dirección.
• Llevar control de la asistencia del personal del área.
• Organizar y proponer anualmente el programa de vacaciones, remitiendo una
copia de la lista a la Dirección de Recursos Humanos.
• Promover la limpieza, conservación, seguridad y fiscalización de los equipos y bienes muebles asignados a la Dirección y sus dependencias.
• Velar por una adecuada atención a la ciudadanía.
IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: ‐Licenciado en Administración de Empresas y/o Contabilidad EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores similares.
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V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Conocimientos de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. ‐Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. ‐Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Capacidad para organizar, dirigir y controlar el trabajo del área ‐Capacidad para comunicarse y dar instrucciones oral y escrita ‐Capacidad para tomar decisiones imprevistas ‐Capacidad para redactar. ‐Iniciativa y creatividad ‐Responsabilidad y honestidad VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo del equipo, útil y material que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 14
I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Técnico DIRECCION : Plan Director SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a SUPERVISA A : No ejerce supervisión
II. PROPOSITO GENERAL Fortalecer un modelo de Gestión de Calidad Urbana que mejore la vida de los munícipes del Distrito Nacional. III ACTIVIDADES
• Apoyar las iniciativas estratégicas en beneficio del desarrollo del Distrito Nacional.
• Colaborar en el seguimiento a los proyectos en marcha.
• Participar en la elaboración de los Indicadores de Gestión de la Dirección.
• Dar seguimiento a las normas y procedimientos vinculados al Plan Estratégico.
• Colaborar en la coordinación de los mecanismos de participación con el sector
privado y organizaciones comunitarias, en la sostenibilidad del Plan Estratégico.
• Ofrecer un trato amable y cortes a la ciudadanía.
IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO ‐Arquitecto EXPERIENCIA REQUERIDA Tres (3) años en labores similares
Ayuntamiento del Distrito Nacional
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
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V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas le corresponda aplicar. ‐Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. ‐Curso de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Responsabilidad y honestidad ‐Iniciativa y creatividad ‐Capacidad analítica para redactar informes ‐Discreción VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: ‐Es responsable del adecuado empleo del equipo, útil y material que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.
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I TITULO DEL PUESTO : Secretaria Ejecutiva DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión
II. PROPOSITO GENERAL Realizar las labores de apoyo secretarial y logístico de la Dirección. III ACTIVIDADES
• Digitar los trabajos de oficina, tales como: cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos.
• Tomar notas de las reuniones dónde participa su superior y redacta el acta
correspondiente.
• Recibir y registrar las correspondencias y documentos del área.
• Velar por el orden y la higiene de las áreas de trabajo de la Dirección.
• Redactar las comunicaciones que le sean encomendadas por su superior.
• Atender al público y concertar entrevistas con el superior inmediato.
• Llevar control de asistencia del personal del área.
• Llevar agenda de reuniones y citas de su superior.
• Preparar solicitud de material gastable y controla su uso.
• Realizar y recibir llamadas telefónicas, las transcribe y anota las informaciones de lugar.
• Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja.
• Ofrecer atenciones a los visitantes del área y los orienta.
• Recibir y enviar mensajes a través de fax y el Internet.
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• Mantener organizado y actualizado el archivo de documentos del área.
• Suministrar informaciones autorizadas previamente.
• Recortar artículos periodísticos que interesen a la unidad.
• Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
• Manejar el fondo de la Caja Chica
• Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía.
• Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: ‐Licenciada en Ciencias Secretariales o Secretariado Ejecutivo EXPERIENCIA REQUERIDA: ‐Un (1) año en labores secretariales. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC, especialmente los programas Word, Excel, Power Point y Visio. ‐Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente. ‐Curso de Redacción de Informes y Ortografía CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Discreción ‐Responsabilidad y honestidad ‐Facilidad para comunicarse. ‐Sentido de organización. ‐Iniciativa y creatividad ‐Capacidad para planificar, organizar y controlar el trabajo.
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VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 19
I TITULO DEL PUESTO : Secretaria DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión
II. PROPOSITO GENERAL Realizar labores secretariales del área a la que pertenece. III ACTIVIDADES
• Digitar cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos.
• Redactar oficios y otros documentos sencillos de comunicación escrita según requerimientos.
• Asistir a la Secretaria Ejecutiva en lo que le sea asignado
• Llenar asignaciones, facturas, cheques, formularios.
• Velar por la higiene del área donde labora.
• Tomar dictados de su superior y lo transcribe.
• Recibir, registrar y despachar correspondencia.
• Recibir visitantes y ofrecer informaciones sencillas.
• Realiza y recibe llamadas telefónicas, las transfiere y anota las informaciones
de lugar
• Realizar labores de archivo relacionadas con la correspondencia que recibe y despacha.
• Mantener actualizado el directorio telefónico interno y de números internos
más usados.
• Asistir a las distintas áreas de la Dirección dónde labora.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 20
• Atender al público y concertar entrevistas.
• Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
• Llevar registros y controles que le sean asignados.
• Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja.
• Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía.
• Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto.
IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: ‐Secretariado Ejecutivo o Técnico Secretarial. EXPERIENCIA REQUERIDA: ‐Un (1) año en labores Secretariales V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Manejo de PC Especialmente Word, Excel y Power Point. ‐Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente ‐Curso de Redacción y Ortografía ‐Técnicas de Archivo Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. ‐Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas. ‐Discreción. ‐Responsabilidad y honestidad ‐Facilidad de comunicación ‐Iniciativa y creatividad
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 21
VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 22
I TITULO DEL PUESTO : Auxiliar de Oficina DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión
II. PROPOSITO GENERAL Realizar eficientemente labores de oficina. III ACTIVIDADES
• Recibir, anotar y desglosar los documentos y expedientes que ingresan a la oficina para su distribución.
• Organizar y clasificar documentos, materiales y equipos diversos
• Reproducir copias de documentos diversos, previa autorización.
• Sellar y registrar documentos para fines de despachos y/o salidas.
• Verificar la existencia de los materiales y equipos.
• Llenar documentos internos (Formularios, recibos y tarjetas) y gestiona firmas.
• Manejar los equipos que le sean asignados (fotocopiadora, fax, PC, máquinas de
escribir) y reportar las averías de los mismos.
• Digitar y/o transcribir los documentos que le son requeridos (Informes, oficios, tarjetas, actas, contratos y otros documentos).
• Dar mantenimiento sencillo a los equipos asignados.
• Mantener el carácter confidencial de las informaciones contenidas en los
expedientes.
• Colaborar en la elaboración de informes.
• Buscar documentos directos en archivos y tarjeteros.
Ayuntamiento del Distrito Nacional
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 23
• Recopilar informaciones para preparar expedientes.
• Realizar labores de registro de operaciones.
• Ejecutar y recibir llamadas telefónicas para atender a clientes internos o externos.
• Observar el funcionamiento del equipo e informa a su superior inmediato las
fallas que detecta en el mismo.
• Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía.
• Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO ‐Bachiller ‐Estudios Comerciales. EXPERIENCIA REQUERIDA ‐Seis (6) meses en labores similares. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Técnicas de Archivo y Mecanografía ‐Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel, Power Point y Visio. ‐Manejo de fax, fotocopiadora, calculadora, máquinas de confección de carnets. CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas. ‐Discreción ‐Responsabilidad y honestidad ‐Capacidad para planificar y organizar el trabajo. ‐Iniciativa
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 24
VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que se usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.
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