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Alcaldía Municipal de San Salvador
Unidad de Desarrollo Institucional Departamento de Gestión de Calidad
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
(SGC)
AÑO 2011
Aprobado: Mediante Acuerdo Municipal deRef.:SO-040411-4.10
Fecha: 04 de abril de 2011
Elaborado por: Departamento de Gestión de Calidad
Vigencia: 04 abril 2011
2
II.. AAnntteecceeddeenntteess 33
IIII.. PPrrooppuueessttaa yy oobbjjeettiivvoo ddeell MMaannuuaall 33
IIIIII.. FFuunncciioonneess yy oobbjjeettiivvooss ddeell DDeeppaarrttaammeennttoo ddee GGeessttiióónn ddee CCaall iiddaadd 44
IIVV.. VViissiióónn,, MMiissiióónn yy CCoommpprroommiissoo ddee CCaalliiddaadd 55
VV.. PPoollííttiiccaa ddee GGeessttiióónn ddee CCaall iiddaadd 66
VVII.. PPrriinncciippiiooss yy CCrriitteerriiooss ddee AAppll iiccaacciióónn ddee llaa PPoollííttiiccaa ddee CCaalliiddaadd 77
VVIIII.. IInnssttrruummeennttooss ddeell SSiisstteemmaa ddee GGeessttiióónn ddee CCaall iiddaadd 88
VVIIIIII.. DDiissppoossiicciioonneess GGeenneerraalleess 99
IIXX.. RReessppoonnssaabblleess 1100
XX.. VViiggeenncciiaa yy ddiissppoossiicciioonneess ddee ccaarráácctteerr TTrraannssiittoorriioo 1100
XXII.. AAnneexxooss 1122
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
3
I. ANTECEDENTES:
En la Municipalidad de San Salvador, es la primera vez que se enuncia en el Plan
Estratégico Municipal 2009-2012, un Compromiso de Calidad y un proyecto de
Modernización Municipal, que este sustentado en la implantación de un Sistema
de Gestión de Calidad, en la Misión y la Visión de la gestión actual, el Alcalde y
Concejo asumen como propia la gestión de Calidad y empoderan a los servidores
públicos para que vivan a través del servicio municipal la Filosofía de Calidad,
orientando el mensaje a brindar servicios de primera categoría a los ciudadanos
de San Salvador. En tal sentido se ha encomendado a la Unidad de Desarrollo
Institucional, a través del Departamento de Gestión de Calidad, para que brinde el
apoyo técnico que viabilice el cumplimiento a la declaratoria de Calidad emitida
por el Sr. Alcalde y su Concejo, en todas las dependencias de la Municipalidad,
además de implementar herramientas técnicas que fortalezcan la comunicación y
el conocimiento de la normativa institucional, que permita a todas las Unidades
Organizativas dar fiel cumplimiento al Control Interno, gestionándolo a través de las
jefaturas indicadas en la estructura organizativa y aplicándolo en el
funcionamiento operativo y procedimientos de trabajo de las 85 Unidades
Organizativas de la Municipalidad de San Salvador. La socialización e
involucramiento de todos los servidores públicos en el levantamiento de los
procedimientos orientados a brindar Servicios de Calidad en la Municipalidad,
bajo la guía de las Jefaturas y el apoyo de los líderes de calidad de las Unidades
Organizativas, permitirá realizar un proceso de Modernización Municipal de gran
impacto al servicio del Ciudadano y particularmente a los Contribuyentes. Para tal
fin se han preparado instrumentos gerenciales de aplicación práctica los que
forman parte del siguiente manual.
II. PROPUESTA Y OBJETIVO DEL MANUAL
PROPUESTA:
La siguiente propuesta consiste en la implantación de un Sistema de Gestión de
Calidad para la Municipalidad de San Salvador en la cual se toma de base, el
proyecto estratégico: Revisión, Actualización y Simplificación de Procesos claves,
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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cuya meta considera en una primera etapa, la implantación por parte de las
Unidades Organizativas en forma gradual de un sistema de optimización de los
procesos claves, en cumplimiento a los compromisos establecidos en el Área
Estratégica Modernización Municipal (AE5), del Plan Estratégico de la Alcaldía
Municipal de San Salvador período 2009-2012.
OBJETIVO:
Contar en una 1ª. Etapa con el Sistema de Gestión de Calidad, implementado y
operando al servicio de la Administración Municipal,
que facilite el conocimiento y aplicación de la normativa institucional,
propiciando la modernización municipal a través de la mejora continua en los
servicios que se brindan a los Ciudadanos.
III. FUNCIONES Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD
A continuación se enumeran las principales funciones del departamento de
Gestión de Calidad:
· Planificar y ejecutar metas orientadas a resultados en cumplimiento a los
planes Estratégico y Operativo de la Municipalidad.
· Proponer e implantar sistemas y procedimientos a través de lineamientos
de calidad, que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad
los servicios a los contribuyentes.
· Coordinar el diseño e implantación de técnicas e instrumentos de calidad
que permitan la mejora en los procesos y procedimientos de los servicios
brindados por la Municipalidad.
· Brindar lineamientos, inducción y asesorías sobre gestión de calidad, a
todas las dependencias de la Municipalidad.
· Optimizar los procesos clave y apoyar el cambio cultural, con el objeto de
asegurar la mejora continua en la gestión Municipal.
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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Objetivo del Departamento de Gestión de Calidad
Asegurar el máximo de eficiencia y simplicidad en los procesos y procedimientos
ejecutados en la organización, bajo el marco legal y normativo de competencia
de la Municipalidad, orientados a brindar servicios de calidad a los capitalinos.
IV. MISION, VISION MUNICIPAL Y COMPROMISO DE CALIDAD
A través de un conjunto de herramientas técnicas y administrativas estandarizadas
y con enfoque de calidad se brindará el de apoyo, al cometido de gestión
expresados en la Misión, Visión y el Compromiso de Calidad declarado por el
señor Alcalde y Concejo Municipal, para la gestión municipal del período 2009-
.2012, así:
MMIISSIIOONN11 ““SSeerr uunn GGoobbiieerrnnoo MMuunniicciippaall rreeccttoorr ddeell ddeessaarrrroolllloo llooccaall,, ccoommpprroommeettiiddoo ccoonn eell bbiieenn ccoommúúnn yy llaa ssaattiissffaacccciióónn ddee llaass nneecceessiiddaaddeess ddee llaa cciiuuddaadd,, ggeenneerraannddoo bbiieenneessttaarr ssoocciiaall,, eeccoonnóómmiiccoo yy ccuullttuurraall aa ssuuss hhaabbiittaanntteess,, ccoonn ffuunncciioonnaarriiooss aatteennttooss yy ccaalliiffiiccaaddooss ooffrreecciieennddoo sseerrvviicciiooss áággiilleess,, ooppoorrttuunnooss yy ddee ccaalliiddaadd””
VVIISSIIOONN22 ““SSaann SSaallvvaaddoorr uunnaa cciiuuddaadd ccaappiittaall lliimmppiiaa,, oorrddeennaaddaa,, sseegguurraa,, ccoommppeettiittiivvaa yy mmooddeerrnnaa,, ccoonn hhaabbiittaanntteess ccoommpprroommeettiiddooss yy eenn pplleennoo eejjeerrcciicciioo ddee ssuu cciiuuddaaddaannííaa..””
