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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE LA CONTRALORÍA INTERNA DEL
CENTRO ESTATAL DE JUSTICIA ALTERNATIVA DE VERACRUZ
2
ÍNDICE
1. Justificación ………………………………………………………………………………………… 3
2. Organigrama …….………………………………………………………………………………….. 4
3. Diseñar el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del
Centro Estatal………………………………………………………………………………………...6
4. Recepción de declaración de situación patrimonial, anual, de inicio o conclusión de
encargo……...……………………………………………………………………………………….11
5. Participar en los procesos de licitaciones que realiza la Dirección de
Administración……………………………………………………………………………………...14
6. Realiza y propone para su aprobación los indicadores de evaluación de desempeño
de los servidores públicos……………………………………………………………………….18
7. Recepción de quejas y denuncias ………………..…………………………………………….21
8. Proponer al consejo los convenios y colaboración interinstitucional, con otras
entidades fiscalizadoras académicas y de investigación………………………………….26
9. Entrega al Consejo los expedientes relativos a las investigaciones y revisiones delos
servidores públicos, así como de las auditorías realizadas al
CEJAV………………………………………………………………………………………………..30
3
JUSTIFICACIÓN
Establecer los procedimientos administrativos para que el personal
encargado de las auditorías Internas tenga herramienta que facilite y permita la
armonización del trabajo que desarrollan, logrando calidad, eficiencia y eficacia en
la práctica de auditorías y otras intervenciones, desde su planeación hasta la
atención de resultados, de acuerdo con la normatividad aplicable en la materia.
Con este Manual de Procedimientos sirve como una fuente confiable para la
toma de decisiones respecto a las funciones directivas, así como para unificar las
acciones y funciones del personal del área de Contraloría Interna.
La aprobación y emisión del presente manual tiene como objetivo
funcionar como una guía práctica que se utilice como herramienta de soporte para
la organización y comunicación; contiene información ordenada y sistemática, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la Contraloría Interna.
6
CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE: Diseñar el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del Centro
Estatal.
OBJETIVO: supervisar, inspeccionar el cumplimiento de las normas y el correcto funcionamiento administrativo y
uso de los recursos materiales y financieros que cuenta el Centro Estatal de conformidad a los objetivos y
prioridades que determine el Consejo.
FRECUENCIA: Anual.
NORMAS
Recaba, la información necesaria para planear la auditoría de conformidad con las Normas Generales
de Auditoría Gubernamentales.
Elabora, el programa anual de auditoría basado en la revisión y supervisión de los recursos financiero
con el objetivo de identificar el correcto manejo y aplicación de los mismos.
Presenta, el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del Centro Estatal,
adjuntando los formatos de apertura de la misma.
a) Planeación de auditorías
b) Cronograma.
c) Formato para la ejecución del trabajo de auditorías.
d) Formato de observaciones de auditorías
e) Informe de resultados.
f) Formato de seguimiento de observaciones.
Realiza, el cronograma señalando fecha, hora de inicio de auditoría, y especifica áreas en las que se
realizará
Presenta previamente acta de apertura de auditoría debidamente formulada y firmada.
Desarrolla auditoría recabando información a través de revisiones de documentos, visitas y entrevistas.
Realiza acta de cierre o conclusión de auditoría.
Realiza un informe de auditoría dirigido al Consejo en el que se describen las observaciones y
recomendaciones de la revisión.
7
Espera oficio respuesta señalando las indicaciones correspondientes a la auditoría.
integra un expediente con los documentos revisados y el informe respectivo.
Realiza un formato de seguimiento de observaciones.
8
AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
CONTRALORIA
INTERNA
1 Recaba información para diseñar el programa anual de auditoría.
2 Elabora y diseña el programa anual de auditoría para presentarlo ante el
Consejo.
3 Presenta mediante oficio ante el Consejo el programa anual de auditorías y
actividades de la Contraloría Interna, especificando las áreas a auditar.
Pasa el tiempo.
4 Recibe oficio de respuesta del Consejo.
5 ¿Es aprobada la propuesta del programa anual de auditorías y actividades de
la Contraloría Interna?
En caso de que NO.
5A Corrige las adecuaciones sugeridas.
Continúa con la actividad 5.
En caso de que SI.
6 Elabora oficio, a la Dirección de Administración y a la Dirección General
informando de inicio de la auditoría.
7 Realiza oficio solicitando la documentación a revisar el cual deberá especificar si
la documentación es impresa o en archivo electrónico, así como el cronograma
de actividades.
8 Integra expediente para su proceso normativo.
9
9 Desarrolla revisión conforme al programa anual de auditorías según cronograma
y actividades de la Contraloría Interna.
