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ELABORÓ: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA XALAPA, VER., NOVIEMBRE 2018
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
ÍNDICE
PRESENTACIÓN................................................................................................................................ I ANTECEDENTES ..............................................................................................................................II
MARCO JURÍDICO............................................................................................................................III ATRUBUCIONES ............................................................................................................................ IV ESTRUCTURA ORGÁNICA................................................................................................................V DESCRIPCIÓN DE PUESTOS .......................................................................................................... VI
Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales ................................................1 Titular del Departamento de Vigencia de Derechos ............................................................5 Titular de la Oficina de Seguridad Social............................................................................................................10 Analista Contable ..................................................................................................................................................13 Analista de Nómina de Pensionados ...........................................................................................................16 Analista de Seguimiento de Beneficios .....................................................................................................19 Analista del Sistema de Beneficios ..............................................................................................................22 Analista de Adeudos de Pensionados.........................................................................................................25 Analista de Dictámenes de Beneficios .......................................................................................................28 Analista de Revista de Supervivencia ........................................................................................................31 Dictaminador............................................................................................................................................................34 Auxiliar Administrativo...........................................................................................................................37 Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes .............................................................................40 Analista de Cotizaciones y Plazas.................................................................................................................43 Capturista......................................................................................................................................................46 Titular de la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales..............................................................49 Auxiliar Administrativo...........................................................................................................................52
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
ÍNDICE
Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.......................................................... 55 Auxiliar Administrativo de Control de Presupuesto de Préstamos...........................................60 Auxiliar Administrativo de Recepción y Seguimiento de Préstamos .......................................63 Auxiliar Administrativo de Validación de Préstamos .......................................................................66 Operador de Telefonía ....................................................................................................................................69 Auxiliar Administrativo de Emisión de Préstamos.............................................................................72 Auxiliar Administrativo....................................................................................................................................75 Titular del Departamento de Banco de Datos .......................................................................... 78 Titular de la Oficina de Pensionados..............................................................................................................................82 Analista de Pensionados ............................................................................................................................................85 Titular de la Oficina de Activos .........................................................................................................................................88 Analista de Activos de Gobierno Central, UV y Otros Organismos ........................................................92 Analista de Activos Municipios y Organismos..................................................................................................95 DIRECTORIO..................................................................................................................................VII FIRMAS DE AUTORIZACIÓN........................................................................................................VIII
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
PRESENTACIÓN
El Instituto de Pensiones del Estado en cumplimiento a lo dispuesto por la Ley de
Pensiones del Estado de Veracruz, en su artículo 82, inciso V, Ley número 58 Orgánica del
Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículo 12, fracción XVI y del
Código Número 18 Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículo
186 Fracción IX, en materia de expedir y mantener actualizados los manuales
administrativos, emite el presente Manual Específico de Organización de la Subdirección de
Prestaciones Institucionales, el cual sustituye al autorizado en junio de 2015 mediante
Acuerdo del H. Consejo Directivo No 83,973-A.
El presente documento normativo refleja la estructura orgánica, funciones y coordinaciones
que servidores públicos de la Subdirección de Prestaciones Institucionales de este
organismo deben atender para alcanzar las metas institucionales en el ámbito de su
competencia, con las cuales contribuyen a cumplir la misión y Visión del Instituto, que es a
favor de los trabajadores del Estado incorporados al régimen de Pensiones del Estado.
El objetivo del presente Manual es contribuir a que el ejercicio de las funciones de las áreas
operativas de la Subdirección de Prestaciones Institucionales se realice de una manera ágil,
eficiente y transparente mediante la delimitación precisa de responsabilidades, ámbito de
competencia y relaciones de coordinación entre las diversas áreas que conforman esta
Institución, así como con instancias externas.
Se elaboró en estricto apego a la Metodología para la Elaboración de Manuales
Administrativos emitida por la Contraloría General.
De manera breve, a continuación, se menciona el contenido de los apartados que conforman
el presente documento:
I
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
Antecedentes del Instituto. - Comprende una breve descripción de cómo se originó la
Institución.
Marco Jurídico. - Enuncia los ordenamientos y disposiciones legales que norman las
actividades de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
Atribuciones. - Se hace referencia a las atribuciones conferidas a la Subdirección de
Prestaciones Institucionales en el Reglamento Interior del Instituto en su artículo 51.
Estructura Orgánica. - Muestra la Estructura Orgánica Específica de la Subdirección de
Prestaciones Institucionales, con la cual da cumplimiento a sus atribuciones y realiza las
funciones establecidas.
Descripción de puestos. - Se consideran cada uno de los puestos con los que se desahoga
la cadena de mandos de la Estructura Orgánica Específica de la Subdirección de
Prestaciones Institucionales, para el cumplimiento de sus funciones.
Directorio. - Menciona el nombre y el puesto de los titulares de cada una de las áreas que
conforman la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
Firmas de Autorización. - Se registra la firma de la Subdirección Administrativa que
elaboró y la Subdirección de Prestaciones Institucionales que revisó, así como el número de
Acuerdo de Consejo con el que se faculta su aplicación.
I
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
3
ANTECEDENTES DEL INSTITUTO
La seguridad social es un factor de bienestar, protección y tranquilidad para los
trabajadores, frente a riesgos y contingencias de su desempeño laboral y de la vida misma,
implicando esto un conjunto de apoyos y servicios que le permitan llevar con su familia una
existencia digna y decorosa como contraparte de su responsabilidad productiva hacia la
sociedad.
En México, desde 1917, se contempla en nuestra Carta Magna como una de las finalidades
primordiales del Gobierno de la República, garantizar la seguridad social a favor de los
trabajadores; compromiso que el Gobierno del Estado de Veracruz comparte plenamente,
cumpliendo con la responsabilidad de procurar el bienestar de la población trabajadora a su
servicio, lo que ha sido tarea permanente desde la creación del Instituto de
Compensaciones de Retiro en 1951. El nacimiento de esta Institución hizo realidad el
propósito de que los trabajadores al servicio del Estado contaran co un organismo que les
otorgara prestaciones y los protegiera en su vejez.
La Ley de Pensiones del Estado, expedida en 1967 que creó al actual Instituto de
Pensiones, recogió en su tiempo y a través de sus modificaciones las aspiraciones de los
trabajadores, planteándose como objetivo principal brindar seguridad social a los
trabajadores incorporados a su sistema y a aquellos que han adquirido la calidad de
pensionados o jubilados y a sus familiares derechohabientes.
Para cumplir con este propósito, dicha Ley contempló entre otros los siguientes beneficios:
Jubilación, Seguro de Vejez, de Incapacidad, de Invalidez y por invalidez, gastos de funeral e
indemnización global y diversos servicios que eleven el nivel de vida del servidor público y
de su familia.
Manteniendo la perspectiva de buscar siempre los medios para cumplir con la
derechohabiencia, en febrero del 2009, se aprueba el Decreto número 538 en el cual se
autoriza la realización, operación y administración de sorteos con la finalidad de obtener
recursos adicionales para fortalecer las reservas del Instituto.
II
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
El H. Congreso del Estado aprueba la creación de la Ley No. 287 de Pensiones del Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave y es publicada en Gaceta Oficial número extraordinario 288
de fecha 21 de Julio de 2014, la cual contempla la Jubilación, Pensión por Vejez, Pensión
Anticipada, por Incapacidad, por Invalidez y por causa de muerte, gastos de funeral e
indemnización global, entre otras prestaciones.
Los principales beneficios para la derechohabiencia que de ella emanan son:
- Los pensionados, al momento de su creación, no ven vulnerados sus derechos ya adquiridos.
- El pago del Seguro de enfermedad para pensionados se constituye como una
obligación legal a cargo del Gobierno del Estado.
- Disminuyen los requisitos para otorgar las pensiones de invalidez y muerte, esto es
de 15 años de servicio a 3 años, beneficiando a los trabajadores en activo, viudas e
hijos.
- Se establece la pensión por jubilación anticipada, esto es si el trabajador no cumple
con el requisito de edad que es de 65 años, podrá acceder a este beneficio
cumpliendo 60 años.
- Buscando reducir la desigualdad en los montos de las pensiones, se estableció
como tope máximo a las pensiones de 26 salarios mínimos zona económica A.
La Administración Estatal que encabeza el Lic. Miguel Ángel Yunes Linares, respetuosa del
Estado de Derecho y de la observancia de sus Leyes, mediante la Dirección General del
Instituto de Pensiones, da cumplimiento a lo estipulado en la Ley 287 de Pensiones del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, así como a toda la normatividad interna aprobada
por el H. Consejo Directivo del Instituto, teniendo así un marco normativo mas apegado a las
exigencias reales del sistema pensionario en el Estado de Veracruz.
II
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
MARCO JURÍDICO Constituciones:
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Constitución Política del Estado libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Leyes Federales:
• Ley General de Contabilidad Gubernamental. • Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Leyes Estatales:
• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley No. 5 de Pensiones del Estado de Veracruz. • Ley No. 20 de Pensiones del Estado de Veracruz (con adiciones y reformas). • Ley No. 287 de Pensiones del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley 366 de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos para el Estado
de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley Número 875 de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
Códigos:
• Código de Ética de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Código de Conducta de los Servidores Públicos del Instituto de Pensiones del Estado.
Reglamentos:
• Reglamento Interior del Instituto de Pensiones del Estado. • Reglamento de Préstamos a Corto y Mediano Plazo. • Reglamento de Prestaciones Institucionales. • Reformas al Reglamento de Prestamos de a Corto y Mediano Plazo del Instituto de Pensiones del Estado.
Lineamientos: • Lineamientos Generales y Específicos para el Programa Integral de Austeridad, Disciplina,
Transparencia y Eficiente Administración de los Recursos Públicos por parte de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Lineamientos para el Control y la Contención del Gasto Público en el Estado de Veracruz.
Otros:
• Plan Veracruzano de Desarrollo 2016-2018. • Metodología para la elaboración de Manuales Administrativos.
III
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
ATRIBUCIONES
De acuerdo al artículo 51 del Reglamento Interior de dicho Instituto, publicado en la Gaceta Oficial del Estado con el número extraordinario 510 de fecha 22 de diciembre del 2017, la Subdirección de Prestaciones Institucionales tendrá las atribuciones siguientes: I. Coordinar, gestionar y supervisar que las prestaciones se otorguen de acuerdo con la ley y sus Reglamentos; II. Supervisar que se cumplan las políticas en materia de otorgamiento y recuperación de préstamos a corto y mediano plazo, de acuerdo con la normatividad aplicable; III. Organizar, planear y vigilar el cumplimiento de las políticas en materia de afiliación y vigencia de derechos, así como el otorgamiento de credenciales de identificación que acredite su afiliación; IV. Preparar y someter a consideración del Consejo, los proyectos de acuerdos para conceder, negar, suspender, modificar, reconsiderar, cancelar o revocar las prestaciones por jubilación, por vejez anticipada, por incapacidad, por invalidez, por causa de muerte, gastos de funeral y de indemnización global; V. Administrar, supervisar, sistematizar y coordinar la elaboración e integración de la nómina de pago de pensiones y otorgamiento de las demás prestaciones derivadas de ley; VI. Revisar que se realicen los cálculos correspondientes para los aumentos de la pensión móvil que procedan de conformidad con lo previsto en ley y sus Reglamentos; VII. Administrar y supervisar el padrón de trabajadores y pensionistas incorporados al régimen del Instituto; VIII. Verificar la planeación, programación, organización, administración y difusión, del programa de revista de supervivencia en los plazos previamente aprobados por el Consejo Directivo; IX. Analizar y elaborar en coordinación con la Subdirección de Finanzas, el presupuesto anual de prestaciones incluidas, relativas a préstamos a corto y mediano plazo, y vigilar la adecuada administración del mismo una vez aprobado por el Consejo; X. Tramitar las solicitudes y autorizar los casos en los que procedan los préstamos a corto y mediano plazo; XI. Coordinarse con la Subdirección de Finanzas en la aplicación oportuna de descuentos y en su caso en la recuperación de adeudos por concepto de préstamos concedidos por el Instituto; XII. Supervisar que se lleve a cabo la retención del fondo de garantía de los préstamos a corto y mediano plazo otorgados por el Instituto, debiendo informarlo al Consejo Directivo; XIII. Vigilar los mecanismos de afiliación de los entes públicos estatales o municipales sujetos al régimen de la ley, así como de sus trabajadores;
IV
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
XIV. Administrar y coordinar la recepción de las solicitudes en el Departamento de vigencia de derechos, que garantice un servicio ágil y eficiente en la tramitación de las prestaciones que requieran los trabajadores, los pensionistas o los familiares derechohabientes; XV. Administrar la actualización y mejora del banco de datos de las cotizaciones de los trabajadores y mantenerlos en un archivo histórico de las mismas; XVI. Requerir por escrito a los patrones la presentación de la plantilla de personal, presupuestos aprobados, contratos colectivos, nombramientos, movimientos de altas y/o bajas de personal, así como la demás información y documentos relacionados con los trabajadores incorporados al régimen del Instituto; XVII. Programar, coordinar, supervisar, controlar y ejecutar la práctica de visitas domiciliarias o de verificación para constatar el correcto y oportuno cumplimiento por parte de los entes públicos incorporados al Instituto, sujetándose a las formalidades previstas en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz; XVIII. Informar a la Subdirección Jurídica las faltas administrativas en las que incurran los entes incorporados con la finalidad de que se determinen las multas o sanciones a aplicar; XIX. Realizar las gestiones necesarias en coordinación con la Subdirección Jurídica para la notificación de actos que deben ser enterados de manera personal; XX. Supervisar que el cálculo del capital constitutivo por cuotas y aportaciones se realice y se cobre conforme a lo previsto en la ley; XXI. Promover y difundir los programas institucionales del Instituto; XXII. Asistir a las sesiones del Consejo a fin de analizar, canalizar y atender las consultas que formulen los consejeros respecto a los dictámenes de jubilaciones, pensiones y demás prestaciones previstas en la ley; XXIII. Coordinar que se brinde la información necesaria para la elaboración de los estudios actuariales en términos de ley; y XXIV. Las demás que señalan otras disposiciones normativas aplicables o las que le asigne la Dirección General.