La calidad es un principio fundamental para brindar servicios de primera
categoría, para esto la Municipalidad de San Salvador debe de estar equipada
con las mejores técnicas para lograrlo y dar cumplimiento y poder dar
cumplimiento a la Misión, Visión bajo el marco del Compromiso de Calidad el cual
considera lo siguiente:
1 Plan Estratégico Municipal 2009-2012 – Alcaldía Municipal de San Salvador 2 Plan Estratégico Municipal 2009-2012 – Alcaldía Municipal de San Salvador
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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COMPROMISO DE CALIDAD 3
“En la Alcaldía Municipal de San Salvador, nuestro compromiso es con el
ciudadano del Municipio; se basa en la calidez, eficiencia y en la garantía del
estricto cumplimiento con los estándares de servicios que deberán de ser del
conocimiento de los contribuyentes.
Siendo nuestra misión servir al ciudadano, buscaremos agilización de los procesos
y la mejora continua.
Para lograrlo desarrollaremos herramientas de gestión, las cuales estarán
sustentadas en TRES Ejes:
Limpieza Orden Seguridad
Adicional a éstos, se incorporan otros temas de atención al capitalino, así como
de fortalecimiento institucional que son de trascendencia del quehacer de la
municipalidad”.
Con el objeto de cumplir con este mandato estratégico, se ha elaborado la
siguiente herramienta de cambio institucional, orientado a la implantación del
Sistema de Gestión de Calidad de la AMSS.
V. POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD: estará orientada a implementar un Sistema de Gestión de Calidad, que oriente la gestión de la Municipalidad de San Salvador, a ofrecer servicios de primera categoría, a través del desarrollo de instrumentos de trabajo, que determinen las actividades a fin de que los servidores públicos municipales, hagan lo que tienen que hacer, bien hecho, a fin de brindarle satisfacción al Ciudadano de San Salvador.
3 Plan Estratégico Municipal 2009-2012 – Alcaldía Municipal de San Salvador
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VI PRINCIPIOS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE
CALIDAD:
Para hacer lo que se tiene que hacer, se deberán de aplicar los siguientes pasos:
1. Determinación de las actividades 2. Conocimiento de los requisitos a cumplir 3. Adiestramiento sobre esos requisitos 4. Cumplimiento estricto de esos requisitos
Si se conocen los requisitos no se necesita supervisión, ya que se sabe qué hacer, cada uno hará bien lo que tiene que hacer, bajo principios y lineamientos de calidad, los cuales se detallan a continuación:
Principios de Calidad
1. Enfoque al Cliente: Identificar las características cómo y quien hace esto? con las que el cliente identifica la Calidad y hacer que los productos y servicios cumplan con estas.
2. Prevención. Aplicando la prevención los procedimientos deben de cumplir con la normativa institucional y requisitos a cubrir para su correcta aplicación.
3. Planeación como herramienta para garantizar los resultados esperados.
4. Medición: lo que no se mide no se mejora, conocimiento constante medido a través de los resultados obtenidos.
5. Pensamiento Sistémico: Enfoque que integra un conjunto de elementos que tienen un propósito común y están relacionados entre sí.
6. Trabajo en Equipo: Participación e involucramiento de personal a todos los niveles de la organización.
7. Mejora Continua: acompañamiento de cambios constantes para la mejora de los productos y servicios a fin de atender las necesidades de los clientes.
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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Criterios para la aplicación de la política de calidad:
· Se define como procedimiento a la sucesión o conjunto de pasos
relacionados que indican la forma de cumplir con una tarea en forma
lógica y secuencial, en el cual se indica: el como hacerlo, que hacer y a
quien es el responsable del desarrollo de cada paso.
· Al finalizar los pasos de un procedimiento nos debe de llevar a obtener un
resultado, el cual debe de centrarse al contribuyente/ciudadano/cliente.
· Los procedimientos se levantarán por área de responsabilidad, con el
objeto de establecer los puntos de control y facilitar la mejora continua de
los mismos.
· Actualizar/simplificar o crear nuevos procedimientos de acuerdo a la
estructura organizativa y de funciones aprobada en el Manual de
Organización y Funciones (MOF).
· Los documentos contenidos en el Sistema de Gestión de Calidad
(procedimientos, reglamentos, lineamientos, acuerdos, normas, políticas,
instructivos, etc.), que se elaboren, actualicen o simplifiquen, deberán de
estar apegados a la normativa vigente que le aplica a la Municipalidad
de San Salvador.
· La elaboración de los documentos deberán de considerar los
procedimientos o lineamientos consignados en el Sistema de Gestión de
Calidad para tal fin y ser retomados por las Unidades Organizativas de la
Municipalidad de San Salvador, para lo cual se contará con el apoyo
técnico (inducción y asesoría) del Departamento de Gestión de Calidad.
VII. INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Por medio del Sistema de Gestión de Calidad se implementarán los siguientes
instrumentos de trabajo:
· Herramientas técnicas con apoyo de aplicaciones informáticas para el
registro y visualización de los procedimientos de trabajo para cualquier
Unidad Organizativa de la AMSS.
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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· Herramientas técnicas para el control y mejora de los procedimientos, a
través de la inducción y asesoría sobre el levantamiento de los
procedimientos.
· Soporte técnico y administrativo orientado a brindar información de apoyo
a la gestión gerencial a través de la consolidación de la normativa vigente
y los procesos de trabajo continuos e interrelacionados realizados por el
Concejo Municipal, Juntas Directivas, Jefaturas de unidades organizativas y
demás servidores públicos, contando éstos con acceso oportuno a dicha
información.
Los instrumentos en referencia se encuentran incorporados en el apartado de
Anexos así:
· Formularios
1) SGC – 001
2) SGC – 002
· Procedimientos
1) PRO PRO -001 Levantamiento de Procedimientos en unidades de la AMSS
2) PRO GC - 002 Publicación de Procedimiento en Sistema de Gestión de
Calidad
3) Pro MOF - 003 Modificación al Manual de Organización y Funciones (MOF)
· Lineamiento
General para la elaboración y actualización del Manual de Organización y
Funciones (MOF)
VIII. DISPOSICIONES GENERALES
Se exhorta a todas las dependencias de la Municipalidad a dar fiel cumplimiento
a los lineamientos y criterios para la aplicación de la política de calidad,
contenidos en el presente Manual, a fin de garantizar el establecimiento y
aplicación de la normativa de control interno y que a la vez se propicie un
ambiente de trabajo en equipo y cooperación orientando los esfuerzos al
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cumplimiento de objetivos y metas, bajo el marco de la responsabilidad y la
transparencia.
