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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD
Y ESTADOS FINANCIEROS
ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Julio, 2005
IDENTIFICACIÓN DE FIRMA(S) DE VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS.
NOMBRE Y PUESTO FIRMA
C. P. Alfredo García Gómora Administrador de Contabilidad y Estados Financieros
Lic. Santiago Hernández Villegas Administrador de Organización y Modernización
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FECHA DE ACTUALIZACIÓN 07 2005
Í N D I C E
Página INTRODUCCIÓN 6 I. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO 7 II. PROCEDIMIENTOS
1.- Registro de la Documentación Comprobatoria del Gasto. 10
Objetivo del Procedimiento 10 Políticas de Operación 10 Descripción de Actividades 11 Diagrama de Flujo 15
2.- Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto. 17
Objetivo del Procedimiento 17 Políticas de Operación 17 Descripción de Actividades 18 Diagrama de Flujo 20 Formas e Instructivos de Llenado 21
3.- Conciliación de Retenciones y Enteros. 26
Objetivo del Procedimiento 26 Políticas de Operación 26 Descripción de Actividades 27 Diagrama de Flujo 29 Formas e Instructivos de Llenado 30
4.- Elaboración de Pólizas de Diario de Almacén. 35
Objetivo del Procedimiento 35 Políticas de Operación 35 Descripción de Actividades 36 Diagrama de Flujo 38
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Página
5.- Elaboración de Pólizas de Diario Correspondientes a la Creación
de Pasivos y Liquidación de Retenciones por Concepto de Descuentos a Favor de Terceros.
39 Objetivo del Procedimiento 39 Políticas de Operación 39 Descripción de Actividades 41 Diagrama de Flujo 44
6.- Elaboración de Pólizas de Diario de Reintegros de Años
Anteriores.
47
Objetivo del Procedimiento 47 Políticas de Operación 47 Descripción de Actividades 48 Diagrama de Flujo 49 Formas e Instructivos de Llenado 50
7.- Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros. 52
Objetivo del Procedimiento 52 Políticas de Operación 52 Descripción de Actividades 53 Diagrama de Flujo 55
8.- Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros Cuenta
Centralizada.
56
Objetivo del Procedimiento 56 Políticas de Operación 56 Descripción de Actividades 57 Diagrama de Flujo 58
9.- Elaboración de Pólizas de Diario de Viáticos. 59
Objetivo del Procedimiento 59 Políticas de Operación 59 Descripción de Actividades 60 Diagrama de Flujo 62
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Página
10.- Revisión de Copias de los Estados de Cuenta Bancarios. 63
Objetivo del Procedimiento 63 Políticas de Operación 63 Descripción de Actividades 64 Diagrama de Flujo 66 Formas e Instructivos de Llenado 67
11.- Verificación de los Registros de SICOPEL contra los Importes de
la Documentación Contable Original.
70
Objetivo del Procedimiento 70 Políticas de Operación 70 Descripción de Actividades 71 Diagrama de Flujo 73
12.- Glosa de Pólizas Diarias de Egresos. 74
Objetivo del Procedimiento 74 Políticas de Operación 74 Descripción de Actividades 76 Diagrama de Flujo 85
13.- Archivo de Pólizas Diarias de Egresos. 88
Objetivo del Procedimiento 88 Políticas de Operación 88 Descripción de Actividades 89 Diagrama de Flujo 91
14.- Información Mensual de Gastos de Comunicación Social. 92
Objetivo del Procedimiento 92 Políticas de Operación 92 Descripción de Actividades 93 Diagrama de Flujo 95
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Página
15.- Elaboración de Estados Financieros. 97
Objetivo del Procedimiento 97 Políticas de Operación 97 Descripción de Actividades 99 Diagrama de Flujo 110 Formas e Instructivos de Llenado 116
16.- Operación del Sistema Integral de Información de los Ingresos y
Gasto del Servicio de Administración Tributaria.
119
Objetivo del Procedimiento 119 Políticas de Operación 119 Descripción de Actividades 120 Diagrama de Flujo 125 Formas e Instructivos de Llenado 127
17.- Elaboración de Información Financiera y Presupuestal. 146
Objetivo del Procedimiento 146 Políticas de Operación 146 Descripción de Actividades 147 Diagrama de Flujo 150
18.- Integración del Informe de Avance de Gestión Financiera del
Servicio de Administración Tributaria.
151
Objetivo del Procedimiento 151 Políticas de Operación 151 Descripción de Actividades 152 Diagrama de Flujo 155 Formas e Instructivos de Llenado 156
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Página
19.- Integración del Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal del Servicio de Administración Tributaria.
173
Objetivo del Procedimiento 173 Políticas de Operación 173 Descripción de Actividades 174 Diagrama de Flujo 177 Formas e Instructivos de Llenado 178
20.- Envío de la Información Generada por el Centro Contable de
Recaudación de la Administración General de Recaudación.
219 Objetivo del Procedimiento 219 Políticas de Operación 219 Descripción de Actividades 220 Diagrama de Flujo 223
21.- Registro y pago del pasivo circulante o ADEFAS 225
Objetivo del Procedimiento 225 Políticas de Operación 225 Descripción de Actividades 227 Diagrama de Flujo 232
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INTRODUCCIÓN Con fundamento en los Artículos 14, Fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria, y artículo 28 fracciones V, VI, VII y XII de su Reglamento Interior, los cuales hacen referencia a la obligación que tienen las unidades administrativas del Servicio de Administración Tributaria de elaborar, actualizar e integrar conforme a sus programas de trabajo sus Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos; en este sentido, la Administración Central de Recursos Financieros ha elaborado el presente Manual de Procedimientos de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, que tiene como propósito fundamental sistematizar y regular los procesos que en esta Administración se llevan a cabo. El presente documento se integra con el Marco Jurídico-Administrativo que fundamenta la aplicación de los procedimientos, así como los Objetivos, Políticas de Operación, Descripción de Actividades, los Diagramas de Flujo y las Formas e Instructivos de Llenado, para cada procedimiento. Es importante señalar, que para cumplir con los objetivos de este Manual, se requiere de su actualización permanente por lo que se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal encargado de su operación.
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I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05-II-1917, última reforma D.O.F. 20-VI-2005. Leyes − Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
D.O.F. 29-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-VI-2005. − Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
D.O.F. 31-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-IV-2003. − Ley del Impuesto al Valor Agregado.
D.O.F. 29-XII-1978, última reforma D.O.F. 28-VI-2005. − Ley del Servicio de Administración Tributaria.
D.O.F. 15-XII-1995. última reforma D.O.F. 12-VI-2003.
− Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005.
− Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005.
− Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 01-I-2002, última reforma D.O.F. I-XII-2004.
− Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005.
D.O.F. 24-XI-2004.
Códigos − Código Fiscal de la Federación.
D.O.F. 31-XII-1981, última reforma D.O.F. 31-XII-2004. Reglamentos − Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
D.O.F. 18-XI-1981, última reforma D.O.F. 05-VI-2002.
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− Reglamento del Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 21-V-2002.
− Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 19-lII-1999.
− Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-VIII-2001.
− Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
D.O.F. 19-IX-2001. − Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria.
D.O.F. 06-VI-2005.
− Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 17-X-2003.
Decretos − Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005
D.O.F. 20-XII-2004. Acuerdos − Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de documentación contable consistente
en libros de contabilidad, registros contables y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso y del gasto público de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, constituyen el Archivo Contable Gubernamental que deberá guardarse, conservarse y custodiarse. D.O.F. 12-XI-1982.
− Acuerdo por el que se expide el clasificador por Objeto del Gasto para la
Administración Pública Federal. D.O.F. 13-X-2000, última reforma D.O.F. 01-X-2004.
− Acuerdo que establece las disposiciones de Ahorro en la Administración Pública
Federal para el ejercicio fiscal 2002. D.O.F. 28-II-2002.
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− Acuerdo mediante el cual se da a conocer el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 31-XII-2004.
Documentos Normativo-Administrativos − Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para la orientación,
planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para los Ejercicios Fiscales 2005-2006.
D.O.F. 30-XII-2004 − Manual para la Elaboración y Expedición de Cuentas por Liquidar Certificadas.
Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Oficialía Mayor. Dirección General Adjunta de Presupuesto, Contabilidad y Sistemas. Febrero de 1994, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos.
− Manuales del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Sector Central.
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Subsecretaría de Egresos, Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Enero, 2001, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos.
− Guía Técnica para elabora Manuales Administrativos Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y
Calidad.- Administración Central de Recursos Humanos. Julio 2004 − Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes
Nacionales e Internacionales. Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Financieros. Febrero 2005.
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1. REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO. Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los Estados Financieros correspondientes. Políticas de Operación − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y
Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, la Documentación Contable soporte del gasto (Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación) emitida, dentro de los cinco días posteriores a su trámite, para su registro contable oportuno.
− Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de
las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales que laboren con el Sistema de Control del Ejercicio Presupuestal (SICEP), deberán enviar la Documentación Contable soporte del gasto en archivos TXT y RPT y, posteriormente, físicamente mediante oficio.
− Las Unidades Administrativas Centrales que no cuenten con el SICEP, deberán enviar
la documentación soporte del gasto físicamente mediante oficio. − En la recepción de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de
Rectificación, la Administración de Contabilidad y Estados Financieros deberá revisar que fueron elaborados con base en lo establecido en los “Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes”, emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
DEL GASTO
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRA-CIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Recibe de las unidades administrativas centrales y las Subadministraciones deInnovación y Calidad de las Administraciones Locales y Aduanas, oficio con la documentación soporte del gasto y turna.
2. Recibe la documentación contable
para su registro mediante correo electrónico en archivos TXT y RPT, así como físicamente mediante oficio y se sella de recibido.
3. Los archivos RPT se imprimen,
sellan y cotejan contra los archivos TXT.
¿Los datos son correctos? Sí
4. Los archivos TXT se guardan en
una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL.
Continúa actividad No. 6 No
- Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.)
- Avisos de Reintegro - Oficios de
Rectificación - P.D.E. - Avisos de Reintegro - Oficios de
Rectificación - Correo Electrónico - Archivos TXT y RPT - Correo Electrónico
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
DEL GASTO
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
5. Solicita su corrección a la unidad administrativa vía correo electrónico.
Regresa a la actividad No. 2
6. Verifica que las PDE’s cumplan
con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.
¿Cumplen con los requisitos? No
7. Informa a la unidad administrativa vía correo electrónico para que corrija el error detectado
Regresa a la actividad No. 2 Sí
8. Verifica que los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes y se acompañen de sus anexos, y que la P.D.E. a la que afecta esté capturada en SICOPEL. ¿Cumplen con los requisitos?
- Archivos TXT - PDE - Lineamientos - Correo Electrónico - Avisos de Reintegro - Oficios de
Rectificación - Lineamientos - Ficha de depósito,
cheque cancelado ó solicitud de cancelación de cheques extraviados
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
DEL GASTO
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No
9. Informa a la unidad vía correo electrónico para que corrija el error detectado.
Regresa a la actividad No. 2 Sí
10. Transfiere los archivos TXT a
SICOPEL y verifica las operaciones aritméticas.
11. La documentación enviada por
oficio se captura en SICOPEL. 12. Verifica que la PDE a registrar
contenga suficiencia presupuestal en el SICOPEL. ¿Tiene suficiencia presupuestal? No
13. Solicita vía correo electrónico a la unidad responsable gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF.
Sí
- Correo Electrónico - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de
Rectificación - Archivo TXT - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de
Rectificación - PDE - Correo Electrónico
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
DEL GASTO
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
14. Genera reporte para su validación y verifica que la captura y/o transferencia esté correcta.
¿Está correcto?
No
15. Rectifica información.
Regresa a la actividad No. 14
Sí 16. Efectúa la actualización del
Reporte de captura en SICOPEL 17. Archiva la documentación contable
registrada.
Fin del Procedimiento.
- Reporte de Captura - Reporte de Captura - Reporte de Captura - P.D.E. - Aviso de Reintegro - Oficio de
Rectificación - Reporte de Captura
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL
GASTO
CORREOELECTRONICO
CORREOELECTRONICO
CORREOELECTRONICO
ARCHIVOS TXT
CORREOELECTRONICO
ARCHIVOS TXT Y RPT
OFICIOS DERECTIFICACION
AVISOS DEREINTEGRO
POLIZA DIARIA DEEGRESOS
OFICIOS DERECTIFICACION
AVISO DE REINTEGRO
POLIZA DIARIA DEEGRESOS
INICIO
SUBADMINISTRACIONESDE CONTABILIDAD
CENTRAL Y REGIONAL
RECIBE DE LAS U.A. YDE LAS SIC's Y SICA's
OFICIO CON LADOCUMENTACION
SOPORTE Y TURNA
DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y
CONTABILIDAD REGIONALZONAS NORTE, SUR Y
CENTRO
RECIBE DOCUMENTACIONCONTABLE EN ARCHIVOS
TXT Y RPT, ASI COMOOFICIO Y SE LLA DE
RECIBIDO
IMPRIME, SELLA YCOTEJA LOS
ARCHIVOS RPTCONTRA LOS TXT
¿LOS DATOS SONCORRECTOS?
SOLICITA SUCORRECCIÓN A LA
UNIDADADMINISTRATIVA VIA
CORREOELECTRÓNICO
GUARDAR LOSARCHIVOS TXT EN LA
PC Y REALIZAR SUTRANSFERENCIA EN
SICOPEL
1
2
3
5
4
9
SI
NO
1
2
ARCHIVO TXT
OFICIO DERECTIFICACION
AVISOS DEREINTEGRO
POLIZAS DIARIAS DEEGRESOS
LINEAMIENTOS
FICHAS DE DEPOSITO
LINEAMIENTOS
OFICIOS DERECTIFICACION
AVISOS DEREINTEGRO
POLIZA DIARIA DEEGRESOS
VERIFICA QUE LASPDE´s CUMPLAN CON
LOS REQUISITOSESTABLECIDOS ENLOS LINEAMIENTOSPARA EL EJERCICIO
DEL GASTO VIGENTE
¿CUMPLE CONLOS REQUISITOS?
INFORMA A LAUNIDAD
ADMINISTRATIVA VIACORREO
ELECTRONICO PARAQUE CORRIJA EL
ERROR
2
VERIFICA QUE LOSAVISOS DE
REINTEGRO Y LOSOFICIOS DE
RECTIFICACIONCUMPLAN CON LOS
REQUISITOS
¿CUMPLE CONLOS REQUISITOS?
INFORMA A LA U.A.POR CORREO
ELECTRONICO PARAQUE CORRIJA EL
ERROR
TRANSFIERE LOSARCHIVOS TXT A
SICOPEL VERIFICALAS OPERACIONES
A
6
8
7
10
SI
NO
NO
SI
2
1
2
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL
GASTO
CORREOELECTRONICO
REPORTE DECAPTURA
REPORTE DECAPTURA
OFICIO DERECTIFICACION
AVISO DE REINTEGRO
POLIZA DIARIA DEEGRESOS
POLIZA DIARIA DEEGRESOS
OFICIO DERECTIFICACION
AVISOS DEREINTEGRO
POLIZAS DIARIAS DEEGRESOS
CAPTURA LADOCUMENTACION
ENVIADA POR OFICIOEN SICOPEL
VERIFICA QUE LA PDEA REGISTRARCONTENGA
SUFICIENCIAPRESUPUESTAL EN
SICOPEL
¿TIENE SUFICIENCIAPRESUPUESTAL?
SOLICITA POR CORREOELECTRONICO A LA
UNIDAD RESPONSABLE,GESTIONE LA
SUFICIENCIA CON LAADMON. DE
PRESUPUESTO DE LAACRF
REPORTE DECAPTURA
GENERA REPORTEPARA SU VALIDACION
Y VERIFICA QUE LACAPTURA DE
TRANSFERENCIA ESTECORRECTA
ARCHIVA
A
¿ESTACORRECTO?
RECTIFICAINFORMACION
REPORTE DECAPTURA
EFECTUA LAACTUALIZACION DEL
REPORTE DECAPTURA EN SICOPEL
4
FIN
11
12
13
14
15
16
17
SI
NO
NO
SI
2
2
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2. CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración
Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para que efectúen su conciliación.
− Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y
Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros contables.
− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias
detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN
CONTABLE DEL GASTO
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Genera mensualmente el Estado
de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel.
2. Elabora oficio informando a cada
una de las unidades responsables el envío del Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conciliación.
3. Remite a las unidades
responsables el oficio y mediante correo electrónico los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación Contable. (Ambos por vía electrónica a las unidades regionales).
4. Recibe, registra la fecha de
recepción y el estado que guarda la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto que las unidades responsables envían.
¿Existen diferencias? Sí
5. Analiza diferencias.
No
6. Archiva.
- Estado de la
Aplicación - Oficio - Oficio - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de
Conciliaciones Contables
- Conciliación - Conciliación
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN
CONTABLE DEL GASTO
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
¿Son errores de registro en SICOPEL?
Sí
7. Realiza la corrección en sistema.
8. Informa a la unidad responsable que ya se efectuaron las correcciones.
Continúa actividad no. 6
No
9. Informa a la unidad que las causas
que generan la diferencia son imputables a ella.
10. Recibe y registra las aclaraciones
y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.
Continúa actividad no. 6
Fin del Procedimiento.