IV
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
ESTRUCTURA ORGÁNICA
V
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
VI
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
1
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
Jefe inmediato: Titular de la Dirección General.
Subordinados: Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
Titular del Departamento de Banco de Datos.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Dirección General.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La o el Titular de este puesto es responsable de planear, organizar, dirigir y evaluar los programas anuales para el otorgamiento de prestaciones y servicios a los derechohabientes trabajadores y pensionistas, vigilando la estricta observancia de las disposiciones contenidas en la Ley de Pensiones del Estado, los Reglamentos que emanen de ella y los acuerdos emitidos por el H. Consejo Directivo.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES
INSTITUCIONALES
SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
SUBDIRECCIÓN ADINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
JURÍDICA
DEPARTAMENTO DE
VIGENCIA DE DERECHOS
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
2
FUNCIONES
1. Realizar las acciones de coordinación y supervisión para que el otorgamiento de prestaciones, se conceda en cumplimiento a la ley, sus Reglamentos y los acuerdos emitidos por el H. Consejo Directivo.
2. Observar el cumplimiento de las políticas en cuanto a la autorización y recuperación de los préstamos
a corto y mediano plazo, para cumplir con la normatividad aplicable. 3. Instituir y preveer el cumplimiento de las políticas en materia de afiliación y vigencia de derechos, así
como el otorgamiento de credenciales de identidad para que acredite su afiliación al Instituto. 4. Organizar y presentar los proyectos de acuerdos al Consejo, para su consideración (conceder, negar,
suspender, modificar, reconsiderar o cancelar las prestaciones por jubilación, vejez, vejez anticipada, incapacidad, invalidez, causa de muerte, gastos de funeral y/o de indemnización global;
5. Gestionar y coordinar la elaboración e integración de la nómina de pago de pensiones y otorgamiento
de las demás prestaciones para dar cumplimiento a la Ley 287 de Pensiones del Estado de Veracruz. 6. Verificar los cálculos correspondientes a los aumentos de la pensión móvil sean correctos para
cumplir con lo previsto en la Ley 287 de Pensiones y sus Reglamentos. 7. Dirigir e inspeccionar el padrón de trabajadores y pensionistas incorporados al régimen del Instituto,
para contra con información veraz y oportuna.
8. Planear, coordinar y supervisar el programa de revista de supervivencia en los plazos previamente aprobados por el Consejo Directivo para una correcta ejecución.
9. Examinar y procesar en coordinación con la Subdirección de Finanzas, el presupuesto anual de
prestaciones, concerniente a préstamos a corto y mediano plazo, para vigilar la correcta administración del mismo una vez aprobado por el Consejo.
10. Gestionar y autorizar las solicitudes de préstamo a corto y mediano plazo que procedan para su
otorgamiento. 11. Coordinar junto con la Subdirección de Finanzas, la aplicación oportuna de descuentos y/o
recuperación de adeudos por préstamos otorgados por el Instituto para un mejor control. 12. Vigilar que se produzca la retención del fondo de garantía de los préstamos a corto y mediano plazo
otorgados por el Instituto, para informarlo al Consejo Directivo; 13. Observar los mecanismos de afiliación de los entes públicos estatales o municipales sujetos al
régimen de la ley, así como de sus trabajadores para la obtención de la Información. 14. Coordinar el proceso de recepción de las solicitudes en el Departamento de vigencia de derechos,
para avalar un servicio eficiente en la tramitación de las prestaciones que requieran los trabajadores, pensionistas y/o los familiares derechohabientes.
15. Administrar la actualización y mejora del banco de datos de las cotizaciones de los trabajadores para
mantenerlos en un archivo histórico de las mismas.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
3
FUNCIONES
16. Solicitar la promoción de la plantilla de personal, los presupuestos aprobados, los contratos colectivos, nombramientos, movimientos de altas y/o bajas de personal, y demás información y documentos afines con los trabajadores afiliados, para contar con la información necesaria de sus registros.
17. Programar y vigilar el control de las visitas domiciliarias o de verificación para evidenciar el correcto
cumplimiento por parte de los entes públicos incorporados al Instituto, sujetándose a las formalidades establecidas en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz.
18. Notificar toda falta administrativa a la Subdirección Jurídica, en las que incurran los entes
incorporados para que se determinen las multas o correctivos a aplicar.
19. Ejecutar las acciones pertinentes en coordinación con la Subdirección Jurídica para notificar los actos que deben ser enterados de manera personal.
20. Verificar que el cálculo del capital constitutivo por cuotas y aportaciones se ejecute y se colecte,
para cumplir con lo previsto en la ley. 21. Realizar la divulgación de los programas institucionales del Instituto, para conocimiento de toda la
derechohabiencia. 22. Asistir a las sesiones del Consejo para examinar, encauzar y atender las consultas que enuncien los
consejeros respecto a los dictámenes de jubilaciones, pensiones y demás prestaciones previstas en la ley.
23. Coordinar que se provea la información necesaria para la elaboración de los estudios actuariales en
términos de ley.
24. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
4
COORDINACIÓN INTERNA
CON: 1. La Dirección General. 2. Las Subdirecciones del Instituto. 3. El Personal subordinado.
PARA: 1. Recibir instrucciones, proporcionar información
y coordinar actividades. 2. Solicitar y/o proporcionar información para
coordinar actividades. 3. Transmitir instrucciones, solicitar información y
coordinar actividades.
COORDINACIÓN EXTERNA
CON:
1. Los Entes Públicos incorporados. 2. El Público Derechohabiente. 3. El Órgano Interno de Control en el IPE.
PARA:
1. Recibir y solicitar información respecto a los derechohabientes del Instituto.
2. Resolver consultas en materia de prestaciones
sociales y asuntos relacionados con las áreas a su cargo.
3. Atender los requerimientos, evaluaciones y demás
intervenciones.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
5
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de planear, organizar, ejercer y evaluar los programas encaminados a otorgar a todos los derechohabientes activos y pensionados, las prestaciones sociales que señala la Ley de Pensiones vigente, así como llevar el registro histórico de las cotizaciones al Instituto.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
Jefe inmediato: Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
Subordinados: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
Titular de la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
OFICINA DE RESGITRO Y
CONTROL DE COTIZANTES
OFICINA DE AFILIACIÓN Y
EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
6
FUNCIONES
1. Participar en el presupuesto de prestaciones sociales con la supervisión y coordinación del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, para el pago oportuno de las prestaciones sociales.
2. Dar seguimiento a las solicitudes de los beneficios establecidos en el artículo 2° fracc. I a la VIII y XI; artículo 6, 9, 12, 14, 21,22 y demás relativos de la Ley de Pensiones del Estado, verificando su correcta requisición, para su otorgamiento.
3. Informar a los trabajadores y sus familiares derechohabientes sobre los requisitos y trámites necesarios, para el otorgamiento de jubilaciones, Pensiones por vejez, Anticipada, por invalidez, por incapacidad y por acusas de muerte; gastos de funeral e indemnización global y Devolución de cuotas.
4. Preparar proyecto de los acuerdos para el otorgamiento de jubilaciones, pensiones, gastos de funeral e indemnización global a otorgar y devolución de cuotas, para que la Subdirección de Prestaciones Institucionales presente para aprobación del Consejo Directivo.
5. Supervisar la inscripción de los pensionistas y sus beneficiarios en el Seguro de Salud para la Familia que se tiene contratado con el IMSS, para otorgar el servicio médico y mantener actualizado el padrón de beneficiarios.
6. Llevar a cabo la programación de la revista de supervivencia de los pensionados locales y foráneos, en coordinación con el Registro Civil del Estado De Veracruz, para mantener actualizado el padrón de Jubilados y Pensionados.
7. Instrumentar el pago oportuno de Días de pensión y Aguinaldo proporcional y gastos de funeral por pensionistas fallecidos, así como la indemnización global a trabajadores o familiares derechohabientes, para que se cumpla de acuerdo con las normas establecidas.
8. Supervisar la integración de los expedientes de los trabajadores incorporados al régimen de pensiones y de los pensionistas, así como implementar y aplicar las acciones necesarias, para la protección, cuidado de los archivos de pensionados, activos e histórico.
9. Atender y dar seguimiento a las solicitudes de pago de cuotas y aportaciones por licencia de sueldo y supervisar el cálculo respectivo, para el reconocimiento de la antigüedad a los derechohabientes.
10. Cotejar la vigencia de derechos de los trabajadores activos, pensionados y sus familiares, cuando así lo requieran, para mantener actualizado el padrón general de derechohabientes.
11. Supervisar la actualización del padrón de pensiones por orfandad, en donde deban acreditar estudios o incapacidad permanente, para el cobro de la pensión.
12. Vigilar la expedición de tarjetas de identificación a los trabajadores activos, jubilados y pensionados, para dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 9° de la Ley de Pensiones.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
7
FUNCIONES
13. Analizar la documentación de los trabajadores que solicitan reconocimiento de antigüedad, para determinar la situación que presentan ante el Instituto.
14. Revisar el análisis de cotizaciones de los derechohabientes que solicitan los beneficios de jubilación, pensión por vejez, incapacidad, invalidez, muerte e indemnización global, devolución de cuotas, para expedir el Certificado de Cotizaciones reportadas.
15. Atender oportunamente las observaciones, recomendaciones y comentarios del Órgano Interno de Control en el Instituto, Contraloría General del Estado, órgano de fiscalización Superior o de cualquier otro ente fiscalizador, para evitar amonestaciones, sanciones o fincamiento de responsabilidad por parte de las autoridades facultadas para ello.
16. Registrar la operación dentro del ámbito de su competencia, derivada de las prestaciones establecidas en la Ley Número 287 de Pensiones del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en su artículo 2, fracciones I a la VIII y XI, y generar la documentación que ampare dicho registro para su afectación contable y presupuestal.
17. Cumplir con las disposiciones legales y normativas aplicables para el desempeño de sus funciones y como servidor público.
18. Reportar el avance del Plan Institucional, respecto de sus Indicadores para su seguimiento.
19. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
8
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Subdirección de
Prestaciones Institucionales.
2. El Personal subordinado.
3. La o el Titular de la Subdirección de Finanzas.
4. La o el Titular de la Subdirección
Administrativa. 5. La o el Titular de la Subdirección Jurídica. 6. La o el Titular del Departamento de Banco de
Datos.
