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MANUAL DE
COMUNICACIONES
INTERNA Y EXTERNA
CÓDIGO: CO-M01
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 23-04-2015
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Oscar Mauricio Rueda Jaimes Cargo: Asesor de Comunicaciones
Carlos Alfonso Gaitán Cargo: Asesor de Planeación y Sistemas
Tatiana Piñeros Laverde Cargo: Directora General
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MANUAL POLÍTICA DE GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA
DESCRIPCION DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VERSIÓN
Integración políticas, canales y productos de las COI y COE; lineamientos para el manejo de medios de comunicación y periodistas, manejo de crisis y manejo de imagen y política editorial
Asesor de Comunicaciones Oscar Mauricio Rueda Jaimes
2015-04-24
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MANUAL DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
EQUIPO ÁREA DE COMUNICACIONES:
OSCAR MAURICIO RUEDA JAIMES
ASESOR
CLAUDIA STELLA AGUDELO HERNÁNDEZ
PERIODISTA Y LIDER OPERATIVO SIG
LUISA FERNANDA ABELLA CARVAJAL
JAVIER ANDRÉS GUERRA ACOSTA
PERIODISTAS
LAURA ESMERALDA GARZÓN NIÑO
JHON FABER BAUTISTA FINO
DISEÑADORES GRÁFICOS
RODRIGO LANCHEROS PORRAS
ADMINISTRADOR DE PÁGINA WEB
MAURICIO RIVEROS QUINTERO
COMUNITY MANAGER - REDES SOCIALES
LEIDY JULIET GUZMAN VALENCIA
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
BOGOTÁ D.C., ABRIL 2015
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MANUAL DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD.
OBJETIVOS
GENERAL
ESPECÍFICOS
MARCO LEGAL
PRINCIPIOS Y VALORES
CAPÍTULO 1. POLÍTICAS, CANALES Y PRODUCTOS
CAPÍTULO 2. LINEAMIENTOS MANEJO IMAGEN CORPORATIVA Y POLÍTICA EDITORIAL
CAPÍTULO 3. LINEAMIENTOS MANEJO CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y LOS
PERIODISTAS
CAPÍTULO 4. LINEAMIENTOS MANEJO DE CRISIS
CAPÍTULO 5. LINEAMIENTOS MANEJO DE PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ANEXO 1. Síntesis Normograma Proceso Comunicaciones
ANEXO 2. Manual de Identidad Visual del IDT
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PRESENTACIÓN
El Área de Comunicaciones del Instituto Distrital de Turismo, tiene dos aspectos principales, el
primero es mejorar la relación interna, los métodos de trabajo, que permitan garantizar un mejor flujo
de información y un mejor clima laboral que se traduzca en mejores resultados. El segundo se refiere a
una función externa, debe posicionar y destacar la imagen del Instituto ante la opinión pública. Para
lograr dichos objetivos es necesario seguir unos lineamientos, usando unos métodos de planeación
efectivos que faciliten el trabajo y generen un esquema efectivo.
Este manual explica cómo coordinar interna y externamente todos los procesos comunicativos, el
lineamiento básico para cualquier actividad y la manera adecuada de difundir en medios de
comunicación los aciertos del IDT. Así mismo, entrega pautas para enfrentar una crisis, para manejar la
imagen de la marca, de la entidad y el mecanismo para presentar informes de resultados.
OSCAR MAURICIO RUEDA JAIMES
Asesor de Comunicaciones.
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MANUAL DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
El Instituto Distrital de Turismo es un establecimiento de público de orden distrital, adscrito a la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico (SDDE), creado mediante el Acuerdo 275 del 27 de
febrero de 2007, que tiene como objeto la ejecución de las políticas y planes y programas para la
promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino turístico sostenible.
OBJETIVOS
General: Establecer las directrices para la gestión de las comunicaciones interna y externa en el
Instituto Distrital de Turismo.
Específicos:
1. Cultivar una fuerte cultura corporativa hacia el ordenamiento adecuado de la información.
2. Proyectar con hechos un compromiso de responsabilidad, para lo cual se establecerán políticas
de comunicación con el fin de que lo que se hace no quede solo en hechos, sino que traiga un
beneficio importante en la imagen de la entidad.
3. Humanizar la comunicación, es decir que la Entidad debe comunicarse con voz humana, sin
tensiones corporativistas, hablando con sinceridad y haciendo de los usuarios, que también
tendrán voz, participes de pequeños secretos e innovaciones de la Entidad.
4. Unificar y estandarizar los procedimientos sobre la comunicación institucional.
5. Divulgar el compromiso de la administración y los cambios positivos en las condiciones de
productividad y competitividad turística a cargo del Instituto Distrital de Turismo, manifestado
a través de acciones y proyectos puntuales, en la promoción y comportamientos corresponsables
de la ciudadanía, para que contribuyan al logro común de objetivos y a la mejora en la
percepción del quehacer turístico en la ciudad.
6. Integrar y optimizar los recursos técnicos, humanos, económicos y garantizar la capacidad
institucional de generar información y participación en torno a las funciones que desempeña el
IDT.
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7. Orientar a los Servidores Públicos responsables de la comunicación tanto interna como externa,
en torno a las diferentes fases del proceso de comunicación en el cumplimiento de sus funciones
y obligaciones.
MARCO LEGAL
Constitución Política de 1991
Título II, Capítulo I, Artículos 20 y 73. “Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar
y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza
el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 73. La actividad
periodística gozará de protección para garantizar su libertad e independencia profesional.
Ley 1712 del 6 de marzo del 2014.
“Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública
nacional y se dictan otras disposiciones”
Decreto 103 del 20 de enero del 2015.
“Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 del 2013 y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 057 del 17 de abril de 20002.
"Por el cual se dictan disposiciones generales para la implementación del Sistema Distrital de
Información -SDI-, se organiza la Comisión Distrital de Sistemas, y se dictan otras disposiciones".
Acuerdo 131 de 1004.
"Por el cual se establecen informes de rendición de cuentas de la gestión contractual y administrativa a
cargo del Distrito, sus Localidades y Entidades Descentralizadas, y se dictan otras disposiciones"
Acuerdo 292 del 21 de noviembre de 2007.
"Por medio del cual se establecen lineamientos de política pública, en materia de comunicación
comunitaria en Bogotá, se ordena implementar acciones de fortalecimiento de la misma y se dictan
otras disposiciones"
Decreto 213 del 24 de mayo de 2007.
“Por medio del cual se adopta el Manual de Estilo “Producción y elaboración de actos administrativos”
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Directiva 009 de 2005
“Difusión de los Planes Maestros y Participación Ciudadana”.
Directiva 005 de 2005
“Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del
Distrito Capital”.
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004
“Sistema de Gestión de Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadores
de servicios”.
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005
“Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la Ley 87 de 1993”.
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión Ambiental
La normatividad reseñada en el Normograma del proceso de Comunicaciones colgada en la Intranet:
http://intranet.bogotaturismo.gov.co/node/133
Ver Anexo 1: Síntesis Normograma Proceso Comunicaciones
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PRINCIPIOS Y VALORES
Los principios que se señalan en este documento con el propósito de responder a las necesidades
comunicativas y reforzar las fortalezas, son los siguientes:
Confianza y reconocimiento.
La confianza es la máxima aspiración de la comunicación, por ello se construye desde todas y cada una
de las acciones y mensajes generados, y solo se logra entregando una información clara y oportuna a
las personas usuarias y beneficiarias de los servicios que ofrece el Sector del Turismo.
Integralidad, transparencia y oportunidad.
Los servicios que ofrece el Instituto Distrital de Turismo, IDT, deben ser integrales, transparentes y
oportunos. Estos principios marcan las acciones de una dirección transparente que entiende la
comunicación y la información como derechos de todas las personas que habitan y visitan la ciudad.
Coordinación interinstitucional.
Permite optimizar y garantizar el buen uso y administración de los recursos públicos, mejorando la
calidad de vida de las personas. Sumando esfuerzos, maximizando acciones y potencializando recursos
en el marco de las funciones que desarrolla la entidad.
Unicidad y coherencia.
Este principio defiende que la identidad corporativa del IDT debe ser respetada y atendida en todas las
piezas comunicacionales impresas, audiovisuales y digitales que se desarrollen. Por otra parte, los
mensajes deberán guardar coherencia y nunca se prestarán a equívocos o contradicciones entre una y
otra área o dependencia.
Sentido social.
Los Servidores Públicos tenemos un compromiso con la atención amable y cordial a la ciudadanía.
Nuestra razón de ser siempre serán los ciudadanos, los turistas y la mejora en sus condiciones de
competitividad turística.
Comunicación de doble vía en el sector.
Ayuda a fortalecer la democratización de las comunicaciones de la entidad.
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Difusión.
El IDT brindará todos los instrumentos de información de sus servicios y actividades a la comunidad y
a la ciudadanía atendiendo, de esta manera, un mandato constitucional cual es la que la información es
un derecho.
Medición.
La gestión del Área de Comunicaciones debe ser medible como soporte al mejoramiento de la gestión
distrital. La comunicación es un proceso cuya legitimidad se basa en la medición de las
transformaciones que logra.
Respeto.
Acogiéndose al Código de Ética del Instituto Distrital de Turismo, el respeto es uno de los principios
éticos a la que la Comunidad Institucional responde: “Es el principio por el cual las servidoras y
servidores, expresan un trato humano a los ciudadanos y ciudadanas y a sus compañeras y compañeros
de trabajo, reconociéndolos como sujetos de derechos sin ninguna discriminación”.
Espíritu de colaboración.
Un valor que para el IDT es uno de los pilares de la política y referente principal para todas las
actividades encaminadas en mejorar los índices de comunicación interna y externa.
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CAPÍTULO 1.
POLÍTICAS, CANALES Y PRODUCTOS
La Oficina Asesora de Comunicaciones tiene dos subprocesos, mediante los cuales define todo su
accionar: la comunicación organizacional o interna y la comunicación informativa o externa.
La Oficina Asesora de Comunicaciones, con la participación del nivel directivo y los coordinadores de
algunos subprocesos, canaliza la información interna y externa con el propósito de mantener un flujo
permanente de información, tanto interna como externa.
La comunicación interna, es aquella información que fluye internamente a través de unos canales
definidos en la organización para afianzar la comunicación abierta entre los Servidores Públicos,
fortaleciendo el sentido de pertenencia, las relaciones de diálogo y la colaboración, basados en los
planteamientos estratégicos y los postulados del marco ético institucional para la promoción
permanente del trabajo en equipo y la construcción de redes de apoyo mutuo. Comunicar y divulgar
internamente es una tarea de trascendental importancia para generar espacios de confianza,
transparencia y mejoramiento del clima organizacional.
La comunicación externa, es aquella información que fluye externamente de la entidad en busca de
generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés y mantener informado al público en
generar con respecto a las acciones del Instituto Distrital de Turismo de Bogotá en su gestión integral.
Mediante las directrices dadas por la Dirección General del IDT, se establecen lineamientos que
permiten estructurar la Planeación Estratégica de la Entidad, los Acuerdos de Gestión y los Planes de
Acción, permitiendo que la comunicación fluya desde los servidores Públicos ubicados en niveles altos
hacia otros que ocupan niveles inferiores en la jerarquía organizacional.
Los siguientes son los lineamientos establecidos por la Dirección General:
1.1. “La información es un bien colectivo”.
Siendo la información un bien colectivo, indispensable para el conocimiento de los procesos internos y
la realización del trabajo, en la entidad se fomentará su producción y circulación fluida en todos los
niveles, mediante las reglas de juego que establezcan los lineamientos específicos anexos al presente
Manual de Gestión de Comunicaciones Interna y Externa de la entidad; en forma tal, que garantice su
adecuada socialización y retroalimentación.
La imagen corporativa debe posicionarse con pulcritud y respeto por la misma, sin manipulaciones y
respondiendo al Manual de Identidad Visual del IDT.
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Lineamiento 1: Ninguna pieza gráfica de la entidad o publicación será producida sin que cuente con el
visto bueno de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Con el fin de erradicar el rumor y la distorsión de la información, la entidad dispondrá de los medios y
espacios para difundir oficialmente y de manera oportuna la información que se genere en las
diferentes instancias y niveles de la entidad.
Lineamiento 2: La difusión de la información de interés para los funcionarios tendrá carácter
permanente a través de los diferentes medios y espacios establecidos para ello y estará consignada en
actas, memorias y formatos.
En la entidad se fortalecerá el trabajo en equipo a través de un adecuado manejo de los recursos y
métodos, y una clara definición de directrices, con lo cual se favorecerá la producción del conocimiento
asociado al cumplimiento de la misión.