IX. RESPONSABLES
La aplicación de las medidas expuestas anteriormente, será responsabilidad de
cada jefatura de las dependencias de la estructura organizativa institucional.
X. VIGENCIA
El presente manual tendrá vigencia desde el día de su aprobación por el Concejo
Municipal. Se aplicará una transitoriedad de 2 años para la aplicación de los
lineamientos de Calidad contenidos en el presente Manual.
XI. TRANSITORIO
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE ACTUALIZACIÓN, SIMPLIFICACIÓN Y
LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS:
Se ha programado mejorar de manera controlada, sistemática y permanente la
simplificación de los procedimientos de trabajo, considerando que la mejora de
los procesos se iniciaría pasando de una gestión intuitiva o personalista a una
estandarizada haciéndose más transparentes.
Considerando que el objetivo del Departamento de Gestión de Calidad, es la
actualización, creación y simplificación de los procedimientos de trabajo de la
Alcaldía Municipal, proceso que requiere de contar con las herramientas técnicas
necesarias para el cambio cultural en la forma de realizar las actividades de
trabajo, siendo necesario hacer eventos de sensibilización para brindar las nuevas
herramientas técnicas para la mejora del procedimiento el cual debe de
enfocarse a la obtención, de resultados tangibles para los contribuyentes y
ciudadanos que sean entregados con calidad y en forma oportuna.
Estrategia No. 1; actualización, simplificación y creación de procedimientos se
propone su ejecución en 3 etapas así:
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En la primera etapa se brindará la inducción y el acompañamiento técnico en la
actualización de procesos/procedimientos claves, sustantivos, así como en el
levantamiento de Procedimientos de 9 Unidades Organizativas que no tienen
procedimientos.
1. Unidad de Asuntos Estratégicos
2. Unidad Centralizada de atención al contribuyente
3. Proyectos Especiales
4. Departamento de Soporte Administrativo (Unidad de Comunicación Social)
5. Unidad Ejecutora de Proyectos Comunitarios y Mitigación de Riesgos
6. Unidad de Desarrollo Institucional
7. Departamento de Planificación
8. Sub-gerencia de Ingresos
9. Sub-gerencia de Catastro
Segunda Etapa - Procedimientos de Procesos Claves y Sustantivos (Marzo-
Septiembre 2011)
Tercera Etapa - Actualización de procedimientos operativos de la AMSS
(Octubre - Diciembre 2011)
Estrategia No. 2; Creación y habilitación de un Sistema de Gestión de Calidad
mecanizado (Intranet) en el cual puedan ser consultados, los procedimientos de
línea base de las Unidades Organizativas en forma directa por las jefaturas y
empleados municipales.
Estrategia No. 3; Establecer una pirámide documental accesible a través de la
intranet, que permita socializar en una primera etapa la normativa institucional.
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AA.. FFoorrmmuullaarriiooss
BB.. PPrroocceeddiimmiieennttooss
CC.. LLiinneeaammiieennttooss
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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA AMSS
FORMULARIO DGC- 001 REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)
No. Modificaciones
NOTA: Este formulario registra el control de cambios de un documento, al completarlo genera un cambio de versión del documento. Se requiere que el mismo forme parte del documento modificado y se coloque en un lugar visible del mismo.
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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD
CODIGO :PRO - EDICION :001 FECHA : No. de Pág: 1 de 1
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA AMSS
Formulario – SGC 002 MANUAL DE PROCEDIMIENTO
1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad:
3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA:
4. PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado: Técnico de Gestión de la Calidad
5. ANEXOS (Este apartado se incluye, únicamente cuando el procedimiento requiera de documentos o formatos para su aplicación) 6. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)
No. Modificaciones 01 02
FFaavvoorr lllleennaarr ccoonn ttiippoo ddee lleettrraa;; CCeennttuurryy GGootthhiicc ttaammaaññoo 1111
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Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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GUÍA PARA ELABORAR EL ENCABEZADO DE LOS PROCEDIMIENTOS:
1. En el Campo “CÓDIGO” se colocarán las letras PRO seguidas de un guión y el código de la unidad organizativa ver listado de códigos. En aquellos casos en los que no aparece el nombre en el listado, colocar el código de la Unidad Organizativa primaria de la cual depende y a continuación separado por un guión colocar las siglas de la Unidad Organizativa dueña del procedimiento.
2. En el Campo “Edición” se colocará el número correlativo de los procedimientos iniciando con el 001, este cambia únicamente cuando se efectúe una modificación al procedimiento.
3. En el Campo “FECHA” se colocará la fecha en la que se autoriza el procedimiento.
4. El número de página es el foliado de las páginas que se efectuará en el siguiente formato iniciando con “1 de 1” hasta “1 de x”.
En el siguiente ejemplo se presenta un modelo de encabezado para un procedimiento del Departamento de Gestión de Calidad
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CODIGO : PRO - DGC EDICION : 001 FECHA : 02/02/2011 No. de Pág: 1 de 3
LISTADO DE CÓDIGOS 1. Concejo Municipal CMP
Secretaría Municipal SMP Auditoría Interna AIN Unidad Ambiental UAM Sindicatura SND
Gerencia Legal GLG Subgerencia Legal SGL
PROMOCULTURA PRM IMDER IMD Centro de Formación Laboral CFL Dirección de Cementerios DCM
Dirección Municipal p/la Gestión Sustentable de Desechos Sólidos DDS
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2. Alcalde Municipal AMN Cuerpo de Agentes Metropolitanos (CAM) CAM
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) UAC Delegación Contravencional DCN Unidades de Staff Unidad de Asuntos Estratégicos UAE Proyectos Especiales PES Convivencia, Mediación y Seguridad CMS Unidad de Comunicación Social UCS
3. Dirección General de Desarrollo Municipal: DDM Gerencia de Desarrollo Social GDS
Sub Gerencia de Participación Ciudadana SPC Departamento de Promoción de Salud (Clínicas y CDI’S) DPS Departamento Municipal de la Mujer, Niñez y Familia MNF Departamento de Protección Civil DPC Departamento de Programas para Jóvenes DPJ Departamento de Organización y Participación Ciudadana OPC
Delegación Distrital I DISI Delegación Distrital II DISII Delegación Distrital III DISIII Delegación Distrital IV DISIV Delegación Distrital V DISV Delegación Distrital VI DISVI Unidad de Revitalización del Centro Histórico UCH
3 Gerencia de Desarrollo Urbano GDU
Sub Gerencia de Servicios Urbanos SSU Departamento de Diseño y Supervisión de Obra Civil DSO Departamento de Ejecución de Proyectos Municipales EPM Departamento de Mantenimiento Vial DMV
Departamento de Alumbrado Público DAP Departamento de Parques y Plazas DPP Departamento de Talleres DTL Sub Gerencia de Urbanismo SGU Departamento de Planificación y Gestión Urbana PGU Departamento de Control Urbano DCU Departamento de Sistema de Información Urbanística SIF Unidad Ejecutora de Proyectos Estratégicos (UEPE) EPE Unidad Ejecutora/Proyectos Comunitarios y Mitig. de Riesgos EPC Gerencia de Mercados GMR
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4. Dirección General de Administración y Finanzas DAF Gerencia de Administración GAD
Sub Gerencia de Registros y Servicios a los Ciudadanos SRS Departamento del Registro del Estado Familiar REF
Departamento de Identificación de Personas DIP Depto. de Licencias, Matrículas y Permisos LMP Departamento de Tiangue, Rastro y Técnicas de Inspección Sanitaria de Carnes TRI Sub Gerencia de Gestión de Recursos y Servicios SRS Departamento de Transporte DTR Departamento de Taller Automotriz DTA Departamento de Control de Bienes DCB Departamento de Almacén General DAG Departamento de Servicios Generales DSG Sub Gerencia de Gestión de Recursos Humanos SRH Departamento de Administración de Personal DAP Departamento de Gestión de Personal DGP Departamento de Capacitación DCA
4.2 Gerencia Financiera GFI Sub Gerencia Financiera SGF Departamento de Tesorería DTE Departamento de Contabilidad DCO Departamento de Presupuesto DPR Sub Gerencia de Ingresos SGI Departamento de Fiscalización DFI Departamento de Recaudación DRE Departamento de Impuestos DIM Departamento de Actualización Catastral DAC Departamento de Sistemas Catastrales DSC
Unidades de Staff
Unidad de Desarrollo Institucional UDI Departamento de Planificación DPL Departamento de Gestión de Calidad DGC Departamento de Sistemas Institucional DSI Unidad de Cooperación Externa UCE
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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD
CODIGO :PRO PRO-001 EDICION :001 FECHA :30.11.10 No. de Pág:1 de 5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS EN UNIDADES DE LA AMSS
2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: Departamento de Gestión de Calidad Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: Unidad de Desarrollo Institucional
3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA: Art. 22 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.
4. PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Jefatura de la Unidad Organizativa que requiere la elaboración, actualización o la simplificación de un procedimiento
01 Envía memorándum a Jefatura del Departamento de Gestión de Calidad, solicitando asesoría/inducción o remitiendo la propuesta de procedimiento
Jefatura del Departamento de Gestión de Calidad 02
Revisa solicitud y delega a técnico del Departamento que brindará la inducción y/o asesoría técnica.
Técnico de Gestión de la Calidad 03
Elabora comunicación a la Unidad Organizativa que solicita asesoría, indicando fecha, lugar y hora en que se efectuará la inducción y nombre de responsable de la misma.
Jefatura del Departamento de Gestión de Calidad 04
Firma nota de Comunicación a Unidad Organizativa
Técnico de Gestión de la Calidad 05
Verifica remisión de nota y prepara logística y material (digital y escrito) para proporcionar la inducción, en caso de no requerir inducción se evacuarán las consultas vía telefónica o a través de correo electrónico.
Técnico de Gestión de la Calidad 06
Se presenta a la Unidad Organizativa, solicitante para facilitar la inducción o asesoría para elaboración de procedimiento
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RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Jefatura de la Unidad Organizativa solicitante 07
Coordina internamente el levantamiento de los procedimientos de la Unidad Organizativa
Encargado de Levantamiento de Procedimientos 08
Elabora el o los procedimientos
Responsable del procedimiento 09
Remite vía electrónica el procedimiento para revisión del Técnico en Gestión de Calidad
Técnico de Gestión de la Calidad 10
a) Revisa y otorga Vo.Bo a procedimiento, sigue paso No. 13
b) Revisa y señala observaciones, sigue paso No. 11
Técnico de Gestión de la Calidad
11 Hace las observaciones por escrito y proporciona asesoría para superar lo observado.
Encargado de Levantamiento de Procedimientos 12
Efectúa las correcciones correspondientes, firma los procedimientos (de elaborado),
Encargado de Levantamiento de Procedimientos 13
Tramita las firmas de revisado (Jefe Inmediato) y autorizado (Gerente o Jefe de Unidad) remite el procedimiento aprobado al Departamento de Gestión de Calidad.
Técnico de Gestión de la Calidad 14
Revisa y firma y traslada el procedimiento físico a la Secretaría del Depto. para su archivo y en PDF al Técnico de Gestión de la Calidad
Técnico de Gestión de la Calidad 15
Informa a los responsables de elaborar y autorizar el procedimiento que el mismo ha sido ha sido incorporado al Sistema de Gestión de Calidad.
Técnico de Control de la Calidad 16
Incorpora el procedimiento en la carpeta correspondiente en el documento oficial (magnético y físico de la institución).
Técnico de Control de la Calidad 17
Informa vía electrónica a los responsables de elaborar y autorizar el procedimiento y a la Jefatura y al Técnico de la Calidad del DGC que el procedimiento ha sido publicado en el Sistema de Gestión de Calidad
Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado y Vo. Bo. : Técnico de Gestión de la Calidad
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6. ANEXOS Anexo 1: Formato de Manual de Procedimientos
ENCABEZADO
ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD
CODIGO : PRO-001 EDICION : 001 FECHA : aprobado No. de Pág: 1 de 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: (COLOCAR NOMBRE)
Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: (COLOCAR NOMBRE) 3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA PARA LA EMISIÓN DE ESTE PROCEDIMIENTO: (CODIGO MUNICIPAL, LEYES, ORDENANZAS, REGLAMENTOS, NORMAS, MANUALES, INSTRUCTIVOS, ACUERDOS, CIRCULARES Y DEMAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS)
4. PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE PASO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
01
02
03
04
05
Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado y Vo.Bo.: Técnico de Gestión de la Calidad
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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5. ANEXOS (ESTE APARTADO SE INCLUYE, UNICAMENTE CUANDO EL PROCEDIMIENTO REQUIERA DE
DOCUMENTOS O FORMATOS PARA SU APLICACIÓN) Anexo 1: Ejemplo: Lineamientos formulación del POA
Anexo 2: Formato de Formulación del POA Anexo: 1
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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Anexo 2
DIRECCION/GERENCIA/UNIDAD/DEPARTAMENTO/DISTRITO: FORMATO No.1
Inicio Final E F M A M J J A S O N D
-
1,1
1,2
1,3
-
2,1
2,2
2,3
-
3,1
3,2
3,3
-
4,1
4,2
4,3
-
5,1
5,2
5,3
-
6,1
6,2
6,3
-
7,1
7,2
7,3
-
8,1
8,2
8,3
-
9,1
9,2
9,3
-$
8
7
5
Nombre y firma del Jefe del Departamento/Distrito
TOTAL PRESUPUESTO
Nombre y firma del Director / Gerente
9
4
6
3
1
2
ACTIVIDADES SUSTANTIVAS PARA CUMPLIR LA META (Máximo 3 Actividades
Sustantivas para cumplir cada Meta Operativa)
PROGRAMACIÓN MENSUAL DE METAS
Uunidad de Medida
Fecha Recursos Us$ 2011Trim 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4
TOTAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR
UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONALDEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
FORMULACION METAS OPERATIVAS 2011
OBJETIVO DE LA UNIDAD:
No. Descripción de la Meta Cantidad Física
6. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)
No. Modificaciones 01 Ejemplo : Se modifica el apartado 3 Marco Legal 02 Ejemplo: Se modifica el apartado 4 responsable así:
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD
CODIGO : PRO SGC-02 EDICION : 001 FECHA : 30.11.10 No. de Pág:1 de 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
3. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PUBLICACION DE PROCEDIMIENTO EN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: Departamento de Gestión de Calidad Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: Unidad de Desarrollo Institucional
3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA: Art. 22 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.
4. PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Jefe del Departamento de Gestión de Calidad 01
Recibe procedimiento debidamente aprobado se registra en el cuadro de control anexo a este procedimiento y margina a Técnico de Gestión de la Calidad.
Técnico en Gestión de la Calidad 02
Revisa y firma, convierte a formato Acrobat Reader (conversión con restricción de modificación e impresión ) y remite al Técnico de Control de Calidad
Técnico de Control de la Calidad 03
Incorpora de inmediato, el procedimiento en el árbol organizativo de registro de procedimientos
Técnico de Control de la Calidad 04
Remite en forma oportuna, correo a: Responsable del Procedimiento, Jefe de Unidad Organizativa, Jefe de la UDI, Jefatura de Gestión de Calidad y Técnico de Calidad. indicando que se ha ingresado el procedimiento al Sistema de Gestión de Calidad
Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado: Técnico de Gestión de la Calidad
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5. ANEXOS: Registro de control de modificaciones/actualización o levantamiento de procedimientos.
Alcaldía Municipal de San Salvador
Nombre:Control Actualización de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad
Ord. Ext.
Referencia; FORMULARIO SGC -003
Página No.
Edición.01
No. Fecha Acuerdo No.Tipo de Documento SESIÓN Asunto del AcuerdoFecha de Sesión
6. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)
No. Modificaciones
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ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO : PRO MOF: 03 EDICIÓN : 001 FECHA : 01/ENE/2011 No. de Pág.: 1 de 7
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Ámbito de Competencia: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: colocar nombre de la Unidad Responsable del Procedimiento Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: colocar denominación
2. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA: Artículos 19, 21 y 43 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.
3. PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración
01 Solicita asesoría técnica al Departamento de Gestión de Calidad para elaborar la propuesta de modificación del MOF
Departamento de Gestión de Calidad 02
Brinda la asesoría a la unidad responsable
Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración
03 Elabora propuesta de modificación y la presenta a la jefatura inmediata superior para su aprobación y a su vez deberá ser entregada al Director(a) General de Administración y Finanzas ó a la Director(a) General de Desarrollo Municipal y Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo, según corresponda la posición jerárquica de la dependencia, dentro de la estructura organizativa municipal. Si no requiere la aprobación financiera continúa en el paso No. 07
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RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Director(a) General de Administración y Finanzas, Director(a) General de Desarrollo Municipal, Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo
04 Envía la propuesta de modificación a la Gerencia Financiera para consultar la factibilidad económica de la misma, ejemplo de modificación: cuando se crea una unidad, se requieren más plazas o se cambia el estatus de la misma, etc.
Gerencia Financiera 05
Remite nota de respuesta a la dependencia solicitante sobre la factibilidad indicando si es procedente o no realizar la modificación
Director(a) General de Administración y Finanzas, Director(a) General de Desarrollo Municipal, Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo
06 Obtiene la respuesta de factibilidad
a) SI es factible la Modificación, remite la propuesta a la Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos solicitando Visto Bueno de la propuesta
b) Si NO se obtiene el Visto Bueno: termina el procedimiento
Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos 07
Remite a la Dirección/Jefe de Unidad dependiente del Alcalde y su Concejo, el Visto Bueno considerando la normativa de Recursos Humanos y los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF)
Director(a) General de Administración y Finanzas, Director(a) General de Desarrollo Municipal, Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo
08 Comunica a dependencia interesada el Visto Bueno y solicita que prepare el ejemplar de la propuesta de modificativa del Manuel Específico de Organización y Funciones, para aval del Departamento de Gestión de Calidad
Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración
09 Remite ejemplar de propuesta de modificativa para aval del Departamento de Gestión de Calidad
Departamento de Gestión de Calidad 10
Remite Visto Bueno o aval a la dependencia interesada para proceder al trámite de aprobación del MOF específico
Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración
11 Entrega propuesta oficial validada a Director o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo
Director(a) General de Administración y Finanzas, Director(a) General de Desarrollo Municipal, Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo
12 Somete a aprobación del Concejo Municipal la propuesta de nueva organización o reestructuración, elaborada de acuerdo a los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF) y el formato anexo adjunto
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RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Concejo Municipal 13
Aprueba o deniega la propuesta de modificación del Manual Específico de Organización y Funciones de la dependencia interesada
Secretaría Municipal 14
Envía copia de la Resolución del Concejo Municipal a la Unidad Solicitante y al Departamento de Gestión de Calidad y demás unidades involucradas
Departamento de Gestión de Calidad 15
Actualiza y publica en el Sistema de Registro de Normativa interna de la AMSS
Elaborado: Revisado: Autorizó: Revisado: Técnico de Gestión de la Calidad
4. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados
registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición
anterior)
No. Modificaciones 01 Ejemplo: Incluir dentro de la estructura organizativa la unidad….. 02 Ejemplo: Se modifica dentro de las principales funciones las siguientes:…
Anexo 2
Guía y Modelo para elaborar Propuesta de Modificación del Manual de Organización y Funciones (MOF) · Unidad Orgánica: Se coloca en este apartado el organigrama específico y el nombre de las unidades orgánicas, entendiéndose por tales aquellas unidades con carácter estable, objetivos claros y recursos específicos. Para facilitar el seguimiento de la descripción de las unidades, se identifica cada una de ellas mediante un código que figura en la parte superior derecha de la primera página de cada ficha descriptiva. Para cada área, se describe inicialmente la unidad orgánica principal y, a continuación, las unidades que dependen de ella. · Unidades dependientes: Se listan en este apartado las unidades que jerárquicamente dependerían de la Unidad Orgánica descrita manteniendo los objetivos comunes.