- SICOPEL - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación - Registro de
Conciliaciones Contables
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE
DEL GASTO
CORREOELECTRONICO
1
7
SICOPEL
¿SON ERRORESDE REGISTRO EN
SICOPEL?
REALIZA CORRECCION
SI
NO
INFORMA A LA UNIDADRESPONSABLE QUE YASE EFECTUARON LAS
CORRECCIONES
8
6
REGISTRO DE CONCILIACIONES
CONTABLES
CONCILIACION
CORREOELECTRONICO
RECIBE Y REGISTRA LAFECHA DE RECEPCION YEL ESTADO QUE GUARDA
LA CONCILIACIONCONTABLE QUE LAS
UNIDADESRESPONSABLES ENVIAN
3
6
SI
1
CONCILIACION
ANALIZA DIFERENCIAS
1
CONCILIACION
¿EXISTENDIFERENCIAS? ARCHIVA
5
NO
INICIO
DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y
CONTABILIDAD REGIONALZONAS NORTE, SUR Y
CENTRO
ESTADO DE LAAPLICACION
CONTABLE DELGASTO
GENERAMENSUALMENTE EL
REPORTE Y LOCONVIERTE A EXCEL
OFICIO
2
ELABORA OFICIOINFORMANDO EL
ENVIO DEL REPORTEPARA EFECTUAR LA
CONCILIACION
CORREOELECTRONICO
ARCHIVOS DEEXCEL
OFICIO
REMITE VIA CORREOELECTRONICO
INFORMACION PARAQUE LAS UNIDADES
REALICEN LACONCILIACION
4
REGISTRO DE CONCILIACIONES
CONTABLES
9
6
CORREOELECTRONICO
CONCILIACION
RECIBE Y REGISTRALAS ACLARACIONESY/O CORRECCIONES
DE LAS UNIDADESRESPONSABLES
PARA SOLVENTARLAS DIFERENCIAS
INFORMA A LA UNIDADQUE LAS CAUSAS QUE
GENERAN LADIFERENCIA SON
IMPUTABLES A ELLA
10
FIN
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 1
ANEXO 1
INSTRUCTIVO
CONCILIACION CONTABLE
No. Concepto Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
UNIDAD CUENTA PAGADORA FECHA NO. DE PARTIDA PRESUPUESTAL ACTIVIDAD INSTITUCIONAL EJERCIDO SEGÚN LA A.C.R.F. EJERCIDO SEGÚN LA UNIDAD DIFERENCIA NOS. DE POLIZAS CON PARTIDAS A CONCILIAR OBSERVACIONES TOTAL ELABORO AUTORIZO
Identificar a la Unidad o Administración que emite el reporte, con el número y nombre asignados. Es el número de cuenta bancaria, asignada a cada Unidad o Administración. Anotar el día y mes, al que corresponde la información. Se determina considerando los conceptos establecidos en el “Clasificador por Objeto de Gasto” que rige al Servicio de Administración Tributaria, se deberán anotar todas las partidas con presupuesto autorizado, no importando, si hay movimientos o no y si hay diferencia o no. Número de la Actividad Institucional que pertenece a la Unidad y al Objeto de Gasto correspondiente Ejercido por la Administración Central de Recursos Financieros. Es la información que envía mensualmente la Administración de Contabilidad y Estados Financieros a las Administraciones Centrales, a las Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y a las Aduanas. Se obtiene el registro de los datos contenidos en las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro. Ejercido por la Unidad, se refiere al presupuesto erogado por las Administraciones Centrales, Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y por las Aduanas; amparado por las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro, contenidos en sus propios registros. Diferencia, es el resultado de comparar la información del punto 6 con la del punto 7. Números de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación con partidas a conciliar. Anotar el número de póliza en la que se hayan detectado diferencias presupuestales a efecto de que el personal de la Administración de Contabilidad los certifique. Observaciones, es la Información adicional para que el reporte resulte lo más claro posible. En todos los casos de diferencia se deberán anotar las causas. Se refiere a la suma de los importes ejercidos y de la columna de diferencias. Esta última debe coincidir en forma vertical y horizontal. Nombre y firma del Encargado de Recursos Financieros. Nombre y firma del Administrador de la Unidad Central y/o Subadministrador de Innovación y Calidad Local y/o de la Aduana.
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3. CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las retenciones que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la
Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, mismo que integra la información para que efectúen la conciliación de Retenciones y Enteros.
− Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y
Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros.
− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias
detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel.
2. Remite mediante correo electrónico
a las unidades responsables los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación de Retenciones y Enteros.
3. Recibe, registra la fecha de
recepción y el estado que guarda la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables.
¿Existen diferencias? Sí
4. Analiza diferencias.
No
5. Archiva.
¿Son errores de registro en SICOPEL?
Sí
6. Realiza la corrección en sistema.
- Estado de la Aplicación
- Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de
Retenciones y Enteros
- Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros
- Conciliación de
Retenciones y Enteros
- Conciliación de
Retenciones y Enteros
- SICOPEL
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
7. Informa a la unidad responsable
que ya se efectuaron las correcciones.
Continúa actividad no. 5
No
8. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella.
9. Recibe y registra las aclaraciones
y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.
Continúa actividad no. 5
Fin del Procedimiento.
- Correo Electrónico - Correo Electrónico - Conciliación de
Retenciones y Enteros
- Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS
REPORTE DECONCILIACIONES
DE RETENCIONES YENTEROS
REPORTE DECONCILIACIONES
DE RETENCIONES YENTEROS
CONCILIACION DERETENCIONES Y
ENTEROS
CORREOELECTRONICO
CONCILIACION DERETENCIONES Y
ENTEROS
INICIO
CORREOELECTRONICO
ARCHIVOS DEEXCEL
RECIBE Y REGISTRA LAFECHA Y EL ESTADO QUE
GUARDA LA CONCILIACIONDE RETENCIONES Y
ENTEROS QUE ENVIAN LASUNIDADES
RESPONSABLES
¿EXISTENDIFERENCIAS? ARCHIVA
3
5
4SI
NO
ESTADO DE LAAPLICACION
CONTABLE DELGASTO
DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y
CONTABILIDAD REGIONALZONAS NORTE, SUR Y
CENTRO
GENERAMENSUALMENTE EL
REPORTE Y LOCONVIERTE A EXCEL
1
2
REMITE VIA CORREOELECTRONICO
INFORMACION PARAQUE LAS UNIDADES
REALICEN LACONCILIACION
2
5
CONCILIACION DERETENCIONES Y
ENTEROS
ANALIZA DIFERENCIAS
1
CORREOELECTRONICO
1
6
SICOPEL
¿SON ERRORESDE REGISTRO EN
SICOPEL?
REALIZA CORRECCION
SI
NO
INFORMA A LA UNIDADRESPONSABLE QUEYA SE EFECTUARONLAS CORRECCIONES
7
5
5
CORREOELECTRONICO
CONCILIACION DERETENCIONES Y
ENTEROS
RECIBE Y REGISTRALAS ACLARACIONESY/O CORRECCIONESQUE SOLVENTAN LASDIFERENCIAS DE LAS
UNIDADESRESPONSABLES
INFORMA A LA UNIDADQUE LAS CAUSAS QUE
GENERAN LADIFERENCIA SON
IMPUTABLES A ELLA
9
8
FIN
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
ANEXO 1
ANEXO 1
INSTRUCTIVO
CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS
No. Concepto Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
DEL MES DE PAGINA UNIDAD NUMERO DE DOCUMENTO CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE NUMERO DE DOCUMENTO CLAVE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO IMPORTE DIFERENCIA Y/U OBSERVACIONES ELABORO AUTORIZO
Se anota el mes y el año a los que corresponde la conciliación. Indica el número correspondiente al total de las hojas que integran la conciliación. Se anota el número y el nombre de la unidad ejecutora. Indica el dato correspondiente al numero progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en el que se registro el movimiento en SICOPEL. Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención registrada. Se anotan las claves de retención asignada a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: 002.- Retención del 5 al millar. 034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10% 162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15% 163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A. Se anota el importe correspondiente a la operación registrada en el SICOPEL. Se indica el dato correspondiente al número progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en la que la Unidad informo el movimiento de retención y entero. Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención informada. Se anotan las claves de retención asignadas a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: 002.- Retención del 5 al millar. 034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10% 162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15% 163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A. Se anota el importe correspondiente a la operación informada en la documentación contable. Se indican las diferencias existentes entre el registro contable en SICOPEL y lo informado en los Documentos Contables, que pueden ser por el número de documento, clave de beneficiario, concepto e importe. Se anota el nombre y firma del Jefe del Departamento o Responsable del Área de Recursos Financieros que elaboró dicho formato. Nombre y Firma del Subadministrador de Innovación y Calidad Local o de la Aduana que autorizo dicho formato.