Lineamiento 3: El Instituto Distrital de Turismo facilitará a los equipos de trabajo los recursos, métodos
y directrices que les permitan utilizar el acervo documental institucional para generar información y
producir nuevo conocimiento.
La Intranet será una herramienta de apoyo fundamental para el manejo de la información institucional,
con miras a su fortalecimiento para que se convierta en el mayor centro de consulta.
1.2 “El carácter de la comunicación organizacional”
La comunicación organizacional en la entidad estará caracterizada por la construcción de sentido de
pertenencia y por el establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración de los servidores públicos,
sin perjuicio de la jerarquización propia de la estructura institucional. Para ello la Entidad normalizará
y estandarizará un proceso de comunicación corporativa que defina la operatividad de los objetivos y
propósitos comunes a todos los funcionarios.
Lineamiento 1: Para garantizar la adecuada circulación de la información, la Oficina Asesora de
Comunicaciones implementará y promoverá el plan de medios internos de comunicación.
Todos los funcionarios de la Entidad conocerán, compartirán, participarán y contribuirán a la toma de
las decisiones estratégicas de la organización, a través de la comunicación organizacional como
instrumento de enlace fluido y permanente.
Lineamiento 2: Para garantizar la oportuna participación de los funcionarios, la entidad
institucionalizará los espacios necesarios para la puesta en común y retroalimentación de la
información.
El adecuado manejo de la identidad corporativa y de la filosofía de la organización, serán el
fundamento a través del cual se fortalecerá el sentido de pertenencia entre los funcionarios,
beneficiando a su vez el clima organizacional y el cumplimiento de su misión.
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Lineamiento de política: El Instituto promoverá al interior de la entidad el correcto uso del Manual de
Identidad Visual del IDT, con el fin de fortalecer la imagen institucional.
El posicionamiento de marca se trabajará desde el interior de la entidad y con estrategias externas, a
través de convenios con otras entidades. Esta gestión la liderará la Subdirección de Promoción de la
entidad con la participación activa del Área de Comunicaciones.
Lineamiento de política: La comunicación será el instrumento para difundir, asimilar y retroalimentar
los componentes de la filosofía de la organización.
Todos los funcionarios participarán en forma permanente, en el proceso de retroalimentación de la
filosofía organizacional, a través de los diferentes medios y espacios dispuestos por la entidad (grupos
primarios, mesas de trabajo, plan de medios, correo electrónico, entre otros).
1.3. “Apertura y visibilidad en la comunicación con la ciudadanía”.
La comunicación con la ciudadanía se hará en el marco del entendimiento de la administración pública
como un servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de publicidad y transparencia
que deben tener los actos de los servidores públicos, a través de la pedagogía ciudadana, rendición de
cuentas e informe de gestión a la sociedad y la interacción permanente con otras entidades públicas y
organizaciones de la sociedad civil, con el propósito de generar credibilidad y confianza en el
cumplimiento de la misión institucional.
La pedagogía ciudadana sobre control fiscal será una herramienta para la permanente difusión y
comprensión de las normas fiscales y el quehacer de la organización.
Lineamiento de Política: La Entidad cuenta con un Sistema de Información, Quejas y Reclamos que le
permite mantener una comunicación de doble vía con la comunidad para atender los requerimientos y
necesidades de la ciudadanía y darles, de manera oportuna, el trámite pertinente.
La rendición de cuentas a la sociedad estará enmarcada en el sano propósito de la transparencia y la
publicidad de los actos del administrador público.
Lineamiento de política: La Entidad establecerá una programación integral para la difusión y
publicación de los resultados de la labor de fiscalización, con el fin de promover la participación y
generar con ello relaciones de confianza y credibilidad.
1.4. “Vocerías institucionales”.
El Instituto Distrital de Turismo de Bogotá, tendrá como voceros institucionales en los temas
estratégicos de su gestión -sobre los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes
auditorios y escenarios-, a la cabeza visible de la Entidad como legitimadora oficial de la información o
en su defecto a quien ella delegue de acuerdo con el tema a tratar.
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Todo pronunciamiento o intervención de origen institucional deberá ser consecuente con la filosofía de
la organización donde se reflejen los valores, los principios, la misión y el carácter proactivo de la
entidad, citando las fuentes que originan la información, cuando ello fuere necesario.
1.5. “Relaciones con los medios de comunicación”.
La relación con los medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en principios
de veracidad, libertad y publicidad, mediante la convocatoria permanente a ruedas de prensa, emisión
de boletines de prensa, conversatorios, entrega de publicaciones técnicas con la información de interés
para los medios.
Lineamiento de política: La Oficina Asesora de Comunicaciones y el Despacho del Director(a), serán
los encargados de coordinar la difusión de los resultados de la gestión.
La Oficina Asesora de Comunicaciones será el puente que une a la Entidad con los medios masivos de
comunicación y para la divulgación de la información institucional.
La Oficina Asesora de Comunicaciones editará todo tipo de información, como informes especiales,
documentos técnicos, textos, comunicados de prensa, avisos de prensa, mensajes para campañas, etc.,
de carácter oficial para ser entregada a los medios de comunicación.
Las relaciones con los medios masivos de comunicación serán de carácter institucional y no se
afectarán por tendencias políticas o intereses particulares, sin privilegio exclusivo de la información
para ningún medio en especial. Estas relaciones estarán basadas en el respeto por los medios masivos y
alternativos de comunicación, la libertad, la publicidad, la imparcialidad y la autonomía de la entidad.
Lineamiento de Política: La Oficina Asesora de Comunicaciones deberá ser objetiva, oportuna y justa
en la entrega de la información a los medios de comunicación.
1.6. “Interacción informativa con los organismos de control”.
La interacción informativa de la entidad con los organismos de control (Procuraduría, Personerías o
Contralorías) estará enmarcada por el respeto y por el principio de separación e independencia de las
Ramas del Poder Público, mediante la entrega oportuna de la información de su competencia, y la
contribución al ejercicio de las funciones propias de su naturaleza de control.
Lineamientos de política: la interrelación con los organismos de control se fundamentará en la
oportunidad, la celeridad, la transparencia y la autonomía.
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2. LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL O INTERNA
Con el propósito de garantizar el logro de los fines misionales y la transparencia de su gestión, la
comunicación en el Instituto Distrital de Turismo, tendrá carácter estratégico y estará orientada a
fortalecer la participación ciudadana y la disposición organizacional para la apertura, la interlocución y
la visibilidad. Para ello, las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que
establezcan los procedimientos de comunicación y el plan estratégico de las Comunicaciones de la
entidad.
Afianzar la comunicación abierta entre todos los Servidores Públicos, fortaleciendo el sentido de
pertenencia, relaciones de diálogo y colaboración, basados en los planteamientos estratégicos y los
postulados del marco ético institucional para la promoción permanente del trabajo en equipo y la
construcción de redes de apoyo mutuo será su reto. Para esto dispondrá de medios internos de
información que serán actualizados permanentemente y que llegarán en forma masiva a todos y todas
sus colaboradores/as. La información en el IDT es un bien colectivo indispensable para la realización
del trabajo y por tanto deberá fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente y cruzada,
propiciando la toma acertada de decisiones en todos los niveles, el aprendizaje organizacional y la
disposición al cambio, como componentes básicos de nuestra cultura.
Como proceso de comunicación pública, es importante que en el Instituto Distrital de Turismo, la
comunicación circule en varias direcciones, por lo tanto se establece:
2.1. La Comunicación Descendente:
Mediante las directrices dadas por la Dirección General del IDT, se establecen lineamientos que
permiten estructurar la planeación estratégica de la Entidad, los acuerdos de gestión y los planes de
acción, permitiendo que la comunicación fluya desde los servidores Públicos ubicados en niveles altos
hacia otros que ocupan niveles inferiores en la jerarquía organizacional. Es importante que toda la
organización (a todos los niveles) conozca y se integre a estos lineamientos que son la Carta de
Navegación de la Entidad. Por lo tanto, cada responsable en cargos directivos debe manejar estrategias
para que no se pierda o distorsione la información al descender por la cadena de mando.
El Área de Comunicaciones se encarga de divulgar la información en medios que permiten que cada
servidor público esté enterado de las decisiones tomadas en niveles directivos. Es fundamental contar
con métodos de retroalimentación para determinar si la información se percibió tal como era la
intención del emisor, a través de la aplicación de encuestas de satisfacción al cliente en donde cada
servidor público podrá manifestar sus sugerencias, inquietudes y opiniones.
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2.2. La Comunicación Ascendente:
Es aquella que viaja desde los subalternos hacia los superiores y continúa ascendiendo por la
organización.
Es importante que la información fluya de forma que no se obstaculice y se transmitan los mensajes
con la información adecuada a los jefes, quienes comunicarán la información a la alta dirección en caso
de ser requerido. La transmisión objetiva de la información es esencial para fines de control. La
Dirección General, las Subdirecciones y las Oficinas Asesoras estarán disponibles para conocer
específicamente hechos sobre el desempeño de los procesos y de sus servidores para lo cual en caso de
requerirse comunicación directa con la alta dirección se podrá solicitar cita para tal finalidad.
2.3. La Comunicación Cruzada.
Es aquella que se utiliza para acelerar la circulación de la información, mejorar la comprensión y
coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales. Incluye el flujo horizontal de
información entre funcionarios de niveles organizacionales iguales o similares, y el flujo diagonal entre
funcionarios de niveles diferentes que no tienen una relación de dependencia directa entre sí. El
ambiente de la entidad proporciona muchas oportunidades para la comunicación verbal. Estas van
desde las reuniones informales y las horas de descanso que reúnen a los servidores, hasta conferencias
más formales, conversatorios y reuniones de comités. Esta clase de comunicación ocurre también
cuando los miembros de diferentes áreas se agrupan en comités de trabajo o de proyecto.
2.4 Canales de Comunicación Interna.
El Instituto Distrital de Turismo adoptará múltiples canales de comunicación que pueden y deben
utilizarse para llegar a todos los Servidores Públicos con mensajes claros y oportunos, teniendo claro
que la Oficina Asesora Comunicaciones canaliza toda la información, con el objetivo de manejar un
mismo lenguaje y unidad de imagen corporativa, buscando la motivación y compromiso de los
empleados con el logro de los objetivos institucionales.
Carteleras.
Acorde con la política de que seamos una entidad moderna y eficiente, se hace una redefinición de las
herramientas que se utilizan para transmitir los mensajes y, las carteleras son una de ellas, a través de
las cuales se publicará permanentemente información de interés general y de actualidad y campañas
informativas y formativas.
Campañas de comunicación interna.
De acuerdo con las necesidades de cada una de las dependencias, desde la Oficina Asesora de
Comunicaciones se generarán las campañas necesarias para llevar los mensajes de forma oportuna,
creativa, pedagógica y moderna, teniendo en cuenta la concienciación, prevención, recordación y
formación.
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Eventos.
Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Comunicaciones atender la visibilidad de la imagen
corporativa de la Entidad así como apoyar toda la logística pertinente para la realización de los diversos
eventos que convoque el distrito, tales como la rendición de cuentas, audiencias públicas, seminarios,
encuentros, etc. El Asesor revisará los discursos, guiones, y presentación de los eventos.
Correo Electrónico.
Es un servicio de red, de gran acogida en la entidad y que permite a los usuarios recibir y enviar
mensajes inmediatos con un gran impacto y efectividad. La Oficina Asesora de Comunicaciones, al
recibir información de carácter urgente e importante, a través del correo electrónico, previa
autorización del Director(a), la envía a través de la cuenta de correo corporativo de la Oficina de
comunicaciones.
Intranet
Parte del nuevo desarrollo tecnológico, implica la implementación de la intranet como herramienta que
contribuya con la política de cero papel y con una cultura de servicio que lleve a los funcionarios a
mantenerse informados a través de la red y a adelantar procesos administrativos, de forma sistemática y
organizada, utilizando esta herramienta.
Boletín interno
Se presenta una redefinición del boletín interno, con el objetivo de continuar con la política de cero
papel, motivo por el cual será virtual, en un formato dinámico y fácil de leer, con una periodicidad
mensual.
Los contenidos estarán orientados principalmente a la información corporativa administrativa, será la
herramienta ideal para bajar la información desde la alta dirección a todas las dependencias y
empleados, además de tener el propósito de convertirse en el medio de comunicación transversal que
permita a los funcionarios comunicarse e intercambiar experiencias, propuestas y experiencias.
Encuesta satisfacción cliente interno
Con el objetivo de conocer la percepción del cliente interno, respecto de los servicios de la Oficina
Asesora de Comunicaciones, en cuanto a los mecanismos de comunicación implementados, se realiza
la encuesta, como instrumento para medir el impacto y la efectividad y tomar decisiones.