7. La o el Titular del Departamento de Recursos
Financiero.
8. El Departamento de Tecnologías de la Información.
9. La o el Titular del Departamento de
Contabilidad y Presupuestos.
10. La o el Titular del Departamento de lo Contencioso.
11. La o el Titular del Departamento de lo
Consultivo. 12. La Unidad de Transparencia.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Proporcionar instrucciones, solicitar información
y coordinar actividades. 3. Realizar oportunamente los pagos de
prestaciones a derechohabientes y recuperación de adeudos.
4. Solicitar recursos humanos y materiales
necesarios para el logro de los objetivos del departamento.
5. Establecer criterios para la aplicación de la Ley
de Pensiones y diversos ordenamientos legales, en materia de prestaciones a derechohabientes.
6. Cuantificar incrementos por pensión móvil y
análisis de pagos de retroactivos y pensiones compartidas.
7. Pagar a pensionados y expedir cheques, así como
cancelar de cheques y pagos.
8. Requerir al área de sistemas, adecuaciones a los programas de Vigencia de Derechos.
9. Aplicar descuentos diversos a pensionados y
jubilados. 10. Aplicar descuentos de pensión alimenticia de
pensionistas, amparos y diversas demandas de los derechohabientes.
11. Aplicar descuentos de criterios legales en el
otorgamiento de las prestaciones a derechohabientes.
12. Observar y atender lo que la Ley en materia
señala en cuanto a acceso a la información y protección de datos personales de los derechohabientes, beneficiarios y ciudadanía en general.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
9
COORDINACIÓN EXTERNA
CON:
1. Las Dependencias y organismos incorporados al Instituto.
2. Las organizaciones sindicales y asociaciones
de pensionados y jubilados. 3. El IMSS. 4. El Seguro Social de los Trabajadores de la
Educación del Estado de Veracruz.
5. Las Casas Comerciales. 6. Las Autoridades Judiciales. 7. La Comisión Estatal de Derechos Humanos.
PARA:
1. Solicitar información de los derechohabientes, con el visto bueno de la Subdirección de Prestaciones.
2. Realizar la gestión e integración de las
solicitudes de sus agremiados, así como diversas deducciones.
3. Inscribir a pensionistas al seguro de salud para la
familia. 4. Aplicar deducciones de media póliza, préstamos,
electrodomésticos y Farmacia del Magisterio de pensionistas incorporados al régimen.
5. Aplicar deducciones a pensionados con crédito. 6. Proporcionar información solicitada vía judicial
en las que el Instituto sea parte, a través del Departamento de lo Contencioso.
7. Seguir y solucionar quejas en las que el Instituto
sea parte de los procesos.
COORDINACIÓN INTERNA CON:
13. El Comité de Ética. 14. El Comité de Contraloría Ciudadana.
PARA:
13. Promover los valores y principios éticos bajo los cuales debe conducirse los servidores públicos de la Administración Estatal en el desempeño de su empleo.
14. Atender y seguir quejas y sugerencias de los
ciudadanos.
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10
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de verificar que las solicitudes de los derechohabientes reúnan los requisitos establecidos en la Ley de Pensiones del Estado, así como en los Reglamentos y Manuales vigentes para el otorgamiento de los beneficios establecidos en la misma.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
Subordinados: Analista Contable.
Analista de Nómina de Pensionados.
Analista de seguimiento de Beneficios.
Analista del Sistema de Beneficios.
Analista de Adeudos de Pensionados.
Analista de Dictámenes de Beneficios.
Analista de la Revista de Supervivencia.
Dictaminador.
Auxiliar Administrativo.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA
DE DERECHOS
OFICINA DE SEGURIDAD SOCIAL
OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL
DE COTIZANTES
OFICINA DE AFILIACIÓN Y EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA
DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA
DE SEGUIMIENTO DE BENEFICIOS
ANALISTA
DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA
DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA
DE DICTAMENES DE BENEFICIOS
ANALISTA
DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
11
FUNCIONES
1. Revisar la integración de los expedientes generados a partir de las solicitudes de los derechohabientes, para el seguimiento y resolución oportuna en los plazos establecidos en la Ley Vigente.
2. Revisar proyectos de acuerdos, para la integración mensual del cuadernillo de beneficios con los expedientes debidamente integrados y posteriormente, turnar primero a revisión por el Órgano Interno de Control, después a autorización del Consejo Directivo.
3. Revisar y autorizar órdenes de pago de indemnización global, devolución de cuotas, de acuerdos, gastos de funeral, pago de días, aguinaldo proporcional para su alta en nómina, y turnar para recabar las correspondientes firmas de autorización.
4. Brindar atención personalizada a derechohabientes activos y pensionados, cuando la Subdirectora de Prestaciones Institucionales lo solicite, para aclarar dudas y proporcionar información respecto de su situación ante el IPE; así como dar respuesta debidamente fundada y motivada a las peticiones.
5. Supervisar y coordinar los trabajos referentes al Programa de Revista de Supervivencia, el cual es previamente autorizado por el Consejo Directivo, para observar su cumplimiento.
6. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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12
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
2. El Personal subordinado. 3. La Oficina de Registro y Control de Cotizantes. 4. La Oficina de Afiliación. 5. El Departamento de Banco de Datos. 6. El Departamentos Recursos Financieros. 7. La Subdirección Jurídica.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Transmitir instrucciones, solicitar información y
coordinar actividades. 3. Recibir información sobre las cotizaciones de
los derechohabientes. 4. Enviar la documentación a expedientes de
afiliación. 5. Actualizar mensualmente altas en nómina e
información de activos y pensionados. 6. Solicitar adeudos y pagos de beneficios. 7. Aplicar los criterios legales de la Ley del IPE.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. El IMSS. 2. Los derechohabientes.
PARA:
1. Inscribir a pensionados y familiares de éstos, a los servicios médicos.
2. Inscribir a pensionados y familiares de éstos, a
los servicios médicos.
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13
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista Contable.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de realizar los cálculos necesarios para el pago de retroactivo de pensiones y demás beneficios, así como el control del registro presupuestal, POA, Plan Anual de Labores y retenciones a pensionistas.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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14
FUNCIONES
1. Calcular los pagos de retroactivos de las pensiones otorgadas, para ejercer el presupuesto anual, racionalmente.
2. Elaborar el presupuesto de prestaciones sociales, para ejercer en el pago a derechohabientes.
3. Realizar la revisión, análisis y control de las solicitudes de pago, para su correcta aplicación.
4. Realizar las transferencias necesarias y dar seguimiento a la aplicación de los recursos, para tener solvencia en el presupuesto asignado.
5. Realizar la revisión, análisis y depuración de cuentas auxiliares (1104 y 1106), para tener un mejor control de dichas cuentas con referencia al adeudo.
6. Realizar la revisión y análisis de la nómina de pensionados, para ejercer el presupuesto asignado.
7. Realizar el cálculo de ISR y aplicación a pensionados, para informar a los mismos, las retenciones mensuales.
8. Realizar descuento de pensión alimenticia, para complementar la orden judicial en tiempo y forma.
9. Elaborar Informe Mensual de actividades concentrado, para evaluación mensual del departamento.
10. Elaborar mensualmente los avances del POA, para su cumplimiento.
11. Atender a pensionados, previa autorización por la Subdirección de Prestaciones Institucionales, para aclaraciones y reclamaciones por ISR, retroactivos, reconsideraciones y cálculo.
12. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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15
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
2. El Departamento de Contabilidad y
Presupuesto. 3. El Departamento de Banco de Datos.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Realizar análisis de cuentas y de cuentas
auxiliares. 3. Informar las estadísticas sobre indicadores de
POA.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los diversos organismos y sindicatos.
PARA:
1. Hacer aclaraciones sobre la aplicación de adeudos y retroactivos de sus agremiados.
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16
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de Nómina de Pensionados.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de la elaboración de la Nómina de Pensionados, de acuerdo con el calendario establecido.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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17
FUNCIONES
1. Elaborar la Nómina Mensual de Pensionados, que incluye altas, modificaciones y bajas, así como actualización de las claves de percepciones y deducciones internas y externas de los sindicatos, organismos y empresas varias, para realizar el pago a pensionistas, e impresión de la Nómina de Pensionados con todos los productos.
2. Realizar las deducciones del 10% a los pensionados por muerte, para dar cumplimiento a Ley de Pensiones.
3. Elaborar reportes por clave, para aplicar los descuentos que son reportados en forma interna y externa.
4. Dar mantenimiento a la nómina de pensión alimenticia, para su actualización y pago correspondiente.
5. Elaborar archivos de liberaciones de pago de pensionistas que cobran por tarjeta de débito, para su aplicación y control en el pago.
6. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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18
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Oficina de Seguridad Social. 2. El Departamento de Recursos Financieros. 3. El Departamento de Banco de Datos, Oficina de
Pensionados. 4. El Departamento de Tecnologías de la
Información.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Revisar cheques.
3. Solicitar información de la pensión móvil,
variaciones de pensión por muerte. 4. Solicitar requerimientos para mantenimiento al
sistema de nómina.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los sindicatos.
2. Los diversos organismos.
PARA:
1. Tramitar altas y bajas de sus agremiados. 2. Aplicar los descuentos pertinentes.
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OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de Seguimiento de Beneficios.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de elaborar acuerdos y solicitudes de pago e ingreso a nómina de pensionados, así como dar mantenimiento a la información relacionada con las jubilaciones y pensiones.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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20
FUNCIONES
1. Elaborar órdenes mensuales de altas en nómina, de solicitudes de nuevo ingreso y reingreso, para su alta en la nómina de pensionados.
2. Elaborar órdenes de pagos de indemnización global y pago único de pensionados, para pago a los deudos.
3. Actualizar expedientes de trámites de beneficios, para dar seguimiento e información de las etapas del trámite.
4. Elaborar reconsideraciones automáticas, para actualizar importes de pensión.
5. Realizar capturar de movimientos de baja de personal para ingreso a nómina de pensionados, para generar orden de pago de alta en nómina.
6. Dar de alta en el sistema de reconsideraciones de jubilaciones y pensiones, para actualizar plazas o beneficiarios.
7. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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21
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
2. El Departamento de Banco de Datos. 3. La Oficina de Afiliación y Expedición de
Credenciales.
4. El personal del área. 5. El Encargado de la nómina de pensionados. 6. El Departamento de Tecnologías de la
Información.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Intercambiar de información de
derechohabientes activos y pensionados. 3. Intercambiar de información d
derechohabientes activos y pensionados. 4. Dar seguimiento a expedientes de acuerdos,
para revisión. 5. Dar de alta las pensiones mensuales de la
nómina. 6. Solicitar requerimientos de mantenimiento al
sistema de control de beneficios.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
NO APLICA
PARA:
NO APLICA
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22
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de Sistema de Beneficios.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de iniciar el trámite de beneficios, recibir las solicitudes para el pago de funeral de activos y pensionados, indemnización global, y días y aguinaldo proporcional
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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23
FUNCIONES
1. Elaborar cancelación de pensión por defunción, vencimiento, incompatibilidad y desaparición, para cancelar la pensión en la nómina de pensionados.
2. Elaborar órdenes de pago de gastos de funeral, días y aguinaldo proporcional de activos y pensionados, para tramitar el pago respectivo.
3. Recibir y dar de alta en el sistema de trámite de beneficios las solicitudes de jubilaciones, pensiones y demás beneficios, para iniciar su trámite en el sistema.
4. Formar los expedientes con la documentación necesaria de los derechohabientes y sindicatos, para entregar a las mesas encargadas de dar seguimiento al beneficio solicitado.
5. Revisar que los descuentos sean realizados correctamente en los pagos de gastos de funeral, de días y aguinaldo, para su correcta aplicación.
6. Apoyar al programa de revista de supervivencia de pensionados, obteniéndose la documentación e información correspondiente, para efectos de la cancelación de pensión.
7. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias mayores.
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24
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. El/la Titular de la Oficina de Seguridad Social.
2. El personal del área.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Apoyar y coordinar las actividades a desarrollar.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los derechohabientes.