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· Unidad superior: Aquí se menciona la unidad inmediatamente superior de la que dependería la Unidad Orgánica descrita. · Objetivo: Se expone en este apartado el objetivo fundamental al que está dirigido el trabajo de la Unidad Orgánica. · Principales Funciones: Se enumeran y describen brevemente aquellas funciones que constituyen las actividades básicas a realizar por la Unidad Orgánica para la consecución de sus objetivos propuestos. · Identificación del cargo: Se describen los datos fundamentales que identifican las características del puesto que ocupa el responsable de la unidad indicándose en cada caso los siguientes aspectos: denominación del puesto, nombre del departamento, área o unidad al que pertenece, unidad de la que depende jerárquicamente y dimensión de la unidad descrita (es decir, descripción de las unidades que dependen jerárquicamente de la misma ya sea en línea o staff. · Relaciones externas con terceros: Descripción de las relaciones que se producen de forma habitual entre la unidad descrita y terceros ajenos a la estructura de la organización. · Sistemas de reporte y control: Enumeración, en su caso, de los mecanismos de reporte de información y control de actividades existentes en la unidad. NOTA: El texto de esta propuesta de modificación debe ser elaborado con las siguientes especificaciones: Márgenes: Superior 2.5 cm., Inferior 2.5 cm., Izquierdo 3 cm., Derecho 2.25 cm. Tipo de Letra: Book Antiqua 11
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EJEMPLO: Departamento de Contabilidad
UNIDAD ORGÁNICA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD UNIDADES DEPENDIENTES: NINGUNA UNIDAD SUPERIOR: SUBGERENCIA FINANCIERA
I. Objetivo Mantener el control total de todos los movimientos contables que incrementen o disminuyan los recursos y obligaciones de la Municipalidad
II. Principales funciones · Registrar contablemente todas las transacciones de ingresos, gastos e inversiones de la
municipalidad de acuerdo a normas y procedimientos técnicos y contables, normas y principios de contabilidad gubernamental.
· Generar y presentar los Estados Financieros como resultado de todos los registros
contables en cada período contable, para la toma de decisiones de las autoridades del municipio.
· Mantener informados sobre la Gestión Financiera a las altas autoridades municipales. · Resguardar toda la documentación de respaldo de todas las transacciones financieras.
III. Identificación del cargo · Denominación: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad · Unidad Orgánica a la que pertenece: Departamento de Contabilidad · Dependencia: Subgerencia Financiera · Dimensión: De este puesto depende el personal técnico y administrativo del
departamento.
DEPARTAM ENTO DECONTABILIDAD
SUB GERENCIA FINANCIERA
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IV. Relaciones funcionales interdepartamentales · UACI: Emisión de Ordenes de Compra y Quedan. · DEPARTAMENTO DE TESORERÍA: Se recibe la documentación soporte pagada de
egresos (cheques), transferencias bancarias, etc. · DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES: Consumo de bodegas e informes de
bienes muebles. · DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO: Se recibe la documentación soporte de
egresos para devengar (para aprovisionar), información de Presupuesto Municipal y sus reformas.
V. Relaciones externas con terceros · MINISTERIO DE HACIENDA: Proporciona información de carácter administrativo y
financiero. · CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR: Para efectos de
fiscalización. · FIRMAS DE AUDITORÍA: Emisión de dictámenes de Auditoría. · PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS: confirmación de saldos. · SISTEMA FINANCIERO: Preparar información requerida.
VI. Sistemas de reporte y control · Estados Financieros y reportes de informes presupuestarios que se generan como
resultado de toda la gestión contable en el Departamento de Contabilidad de la Municipalidad.
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55..11.. LLIINNEEAAMMIIEENNTTOOSS PPAARRAA EELLAABBOORRAARR YY AACCTTUUAALLIIZZAARR EELL MMAANNUUAALL DDEE OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN YY FFUUNNCCIIOONNEESS 1. Definición:
El Manual de Organización y Funciones es un documento que contiene información
detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación,
organización, objetivo, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades
administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene
organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.
2. Objetivo del Manual de Organización y Funciones:
Proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y
funcionamiento de la unidad responsable, como una referencia obligada para lograr el
aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.
3. Objetivo de los Lineamientos para elaboración del Manual de Organización y
Funciones:
Proporcionar a todas las dependencias de la Administración Pública Municipal, los
elementos técnicos necesarios para la elaboración de Manuales de Organización y
Funciones, así como uniformar los criterios que permitan sistematizar la información
contenida en los mismos.
4. Tipos de Manuales y Ámbito de Aplicación:
Para efectos de los presentes lineamientos, a continuación se define qué es un Manual
General de Organización y un Manual Específico de Organización y Funciones:
Manual General de Organización y Funciones.- Documento que es producto de la
planeación Organizacional y abarca toda las Dependencias que conforman la Estructura
organizacional, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional,
refleja el objetivo y funciones de las unidades administrativas que la componen.
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Manual Específico de Organización y Funciones.- Documento que es producto de la
planeación organizacional y abarca sólo una Unidad Administrativa, indicando la
organización formal y definiendo su estructura funcional, refleja la totalidad de órganos
que componen la estructura orgánica de la Unidad Administrativa.
Ámbito de Aplicación Se enuncia la normatividad relacionada con este instrumento:
Qué, de acuerdo a lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de
la Alcaldía Municipal de San Salvador, en el Art.19 que literalmente dice “El Concejo
Municipal, Juntas Directivas, Gerencias, Directores, Jefaturas y empleados, serán
administrativamente responsables de sus funciones ante una sola autoridad; además
definirá claramente y por escrito sus líneas de autoridad por medio del Manual de
Organización y Funciones y Descriptor de Puestos, Reglamento Interno de Trabajo y
Acuerdos de Concejo…”, así como lo indicado en el Art. 21 que expresa “ El Concejo
Municipal, establecerá en el Manual de Organización y Funciones y Descriptor de Puestos,
en forma clara, las funciones de cada cargo y las responsabilidades de los servidores que la
desempeñan”, y el Art. 43 que cita “El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias,
directores y jefaturas, deberán documentar, mantener actualizados y divulgar
internamente, las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el
cumplimiento del Sistema de Control Interno, por medio del Manual de Organización,
Plan Estratégico y Plan Anual de Trabajo.”
Dado el marco normativo anterior, se emite para disposición de todas las dependencias
que conforman la Estructura Organizativa Municipal, el presente Lineamiento para la
elaboración y actualización del Manual de Organización y Funciones, en los que se
establecen los elementos básicos a considerar para elaborar o actualizar dichos manuales,
los que estarán sujetos al registro y control del Departamento de Gestión de Calidad.
5. Ventajas de contar con un Manual de Organización y Funciones:
· Presenta una visión de conjunto de la Unidad Organizativa.
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· Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a las dependencias para evitar
duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
· Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y
proporciona uniformidad en su desarrollo.
· Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando
la repetición de instrucciones y directrices.
· Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas
de modernización administrativa.
· Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación e inducción a las distintas áreas.
· Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades
responsables.
6. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organización y Funciones: Están obligados a elaborar y mantener actualizado el Manual de Organización y Funciones
los responsables de todas las dependencias de la Municipalidad de San Salvador.
7. Causas que originan su Revisión y Actualización: La necesidad de revisar y actualizar los Manuales de Organización y Funciones Específico,
surge con la modificativa de cualquier normativa legal que impacte la organización y
funcionamiento de la Municipalidad, así como aquellas acciones que producen cambios
en las actividades y/o las tareas al interior de los órganos administrativos, que implican
cambios en sus atribuciones y en su estructura.