La evaluación será trimestral, de manera directa, con envío de la encuesta a todos los funcionarios,
concluido este proceso se presentará informe de los resultados a toda la comunidad, quien determinará
los pasos a seguir para tomar las medidas pertinentes.
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2.5. Plan de Comunicación
La comunicación del IDT con los públicos internos y externos se realizará de acuerdo con los
parámetros que establezca el Plan de Comunicación.
>En el IDT se formulará un Plan de Comunicación que establecerá los lineamientos, estrategias y
procedimientos de la entidad en sus relaciones con los diferentes públicos con los que interactúa, a
partir de las políticas de Comunicación adoptadas en este mismo documento.
En el IDT, la oficina Asesora de Comunicaciones es la responsable de formular y coordinar el Plan de
Comunicación y su ejecución se hará desde las diferentes áreas o dependencias según sus necesidades y
proyectos comunicacionales específicos.
>Es el Comité de Dirección encargado de adoptar, vigilar y evaluar el cumplimiento del Plan de
Comunicación.
>El plan de comunicaciones incorporará la estrategia de comunicación interna entre los diversos
niveles y funciones de la organización relacionada con los aspectos ambientales y el Sistema de
Gestión Ambiental, así como, recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las
partes interesadas externas.
2.6. Carácter de las acciones comunicativas.
Las Acciones Comunicativas estarán caracterizadas por la construcción del sentido de pertenencia y
por el establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores Públicos, sin
perjuicio de la jerarquización propia de la estructura institucional.
>La gestión comunicacional propenderá porque en el IDT los servidores Públicos interioricen la visión,
la misión, políticas y los objetivos institucionales, tanto en su comprensión conceptual como en su
práctica diaria.
>La comunicación entre los servidores públicos del IDT debe procurar unas relaciones basadas en el
diálogo, el respeto y la participación, para la promoción permanente del trabajo en equipo y en la
construcción de redes de apoyo mutuo.
>La comunicación en el IDT propiciará el aprendizaje organizacional y la disposición al cambio, como
componentes básicos de la cultura organizacional.
>Se dispondrá de medios oficiales internos de información que serán actualizados permanentemente y
que deberán llegar en forma masiva a todos sus colaboradores.
Habrá procesos de inducción al proyecto estratégico de cada administración para sintonizar a los
servidores públicos con el (Plan de Desarrollo, Plan estratégico), y de reinducción para alinearlos con
los resultados, avances, reenfoques y desarrollos de la gestión.
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>En los procesos de empalme entre las administraciones entrante y saliente, se deberá garantizar el
conocimiento amplio y suficiente del proyecto estratégico en ejecución.
2.7. La información es un bien colectivo.
Siendo la información un bien colectivo indispensable para el conocimiento de los procesos internos y
la realización del trabajo, se fomentará la producción y circulación fluida a todos los niveles.
Se dispondrá de mecanismos para la organización y sistematización de los registros de la gestión
pública, de modo que permanentemente se produzca la información necesaria para entender los
procesos que se dan en su interior.
>La información en el IDT es un bien colectivo indispensable para la realización del trabajo y por lo
tanto deberá fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente, cruzada y horizontal, para
propiciar la toma acertada de decisiones en todos los niveles.
2.8. Apertura y visibilidad en la comunicación con la ciudadanía.
La comunicación con la ciudadanía se hará en el marco del entendimiento de la administración pública
como u servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de promoción, difusión y
transparencia que deben tener los actos de los servidores públicos.
>La comunicación del IDT con los ciudadanos, se hará siempre en términos de respeto, calidez y
oportunidad, dentro del entendimiento de que la razón de ser de la administración es la prestación de un
servicio de excelente calidad da la ciudadanía.
El contacto de cualquier ciudadano con un área específica de la entidad se asumirá como un contacto
con la totalidad de la misma, y por tanto se demostrará un interés institucional por atender sus
requerimientos y para orientarlo adecuada y satisfactoriamente.
El IDT dispondrá de mecanismos para escuchar en forma oportuna y sistemática los requerimientos y
necesidades de la ciudadanía, procesarlos y adoptar las medidas pertinentes.
Las respuestas que se den a los requerimientos o peticiones de los ciudadanos deberán ser
personalizadas, oportunas y sin evasivas.
La Oficina Asesora de Comunicaciones se encargará de diseñar y producir las herramientas de
información necesarias para dar a conocer la gestión del IDT a sus diferentes públicos.
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3. COMUNICACIÓN INFORMATIVA O EXTERNA
Comunicar y divulgar externamente es una de las actividades de la Oficina Asesora de Comunicaciones
que busca generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés y mantener informado al
público en generar con respecto a las acciones del Instituto Distrital de Turismo de Bogotá en su
gestión integral.
El proceso de comunicación informativa o externa, debe dar a conocer a través de los medios de
comunicación masiva, los pronunciamientos del Director(a) y los resultados de la gestión institucional,
y a través de estrategias comunicacionales dar a conocer a la ciudadanía los mecanismos dispuestos
para la garantía de la defensa y cuidado de lo público, la participación ciudadana y los servicios que
brinda.
Orientar las actuaciones al fortalecimiento de la apertura y la visibilidad a través de la prestación de un
servicio de excelente calidad en el cumplimiento de los fines misionales, a la escucha y receptividad
frente a la ciudadanía, organismos de control políticos, fiscal y disciplinario, a la transparencia en todas
sus actuaciones y a la rendición de cuentas oportuna y suficiente sobre la gestión.
Se dispondrá de mecanismos para escuchar en forma diligente y sistemática los requerimientos y
necesidades de la ciudadanía, procesándolos y adoptando medidas pertinentes. Dando respuesta en
términos de acuerdo con las competencias de la entidad. Además informará a la ciudadanía y entes que
requieran, sobre las actuaciones y los resultados obtenidos en la gestión.
El IDT tendrá voceros institucionales en los temas estratégicos de su gestión sobre los cuales debe
expresarse ante los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios. La relación del IDT con los
medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en principios de veracidad,
libertad y publicidad.
Las herramientas para lograr estos objetivos son:
3.1. Posicionamiento de marca
La entidad tiene una nueva imagen de marca ciudad, la cual debe ser dada a conocer y posicionada
tanto interna como externamente, para lo cual se implementarán diversas estrategias que permitan la
ubicación de la nueva imagen en la planta física de la entidad, en las piezas gráficas, en los formatos y
papelería institucional, los carné de los funcionarios y en diversos sitios de la ciudad, con convenios
estratégicos con diferentes entidades estatales como el Transmilenio, las Terminales de Transporte, la
Alcaldía y las Instituciones Educativas. El uso de las piezas de marca ciudad tienen sus propios
protocolos, los cuales se encuentran en el normograma del Proceso de Comunicaciones de acceso en la
página web institucional y en la Intranet.
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3.2. Sitio web
Esta es una solución que permite a la Entidad fortalecer información, criterios, eventos y los diferentes
estados en los que la institución se proyecta, es una herramienta virtual que permite el contacto
permanente con los clientes internos y externos.
En el sitio web se publica toda la información corporativa, la de obligación legal, se implementan las
fases de gobierno en línea y se facilitan recursos para la interactividad con la comunidad y se optimiza
el proceso de participación ciudadana con la posibilidad de radicar y hacer seguimiento a quejas y
reclamos.
El control de contenidos y de imagen está a cargo de la Oficina Asesora Comunicaciones. En lo que
respecta a contenidos algunas dependencias tendrán autonomía y responsabilidad para subir contenidos
pero la oficina Asesora de Comunicaciones ejercerá el control pertinente para que se informe
adecuadamente.
3.3. Comunicado de Prensa
Un comunicado de prensa es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega a los periodistas.
De acuerdo con la información que se genera por efectos de la gestión y ejecución de la entidad, el
Director(a) y el Asesor de comunicaciones determinan la relevancia de la misma y la pertinencia de que
sea enviada a los medios.
La Oficina Asesora de Comunicaciones escribe el boletín y una vez es aprobado por el Asesor del área,
es enviado a los medios por el correo institucional.
3.4. Ruedas de Prensa
Acto informativo convocado por la entidad, al que se invitan los medios de comunicación masiva, a
través de correo electrónico, en el cual se entrega información de impacto para la ciudadanía respecto
de la gestión de control ejercida por la entidad o por la ocurrencia de un hecho inesperado que amerite
la convocatoria.
3.5. Difusión de pauta pedagógica
Con base en un análisis de los medios de comunicación masiva (prensa, radio, televisión, sitios web,
etc.) se evalúa el impacto y la población objeto para contratar sus servicios para la transmisión del
mensaje pedagógico de la entidad, el cual podrá varias de acuerdo con el público objetivo o la actividad
puntual de la entidad en determinadas épocas.
3.6. Impresos y Publicaciones
Se elaborarán las piezas gráficas pertinentes para la difusión de la imagen y mensaje institucional.
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3.7. Informes al Concejo y a la comunidad
En coordinación con el área misional y con participación ciudadana se determinan los informes que se
van a presentar y la Oficina Asesora de Comunicaciones se encarga de la corrección de estilo, el diseño
y publicación, de acuerdo con la herramienta que determine el Director(a), que puede ser impresa,
digital, multimedia, etc.
4. PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES
Como proceso estratégico, la comunicación es un eje organizacional de apoyo para la construcción de
identidad institucional y para el logro de los objetivos misionales.
La gestión comunicacional en el Instituto Distrital de Turismo estará enfocada hacia la construcción de
identidad corporativa y hacia la proyección de imagen institucional.
La comunicación gozará de un espacio institucional propio, para lo cual se proferirán los actos
administrativos pertinentes y hará provisión de los recursos financieros suficientes con miras a
implementar la Política de Comunicación.
La comunicación debe contribuir a crear condiciones para la participación responsable de sus
colaboradores en la gestión y ejecución de las acciones tendientes al logro de los objetivos misionales.
Los directivos aplicarán en forma permanente y sistemática estrategias comunicativas pertinentes para
el eficiente logro de los objetivos misionales.
Los directivos ejercerán un constante liderazgo en la construcción de identidad institucional, y tendrán
especial responsabilidad en propiciar un estilo en las acciones comunicativas que exprese
congruentemente el ser institucional enunciado en los documentos estratégicos de la entidad.
La oficina Asesora de Comunicaciones se encargará de coordinar la ejecución de las políticas,
programas y acciones de comunicación.
El hecho de asumir la comunicación como un proceso de carácter estratégico supone la redefinición de
las funciones de la actual Oficina Asesora de Comunicaciones como área responsable. De esta manera,
para que sea posible la ejecución de este Plan, además de las que se relacionan con el manejo de
medios y prensa, la Oficina Asesora de Comunicaciones, cumplirá las siguientes funciones:
4.1. Planear la comunicación.
Orientar a las áreas para la correcta aplicación de las políticas y de los procesos y subprocesos.
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Gestionar recursos y sinergias institucionales e interinstitucionales para garantizar la ejecución del plan
de medios y de acciones comunicativas.
Asesorar a las áreas que lo requieran para que sus estrategias particulares de comunicación
correspondan con los parámetros y directrices del presente Plan.
Monitorear, hacer seguimiento y evaluación a las acciones comunicativas emprendidas desde las áreas.
La estructura de la Oficina Asesora de Comunicaciones la conforman un asesor, un profesional
especializado, un Auxiliar Administrativo, dos diseñadores gráficos, dos periodistas, un comunicador
organizacional, un Comunnity Manager y un web master.
4.2. Estrategias
Las estrategias determinan la intención con que deben definirse las acciones que se realizarán para
mantener y soportar el logro de los objetivos y hacer realidad los resultados esperados y, por
consiguiente, permiten concretar y ejecutar las acciones comunicativas. Estas estrategias son de tres
tipos: masivas, organizativas y/o de lobby in.
Las siguientes son las estrategias trazadas para el logro de los objetivos formulados en la ruta crítica
temática:
1. Alianzas estratégicas con entidades públicas para el posicionamiento de marca.
2. Modernización y uso de la tecnología para la difusión de mensajes.
3. Dinamización del sitio web con actualización permanente, interacción y la adopción de todo el
Sistema de Gobierno en Línea.
4. Utilización de la intranet como mecanismo de información de carácter administrativo, creando la
cultura de la información en línea y aportando al manejo de cero papel.
5. Boletín interno virtual, de frecuencia mensual, con la síntesis de la información de los logros y
avances de la gestión de la entidad, las situaciones administrativas y de carácter individual de los
funcionarios y para destacar acciones y situaciones que motiven la convivencia, el respeto y la
pertenencia.
6. Presencia permanente en eventos de ciudad con el envío de mensajes que destaquen cada actividad.
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CAPÍTULO 2.
