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Manual de Procesos (SGIC)
UPF Barcelona School of Management (BSM)
Noviembre de 2017
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
Página 1 de 64
1
Tabla de contenidos:
1. Mapa de Procesos ........................................................................................................... 2
2. Fichas procedimientos ................................................................................................... 3
2.1 Procesos Estratégicos .......................................................................................................................... 3
E0.0 Procedimiento definición de la política de calidad ........................................................................... 3
E0.1 Procedimiento aprobación y revisión anual del SGIC ...................................................................... 5
E0.2 Procedimiento definición de la política de becas .............................................................................. 7
E0.3 Procedimiento definición de la política de personal ........................................................................ 9
E0.4 Procedimiento establecimiento de normativas ............................................................................... 11
E1.0 Procedimiento diseño, modificación y aprobación de titulaciones ................................................. 13
E1.1 Procedimiento seguimiento, análisis y mejora de las titulaciones .................................................. 15
E1.2 Procedimiento extinción de las titulaciones ..................................................................................... 17
E1.3 Procedimiento revisión del portafolio ............................................................................................... 19
E1.4 Procedimiento acreditación de las titulaciones ................................................................................ 21
E2.0 Procedimiento información a los grupos de interés ....................................................................... 23
E3.0 Procedimiento rendición de cuentas de los indicadores de calidad .............................................. 25
2.2 Procesos Operativos .......................................................................................................................... 27
O0.1.0 Procedimiento comunicación, información y captación de interesados .................................... 27
O0.1.1 Procedimiento admisión ................................................................................................................ 29
O0.1.2 Procedimiento matriculación......................................................................................................... 31
O0.1.3 Procedimiento asignación de becas .............................................................................................. 33
O0.1.4 Procedimiento baja ........................................................................................................................ 35
O1.0 Procedimiento planificación e impartición de la docencia ............................................................ 37
O1.1 Procedimiento gestión operativa de los programas ........................................................................ 39
O1.2 Procedimiento prácticas académicas externas ................................................................................. 41
O1.3 Procedimiento coordinación docente y fomento de la metodología .............................................. 43
O1.4 Procedimiento gestión de sugerencias e incidencias ...................................................................... 45
O2.0 Procedimiento Welcome Service ..................................................................................................... 47
O2.1 Procedimiento servicio de carreras profesionales y bolsa de trabajo ............................................ 49
O2.2 Procedimiento movilidad .................................................................................................................. 51
O2.3 Procedimiento gestión de títulos y certificados académicos .......................................................... 53
2.3 Procesos de Soporte ........................................................................................................................... 55
S0.0 Procedimiento gestión del cuerpo docente ..................................................................................... 55
S0.1 Procedimiento gestión de los recursos ............................................................................................. 57
S0.2 Procedimiento gestión de la documentación .................................................................................. 59
2.4 Procesos de Mejora ............................................................................................................................ 61
MC0.0 Procedimiento medición de la satisfacción .................................................................................. 61
3. Plan de mejora 2017-2018............................................................................................. 63
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1. Mapa de Procesos
E0 Definición de las políticas del centro E1 Diseño y evaluación de las titulaciones
O0 Promoción e inscripción - O0.1 B2C
O0.1.0 Comunicación, información y captación de interesados
O0.1.1 AdmisiónO0.1.3 Asignación
de becas
O0.1.2 Matriculación
O0.1.4 Baja
S0 Gestión de recursos y personas
O1 Docencia y gestión operativa
O1.0 Planificación e impartición de la
docencia
O1.3 Coordinación docente y fomento de la metodología
O1.1 Gestión operativa de los
programas
O1.4 Gestión de sugerencias e
incidencias
O2.3 Gestión de títulos y
certificados académicos
O1.2 Prácticas académicas
externas
O2 Servicio a participantes y vinculación
O2.0 Welcome Service
O2.1 Servicio de carreras
profesionales y bolsa de trabajo
O2.2 Movilidad
Estratégicos
E0.0 - Definición de la política de
calidad
E0.1 Aprobación y revisión anual del
SGIC
E0.2 Definición de la política de becas
E0.3 Definición de la política de
personal
E0.4 Establecimiento de
normativas
E1.0 Diseño, modificación y
aprobación de las titulaciones
E1.1 Seguimiento, análisis y mejora
de las titulaciones
E1.2 Extinción de las titulaciones
E1.3 Revisión del portafolio
E1.4 Acreditación de las titulaciones
E2.0 Información a los grupos de
interés
E2 Información a los grupos de interés
O2.4 Alumni
S0.0 Gestión del cuerpo docente
S0.1 Gestión de los recursos
S0.2 Gestión de la documentación
MC0 Medición de la calidad
MC0.0 Medición de la satisfacción
An
ális
is y
me
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E3.0 Rendición de cuentas de los indicadores de
calidad
E3 Rendición de cuentas
Operativos
Soporte
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2. Fichas procedimientos
2.1 Procesos Estratégicos
E0.0 Procedimiento definición de la política de calidad
OBJETIVO: Definir, aprobar y revisar la política de calidad del centro.
ÁREA RESPONSABLE: Calidad y Equipo de Gobierno.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Basándose en el plan estratégico del centro, así como las indicaciones establecidas en el programa AUDIT y la
política de calidad de la UPF, el área de Calidad realiza una propuesta de política y objetivos de calidad del centro
que, tras el asesoramiento por parte del Consejo de Estudios, es aprobada por el Equipo de Gobierno del Centro.
E0 – Proceso definición de las políticas del centro
Dir
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Equ
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de G
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rno
Con
sejo
de
Estu
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Cal
idad
E0.0 Procedimiento definición de la política de calidad
AUDITDefinición de la
política y objetivos de calidad
Asesoramiento
Aprobación de la política y objetivos
de calidad
Establecimiento indicadores
Difusión de la política de calidad
Revisión del cumplimiento de la
política
INICIO
FIN
Plan estratégico
UPF política de cal idad
Política de calidad(SGIC)
Acta de aprobación
Indicadores
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Posteriormente el área de Calidad establece los indicadores adecuados para la revisión del cumplimiento de
dicha política.
La difusión de la política de calidad se realiza a través de distintos canales como la página web del centro y
comunicaciones específicas a los distintos grupos de interés.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Política de calidad Calidad
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE0.0
Versión 01 13-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE0.0
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
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E0.1 Procedimiento aprobación y revisión anual del SGIC
OBJETIVO: Aprobar y revisar el Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC).
ÁREA RESPONSABLE: Calidad, Comité de Dirección del Centro y Equipo de Gobierno.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E0 – Proceso definición de las políticas del centro
Equ
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Cal
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E0.1 Procedimiento aprobación y revisión anual del (SGIC)
Documentación o revisión SGIC
Proposición documentación final
Asesoramiento
Aprobación documentación
Gestión de revisiones
INICIO
Difusión SGIC FIN
AUDIT
Política de calidad(SGIC)
Doc. SGIC
DESCRIPCIÓN:
Basado en el sistema AUDIT y la política de calidad del centro, el Comité de Dirección del Centro propone, tras
la propuesta del área de Calidad asesorado por los órganos competentes de la UPF, la documentación referente
al Sistema de Garantía Interna de la Calidad (versión inicial o ajustes a aplicar) a aprobar por el Equipo de
Gobierno del Centro.
