Manual de Responsabilidades (2)

Instituto tecnolgico de Villahermosa

Presentan: Jessica Rodrguez Arias. Jos Antonio Gonzlez Isidro. Jos Luis Jurez Lpez. Francisco Javier Pereyra de la Cruz. Roger Almeida MartnezCarrera: Ing. IndustrialMateria: Administracin de proyectosHora: 17:00- 18:00 HorasCatedrtico: Iris Cristel Prez Prez.Unidad 1Tema: Investigacin de (Manual de responsabilidades y matriz de responsabilidades.)Fecha: 30 de septiembre del 2014

ndice

Introduccin..2Manual de responsabilidades4Matriz de responsabilidades..7Conclusin.10Bibliografas..11

Introduccin

Manual de Responsabilidades.El Manual de Responsabilidades y Competencias es el instrumento de administracin de personal, a travs del cual se establecen los deberes de los empleos que conforman la planta de empleos de una entidad en particular y los requerimientos exigidos para el desempeo de los mismos, ellos deben consultar la propia historia de la administracin y su propio perfil organizacional. Se constituye en el soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los empleos en una organizacin.Toda empresa posee gran variedad de cargos y cada uno de ellos ofrece un grado de dificultad o complejidad diferente, por consiguiente, es necesario elaborar un manual de funciones que permita a la empresa o institucin funcionar de forma de engranaje.

Los manuales de funciones son importantes, ya que permiten definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, as como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerrquicas.Una vez realizados los anlisis ocupacionales de cada uno de los cargos resulta fcil elaborar el manual de funciones para la empresa.Desarrollo de un manual de responsabilidades.

La existencia y desarrollo de un manual de funciones no depende del tipo de sociedad (limitada o annima, etc.) La finalidad de este manual es la de definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, as como funciones jerrquicas, en consecuencia para la elaboracin de un manual de funciones se deber:

1.- Definir estructura organizacional de la empresa2.- Definir la denominacin y nmero de cargos que conformaran la estructura3.- Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden4.- Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempear las funciones asociadas5.- Establecer las relaciones jerrquicas entre los diferentes cargos6.- Aprobar y divulgar el manual en la empresaObjetivo:El presente manual formaliza la actualizacin de las responsabilidades de los empleados administrativos de la Universidad de Antioquia bajo el modelo de gestin por competencias.

El manual tiene los siguientes objetivos: Ser til para orientar el desempeo, precisar de manera clara y concisa la razn de ser de cada empleo, determinar sus particulares responsabilidades y requisitos. Especificar los requerimientos de los empleos en trminos de conocimientos, experiencia, habilidades y aptitudes, como un medio para orientar otros procesos como son seleccin y vinculacin de personal, induccin, capacitacin, entrenamiento y retroalimentacin de la gestin. Generar en los servidores el compromiso con el desempeo eficiente de los empleos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos.

Ejemplo 1

Ttulo del cargo:secretaria ejecutiva

Ubicacin:Gerencia

Superior inmediato:Gerente

Responsabilidad por personas: mensajero, conductor de gerencia, auxiliar de archivo.

Funciones:

1.- mecanografa textos en original, copias, ect. Tales como cartas, memorandos, documentos, cartas, etc. 2.- toma dictados en taquigrafa directamente o con la ayuda de un "cassette" grabado y los transcribe en mquina. 3.- atiende y coordina al pblico bien personal o telefnicamente indicndole horas de atencin, trmites de documentos, citas, reuniones, etc. 4.- opera la computadora, el pbx telefax y correo electrnico en comunicaciones nacionales e internacionales. 5.- coordina las labores y trabajos encomendados al mensajero, al conductor de la gerencia y a la auxiliar de archivo. 6.-vela por la atencin de la junta directiva (actas, archivo, citaciones, correspondencia, etc.)7.- realiza las dems funciones propias de su cargo que le son indicadas por la gerencia.

Ejemplo 2Identificacin del cargo

Nombre del cargo: Jefe de logsticaDependencia: rea operativaNmero de cargos: 1Reporta a (Nombre del cargo): Gerente

Requisitos mnimos

Requisitos de formacin: Ingeniero industrial, administrador de empresa, especialidad en logstica.Requisitos de experiencia: Dos (2) aos de experiencia relacionada.