LINEAMIENTOS MANEJO IMAGEN CORPORATIVA Y POLÍTICA EDITORIAL
El Manual de Identidad Visual tiene como objetivo mostrar los aspectos más importantes de la imagen
e identidad corporativa del Instituto Distrital de Turismo, las distintas aplicaciones y el uso adecuado
en lo que se refiere a la comunicación visual de este.
El diseño, los colores y la ubicación que se muestran en el manual permiten una comunicación ágil y
directa.
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CAPÍTULO 3.
LINEAMIENTO PARA EL MANEJO CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Y/O PERIODISTAS
El IDT tendrá voceros institucionales en los temas estratégicos de su gestión sobre los cuales deba
expresarse ante los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios. El IDT definirá y promulgará
los criterios de manejo de información, cuidado de imagen corporativa y confidencialidad que deberán
seguir todos aquellos servidores públicos que en virtud de sus funciones o de cargo, actúen en un
momento dado como voceros de la entidad.
Relaciones con los medios de comunicación.
La relación del IDT con los medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en
principios de veracidad, libertad y publicidad.
La relación del IDT con los medios de comunicación no estará afectada por sesgos políticos.
La entidad se relacionará con los medios en un marco de respeto por su libertad y autonomía. El
suministro de la información y la relación comercial frente a la pauta publicidad se realizarán bajo
parámetros democráticos y técnicos establecidos previamente.
El Área de Comunicaciones será la responsable de coordinar todo lo relacionado con la expresión de la
entidad y sus voceros frente a los medios.
Se buscará establecer una relación de confianza con los medios centrada en la crítica objetiva por parte
de estos y en la escucha y receptividad por parte de la Dirección General.
Interacción informativa con los organismos de control.
La interacción informativa del IDT con los organismos de Control (Procuraduría, Personerías o
Contralorías), Congreso de la República, Concejo y demás entes que requieran información, estará
enmarcada por el respeto y por el principio de la separación e independencia de las Ramas de Poder
Público.
Se buscará garantizar la circulación fluida y oportuna de información hacia los Órganos de Control,
Congreso de la República, Concejo y demás entes que requieran información para lo de sus
competencias.
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CAPÍTULO 4.
LINEAMIENTOS MANEJO DE CRISIS
TABLA DE CONTENIDO
1. Objetivo
2. Objetivos específicos
3. Stakeholders (grupos de interés)
4. Identificación de crisis posibles
5. Comité de crisis
6. Plan de Acción según crisis
7. Canales internos, externos e interinstitucionales en crisis
8. Acciones de prevención constante
2. OBJETIVO
Crear un plan de acción ante una posible crisis, que permita reaccionar de manera eficiente y oportuna.
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Lograr anticiparse a las crisis.
- Crear mecanismos de difusión de logros y procesos de transparencia.
- Controlar y minimizar las distintas crisis
- Crear un equipo de voceros según la crisis
- Crear un equipo de trabajo permanente: Comité de crisis
4. STAKEHOLDERS
STAKEHOLDERS
(Grupos de interés)
DESCRIPCIÓN
1. Servidores públicos Los servidores y servidoras de la entidad tienen un papel
protagónico en la comunicación directa en los territorios de Bogotá.
Es importante que ellos conozcan de primera mano las acciones
realizadas en pro de solventar las crisis para convertirse en
multiplicadores.
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2. Organismos de control Se debe tener informados a los distintos organismos de control
distritales y nacionales de las políticas de mitigación de impacto y
los planes de reparación dados ante las crisis.
3. Operadores turísticos y
contratistas
Sus acciones están directamente relacionadas con las posibles crisis
identificadas en la entidad. Deben ser voceros y conocedores de la
política de crisis de la entidad.
4. Medios de comunicación Su función es difundir las diferentes acciones de reparación de la
entidad a la ciudadanía en general.
5. Ciudadanía en general La opinión pública debe conocer los planes de reparación y a las
acciones preventivas ante las posibles crisis de la entidad.
6. Líderes de opinión Su función en masificar los mensajes de la entidad.
5. IDENTIFICACIÓN DE CRISIS POSIBLES
POSIBLE CRISIS RIESGOS OPORTUNIDADES
Falsedad en los documentos
públicos presentados por los
funcionarios del IDT.
Que se pierda la credibilidad en la
verificación de los datos dados por
los funcionarios, lo que generaría
una clara evidencia de fuga de
información
Denunciar ante los entes de
control actos de falsedad y
corrupción que se presenten
dentro del Instituto, en rechazo a
las malas conductas.
Mala administración de
recursos sobre resultados.
Que los recursos invertidos en
personal y proyectos de inversión
no logren los resultados expuestos
en las diferentes metas plan.
Apoyarse en indicadores
cuantitativos sobre cualitativos.
Reforzar y exponer casos de
éxito en los diferentes
proyectos.
El maltrato y el abuso de los
operadores turísticos hacia
los visitantes nacionales y
extranjeros.
Que se dañe la imagen de Bogotá
como destino turístico, y por ende
del Instituto como ente regulador
del turismo en la ciudad.
Destacar proyectos que realiza
el Instituto para capacitar a
todos los operadores turísticos
en cuanto a la prestación de un
servicio de calidad en la ciudad.
Incumplimiento de las
funciones del Instituto de
acuerdo con las necesidades
del servicio, los planes,
programas y proyectos
aprobados por la entidad.
Que no se puedan cumplir las
metas establecidas en el Plan de
Desarrollo de la Administración.
Control a operadores, convenios
y al plan operativo anual.
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Muerte o asesinato de un
turista nacional o
extranjero que visita
la ciudad.
Que se pierda la percepción de
seguridad que se ha creado en la
ciudad, en Colombia y el mundo.
Mantener relaciones estrechas
con la Policía de Turismo, y con
todos los entes reguladores con
el fin de apoyar políticas
especiales de seguridad.
Difundir información falsa o
incorrecta a la ciudadanía.
Que se pierda confianza y
credibilidad de la información
suministrada por el Instituto, y el
interés por saber temas sobre la
entidad.
Retractarse ante el error, y
confirmar que la información
sea veraz.
6. COMITÉ DE CRISIS
La definición del comité de crisis debe estar compuesta de la siguiente manera:
PERSONAJE DESCRIPCIÓN
Alcalde Mayor de Bogotá Máximo responsable de las acciones Distritales.
Director(a) del Instituto Distrital de Turismo Máximo representante del Instituto distrital de
Turismo.
Asesor de Comunicaciones Definir las acciones comunicativas según la crisis
y proveer información a los medios de
comunicación y ciudadanía en general.
Asesores de Despacho y Subdirectores Identificar las posibles crisis y el control a cada
una de ellas.
Asesor(a) Financiero Dar información de los procesos de contratación y
controlo para los diferentes servicios.
Asesor (a) Jurídico Dar línea jurídica.
Voceros entidades distritales Si la crisis tiene que ver con dinámicas distritales,
debe dar línea en el marco de la política.
Organismos externos Si la crisis tiene que ver con un tercero; este debe
dar medidas de reparación, control y acciones.
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7. PLAN DE ACCIÓN SEGÚN CRISIS
ETAPA DESCRIPCIÓN
Identificación de la crisis Entender la crisis, sus causas y sus responsables.
Comité de Crisis Reunión para definir acciones de reparación,
responsables, alcances, sectores a reparar,
tiempos, acciones, vocería, acciones jurídicas,
impacto financiero y plan de comunicaciones.
Acciones comunicativas Definición de acciones comunicativas: Rueda de
prensa, publireportajes e informes, información
georeferenciada de lugares de reparación (si hay
el caso).
Puesta en marcha acciones y socialización de
resultados
Socializar comunicativamente los resultados y
seguimientos de la crisis.
Correctivos y prevención comité de crisis Superada la crisis se reúne el comité de crisis para
generar las acciones preventivas para evitar crisis
como la actual.
Comunicación de prevención constante Análisis, seguimiento y divulgación de las
medidas y acciones de prevención de crisis.
7. CANALES INTERNOS, EXTERNOS E INTERINSTITUCIONALES EN CRISIS
ACCIONES DESCRIPCIÓN TIEMPO
1. Declaración a medios El vocero designado debe salir a medios a decir que
conoce la crisis, que está en investigación y que más
adelante cuando se tenga información concluyente se
realizará rueda de prensa.
Inmediato
2. Redes sociales Se informará a través de las
redes sociales el conocimiento de la crisis y que se
está trabajando en la investigación y correctivos.
Inmediato
3. Rueda de Prensa Rueda de prensa con voceros abierta a prensa. Menos de 12
horas
4. Comunicado de prensa Comunicado a medios que no asistieron a rueda de
prensa con los detalles y datos de la crisis.
Al finalizar rueda
de prensa
5. Acciones de
prevención
Acciones constante sobre el tema, seguimiento de
medios
Constante
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6. Acciones adicionales Exclusivas, piezas especiales de
prensa, eventos, etc.
Exclusivas, piezas
especiales de
prensa, eventos,
etc.
9. ACCIONES DE PREVENCIÓN CONSTANTE
ACCIÓN DESCRIPCIÓN
Monitoreo de medios Monitoreo de medios que identifique crisis
Venideras.
Seguimiento a proveedores Seguimientos de productos servicios de terceros y
organismos de control
Divulgación de servicios Divulgación de comunicación directa a los participantes y
posibles participantes de los servicios del IDT.
Divulgación de logros Divulgación efectiva de los avances de los proyectos del
IDT.
Divulgación de riesgos Divulgación efectiva de los riesgos que corre la entidad
para el cumplimiento de metas.
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CAPÍTULO 5
LINEAMIENTOS DE PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
CONTENIDO
1. Presentación
2. Del Instituto Distrital de Turismo y sus fechas de creación
3. De sus símbolos distinciones honorificas y obsequios institucionales
4. De la clasificación de los actos que celebra
5. Del significado de los actos
6. De la planeación general de los actos
7. De la organización de los actos
8. De la documentación
9. Del personal y su actuación
1. PRESENTACION
El Instituto Distrital de Turismo realiza actos de tipo institucional, académico y social, entre otros, en
los cuales debe cumplir con protocolos adecuados, de manera que resulten estéticos y ordenados. Para
ello se requiere la aplicación de criterios y normas legales y sociales que sean consecuentes con nuestra
Institución y se evite la toma de decisiones improvisadas o caprichosas.
Con el fin de dar respuesta a esta necesidad, se ha creado el Manual de Protocolo y Eventos para el IDT
con el que directivos y funcionarios podrán emplear el mismo lenguaje protocolario.
Una cordial invitación para que se apliquen las propuestas aquí contempladas.
2. DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO Y SUS FECHAS DE CREACIÓN
Artículo 1º. El Instituto Distrital de turismo
Fundado en Bogotá D.C., Colombia mediante el Acuerdo 275 del 27 de febrero de 2007.
3. DE SUS SÍMBOLOS, DISTINCIONES HONORÍFICAS Y OBSEQUIOS
INSTITUCIONALES
Artículo 1º. Banderas
Republica de Colombia
Tricolor sin escudo, moño o flecos, y con asta en madera terminada en circunferencia.
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Usos:
En la Dirección y en la sala de juntas.
En todo acto solemne, institucional y académico.
La bandera de la República de Colombia se ubica a la derecha del escenario (izquierda mirando de
frente), y la Distrital, a la izquierda del escenario (derecha mirando de frente).
Distrital
La bandera del distrito es amarilla en la parte superior y rojo en la inferior sin escudo, con asta en
madera terminada en circunferencia
Usos:
Permanece en el despacho del Director(a) y en la sala de juntas al lado izquierdo de la bandera de la
República de Colombia
OTRAS BANDERAS
Cuando se fijen banderas de varias ciudades se acomodan por orden alfabético, según los nombres de
los países en español.
Si el acto es internacional, la bandera de Colombia va en el centro y las demás se acomodan en orden
alfabético según los nombres de los países en español: derecha, izquierda.
Artículo 2º. Himnos
Colombia
El himno de Colombia
Usos:
Como himno, en la ceremonia de carácter institucional y académico.
Bogotá
El himno de Bogotá
Usos:
Como himno, en la ceremonia de carácter institucional y académico.
Artículo 3º. De las distinciones honoríficas
Distinciones de carácter nacional
Distinciones de carácter internacional
Artículo 4º. Obsequios institucionales
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Se refiere a libros, medallas o estatuillas conmemorativas. En ocasiones, según la celebración o
campaña institucional que se lleve a cabo. Organización de honras fúnebres de dignidades
institucionales.
Se entregan a: Visitantes ilustres.
4. DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS ACTOS QUE CELEBRA
Artículo 1º. Actos en general
CARÁCTER RESPONSABILIDAD ACTO
Solemne Dirección o
dependencias delegadas.
Distinción de visitante ilustre.
Posesión de dignidades institucionales.
Celebración de aniversarios.