Posteriormente el área de Calidad gestiona las revisiones y difunde los resultados.
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REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Documentación Sistema de garantía interna de la calidad Calidad
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE0.1
Versión 01 13-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE0.1
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
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7
E0.2 Procedimiento definición de la política de becas
OBJETIVO: Definir y/o actualizar la Política de Becas del Centro.
ÁREA RESPONSABLE: Comité de Dirección del Centro y Equipo de Gobierno.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E0 – Proceso definición de las políticas del centro
Secr
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Equ
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Go
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Co
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Est
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E0.2 Procedimiento definición de la política de becas
Elaboración propuesta
Revisión propuesta
Aprobación política becas
Revisión resultados y propuesta mejoras
INICIO
Presupuesto
Política becas anterior
Política de becas
FIN
DESCRIPCIÓN:
El Comité de Dirección del Centro, en base a su presupuesto anual y a la Política de Becas ya existente, elabora
una nueva propuesta que es revisada por el Consejo de Estudios y aprobada posteriormente por el Equipo de
Gobierno.
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Periódicamente, Secretaría General revisa los resultados de cada una de las ediciones del programa de becas para
posteriormente ser tenidos en cuenta en las revisiones posteriores.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Política de becas Comité de Dirección
del Centro
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE0.2
Versión 01 13-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE0.2
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
MANUAL DE PROCESOS
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9
E0.3 Procedimiento definición de la política de personal
OBJETIVO: Definir y/o actualizar la Política de Personal.
ÁREA RESPONSABLE: Recursos y Personas y Equipo de Gobierno
DIAGRAMA DE FLUJO:
E0 – Proceso definición de las políticas del centro
Equ
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Cen
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Rec
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son
as
E0.3 Procedimiento definición de la política de personal
Elaboración propuesta de
política de personal
Aprobación política de personal
Difusión de la política de personal
Seguimiento
INICIO
FIN
Revisión propuesta
Política de personal
DESCRIPCIÓN:
El Comité de Dirección del Centro revisa la propuesta de política de personal que realiza el área de Recursos y
Personas y finalmente la versión definitiva es aprobada por el Equipo de Gobierno.
Recursos y personas difunde la política y realiza el seguimiento correspondiente.
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REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Política de personal Recursos y Personas
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE0.3
Versión 01 14-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE0.3
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
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E0.4 Procedimiento establecimiento de normativas
OBJETIVO: Definir las normativas bajo las que se regirá la actividad del Centro.
ÁREA RESPONSABLE: Comité de Dirección del Centro.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E0 – Proceso definición de las políticas del centro
Com
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Cen
tro
E0.4 Procedimiento establecimiento de normativas
Revisión o elaboración de
normativas
Revisión de la propuesta
Aprobación de normativas
Comunicación a los grupos de interés
INICIO
FIN
Resultados gestión de
sugerencias e incidencias
Normativa UPF
Marco Legal
Normativas (condiciones
generales, Otras)
MANUAL DE PROCESOS
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12
DESCRIPCIÓN:
En base al marco legal, las normativas académicas que correspondan y los resultados de cualquier disfunción
detectada anteriormente (gestión sugerencias e incidencias), el Comité de Dirección del Centro revisa o elabora
el marco normativo que posteriormente analiza el Consejo de Estudios y es aprobado por el Equipo de Gobierno.
Finalmente, el área de Comunicación informa a los grupos de interés.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Normativas (condiciones generales, otras) Comité de Dirección
del Centro
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE0.4
Versión 01 14-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE0.4
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
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E1.0 Procedimiento diseño, modificación y aprobación de titulaciones
OBJETIVO: Sistematizar el proceso de diseño y aprobación de las titulaciones.
ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E1 – Proceso diseño y evaluación de las titulaciones
Mar
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E1.0 Procedimiento diseño, modificación y aprobación de titulaciones
Recepción de propuesta o cambio
Evaluación interés
Evaluación propuesta a nivel económico y de
prioridad
Evaluación propuesta a nivel
académico
Asesoramiento
Envío a UPF y órganos
competentes
Aprobación
Inicio proceso promoción e inscripción
INICIO
FIN
¿Se acepta?
Si
No
Informe seguimiento
Estudio de mercado
Interés UPF
Informe positivo
Informe negat ivo
Aprobación UPF y organismos
competentes
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DESCRIPCIÓN:
El área de Dirección Académica recibe nuevas propuestas bien a través de la detección de necesidades del
mercado o a través del envío proactivo por parte de externos. Éste evalúa su interés, para posteriormente hacer
partícipe al Comité de Dirección del Centro y así evaluar prioridades y viabilidad económica. Posteriormente es
el Consejo de Estudios quien evalúa la propuesta a nivel académico y emite un informe favorable o bien
desfavorable.
En caso de existir modificaciones, son básicamente los Informes de Seguimiento de los títulos (o memorias
anuales) los que determinan, tras un análisis en profundidad, la necesidad de las mismas.
Si el informe del consejo de Estudios es favorable, se elabora la propuesta siguiendo las directrices marcadas por
la agencia de la calidad evaluadora bajo la supervisión y asesoramiento de la Oficina de Programación y
Planificación de Estudios (OPPE) de la UPF, quien una vez finalizada la propuesta inicia el proceso de aprobación
por parte de los órganos competentes de la UPF, quienes gestionan la aprobación oficial.
Una vez aprobado se pone en marcha el proceso de venta.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Informe aprobación titulación Dirección Académica
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE1.0
Versión 01 20-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE1.0
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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E1.1 Procedimiento seguimiento, análisis y mejora de las titulaciones
OBJETIVO: Determinar el seguimiento de las titulaciones del Centro.
ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E1 – Proceso diseño y evaluación de las titulaciones
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E1.1 Procedimiento seguimiento, análisis y mejora de las titulaciones
INICIO
Análisis titulación finalizado curso
Elaboración informe seguimiento
Envío
Revisión informe
¿Es favorable?No
Solicitud repeticiónSi
¿Es correcto? No
Si
Revisión y emisión informe valoración
¿Hay modificaciones?
Si
FINNo
Desarrollo de la docencia
Análisis de los resultados formativos
Análisis de los perfiles de estudiantes
Resultados de las evaluaciones de
cal idad
Propuestas de mejora para la edición siguiente
Análisis de puntos fuertes y puntos débiles
de la titulación
Informe de seguimiento
RecomendacionesConsejo de Estudios
Revisión informe
Envío
Envío
Devolución
Recomendaciones UEPA
Reelaboración y envío
Informe valoración AQU
Elaboración modifcaciones No
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Fecha Noviembre 2017
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16
DESCRIPCIÓN:
En base a los resultados de las evaluaciones de calidad, del desarrollo de la docencia, de los perfiles de los
estudiantes y sus resultados, del análisis de puntos fuertes y puntos débiles de la titulación, de las propuestas de
mejora para la edición siguiente y cualquier otro input que pueda resultar significativo (encuestas profesores,
encuestas del personal, etc), se lleva a cabo un análisis, por parte del Equipo de Dirección Académica de lo que
ha significado y comportado la edición finalizada de la titulación. El área de Dirección Académica asesora y
realiza un seguimiento de la elaboración del informe, además de aportar aquellos elementos que hacen referencia
a la implicación del Centro.