2. El personal del área.
PARA:
1. Proporcionar información sobre los trámites.
2. Apoyar y coordinar las actividades a desarrollar.
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OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de Adeudos de Pensionados.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de la depuración de la Cuenta 1110-2015 Adeudos por Cobros Indebidos de Pensión, PCP e Incompatibilidad.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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FUNCIONES
1. Analizar el listado de deudores que cada mes remite el Departamento de Control Financiero, para selección de casos para su recuperación.
2. Buscar expedientes para su análisis, dictamen y procedimiento de cada caso en particular, para proceder a la depuración de adeudos.
3. Realizar las hojas de trabajo, para turnar al Analista de Sistema de Beneficios, para recuperar el adeudo que presenten.
4. Integrar la documentación e información soporte, ante las diferentes áreas del Instituto (caja, control financiero, egresos, ingresos, nómina de pensionados, etc.), para recuperar los adeudos generados por derechohabientes, jubilados, pensionados y/o terceros.
5. Elaborar cálculos para los casos de incompatibilidad.
6. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias mayores.
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27
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento Contabilidad y
presupuestos. 2. La Oficina de Egresos. 3. La Oficina de Seguridad Social.
4. La Oficina de Ingresos. 5. La o el Titular de la Oficina de Tesorería. 6. La o el Titular del Departamento de lo
Contencioso.
7. La o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
8. El Archivo General de Activos y Pensionados.
PARA: 1. Aclarar dudas en relación al listado de la
cuenta a depurar, así como obtención de documentos soportes para el caso a tratar.
2. Obtener documentos soporte para realizar el
trámite extrajudicial de cobro. 3. Realizar trámites de descuento nominal o
corrección de los mismos. 4. Recuperar cobros indebidos ante otras
dependencias gubernamentales, así como para la obtención o aclaración de situaciones sobre los casos a tratar.
5. Obtener información y documentación de los
cobros indebidos. 6. Resolver los casos que por vía extrajudicial no
fue factible su recuperación, así como el apoyo de información y documentación que requieran para el caso.
7. Recibir instrucciones y coordinar actividades
de la Revista de Supervivencia notificaciones y diversos documentos.
8. Obtener expedientes para su análisis y trámite
subsecuente.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
NO APLICA
PARA:
NO APLICA
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OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de Dictámenes de Beneficios.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de en este puesto es responsable reverificar los dictámenes de Beneficios, apoyar a los dictaminadores en el uso del nuevo sistema, así como realizar todas aquellas actividades necesarias para el buen funcionamiento del Departamento de Vigencia de Derechos.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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29
FUNCIONES
1. Apoyar a los dictámenes en el uso del nuevo sistema informático, para su aprovechamiento.
2. Apoyar a los dictaminadores, con los expedientes que están en espera de algún documento para su análisis y poder continuar con su trámite.
3. Elaborar acuerdos para integrar el cuadernillo mensual de beneficios, para otorgar el beneficio solicitado a los derechohabientes.
4. Entregar reportes de acuerdos para Acta de Consejo, para autorización de los beneficios solicitados por los derechohabientes.
5. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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30
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
2. La o el Titular de la Oficina de Seguridad Social. 3. Los dictaminadores. 4. El Departamento de Tecnologías de la
Información.
PARA: 1. Recibir instrucciones y coordinar actividades. 2. Recibir instrucciones y coordinar actividades. 3. Analizar el sistema de trámites y apoyo, en la
mejora de sus actividades y revisar expedientes rezagados.
4. Coordinar los requerimientos en materia de
informática y equipo de cómputo.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
NO APLICA
PARA:
NO APLICA
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31
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de la Revista de Supervivencia.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de llevar el proceso y control adecuado de la Revista de Supervivencia de los pensionados.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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CONSEJO DIRECTIVO
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32
FUNCIONES
1. Realizar el proceso de Revista de Supervivencia a los pensionados y jubilados, a través de la toma de huella digital, verificando el cruce de información con el Registro Civil del Estado, recepción y registro de constancias de supervivencia expedidos por servicios se Salud Oficial, fe de hechos, constancias de consulados, dos veces al año, para cumplir con lo que señala la Ley del IPE.
2. Coordinar con las áreas correspondientes como son: El Departamento de Tecnologías de la Información, la Subdirección Administrativa y la de Finanzas, para la realización del programa de revista.
3. Supervisar que permanentemente se cuente con los equipos completos de cómputo, lectores de huella biométricos necesarios, para llevar a cabo el Programa de Revista de Supervivencia.
4. Elaborar la planeación de cada revista con la preparación de los equipos con la información de nómina actual y calendario con fechas, para la instalación, operación y el personal que brindará su apoyo en esta actividad.
5. Coordinar, promover y solicitar autorización para la publicación del Programa de Revista de Supervivencia, para su difusión en radio, televisión y periódicos de mayor circulación.
6. Capacitar al personal necesario que tenga el perfil adecuado, para llevar a cabo la operación de los módulos itinerantes en el Gran Hotel Xalapa.
7. Elaborar informes mensuales con el avance el programa de que se trata, para seguimiento y/o conclusión.
8. Incorporar al Programa Operativo Anual los resultados de la Revista de Supervivencia, para su conocimiento y evaluación.
9. Evaluar los resultados de la Revista de Supervivencia, con la finalidad de reportar al Departamento de Vigencia de Derechos, los casos que no cumplan la Revista de Supervivencia, para la suspensión y en su caso, cancelación de las pensiones de que se trate.
10. Recibir y capturar constancias de pensionados y jubilados, para los que viven fuera del estado o del país.
11. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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33
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
2. La o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
3. La o el Titular del Departamento de Tecnologías de la Información.
4. La Oficina de Egresos.
5. La Oficina de Egresos y la Oficina de Tesorería.
6. El Departamento de Servicios Generales, Oficialía de Partes.
7. El Departamento de Servicios Generales.
8. El personal del área.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Recibir instrucciones, proporcionar información y
coordinar actividades. 3. Actualizar datos para llevar a cabo la Revista de
Supervivencia. 4. Realizar liberaciones y dispersiones de
retenciones en pagos, trámites de viáticos. 5. Hacer avisos a pensionados en cheques y
notificaciones de depósito. 6. Enviar circulares, avisos en sobres de cheques y
notificaciones de depósito, así como para la retención de piezas.
7. Solicitar vehículos y chofer para la
implementación de los módulos itinerantes e instalación de información en centros de atención.
8. Apoyar y coordinar las actividades a desarrollar.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. El Órgano Interno de Control.
2. Los Pensionados. 3. Los Sindicatos y Organizaciones de
Pensionados.
4. Las Oficinas de Asuntos Internacionales del
Estado de Veracruz, en la Ciudad de México.
PARA: 1. Envío de información, para su evaluación. 2. Cumplimiento de la Revista de Supervivencia
Sistematizada. 3. Proporcionar información, y solicitar su apoyo
para la difusión de la Revista de Supervivencia entre sus agremiados.
4. Solicitar apoyo en la instalación del centro de
atención de la Revista de Supervivencia, en sus oficinas y en la difusión de la misma.
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34
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
ANALISTA CONTABLE
ANALISTA DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALISTA DE SEGUIMIENTO DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE SISTEMA DE BENEFICIOS
ANALISTA DE ADEUDOS DE PENSIONADOS
ANALISTA DE DICTAMENES DE
BENEFICIOS
ANALISTA DE REVISTA DE SUPERVIVENCIA
DICTAMINADOR
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Dictaminador.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de analizar los expedientes de los derechohabientes que integrarán el cuadernillo que se someterá a la autorización del H. Consejo Directivo.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
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CONSEJO DIRECTIVO
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35
FUNCIONES 1. Recibir expedientes de inicio de trámite de beneficio, para su otorgamiento.
2. Solicitar al área de archivo de cotizantes, la certificación de cotizaciones y ampliación de reporte de cotizaciones de cada solicitante, así como la certificación de cotizaciones de cada solicitante, para su análisis e integración.
3. Realizar análisis de la documentación, para la posible dictaminación.
4. Elaborar reportes de préstamos a corto plazo, vivienda, etc. para solicitar información de adeudos al Departamento de Ingresos.
5. Realizar el cómputo de las cotizaciones, para dictaminar la procedencia del trámite.
6. Proporcionar información vía telefónica a sindicatos y derechohabientes, para conocer la situación de sus trámites.
7. Elaborar Pre-Acuerdos, para dar cumplimiento conforme lo establecido en la Ley.
8. Realizar cómputo sobre antigüedad de acuerdo a cada beneficio, para efectos del sueldo regulador.
9. Elaborar oficios para los derechohabientes, sindicatos y/o dependencias.
10. Facturar acuses de recibo, solicitudes de gastos de funeral e indemnización global, para procedencia del trámite.
11. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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36
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Seguridad
Social. 2. La Oficina de Egresos. 3. La Oficina de Ingresos.
4. La Oficina de Ingresos, Oficina de Contabilidad de Adeudos.
5. El Departamento de Banco de Datos, Oficina de
Pensionados. 6. La Subdirección Jurídica. 7. La Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Solicitar información de cheques cobrados. 3. Solicitar información sobre cotizaciones
ingresadas. 4. Solicitar información sobre adeudos que tenga
el derechohabiente. 5. Intercambiar de información de importes de
pensión a considerar por pensión móvil, incrementos generales, pensión móvil y alta en nómina.
6. Acceder a las resoluciones de amparos,
obtención de criterios para dictaminación. 7. Solicitar reportes de cotizaciones.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los sindicatos, dependencias y derechohabiencia.
PARA:
1. Solicitar documentación para los trámites de sus trabajadores y proporcionar información que requieran.
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37
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Seguridad Social.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Seguridad Social.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de auxiliar en el trámite de altas de pensiones ante el IMSS, proporcionar atención directa a pensionados, así como llevar a cabo trámites para el pago de días de aguinaldo proporcional.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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38
FUNCIONES
1. Entregar y/o recibir documentos de pensionados y sus familiares para trámite de alta al IMSS.
2. Registrar y asignar número de pensión y control de trámites individuales de pensionados y sus familiares beneficiarios para su alta y pago al IMSS.
3. Realizar depuraciones, altas, bajas, cambios y asignar números de afiliación proporcionado por el IMSS por cada uno de los pensionados y sus familiares, para tener el padrón anual de afiliados actualizado.
4. Elaborar los requerimientos de pago al IMSS, para su depósito en el banco y en la Subdelegación Metropolitana del IMSS con los avisos de inscripción.
5. Asignar números de pensión de los casos que son reportados por la SEV, de los cuales no se cuenta con solicitud, para su llenado y trámite de inscripción ante el IMSS.
6. Orientar al público derechohabiente para la tramitación de sus solicitudes y módulo de información.
7. Archivar documentación que llega al Departamento de Vigencia de Derechos, para identificar la que corresponde a trámites de alta al IMSS.
8. Recibir y sellar los Formatos del IMSS debidamente requisitados cuando la documentación esté completa y correcta, para la procedencia del trámite.
9. Respetar los requisitos establecidos en las Cédulas oficiales del Programa de Mejora Trámites Estatales (SIMPLIFICA), para procedencia del trámite.
10. Recibir solicitudes para el Seguro de Salud para la familia IMSS y su documentación soporte, para el caso de las Pensiones por invalidez se hará en el momento, no será necesario que se tenga fecha de acuerdo, esto para los derechohabientes de los Ayuntamientos y Gobierno del Estado, para procedencia del trámite.
11. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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39
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
2. La o el Titular la Oficina de Seguridad Social. 3. El Departamento de Banco de Datos, Oficina de
Pensionados. 4. La Oficina de Afiliación y Expedición de
Credenciales.
5. El Departamento de Contabilidad y Presupuestos.
6. La Oficina de Tesorería. 7. La Oficina de Egresos. 8. La Oficina de Ingresos. 9. El Departamento de Servicios Generales.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Recibir instrucciones, proporcionar información y
coordinar actividades.
3. Verificar datos de expedientes de pensionados. 4. Verificar altas y bajas en los expedientes de los
derechohabientes. 5. Verificar la existencia de adeudos.
6. Verificar la relación de pagos efectuados. 7. Expedir cheques y pagos. 8. Recibir comprobantes de adeudos. 9. Enviar documentos a pensionados y custodia de
expedientes.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. El IMSS.