Celebración de ceremonias especiales
Institucional
Dependencias o
subdirecciones
responsables.
Presentación nuevos programas
académicos y proyectos.
Entrega de Menciones de Honor,
Reconocimientos y Homenajes.
Inauguración de obras arquitectónicas
o espacios turísticos.
Celebración de días especiales.
Presentación de revistas, libros o
proyectos (internos).
Firma de convenios.
Misión Internacional
Académico
Dependencias o
subdirecciones
responsables.
Conferencia.
Seminario.
Curso.
Taller.
Mesa redonda.
Panel.
Foro.
Simposio.
Congreso.
Videoconferencia.
Dialogo, debate público o
conversatorio.
Social Dependencias o Recepción
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subdirecciones
responsables.
Desayuno
Almuerzo
Cena
Coctel
Ferias
Cultural
Dependencias o
subdirecciones
responsables.
Recitales
Conciertos
Presentaciones
Exposiciones
Festivales
5. DEL SIGNIFICADO DE LOS ACTOS
Artículo 1º. Actos solemnes
Atención de Visitantes Ilustres
Visitas oficiales a la institución por parte de: jefes de estado, primeros ministros, reyes, reinas,
príncipes, princesas, emperadores, embajadores, presidentes de congresos, presidentes de senado y
cámara, alcaldes de ciudades capitales , gobernadores de Estados de otros países, premios Nobel,
científicos y artistas de reconocido prestigio internacional.
Posesión y despedida de dignidades institucionales
Arribo a cargo de Director, Subdirector o asesores de nivel directivo.
Celebración de aniversarios
Recordación de la fecha de creación del Instituto.
Celebración de ceremonias especiales
Entrega de reconocimientos especiales a los funcionarios.
Artículo 2º. Actos institucionales
Presentación e inauguración de nuevos programas académicos y proyectos
Participación para divulgación y conocimiento de programas académica y proyectos especiales
Menciones de honor, reconocimientos y homenajes
Reconocimientos a directivos, funcionarios y contratistas.
Inauguración de obras arquitectónicas o espacios institucionales
Registro histórico y participación a la comunidad institucional y publica.
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Celebración de días especiales
Recordación de aniversarios del Instituto, cuando cumplen diez años y después con frecuencia
quinquenal.
Presentación de revistas, libros o proyectos
Socialización de nuevos publicaciones académicas y de proyectos a la comunidad en general.
Firma de convenios
Es la expresión final de un acuerdo de voluntades entre instituciones, sus textos describen claramente
los intereses de quienes los han generado. En este sentido, los convenios deben ser considerados como
el principio de una relación de cooperación y no necesariamente como un objetivo final
Misión Internacional
Recepción o delegación que se encarga de atender encuentros con pares académicos o científicos de
otros países.
Artículo 3º. Actos académicos
Conferencia
Disertación pública sobre un asunto turístico o empresarial, dirigida a un auditorio que posee
conocimientos previos sobre la materia, con el objetivo de difundir o profundizar en temas
especializados.
Seminario
Actividad académico-teórica que se realiza en sesiones de trabajo colectivo de un grupo de
especialistas para estudiar o analizar un tema previamente determinado. Está programado y dirigido por
un académico experto en la materia, tiene un mínimo de sesiones y concluye con la elaboración de un
informe final expuesto por un relator.
Curso
Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia específica,
durante un periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de enseñanza-aprendizaje
definidos o implícitos. El curso tiene como propósito ampliar la formación general, profesional o
académica del público al cual está dirigido.
Taller
Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la
materia, orientadas por especialistas competentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a
problemas, y la capacitación requiere la participación activa de los asistentes.
Mesa redonda
Un grupo pequeño de personas versadas en un tema, generalmente polémico, participa en igualdad de
condiciones y bajo la dirección de un moderador, para exponer sus puntos de vista, en forma sucesiva,
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ante un público heterogéneo. Su propósito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismo
problema.
Panel
Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas, que
lo abordan desde diferentes ángulos, con el fin de proporcionar amplia información sobre él. Una vez
expuesto el tema, el público participa con la formulación de preguntas, ideas o experiencias que aclaren
puntos de vista.
Foro
Varios especialistas exponen ante un público heterogéneo un tema previamente determinado. Cuenta
con un moderador que dirige la discusión en la cual participa el público asistente. Se realiza un foro
después de una actividad de interés general observada por el auditorio: la proyección de una película,
una representación teatral, una conferencia, clase o experimento. El objeto es permitir la libre expresión
de ideas y opiniones a todos los integrantes de un grupo.
Simposio
Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, para exponer al público asistente
sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, que conforme así un panorama lo más completo posible
de la materia en cuestión. En el simposio se obtiene información autorizada y ordenada sobre los
diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que
suman información al aportar conocimientos propios de su especialidad.
Congreso
Diversas conferencias académicas sobre una temática determinada, al cual concurren especialistas
invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como propósito presentar tesis,
investigaciones o experiencias inéditas, para someterlas al juicio crítico de los participantes, a fin de
unificar criterios, con relación a la temática central. Los trabajos presentados son seleccionados
previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento.
Videoconferencia
Comunicación en tiempo real de audio y video entre dos o más usuarios distantes entre sí, donde es
importante socializar una agenda previa, para optimizar el tiempo y lograr mejores resultados.
Diálogo, debate público o conversatorio
Dos personas capacitadas o especialmente invitadas conversan ante un auditorio sobre un tema,
cuestión o problema, siguiendo un esquema previsto. Deben ser personas capacitadas, expertos o
especialistas en el tema que tratan.
Artículo 4º. Actos sociales
Recepción
Ceremonia que se celebra para recibir a un personaje importante.
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Desayuno
Se ofrece en para optimizar una reunión de trabajo en horas de la mañana.
Almuerzo
Se ofrece para generar un ambiente de trabajo donde se puede realizar negociaciones o cierre de
actividades de importancia.
Cena
Se ofrece en honor de alguien o para celebrar un acontecimiento.
Coctel
Se ofrece para realizar una presentación o socialización de alguna actividad de interés general
Feria
Se participa en este tipo de eventos con la finalidad de promocionar y posicional a Bogotá en el aspecto
turístico
Artículo 5°. Actos Culturales
Recitales
Espectáculos musicales o poéticos en los que interviene una sola persona y se interpretan varias obras.
Conciertos
Es la puesta en escena de una obra musical en directo. Los conciertos se dan en cualquier género
musical y dependen del tipo de espectadores según el género, el estilo musical y el lugar del acto.
Presentaciones
Proceso mediante el cual se muestran contenidos e información sobre un tema determinado a una
audiencia. Son utilizadas generalmente como apoyo para expresar los resultados de una investigación y
se puede disponer de contenido multimedia (apoyo visual o auditivo) que de una referencia sobre el
tema tratado. Una presentación puede llevar textos, imágenes, vídeos y archivos de audio.
Exposiciones
Acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa
temática (obras de arte, hallazgos arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de
experimentos científicos, etc.), y que gozan de interés de un determinado segmento del público en
general. Exposición, también puede referirse al acto en el que una persona habla, expone o desarrolla
un relato ante un auditorio.
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Festivales
Acontecimiento o celebración, efectuado generalmente por algún tipo de comunidad o municipio, y que
se centra en un tema especifico o en cierto aspecto único de la comunidad.
6. DE LA PLANEACIÓN GENERAL DE LOS ACTOS
Artículo 1º. Planeación
Conformación de un comité central que está en capacidad de tomar decisiones para el buen desarrollo
del evento. El trabajo se hace desde la comunicación, el protocolo, la producción y la seguridad.
1. Concepto del acto
Definición y calificación: formal o informal.
Anfitrión.
Motivación de la fecha.
Objetivo.
Mensaje que se quiere transmitir.
2. Pre-programa
Fecha: Para algunos eventos se prevé con tres meses de anticipación.
Hora.
Lugar: Según el tipo de evento y la cantidad de personas a las que se dirige, se analiza el
espacio.
En espacios al aire libre:
Acceso.
Parqueaderos.
Atención integral.
Baños.
Recursos audiovisuales.
Artículo 2º. Presupuesto
Los recursos económicos destinados para la organización del acto.
Personal
Conferencistas.
Auxiliares.
Técnicos.
Fotógrafo y camarógrafo.
Brigadistas y Guardas de Seguridad.
Modelos de protocolo.
Productor.
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Viáticos
Transporte.
Desplazamientos locales.
Alimentación.
Comunicaciones.
Alojamiento.
Imagen corporativa
Papelería.
Publicidad impresa.
Protocolo
Placas conmemorativas.
Botones.
Pergaminos.
Medallas.
Banderas.
Obsequios institucionales.
Arrendamientos
Tarima.
Sonido.
Luces.
Carpas.
Alfombra.
Manteles.
Sillas.
Separadores.
Vallas.
Baños móviles.
Equipo de traducción.
Semáforo para anuncio de tiempo.
Equipos de video.
Pantallas gigantes.
Efectos especiales.
Alimentos y bebidas
Refrigerios.
Desayunos.
Almuerzos.
Cenas.
Coctel.
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Decoración
Flores.
Ambientación.
Conceptualización
Correo
Urbano.
Internacional.
Otros
Pólizas.
Imprevistos.
Artículo 3º. Invitados
Conferencistas:
Según la magnitud del evento, de ser posible, los conferencistas son invitados con un año de
anticipación para garantizar su disponibilidad.
Visitante ilustre
Otros invitados
Artículo 4º. Piezas publicitarias
Diseño, diagramación e impresión de diferentes piezas gráficas y diseño de medios digitales, de
acuerdo con el Manual de Imagen Institucional. (comunicación ATL, BTL y TTL)
Invitaciones.
Afiches.
Folletos.
Programa.
Plegables.
Pendones.
Pendón de gran formato.
Cuñas radiales.
Correos directos.
Comerciales TV.
Piezas de mercadeo.
Avisos de prensa.
Memorias multimedia.
Certificados.
Escarapelas.
Carpetas.
Chalecos distintivos.
Uniformes.
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Portanombres.
Pergaminos.
Artículo 5º. Logística o producción
El Comité Organizador del evento solicita la colaboración del personal de apoyo logístico con su
correspondiente identificación distintiva:
Escarapela, uniforme o chaleco.
Técnicos.
Encargados de mantenimiento.
Auxiliares.
Fotógrafo.
Camarógrafo.
Guardas de seguridad.
Modelos
Contratación de menús
El Comité de Alimentación tiene a su cargo la selección del menú, de acuerdo con:
Carácter del acto.
Hora y lugar.
Clase y cantidad de asistentes.
Innovación.
Elegancia.
Servicio.
Variedad.
Presupuesto.
Ornamentación
El Comité de Logística y de Protocolo se encarga de la ornamentación o la decoración de los distintos
salones.
Mesas.
Manteles.
Sillas.
Atril.
Alfombras.
Habladores para la mesa principal.
Arreglos florales.
Copas para agua.
Conceptualización.
Banderas
Banderas de la República de Colombia, del Instituto Distrital de Turismo, de otros países y otras
ciudades, según el acto.
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Himnos y música
Himnos patrios.
Marchas.
Música previa y posterior al acto. (Videos si se requiere)
Artículo 6º. Difusión
Se implementa un plan de medios que incluya:
Radio.
Prensa.
Televisión.
Medios digitales.
Redes sociales.
Medios no convencionales
Artículo 7º. Seguridad
Exterior.
Interior.
Conferencistas.
Autoridades.
Listados.
Credenciales.
Artículo 8º. Protocolo
Carpeta con programa para VIP.
Cartas de invitación.
Tarjetas de invitación.
Lista de autoridades y precedencias.
Entrenamiento del personal auxiliar.
Orden del día.
Obsequios.
Decoración.
Placas con sus textos.
Diplomas y Certificados.
Elementos para inauguraciones.
Bandejas porta-condecoraciones.
Mesa principal.
Mesas auxiliares.
Artículo 9º. Presidencia
Presidencia.
Precedencia.
Invitado de honor.
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7. DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ACTOS
ACTOS SOLEMNES
Artículo 1º. Distinción de Visitante Ilustre
Objetos
Resolución de designación.
Diploma.
Placa conmemorativa.
Telón para develar la placa.
Obsequio institucional.
Desarrollo
Bienvenida a cargo del director(a) o su delegado.
Develación de placa en su honor.
Reunión en el despacho o sala VIP.
Lectura de la resolución por medio de la cual se concede la distinción de
Visitante Ilustre.
Entrega del obsequio institucional por parte director(a) o su delegado al
Visitante Ilustre.
Registro fotográfico.
Finalización del acto.
Artículo 2º. Posesión de dignatarios institucionales
Objetos
Resolución de designación.
Acta de posesiones.