Los Informes de Seguimiento son revisados uno a uno por el Consejo de Estudios quien emite informe favorable
o desfavorable, recomendando una nueva revisión aportando aquellas informaciones que se consideren
necesarias.
Una vez el Informe de Seguimiento de la titulación se considera correcto, se hace llegar a la UPF (OTQ – Oficina
Técnica de Calidad), quien lo revisa nuevamente y retorna en caso necesario.
La OTQ lo reenvía a la Agencia de calidad (AQU) quién emite el correspondiente Informe.
A partir de este punto, en caso de que el informe plantee modificaciones, se procede a la elaboración de las
mismas.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Informe de seguimiento Dirección Académica
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE1.1
Versión 01 20-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE1.1
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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E1.2 Procedimiento extinción de las titulaciones
OBJETIVO: Determinar el proceso de extinción de las titulaciones del Centro.
ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E1 – Proceso diseño y evaluación de las titulaciones
Dir
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Aca
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Equ
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Con
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E1.2 Procedimieto extinción de las titulaciones
Revisión portafolio
Información
Información
Comunicación y gestión de la
extinción
INICIO
FIN
Mercado
Obsolescencia
Cambio
Cal idad
Mercado
Opinión EG
Recomendación
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Fecha Noviembre 2017
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DESCRIPCIÓN:
El Comité de Dirección del Centro, tras la revisión del portafolio, recomienda qué titulaciones deberían
extinguirse por cualquier causa (reducción de interés por parte del mercado, obsolescencia, etc.). El Consejo de
Estudios y el Equipo de Gobierno son informados y posteriormente el Equipo de Dirección Académica lleva a
cabo las comunicaciones y la gestión necesaria para llevar a cabo la extinción, siguiendo los mismos canales que
en la aprobación.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE1.2
Versión 01 20-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE1.2
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
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19
E1.3 Procedimiento revisión del portafolio
OBJETIVO: Analizar la marcha de las titulaciones en sus aspectos de calidad, mercado y aspectos económicos.
ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Éste es un proceso interno que implica a las distintas áreas del Centro que disponen de información sobre los
aspectos a valorar en el análisis del portafolio. Con toda la información disponible de cada programa se elabora
un informe gráfico que posiciona los programas en función de sus resultados (Diagrama de burbujas o bolas).
Este informe es la base de decisión sobre propuestas de extinción, cambio o mantenimiento de cada titulación.
Asimismo, es de gran ayuda para identificar nuevas oportunidades en las distintas áreas formativas de
conocimiento. Los resultados se presentan al Consejo de Estudios y al Equipo de Gobierno. El área de Dirección
Académica actúa sobre cada programa en función de las decisiones tomadas.
E1 – Proceso diseño y evaluación de las titulaciones
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Calid
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E1.3 Procedimiento revisión del portafolio
Elaboración informe de ventas, calidad y
estrategia de los programas
Revisión y recomendación
Información
Actuación sobre cada programa
INICIO
FIN
Mercado
Inputs internos
Resultado cal idad
Resultados académicos
Diagrama de burbujas (bolas)
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
Página 20 de 64
20
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE1.3
Versión 01 20-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE1.3
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
Página 21 de 64
21
E1.4 Procedimiento acreditación de las titulaciones
OBJETIVO: Acreditar las titulaciones del Centro.
ÁREA RESPONSABLE: Calidad.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E1 – Proceso diseño y evaluación de las titulaciones
AQ
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Cal
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E1.4 Procedimiento acreditación de las titulaciones
Elaboración autoinforme
Asesoramiento
Aprobación y envío autoinforme
¿Revisión ok?
Revisión Visita centroEmisión informe
acreditación
INICIO
FIN
Si
Planificación fases proceso
acreditación
Creación comité interno de
acreditación
Calendario acreditación
UPF
Políticas de cal idad
Evidencias títulos
Información del centro
SGIQ
Otros inputs
Acta reuniones CIA
Autoinforme
Envío
No
Informe final AQU
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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22
DESCRIPCIÓN:
El área de Dirección Académica junto con el área de Calidad planifica, en base al calendario de acreditación que
proporciona la UPF, lo que van a ser las distintas fases del proceso.
Se crea un Comité de Autoevaluación Interna (CAI) formado por, entre otros, los distintos Equipos de Dirección
Académica de los títulos a acreditar, que será el responsable de la elaboración y aprobación del Autoinforme,
documento resultado del proceso sobre el que la agencia evaluadora emitirá su veredicto tanto en referencia al
centro como a las titulaciones.
Se crean además unas minicomisiones de trabajo dentro del mismo CAI que permiten agilizar la tarea,
trabajando el documento en bloques, siempre asesorados por la Coordinación UPF responsable de la
Acreditación.
Una vez se aprueba, por parte de la CIA, el Autoinforme, se envía a la Oficina Técnica de Calidad (OTQ) de la
UPF quien lleva a cabo una revisión para posteriormente enviar la versión final del Autoinforme a la Agencia
Evaluadora (AQU), quien revisará los documentos presentados y visitará el Centro para posteriormente emitir
un informe final que podrá implicar, o no, la acreditación.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Autoinforme Calidad
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE1.4
Versión 01 20-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
PE1.4
Versión 02 14-11-2017 Ajuste diagrama de flujo de procesos.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
Página 23 de 64
23
E2.0 Procedimiento información a los grupos de interés
OBJETIVO: Establecer los pasos a seguir para comunicar a los distintos grupos de interés sobre el desarrollo
de las titulaciones y los programas.
ÁREA RESPONSABLE: Calidad.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E2 – Proceso información a los grupos de interés
Áre
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Co
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Cen
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Cal
idad
E2.0 Procedimiento información a los grupos de interés
AUDIT
Memorias
Cambios normativos
Revisión adecuación de contenidos de
los diferentes canales
¿Propuesta de cambio?
¿Supone cambio de estándar?
Realización propuesta de
nuevos estándares de publicación
Si
Si
No
Aprobación
Elaboración contenido en base a
diferentes estándares vigentes
No
Elaboración y publicación en los diferentes canales
INICIO
FIN
DESCRIPCIÓN:
El área de Calidad realiza una continua revisión de la adecuación de los contenidos en los diferentes canales. Si
observa cualquier necesidad de cambio de contenido o de estándar realiza la propuesta y posteriormente es
aprobada por el Comité de Dirección del Centro. Las distintas áreas implicadas publican la información
actualizada en los distintos canales.
MANUAL DE PROCESOS
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE2.0
Versión 01 20-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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Fecha Noviembre 2017
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E3.0 Procedimiento rendición de cuentas de los indicadores de calidad
OBJETIVO: Gestionar la rendición de cuentas de la calidad del Centro para los distintos grupos de interés.
ÁREA RESPONSABLE: Calidad.