10 Crea archivo electrónico y fotográfico para integrar en el informe.
11 Concluye revisión de auditoría.
12 Realiza informe al Consejo de la auditoría con sus respetivas recomendaciones.
Pasa tiempo
13 Recibe respuesta e indicaciones del Consejo para dar seguimiento a las
observaciones.
Fin de la actividad. Conecta con el procedimiento de seguimiento de supervisión
y revisión de auditoría.
11
CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
NOMBRE: Recepción de declaración de situación patrimonial, de inicio o conclusión de encargo.
OBJETIVO: Observar el debido cumplimiento de los servidores públicos del Centro Estatal de Justicia Alternativa
en materia de situación patrimonial., conforme lo establece la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la llave.
FRECUENCIA: Anual
NORMAS
Emite previamente al mes de mayo oficio recordatorio a los servidores públicos obligados a declarar.
El formato se obtendrá a través de la página web del CEJAV, o directamente en la contraloría Interna del
CEJAV.
Proporciona al servidor público formato de declaración de situación patrimonial, inicio o conclusión de
encargo.
Recibe declaración de situación Patrimonial con la declaración de impuesto sobre la renta.
Revisa que la declaración respectiva que cuente con las firmas y los anexos necesarios.
Emite acuse de recibo con la fecha, firma y sello.
Realiza oficio relación de entrega declaración patrimonial.
Revisa declaraciones detectando deficiencias.
Emite informe al Consejo Directivo de la revisión de la declaración.
Requiere por oficio al servidor público que subsane las deficiencias del llenado de la declaración.
12
AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION
CONTRALORIA
INTERNA
1 En coordinación con el Jefe de Departamento de Responsabilidades, Queja
y Situación Patrimonial, se realiza oficios para cada servidor público del
CEJAV, informando del cumplimento oportuno de presentación de la
declaración patrimonial.
2 Recibe acuse de oficio de convocatoria.
Pasa el tiempo.
3 Recibe y revisa declaración de situación patrimonial con sello y firma.
¿Si no es correcta?
4 Regresa la declaración para su corrección.
Pasa el tiempo
5 Si la declaración es correcta sella y firma de recibido.
6 Entrega acuse de recibo oficial.
7 Elabora relación de entrega de declaración, para informe.
8 Entrega informe al Consejo de las declaraciones recibidas.
10 Fin del procedimiento.
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CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
NOMBRE: Participar en los procesos de licitaciones que realiza la Dirección de Administración.
OBJETIVO: verificar el manejo y destino correcto de los recursos del Centro Estatal, de conformidad con la Ley
de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de
Ignacio de la llave.
FRECUENCIA: Anual,
NORMAS
Recibe oficio de la Dirección de Administración informando las fechas de licitación
Observa que se encuentre bien integrados los documentos del procedimiento de licitación. Conforme a la
norma aplicable.
a) Bases de licitación.
b) Formatos de alta de padrón de proveedores.
c) Actualización de Padrón de Proveedores.
d) Integración de comisión de licitación.
Observa que el programa anual de adquisiciones arrendamientos y servicios cumpla con la normatividad
aplicable.
Vigila que se cumpla con los procedimientos que establece la Ley de Responsabilidades de los
Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Asiste a las juntas de aclaración.
Verifica que los contratos se apeguen al presupuesto de egresos del año del ejercicio fiscal
correspondiente.
Comprueba que se cumpla con la presentación y apertura de las proposiciones técnicas y económicas.
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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION
CONTRALORIA
INTERNA
1 Recibe oficio de participación a la licitación,
2 Asiste a la licitación programada, cerciora que los participantes
cumplan con las bases de participación.
3 ¿En caso que no se presenten los proveedores o que no cumplan
con las bases de licitación?
Acredita que se declare de cierta, o se adjudique como lo marca la
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el
Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave
LA COMISIÓN DE
LICITACIÓN
4 Declara de cierta la licitación.
¿En caso que si asisten los proveedores?
5 Observa se abran respectivamente los sobres con propuestas
técnicas y económicas.
¿En caso que no esté correctamente integrado las propuesta?
6 Observa que la comisión de licitación emita el dictamen respectivo
conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
¿En caso de que si estén correctamente integrados?
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7 Observar que la reunión de licitación se dé por terminada conforme a
los términos señalados por Ley de Responsabilidades de los
Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de
Ignacio de la Llave por ley competente.
8 Observa que se realice el contrato de adquisición conforme a
derecho.
9 Elabora oficio a la Dirección de Administración para solicitar una
copia del contrato de servicios.