Desarrollo
Recibimiento del directivo que se vaya a posesionar (Director(a), Subdirector(a),
Asesor(a)), por parte de un funcionario de la dependencia encargada.
Acompañamiento hacia el salón donde se encuentra la autoridad
Competente.
Presentación ante la mesa directiva de quien toma la posesión.
Palabras de recibimiento por parte de quien presida el acto de posesión
Lectura de la resolución de designación.
Toma de posesión de su cargo con su respectivo juramento y con la firma en el acta de posesión.
Palabras del posesionado.
El posesionado saludará por un correo electrónico a la comunidad que le es inherente.
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Artículo 3º. Celebración de aniversarios
El Instituto, celebra su aniversario de acuerdo con su fecha de creación.
Artículo 4º. Celebración de ceremonias especiales
En la Sala de Juntas o lugares externos al instituto. Las Ceremonias especiales son actos formales y
solemnes en los que, por tradición, se lleva a cabo el reconocimiento a servidores, funcionarios o
contratistas, o presentación de reconocimientos a la ciudad o el instituto de carácter nacional o
internacional a la ciudadanía o los medios
Personas
Presentador: Da lectura al orden del día.
Maestro de ceremonia: Coordina todo el acto.
Fotógrafo: Presta el servicio dentro del auditorio previa selección y acreditación.
Periodista: Cubre el acto.
Guardas: Velan por la seguridad.
Auxiliar: Pasa diplomas y condecoraciones.
Comité de emergencias: Vela por la atención de emergencias médicas.
Evento Cultural: Grupos o solistas que presentan un acto cultural dentro del programa.
Objetos y espacios
Mesa principal: Para las directivas que presiden. Sin mantel cuando su estilo no lo requiere (en caso
de que la mesa sea una antigüedad o una obra de arte por su talla no se debe cubrir, en caso de que sea
otro tipo de mesa siempre debe ir cubierta con mantel).
Mantel: (color blanco) Para la mesa principal, sin sobremanteles y menos terminados en puntas.
Mesa auxiliar: Para colocar diplomas y reconocimientos. Sin mantel y es más baja y pequeña que la
mesa principal.
Atril: Para el presentador y se ubica delante de las banderas, a la derecha de la mesa principal
(izquierda mirando de frente).
Bandera de la República de Colombia: Sin escudo y se sitúa a la derecha de la mesa principal
(izquierda mirando de frente).
Bandera del distrito: Se sitúa a la izquierda de la mesa principal, al otro extremo del escenario.
Himno de la República de Colombia: Los himnos, seguidos, al comenzar el acto.
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Himno de Bogotá: Los himnos, seguidos, al comenzar el acto.
Flores: Son opcionales. Corresponden al concepto del acto o mensaje que se quiera transmitir. De
acuerdo con el escenario, se ubican debajo y de cara a la mesa directiva o donde el espacio lo permita.
Se recomienda la estética. No se colocan flores sobre una mesa principal.
Diplomas y reconocimientos: Sobre la mesa auxiliar.
Libreto: Para el presentador, previa aprobación. Contiene la estructura del programa que se
desarrollará, el orden y la duración de las intervenciones.
Copas de agua: Solo para los oradores, desde el lugar donde lo hagan. Un auxiliar debe estar
pendiente de cambiar o llenar la copa cada que sea oportuno. No van sobre la mesa principal, a fin de
evitar accidentes.
Telón: Esta cerrado al comenzar el acto y se abre 5 minutos antes de dar inicio a éste. Se debe abrir y
cerrar según las características del evento.
Escenario: Se adecuan los espacios con las condiciones técnicas necesarias para la presentación del
grupo coral y la presentación cultural.
Previo a la celebración
Fecha: Las establecidas en el calendario de actividades y programadas en la agenda del director(a).
Requisitos: Los establecidos en el presente manual
Inscripción o convocatoria: La convocatoria o incripcion debe hacerse 15 días previos al evento o el
tiempo que este lo requiera para confirmar una asistencia adecuada
Tarjeta de invitación: Se entrega una tarjeta a los invitados especiales con 15 o un mes de antelación
para confirmar su asistencia
ACTOS INSTITUCIONALES
Artículo 1º. Entrega de menciones de honor, reconocimientos y homenajes
Preparación
• Anuncio a los homenajeados.
• Invitaciones.
• Resoluciones.
• Diplomas.
• Medallas, botones.
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• Mesa directiva.
• Mantel (si procede).
• Banderas.
• Precedencia.
• Sitio para los medios de comunicación.
Desarrollo
• Himno Nacional
• Himno de Bogotá
• Presentación de la mesa directiva.
• Saludo de bienvenida por parte del directivo relacionado con el reconocimiento.
• Lectura de resolución.
• Imposición de la condecoración o entrega del reconocimiento.
• Palabras de agradecimiento del condecorado.
• Fin del acto.
Artículo 2º. Inauguración de obras arquitectónicas o espacios institucionales
A cargo de dependencia.
Preparación
• Adecuación del lugar.
• Banderas.
• Simbolismo para la inauguración.
• Orden del día.
• Mesa principal.
• Sillas.
• Atril.
• Precedencia.
• Sitio para los medios de comunicación.
Desarrollo
• Himno Nacional
• Himno de Bogotá
• Presentación de la mesa directiva.
• Palabras de bienvenida.
• Explicación del arquitecto (desde lo técnico).
• Intervención del Director(a)
• Intervención de la máxima autoridad que haya sido invitada.
• Inauguración.
• Descubrimiento de placa (si procede).
• Recorrido.
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Artículo 3º. Celebración de días especiales
Aniversarios. Se celebran por la dependencia que corresponda.
Artículo 4º. Presentación de revistas, libros o proyectos
A cargo de la dependencia, que corresponda.
Preparación
• Mesa directiva.
• Mantel.
• Banderas.
• Libro o revista que se presentará.
• Precedencia.
• Sitio para los medios de comunicación.
Desarrollo
• Himno Nacional
• Himno de Bogotá
• Presentación de la mesa directiva.
• Saludo de bienvenida por parte del directivo de la dependencia encargada.
• Presentación del libro, a cargo de un crítico o un especialista en el área.
• Palabras del autor.
• Entrega de ejemplares.
• Fin del acto.
Artículo 5º. Firma de convenios
Preparación
• Mesa para la firma.
• Estilógrafos.
• Sillas.
• Banderas.
• Carpetas con los convenios.
• Precedencia.
• Sitio para los medios de comunicación.
Desarrollo
• Presentación de la mesa directiva.
• Lectura del convenio.
• Firma del convenio.
• Saludo e intercambio de carpetas por parte de los firmantes.
• Fotografías.
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Articulo 6°. Misión Internacional
Preparación
Par académico o científico que recibe o se delega para representar.
Presentación de la ciudad e instituto español y en inglés.
Sala de reuniones o auditorio.
Carpetas en español o en inglés.
Modelos de minutas.
Obsequios institucionales.
Cubrimiento mediático.
Habladores o porta nombres.
Equipos técnicos según el espacio.
Catering (Bebidas y Alimentos).
En general, tanto en los actos institucionales como académicos se requiere de toma de
acta con los compromisos o elaboración de memorias.
ACTOS ACADÉMICOS
Artículo 1º. Conferencia
Organización
• Consideración del objetivo.
• Invitación a los conferencistas adecuados.
• Reservación del salón con capacidad suficiente para el público, de acuerdo con la
acogida que pueda tener.
• Conocimiento de las ayudas que necesitarán los conferencistas.
Desarrollo
• Presentación del disertante al público, con un resumen de su hoja de vida, por parte del
presentador.
• Intervención del conferenciante desde la mesa principal o desde un atril.
• Acompañamiento (opcional) en la mesa por un representante de la dependencia
organizadora.
Artículo 2º. Seminario
Organización
• Participación de un moderador, asesores (opcionales) y acceso a material de consulta.
• Separación de un salón principal para la reunión general y otros como lugares de trabajo
para los subgrupos.
Desarrollo
• Presencia de todos los participantes en la primera reunión.
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• Anuncio del tema y la forma de trabajo, por parte del organizador.
• Formación de subgrupos para discutir en pos del tema propuesto, según lo aprobado por
el grupo general.
• Nombramiento de un coordinador, por parte de cada subgrupo, que toma nota de las
conclusiones.
• Reunión de los subgrupos cuando terminen su trabajo, para realizar un resumen que se
debate en busca de unas conclusiones generales del seminario.
Artículo 3º. Curso
Organización
• Fijación de los objetivos.
• Selección de los especialistas en cada tema.
• Estructura del curso, de tal manera que tenga un orden lógico para el aprendizaje.
Desarrollo
• Presentación de cada conferencista a los asistentes.
• Intervención de cada conferencista con su tema hasta agotarlo.
• Puede tener la modalidad de conferencia y taller.
Artículo 4º. Taller
Organización
• Fijación de los objetivos.
• Selección de los especialistas en cada tema.
• Estructuración del curso, de tal manera que tenga un orden lógico para el aprendizaje.
• Preparación de los materiales que proponga el tallerista.
Desarrollo
• Presentación del tallerista al público con un resumen de su hoja de vida.
• Anuncio del tema y la forma de trabajo.
• Organización de subgrupos para la práctica.
• Información de cada subgrupo acerca de los resultados de su trabajo.
• Anuncio de conclusiones.
Artículo 5º. Mesa redonda
Organización
• Selección de los expositores de los distintos puntos de vista.
• Preparación de una reunión previa con los expositores para establecer orden, tiempo y
temas a tratar.
• Ubicación de los expositores en un escenario donde sean vistos por todo el público.
• Presentación del moderador cuando no es el mismo organizador de la mesa redonda.
• Precedencia con el moderador sentado en el centro de la mesa y los expositores a su
derecha e izquierda para formar los respectivos bandos de opinión.
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• Nota: El moderador es imparcial y objetivo en sus intervenciones, resúmenes y
conclusiones; tiene agilidad mental y capacidad de síntesis, así como prudencia en el
tiempo que tome para su participación.
Desarrollo
• Apertura de la sesión, por parte del moderador, con la mención del tema, el
procedimiento a seguir y la presentación de los expositores. Comunicación al auditorio
para que haga preguntas al final y ofrecimiento de la palabra al primer expositor.
• Intervención de cada expositor durante aproximadamente diez minutos.
• Cesión de la palabra, por parte del moderador, a los integrantes de la mesa redonda en
forma sucesiva y de manera que se alternen los puntos de vista.
• Control del tiempo y toma de notas por el moderador.
• Resumen final del moderador con las ideas principales de cada uno de los participantes y
énfasis en las diferencias más evidentes que se hayan planteado.
• Invitación del moderador para que cada expositor hable nuevamente durante dos
minutos y aclare, amplíe, especifique o concrete sus argumentos y rebata los opuestos.
• Finalización de la discusión por parte del moderador, quien expone las conclusiones
mediante una síntesis final con los puntos de coincidencia entre los diversos enfoques, y
las diferencias que quedan en pie después de la discusión.
• Invitación al auditorio para hacer preguntas a los miembros de la mesa sobre las ideas
expuestas, solo con un fin ilustrativo, mas no de discusión.
Artículo 6º. Panel
Organización
• Selección de los participantes, según el tema, que puedan aportar ideas originales y
diversas, que enfoquen los distintos aspectos y que posean facilidad de palabra, juicio
crítico y capacidad para el análisis y la síntesis.
• Organización de una reunión previa del moderador con todos los miembros que
intervienen en el panel.
• Ubicación de los miembros del panel y del moderador de tal manera que se vean entre sí
para dialogar y ser vistos por el auditorio.
Desarrollo
• Apertura de la sesión a cargo del moderador, con la presentación de los miembros del
panel a quienes formula la primera pregunta acerca del tema a tratar.
• Inicio del diálogo por cualquiera de los miembros del panel.
• Intervención del moderador para formular nuevas preguntas sobre el tema, orientar el
diálogo hacia aspectos no tocados, centrar la conversación en el tema cuando se desvía
demasiado o superar una eventual situación de tensión. No interviene con sus propias
opiniones.
• Invitación del moderador a los miembros, antes de la terminación del diálogo, a que
hagan un resumen breve de sus ideas.
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• Indicación de las conclusiones más importantes.
• Invitación al auditorio a intercambiar ideas sobre lo expuesto, de manera informal, si el
tiempo lo permite. No es indispensable la presencia de los miembros del panel, pero si
ellos lo desean, pueden contestar preguntas.
•
Artículo 7º. Foro
Organización
• Anuncio del tema a los participantes para que se informen y participen.
• Motivación para que todo el auditorio se entere, si el foro es después de alguna
actividad.
• Cuidado en la selección del moderador, pues su desempeño influye en el éxito del foro.
