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Manual de Procedimientos
Partes principales
Glenda Jácome
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Partes del Manual de Procedimiento
Portada: Datos sobre el manual Logo de la organización y Nombre
(Nombre del Documento )Manual de Procedimientos
Elaborado por : autores Firma:____________Aprobado por : nombre y firma Firma:____________Fecha de aprobación: ________________
CONTENIDO
Pág.1.0 OBJETIVOS 22.0 ALCANCE 23.0 RESPONSABILIDAD 24.0 REVISIÓN 25.0 CODIFICACIÓN 36.0 PROCEDIMIENTOS 37.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 3
Revisión No. Ultima Revisión Registrado por Fecha de Emisión
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Partes del Manual de Procedimiento
Propósito: Objetivo del manual
Alcance: Donde se aplicará el manual Ejemplo Este manual ha sido desarrollado para los empleados …..
Responsabilidades: Personas autorizadas para hacer cambios, a solicitar modificaciones al manual. Identificar el responsable de editar, revisar, y actualizar el manual.
Ejemplo. La persona responsable de autorizar y aprobar cambios
a este manual es ….
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Partes del Manual de Procedimiento
Revisión o bitácora de revisiones: Tiempo en que se recomienda la actualización del manual. Se debe dar a conocer cada que tiempo se revisará el manual de procedimiento se lo puede decir narrado o como una tabla
Codificación: Cada procedimiento, Diagrama de flujo y formulario utilizado en el manual debe llevar una codificación, aquí se presenta la codificación que se utilizará en todo el manual (ya fue explicado)
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Partes del Manual de Procedimiento Ejemplo de codificación
Codificación: Está formada por tres secciones: Primera Sección: Identifica los documentos que aparecen en el manual.
PR------- Procedimiento DF------- Diagrama de flujo PL------- Políticas FR------ Formularios
Segunda Sección: Identifica el área o departamento donde es generado el documento, y está representado por dos caracteres.
DA-------Departamento Administrativo DP-------Departamento Producción
Tercera Sección: Número secuencial representado por tres dígitos Ejemplo:
PR .DA. 001 Documento 001Departamento
AdministrativoProcedimiento
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Partes del Manual de Procedimiento
Procedimientos: Son todos los procedimientos que están en el manual con su codificación Ejemplo:
PR.DA.001 Contratación de profesores PR.DA.002 Pago al personal
Lista de Distribución Indicar las áreas o departamentos donde se
distribuirá el manual. Ejemplo: Presidente Ejecutivo Original Departamento Administrativo Copia Departamento Docente Copia
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Partes por Procedimiento
Cada procedimiento se deberá incluir: Hoja de portada
con los siguientes datos: Elaborado por, Aprobado por, Fecha de aprobación, Fecha última revisión, Número de Páginas,
Logo de la organización y Nombre
(Nombre del Procedimiento ) Procedimiento para elaborar Facturas
PR:FT.01 Pagina x de y
Elaborado por : autoresAprobado por : nombre y firma Firma:____________Fecha de aprobación: ________________
CONTENIDO
Pág.1.0 PROPÓSITO 42.0 ALCANCE 43.0 RESPONSABLE 54.0 REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 55.0 DOCUMENTOS APLICABLES 66.0 PROCEDIMIENTO 67.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 8ANEXOSUNO: Diagrama de Flujo 9DOS: Formato de Factura 11
Revisión No. Ultima Revisión Registrado por Fecha de Emisión
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Partes por Procedimiento Propósito: por qué y para qué fue hecho
el procedimiento Alcance: este procedimiento
específicamente para quien es realizado Responsabilidades: de quien lo autoriza,
aprueba, y de quien lo usar , para sugerir cambios o modificaciones
Revisión: el tiempo dentro del cual debe ser revisado este procedimiento para actualizaciones o modificaciones
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Partes por Procedimiento Documentos aplicables: mencionar todos los
documentos que apoyan el procedimiento empezando desde el diagrama de flujo, etc.
Ejemplo. Uno. DF.FA.001 Diagrama de flujo del procedimiento
…. Dos. FR.FA.001 Formato de Facturas
Procedimientos: escribir el procedimiento con libreto teatral.
Anexos: Diagrama de flujo, Formularios, etc. (los formularios se les hace referencia en el procedimiento). Cada anexo va enumerado.
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Logo nombre organización encabezado
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURASPR.FT.01 Páginas 2 de 5
1.0 ObjetivosEstablecer guías de acción precisas en las gestiones administrativas Evitar duplicación de trabajo
2.0 AlcanceEste manual ha sido desarrollado para los empleados del departamento administrativo de la empresa XXX3.0 ResponsabilidadesLa persona responsable de editar, revisar y actualizar este manual es ….4.0 Revisión del procedimiento El procedimiento será revisado semestralmente para verificar su rendimiento5.0 Documentos aplicablesUno. Diagrama de flujo del procedimiento ….Dos. Formato de FacturasEtc.6.0 Procedimiento: detalle los pasos a realizar para llevar a cabo el procedimiento
Pie de página Número página
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Logo nombre organización encabezado
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURASPR.FT.01 Páginas 5 de 7
ANEXO UNODiagrama de flujo
DF.FT.001
Coloque aquí el diagrama de flujo del procedimiento
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Logo nombre organización encabezado
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURASPR.FT.01 Páginas 7 de 7
ANEXO DOSFormulario : Factura Impresa
FR.FT.001
Coloque aquí el documento (factura escaneada )
Pie de página Número página
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