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4. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN. Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los importes por las adquisiciones y consumos de los inventarios por los conceptos 2100 y 2700 que las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan. Políticas de Operación − Las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y
Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad en las Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán remitir a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos de Almacén, de conformidad con los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.
− Deberán detallar los importes de las adquisiciones y consumos realizados al término
de cada mes correspondientes a los conceptos 2100 y 2700, mismos que se reciben directamente en el almacén de la unidad que corresponda.
− Para la elaboración del reporte deberán utilizar el método de valuación de los
inventarios denominado Costos Promedios Ponderados. − Los importes de las adquisiciones que se reporten deberán ser iguales a los gastos
efectuados mediante las Pólizas Diarias de Egresos registradas en SICOPEL, en el mes que se reporta. En el caso de no coincidir, se deberá remitir la explicación de la diferencia y el soporte documental que corresponda.
− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur
y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Almacenes.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Recibe de las Unidades Administrativas Centrales, de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos en los Almacenes.
2. Verifica que la información
corresponda con los registros de SICOPEL.
¿Corresponde la información? No
3. Solicita su corrección o aclaración
a la unidad administrativa vía correo electrónico.
Regresa a la actividad No. 1 Sí
4. Consolida información en cuadro de Excel.
- Reporte - Reporte - SICOPEL - Correo Electrónico - Cuadro de Excel
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
5. Elabora la Póliza de Diario, anexa cuadro de Excel y recaba firmas.
6. Entrega la Póliza de Diario a la
Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción.
7. Archiva el acuse de póliza de
diario con su documentación soporte.
Fin del Procedimiento.
- Póliza - Cuadro de Excel - Póliza - Acuse - Acuse - Documentación
soporte
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN
CUADRO DE EXCEL
ACUSE
POLIZA DE DIARIO
POLIZA DE DIARIO
SICOPEL
REPORTE
INICIO
DOCUMENTACIONSOPORTE
1
ACUSE DE PÓLIZAARCHIVA
FIN
REPORTE
DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y
CONTABILIDAD REGIONAL,ZONAS NORTE, SUR Y
CENTRO
RECIBE DE LASUNIDADES EN OFICIO
Y VIA CORREOELECTRONICO EL
DOCUMENTO
1
CORREOELECTRONICO
¿CORRESPONDELA INFORMACION?
SOLICITA SUCORRECCION O
ACLARACION A LAUNIDAD VIA CORREO
ELECTRONICO
CUADRO DE EXCEL
CONSOLIDAINFORMACION EN
CUADRO DE EXCEL
4
SI
NO
1
VERIFICA QUE LAINFORMACION
CORRESPONDA CONLOS REGISTROS DE
SICOPEL
2
3
ELABORADOCUMENTO
ANEXANDO CUADRODE EXCEL Y RECABA
FIRMAS
5
ENTREGA PÓLIZA A LASUBADMINISTRACION
DE ESTADOSFINANCIEROS Y
CUENTA PUBLICA
6
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5. ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.
Objetivo Elaborar las Pólizas de Diario correspondientes a la creación de pasivo y liquidación de las retenciones por concepto de descuentos a favor de terceros, efectuados por la Administración Central de Recursos Humanos con la finalidad de remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, para que se efectúe su registro. Políticas de Operación − La Administración Central de Recursos Humanos enviará a la Administración de
Contabilidad y Estados Financieros en forma quincenal y mensual, los documentos fuente (resúmenes de nómina y copia de los pagos y enteros), para elaborar las Pólizas de Diario de pasivo y liquidación por descuentos a favor de terceros.
− La Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración
Central de Recursos Humanos, deberá enviar de forma mensual a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el cuadro de deducciones efectuadas al personal, con la finalidad de validar las cifras con los resúmenes de nómina que sirven de fuente para la elaboración de las Pólizas de Diario correspondientes a la creación del pasivo de los descuentos y retenciones a favor de terceros en forma mensual, y las correspondientes a los pagos y enteros, mismas que se integran de esta forma, para remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro.
− Concepto 01 ISR − Concepto 02,03,04,06,07,08 y 12 ISSSTE − Concepto 17 y 18 Reintegros − Concepto 21 FONAC − Concepto 26 FOGAREF − Concepto 50,51,54,57,75,77,84 y 92 Aseguradora Met Life S.A. − Concepto 55, 56, 64 y 65 FOVISSSTE − Concepto 58 y 60 Cuotas Sindicales − Concepto 61 Fondo de Ahorro Sindical − Concepto 62 Pensión Alimenticia − Concepto 72, 73 y 74 Seguros Comercial América.
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− Concepto 082 Seguro de Separación Individualizado. − Concepto 083 Aportaciones Voluntarias al Seguro de Separación Individualizado. − Concepto 099 Seguro por Homicidio Intencional. − El Departamento de Registro Contable deberá elaborar y entregar a la
Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a los descuentos a favor de terceros y a la liquidación de los descuentos a favor de terceros en el momento en que se reciba la información.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO
CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
1. Recibe mensualmente de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
2. Recibe de la Administración de
Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, copia de los comprobantes de pago y/o de los enteros por los conceptos retenidos en nomina.
3. Recibe los resúmenes de las
nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), y los comprobantes de pago y/o entero.
- Resumen de Nóminas por Servicios Personales
- Comprobantes de
pago - Resumen de
Nóminas por Servicios Personales
- Comprobantes de pago
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO
CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS 4. Valida que la información
correspondiente a cada concepto de las deducciones a favor de terceros esté completa y registra los importes en cuadro de Excel.
5. Valida la información de los
comprobantes de pago y/o entero de las deducciones de los resúmenes de nómina y registra los importes en cuadro de Excel.
6. Elabora las pólizas de Diario por
los descuentos a favor de terceros con base en las cifras del cuadro de Excel.
7. Elabora las Pólizas de Diario
correspondientes a la liquidación de los descuentos a favor de terceros con base en las copias de los comprobantes de pago y/o entero.
- Resumen de Nóminas por Servicios Personales
- Cuadro de Excel - Comprobantes de
pago - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Cuadro de Excel - Pólizas de Diario - Comprobantes de
pago
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO
CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS 8. Anexa los soportes a las Pólizas
de Diario y recaba firmas. 9. Turna las Pólizas de Diario a la
Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro y actualización en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL).
10. Archiva los acuses de las Pólizas
de Diario, Copia de Nómina y la Documentación Comprobatoria de los Pagos y/o enteros a favor de Terceros.
Fin del Procedimiento.
- Pólizas de Diario - Documentación
Soporte - Pólizas de Diario - Documentación
soporte - Acuse de Póliza de
Diario - Documentación
Comprobatoria
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO
CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.
CUADROEXCEL
RESUMENES DENOMINA
COMPROBANTESDE PAGO Y/O
ENTERO
RESUMENES DENOMINA
COMPROBANTESDE PAGO Y/O
ENTEROS
RECIBE COMPROBANTESDE PAGO Y/O ENTEROS
SUBADMINISTRACION DECONTABILIDAD
RESUMEN DE NOMINA DESERVICIOS PERONALES
RECIBE RESUMENES DENOMINAS DEL PERSONALDE LA ADMON. DE PPTO.DE SERV. PERSONALES
INICIO
DEPTO. DE REGISTROCONTABLE
RECIBE RESUMENESDE NÓMINA Y
COMPROBANTES DEPAGO Y/O ENTERO
VALIDA QUE LAINFORMACIÓN DE LAS
DEDUCCIONES AFAVOR DE TERCEROS
ESTE COMPLETA YREGISTRA
3
2
1
4
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO :ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO
CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.
DO CUMENTACIÓ NSO PO RTE
CO MPRO BANTES DEPAG O
CUADRO EXCEL
CUADRO EXCEL
PO LIZA DE DIARIO
PO LIZA DE DIARIO
PO LIZAS DE DIARIO
CO PIA DE LO SCOMPROBANTES DE
PAG O
VALIDA LA INFO RMACIÓ NDE LO S CO MPRO BANTESDE PAG O Y/O ENTERO YREG ISTRA EN CUADRO
DE EXCEL .
5
ELABO RA LAS PO LIZASDE DIARIO PO R LO S
DESCUENTO S A FAVO RDE TERCERO S CO N BASE
EN LAS C IFRAS DELCUADRO DE EXCEL
6
7
ELABO RA LAS PO LIZAS DEDIARIO DE LA LIQ UIDACIO NDE LO S DESCUENTO S CO N
BASE EN LO SCO M PRO BANTES DE PAG O
ANEXA LO S SO PO RTES ALAS PÓ LIZAS DE DIARIO Y
RECABA FIRMAS
8
A
A
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO
CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.