Desarrollo
• Inicio del foro por cuenta del moderador, quien explica el tema o problema a debatir, las
condiciones de participación, la pregunta concreta referida al tema, elaborada de
antemano, e invita al auditorio a exponer sus opiniones.
• Distribución del uso de la palabra por orden de pedido y con tiempo determinado.
• Síntesis de las opiniones expuestas realizada por el moderador, con las posibles
conclusiones, coincidencias y discrepancias, y el agradecimiento por la participación de
los asistentes.
Artículo 8º. Simposio
Organización
• Elección del tema.
• Selección de los expositores más apropiados, de tres a seis, cada uno con un enfoque
particular que responda a su especialización.
• Organización de una reunión previa con los miembros del simposio para intercambiar
ideas, evitar reiteraciones en las exposiciones, delimitar los enfoques parciales,
establecer el mejor orden de la participación y calcular el tiempo de cada expositor.
• Reunión unos minutos antes del acto académico para ultimar detalles.
Desarrollo
• Ubicación de los expositores en una mesa y el moderador en otra, aparte.
• Intervención de cada expositor en una mesa o atril que está adelante.
• Inicio del acto por parte del moderador, para exponer el tema a tratar, los aspectos en
que se ha dividido, el procedimiento a seguir y presentar a los expositores. Después,
cede la palabra al primer expositor, de acuerdo con el orden establecido en la reunión de
preparación.
• Cesión de la palabra por el moderador, sucesivamente a los miembros del simposio, una
vez termina cada exposición.
• Manejo del tiempo de máximo 15 minutos por exposición, dependiendo del número de
expositores. El total no debe sumar más de una hora.
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• Resumen de las principales ideas expuestas por cuenta del moderador, cuando finalicen
las exposiciones.
• Sesión de preguntas por los participantes sin lugar a discusión, o participación a manera
de foro.
Artículo 9º. Congreso
Organización
• Constitución de un comité académico y otros de trabajo.
• Definición del tema central, el objetivo, la fecha, los conferencistas, el público al que va
dirigido, el presupuesto y demás.
• Agrupación de los temas según su similitud.
• Escogencia de la modalidad con la que se presentarán las conferencias: conferencia
presencial o virtual, mesa redonda, panel, foro y comunicaciones.
• Muestra comercial o exposiciones académicas, alusivas al tema.
• Organización con frecuencia anual, bienal o cuatrienal.
Desarrollo
• Instalación formal.
• Exposición de cada tema por el conferencista respectivo por espacio de 45 minutos
aproximadamente.
• Conclusión opcional al final de cada conjunto de temas o del día por medio de un foro.
Artículo 10º. Videoconferencia
Organización
• Selección del tema a tratar.
• Determinación de la hora (si la transmisión es internacional, la hora en ese país).
• Información sobre el tiempo de duración.
• Preparación de los equipos de transmisión, documentación y apoyos que sean
necesarios.
• Realización de una prueba técnica.
Desarrollo
• Preparación de las personas intervinientes y las ayudas técnicas y logísticas, minutos
antes de comenzar la transmisión.
• Presentación del conferencista por otra persona.
Artículo 11º. Diálogo o debate público
Organización
• Elección de los dialoguistas conocedores del tema, capaces de mantener un diálogo vivo
e interesante. Es preferible que ambos posean puntos distintos de enfoque, lo que no
quiere decir contradictorios.
• Acuerdo sobre la estructura del debate, antes de la reunión de diálogo.
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Desarrollo
• Formulación del tema que se tratará, presentación de los expertos invitados y
explicación de la metodología a seguir, por parte del moderador que cede la palabra a
los dialoguistas.
• Establecimiento de la conversación, teniendo en cuenta que no se trata de una entrevista
sino de un diálogo informativo con responsabilidad compartida.
• Control del tiempo del diálogo máximo de media hora y luego el organizador puede
invitar al auditorio a que haga preguntas.
ACTOS SOCIALES
Artículo 1º. Cenas
Organización
• Anuncio al homenajeado del acto que se realizará.
• Fijación de la fecha, de común acuerdo.
• Determinación del carácter y lugar de la cena.
• Logística de la cena: menú, menaje, impresos.
• Aprobación de resolución, en caso de que haya lugar.
• Redacción, impresión y envío de invitaciones.
• Confirmación de asistencia.
• Organización de presidencia y precedencias.
• Preparación del discurso del oferente.
• Envío del discurso del oferente al homenajeado.
Desarrollo
• Recepción de los invitados por parte de las directivas.
• Ingreso al salón donde se efectuará la cena.
• Palabras de bienvenida del anfitrión.
• Desarrollo de la cena.
• Lectura de resolución, entrega de placa o condecoración
• Brindis.
• Finalización.
• Despedida de los invitados.
8. DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 1º. Invitaciones
Toda tarjeta de invitación es en tamaño lord 16 X 12 CMS, alta blancura y con letras en color negro.
Arriba, centrado, el escudo con logotipo de la alcaldía de mayor de Bogotá de acuerdo al manual y
parte inferior derecha logo del instituto.
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Debajo de éste, centrado: El Director(a), debajo del que irá su nombre propio, en puntaje más pequeño
que el cargo.
Después, el texto de invitación escrito en tercera persona del singular, con frases amables; primero el
motivo central y después el acto social, si lo hubiere.
Al final, datos adicionales de fecha, hora, lugar y traje.
Las iniciales que se usarán para confirmación de asistencia serán: S.R.C.
Teléfono y correo-e.
No se firman.
Artículo 2º. Tarjetas con moción de felicitación, excusa, saludo y duelo.
Arriba, centrado, el escudo con logotipo de la alcaldía mayor de Bogotá de acuerdo al manual y parte
inferior derecha logo del instituto.
Debajo, centrado: El Rector, debajo del cual irá su nombre propio, en puntaje más pequeño que el
cargo.
Después el texto de felicitación, excusa, recibimiento o duelo, escrito en tercera persona del singular.
Llevarán la firma de quien las envía.
Destinatario: A: nombre, cargo, empresa, ciudad.
Sobres
Los sobres de toda clase de tarjetas irán marcados con el debido tratamiento que merecen las personas,
su nombre, su cargo, la dirección y la ciudad.
Artículo 3°. Uso de tres tipos de documentación
• Tarjeta: Felicitaciones, excusa, saludo y duelo.
• Nota de Estilo: Felicitación y duelo.
• Resoluciones: Honoris Causa, grados honoríficos, distinciones administrativas y distinciones
docentes.
Artículo 4º. Carpetas de documentos
Contienen el documento respectivo al evento junto a todos sus anexos.
Artículo 5º. Menú
Para colocar encima del puesto de cada comensal en cenas a fin de que cada uno conozca su contenido.
Tamaño media hoja oficio doblada o partida en dos, para hacerlo doble o sencillo, respectivamente.
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Llevará el escudo con logotipo de la Alcaldía mayor de Bogotá y parte inferior izquierda el logo del
Instituto
• Nombre de quién ofrece la cena.
• En honor de quién o con motivo de qué.
• Lugar.
• Fecha.
• Menú.
Artículo 6º. Habladores o Porta nombres
En cartulina de alta blancura, tamaño media carta. En la parte superior central el escudo con el logotipo
de la Alcaldía mayor de Bogotá y parte inferior izquierda el logo del Instituto. En el centro, en el
tamaño más grande que se pueda, el nombre de la persona y su cargo.
Usos
En el borde de las mesas de honor para indicar quién está sentado en ese puesto.
Artículo 7º. Tarjetas de mesa
Tarjetas en cartulina blanca tamaño tarjeta de presentación, con el escudo y logotipo de la Alcaldía
mayor de Bogotá y parte inferior izquierda el logo del Instituto, llevan escritos los nombres de las
personas asistentes a una cena.
Se colocan a un lado del puesto del comensal.
Artículo 8º. Libreto
Contiene la estructura del programa que se desarrolla y el orden y la duración de las intervenciones. Se
tiene en cuenta el manejo del tiempo tanto en las instalaciones de las ceremonias y los actos como en el
desarrollo de los mismos.
Estructura del libreto:
1. Presentación de la ceremonia.
2. Presentación de quienes presiden.
3. Himno Nacional de la República de Colombia.
4. Himno del Bogotá
5. Discurso del anfitrión.
6. Acto cultural, si se tiene previsto.
7. Discurso del invitado de honor.
8. Cierre.
9. Catering (Bebidas y Alimentos).
Artículo 9º. Buenas prácticas ecológicas
Ahorro y reciclaje de papel
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Realizar fotocopias e impresiones por ambas caras.
Enviar comunicados por correo electrónico cuando sea necesario.
Imprimir únicamente los documentos que sean indispensables.
Reutilizar las hojas usadas anteriormente en caso de ser posible.
Utilizar los sobres solo si es necesario hacerlo.
9. DEL PERSONAL Y SU ACTUACIÓN
Artículo 1º. Encargado de protocolo
Funciones
• Dirección del protocolo de todo acto que se realice.
• Cuidado y custodia de las banderas, los obsequios institucionales y las distinciones
honoríficas.
• Registro histórico de todas las distinciones honoríficas que se entreguen.
• Envío de las normas que regirán en cada acto a los directivos involucrados.
• Interpretación y aplicación de las normas y disposiciones que se fijan en el presente
Manual.
• Contacto con los jefes de protocolo de Visitantes Ilustres y de las autoridades.
Artículo 2º. Presentador
Es la persona encargada de leer el orden del día de todo acto solemne, institucional, académico, social y
cultural.
Condiciones
Dicción y tono de voz indicados para el oficio.
Vestuario adecuado para la ceremonia o acto.
Lectura del libreto según el indicado por el responsable de protocolo.
No da opiniones personales, ni agradece a los disertantes.
No da lectura a documentos que sean presentados por personas diferentes.
Mientras se dan los discursos, está sentado en un lugar previamente determinado.
Artículo 3º. Maestro de ceremonia
Tiene a su cargo la conducción de todo acto solemne, institucional, académico, social y cultural.
Puede ser el mismo encargado de protocolo.
Funciones
• Coordinación de los tiempos.
• Dirección del personal auxiliar a su cargo.
• Información previa del acto a los que intervendrán en su desarrollo.
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• Preparación de elementos propios para el acontecimiento.
Artículo 4º. Auxiliares
Son las personas encargadas de apoyar al maestro de ceremonia.
Funciones
• Registro de invitados.
• Acomodación de invitados.
• Presentación de condecoraciones y obsequios institucionales ante el directivo que hace
entrega.
• Indicación de lugares, horarios, intervinientes y programa a los invitados que lo
requieran.
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ANEXO 1.
SÍNTESIS NORMOGRAMA PROCESO COMUNICACIONES
NORMOGRAMA CO 2015
No. NORMA No.
FECHA DE
VIGENCIA EMITIDA
POR ÁMBITO
DESCRIP-
CIÓN SINOPSIS DIA MES AÑO
1 CPC 1991
06 06 1991 Asamblea
Nacional
Constituyente
Nacional Marco
Constitucional
Art. 15: Derecho a la intimidad personal y familiar y a su buen nombre. Derecho a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas. La correspondencia y demás formas
de comunicación privada son inviolables.
Art. 20: Libertad de expresar y difundir el pensamiento y opiniones, de informar y recibir
información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de
comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el
derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.
Art. 21: Derecho a la honra.
Art. 23. Derecho de Petición.
Art. 73: La actividad periodística gozará de protección para garantizar su libertad e
independencia profesional.
Art. 74: Derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la
ley. El secreto profesional es inviolable.
Art. 75: Derecho al acceso del espectro electromagnético. Igualdad de oportunidades en el
acceso, a su uso y garantía del pluralismo informativo y la competencia.
Art. 112: (Mod. Art. 5 Acto Legislativo 1 de 2003): Derecho a la oposición de los partidos
y movimientos. Garantía de los derechos de acceso a la información y a la documentación
oficial; el uso de los medios de comunicación social del Estado y la réplica en los mismos
medios de comunicación.
2 1.1.1. M
u
a
l
d
e
n
M
a
r
c
a
C
i
u
d
a
d
.
1.1.2.
Convenio de
Uso Marca
Ciudad.
Para potenciar y posicionar internacionalmente a Bogotá se definió una estrategia de
mercadeo basada en una apuesta público–privada de largo plazo, impulsada por el Instituto
Distrital de Turismo (IDT), la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) e Invest in
Bogotá.(IIB). La marca de la ciudad es un instrumento de comunicación que apoya a los
proyectos involucrados en la Estrategia de Mercadeo de Bogotá.
Invest in Bogota, el Instituto Distrital de Turismo y la Cámara de Comercio de Bogotá son
las entidades encargadas de autorizar su uso a las empresas o proyectos que se quieran
vincular. El uso de la marca ciudad es gratuito y el solicitante debe diligenciar un
formulario en el que sustenta las acciones que realizará para la promoción en mercados
internacionales de los atributos de Bogotá identificados en la Estrategia de Mercadeo de
Ciudad para lo cual deberá tener en cuenta los parámetros de estos documentos.