Objetivo principal

El mximo responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y organizacin del rea logstica de la empresa. Tanto a nivel de producto como a nivel de gestin personal, con el objetivo de distribuir a los clientes el pedido de mercanca en tiempo y forma.

Funciones esenciales

Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, optimizar la poltica reposicin, preparacin de pedidos y transporte de personal.

Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparacin distribucin de pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestionar y supervisar el personal de su cargo.

Matriz de responsabilidades.Una matriz de asignacin de responsabilidades, lo que busca es clarificar los roles que tienen las personas en los procesos de negocios, as como sus responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar cierta confusin al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de uno de estos procesos.Una matriz de asignacin de responsabilidades, lo que busca es clarificar los roles que tienen las personas en los procesos de negocios, as como sus responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar cierta confusin al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de uno de estos procesos.

El acrnimo o sigla "RACI", proviene del ingls, con las iniciales de las responsabilidades ms usualmente incluidas en la matriz, "Responsible (responsable), Accountable (aprobador), Consulted (consultado), Informed (informado)".

El responsable es aquel que ejecuta un rol o tarea.El aprobador es quien delega la tarea al responsable. Usualmente es el que da el visto bueno o firma el trabajo del responsable.El consultado es usualmente un experto en un tema o persona con experiencia, que apoya una labor con sus opiniones.El informado es quin usualmente supervisa el avance de un proyecto, especficamente por lo general al completarse cada tarea o trabajo.

Para cada tarea, los integrantes del equipo tendrn un determinado tipo de responsabilidad, lo que es de suma utilidad para llevar a cabo un proyecto, con sus integrantes respondiendo de manera adecuada a sus funciones.

Algunos tipos de matrices:Existen otras variaciones de la matriz, o ms bien del rol o tipo de responsabilidad que puede tener un miembro del equipo, como el modelo "CAIRO", que aade la letra "O" para referirse a la persona o grupo de ellas que no participan de una tarea, para aislar su responsabilidad (del ingls "out of the loop").

Tambin esta el modelo "DACI", que incluye los elementos "Conductor" (el que maneja literalmente el proyecto), "Aprobador", "Contribuyentes" e "informados".

Por ltimo, te comento tambin la existencia de la variante "RACI-VS", que incluye adems de lo usual en el modelo RACI, al "verificador", que chequea el producto resultante, y el "firmante", que finalmente aprueba la salida del producto tras el visto bueno del verificador.

En la matriz, las diferentes personas (o roles), aparecen como columnas, con los productos enumerados en las filas. Entonces, en los puntos de interseccin se describe la responsabilidad de cada persona en cada uno de los productos.A continuacin se presenta una matriz sencilla, seguida por categoras de responsabilidad sugeridas.

Patrocinador del ProyectoDirector del proyectoGerente del ProyectoEquipo de TrabajoComit de Direccin

Acta de Constitucin del ProyectoAARCA

Plan de Gestin de la ComunicacinACRIC

Requerimientos del NegocioAIRCI

Reportes sobre el Avance del ProyectoIIRCI

R Significa que la persona (o rol) es responsable del entregable. Usualmente hay una sola persona quien es responsable de crear un entregable, aunque muchas personas pueden proveer entrada.A Significa que la persona (o rol) aprueba el entregable.C Significa que la persona (o rol) es consultada sobre el entregable. Esto implica una discusin en ambos sentidos.I Significa que la persona (o rol) es informada del entregable. Esta es una comunicacin en un sentido.En la tabla anterior, el Acta de Constitucin del Proyecto es creada por el gerente del proyecto, es aprobada por el patrocinador del proyecto, por el director del proyecto, y por el comit de direccin. El Equipo de Trabajo consulta el Acta de Constitucin del Proyecto.Ejemplo 1

Ejemplo 2:

Conclusin

Bibliografas consultadas:BibliografaJ. M. Juran, F. M. (2005). Manual de control de la calidad. Barcelona, Espaa: MxGraw-Hill Book Company, New York. U.S.A.Urbina, G. B. (2001). Evaluacion De Proyectos (4 ed.). Mexico,DF: McGRAW-HILL/ITERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V.

Brown, M. (2005). Gestion de Proyectos en una Semana. londres: Hodder y Stoughton.

KLASTORIN, T. (2006). Administracion De Proyectos. Mexico, D.F: ALFA OMEGA.

Alberto, D. A. (2005). Direccin y gestin de proyectos (2 ed.). Mexico,D.F.: Alfa y omega.

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