DOCUMENTACIONSOPORTE
POLIZA DE DIARIO
DOCUMENTACIONSOPORTE
POLIZA DE DIARIO
FIN DEPROCEDIMIENTO
TURNA LAS PÓLIZAS CONSU SOPORTE A LA
SUBADMINISTRACION DEESTADOS FINANCIEROS Y
CUENTA PUBLICA PARASU REGISTRO EN
SICOPEL
9
A
ARCHIVA LOS ACUSES DEPOLIZAS DE DIARIO,
COPIA DE NÓMINA Y LADOCUMENTACIONCOMPROBATORIA.
10
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6. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES.
Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los Reintegros de Ejercicios Anteriores que la Administración de Finanzas y Tesorería informa que realizan las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Humanos y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas. Políticas de Operación − La Administración de Finanzas y Tesorería deberá entregar los Avisos de Reintegro
de Ejercicios Anteriores legibles y completos (Clave Presupuestal, referencia del año) junto con la documentación soporte.
− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y
centro deberán entregar cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Reintegros de Años Anteriores.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Recibe los Avisos de Reintegro (A.R.) de Ejercicios Anteriores y los fotocopia.
2. Registra en Cuadro de Excel los
Avisos de Reintegro de Años Anteriores y los clasifica por año.
3. Elabora la Póliza de Diario por
ejercicio presupuestal, anexa impresión del cuadro, copias de A.R y recaba firmas.
4. Entrega la Póliza Diaria con sus soportes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública obteniendo acuse de recibo.
5. Archiva.
Fin del Procedimiento.
- Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores
- Avisos de Reintegro
de Ejercicios Anteriores
- Cuadro de Excel - Póliza - Cuadro de Excel - Copias - Póliza - Cuadro de Excel - Copias - Acuse de Póliza - Cuadro de Excel - Copias
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES
C O P IA S
C U A D R O D E E X C E L
P O L IZ A D E D IA R IO
C O P IA S
C U A D R O D E E X C E L
C U A D R O D E E X C E L
P O L IZ A D E D IA R IO
E N T R E G A F O R M A T OC O N S O P O R T E S A L AS U B A D M IN IS T R A C IO N
D E E S T A D O SF IN A N C IE R O S Y
C U E N T A P U B L IC AO B T E N IE N D O A C U S E
3
1
IN IC IO
D E P A R T A M E N T O S D ER E G IS T R O C O N T A B L E Y
C O N T A B IL ID A D R E G IO N A LZ O N A S N O R T E , S U R Y
C E N T R O
A V IS O S D ER E IN T E G R O D E
E J E R C IC IO SA N T E R IO R E S
R E C IB ED O C U M E N T A C IO N Y
F O T O C O P IA
A V IS O S D ER E IN T E G R O D E
E J E R C IC IO SA N T E R IO R E S
2
R E G IS T R A E NC U A D R O E N E X C E L Y
C L A S IF IC AD O C U M E N T O S
E L A B O R A P O L IZ A D ED IA R IO P O RE J E R C IC IO
P R E S U P U E S T A L YR E C A B A F IR M A S
4
5
C O P IA S
C U A D R O D E E X C E L
FIN
A C U S E D E P O L IZ A
A R C H IV A
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
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7. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Reportar a través de Póliza Diaria las retenciones y enteros por concepto de Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, 5 al millar, impuesto sobre premios, etc, efectuadas por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas Políticas de Operación − Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las
Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros.
− La Conciliación de las Retenciones y Enteros enviada por las Unidades Centrales y las
Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se comparará con la información obtenida del SICOPEL (Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea).
− La información para elaborar las Pólizas de Diario por concepto de Retenciones y
Enteros correspondientes a Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se obtendrá del Sistema SICOPEL al cierre de cada mes.
− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y
centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Retenciones y Enteros.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES
Y ENTEROS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Recibe la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables.
2. Genera y convierte a Excel al
cierre del mes el reporte 107 de SICOPEL mismo que contiene las retenciones reportadas por las unidades responsables que realizan su ejercicio del gasto.
3. Verifica que la información
contenida en el Reporte coincida con la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables. ¿Existe diferencia? Sí
4. Solicita su corrección o aclaración
a la unidad administrativa vía correo electrónico.
5. Recibe correo electrónico de las
unidades responsables con las aclaraciones correspondientes.
Continúa actividad No. 3 No
- Conciliación de Retenciones y Enteros
- Reporte - Reporte - Conciliación de
Retenciones y Enteros
- Correo Electrónico - Correo Electrónico
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES
Y ENTEROS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
6. Elabora la Póliza de Diario, anexa la documentación soporte y recaba firmas.
7. Entrega la Póliza de Diario a la
Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción.
8. Archiva el acuse de póliza de
diario con su documentación soporte.
Fin del Procedimiento.
- Póliza - Póliza - Acuse - Acuse - Documentación
soporte
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y
ENTEROS
DOCUMENTACIONSOPORTE
ACUSE
ACUSE
POLIZA DEDIARIO
CORREOELECTRONICO
3
FIN
1
INICIO
DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y
CONTABILIDAD REGIONALZONAS NORTE, SUR Y
CENTRO
CONCILIACION DERETENCIONES Y
ENTEROS
RECIBE DOCUMENTO
REPORTE 107 DESICOPEL
2
GENERA Y CONVIERTEA EXCEL EL REPORTEQUE CONTIENE LAS
RETENCIONES
CONCILIACION DERETENCIONES Y
ENTEROS
REPORTE 107 DESICOPEL
VERIFICA QUE ELREPORTE COINCIDA
CON LA INFORMACIONCONTENIDA EN LACONCILIACION DERETENCIONES Y
ENTEROS
6
SI
CORREOELECTRONICO
SOLICITA LACORRECCION O
ACLARACION A LAUNIDAD
3
¿EXISTENDIFERENCIAS?
4
NO
4
POLIZA DEDIARIO
ELABORA POLIZA,ANEXA SOPORTE Y
RECABA FIRMAS
ENTREGA POLIZA A LASUBADMNISTRACION
DE ESTADOSFINANCIEROS Y
CUENTA PUBLICA
RECIBE CORREOELECTRÓNICO CONLAS ACLARACIONES
5
ARCHIVADOCUMENTOS
7
8
3
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8. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA.
Objetivo Reportar a través de Póliza Diaria las retenciones y enteros por concepto de Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, 5 al millar, impuesto sobre premios, etc, efectuadas por la Administración de Finanzas y Tesorería. Políticas de Operación − La Administración de Finanzas y Tesorería deberá enviar a la Administración de
Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros.
− El Departamento de Registro Contable elaborará las Pólizas de Diario de Retenciones
de la Cuenta Centralizada cada mes cuando reciba la Conciliación de Retenciones y Enteros enviada por la Administración de Finanzas y Tesorería.
− El Departamento de Registro Contable elaborará las Pólizas de Diario de Enteros
cada vez que reciba la Póliza Diaria de Egresos correspondiente a los Enteros de las retenciones efectuadas, misma que es elaborada por la Administración de Finanzas y Tesorería.
− El Departamento de Registro Contable deberá entregar durante los primeros 15 días
de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Retenciones y Enteros.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES
Y ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
1. Recibe la Conciliación de Retenciones y Enteros y la Póliza Diaria de Egresos de Enteros de las Retenciones efectuadas por la Administración de Finanzas y Tesorería.
2. Concentra los datos en cuadro de
Excel. 3. Elabora las Pólizas de Diario de
Retenciones y de Enteros, anexa la documentación soporte y recaba firmas.
4. Entrega las Pólizas de Diario a la
Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción.
5. Archiva los acuses de Pólizas de
Diario con su documentación soporte.
Fin del Procedimiento.
- Conciliación - PDE - Cuadro de Excel - Póliza - Cuadro de Excel - Póliza - Acuse de Póliza - Cuadro de Excel
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y
ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA
ACUSE
ACUSE
CUADRO DE EXCEL
CUADRO DE EXCEL
CUADRO DE EXCEL
PÓLIZA DE DIARIO
CUADRO DE EXCEL
PDE
CONCILIACIÓN
INICIO
DEPARTAMENTO DEREGISTRO CONTABLE
RECIBE LACONCILIACIÓN DERETENCIONES Y
ENTEROS Y LA P.D.E.DE PAGO DE
RETENCIONES
CONCENTRA LOS DATOSEN CUADRO DE EXCEL
ELABORA PÓLIZA DEDIARIO, ANEXA
CUADRO DE EXCEL YRECABA FIRMAS
PÓLIZA DE DIARIO
ENTREGA LA PÓLIZADE DIARIO Y CUADRO
DE EXCEL A LASUBADMINISTRACIÓN
DE ESTADOSFINANCIEROS Y
CUENTA PÚBLICAOBTENIENDO ACUSE
PÓLIZA DE DIARIO
ARCHIVA ACUSE DE LAPÓLIZA DE DIARIO Y
SUS SOPORTES.