10 Integra expediente por cada licitación observada, para generar
archivo.
11 Informa al Consejo de las observaciones que realizara durante la
licitación.
12 Realiza archivo electrónico y documental.
13 Fin del procedimiento.
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CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
NOMBRE: Realiza y propone para su aprobación los indicadores de evaluación de desempeño de los
servidores públicos.
OBJETIVO: Permite establecer límites o niveles máximos de logro; comunica el nivel de desempeño esperado y
permite enfocarla hacia la mejorar la calidad d desempeño.
FRECUENCIA: Anual.
NORMAS
Diseña el manual de indicadores de evaluación de desempeño de los servidores públicos del Centro.
Realiza oficio y adjunta propuesta al Consejo.
Espera acta de aprobación para su aplicación.
Aplica los indicadores de eficacia miden el grado del cumplimiento del objetivo establecido, es decir, dan
evidencia sobre el grado en que se están alcanzando los objetivos descritos.
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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION
CONTRALORIA
INTERNA
1 Elabora manual de indicadores y presenta al Consejo para su
aprobación.
Pasa tiempo.
¿En caso que se apruebe?
2 Recaba información para su desarrollo.
3 Revisa la documentación necesaria para su seguimiento.
4 Aplica el manual de indicadores en las áreas señaladas.
5 Realiza informe trimestral de los resultados.
¿En caso que no se apruebe?
Pasa el tiempo
6A Corrige y presenta manual de indicadores.
7 Se repite el procedimiento desde el número 2.
8 Entrega informe de resultados al Consejo, en el mes de noviembre.
9 Realiza un archivo electrónico y documental para su resguardo.
10 Fin de la Actividad.
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CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
NOMBRE: Recepción de quejas y denuncias.
OBJETIVO: Atender de manera oportuna las quejas y denuncias que interponen respecto a los hechos y denuncias
de los servidores Públicos.
FRECUENCIA: Diario.
NORMAS
Las quejas y denuncias se reciben vía buzón, correo, internet, fax, servicio de correo postal o
mensajería o de manera personal en las instalaciones del Consejo ante la Contraloría Interna.
La información sobre la interposición de quejas y denuncias se solicita al área correspondiente.
Realiza la investigación a las áreas encargadas de las quejas y denuncias quienes cuentan con un
término de 15 días hábiles para presentar información correspondiente.
Se firman todos los documentos emitidos en el área por el jefe del departamento de
responsabilidades quejas y situación patrimonial. (contraloría interna).
Se registran todas las quejas y denuncias en un archivo o sistema de queja a fin de ordenar el
archivo definitivo del asunto.
Gira oficio a la instancia correspondiente en caso de no tener competencia para conocer de la queja.
Da cuenta al Consejo mediante informe de cada queja recibida.
22
AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION
CONTRALORIA
INTERNA
1 Determina la vía de recepción de la queja o denuncia.
¿Cuál es la vía de recepción de queja o denuncia?
En caso de ser verbalmente
2 Atiende el promovente y determina si la queja o denuncia es
competencia de la Contraloría Interna.
En caso de no ser competencia de la contraloría Interna
1B Obtiene el archivo de registro de quejas y registra los datos del
promovente en dicho documento.
1B.1 Orienta al promovente indicándoles, lugar al que deberá acudir para
presentar la queja o denuncia y archiva el formato de asesoría.
Fin.
En caso de ser competencia de la Contraloría interna
1C Obtiene el registro cronológicamente para su registro con original y
completa dicho registro.
Continua con la actividad número 3
En caso de ser por escrito.
2 Recibe del promovente la queja o denuncia original en contra de
servidores públicos registra la información en el sistema y determina
si es competencia de la Contraloría Interna.
¿Es competencia de la Contraloría Interna?
¿En caso de ser competencia de particulares?
2A Elabora oficio con copia al contralor General de respuesta en original
y copia a través del cual se informa que la contraloría Interna no es
competencia para atender la queja,
2B Integra expediente y lo archiva de manera numérica.
Fin del procedimiento.
En caso de ser competencia de la Contraloría Interna.
23
3 Verifica que la información de la queja o denuncia original cubra con
los requisitos establecidos en la normatividad e integra expediente.
¿Está completa la información?
3A Elabora oficio de ratificación en original y dos copia a efecto del que
promovente aclare o aporte mayores elementos relativos a su
promoción.
3 A. 1 Entrega el original del oficio de ratificación al promovente y recaba
acuse de recibo. Dos copias una para la contraloría interna y otra
para el promovente
3 A. 2 Integra la segunda copia del oficio de ratificación en el expediente.
Pasa tiempo.