2. Los sindicatos y derechohabientes.
PARA:
1. Realizar trámites de pensionados para altas al seguro.
2. Proporcionar información al público o vía
telefónica sobre el proceso de sus trámites.
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40
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Vigencia de Derechos
Subordinados: Analista de cotizaciones y plazas.
Capturista.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de coordinar las actividades para realizar la certificación de cotizaciones.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE
DERECHOS
OFICINA DE SEGURIDAD
SOCIAL
OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL
DE COTIZANTES
OFICINA DE AFILIACIÓN Y EXPEDICIÓN
DE CREDENCIALES
ANALISTA DE COTIZACIONES Y PLAZAS
CAPTURISTA
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41
FUNCIONES
1. Coordinar el trabajo, para obtener la certificación de cotizaciones.
2. Supervisar que el análisis de las hojas de servicio se realice correctamente, para evitar errores en la certificación de cotizaciones.
3. Revisar los tabuladores con las recategorizaciones de los derechohabientes, para analizar sus plazas y sus cotizaciones.
4. Elaborar la Certificación de Cotizaciones para la Oficina de Seguridad Social, para resolver los trámites de jubilación o pensión.
5. Revisar y firmar las certificaciones de cotizaciones, para observar que sea de acuerdo a la normatividad aplicable.
6. Elaborar constancias sencillas de cotizaciones, para cumplir en caso de ser solicitado por la Subdirección de Prestaciones Institucionales y/o el Departamento de Vigencia de Derechos.
7. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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42
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Vigencia
de Derechos. 2. El personal del área.
3. La Oficina de Seguridad Social. 4. La Oficina de Afiliación y Expedición de
Credenciales.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Transmitir instrucciones, solicitar información
y coordinar actividades. 3. Enviar información solicitada.
4. Solicitar información sobre las plazas de
municipios.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los derechohabientes
PARA:
1. Informar sobre el estado de las certificaciones de cotizaciones.
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43
OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL DE COTIZANTES
ANALISTA DE COTIZACIONES
Y PLAZAS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de Cotizaciones y plazas.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de dar mantenimiento al Archivo Histórico mediante la búsqueda manual que realiza el personal, así como analizar y localizar las plazas que el derechohabiente ha cotizado.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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44
FUNCIONES
1. Elaborar Certificación de Cotizaciones localizadas para cada derechohabiente. 2. Cuantificar los montos de las cotizaciones cuando algún familiar del derechohabiente pide el beneficio de
indemnización global, para su pago correspondiente. 3. Determinar el organismo y periodo cotizado por plaza, para contar con la información necesaria de sus
registros. 4. Abrir hoja tabular para enviar a búsqueda en nóminas. 5. Determinar la antigüedad para contar con la información correcta del registro. 6. Revisar detalladamente cada caso, para dar cumplimiento a la normatividad aplicable. 7. Capturar en el sistema las cotizaciones de los derechohabientes, para tener la historia laboral completa y
sistematizada. 8. Validar y corregir los datos capturados para tener confiabilidad en la información. 9. Analizar exhaustivamente las plazas del caso turnado para revisión. 10. Llevar a cabo una revisión completa de cada certificación expedida, para tener confiabilidad en la
información. 11. Buscar en el archivo histórico de Registro y Control de Cotizantes las nóminas del caso en revisión, para
preparar documentación y llevar a cabo el análisis, 12. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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45
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
2. La Oficina de Afiliación y Expedición de
Credenciales.
3. El Departamento de Tecnologías de la Información.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Solicitar expedientes de afiliación para
corroborar datos. 3. Coordinar la captura y requerimiento por
mantenimiento al sistema de captura.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Las Dependencias incorporadas. 2. Los organismos sindicales y derechohabientes.
PARA:
1. Solicitar aclaraciones y proporcionar información sobre cotizaciones de los trabajadores.
2. Notificar la aplicación de cuotas.
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46
OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL DE COTIZANTES
CAPTURISTA
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Capturista.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de dar mantenimiento al Archivo Histórico, mediante la búsqueda manual que realiza el personal.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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47
FUNCIONES
1. Capturar en sistema, las cotizaciones de los derechohabientes, para tener la historia laboral completa y sistematizada.
2. Validar y corregir los datos capturados, para tener confiabilidad en la información. 3. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que sean encomendadas por instancias
superiores.
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48
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
2. La o el Titular de la Oficina de Registro y
Control de Cotizantes.
3. La Oficina de Seguridad Social. 4. El personal del área.
PARA:
1. Obtener información sobre derechohabientes. 2. Recibir instrucciones, proporcionar información y
coordinar actividades. 3. Solicitar Certificación de Cotizaciones. 4. Apoyar y coordinar actividades.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
NO APLICA
PARA:
NO APLICA
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49
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular de la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
Subordinados: Auxiliar Administrativo.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de coordinar acciones para afiliar a los derechohabientes, expedir credenciales, el análisis de las hojas de servicio de los trabajadores para establecer la fecha de Ingreso y reconocimiento de servicio.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
DEPARTAMENTO
DE VIGENCIA DE DERECHOS
OFICINA
DE SEGURIDAD SOCIAL
OFICINA
DE REGISTRO Y CONTROL DE COTIZANTES
OFICINA
DE AFILIACIÓN Y EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
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50
FUNCIONES
1. Supervisar y coordinar la recepción de la documentación de los trámites de afiliación para la mejor
atención del público derechohabiente. 2. Supervisar el Sistema de Afiliación para corroborar que se encuentre operando correctamente. 3. Supervisar la información contenida en los reportes diarios de credencialización para su inclusión en el
informe mensual y anual de actividades (POA). 4. Verificar la elaboración de impresión de fichas para que se realice de manera ágil y eficiente 5. Coordinar la toma de fotografías para que se cumpla con los tiempos de atención y calidad del servicio. 6. Revisar el análisis de antigüedad de derechohabientes en activo para proporcionar la información
correcta. 7. Verificar la asignación de claves, para su adecuado control. 8. Supervisar los trabajos de archivo de afiliación, para mantener el control adecuado de la
documentación. 9. Revisar los análisis de cotizaciones para el reconocimiento de antigüedad correcto. 10. Supervisar la elaboración de gafetes de personal para que se haga de manera correcta y oportuna. 11. Elaborar reporte mensual de elaboración de credenciales, para tener un control de las mismas. 12. Elaborar las requisiciones de compra de material, para la elaboración de las credenciales. 13. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por
instancias superiores.
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51
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Vigencia de Derechos.
2. La o el Titular de la Oficina de Seguridad Social. 3. El personal subordinado. 4. El Departamento de Tecnologías de la
Información. 5. La Sección de Impresiones. 6. El Departamento de Adquisiciones e
Inventarios. 7. La Oficina de Tesorería. 8. El Departamento de Prestaciones Económicas. 9. El Departamento de Banco de Datos. 10. La Oficina de Registro y Control de Cotizantes. 11. Oficina de Contabilidad y Adeudos. 12. El Archivo General.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Establecer la procedencia de reconocer
antigüedad y cálculo de cuotas y aportaciones a valor presente.
3. Transmitir instrucciones, proporcionar
información y coordinar actividades. 4. Atender los problemas en los equipos de
fotocredencialización y sistemas de cómputo. 5. Elaborar formatos. 6. Comprar material para la elaboración de las
credenciales en el sistema. 7. Proporcionar comprobantes de cobro de
credenciales. 8. Coordinar las aclaraciones de antigüedad y
situación en el trámite de préstamos a corto plazo.
9. Coordinar la corrección de números duplicados
y cotizaciones. 10. Proporcionar oficios de reconocimiento de
antigüedad, para su captura en el sistema histórico.
11. Desbloquear. (alta fiador). 12. Enviar documentación a resguardo.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los sindicatos y derechohabientes.
PARA:
1. Realizar trámite de credencialización y antigüedad de los trabajadores.
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52
OFICINA DE AFILIACIÓN
Y EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de recibir los movimientos de personal de diversas dependencias de gobierno inscritas al régimen de pensiones, así como atender vía ventanillas a los derechohabientes activos, pensionados y jubilados para su afiliación, elaboración de la credencial correspondiente, análisis de antigüedad y archivar documentación.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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53
FUNCIONES
1. Recibir documentos, tramites por ventanilla de sindicatos y agremiados al Instituto para la elaboración de credencial.
2. Capturar y validar en el sistema, de los datos del expediente de cada derechohabiente de nuevo ingreso,
para la actualización y envió a toma de credencial. 3. Elaborar reportes diarios de credenciales, de derechohabientes activos y pensionados iniciales y
renovaciones, para incluirlo en el reporte mensual de reporte de actividades. 4. Elaborar requerimientos de impresión de fichas, para que en ventanilla se pueda elaborar la credencial. 5. Recibir fichas de afiliación, captura de datos y toma de fotografía para la elaboración de la credencial
digitalizada. 6. Elaborar volante de desbloqueo para el derechohabiente que lo requiera. 7. Realizar análisis de antigüedad de derechohabientes en activo, para la aclaración o corrección en su
antigüedad. 8. Asignar claves de situación para contar con información confiable del registro. 9. Realizar análisis de cotizaciones para reconocimiento de antigüedad. 10. Elaborar gafetes del personal de IPE para su identificación. 11. Clasificar avisos de movimientos de personal (bajas, licencias, nuevos ingresos, reingresos), localizar el
número de afiliación y ordenarlos numéricamente para su envío al archivo de activos. 12. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
54
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Oficina de Afiliación y
Expedición de Credenciales. 2. La Sección de Archivo General. 3. El Departamento de Vigencia de Derechos. 4. La Oficina de Contabilidad de Adeudos.
5. El personal del área. 6. La Oficina de Ingresos. 7. El Departamento de Recursos Humanos. 8. El Departamento de Prestaciones Económicas.
PARA: 1. Recibir instrucciones, proporcionar
información y coordinar actividades. 2. Enviar fichas de afiliación, movimientos y
corrección de antigüedad, para el expediente. 3. Solicitar los acuerdos de pensionados para
corroborar los datos. 4. Grabar los recibos y movimientos de P.C.P. en
el sistema. 5. Coordinar y apoyar en ventanilla. 6. Aclarar las claves de situación. 7. Elaborar gafetes del personal del IPE. 8. Investigar y aclarar situaciones de préstamos
a corto plazo.
COORDINACIÓN EXTERNA
CON:
1. Los derechohabientes activos, jubilados y pensionados.
2. Los sindicatos.
PARA:
1. Recibir documentos en ventanilla, captura de datos y toma de fotografía.
2. Proporcionar información solicitada sobre el
trámite de sus agremiados.
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55
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES
INSTITUCIONALES
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE CONTROL DEL
PRESUPUESTO DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE
PRÉSTAMOS
OPERADOR DE TELEFONÍA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
EMISIÓN DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE RECEPCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PRÉSTAMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular Del Departamento de Prestaciones Económicas.
Jefe inmediato: Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
Subordinados: Auxiliar Administrativo de Control del Presupuesto de Préstamos.
Auxiliar Administrativo de Recepción y Seguimiento de Préstamos.
Auxiliar Administrativo de Validación de Préstamos.
Operador de Telefonía.
Auxiliar Administrativo de Emisión de Préstamos.
Auxiliar Administrativo.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de planear, organizar, ejercer, controlar, certificar y autorizar, las prestaciones económicas, que brinda el Instituto de Pensiones, mediante el programa de préstamos en su esquema tradicional y domiciliado. Permitiendo así brindar a los derechohabientes activos y pensionados el apoyo necesario y oportuno mediante la supervisión de los tiempos establecidos para el pago de la prestación. Mejorando así el bienestar de trabajadores y pensionados dando cumplimiento a lo establecido en la Ley.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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56
FUNCIONES
1. Formular, ejercer y controlar el presupuesto de préstamos a Corto y Mediano Plazo del esquema domiciliado y tradicional y de aquellos préstamos diversos aprobados por el H. Consejo Directivo, para dar cumplimiento al Programa de Prestamos.
2. Informar a los derechohabientes, a través del auxiliar administrativo de información a público general, los
requisitos y trámites necesarios para el otorgamiento de los préstamos a corto y mediano plazo. 3. Coordinar la recepción de solicitudes de préstamos a corto y mediano plazo, prestando especial atención
en la verificación del cumplimiento de los requisitos señalados para dichas solicitudes en la Ley de Pensiones del Estado y demás normatividad en vigor.