1
2
3
4
5
2
2
FIN
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9. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS. Objetivo Reportar de manera mensual a través de una Póliza de Diario la concentración de los importes comprobados de viáticos (partidas 3814, 3815, 3816, 3817, 3818, 3819) que las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan. Políticas de Operación − Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las
Administraciones Locales y de las Aduanas deberán de enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el formato denominado “Reporte mensual de comprobación de viáticos” con las características establecidas en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes.
− Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las
Administraciones Locales y de las Aduanas al elaborar sus Pólizas Diarias de Egresos de viáticos deberán hacerlo sin mezclarlas con los gastos de otras partidas.
− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, enviará cada mes a las
Unidades Centrales y a las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, con la finalidad de que verifiquen lo registrado en SICOPEL para posteriormente proceder a elaborar el formato de referencia.
− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y
centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Viáticos.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Recibe de las Unidades Administrativas Centrales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte Mensual de Comprobación de Viáticos.
2. Verifica que la información
corresponda con los registros de SICOPEL.
¿Corresponde la información? No
3. Solicita su corrección a la Unidad
Administrativa vía correo electrónico.
Regresa a la actividad No. 1 Sí
4. Consolida la información en cuadro de Excel.
5. Elabora la Póliza de Diario, anexa
cuadro de Excel y recaba firmas.
- Reporte - Reporte - SICOPEL - Correo Electrónico - Cuadro Excel - Póliza - Cuadro Excel
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
6. Entrega la Póliza de Diario a la
Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción.
7. Archiva el acuse de póliza de
diario con su documentación soporte.
Fin del Procedimiento.
- Póliza - Acuse - Acuse - Documentación
soporte
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS
CUADRO DE EXCEL
ACUSE
POLIZA DE DIARIO
POLIZA DE DIARIO
SICOPEL
REPORTE
INICIO
DOCUMENTACIONSOPORTE
1
ACUSE
ARCHIVA ACUSE DEPÓLIZA Y SOPORTE
FIN
REPORTE
DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y
CONTABILIDAD REGIONAL,ZONAS NORTE, SUR Y
CENTRO
RECIBE DE LASUNIDADES EN OFICIO
Y VIA CORREOELECTRONICO EL
DOCUMENTO
1
CORREOELECTRONICO
¿CORRESPONDELA INFORMACION?
SOLICITA SUCORRECCION O
ACLARACION A LAUNIDAD VIA CORREO
ELECTRONICO
CUADRO DE EXCEL
CONSOLIDA LAINFORMACION EN
CUADRO DE EXCEL
4
SI
NO
1
VERIFICA QUE LAINFORMACION
CORRESPONDA CONLOS REGISTROS DE
SICOPEL
2
3
ELABORADOCUMENTO
ANEXANDO CUADRODE EXCEL Y RECABA
FIRMAS
5
ENTREGA PÓLIZA A LASUBADMINISTRACION
DE ESTADOSFINANCIEROS Y
CUENTA PUBLICA
6
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10. REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS. Objetivo Verificar en forma selectiva por parte de los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro, que los Cheques emitidos por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, reportados en las Pólizas Diarias de Egresos enviadas para su registro en el SICOPEL, correspondan en número e importe con los reportados como cobrados en el Estado de Cuenta Bancario y viceversa. Políticas de Operación − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y
centro serán los encargados de verificar en forma selectiva que los importes que aparecen cobrados, de acuerdo con el Estado de Cuenta Bancario por concepto de cheques expedidos, corresponden a los importes registrados en las Pólizas Diarias de Egresos que revisen y viceversa. Esta operación se realiza para fines de apoyo a la validación.
− Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y
centro, seleccionarán las unidades de manera aleatoria, alternando la revisión de las unidades cada mes.
− Las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las
Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros la copia del Estado de Cuenta Bancario dentro de los primeros 10 días de cada mes.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA
BANCARIOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO
1. Recibe y registra la fecha de recepción de las copias de los Estados de Cuenta Bancarios que envían por mensajería y/o correo electrónico las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas.
2. Selecciona de forma aleatoria los
Estados de Cuenta que serán objeto de revisión y turna.
3. Requisita formato para verificar que todos los cheques registrados en las Pólizas Diarias de Egresos correspondan con el Estado de Cuenta Bancario seleccionado y viceversa, firmando de elaborado.
¿Existen diferencias? Sí
4. Informa a las unidades responsables vía correo electrónico las observaciones solicitando las aclaraciones pertinentes.
5. Recibe correo electrónico de las unidades responsables con las aclaraciones correspondientes.
- Edos. de Cta. - Registro de Estados
de Cuenta Bancarios
- Edos. de Cta. - Edos. de Cta. - Formato para
verificación de cheques registrados en Pólizas Diarias de Egresos vs. Estados de Cuenta Bancarios
- PDE - Correo Electrónico - Correo Electrónico
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA
BANCARIOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Continúa actividad No. 6 No
6. Archiva formato para verificación de cheques y Estado de Cuenta Bancario, así como correo electrónico con aclaraciones. Fin del Procedimiento.
- Edos. de Cta. - Formato para
verificación de cheques registrados en Pólizas Diarias de Egresos vs. Estados de Cuenta Bancarios
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
FORMATO PARAVERIFICACION DE CHEQUESREGISTRADOS EN PDE VS.
ESTADOS DE CUENTABANCARIOS
REGISTRO DEESTADOS DE
CUENTA BANCARIOS
CORREOELECTRONICO
FORMATO PARAVERIFICACION DE CHEQUESREGISTRADOS EN PDE VS.
ESTADOS DE CUENTABANCARIOS
ESTADO DECUENTA
BANCARIO
ESTADO DECUENTA BACARIO
INICIO
ESTADO DECUENTA
BANCARIO
REQUISITA FORMATOVERIFICANDO QUE TODOS
LOS CHEQUESREGISTRADOS EN POLIZAS
DIARIAS DE EGRESOSCOINCIDAN CON LOS
ESTADOS DE CUENTABANCARIOS Y FIRMA
¿EXISTENDIFERENCIAS? ARCHIVA
CORREOELECTRONICO
INFORMA A LAS UNIDADESVIA CORREO
ELECTRONICO LASOBSERVACIONESSOLICITANDO LASACLARACIONESPERTINENTES
3
6
4
SI
NO
6
FIN
ESTADO DECUENTA BANCARIO
DEPARTAMENTOS DEREGISTRO CONTABLE Y
CONTABILIDAD REGIONALZONAS NORTE, SUR Y
CENTRO
RECIBE Y REGISTRADOCUMENTOS DE LAS
UNIDADES PARATURNALOS
1
2
SELECCIONA DE FORMAALEATORIA LOS
DOCUMENTOS QUE SERANOBJETO DE REVISION
2
RECIBE CORREOELECTRONICO DE LAS
UNIDADES CON LASACLARACIONES
CORRESPONDIENTES
5
1
6
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
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11. VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.
Objetivo Verificar que los registros de SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería, en el ejercicio del gasto, correspondan con los importes de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación originales, enviados por las mismas, con el fin de que las cifras registradas en el SICOPEL estén correctamente soportadas por la documentación original. Políticas de Operación − El Departamento de Registro Contable enviará a principios de cada mes al
Departamento de Glosa del Presupuesto el archivo en Excel que contiene el desglose por unidad; así como por tipo, número e importe de cada documento registrado en SICOPEL, para que efectúe la verificación correspondiente.
− El Departamento de Glosa del Presupuesto verificará que los registros de SICOPEL
correspondan con los importes de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación originales enviados por las Unidades Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería.
− El Departamento de Glosa del Presupuesto informará al Departamento de Registro
Contable las diferencias detectadas. − El Departamento de Registro Contable analizará las diferencias detectadas por el
Departamento de Glosa del Presupuesto, y en caso de proceder, solicitará aclaración a la unidad responsable.
− Las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería
deberán enviar las aclaraciones correspondientes.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA
LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
1. Remite al Departamento de Glosa del Presupuesto vía correo electrónico el archivo en Excel que contiene la información por unidad y documento.
2. Recibe archivo de Excel y efectúa
la revisión por unidad y documento registrado.
3. Remite al Departamento de
Registro Contable vía correo electrónico el resultado de la verificación.
¿Hay diferencias?
Sí.
4. Solicita a la unidad responsable
y/o a la Administración de Finanzas y Tesorería la aclaración correspondiente.
5. Recibe de las unidades
responsables y/o Administración de Finanzas y Tesorería las aclaraciones.
