MANUAL PARA REALIZAR Y APROBAR REQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS EPS-DP-022

MANUAL PARA REALIZAR Y MANUAL PARA REALIZAR Y APROBAR REQUISICIONES DE APROBAR REQUISICIONES DE

ACTIVOS FIJOSACTIVOS FIJOSEPS-DP-022EPS-DP-022

1. Ingrese a la pagina Web de Coomeva EPS y haga clic en el link Empleados.

2. En la Pagina Intranet de Coomeva, ingrese por el link Servicios Administrativos.

3. En el menú Servicios en Línea elija la opción Requisiciones de Compras.

4. Seleccione la ciudad o regional donde se encuentre ubicado.

5. Digite el usuario y contraseña para el Aplicativo de compras.

6. Al ingresar al aplicativo aparecerá un cuadro de diálogo en el cual se muestra el código de la compañía. Solo oprima el botón Aceptar.

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7. Haga clic en la opción Requisiciones Extras y luego oprima el botón seleccionar.

8. En el cuadro de diálogo aparecerá el código de la compañía, el tipo de requisición y el centro de costo. Oprima el signo de interrogación ubicado al lado derecho del campo centro de costo.

9. Seleccione su centro de costo y luego oprima el botón seleccionar.

10. El sistema le asignará un número de requisición, el cual debe tener presente para futuras consultas.

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11. En el campo Fecha esperada coloque la fecha en la que desea que el activo llegue a su centro de costo. Luego oprima el botón Motivo de la urgencia.

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12. Seleccione la opción Compra de Activos y luego oprima el botón Seleccionar.

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13. Para solicitar el Activo Fijo, oprima el botón del signo de interrogación en el campo Cod. Artículo y luego seleccione la opción para buscar el producto (El campo descripción es el mas recomendado)

14. En el campo descripción ingrese la palabra clave para que aparezca las opciones en el catálogo de productos. Seleccione el producto deseado y luego oprima el botón Seleccionar.

15. El sistema le informará que las cantidades deben ser mayores a cero. Oprima el botón OK.

16. En la columna Cant. Pedida indique el número de unidades a solicitar y luego oprima Enter.

17. El sistema le proyectará un cuadro de diálogo donde debe ingresar los ítems uno a uno dependiendo de las cantidades a solicitar. Para finalizar oprima el botón Aceptar.

18. Por cada unidad solicitada, el sistema le pedirá el código de nómina del colaborador al que se le asignará el Activo Fijo. Oprima el botón del signo de interrogación para realizar la búsqueda.

19. Si conoce el código de empleado, digítelo en el campo Código de empleado y luego oprima el botón Seleccionar.

20. En caso de solo conocer el nombre del colaborador, oprima el botón Por nombre para realizar la búsqueda.

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21. En el campo Nombre ingrese parte o el nombre completo del colaborador y luego seleccione el nombre en la lista. Oprima el botón Seleccionar.

22. Aparecerá el mismo cuadro de diálogo solicitando nuevamente el ítem y el código de empleado. Este cuadro aparecerá varias veces dependiendo de las cantidades que haya solicitado. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar y luego en el botón Regresar.

Ejemplo: En caso de solicitar 4 unidades de un producto, debe ingresar 1 luego el código de empleado, se hace los pasos anteriores y después ingresa el ítem 2 y así sucesivamente hasta terminar con las 4 unidades solicitadas.

23. Finalmente aparece el menú con el producto y cantidades solicitadas.

24. Oprima el botón Texto ubicado en la parte superior del cuadro para describir las características técnicas del producto.

Nota: Este campo se debe llenar obligatoriamente.

25. En cada línea ingrese las características técnicas del producto como: referencia, marca, modelo, color, entre otros. Al finalizar oprima el botón Actualizar.

Recuerde:• Adicionar el motivo de solicitud del Activo, teniendo en cuenta las

causas de compra establecidas en el procedimiento EPS – DP – 022 que hacen referencia a:

- Hurto- Obsolescencia- Apertura de nuevas sedes- Remodelaciones o adecuaciones- Nuevo colaborador- Tutelas- Adición o mejora a un Activo

• Enviar vía correo electrónico los soportes correspondientes a cada motivo de compra.

26. El sistema informará cuantos ítems solicitó, la fecha de la requisición y la fecha esperada de entrega. Oprima el botón Aceptar para finalizar la grabación de la requisición.

APROBAR REQUISICIONES DE APROBAR REQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOSACTIVOS FIJOS

1. Para aprobar la requisición, ingrese por el menú principal y seleccione la opción Aprobar/modificar requisición. Oprima el botón Seleccionar.

2. En el cuadro de diálogo ingrese por el campo Centro de costo y Número de Requisición a través de los botones con los signos de interrogación. Oprima el botón Aceptar para continuar.

3. El sistema informará los datos básicos de la requisición: Fecha, centro de costo, valor total de la requisición. Oprima el botón Ver detalle para continuar.

4. El aplicativo le mostrará el listado de los artículos y las cantidades solicitadas. Oprima el botón Pasar a Valorizar para continuar.

5. El sistema le informará el valor total de la requisición por ítem. Oprima el botón Pasar a Aprobar o Pasar a Rechazar para aprobar o rechazar la requisición.