4. Preparar y coordinar las emisiones de los préstamos con base en el presupuesto diario, para supervisar el
pago de la prestación. 5. Realizar y coordinar las acciones pertinentes para la certificación de los sueldos de las solicitudes de
préstamos. 6. Procesar y analizar la información del sistema de préstamos, verificando la existencia de adeudos
anteriores, por parte de los derechohabientes que solicitan préstamo, para informarles, en su caso, la improcedencia de este.
7. Propiciar las acciones realizables para informar continuamente a los derechohabientes sobre los trámites,
requisitos y procedimientos necesarios para el otorgamiento de préstamos. 8. Efectuar el seguimiento de los préstamos requeridos, desde el proceso de recepción de solicitudes hasta
la emisión de los cheques respectivos, para verificar que siempre que se otorguen de acuerdo con los estándares establecidos.
9. Coordinar la validación de los números de cuenta y nombre de los bancos de los préstamos capturados
para la emisión de los cheques. 10. Informar al Departamento de Recursos Financieros los préstamos generados a corto y mediano plazo para
la impresión de cheques. 11. Informar al Departamento de Contabilidad y Presupuestos los préstamos otorgados diariamente para el
control y recuperación de los adeudos. 12. Turnar a los Departamentos los informes, reportes, estadísticas, sobre el número de préstamos otorgados
para el control y registro de los adeudos correspondientes. 13. Certificar las solicitudes de préstamos tramitados por trabajadores activos de la Secretaria de Educación
de Veracruz, Universidad Veracruzana y del Instituto de Pensiones, así como de los Pensionados, para procesar la información.
14. Coordinar, dirigir y evaluar el otorgamiento de préstamos para cumplir con el programa operativo anual,
políticas y demás disposiciones emitidas por el H. Consejo Directivo.
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57
FUNCIONES
15. Coordinar el proceso de digitalización de los préstamos emitidos y formatos de domiciliación, creando una base de datos para proporcionar información a las áreas que lo requieran y las instituciones bancarias.
16. Turnar a la Oficina de Tesorería los préstamos otorgados para su custodia.
17. Atender oportunamente las observaciones, recomendaciones y comentarios del Órgano Interno de
Control en el Instituto, Contraloría General del Estado, Órgano de Fiscalización Superior o de cualquier otro Fiscalizador para evitar amonestaciones o sanciones.
18. Nombrar a los Enlaces de Transparencia y Archivo de Trámites, para realizar las acciones pertinentes en
cada materia.
19. Cumplir con las disposiciones legales y normativas aplicables en el desempeño de sus funciones y como servidor público, para beneficio de la derechohabiencia.
20. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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58
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
2. El personal Subordinado. 3. La o el Titular de la Subdirección de Finanzas. 4. La o el Titular de la Subdirección de Jurídica. 5. La o el Titular de la Subdirección Administrativa.
6. La o el Titular del Departamento de Recursos Financieros.
7. La o el Titular del Departamento de Contabilidad y Presupuestos.
8. La o el Titular del Departamento Tecnologías de la Información.
9. El Departamento de Vigencia de Derechos. 10. El Departamento de Banco de Datos.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Proporcionar instrucciones, solicitar
información y coordinar actividades. 3. Solicitar los recursos económicos para el
otorgamiento de los préstamos, así como la información de la recuperación para la elaboración de los presupuestos.
4. Coordinar la realización de trámites legales
respecto a los préstamos. 5. Solicitar recursos humanos y materiales
necesarios para el departamento y con ello lograr el objetivo.
6. Expedir y pagar los cheques de préstamos a
los derechohabientes. Así como enviar los préstamos para su custodia.
7. Recuperar y contabilizar los préstamos
otorgados a los derechohabientes activos y pensionados.
8. Mantener en estado óptimo el
funcionamiento del sistema de préstamos y el equipo de cómputo.
9. Solicitar y proporcionar información relativa
a los derechohabientes pensionados. 10. Solicitar y proporcionar información relativa
a los derechohabientes activos.
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59
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los Entes Públicos. 2. Las Organizaciones Sindicales y Asociaciones
de Jubilados y Pensionados. 3. El Órgano Interno de Control en el IPE. 4. El Consejo Directivo y Comités relacionados con
el programa de préstamos. 5. Las Instituciones Bancarias.
PARA:
1. Solicitar información de los derechohabientes incorporados al Instituto de Pensiones.
2. Realizar la gestión e integración de las
solicitudes de préstamos de sus agremiados, así como proporcionar información de sus trámites.
3. Proporcionar información y atender las
auditorias, evaluaciones y demás intervenciones.
4. Dar a conocer los avances del programa de
préstamos. 5. Solicitar información relacionada con los
préstamos domiciliados.
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60
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
CONTROL DEL PRESUPUESTO DE
PRÉSTAMOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE
PRÉSTAMOS
OPERADOR DE TELEFONÍA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
EMISIÓN DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE RECEPCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PRÉSTAMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo de Control del Presupuesto de Préstamos.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de integrar y mantener actualizados los reportes tabulares y las estadísticas de los préstamos a corto plazo y mediano plazo otorgados.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
61
FUNCIONES
1. Generar y emitir mensualmente resumen estadístico global, resumen general de préstamos, relación de préstamos emitidos, resumen de préstamos otorgados por organismo, para mantener actualizada la información.
2. Verificar el reporte mensual estadístico de préstamos, basándose en los tabuladores de préstamos y
turnándolos a la o el Titular del Departamento para su rúbrica. 3. Elaborar informe estadístico comparativo del mes, en cuanto a lo presupuestado y cantidad otorgada,
líquido gastado, y número de préstamos otorgados determinando diferencias, para mantener actualizados los reportes.
4. Elaborar mensualmente los avances del Programa Operativo Anual, para emitir a la Subdirección
Administrativa. 5. Elaborar las estadísticas correspondientes por préstamos a corto y mediano plazo, concentrado para la
evaluación mensual del departamento. 6. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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62
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
2. El personal del área. 3. El Departamento de Contabilidad y
Presupuestos 4. El Departamento de Recursos Financieros. 5. El Órgano Interno de Control en el IPE.
PARA:
1. Recibir instrucciones proporcionar información y coordinar actividades.
2. Proporcionar información, ayudar y
coordinar actividades. 3. Proporcionar información respecto a los
préstamos. 4. Proporcionar información respecto a los
préstamos.
5. Proporcionar información respecto a los préstamos.
COORDINACIÓN EXTERNA
CON:
1. El público en general.
PARA:
1. Proporcionar información respecto al trámite.
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63
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
CONTROL DEL PRESUPUESTO DE
PRÉSTAMOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE
PRÉSTAMOS
OPERADOR DE TELEFONÍA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
EMISIÓN DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE RECEPCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PRÉSTAMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo de Recepción y Seguimiento de Préstamos.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de Informar al público derechohabiente y a las organizaciones sindicales sobre los requisitos necesarios para el trámite de préstamos, recibir las solicitudes de préstamos a corto y mediano plazo así como de calcular el importe de la cantidad a otorgar en los préstamos de corto y mediano plazo de los derechohabientes activos y pensionados, hasta proporcionar el número de cheque de los préstamos concedidos.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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64
FUNCIONES
1. Informar y orientar a la derechohabiencia y/o a los representantes sindicales sobre los trámites y requisitos necesarios para la obtención de préstamos a corto y mediano plazo.
2. Revisar detalladamente que las solicitudes de préstamos presentadas en ventanilla y por los sindicatos
reúnan los requisitos necesarios, cotejando que los datos proporcionados estén completos. 3. Cotejar el sueldo y las plazas certificadas, por la dependencia correspondiente o por el Departamento de
Prestaciones Económicas, en el sistema de préstamos. 4. Complementar y analizar con base en los documentos anexos a la solicitud de préstamo, Anotando la
clave del municipio, organismo pagador o dependencia donde labora el solicitante, así como el importe de la cuota IPE del titular y aval o avales.
5. Verificar el importe neto del talón de cheque con el estado de cuenta para identificar si es la cuenta
correspondiente a su nómina, cotejando el nombre del banco, el número de cuenta y cuenta CLABE anotados en el pagare verificando que sean datos correctos.
6. Consultar en el sistema de préstamos el Organismo, la descripción de la plaza y el importe del sueldo del
solicitante. Requisitar en la solicitud de préstamo los datos anteriores en el apartado de “certificación de sueldos” de los derechohabientes que solicitan préstamo y que pertenecen a la SEV, UV, personal del IPE o pensionados y jubilados.
7. Analizar el estado de cuenta y los talones de cheque del derechohabiente interesado y avales, para así
detectar los compromisos contraídos y cargos domiciliados que puedan tener y con base en ello determinar su liquidez.
8. Efectuar el cálculo del monto de préstamo alcanzado, basado en la antigüedad, liquidez y sueldo percibido
por el interesado y aval, o avales; así como el importe autorizado y líquido, descuentos mensuales/quincenales de cada solicitud de préstamo y requisitarlo en los campos correspondientes con su respectiva firma en los apartados de “revisó y tabuló”.
9. Analizar detalladamente las solicitudes de préstamo que presentan problemas, y en su caso, turnarlas al
jefe/jefa de departamento para su análisis y resolución. Aquellas solicitudes suspendidas deberá ingresarlas con observaciones para su control y seguimiento al sistema de préstamos.
10. Proporcionar información a los derechohabientes y representantes sindicales sobre la situación de sus
trámites. 11. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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65
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento Prestaciones Económicas.
2. El personal del área.
3. El Departamento de Vigencia de Derechos.
4. La Oficina de afiliación y expedición de credenciales.
5. El Departamento de Contabilidad y
Presupuestos.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Recibir información, ayudar y coordinar
actividades. 3. Aclarar bloqueos de solicitudes de
correcciones. 4. Solicitar información. 5. Aclarar bloqueos de solicitudes y correcciones.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. El Público en general.
PARA:
1. Proporcionar información respecto al trámite.
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66
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
CONTROL DEL PRESUPUESTO DE
PRÉSTAMOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE
PRÉSTAMOS
OPERADOR DE TELEFONÍA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
EMISIÓN DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE RECEPCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PRÉSTAMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo de Validación de Préstamos.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de verificar los datos de los préstamos de corto y mediano plazo capturados en el sistema de préstamos. Corroborando los datos del interesado, así como del aval o avales, anexos a las solicitudes de préstamo.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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67
FUNCIONES
1. Recibir y revisar que las solicitudes de préstamos entregadas reúnan los requisitos necesarios, para verificar que los datos proporcionados en la misma estén completos.
2. Verificar en el sistema de préstamos los siguientes datos de cada solicitud: Activo o pensionado, nombre,
nombre del banco donde cobra la nómina, número de cuenta de nómina bancaria, número de cuenta CLABE, números telefónicos y correo electrónico del interesado y aval o avales, para su validación.
3. Solicitar correcciones al Auxiliar Administrativo de recepción y seguimiento de préstamos, en caso de
existir errores, para poder firmar las solicitudes en el campo de validación. 4. Turnar al jefe/a de departamento las solicitudes de préstamos que muestren alguna irregularidad o que
deban estar suspendidas para su control y proceso de análisis. 5. Elaborar una relación diaria de solicitudes validadas, para su control y seguimiento. 6. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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68
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
2. El personal del área.
3. El Auxiliar Administrativo de Recepción y Seguimiento de préstamos.
4. El Auxiliar Administrativo de atención
telefónica.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Proporcionar información, ayudar y
coordinar actividades. 3. Evidenciar errores y solicitar su corrección. 4. Entregar solicitudes validadas para su
confirmación.
COORDINACIÓN EXTERNA
CON:
NO APLICA
PARA:
NO APLICA
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69
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE CONTROL DEL
PRESUPUESTO DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE
PRÉSTAMOS
OPERADOR DE
TELEFONÍA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
EMISIÓN DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE RECEPCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PRÉSTAMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Operador de Telefonía.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de atender las líneas telefónicas del departamento aclarando dudas por parte de la derechohabiencia. Así mismo, confirma con quienes solicitan préstamos los montos autorizados para sus solicitudes, programando su autorización y emisión.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
70
FUNCIONES
1. Atender las llamadas telefónicas recibidas en el departamento, para aclarar dudas o proporcionar información a la derechohabiencia respecto al trámite de préstamo.