Continúa actividad No. 6
- Archivo - Correo Electrónico - Archivos de Excel - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Correo Electrónico - Correo Electrónico
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA
LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
No 6. Archiva en carpeta de P.C. los
resultados proporcionados por el Departamento de Glosa del Presupuesto y/o las unidades. Fin del Procedimiento.
- Correo Electrónico
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA
LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.
CORREOELECTRÓNICO
ARCHIVO DE EXCEL
ARCHIVO DE EXCEL
CORREOELECTRÓNICO
INICIO
DEPARTAMENTO DEREGISTRO CONTABLE
REMITE ALDEPARTAMENTO DEGLOSA VIA CORREO
ELECTRÓNICO LAINFORMACIÓN POR
UNIDAD YDOCUMENTO
DEPARTAMENTO DE GLOSADEL PRESUPUESTO
RECIBE ARCHIVO DEEXCEL Y EFECTÚA LA
REVISIÓN POR UNIDAD YDOCUMENTO REGISTRADO
REMITE ALDEPARTAMENTO DE
REGISTRO CONTABLEVIA CORREO
ELECTRÓNICO ELRESULTADO DE LA
VERIFICACIÓN
¿EXISTENDIFERENCIAS?
ARCHIVA EN CARPETADE PC LOS
RESULTADOSPROPORCIONADOS
POR ELDEPARTAMENTO DE
GLOSA Y/O LASUNIDADES
CORREOELECTRÓNICO
SOLICITA A LA UNIDADRESPONSABLE Y/O ALA ADMINISTRACIÓN
DE FINANZAS YTESORERÍA LASACLARACIONES
CORRESPONDIENTES
RECIBE DE LASUNIDADES
RESPONSABLES Y/OADMINISTRACIÓN DE
FINANZAS YTESORERÍA LASACLARACIONES
1
2
3
6
4
5
SI
NO
6
2
2
DEPARTAMENTO DEREGISTRO CONTABLE
6
FIN
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12. GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS. Objetivo Efectuar la revisión de las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) y su documentación comprobatoria que presentan las Unidades Centrales Ejecutoras del gasto, y la Administración de Finanzas y Tesorería, estableciendo criterios uniformes apegados a la normatividad y disposiciones vigentes. Políticas de Operación − Las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería
deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, para su revisión y custodia la documentación comprobatoria de las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) emitidas con cargo a sus presupuestos aprobados, incluyendo los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación que las afecten.
− Este procedimiento se aplicará para constatar que la documentación comprobatoria
cumpla con los requisitos fiscales y administrativos que establece la normatividad vigente.
− Las P.D.E. glosadas con sus respectivos documentos comprobatorios, deberán
contener el sello de revisado en la carátula de la P.D.E. y se anexará el Volante de Observaciones emitido por el Sistema de Control de Pólizas.
− El Departamento de Glosa del Presupuesto supervisará el proceso de revisión,
solventación y archivo de las P.D.E. con su respectiva documentación soporte. − Para auxiliar el proceso de recepción, distribución y archivo de las P.D.E. se utilizará
el Sistema de Control de Pólizas. − Una vez al mes, el Departamento de Glosa del Presupuesto remitirá a las unidades
el Reporte de Observaciones para que éstas remitan la documentación comprobatoria y la información que las solvente.
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− Los requisitos fiscales y administrativos que debe contener la documentación comprobatoria, se estipula en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes; así como en los Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes Nacionales e Internacionales vigentes.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO
1. Verifica en el Sistema de Control de Pólizas, las Pólizas Diarias de Egresos recibidas por el archivo del Departamento de Glosa del Presupuesto que se encuentran pendientes de glosa.
2. Elabora el Vale de Préstamo de
P.D.E. Interno y solicita al encargado del archivo la documentación que requiere.
3. Revisa la Documentación
Comprobatoria, analiza los conceptos del gasto y su clasificación presupuestal y determina.
¿Existen Observaciones?
Sí 4. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas las observaciones encontradas para solicitar a la Unidad su corrección.
No
- Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.)
- Documentación Comprobatoria
- Vale de Préstamo de
P.D.E. Interno - Documentación
Comprobatoria - Sistema de Control
de Pólizas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
5. Revisa que la documentación
comprobatoria del gasto no presente alteraciones.
¿Existen Alteraciones?
Sí
6. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para solicitar el reintegro correspondiente o en su caso la sustitución.
No 7. Verifica sumas y cálculos de la
documentación comprobatoria.
¿Existen Errores?
Sí 8. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para solicitar la aclaración correspondiente.
No
- Documentación
comprobatoria - Sistema de Control
de Pólizas - Documentación
comprobatoria - Sistema de Control
de Pólizas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
9. Verifica si la P.D.E. incluye gasto
por compra de refacciones y/o mantenimiento de vehículos, comprueba que los documentos soporte incluyan la identificación completa del vehículo (número de expediente, número de placas, modelo y marca).
¿Existe Omisión? Sí
10. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para solicitar aclaración.
No
11. Verifica si la P.D.E. reporta el pago de viáticos nacionales, se anexe el original autorizado del Registro Único de Comisión, Oficio de Comisión y original del Informe de Comisión, el Desglose Pormenorizado del Gasto y comprueba la cantidad ministrada con base a la tarifa vigente.
- P.D.E. - Observación y
Comprobatoria
- Sistema de Control de Pólizas
- Registro Único de Comisión
- Oficio de Comisión - Informe de Comisión- P.D.E. - Desglose
Pormenorizado del Gasto
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
¿Existe alguna omisión o error? Sí
12. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para solicitar aclaraciones, reintegro o sustitución.
No
13. Verifica si la P.D.E. incluye el pago
de viáticos internacionales, se anexe el original autorizado del Registro Único de Comisión, y el original del Oficio de Comisión debidamente autorizado por el Jefe del SAT, Informe de Comisión, Carta dirigida a la Secretaría de Relaciones Exteriores, el Desglose Pormenorizado del Gasto y comprueba la cantidad ministrada con base a la tarifa y factura por la compra de dólares con el tipo de cambio.
¿Existe Alguna Omisión o Error? Sí
14. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para solicitar aclaraciones o reintegro. No
- Sistema de Control
de Pólizas - Registro Único de
Comisión - Oficio de Comisión - Informe de Comisión- Carta a la S.R.E. - P.D.E. - Desglose
Pormenorizado del Gasto
- Factura de compra de dólares
- Sistema de Control
de Pólizas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
15. Verifica si la P.D.E. incluye el pago
de pasajes (aéreos o terrestres) para cumplir comisión fuera de su lugar de residencia, se anexe copia del Oficio de Comisión y del Registro Único de Comisión con la firma de recibido del comisionado, indicando en que P.D.E. se encuentran los originales; en el caso de transporte terrestre, original de los boletos de pasajes o de pago de peaje y compra de gasolina, (revisa que corresponda al destino de la comisión el pago de peaje en casetas), si se utilizó transporte aéreo, comprobar que se anexen los talones de los boletos respectivos y se revisará la congruencia de fechas de los boletos con el oficio de comisión.
¿Existe alguna observación?
Sí 16. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para solicitar aclaraciones o reintegro.
- Registro Único de
Comisión - Oficio de Comisión - Comprobantes de
Peaje y Gasolina - Original de boleto de
pasaje - Talones de boletos
de avión - P.D.E. - Sistema de Control
de Pólizas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No
17. Verifica que contenga anexado el
original de la autorización de la Administración Central de Recursos Financieros y/o de la Administración General de Innovación y Calidad, si la P.D.E. incluye gasto de partidas que requieran de ésta (ej. comunicación social o suscripciones a publicaciones). ¿Existe Autorización? No
18. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para su requerimiento.
Sí 19. Verifica si la P.D.E. incluye
afectación a las partidas de comunicación social, comprueba que la documentación soporte anexe un ejemplar de la impresión o publicación.
- P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - Formato de
Autorización
- Sistema de Control de Pólizas
- P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - Ejemplar de
impresión o publicación
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
¿Existe Omisión? Sí
20. Registra en el Sistema de Control
de Pólizas para solicitar requisito faltante. No
21. Revisa los folios consecutivos de
la documentación y anota en el Control de Pólizas la fecha de revisión y nombre del analista responsable; revisa si existen observaciones. ¿Existen observaciones? No
22. Anota en el Sistema de Control de
Pólizas la leyenda “Sin Observaciones”, imprime el Volante de Observaciones que anexa a la P.D.E., firma y turna al archivo.
Continúa actividad N° 30 Sí
23. Imprime, del Sistema de Control
de Pólizas, el Volante de Observaciones que anexa a la PDE, firma y turna al archivo.
- Sistema de Control
de Pólizas - P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - Sistema de Control
de Pólizas - Volante de
Observaciones de la P.D.E.