En ese sentido, los titulares de las dependencias deberán informar oportunamente a los
responsables de elaborar el Manual de Organización y Funciones, sobre todo cambio en
torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio al público o de apoyo
interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes.
La actualización, de cada Manual de Organización y Funciones Específico se realizará
cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica por: modificación,
crecimiento o compactación; distinta distribución de funciones entre las áreas que integran
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a la dependencia de que se trate; así como por modificaciones en cualquier normativa legal
que lo establezca, esto con la finalidad de que siga siendo un documento actualizado y
eficiente.
La actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF), se elaborará de acuerdo
al procedimiento anexo, PRO-MOF 03 “Modificación al Manual de Organización y
Funciones”. El Departamento de Gestión de Calidad estará a disposición de las Unidades
Organizativas, para brindar la asistencia técnica para la formulación de una nueva
estructura organizativa o reestructuración.
8. Modificaciones:
La actualización, modificación o cambios que sufra el Manual Específico de Organización,
deberá ser aprobado por el responsable de la dependencia de que se trate y será
supervisado y avalado por el Departamento de Gestión de Calidad, para lo cual deberán
solicitar la asistencia correspondiente.
Las modificaciones de las estructuras organizativas internas y funciones, deberán de ser
propuestas, por los Gerentes de las mismas, a la Dirección General de Desarrollo
Municipal y a la Dirección General de Administración y Finanzas según línea jerárquica de
la que dependen.
Las Unidades Superiores que dependen del Alcalde y Concejo Municipal deberán de
presentar la propuesta de modificación al Departamento de Gestión de Calidad, para su
revisión, análisis y consideración antes de cada unidad la someta a la aprobación del
Concejo Municipal.
9. Validación del Manual de Organización y Funciones: Para la validación del documento, las dependencias municipales deberán remitir en
archivo magnético y documento físico de la propuesta de mejora organizativa y funciones
al Departamento de Gestión de Calidad, a efecto de realizar una revisión del documento,
en forma previa a su autorización y que se valide sobre el apego a los lineamientos.
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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10. Control de los Ejemplares:
Una vez que el documento haya sido revisado, la dependencia municipal sea comunicada
sobre la integración del mismo, éste deberá enviar al Departamento de Gestión de Calidad
para su validación un total de un ejemplar en original del documento debidamente
firmado y acompañado de su versión electrónica.
Posterior a la validación del documento, se imprimirán tres ejemplares de la propuesta y la
distribución de los mismos, se realizará de la siguiente forma: uno para el Departamento
de Gestión de Calidad, el segundo ejemplar es para la dependencia y el tercer ejemplar es
para que la misma dependencia solicite la autorización respectiva.
11. Aprobación:
Una vez que el documento haya sido revisado y validado por el Departamento de Gestión
de Calidad, la dependencia municipal interesada deberá presentar a los Directores
Generales, para que soliciten directamente al Concejo Municipal, la aprobación del Manual
de Organización y Funciones Específico y de igual manera procederán las Jefaturas de
Unidades Superiores que Dependen del Alcalde y su Concejo Municipal.
Después de aprobada la nueva organización o reestructuración, la Unidad de Secretaria
deberá remitir el acuerdo municipal de aprobación a las Dependencias involucradas y al
Departamento de Gestión de Calidad para proceder a la actualización del Manual de
Organización y Funciones (MOF).
12. Implementación:
Los Manuales de Organización, una vez aprobados por el Concejo Municipal, deberán ser
implantados en un período máximo de un mes.
13. Difusión del Documento: El Manual de Organización y Funciones Específico será distribuido internamente vía
digital a través de correo electrónico a todos los responsables de dependencias
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municipales. Y posteriormente se publicará en el Sitio de Intranet Institucional con el fin
de proveer a los funcionarios y empleados el libre acceso a la información organizacional.
El Manual de Organización y Funciones (MOF), se publicará en el sitio Web Institucional
con el propósito de proveer a los empleados y a la ciudadanía, libre acceso a la
información organizacional de la dependencia municipal de su interés.
Asimismo, es muy importante que las jefaturas, den a conocer el MOF Específico, a todo el
personal a su cargo y que no tiene acceso a los medios mecanizados.
14. Recomendaciones Generales: Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área
subordinada.
Es conveniente que los Manuales Específicos de Organización y Funciones sean
elaborados con la participación de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar
las funciones.
Una vez que se cuenta con el proyecto de Manual, se requiere someterlo a una revisión
final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté
completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga
contradicciones o deficiencias.
Después de efectuar esta revisión, es conveniente someter el proyecto de Manual a la
aprobación de las autoridades correspondientes, con el fin de que sea expedido.
Las descripciones de los puestos incluyendo el perfil deberán ser validados por el superior
jerárquico inmediato al del puesto correspondiente y deberán estructurarse, de acuerdo a
lineamientos emitidos, por la Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos;
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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El Manual de Organización y Funciones deberá actualizarse cuando se presenten
modificaciones en las atribuciones, estructura orgánica, funciones; o simplemente, en las
revisiones que se realicen.
Una vez que el Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado, autorizado e
impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su
aplicación.
Así también, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el
uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan el
conocimiento general de la acción institucional y puedan consultar dichos documentos
siempre que sea necesario.
La utilidad de los Manuales de Organización y Funciones Específicos radica en la
veracidad de la información que contienen, por lo que es necesario mantenerlos
permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas.
Evitar repetir un mismo verbo al inicio de cada función. Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando,
se recomienda que éstas no tengan más de seis áreas subordinadas.
Una vez que se cuente con el proyecto de Manual, se sugiere someterlo a una revisión
final, al interior de la organización, a efecto de verificar que la información contenida en el
mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a
comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.
Deberá numerarse cada página que integra el Manual.
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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15. Procedimiento y Guía para la elaboración de modificaciones al Manual de
Organización y Funciones (MOF)
Se remite anexo el formato y pasos del procedimiento para la incorporación de modificaciones al MOF Encabezado
ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO : PRO MOF -003 EDICIÓN : 001 FECHA : 01/ENE/2011 No. de Pág.: 1 de 7
MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1.NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MODIFICACIÓN AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Ámbito de Competencia: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: colocar nombre de la Unidad Responsable del Procedimiento Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: colocar denominación
2. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA: Artículos 19, 21
y 43 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.
3. PROCEDIMIENTO Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración 01
Solicita asesoría técnica al Departamento de Gestión de Calidad para elaborar la propuesta de modificación del MOF
Departamento de Gestión de Calidad 02
Brinda la asesoría a la unidad responsable
Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración 03
Elabora propuesta de modificación y la presenta a la jefatura inmediata superior para su aprobación y a su vez deberá ser entregada al Director(a) General de Administración y Finanzas ó a la Directora (a) General de Desarrollo Municipal y Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo, según corresponda la posición jerárquica de la dependencia, dentro de la estructura organizativa municipal. Si no requiere la aprobación financiera continua
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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en el paso No. 07
Director General de Administración y Finanzas, Directora General de Desarrollo Municipal, Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo.
