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Informes
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1. INTRODUCCIÓN
sí como los formularios tienen como objetivo principal
facilitar la introducción de datos en la base de datos, los
informes se utilizan para presentar de una forma agradable y profesional
resultados e información útil a la hora de tomar decisiones.
Presupuestos, facturas, informes de ventas, gráficos de resumen,
etc., son ejemplos de lo que podemos obtener al diseñar informes en una
base de datos de Access.
Un informe presenta una serie de controles, de forma parecida a un
formulario. Hay controles que sirven para mejorar el aspecto del
informe (líneas, imágenes, etiquetas) y otros que presentan los datos de
las tablas y consultas de la base de datos.
Los informes aparecen en el apartado correspondiente del Panel de
navegación.
De manera similar a lo que ocurre con los formularios, desde la
ficha Crear de la Cinta de Opciones, en el grupo de comandos
Informes dispones de varios botones para crear informes.
Así, crea automáticamente un informe con los datos de la
tabla o consulta que tengas seleccionada en ese momento en el Panel de
navegación.
Los botones e crean nuevos informes en blanco, en
la vista Diseño y Presentación, respectivamente, dispuestos para
insertar campos y controles.
Por otra parte, también disponemos de un asistente para informes
con el botón , que nos guía en distintos pasos básicos de la creación
del informe y permite crearlo más fácilmente.
La estructura de los informes es parecida a la de los formularios,
por lo que muchas de las cosas que conoces de los formularios te serán
útiles ahora al trabajar con informes.
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Aunque crees el informe automáticamente o desde el asistente,
siempre podrás trabajar en su vista Diseño para modificarlo y conseguir
el resultado deseado, como vimos con los formularios.
2. ASISTENTES PARA INFORMES
l crear informes, debes elegir un origen de datos apropiado.
Así, si los datos que muestra el informe proceden de una sola
tabla, deberás seleccionarla como origen de datos, pero, si los datos
provienen de más de una tabla, tendrás que utilizar una consulta que
hayas preparado.
Veamos cómo se utiliza el asistente para informes, al que se accede
desde el botón Asistente para informes .
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Como siempre, lo primero será seleccionar la tabla o consulta y los
campos cuya información queremos mostrar en el informe. Fíjate que, si
el origen de datos es una consulta, posiblemente elijamos campos de
distintas tablas.
En el siguiente paso se indica cómo agrupar la información. De
esta forma, podremos realizar cálculos de subtotales sobre los registros,
agrupados de la forma que indiquemos.
Por ejemplo, en la siguiente imagen, debes entender que los
registros que se muestren en el informe se agruparán según el código
del libro y, dentro de éste, según la fecha de venta (por meses).
Para nuestro informe, nuestra intención es que el agrupamiento
muestre las ventas por semanas, así que tendremos que cambiar la
distribución. Para ello:
Pulsaremos el botón Prioridad , de forma que subamos el
campo Fecha al primer nivel de agrupamiento.
Pulsaremos en el botón Opciones de agrupamiento y, en la lista
Intervalos de agrupamiento del campo Fecha, seleccionaremos la
opción Semana.
Con los botones de Prioridad puedes aumentar o
disminuir la prioridad, es decir, la posición, del campo seleccionado en
el esquema de la parte derecha (el campo seleccionado se muestra en
negrita).
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Siguiendo el asistente, podrás indicar el orden en que quieres que
aparezca cada uno de los registros dentro de un determinado grupo.
En este paso del asistente, desde el cuadro que aparece al
pulsar el botón Opciones de resumen puedes indicar si
quieres que la información se resuma en el informe, es decir,
que se calculen totales respecto de algunos de los campos que
aparecerán en el detalle del informe: suma, promedio,
mínimo y máximo.
Seguidamente elegirás la Distribución, que representa la forma
como se representarán los datos en el informe.
Finalmente debes elegir el nombre del informe.
Como puedes ver, muchas de las opciones del asistente para
informes coinciden con las del asistente para formularios.