2. Realizar las preguntas de seguridad, antes de proporcionar información respecto a los datos de una
solicitud, para validar así la identidad del interesado. Las preguntas deben incluir nombre completo, RFC o CURP, domicilio completo, número telefónico y fecha de nacimiento.
3. Atender las llamadas de la derechohabiencia que ha solicitado un préstamo, revisando en el sistema de
préstamos el estatus de su solicitud, si existe un monto autorizado visible en pantalla y la solicitud ha sido validada para posteriormente, dar a conocer al usuario el monto a otorgársele y el descuento para que lo autorice.
4. Confirmar en el sistema de préstamos las solicitudes de corto y mediano plazo autorizadas para informar
a la derechohabiencia solicitante. 5. Elaborar un paquete diario de solicitudes confirmadas en coordinación con el auxiliar administrativo de
emisión de préstamos para su programación y emisión. 6. Realizar cancelaciones de solicitudes vía telefónica y notificar cambios o correcciones de cantidades en
los montos de préstamos al analista de cálculo y codificación, esto cuando el solicitante de préstamo así lo desea, para una correcta atención al derechohabiente.
7. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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71
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento Prestaciones Económicas.
2. El personal de su área. 3. El Auxiliar Administrativo de recepción y
seguimiento de préstamos. 4. El Auxiliar Administrativo de emisión de
préstamos.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Proporcionar información, ayudar y coordinar
actividades. 3. Evidenciar errores y solicitar su corrección.
Notificar cambio de montos de préstamos. 4. Entregar solicitudes confirmadas para su
programación y emisión.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. El público derechohabiente.
PARA:
1. Proporcionar información respecto al trámite.
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72
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
CONTROL DEL PRESUPUESTO DE
PRÉSTAMOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE
PRÉSTAMOS
OPERADOR DE TELEFONÍA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
EMISIÓN DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE RECEPCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PRÉSTAMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo de Emisión de Préstamos.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de elaborar el archivo para la emisión diaria de cheques, se encarga del proceso de digitalización de los préstamos y formatos de domiciliación de corto y mediano plazo emitidos y realiza cambios de cuentas bancarias que son reportadas por extravió, cambios de bancos, o robo de los derechohabientes que se les otorgó préstamo.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
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73
FUNCIONES
1. Recibir y revisar las solicitudes de préstamo que fueron previamente confirmadas por el Auxiliar Administrativo de Atención Telefónica, para asegurarse que tengan los anexos completos del titular y aval o avales, de acuerdo a los requisitos establecidos.
2. Verificar y cotejar los datos contenidos en el pagaré y solicitud para que coincidan con los registrados el
sistema de préstamos. 3. Atender las instrucciones del Jefe o la Jefa del Departamento respecto al presupuesto diario programado
para la emisión de préstamos; se programan y organizan las solicitudes de préstamo a corto y mediano plazo para su posterior autorización y generación del cheque.
4. Revisar en pantalla, durante el proceso de autorización y generación previa del cheque, que se despliegue
correctamente la cantidad otorgada, saldo del préstamo anterior (en caso de las renovaciones), intereses, prima de renovación, fondo de garantía, importe del cheque, descuento quincenal o mensual correspondiente y el total a pagar, para su emisión.
5. Liberar los préstamos para su impresión que estén debidamente validados, así como firmar las solicitudes
en el apartado “emitió”. 6. Ordenar por número de afiliación las solicitudes de préstamos diarios autorizados para verificar que
concuerde con la relación de préstamos concedidos. 7. Concentrar, en coordinación con el encargado del archivo de trámite del departamento, las solicitudes de
préstamos de corto y mediano plazo, separando la solicitud y formatos de domiciliación de los documentos anexos programando su envío a la bodega de archivo para su resguardo.
8. Realizar el proceso de digitalización de los préstamos emitidos y formatos de domiciliación, en
coordinación con el encargado del archivo de trámite del departamento, creando una base de datos para proporcionar información a las áreas interna que lo requieran y las instituciones bancarias.
9. Relacionar y turnar a la Oficina de Tesorería, en coordinación con el encargado del archivo de trámite del
departamento, los préstamos y formatos de domiciliación de los préstamos pagados y digitalizados para su resguardo y seguridad.
10. Actualizar las cuentas bancarias que son reportadas por extravió, cambios de bancos, o robo de los
derechohabientes que se les otorgo préstamo, para que la información concuerde con la del sistema. 11. Realizar desbloqueo de cuentas para el cambio en la forma de pago de los derechohabientes pensionados
que solicitaron préstamo. 12. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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74
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento Prestaciones Económicas.
2. El personal de su área. 3. El Departamento de Contabilidad y
Presupuestos. 4. El Departamento de Recursos Financieros. 5. El Departamento de Vigencia de Derechos. 6. La Oficina de Afiliación y Emisión de
credenciales.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Proporcionar información, ayudar y coordinar
actividades. 3. Proporcionar información respecto a los
préstamos, aclarar bloqueos de solicitudes y correcciones.
4. Proporcionar información respecto a los
préstamos, aclarar bloqueos de solicitudes y correcciones.
5. Aclarar bloqueos de solicitudes y correcciones. 6. Solicitar información.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. El público en general
PARA:
1. Proporcionar información respecto al trámite.
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75
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
CONTROL DEL PRESUPUESTO DE
PRÉSTAMOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE
PRÉSTAMOS
OPERADOR DE TELEFONÍA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
EMISIÓN DE PRÉSTAMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE RECEPCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PRÉSTAMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Prestaciones Económicas.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de informar y orientar a la derechohabiencia con respecto al trámite de préstamos a corto y mediano plazo.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
76
FUNCIONES
1. Informar y orientar a los derechohabientes sobre los trámites y requisitos necesarios para la obtención de su préstamo.
2. Proporcionar al derechohabiente el estado que guarda su préstamo y entregar el número de cheque
autorizado para los préstamos emitidos. 3. Consultar el sistema de préstamos para realizar simulaciones de préstamos a los usuarios interesados en
el trámite. 4. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
77
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento Prestaciones Económicas.
2. El personal de su área.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Ayudar y coordinar actividades.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. El público en general.
PARA:
1. Proporcionar información respecto al trámite.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
78
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES
INSTITUCIONALES
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DE BANCO DE
DATOS
OFICINA DE
PENSIONADOS
OFICINA
DE ACTIVOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular del Departamento de Banco de Datos.
Jefe inmediato: Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
Subordinados: Titular de la Oficina de Pensionados.
Titular de la Oficina de Activos.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de supervisar, verificar y vigilar todos los procedimientos administrativos para la correcta integración de los sistemas de activos y de pensión móvil, para efectos de otorgar oportunamente las prestaciones a que tienen derecho los trabajadores y pensionistas, así como colaborar en la formulación del presupuesto de prestaciones sociales.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
79
FUNCIONES
1. Notificar a la Subdirección de Prestaciones Institucionales la información que debe solicitar a los entes públicos incorporados al Instituto, para cumplir con lo que establece la Ley 287 de Pensiones.
2. Vigilar que la Oficina de Pensionados formule el Proyecto de Presupuesto de Prestaciones Sociales con la
supervisión del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, para su correcta integración. 3. Proporcionar a las áreas internas u organismos externos, toda la información estadística sobre la
población derechohabiente, y en los casos que se requiera información que contenga datos personales se tendrá las reservas que marca la Ley en la materia, para cumplir con los procedimientos administrativos.
4. Supervisar y coordinar la actualización del sistema de activos, para uso y consulta de las áreas que lo
requieren. 5. Verificar el cálculo del capital constitutivo de las cuotas y aportaciones de los trabajadores de los
diversos Entes Públicos incorporados al Instituto para notificar en los días establecidos al Departamento de Recursos Financieros para sus efectos procedentes.
6. Realizar diferentes análisis que apoyen a la generación de estadísticas, para los estudios actuariales. 7. Coordinar la elaboración de informes de la Subdirección de Prestaciones Institucionales (Plan Anual,
Informes de Gobierno, Programa Operativo, Registro Estadístico Nacional, etc.), para su emisión oportuna. 8. Diseñar y elaborar el anuario estadístico del Instituto para dar a conocer las cifras estadísticas logradas. 9. Recibir de los Entes Públicos, toda la información que marca la ley vigente (nóminas, plantillas,
presupuesto de egresos y movimientos de altas y bajas de personal), para la integración de información al Sistema de Activos.
10. Verificar la correcta aplicación de las cuotas y aportaciones de los trabajadores que laboren o hayan
laborado en los Entes Públicos al Instituto, así como la actualización de plazas de derechohabientes activos, para contar con información fehaciente de los derechohabientes activos.
11. Concentrar y clasificar la información estadística sobre los trabajadores activos, jubilados y pensionados,
para su integración al Anuario estadístico y demás informes. 12. Supervisar el mantenimiento a los catálogos de organismos, poblaciones, sindicatos, dependencias, etc.,
para procedimientos administrativos. 13. Supervisar y coordinar los incrementos de pensión móvil a jubilados y pensionados para su otorgamiento
oportuno. 14. Supervisar y coordinar la cuantificación del pago de retroactivo de pensión móvil para remitir la
información al Departamento de Vigencia de Derechos. 15. Supervisar la actualización de los tabuladores de sueldos, para su consulta.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
80
FUNCIONES 16. Vigilar la emisión y validación de los reportes de incompatibilidad emitidos del sistema de pensionados
contra el sistema de activos para remitirlo a la Subdirección de Prestaciones Institucionales. 17. Atender oportunamente las observaciones, recomendaciones y comentarios del Órgano Interno de
Control en el Instituto, Contraloría General del Estado, Órgano de Fiscalización Superior o de cualquier otro ente fiscalizador, para evitar amonestaciones, sanciones o fincamiento de responsabilidad por parte de las autoridades facultadas para ello.
18. Supervisar, coordinar y analizar de forma semestral el proceso informático que detecta que el sueldo base
de cotización de los derechohabientes activos no sea mayor a 26 veces el salario mínimo general de la zona económica A elevado al mes, que dictamine la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos, para dar cumplimiento al Art. 3, fracc. XII de la Ley No. 287 de Pensiones y Art. 31 del Reglamento de Prestaciones Institucionales.
19. Verificar la cuantificación del excedente de cuotas y aportaciones de los trabajadores cuyo sueldo base
de cotización sobrepase el límite establecido en el artículo 3, fracc. XII de la Ley del IPE para remitirlo a la Subdirección de Finanzas.
20. Verificar que los entes públicos incorporados al Instituto registren en sus nóminas al personal de
confianza, para su correcta integración al sistema de activos. 21. Remitir las nóminas de municipios y organismos a la Oficina de Registro y Control de Cotizantes para su
resguardo y consulta. 22. Cumplir con las disposiciones legales y normativas aplicables en el desempeño de sus funciones y como
servidor público, para beneficio de los derechohabientes. 23. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
81
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
2. El personal subordinado. 3. Las áreas del Instituto.
PARA:
1. Recibir instrucciones, coordinar actividades y proporcionar información.
2. Transmitir instrucciones, solicitar información y
coordinar actividades. 3. Proporcionar y recibir información.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los Entes Públicos. 2. Las organizaciones sindicales y asociaciones de
jubilados y pensionados. 3. El Público en General.
PARA:
1. Solicitar y proporcionar información sobre derechohabientes activos o pensionados, realizar aclaraciones.
2. Solicitar y proporcionar información sobre
derechohabientes activos o pensionados. 3. Proporcionar información diversa.
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82
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
OFICINA DE
PENSIONADOS
OFICINA DE ACTIVOS
ANALISTA
DE PENSIONADOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular de la Oficina de Pensionados.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Banco de Datos.
Subordinados: Analista de Pensionados.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de coordinar y supervisar los cálculos en la nómina y análisis de expedientes de pensionados, así como de realizar la aplicación de la pensión móvil a los pensionados y el presupuesto de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
83
FUNCIONES 1. Analizar expedientes de pensionados recibidos del Departamento de Vigencia de Derechos, para realizar
el cálculo de pensión móvil, redistribuciones de porcentajes, cancelación, reactivación, cambio de plaza, etc.