3 Decreto
52 2012 Alcalde Mayor
de Bogotá
Distrital "Por medio del
cual se adoptan
el Manual de
Imagen
Corporativa y
Visual de la
Administración
Distrital y el
lema
institucional de
la Alcaldía
Mayor de
Bogotá, D.C.,
para el periodo
2012-2015"
Establece el procedimiento y las pautas gráficas para usar la imagen corporativa visual de
la actual Administración Distrital, Bogotá Humana.
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4 Resolución IDT Manual de
imagen Logo
institucional
5 Resolución 378 19 12 2008 Por la cual se adopta la guía para el diseño y desarrollo de sitios web de las entidades y
organismos del distrito capital.
6 Ley
Decreto
1712
103
06
20
03
01
2014
2015
Ministerio del
Interior,
Ministerio de
Justicia,
Ministerio de
educación y
Ministerio de
Tecnologías
Ministeria de
Cultura DNP,
Mintic Depto.
Administrativo
de la Presidencia
de la República
Depto. Adtvo.
Función Pública
Nacional “Por medio de
la cual se crea la
Ley de
Transparencia y
del derecho de
acceso a la
información
pública nacional
y se dictan otras
disposiciones”
“Por el cual se
reglamenta
parcialmente la
ley 1712 del
2013 y se dictan
otras
disposiciones”
Su objeto: es regular el derecho de acceso a la información pública que tienen todas las
personas, los procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho fundamental así
como las excepciones a la publicidad de la información pública.
7 Ley
Reglamenta-da
parcialmente
por el Decreto
1581
1377
17
27
10
06
2012
2013
Congreso de
Colombia
Ministerio de
Comercio,
Industria y
Comercio
Nacional
Nacional
“Por la cual se
dictan
disposiciones
generales para
la protección de
datos
personales”.
"Por el cual se
reglamenta
parcialmente la
Ley 1581 de
2012"
Los datos personales son cualquier información concerniente a personas físicas, que tenga
carácter de privado, que esté ligada a su intimidad y que toque temas susceptibles de
discriminación, como orientación sexual, religiosa, étnica, entre otros. Su importancia
radica, en que la información personal puede ser utilizada para varios fines, como la
comercialización, la vida laboral, e incluso para cometer delitos, ya que su identidad puede
ser suplantada en un momento dado, con la información adecuada.
Esta norma establece las medidas que se toman, tanto a nivel técnico como jurídico para
garantizar que la información de los usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base
de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta, por parte de personas
no autorizadas.
8 Ley
1273 05 01 2009 Congreso de la
República
Nacional “Por medio de
la cual se
modifica el
Código Penal, se
crea un nuevo
bien jurídico
tutelado -
denominado "de
la protección de
la información y
de los datos"- y
se preservan
integralmente
los sistemas que
utilicen las
tecnologías de la
información y
las
comunicaciones,
entre otras
disposiciones”.
Ley de los delitos informáticos. Las personas podrán denunciar contenidos inapropiados
en Internet.
9 Acuerdo 381 30 06 2009 Concejo de
Bogotá
Distrital "Por medio del
cual se
promueve el uso
del lenguaje
incluyente"
Se promueve el uso del lenguaje incluyente, entendiendo por éste el uso de expresiones
lingüísticas que incluyan tanto al género femenino como al masculino, cuando se requiera
hacer referencia a ambos sexos.
10 Ley 1016 2006 “Por la cual se
adoptan normas
legales, con
meros propósitos
declarativos,
para la
protección
1. Suprime la tarjeta profesional del periodista.
2. Se requiere de idoneidad (con el título profesional).
3. 3. La actividad laboral del periodista.
4. 4. La libertad e independencia de la actividad periodística.
5. Elementos éticos ( el que ejerce tiene la libertad de
publicar lo que quiera, pero debe tener en cuenta las
leyes y lo que rige el ejercicio periodístico). Aparecen
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laboral y social
de la actividad
periodística y de
comunicación a
fin de garantizar
su libertad e
independencia
profesional”
elementos como:
La información tiene que ser veraz y oportuna
Las fuentes de información tienen tres elementos: análisis de la fuente,
confrontación y comprobación de la afirmación.
La obtención de la información debe obtenerse por medios legales (ética).
Auditoria, derechos de autor … (citas y transcripciones)
Rectificaciones y réplicas (la información no puede ser falsa, errónea o ficticia).
No a los sensacionalismos.
9 Ley 1098 24 02 2006 Congreso de la
República
Nacional “Por la cual se
expide el Código
de la Infancia y
la adolescencia”
Tiene como finalidad garantizar a los niños, a las niñas y a los adolescentes su pleno y
armonioso desarrollo para que crezcan en el seno de la familia y de la comunidad, en un
ambiente de felicidad, amor y comprensión y establece normas sustantivas y procesales
para la protección integral de los niños, las niñas y los adolescentes con el fin de garantizar
el ejercicio de sus derechos y libertades. Entre estos derechos se estipula el derecho a la
información y la responsabilidad especial del manejo de la información sobre esta
población en los medios de comunicación.
10 Ley 906 31 08 2004 Congreso de la
República
Nacional "Por la cual se
expide el Código
de
Procedimiento
Penal.
(Corregida de
conformidad con
el Decreto
2770 de 2004-
“Por el cual se
corrigen yerros
de la Ley 906 de
2004 "por la
cual se expide el
Código de
Procedimiento
Penal".)"
Delito de violación a los mecanismos de protección de los derechos patrimoniales de autor
y otras defraudaciones. Incluye, entre otros los siguientes artículos:
Art. 192: Violación ilícita de comunicaciones.
Art.197: Utilización ilícita de equipos transmisores o receptores. Art. 74: Delitos que
requieren querella.
(Modificado Art. 4, Ley 1142 de 2007 “Por medio de la cual se reforman
parcialmente las Leyes 906 de 2004, 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas
para la prevención y represión de la actividad delictiva de especial impacto para la
convivencia y seguridad ciudadana”.
Art. 220. Injuria; calumnia Art. 221. Injuria y calumnia indirecta Art. 226. Injuria por
vías de hecho; Art. 227. Injurias recíprocas Art. 437. Falsa autoacusación Art. 445.
Infidelidad a los deberes profesionales; Art. 223. Circunstancias especiales de graduación
de la pena; Art. 224. Eximen de responsabilidad - Art. 225. Retractación
11 Ley 918 15 12 2004 Congreso de la
República
Nacional “De la
protección
laboral y social
de la actividad
periodística y de
comunicación a
fin de garantizar
su libertad e
independencia
profesional”.
Declarada
Inexequible.
Conocida como “Ley del Periodista”, a través de la cual se reconoce la categoría
profesional a quienes acrediten el ejercicio de su actividad como periodistas o
comunicadores. Tiene por objeto la adopción de normas legales para la protección laboral
y social de la actividad periodística, a fin de garantizar su libertad e independencia
profesional.
12 Ley 586 28 06 2000 Congreso de la
República
Nacional “Por medio de
la cual se
instituye el día
13 de agosto de
cada año como
Día de la
Libertad de
Expresión”.
Instituye el 13 de agosto de cada año como Día de la Libertad de Expresión
13 Ley
Ley
Ley
14
335
506
1929
20
28
01
12
07
1991
1996
1999
Congreso de la
Replica
Nacional “Por la cual se
dictan normas
sobre el servicio
de televisión y
radiodifusión
oficial”
Por la cual se
modifica
parcialmente la
Ley 14 de 1991 *1 y la
Ley 182 de
1995, se crea la
televisión
privada en
Colombia y se
dictan otras
disposiciones”
“Por medio de
la cual se
modifica el
artículo 58 de la
Ley 182 de
1995”.
"Por la cual se
reforman las
Leyes 14 de
1991, 182 de
1995, 335 de
Marco regulatorio de la Televisión en Colombia: Roles del Estado y el mercado, la
televisión pública y los canales privados.
Indica la organización de la Comisión Nacional de Televisión (desde el 2012 en proceso
de liquidación), el tiempo en que pueden estar ciertos directivos y quienes pueden opinar
como es el caso del titular del Ministerio de Comunicaciones (con voz, pero no voto).
Describe que es la televisión por suscripción y lo que esta significa y como aplica,
menciona cómo es la división nacional; habla algo de Inravisión, aunque no aplica como
antes, ya que ahora no hay una regulación apropiada para la transmisión de la señal y
describe las formas de transmisión y recepción de la señal de tv, en donde resalta lo que es
la tv satelital. Establece algunas prohibiciones a la Comisión Nacional de Televisión. (1
artículo; 1 página).
Establece prohibiciones para la prestación del servicio
Regulación de los servicios de televisión.
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Ley
680
08
08
2001
1996 y se dictan
otras
disposiciones en
materia de
Televisión
14 Ley
44 05 02 1993 Congreso de la
República
Nacional “Por la cual se
modifica y
adiciona la Ley
23 de 1982 y se
modifica la Ley
29 de 1944”
Regulación de los derechos de autor y del registro nacional del derecho de autor.
15 Ley 23 de 1982. 23 1982 Congreso de la
República
Nacional “Sobre derechos
de autor”
Contiene las disposiciones generales y especiales que regulan la Protección del derecho de
autor en Colombia.
16 Decreto 460 16 03 1995 Ministerio de
Gobierno
Nacional “Por el cual se
reglamenta el
Registro
Nacional del
Derecho de
Autor y se regula
el Depósito
Legal “
Registro Nacional de los Derechos de Autor
17 Ley 1520 13 04 2012 Congreso de la
República
Nacional "Por medio de la
cual se
implementan
compromisos
adquiridos por
virtud del
"acuerdo de
promoción
comercial",
suscrito entre la
República de
Colombia y los
Estados Unidos
de América y su
"protocolo
modificatorio, en
el marco de la
política de
comercio
exterior e
integración
económica"
Comunicación al público de una interpretación o ejecución o de un fonograma.
Relacionado con los derechos de autor.
18 Ley
182 20 01 1995 Congreso de la
República
Nacional “Se reglamenta
el servicio de
televisión y se
formulan
políticas para su
desarrollo, se
democratiza el
acceso a éste, se
conforma la
Comisión
Nacional de
Televisión, se
promueven la
industria y
actividades de
televisión, se
establecen
normas para
contratación de
los servicios, se
reestructuran
entidades del
sector y se
dictan otras
disposiciones en
materia de
telecomunicacio
nes”
Regula el servicio de televisión
19 Ley 14 de 1991 14 29 01 1991 Congreso de la
República
Nacional “Por la cual se
dictan normas
sobre el servicio
de televisión y
radiodifusión
oficial”.
Art. 3º.- Principios de la prestación del servicio.
Art. 4º.- Obligación de protección al menor.
Cumplimiento a disposiciones especiales del Código del Menor en materia de
responsabilidad de los medios de comunicación con los menores.
20 Decreto
2591 19 11 1991 Ministerios de
Gobierno y de
Justicia
Nacional “Por el cual se
reglamenta la
acción de tutela
Art. 37. De las acciones dirigidas contra la prensa y los demás medios de comunicación
serán competentes los jueces de circuito del lugar.
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consagrada en el
artículo 86 de la
Constitución
Política”.
21 Ley
57 05 07 1985 Congreso de la
República
Nacional “Por la cual se
ordena la
publicidad de los
actos y
documentos
oficiales”
Art. 1: La Nación, los Departamentos y los Municipios incluirán en sus respectivos
Diarios, Gacetas o Boletines oficiales todos los actos gubernamentales y administrativos
que la opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y
para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la
ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos.
Artículo 12º.- Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las
oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan
relación a la defensa o seguridad nacional.
22 L
e
y
L
Y
51 18 12 1975 Congreso de la
República
Nacional 1. Reconocimiento de la profesión del periodista
2. Protección de quien ejerce el ejercicio del periodismo.
3. Determina la ley de quien la ejerce
4. Reglamentación de la actividad periodística
5. Crea la tarjeta profesional ( no vigente porque cualquier ciudadano si cumple con ciertos
requisitos puede ejercer el periodismo libremente)
La reserva de la fuente de información.
23 Ley
Decreto
reglamentario
Ley 159 de 1959
29
109
15
24
12
01
1944
1945
Congreso de la
República
Ministerio de
Gobierno
Nacional
Nacional
“Por la cual se
dictan
disposiciones
sobre prensa”
“ Por el cual se
reglamenta la
Ley 29 de 1944,
sobre prensa”
Muchos de sus artículos se han derogado por normas especiales.
Del registro, circulación y normas para la edición, distribución y publicidad de periódicos
y programas radiales.
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