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3. MODOS DE VISTA
n informe tiene varios modos de vista o presentación:
Vista Diseño: se utiliza para crear el diseño del informe o para
modificar el diseño de uno existente.
Vista Presentación: muestra el informe con los datos que
aparecerán al imprimirlo, pero también permite realizar cambios
sobre él.
Vista Informes: es la vista predeterminada, que aparece al hacer
doble clic en el informe en el Panel de navegación. Se muestra
el informe en una ventana, permitiendo copiar datos y aplicar
filtros.
Vista Preliminar: muestra el informe tal como aparecerá al ser
impreso en papel.
Puedes cambiar de modo de vista desde los
botones de vista de la parte inferior
derecha o desde el menú del botón Ver , en la
Cinta de opciones. Si quieres comprobar el tipo o
tamaño de la letra utilizada y el diseño general de un
informe mientras estás diseñándolo, mientras
aparecen los datos que se van a visualizar, utiliza la
Vista Presentación.
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Aunque en la Vista Presentación no disponemos de tantas
opciones para modificar el informe como en la Vista Diseño, puede ser
útil para realizar cambios básicos en el tipo de letra, tamaño, posición de
los campos, etc., ya que vemos el resultado sobre los datos.
De todas formas, recuerda que los cambios que puedes hacer en la
Vista Presentación, también se pueden realizar desde la Vista Diseño,
además de otros más avanzados, que suele ser la más utilizada para
crear el informe.
Desde los distintos botones y controles de la ficha Configurar
página de la Cinta de opciones puedes establecer opciones a tener en
cuenta a la hora de imprimir el informe en papel: tamaño del panel,
orientación, márgenes, etc.
Para evitar desajustes entre los informes de pantalla y los impresos
en el papel, asegúrate de que siempre se cumpla que la anchura del
informe más los márgenes izquierdo y derecho quepan en el tamaño del
papel utilizado.
De todas formas, para ver cómo queda la página impresa, lo mejor
suele ser utilizar la Vista preliminar para comprobarlo, a la que puedes
acceder desde el botón Vista preliminar (entre los botones de la
parte inferior derecha).
Desde el botón
se
abrirá un cua-
dro de diálogo
desde el que
puedes esta-
blecer todas
las opciones
de impresión.
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Si no se muestra todo el contenido del informe en la página de
papel, puedes modificar los márgenes para conseguirlo o modificar la
posición de los campos.
En esta vista disponemos, en la esquina inferior izquierda, de unos
botones con los que podremos recorrer las páginas del informe.
También podemos ir a una página determinada indicando su
número o ir a la primera página, a la anterior, a la siguiente o a la última
pulsando los botones correspondientes.
Los informes se pueden exportar a distintos formatos, por ejemplo,
para analizar los datos desde otros programas o, simplemente, para
guardarlos o compartirlos en otro formato. Por ejemplo, con el botón
podrás obtener el informe en un formato PDF o XPS,
formatos fáciles de imprimir y compartir, sin que te permita modificar
fácilmente su formato.
Desde el botón
puedes seleccionar otras
opciones de exportación. Por
ejemplo, con la opción
Word crearás un archivo de
texto enriquecido (RTF) con el
contenido del informe, y HTML.
También pue-
des exportar
los informes
y los otros
objetos de
una base de
datos (tablas,
consultas, etc.)
desde el menú
contextual de
estos objetos,
en el Panel de
navegación,
seleccionando
la opción co-
rrespondiente
del submenú
Exportar.
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4. DISEÑO DE INFORMES
o más común a la hora de crear y modificar informes es
hacerlo en su vista Diseño. Ya que la forma de creación es
prácticamente igual que para crear los formularios, únicamente
realizaremos un breve repaso.
Toda la información que aparece en un informe se crea mediante
controles. Hay tres tipos de controles: dependientes, independientes y
calculados.
Controles dependientes: el origen de datos es un campo de una
tabla o consulta. Normalmente muestran valores de la base de
datos.