DIAGRAMA DE FLUJO:
E3 - Proceso rendición de cuentas
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E3.0 Procedimiento rendición de cuentas de los indicadores de calidad
INICIO
Recopilación y análisis de los indicadores de calidad de los
diferentes procesos
Indicadores existentes
Nuevos indicadores
Revisión indicadores
Análisis indicadores y recomendaciones
Aplicación de las recomendaciones
Publicación para informar diferentes grupos de interés
FIN
DESCRIPCIÓN:
El área de Dirección Académica junto con el de Calidad recopilan y analizan toda la información referente a los
distintos indicadores de Calidad de los distintos procesos. El Comité de Dirección del Centro los revisa y
posteriormente los presenta al consejo de Estudios quien, en caso necesario, emite unas recomendaciones que
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Fecha Noviembre 2017
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deberán ser aplicadas para posteriormente publicar dichos indicadores a modo de información para los distintos
grupos de interés.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PE3.0
Versión 01 20-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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2.2 Procesos Operativos
O0.1.0 Procedimiento comunicación, información y captación de interesados
OBJETIVO: Generar la información de los diferentes canales de captación y dar seguimiento a las solicitudes
de información del portfolio
ÁREA RESPONSABLE: Marketing.
DIAGRAMA DE FLUJO:
O0 – Proceso Promoción e Inscripción
Aseso
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O0.1.0 Procedimiento comunicación, información y captación de interesados
Inforrmación en los canales
habituales de difusión
Solicitud de información
Contacto con el solicitante
¿Valoración grado de interés
óptimo?
Seguimiento y apoyo
informativo
¿Solicitante interesado en
admisión?
Validación admisión candidato
NoSi
No
Si
INICIO
FIN
Revisión preliminar
documentación
¿Documentación completa?
Envío documentación
Si
Realización pago solicitud de
admisión
Procedimiento Admisión
Envío requisitos solicitud admisión
CV, Título Universitario,
Expediente Académico, Carta Motivación, etc.
e-Secretaria
No
1
DESCRIPCIÓN:
En colaboración directa con las áreas de Dirección Académica, Marketing Corporativo, Oficina Internacional y
Calidad, los Asesores de Programa desarrollan las campañas específicas de producto para su difusión en los
diferentes canales:
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Fecha Noviembre 2017
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a. Web institucional
b. Web UPF
c. Información específica campañas de mailing
d. Redes sociales
e. Portales informativos sobre educación superior.
f. Presencia en medios especializados (on-off)
g. Campaña de banners en medios digitales
h. Presencia en ferias estatales e internacionales de educación superior
i. Agentes comerciales
Se reciben solicitudes de información de los interesados, a través de los siguientes canales de entrada:
a. Web institucional
b. Tráfico orgánico
c. Campañas CPC
d. Referral
e. Redes sociales
f. Acciones en medios especializados
g. Email
h. Teléfono
i. Sesiones informativas
j. Ferias
Los Asesores de Programa acompañan al interesado en las fases de solicitud información, preinscripción,
solicitud admisión y candidatura admisión, en cuestiones relativas a información sobre el programa, contenidos
y requisitos de matriculación, hasta la realización del pago del 25 % de la matrícula (reserva de plaza) o el 100%
del importe de la matrícula en un único pago. Las consultas relativas a reconocimientos de ECTS por titulaciones
anteriores e incidencias en la validación de documentación oficial para la matriculación, son atendidas desde
Secretaría general.
Igualmente, el área de Asesores de Programa realiza para los programas académicos indicados específicamente
en cada campaña, un análisis exhaustivo de los resultados y puntos de mejora del programa, acompañándolo de
un plan de marketing de producto a implementar en la siguiente campaña.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Solicitud de información Open Programs
Manager
Registro Solicitud de admisión Open Programs
Manager
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O0.1.0
Versión 01 01-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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Fecha Noviembre 2017
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O0.1.1 Procedimiento admisión
OBJETIVO: Gestionar las solicitudes de admisión de los candidatos hasta su resolución.
ÁREA RESPONSABLE: Secretaría General.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Una vez el interesado abona el importe de solicitud de admisión, y ha entregado la documentación requerida
para su acceso y admisión a través de e-Secretaria, éste se transforma en candidato. Es a partir de este momento
cuando se inicia el proceso de admisión.
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En un primer momento se revisa la documentación (ésta en formato digital) para comprobar que la titulación de
procedencia es adecuada para el acceso a la titulación. Esta revisión se lleva a cabo desde Secretaría General.
Existe un calendario de fechas de admisión, también denominadas como rondas de admisión, de forma que los
candidatos conocen exactamente cuándo se va a procesar su candidatura y la fecha de comunicación de la
resolución de la misma. Pueden consultar, también a través de e-Secretaria, el estado de su candidatura.
Una vez se ha revisado la documentación, se activa el análisis del candidato por parte del Comité de Admisiones
mediante la valoración de la documentación y en caso que así se haya establecido, mediante la realización de una
entrevista.
Con la resolución final, se resuelve la candidatura, en uno u otro sentido, y se procede a la comunicación según
el calendario mencionado. En caso de denegación de la candidatura, se comunica al interesado y se procede a la
devolución del importe de solicitud de admisión. En caso que el candidato se dé de baja por voluntad propia, no
se procede a la devolución del importe pagado y su plaza queda disponible para otro candidato.
En caso que el candidato reciba una admisión condicionada, deberá presentar los documentos necesarios en el
plazo acordado.
El candidato deberá realizar unos complementos formativos, en caso que Dirección Académica lo haya sugerido.
En el hipotético caso de haya más solicitudes de admisión que plazas disponibles, existe una lista de espera.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Expediente candidato (formato digital) Secretaría General
Registro Confirmación pago solicitud admisión Administración
Registro Listado admitidos Secretaría General
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O0.1.1
Versión 01 26-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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Fecha Noviembre 2017
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O0.1.2 Procedimiento matriculación
OBJETIVO: Gestionar y dar seguimiento a las solicitudes de matriculación.
ÁREA RESPONSABLE: Secretaría General.
DIAGRAMA DE FLUJO:
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Fecha Noviembre 2017
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DESCRIPCIÓN:
El procedimiento de matriculación surge de una solicitud de admisión a un programa, de una solicitud de
repetición, de una renuncia previa, en caso de un máster oficial, de una baja después de matrícula en caso de
títulos propios o de un reconocimiento de una titulación anterior, en la mayoría de casos, de un propio a un
oficial.
Una vez el candidato es admitido y para garantizar la reserva de plaza, tiene que abonar el 25% del importe total
de matrícula. El pago completo debe realizarse antes del inicio del programa.
Una vez matriculado y antes del inicio del programa, se requiere la presentación de las copias compulsadas y en
caso necesario, debidamente legalizadas, de los documentos originales de titulación y expediente académico para
su comprobación y posterior archivo, así como el documento original de veracidad de los datos y de aceptación
de las condiciones generales debidamente firmado.
Además, el candidato admitido, puede solicitar una beca, una ayuda económica o la aplicación de cualquier
descuento disponible, en base a los acuerdos establecidos y siempre y cuando cumpla con las condiciones o
requisitos.
En caso que el matriculado se dé de baja, y en función del periodo en que lo realice y lo que se establezca en las
condiciones generales, puede solicitar la devolución del importe abonado.