2. Coordinar, supervisar y procesar los cálculos de los incrementos por pensión móvil en la nómina de
pensionados para dar cumplimiento al artículo 112 de la Ley 287 de Pensiones del Estado. 3. Atender las peticiones solicitadas por el Departamento de Vigencia de Derechos y a pensionistas
respecto al pago de pensión móvil y al pago de retroactivo por pensión móvil, para atención y consulta del interesado.
4. Brindar mantenimiento al archivo de pensionados, mediante la revisión de altas, bajas y variaciones de
pensión recibidas del Departamento de Vigencia de derechos, así como preparar todos los movimientos por pensión móvil que entren en la nómina, para su consulta.
5. Verificar a qué pensionados les corresponde ingresar a la pensión móvil, e investigar los sueldos actuales
en los distintos Entes Públicos para su nivelación, y llevar a cabo el proceso mensual. 6. Atender solicitudes de Información estadística, relacionada con la nómina de pensionados para su
análisis. 7. Generar estadísticas para su inclusión al Anuario Estadístico del Instituto. 8. Capturar, actualizar y validar los Tabuladores de Sueldos de los Entes Públicos para aplicar la pensión
móvil a los pensionados. 9. Verificar la emisión, investigar y realizar la validación de los reportes de incompatibilidad emitidos del
sistema de pensionados contra el sistema de trabajadores en servicio activo para que la información sea confiable.
10. Formular el proyecto de presupuesto de prestaciones institucionales, para su integración correcta. 11. Vigilar que se lleve a cabo el control de diferentes estadísticas para mantener actualizados los datos que
las integran, altas, bajas, cancelaciones específicas, etc. 12. Revisar expedientes de pensionados para obtener información cuando presentan alguna inconsistencia. 13. Mantener actualizado el sistema de Pensión Móvil para aplicar correctamente los incrementos. 14. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
84
COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
2. El personal subordinado. 3. El personal del Departamento. 4. Las áreas del Instituto.
PARA:
1. Recibir instrucciones, coordinar actividades y proporcionar información.
2. Transmitir instrucciones, solicitar información y
coordinar actividades. 3. Proporcionar y recibir información. 4. Intercambiar y recibir información.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Las organizaciones sindicales y asociaciones de pensionados y dependencias de gobierno.
PARA:
1. Proporcionar y solicitar información.
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
85
OFICINA
DE PENSIONADOS
ANALISTA DE PENSIONADOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de Pensionados.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Pensionados.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de verificar y realizar el análisis de nóminas de los Entes Públicos para calcular los incrementos a los pensionados y de mantener actualizados los datos que alimentan el sistema de pensionados.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ABRIL 2018
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
CONSEJO DIRECTIVO
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
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FUNCIONES
1. Analizar las nóminas de los Entes Públicos para verificar los incrementos que reporta la oficina de activos, para realizar el cálculo de pensión móvil y el pago de retroactivo correspondiente.
2. Realizar el cálculo de pensión móvil, e investigar los sueldos actuales de los distintos Entes Públicos a
nivelarse, para dar cumplimiento al Artículo 112 de la Ley del IPE. 3. Llevar el control de diferentes estadísticas para mantener actualizados los datos que las integran, como
son altas, bajas y pensiones por muerte, con su subclasificación. 4. Revisar expedientes de pensionados para obtener información cuando se detecta alguna inconsistencia. 5. Validar los reportes de incompatibilidad emitidos del sistema de pensionados contra el sistema de activos
para que la información sea confiable. 6. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
2. La o el Titular de la Oficina de Pensionados. 3. El personal del Departamento. 4. El Departamento de Recursos Financieros. 5. El Departamento de Vigencia de Derechos. 6. El Archivo General.
PARA:
1. Recibir instrucciones y proporcionar información.
2. Recibir instrucciones y proporcionar
información. 3. Coordinar actividades y corregir datos del
sistema. 4. Solicitar nóminas de los organismos
incorporados al Instituto. 5. Aclarar cualquier duda. 6. Solicitar expedientes de pensionados.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
NO APLICA
PARA:
NO APLICA
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DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
OFICINA DE PENSIONADOS
OFICINA DE ACTIVOS
ANALISTA DE ACTIVOS DE GOBIERNO CENTRAL, UV Y OTROS ORGANISMOS
ANALISTA DE ACTIVOS MUNICIPIOS Y ORGANISMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Titular de la Oficina de Activos.
Jefe inmediato: Titular del Departamento de Banco de Datos.
Subordinados: Analista de Activos de Gobierno Central, UV y otros organismos
Analista de Activos, organismos y municipios.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de de coordinar y supervisar los procesamientos de información del sistema de activos, así como preparar información para la elaboración de estudios y documentos.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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FUNCIONES 1. Coordinar y supervisar la actualización de datos generales y laborales de los trabajadores activos de los
Entes Públicos incorporados al Instituto para su consulta. 2. Verificar la actualización de información laboral de organismos, a través de archivos electrónicos y/o
impreso para su integración. 3. Llevar un registro de las nóminas que remiten los Entes Públicos al Instituto para mantener actualizados
los datos. 4. Elaborar estadísticas mensuales de la población derechohabiente para su estudio y toma de decisiones. 5. Realizar estudios y proyecciones relacionadas con la población activa y/o pensionada para calcular los
incrementos. 6. Preparar la información necesaria para la elaboración de estudios y documentos, para que sirvan de
apoyo a las áreas del Instituto y/o dependencias de gobierno. 7. Colaborar en la elaboración del Anuario Estadístico para su consulta. 8. Verificar el proceso informático de forma semestral para detectar que el sueldo base de cotización de los
derechohabientes activos no sea mayor a 26 veces el salario mínimo general de la zona económica A, elevado al mes, que dictamine la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos para cumplir con el Art. 3, fracc. XII de la Ley No. 287 de Pensiones y Art. 31 del Reglamento de Prestaciones Institucionales.
9. Verificar la cuantificación del excedente de cuotas y aportaciones de todos aquellos trabajadores cuyo
sueldo base de cotización sobrepase el límite establecido en el artículo 3, fracc. XII de la Ley del IPE para su cumplimiento.
10. Revisar e integrar el cálculo del capital constitutivo por cuotas y aportaciones para que se realice
conforme a lo previsto en Ley. 11. Concentrar las nóminas de municipios y organismos para remitirse a la Oficina de Registro y Control de
Cotizantes. 12. Supervisar los procesos de actualización de plazas e historia de los Entes Públicos incorporados al
Instituto, mediante la captura de sueldos, puestos, alta y baja de personal entre otros datos de los trabajadores para integrar al sistema.
13. Supervisar que se brinde el mantenimiento a los catálogos de población, sindicatos y dependencias para
su consulta. 14. Investigar y supervisar la corrección de inconsistencias detectadas en el sistema de trabajadores activos
tales como números duplicados, homónimos, RFC, CURP, Clave IMSS, fechas de ingreso, etc. para que la información sea confiable.
15. Reportar a la oficina de pensionados los incrementos generales otorgados por los diferentes entes
incorporados al Instituto para su actualización.
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FUNCIONES 16. Realizar el análisis de la plantilla de personal para verificar que los Entes Públicos remitan en nóminas el
adecuado número de personal de confianza. 17. Analizar los incrementos extraordinarios detectados para requerir el motivo de su otorgamiento. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores.
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COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
2. El personal subordinado. 3. El personal del Departamento. 4. Las áreas del Instituto.
PARA:
1. Recibir instrucciones, coordinar actividades y proporcionar información.
2. Transmitir instrucciones, solicitar información y
coordinar actividades. 3. Proporcionar y recibir información. 4. Verificar información diversa.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. Los Entes públicos.
PARA:
1. Solicitar información y aclarar dudas.
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OFICINA
DE ACTIVOS
ANALISTA DE ACTIVOS DE GOBIERNO CENTRAL, UV Y OTROS ORGANISMOS
ANALISTA DE ACTIVOS
MUNICIPIOS Y ORGANISMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de activos de Gobierno Central, UV y otros organismos.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Archivos.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de responsable de mantener actualizada la información de activos de Gobierno Central, Universidad Veracruzana, y otros organismos, así como elaborar estadísticas mensuales y anuales de trabajadores activos para la elaboración del Anuario Estadístico y para atender peticiones de los Entes Públicos.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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FUNCIONES
1. Actualizar la información de la UV, Gobierno Central y otros organismos, vía sistema para su integración al
sistema. 2. Realizar todo tipo de procesos e investigaciones para la actualización de nóminas. 3. Conciliar la información, como movimientos de altas y bajas de personal, incrementos de sueldos, etc. y
validarla para su verificación en el sistema. 4. Realizar el proceso de actualización de plazas e historia, de UV, Gobierno del Estado y otros organismos
para mantener actualizada la información. 5. Brindar mantenimiento a los catálogos de población, sindicatos y dependencias para su consulta. 6. Realizar todo tipo de estadísticas de trabajadores activos, así como también para la elaboración del
Anuario. 7. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Oficina de activos. 2. El personal del área. 3. El Departamento de Prestaciones Económicas.
4. La Oficina de Archivo Histórico de Cotizantes. 5. La Oficina de Afiliación y Expedición de
Credenciales.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Apoyar y coordinar actividades. 3. Proporcionar información actualizada. 4. Solicitar y proporcionar información. 5. Proporcionar información.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
1. La Universidad Veracruzana y Organismos Descentralizados.
PARA:
1. Solicitar información o aclaración de dudas.
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OFICINA
DE ACTIVOS
ANALISTA DE ACTIVOS DE
GOBIERNO CENTRAL UV Y OTROS ORGANISMOS
ANALISTA
DE ACTIVOS MUNICIPIOS Y ORGANISMOS
IDENTIFICACIÓN
Nombre del puesto: Analista de activos Municipios y Organismos.
Jefe inmediato: Titular de la Oficina de Archivos.
Subordinados: Ninguno.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Servidor Público que designe la o el Titular del Departamento de Banco de Datos.
DESCRIPCIÓN GENERAL La o el Titular de este puesto es responsable de la captura y actualización datos generales y laborales de trabajadores de H. Ayuntamientos y Organismos.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
FECHA
ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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CONSEJO DIRECTIVO
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FUNCIONES 1. Actualizar en el sistema, las nóminas y/o relaciones de trabajadores que remiten al Instituto, los Entes
Públicos, mediante la captura de sueldos, movimientos de altas y bajas de personal, cambios de categorías entre otros datos de los trabajadores para validar la información que se encuentra en el sistema.
2. Solicitar cuando se requiera, las nóminas y/o relaciones de personal al Departamento de Recursos
Financieros y a la Oficina de Registro y Control de Cotizantes, del Departamento de Vigencia de Derechos para su consulta.
3. Corregir inconsistencias en el sistema de activos tales como: número duplicados, errores y mantenimiento
de RFC, CURP, clave IMSS, fecha de ingreso, etc. para que la información sea confiable. 4. Realizar el proceso en sistema de activos Compara Nómina para detectar incrementos ordinarios y
extraordinarios. 5. Realizar la captura de la Plantilla de Personal de los Municipios y Organismos Incorporados para integrar
al sistema. 6. Realizar el proceso en sistema de activos Sueldo mayor a 26 SM para detectar a aquellos trabajadores
que cuentan con sueldo superior a este límite. 7. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias
superiores.
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COORDINACIÓN INTERNA CON:
1. La o el Titular de la Oficina de activos. 2. El personal del área.
3. La Oficina de Afiliación y Expedición de
Credenciales. 4. El Departamento de Recursos Financieros y la
Oficina de Registro y Control de Cotizantes.
PARA:
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
2. Apoyar y coordinar actividades. 3. Verificar datos. 4. Solicitar nóminas.
COORDINACIÓN EXTERNA CON:
NO APLICA
PARA:
NO APLICA
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DIRECTORIO
L.E. ITZEL OSIRIS LIRA MORADO
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
M.C.A. ROCÍO ARENAS NADAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
L.E. MA. FERNANDA MATUS FIGAROLA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
L.E. MARICELA HERNÁNDEZ HERNÁNDEZ
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
VII
DR. HILARIO BARCELATA CHÁVEZ
TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
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41
ACTA DE SESIÓN DEL H. CONSEJO DIRECTIVO
VIII
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VIII
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