Controles independientes: no tienen origen de datos. Se utilizan
para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes no
vinculadas a un campo de la base de datos.
Controles calculados: el origen de datos es una expresión.
Tras crear el informe (desde el asistente o manualmente), puedes
ajustar el tamaño y la posición de los controles seleccionándolos y
arrastrándolos con el ratón, además de utilizar los ya conocidos
comandos de edición cortar, copiar y pegar.
Como siempre, puedes acceder al panel de Propiedades para
modificar el aspecto o cualquier otra característica de los controles.
Recuerda que Access muestra en la barra de estado información de
la propiedad seleccionada. Ésta es una forma rápida y fácil de ir
conociendo las propiedades de un control.
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Por ejemplo, si un campo contiene valores que pueden llegar a ser
muy largos, es conveniente establecer la propiedad Autoextensible del
control al valor Sí.
De esta forma, si el valor no cabe en la longitud que hemos
establecido para dicho campo en el informe, el campo "crecerá" en
vertical para adaptarse al contenido.
Por otra parte, para que los campos con valores nulos no aparezcan
en blanco en los informes, debes fijar la propiedad Autocomprimible
del cuadro de texto a Sí.
En la propiedad Ocultar replicados puedes indicar que en un
cuadro de texto se oculte el valor contenido en él cuando sea igual al
registro anterior.
El trabajo en la vista Diseño de un informe es exactamente igual
que en caso de los formularios. Así, si quieres añadir algún control, no
tienes más que seleccionarlo en el grupo de comandos Controles de la
Cinta de opciones y dibujarlo en el informe.
5. SECCIONES DE UN INFORME
n los informes se puede disponer de hasta siete tipos diferentes
de secciones. Cada una de ellas tiene un propósito específico y
se imprime en un determinado orden en pantalla y en el papel.
Encabezado del informe: figura sólo una vez al principio del
informe. Esta sección se imprime antes que el encabezado de
página de la primera página del informe y es el lugar ideal para
incluir el logotipo de la empresa o la fecha en que se imprime el
informe.
Encabezado de página: aparece en la parte superior de cada
página del informe. Suele utilizarse para mostrar los títulos de
las columnas o campos de información que muestra el informe.
Sección Detalle: presenta el cuerpo principal del informe. Los
controles de esta sección se repiten para cada registro de la base
de datos.
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Pie de página: aparece al final de cada página, por lo que es el
lugar adecuado para incluir el número de página.
Pie del informe: muestra información una sola vez al final del
informe (pero antes del pie de página de la última página). Se
usa normalmente para presentar totales.
Si además agrupamos la información, podremos añadir dos
secciones más:
Encabezado de grupo: aparece al principio de un grupo de
registros. Se suele utilizar para mostrar nombres de grupo.
Pie de grupo: aparece al final de un grupo de registros.
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Desde el grupo de comandos Agrupación y totales puedes crear
los distintos grupos y establecer algunas de sus propiedades. Veremos
con detenimiento esta característica más adelante.
Como en el caso de los formularios,
puedes ajustar el tamaño de cada una de las
secciones y establecer sus propiedades.
Desde el grupo de comandos Tamaño y
orden, desplegando la opción Tamaño y
espacio se puede establecer la visualización de
otros elementos relativos al diseño del informe,
como son la Cuadrícula y las Reglas .
Si pulsas con el botón derecho sobre
cualquier parte libre del informe, también
puedes indicar si quieres que aparezcan o no el
Encabezado o pie de informe y el
Encabezado o pie de página del informe.
Si eliminamos una de estas
secciones desactivando estos
botones, Access nos informa de que
perderemos todos los controles
incluidos en ellas. Además, no es
posible deshacer esta acción.
Si lo que quieres es ocultar una sección, para que no se muestre en
el informe, asigna el valor No en su propiedad Visible o establece o
cero su alto.
Para ver las
propiedades
de una sec-
ción, haz doble
clic en su
encabezado o
selecciónalo y
pulsa el botón
.
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