Durante el proceso de reserva de matrícula, todos los participantes (solicitantes de admisión, candidatos,
admitidos) tienen a su disposición a los Asesores de Programa para cualquier duda sobre los contenidos y el
desarrollo del programa académico. Secretaría General es el área que da respuesta a consultas académicas sobre
temas relacionados con la convalidación de asignaturas o repetición de programas.
Una vez el candidato admitido resulta matriculado, se convierte en estudiante.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Expediente matriculado (formato físico) Secretaría General
Registro Listado matriculados (origen) Secretaría General
Registro Importe abonado Administración
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O0.1.2
Versión 01 22-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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Fecha Noviembre 2017
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O0.1.3 Procedimiento asignación de becas
OBJETIVO: Evaluar candidatos que solicitan beca y dar resolución de la misma.
ÁREA RESPONSABLE: Secretaría General.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Una vez el candidato es admitido y ha hecho efectivo el pago de reserva de plaza o del importe completo de
matrícula, éste puede solicitar una Beca Talento siempre y cuando cumpla con los requisitos. Este programa de
becas se dirige a los estudiantes con mejores expedientes; los requisitos son definidos en la Política de Asignación
de Becas.
Los candidatos a estas becas podrán completar la documentación requerida a través de la e-Secretaria,
plataforma que habrán utilizado para completar su proceso de admisión. Desde Secretaría General se revisan las
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documentaciones para garantizar que los candidatos cumplen con los requisitos. Si existen documentos
incorrectos una vez revisados, se comunica al candidato que debe enviar el documento corregido.
De forma ordenada y sistemática, y en consonancia con el calendario establecido de rondas, se llevan a cabo las
reuniones del Comité de Becas para la asignación de las mismas. Este Comité de Becas está formado por un
subconjunto del Consejo de Estudios además del presidente del mismo.
El Comité de Becas cuenta con los expedientes de los candidatos, así como con los comentarios que desde la
Dirección Académica de cada titulación se hayan considerado. El Equipo de Dirección Académica, en el mismo
proceso de admisión evalúa, según unos criterios de idoneidad, a todos los candidatos que soliciten o no la beca.
El Comité de Becas tiene en cuenta sus observaciones en el momento de la asignación.
El Comité de Becas procede a la asignación/denegación de becas y posteriormente se le comunica al candidato
el resultado que, en caso de ser positivo, es el Área de Administración quien gestiona los efectos administrativos.
El candidato becado firma un compromiso a través del cual se le considera embajador de la institución. Éste
debe, además, mantener el alto nivel académico de procedencia, superando la titulación y participando
activamente en las diversas actividades propuestas.
Anualmente se comprueba el expediente de los alumnos becados para valorar y afinar el proceso de asignación
en las siguientes convocatorias tal y como se indica en el proceso de la definición de Política de Asignación de
Becas.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Expediente candidato beca Secretaría General
Registro Carta compromiso becado Secretaría General
Registro Listado becados Secretaría General
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O0.1.3
Versión 01 05-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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Fecha Noviembre 2017
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O0.1.4 Procedimiento baja
OBJETIVO: Evaluar las solicitudes de baja y proceder con la resolución de la misma
ÁREA RESPONSABLE: Secretaría General.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
El matriculado debe solicitar formalmente la petición de baja explicando las razones que le llevan a la misma.
Desde Secretaria General se analiza el caso (se toma como normativa de referencia la que se establece en las
condiciones generales que se aceptan en el momento de solicitar la admisión) y se resuelve. En función del
momento en el que se lleva a cabo esta baja, se podrá devolver o no el importe abonado, con la penalización que
corresponda. Una vez se resuelve la solicitud, se procede a la comunicación de la misma al interesado y se hace
efectiva la baja mediante la actualización del estado del interesado en la base de datos.
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Fecha Noviembre 2017
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REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Solicitud baja
Antes matrícula: Open
Programs Manager
Después matrícula:
Secretaría General
Registro Listado bajas
Antes matrícula:
Después matrícula:
Secretaría General
Registro Devolución matriculación Administración
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O0.1.4
Versión 01 05-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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O1.0 Procedimiento planificación e impartición de la docencia
OBJETIVO: Planificar y dar seguimiento al desarrollo de la formación de los programas.
ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica
DIAGRAMA DE FLUJO:
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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DESCRIPCIÓN:
La dirección académica del centro junto con la dirección académica de la titulación, elaboran la planificación del
calendario docente, la participación del profesorado, guías docentes, normativas del trabajo final de máster, etc.
siguiendo los criterios establecidos en la memoria del título.
El Director Académico del Título comunica esta planificación a los profesores, tutores y al área de operaciones.
Los estudiantes deben cumplir la planificación del programa y demostrar su nivel de aprendizaje en cada
asignatura a través de diferentes actividades. Estos resultados quedan reflejados en el acta académica.
El profesorado y los tutores de trabajo final de máster son evaluados por los estudiantes a través de encuestas de
satisfacción donde plasman su opinión.
La Dirección Académica vela por el buen cumplimiento del programa y de los contenidos académicos y da
seguimiento a los resultados de las encuestas de satisfacción.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Calendario docente
Área de Dirección
Académica +
Directores Académicos
de Título
Registro Acta académica Secretaría General
Registro Trabajo final de Máster Gestores de Programas
Registro Actividades de evaluación Gestores de Programas
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PO1.0
Versión 01 06-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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O1.1 Procedimiento gestión operativa de los programas
OBJETIVO: Llevar a cabo la operativa de la planificación académica para la realización de los programas (desde
el inicio del programa hasta el cierre de las actas.
ÁREA RESPONSABLE: Operaciones.
DIAGRAMA DE FLUJO:
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
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Fecha Noviembre 2017
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DESCRIPCIÓN:
Antes del inicio de la formación, el gestor de programas planifica los recursos necesarios para la impartición del
programa. Paralelamente, Soluciones Tecnopedagógicas, planifica los recursos académicos online y crea el aula
virtual de los programas.
El gestor de programas contacta a los estudiantes para darles la bienvenida y les ofrece su apoyo y asesoramiento
en aquello que precisen. Además, en la modalidad online se realiza un periodo de familiarización con el aula
virtual. El gestor de programas será la persona de referencia durante todo el ciclo formativo y velará por el buen
funcionamiento del programa.
Al inicio del curso, los estudiantes reciben la guía del programa, que incluye todos los aspectos relacionados con
la metodología y el proceso formativo, así como los criterios de evaluación y cualquier otra información relevante.
Los estudiantes pueden consultar el aula asignada de las sesiones presenciales previstas en el programa. En todos
los casos los estudiantes disponen de un aula virtual con los contenidos académicos y otras actividades, así como
las notas de las pruebas de evaluación que realizan a lo largo del programa.
En la gestión operativa del programa se tiene cuenta la preparación de los materiales académicos, los recursos
necesarios (aulas, elementos técnicos, etc.), la participación de profesores/tutores, la gestión de la asistencia o
de la participación (programas online) y el seguimiento del rendimiento académico del estudiante.
Periódicamente, se evaluará la satisfacción del estudiante mediante encuestas de calidad.