3A .3 Verifica si el promovente comparece.
¿Comparece el promovente?
En caso de que no comparezca el promovente
3B Elabora acuerdo de archivo en original y copia con firma del titular y
los integra al expediente, el cual archiva de manera numérica.
fin
En caso de que comparezca el promovente.
3C Recibe del promovente documentación original complementaria,
analiza su contenido para conocer de la aceptación de los hechos
promovidos y la integra en el expediente.
¿Acepta o niega los hechos?
En caso de que acepte los hechos.
3D Elabora acuerdo de archivo en original y copia, recaba firma del titular
y archiva de manera numérica.
Fin del procedimiento.
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En caso de estar completa la información.
4 Obtiene la queja denuncia original del expediente y la fotocopia.
5 Elabora el oficio de solicitud de investigación en original y copia con
el objetivo de obtener información más detallada sobre la queja
interpuesta.
6 Entrega el original de oficio de investigación al área competente
anexándole la queja o denuncia y recaba sello y firma, distribuye
copias respectivas. Al consejo directivo y promovente.
7 Integra la copia respectiva al expediente de investigación y archiva de
manera cronológica.
Fin del procedimiento.
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CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
NOMBRE: Proponer al consejo los convenios y colaboración interinstitucional, con otras entidades
fiscalizadoras académicas y de investigación.
OBJETIVO. De fortalecer las actividades encomendadas a la contraloría interna tanto en capacitación actualización
del personal a su cargo.
FRECUENCIA: periódicamente.
NORMAS
Realiza llamadas telefónicas con instituciones que apoyen en el fortalecimiento de Centro Estatal
respecto al área de la Contraloría Interna.
Genera agenda para entrevista con objetivos.
Realiza entrevista con las personas indicadas para proponer propuestas de colaboración.
Realiza proyecto de convenios, y proponer al consejo para su aprobación.
Entrega convenio propuesta al enlace de la institución con quien se va a firmar para su revisión.
Aprueba el convenio por ambas partes fijar fecha y hora de firma.
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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION
CONTRALORIA
INTERNA
1 Realiza un plan de estrategias para alcanzar objetivos en la firma
de convenios.
2 Propone al consejo el plan de estrategias para con firma de
convenios.
3 Elabora lista de instituciones que pueden apoyar en los objetivos
señalados en el plan de estrategias.
4 Realiza llamadas para concertar citar.
5 Realiza la entrevista personalmente para plantear los objetivos de
colaboración del convenio.
¿Si la autoridad no acepta convenio de colaboración?
6 Se propone a otra institución. Repite paso 5.
¿En caso de que acepte la propuesta de convenio de colaboración?
7 Se realiza propuesta de convenio de colaboración.
8 Se propone al Consejo el proyecto.
Pasa tiempo
9 El Consejo emite respuesta a la contraloría.
si aprueba el convenio
10 Se coordina con la institución respetiva para formalizar firma de
convenio.
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CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
NOMBRE: Entrega al Consejo los expedientes relativos a las investigaciones, revisiones y auditorías
realizadas a los servidores públicos del CEJAV
OBJETIVO: de informar las condiciones de la investigación y acordar las decisiones en cuanto a la sanciones de
los servidores públicos, cumpliendo con la normatividad aplicable en tema de transparencia.
FRECUENCIA. Periódicamente.
NORMAS
integra expediente por cada investigación, revisión, y auditorías.
Integra los expedientes, con las siguientes características la caratula que identifique visiblemente la
acción, número cronológico, y el nombre del servidor público.
entrega el expediente al Consejo de acuerdo al tiempo que tarde en integrarse.
Espera resolución del Consejo que mediante acuerdo aprueba o no las observaciones de auditorías y del
seguimiento de investigaciones.
realiza el informe para integrar en cada expediente respectivamente.
emite oficios a las áreas y personas correspondiente informando de las decisiones del Consejo.
archiva cronológicamente cada expediente realizado y aprobado por el consejo.
31
AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION
CONTRALORIA
INTERNA
1 Recibe documentación e integra expediente de cada una de sus
atribuciones.
2 Realiza oficio por cada la entrega de expediente al Consejo.
Informando brevemente el contenido del mismo.
EL CONSEJO 3 Recibe y acuerda.
Pasa el tiempo
EL CONSEJO 4 indica a la contraloría las observaciones pertinente,
5 Corrige y aplica las indicaciones señaladas por el acuerdo del
consejo.
6 Integra acuerdo a cada expediente respetivamente,
7 Y da seguimiento a las observaciones.
8 Archiva cronológicamente expediente.
9 Fin del procedimiento.
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