04 Envía la propuesta de modificación a la Gerencia Financiera para consultar la factibilidad económica de la misma, ejemplo de modificación: cuando se crea una unidad, se requieren más plazas o se cambia el estatus de la misma, etc.
Gerencia Financiera 05
Remite nota de respuesta a la dependencia solicitante sobre la factibilidad económica indicando si es procedente o no realizar la modificación
Director(a) General de Administración y Finanzas o Director(a) General de Desarrollo Municipal o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo
06 Obtiene la respuesta de factibilidad
a) SI es factible la Modificación, remite la propuesta a la Subgerencia de Gestión Recursos Humanos solicitando Visto Bueno de la propuesta
b) Si es NO se obtiene el Visto Bueno: Termina el procedimiento
Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos 07
Remite a la Dirección/ Jefe de Unidad dependiente del Alcalde y su Concejo, el Visto Bueno considerando la normativa de Recursos Humanos y los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF)
Director(a) General de Administración y Finanzas o Director(a) General de Desarrollo Municipal o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo
08 Comunica a dependencia interesada el Visto Bueno y solicita que prepare el ejemplar de la propuesta de modificativa del Manual Específico de Organización y Funciones, para aval del Departamento de Gestión de Calidad
Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración 09
Remite ejemplar de propuesta de modificativa para aval del Departamento de Gestión de Calidad
Departamento de Gestión de Calidad 10
Remite Visto Bueno o aval a la dependencia interesada para proceder al trámite de aprobación del MOF especifico
Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración 11
Entrega propuesta oficial validada a Director o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo
Director(a) General de Admón. y Finanzas o Director(a) General de Desarrollo Municipal o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo Municipal
12 Somete a aprobación del Concejo Municipal la propuesta de nueva organización o reestructuración, elaborada de acuerdo a los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF) y el formato anexo adjunto
Concejo Municipal 13
Aprueba o deniega la propuesta de modificación del Manual Específico de Organización y Funciones de la dependencia interesada.
Secretaría Municipal 14
Envía copia de la Resolución del Concejo Municipal a la Unidad Solicitante y al Departamento de Gestión de Calidad y demás unidades involucradas.
Departamento de Gestión de Calidad 15
Actualiza y publica en el Sistema de Registro de Normativa interna de la AMSS
Elaborado: Revisado: Autorizó: Revisado: Técnico de Gestión Calidad
Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad
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4. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando
unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)
No. Modificaciones
01 Ejemplo: Incluir dentro de la estructura organizativa la unidad…..
02 Ejemplo: Se modifica dentro de las principales funciones las siguientes:… Guía y Modelo para elaborar Propuesta de Modificación del Manual de Organización y Funciones (MOF) · Unidad Orgánica: Se coloca en este apartado el organigrama específico y el nombre de las unidades orgánicas, entendiéndose por tales aquellas unidades con carácter estable, objetivos claros y recursos específicos. Para facilitar el seguimiento de la descripción de las unidades, se identifica cada una de ellas mediante un código que figura en la parte superior derecha de la primera página de cada ficha descriptiva. Para cada área, se describe inicialmente la unidad orgánica principal y, a continuación, las unidades que dependen de ella. · Unidades dependientes: Se listan en este apartado las unidades que jerárquicamente dependerían de la Unidad Orgánica descrita manteniendo los objetivos comunes. · Unidad superior: Aquí se menciona la unidad inmediatamente superior de la que dependería la Unidad Orgánica descrita. · Objetivo: Se expone en este apartado el objetivo fundamental al que está dirigido el trabajo de la Unidad Orgánica. · Principales Funciones: Se enumeran y describen brevemente aquellas funciones que constituyen las actividades básicas a realizar por la Unidad Orgánica para la consecución de sus objetivos propuestos. · Identificación del cargo: Se describen los datos fundamentales que identifican las características del puesto que ocupa el responsable de la unidad indicándose en cada caso los siguientes aspectos: denominación del puesto, nombre del departamento, área o unidad al que pertenece, unidad de la que depende jerárquicamente y dimensión de la unidad descrita (es decir, descripción de las unidades que dependen jerárquicamente de la misma ya sea en línea o staff.
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· Relaciones externas con terceros: Descripción de las relaciones que se producen de forma habitual entre la unidad descrita y terceros ajenos a la estructura de la organización. · Sistemas de reporte y control: Enumeración, en su caso, de los mecanismos de reporte de información y control de actividades existentes en la unidad. NOTA: El texto de esta propuesta de modificación debe ser elaborado con las siguientes especificaciones: Márgenes: Superior 2.5 cm., Inferior 2.5 cm., Izquierdo 3 cm., Derecho 2.25 cm. Tipo de Letra: Book Antiqua 11 EJEMPLO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DEPARTAM ENTO DECONTABILIDAD
SUB GERENCIA FINANCIERA
UNIDAD ORGÁNICA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD UNIDADES DEPENDIENTES: NINGUNA UNIDAD SUPERIOR: SUBGERENCIA FINANCIERA
I. OBJETIVO Mantener el control total de todos los movimientos contables que incrementen o disminuyan los recursos y obligaciones de la Municipalidad. II. PRINCIPALES FUNCIONES · Registrar contablemente todas las transacciones de ingresos, gastos e inversiones de la
municipalidad de acuerdo a normas y procedimientos técnicos y contables, normas y principios de contabilidad gubernamental.
· Generar y presentar los Estados Financieros como resultado de todos los registros
contables en cada período contable, para la toma de decisiones de las autoridades del municipio.
· Mantener informados sobre la Gestión Financiera a las altas autoridades municipales. · Resguardar toda la documentación de respaldo de todas las transacciones financieras.
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III. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO · Denominación: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad · Unidad Orgánica a la que pertenece: Departamento de Contabilidad · Dependencia: Subgerencia Financiera · Dimensión: De este puesto depende el personal técnico y administrativo del
departamento. IV. RELACIONES FUNCIONALES INTERDEPARTAMENTALES · UACI: Emisión de Ordenes de Compra y Quedan.
· DEPARTAMENTO DE TESORERÍA: Se recibe la documentación soporte pagada de
egresos (cheques), transferencias bancarias, etc. · DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES: Consumo de bodegas e informes de
bienes muebles. · DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO: Se recibe la documentación soporte de
egresos para devengar (para aprovisionar), información de Presupuesto Municipal y sus reformas.
V. RELACIONES EXTERNAS CON TERCEROS · MINISTERIO DE HACIENDA: Proporciona información de carácter administrativo y
financiero. · CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR: Para efectos de
fiscalización. · FIRMAS DE AUDITORÍA: Emisión de dictámenes de Auditoría. · PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS: confirmación de saldos. · SISTEMA FINANCIERO: Preparar información requerida. VI. SISTEMAS DE REPORTE Y CONTROL · Estados Financieros y reportes de informes presupuestarios que se generan como
resultado de toda la gestión contable en el Departamento de Contabilidad de la
Municipalidad.
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