Al finalizar el periodo lectivo, se procederá a la recopilación de los resultados académicos finales para su posterior
validación y cierre de actas por parte de la Dirección Académica.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Asistencia Gestores de Programas
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PO1.1
Versión 01 26-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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O1.2 Procedimiento prácticas académicas externas
OBJETIVO: Gestionar y dar asesoramiento a los estudiantes en la realización de prácticas académicas externas.
ÁREA RESPONSABLE: Alumni y Relaciones Corporativas.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
El estudiante puede solicitar, además de las prácticas académicas externas curriculares que en general forman
parte del plan de estudios de las titulaciones, prácticas académicas extracurriculares. En cualquier de los casos,
el Servicio de Carreras Profesionales valora sus intereses y revisa su CV.
El Servicio de Carreras Profesionales procede a casar ofertas con candidaturas de los estudiantes y es la empresa
o institución quien entrevista y selecciona a los candidatos.
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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Una vez el candidato es seleccionado, se lleva a cabo la firma de un convenio con la empresa o institución. Con
la incorporación del estudiante en la empresa o institución, se lleva a cabo un tutorizaje tanto por parte de la
empresa o institución, como por parte del Servicio de Carreras Profesionales.
En el caso de prácticas externas curriculares, al finalizar el periodo, el estudiante elabora una memoria y realiza
una evaluación de satisfacción, así mismo, el tutor de la empresa evalúa al estudiante. En base a la información
recibida y a la memoria, el Servicio de Carreras Profesionales da seguimiento y envía los resultados al Director
Académico del Título.
Los estudiantes que acrediten una experiencia profesional en un campo relacionado con sus estudios pueden
tener reconocimiento como prácticas curriculares, según las condiciones generales establecidas.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Ofertas de prácticas Alumni y Relaciones
Corporativas
Registro Convenio de prácticas Alumni y Relaciones
Corporativas
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PO1.2
Versión 01 05-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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O1.3 Procedimiento coordinación docente y fomento de la metodología
OBJETIVO: Establecer la sistemática para coordinar el desarrollo de los programas y fomentar la metodología
docente.
ÁREA RESPONSABLE: Dirección Académica.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
La Dirección Académica del Título lleva a cabo reuniones o comunicaciones periódicas de claustro para
comunicar al profesorado la planificación a seguir de los programas y se especifica lo que se espera de ellos, en
relación a los contenidos y las actividades a desarrollar.
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Fecha Noviembre 2017
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Así mismo, en conjunto con la Dirección Académica, se fomenta la metodología docente, se asegura que se sigan
las directrices elaboradas por el centro, se garantiza que se cumpla con el plan de estudios, que no exista
solapamiento en los contenidos y que el profesorado esté implicado a lo largo de la impartición de la materia o
asignatura.
A lo largo del curso académico se analizan los resultados del aprendizaje y de las encuestas de satisfacción para
llevar a cabo acciones de mejora.
Al finalizar el curso académico, se llevan a cabo reuniones de balance, en las que se analizan los puntos fuertes y
se realizan propuestas de mejora, que quedan reflejados en el informe de seguimiento de la titulación.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PO1.3
Versión 01 05-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
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Fecha Noviembre 2017
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O1.4 Procedimiento gestión de sugerencias e incidencias
OBJETIVO: Dar solución a las sugerencias e incidencias que surjan a lo largo del programa.
ÁREA RESPONSABLE: Operaciones, Calidad y Secretaría General.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Aunque los problemas que pudieran surgir a lo largo del programa se intentan resolver de inmediato a través de
los gestores de programas, el Centro dispone también de un proceso de Gestión de Quejas y Reclamaciones,
donde el estudiante remite su queja por escrito al área de Calidad que realiza acuse de recibo en un plazo máximo
de 24 horas y procede a la evaluación del caso y su resolución, así como a la comunicación al estudiante, en el
plazo máximo de 15 días. Anualmente se revisan las quejas gestionadas y se identifican así mejoras.
O1 – Proceso Docencia y Gestión Operativa
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O1.4 Procedimiento Gestión de Sugerencias e Incidencias
INICIO
Realiza consulta o incidencia
Comunicación de la queja
FIN
Solución o gestión de la duda o
incidencia
Solución de la queja
¿Conforme con la solución?
Comunicación de la reclamación
FIN
Si
No
¿Conforme con la solución?
Si No
Registro y solución de la reclamación
Solución de la incidencia
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REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Reclamaciones Secretaría General
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PO1.4
Versión 01 12-07-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
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Fecha Noviembre 2017
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O2.0 Procedimiento Welcome Service
OBJETIVO: Gestión de la bienvenida a estudiantes con lugar de residencia fuera de Barcelona.
ÁREA RESPONSABLE: Operaciones.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Una vez realizada la reserva de matrícula, el alumno, en caso de residencia fuera de Barcelona, tiene a su
disposición el servicio de Welcome donde encontrará, a través de una guía detallada, asesoramiento para
planificar su llegada y estancia en Barcelona.
En cualquier caso, todos los matriculados tienen a su disposición los asesores de programa para cualquier duda
antes del inicio del programa, y a los gestores de programa, a partir del inicio del mismo.
02 – Proceso Servicio a Participantes y Vinculación
Áre
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stu
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02.0 Procedimiento Welcome Service
Si
No
Reside fuera de BCN
Envío welcome service
Contacto permanente
Welcome Service
Requiere ayuda
Si
INICIO
FIN
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Fecha Noviembre 2017
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REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O2.0
Versión 01 26-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
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Fecha Noviembre 2017
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O2.1 Procedimiento servicio de carreras profesionales y bolsa de trabajo
OBJETIVO: Asesorar a los estudiantes en el desarrollo de su carrera profesional
ÁREA RESPONSABLE: Alumni y Relaciones Corporativas.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Desde el Servicio de Carreras Profesionales (SCP), se promueven relaciones estrechas de colaboración a largo
plazo con empresas e instituciones, asesorando a las empresas en la gestión de ofertas y la búsqueda de talento
para posiciones abiertas de prácticas académicas y de empleo.
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Así mismo, se diseña un programa anual de formación en “Career Skills” para todos los estudiantes. El programa
incluye formación de habilidades y competencias como comunicación no verbal, tácticas para potenciar la marca
personal, estrategias de búsqueda de empleo, técnicas para superar entrevistas, entre otros.
Se ofrece formación sectorial/funcional, que son talleres y presentaciones que tienen como objetivo orientar a
los estudiantes en cuanto a posibles carreras en un sector o una función particular.
Se brinda asesoramiento personalizado al estudiante en la preparación de su candidatura, la negociación con la
empresa en caso de prácticas, “mock interviews”, entre otros.
El SCP publica ofertas a través de la plataforma y facilita información de foros de empleo y de otras actividades
externas que pueden ser de interés para los estudiantes (como por ejemplo los foros de empleo UPFeina y
Jobarcelona).
Existen diferentes vías para la gestión de ofertas, una es a través de la plataforma digital gestionada junto a la
UPF, “Campus Treball”, donde los estudiantes optan personalmente a las ofertas publicadas por las empresas.
Otra vía de publicación de ofertas es a través del e-Campus, intranet de acceso exclusivo para los estudiantes de
la BSM. En este caso, el SCP recibe directamente la oferta de la empresa por email y el SCP la publica en el e-
Campus. Si el estudiante encuentra la oferta por su cuenta, el SCP se encarga de la gestión.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Oferta de trabajo Alumni y Relaciones
Corporativas
Registro Encuesta de inserción laboral Alumni y Relaciones
Corporativas
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O2.1
Versión 01 05-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
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O2.2 Procedimiento movilidad
OBJETIVO: Asesorar a los estudiantes en el desarrollo de su carrera profesional Gestionar el programa de
movilidad de los estudiantes a/de otras instituciones académicas.
ÁREA RESPONSABLE: Oficina Internacional.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
La movilidad de estudiantes, tanto de entrada (incoming) como de salida (outgoing), está desarrollándose
progresivamente.
Los acuerdos con instituciones académicas se realizan desde la Oficina Internacional. Los estudiantes son
informados a través de los canales habituales. Aquel estudiante interesado solicita a través de una petición formal
y tras comprobar si cumple con los requisitos, se procede a ejecutar el acuerdo para aquel caso, asegurando su
seguimiento por parte de la dirección académica del programa a su reconocimiento según previsto en el plan de
estudios.
02 – Proceso Servicio a Participantes y Vinculación
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ener
al
02.2 Procedimiento Movilidad
INICIO
Desarrollo acuerdo
movilidad
Solicitud movilidad
¿Cumple con los requisitos?
FIN
Difusión de la oferta movilidad
No
FIN
Acuerdos institucionales
Requisitos
Reconocimiento movilidad en plan
de estudios
Reconocimiento movilidad en el
plan de estudios
Asistencia al programa
Si
Memoria Académica (Plan
de estudios)
Matriculación en el programa
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Acuerdo institucional Oficina Internacional
Registro Requisitos de la movilidad (key facts) Oficina Internacional
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O2.2
Versión 01 30-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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O2.3 Procedimiento gestión de títulos y certificados académicos
OBJETIVO: Gestionar la solicitud/emisión de títulos y certificados académicos personales.
ÁREA RESPONSABLE: Secretaría General.
DIAGRAMA DE FLUJO:
DESCRIPCIÓN:
Los estudiantes pueden solicitar, a partir del momento en el que están matriculados, cualquier tipo de certificado
académico (matrícula, superación, finalización, superación, etc), siempre y cuando estén al corriente de pago y
de la entrega de la documentación correspondiente.
Una vez se procede al cierre de actas, se inicia el proceso de gestión de los títulos para los estudiantes que han
obtenido la calificación final de superación de programa y están al corriente de pagos y de entrega de
documentación.
En el caso de los Másters Universitarios, los estudiantes serán contactados (y habrán sido informados ya en el
proceso de admisión), de la necesidad de solicitar el título a través del pago de la tasa vigente anualmente
publicada en el Decreto de Precios de la Generalitat de Catalunya. Con el resguardo de su título recibirán un
02 – Proceso Servicio a Participantes y Vinculación
Estu
dia
nte
Se
cre
ta
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Ge
ne
ra
l
02.3 Procedimiento Gestión de Títulos y Certificados Académicos
INICIO
¿Es moroso?¿Paga o envía
docs?
FIN
Si
No
Si
No
e-Secretaria
ERPRegistro recogida
Finalización programa o
solicitud certificado académico
Revisión expediente académico
Comunicación pago a realizar o
documentación pendiente envío
Realización pago pendiente o envío
documentos
Comunicación de los pasos a seguir
Realización pago correspondiente
(en caso que aplique)
Emisión del documento
Comunicación de la recogida del título o
certificado
Recogida título (firma) o certificado
académico
MANUAL DE PROCESOS
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Fecha Noviembre 2017
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certificado académico personal y podrán recoger su título cuando reciban la comunicación de que éste ya está
disponible. La emisión del título se centraliza a través de la Universidad Pompeu Fabra.
Los estudiantes de Másters propios finalizados y al corriente de pagos y entrega de documentos recibirán la
notificación oportuna para poder recoger su título. La gestión de dichos títulos es a través de la Fundación
Instituto de Educación Continua.
Tanto la gestión del pago de tasas de solicitud de los títulos oficiales como de la solicitud de certificados se lleva
a cabo a través de e-Secretaria.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Solicitud de título / certificado académico Secretaría General
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
O2.3
Versión 01 07-06-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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55
2.3 Procesos de Soporte
S0.0 Procedimiento gestión del cuerpo docente
OBJETIVO: Gestión del cuerpo docente que participará en la docencia de las titulaciones. ÁREA RESPONSABLE: Recursos y personas.
DIAGRAMA DE FLUJO:
S0 – Proceso Gestión de Recursos y Personas
Re
curs
os
y
Pe
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cio
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Est
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ca
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mic
o
S0.0 Procedimiento Gestión del Cuerpo Docente
InicioPrograma
con director académico UPF
No
Identificación del cuerpo docente
del programa (en la memoria)
De acuerdo
Alta profesor en sistema
Formación
Revisión por programa y en
global
Medidas correctivas y/o comunicación
Gestiones incorporar
profesores UPF
SiGestiónar nueva
propuesta cuerpo docente
No
Si
Imparte docencia
Evalúa profesorado
Evaluación docentes año
anterior
Revisión evaluación
Informe evaluación
ok
Fin
Si
Baja o reconducir mediante formación
No
Fin
Fin
S0.0 – D0
S0.1 – D1
MANUAL DE PROCESOS
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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DESCRIPCIÓN:
Los programas siempre deben tener un equipo de dirección académica, quien realiza una propuesta del equipo
docente del programa en base a los criterios del Centro. Esta propuesta se eleva al Consejo de Estudios en el
proceso de aprobación de titulaciones. En caso de nuevos docentes se procede al alta en el sistema. Los
presupuestos de los programas incluyen en caso necesario partidas específicas para la participación del cuerpo
docente en actividades formativas o vinculadas a la actividad del programa que sean de su interés y para su
desarrollo (congresos, etc.). Además, el Centro para la Innovación en Aprendizaje y Conocimiento (CLIK) de la
UPF proporciona trimestralmente una oferta de talleres y cursos dirigidos al cuerpo docente sobre el uso de
nuevas tecnologías en la docencia, nuevas tendencias en formación, aprovechamiento de recursos en red,
seguimiento efectivo de estudiantes, etc. Por último, todos los programas que disponen de aula virtual tienen
una formación dirigida a los miembros de la dirección académica para poder sacar el máximo partido del
entorno.
Los docentes siempre son evaluados según el Proceso de Medición de la Calidad y se toman las decisiones
oportunas según estos resultados.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PS0.0
Versión 01 26-09-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
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Fecha Noviembre 2017
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S0.1 Procedimiento gestión de los recursos
OBJETIVO: Gestión de los recursos de infraestructuras (edificio, sistemas informáticos, etc.).
ÁREA RESPONSABLE: Recursos y personas.
DIAGRAMA DE FLUJO:
S0 – Proceso Gestión de Recursos y Personas
Áre
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G
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S0.1 Procedimiento Gestión de los Recursos
Inicio
Inputs QA
Inputs D.A
Inputs Obsolescencia
Analiza necesidades
Elabora presupuesto
anual
Aprueba
Seguimiento presupuesto contra real
(desviaciones)
Solicita compras Proceso compras
Medidas de control
Auditoría
Cierre cuentas anuales
Fin
Otros inputs
S1 – D0
S1 – D1
S1 – D2
S1 – D3
DESCRIPCIÓN:
El análisis de necesidades de recursos se lleva a cabo por parte del Comité de Dirección del Centro a propuesta
de su equipo técnico, teniendo en cuenta criterios de obsolescencia, inputs de calidad, de los directores
académicos, etc. Estas necesidades se incluyen en la elaboración del presupuesto anual que el Equipo de
Gobierno posteriormente aprueba. A partir de la aprobación los equipos implicados realizan las compras y
seguimiento, teniendo en cuenta la política de aprobaciones internas del proceso de compras.
MANUAL DE PROCESOS
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Fecha Noviembre 2017
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58
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PS0.1
Versión 01 18-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
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Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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59
S0.2 Procedimiento gestión de la documentación
OBJETIVO: Gestionar la información relativa a aspectos académicos en los distintos formatos.
ÁREA RESPONSABLE: Recursos y personas.
DIAGRAMA DE FLUJO:
S0 – Proceso Gestión de Recursos y Personas
Áre
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s
S0.2 Procedimiento Gestión de la Documentación
Online?
Copias de seguridad
Política de retención de la información
online
Si
RetenciónNo (papel) Caduca
No
Política de retención de la información en
papel
DestrucciónSi
Entrada
Inicio
Fin
Fin
S2 – D0
S2 – D1
DESCRIPCIÓN:
El proceso sigue los criterios de retención de la información del Centro, sea en formato electrónico o en formato
físico. Son los distintos equipos internos quienes siguen el proceso según proceda y establezca la Política de
retención que corresponda.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
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Fecha Noviembre 2017
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60
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
- - -
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de Admisión
PS0.2
Versión 01 18-05-2017
Revisión y ajuste general del procedimiento.
Incluyendo la forma de identificarlo.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
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Fecha Noviembre 2017
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61
2.4 Procesos de Mejora
MC0.0 Procedimiento medición de la satisfacción
OBJETIVO: Gestionar las encuestas de calidad de las titulaciones del Centro.
ÁREA RESPONSABLE: Calidad.
DIAGRAMA DE FLUJO:
MC0 – Proceso Medición de la Calidad
Áre
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d
MC0.0 Procedimiento Medición de la Satisfacción
Planificar calendario evaluaciones
INICIO
Coordinar la ejecución de las
evaluaciones
Tabular Elaborar informeGestionar resultado
calidad
Informe
FIN
Rendición de cuentas y análisis de
resultados para la toma de decisiones
DESCRIPCIÓN:
Todos los programas formativos disponen de un calendario para la gestión de las evaluaciones de calidad de los
mismos. Estos cuestionarios valoran a nivel de materia o asignatura, también valoran el grado de satisfacción a
mitad de programa y en conjunto al final del programa:
La valoración global.
El cumplimiento de expectativas y la adecuación a los contenidos previstos inicialmente.
La coordinación entre temas, duración, calidad del material, actualidad de los temas y aplicabilidad
práctica.
La calidad del profesorado.
Las instalaciones y servicios.
El porcentaje de recomendación de los estudiantes.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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El área de calidad gestiona la realización de los informes adecuados que sirven de input en el proceso de rendición
de cuentas y análisis de resultados para la toma de decisiones.
REGISTROS:
DTO TITULO DEL DOCUMENTO RESPONSABLE
Registro Encuestas de calidad Calidad
CONTROL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN OBSERVACIONES
- 2015 Última revisión del procedimiento de medición de
la satisfacción.
PMC0.0
Versión 01 26-09-2017
Codificación y actualización de registros e
indicadores.
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
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Fecha Noviembre 2017
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63
3. Plan de mejora 2017-2018
Diagnóstico Identificación
de las causas Objetivos
Acciones
propuestas Prioridad Responsable Plazos
¿Implica
modificación?
Oportunidad
para que la
política de
calidad llegue
a más grupos
de interés.
Recomendaciones
incluidas en el
informe de
evaluación de la
comisión de
acreditación
(Julio 2016)
Difundir la
política de
calidad a los
diferentes
grupos de
interés en otros
idiomas
(catalán e
inglés) además
del castellano
Traducir el
apartado de
Calidad
disponible en
la web y
publicar la
versión
revisada del
SGIQ (sept
2017)
Alta
Área de Calidad,
junto con el área
de Marketing
2017-2018 No
Crear
procedimiento
específico del
Trabajo Final
de Master
Recomendación
hecha por la
Oficina Técnica
de Calidad
Incluir un
procedimiento
específico del
TFM en el
SGIC
Crear el
procedimiento
e incluirlo
dentro de los
procesos
operativos
Alta
Área de Calidad,
junto con el área
de Dirección
Académica del
Centro
2017-2018 No
Crear
procedimiento
específico de
Acción tutorial
Recomendación
hecha por la
Oficina Técnica
de Calidad
Incluir un
procedimiento
específico de
Acción tutorial
en el SGC
Crear el
procedimiento
e incluirlo
dentro de los
procesos
operativos
Alta
Área de Calidad,
junto con el área
de Dirección
Académica del
Centro
2017-2018 No
Actualizar
aspectos
necesarios del
SGIC
Requerimientos
externos e
internos de
revisión
Adaptar los
procesos y
procedimientos
a los
requerimientos
normativos
Revisar los
procesos
estratégicos y
de soporte
Media Área de Calidad 2017-2018 No
Oportunidad
para certificar
el sistema
Posibilidad de
certificar el
sistema a raíz de
la Publicación del
protocolo de
certificación
Decidir si
iniciamos el
proceso de
certificación
Evaluar el
SGIC de
acuerdo con los
estándares de
AQU
Media Área de Calidad 2017-2018 No
Desarrollo del
procedimiento
“O2.4 Alumni”
Sistematizar el
servicio que
ofrece el Servicio
de Alumni
Incluir el
procedimiento
del servicio
Alumni en el
SGIC
Crear el
procedimiento
e incluirlo
dentro de los
procesos
operativos
(identificar
registros e
indicadores
asociados)
Media
Área de Calidad,
junto con el área
de Alumni y
Relaciones
Corporativas
2017-2018 No
MANUAL DE PROCESOS
Código NA
Versión 1
Fecha Noviembre 2017
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64
Revisar las
entradas y
salidas de los
procesos del
SGIC
Recomendación
hecha por la
Oficina Técnica
de Calidad
Identificar las
entradas y
salidas de cada
proceso
Actualizar los
procedimientos
incluyendo las
entradas y
salidas
Media
Área de Calidad,
junto con los
responsables de
los
procedimientos
2017-2018 No
Revisar los
responsables
de cada
procedimiento
del SGIC
Recomendación
hecha por la
Oficina Técnica
de Calidad
Identificar el
responsable de
cada
procedimiento
de acuerdo con
el organigrama
Actualizar los
procedimientos Media
Área de Calidad,
junto con los
responsables de
los
procedimientos
2017-2018 No
Recommended