- Sistema de Control de Pólizas
- P.D.E. - Volante de
Observaciones de la P.D.E.
- Sistema de Control de Pólizas
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UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Continúa actividad No. 30
24. Genera el Reporte de
Observaciones y notifica mediante correo electrónico a la unidad las observaciones determinadas para su solventación.
25. Recibe de la unidad la relación de
las P.D.E. que requerirá para solventar las observaciones.
26. Solicita al archivo del
Departamento de Glosa, mediante Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno, las P.D.E. solicitadas por la unidad.
27. Recibe al representante de la
unidad con la información y/o documentación para solventar las observaciones.
- Sistema de Control
de Pólizas - Reporte de
Observaciones
- Relación de P.D.E. - P.D.E. - Vale de Préstamo de
Pólizas Diarias de Egresos Interno
- P.D.E. - Documentación
Comprobatoria y/o Información
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
28. Verifica la información recibida del
representante de la unidad.
¿Solventa las Observaciones?
No Continúa actividad No.24 Sí 29. Anexa la información y/o
documentación a la Póliza Diaria de Egresos y descarga la observación en el Sistema de Control de Pólizas.
30. Entrega Pólizas Diarias de
Egresos al archivo y verifica que se descargue en el sistema su Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno.
Fin del Procedimiento.
- P.D.E. - Documentación
comprobatoria - P.D.E. - Documentación
Comprobatoria y/o información
- Sistema de Control de Pólizas
- P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - Sistema de Control
de Pólizas - Vale de Préstamo de
P.D.E. Interno
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SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
VALE DE PRESTAMODE P.D.E. INTERNO
FACTURA DECOMPRA DE DOLARES
DESGLOSEPORMENORIZADO
CARTA DE .S.R.E.
DESGLOSEPORMENORIZADO DEL
GASTO
P.D.E.
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
POLIZA DIARIA DEEGRESOS
DOCUMENTACIONCOMPROBATORIA
POLIZAS DIARIAS DEEGRESOS
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
INFORME DECOMISIÓN
OFICIO DE COMISIÓN
REGISTRO UNICO DECOMISIÓN
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
INFORME DECOMISIÓN
OFICIO DE COMISIÓN
REGISTRO UNICO DECOMISIÓN
INICIO
DEPARTAMENTO DEGLOSA DEL
PRESUPUESTO
VERIFICA EN EL SISTEMA DECONTROL DE POLIZAS, LAS
P.D.E RECIBIDAS POR ELARCHIVO DEL DEPARTAMENTODE GLOSA DEL PRESUPUESTO
QUE SE ENCUENTRANPENDIENTES DE GLOSA
ELABORA EL VALE DEPRÉSTAMO DE P.D.E.
INTERNO Y SOLICITA ALENCARGADO DEL ARCHIVOLA DOCUMENTACIÓN QUE
REQUIERE
¿EXISTENOBSERVACIONES?
REGISTRA EN EL SISTEMADE CONTROL DE PÓLIZAS
LAS OBSERVACIONESENCONTRADAS PARA
SOLICITAR A LA UNIDADSU CORRECCIÓN
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
VERIFICA SUMAS YCÁLCULOS DE LADOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
REGISTRA EN ELSISTEMA DE CONTROL
DE PÓLIZAS PARASOLICITAR LAACLARACIÓN
CORRESPONDIENTE
¿EXISTE OMISION?
¿EXISTE ALGUNAOMISION O
ERROR?
REGISTRA EN ELSISTEMA CONTROL DE
PÓLIZAS PARASOLICITAR
ACLARACIONES,REINTEGRO OSUSTITUCION
2
5
6
9
11
12
1
1
REVISA LADOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA,
ANALZA LOSCONCEPTOS DEL
GASTO Y SUCLASIFICACIÓN
PRESUPUESTAL YDETERMINA
1
4
SI
NO
¿EXISTENERRORES?
SI
VERIFICA SI LA P.D.E.INCLUYE GASTO POR
COMPRA DE REFACCIONESY/O MANTENIMIENTO DE
VEHICULOS, COMPRUEBAQUE LOS DOCUMENTOSSOPORTE INCLUYAN LA
IDENTIFICACION COMPLETADEL VEHICULO
NO
REGISTRA EN ELSISTEMA CONTROLDE PÓLIZAS PARA
SOLICITARACLARACIÓN
SI
VERIFICA SI LA P.D.E.REPORTA EL PAGO DE
VIATICOS NACIONALES, SEANEXEN LOS DOCUMENTOS
ORIGINALES AUTORIZADOS YCOMPRUEBEN LA CANTIDADMINISTRADA CON BASE A LA
TARIFA VIGENTE
10
NO
SI
VERIFICA SI LA P.D.E. INCLUYE ELPAGO DE VIÁTICOS
INTERNACIONALES, SE ANEXENLOS ORIGINALES DEBIDAMENTEAUTORIZADOS POR EL JEFE DEL
SAT Y SE COMPRUEBE LACANTIDAD MINISTRADA EN BASE A
LA TARIFA Y COMPRA DEDÓLARES CON EL TIPO DE CAMBIO
13
NO
A
3
REVISA QUE LADOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA DELGASTO, NO PRESENTE
ALTERACIONES
¿EXISTENALTERACIONES?
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
REGISTRA EN EL SISTEMADE CONTROL DE PÓLIZAS
PARA SOLICITAR ELREINTEGRO
CORRESPONDIENTE O ENSU CASO LA SUSTITUCIÓN
NO
NO
SI
7
8
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
TALONES DE BOLETOSDE AVIÓN
ORIGINAL DELBOLETO DE PASAJE
P.D.E.
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
P.D.E.
EJEMPLAR DEIMPRESIÓN OPUBLICACIÓN
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
FORMATO DEAUTORIZACIÓN
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
COMPROBANTES DEPEAJE Y GASOLINA
OFICIO DE COMISIÓN
REGISTRO ÚNICO DECOMISIÓN
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
VERIFICA SI LA P.D.E. INCLUYE ELPAGO DE PASAJES PARA CUMPLIR LA
COMISIÓN FUERA DE SU LUGAR DERESIDENCIA, SE ANEXE COPIA DEL OF.DE COM. Y DEL RUC CON LA FIRMA DE
RECIBIDO DEL COMISIONADO,INDICANDO EN QUE P.D.E. ESTÁN LOS
ORIGINALES, EN CASO DE TRANSP.TERRESTRE , ORIGINAL DE BOLETOS
DE PASAJE O PAGO DE PEAJE YCOMPRA DE GASOLINA, SI SE UTILIZÓ
TRANPORTE AÉREO ANEXAR LOSTALONES DE BOLETOS Y SE REVISARÁ
LA CONGRUENCIA DE FECHAS DEESTOS CON EL OFICIO DE COMISIÓN.
¿EXISTE ALGUNAOBSERVACIÓN?
P.D.E.
REGISTRA EN ELSISTEMA DE
CONTROL DEPÓLIZAS PARA
SOLICITARACLARACIONES O
REINTEGRO
VERIFICA QUE SE ANEXEEL ORIGINAL DE LA
AUTORIZACIÓN DE LAA.C.R.F. Y/O DE LA A.G.I.C.,
SI LA P.D.E. INCLUYEGASTO DE PARTIDAS QUE
REQUIERAN DE ESTA.
A
¿EXISTEAUTORIZACIÓN?
REGISTRA EN ELSISTEMA DE CONTROL
DE PÓLIZAS PARAREQUERIMIENTO
P.D.E.
VERIFICA SI LA P.D.EINCLUYE AFECTACIÓN A LAS
PARTIDAS DECOMUNICACION SOCIAL,
COMPRUEBA QUE LADOCUMENTACIÓN SOPORTEANEXE UN EJEMPLAR DE LAIMPRESION O PUBLICACIÓN.
14
15
16
17
18
19
20
2
2
¿EXISTE ALGUNAOMISIÓN O ERROR?
REGISTRA EN ELSISTEMA CONTROL DE
PÓLIZAS PARASOLICITAR
ACLARACIONES OREINTEGRO
SI
NO
SI
NO
NO
SI
¿EXISTE OMISIÓN?
REGISTRA EN ELSISTEMA DE CONTROL
DE PÓLIZAS PARASOLICITAR REQUISITO
FALTANTE
SI
REVISA LOS FOLIOSCONSECUTIVOS DE LA
DOCUMENTACIÓN Y ANOTAEN EL CONTROL DE PÓLIZAS
LA FECHA DE REVISIÓN YNOMBRE DEL ANALISTA
RESPONSABLE, REVISA SIEXISTEN OBSERVACIONES
NO
21
B
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
VALE DE PRÉSTAMODE P.D.E. INTERNO
P.D..E.
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
VALE DE PRÉSTAMODE P.D.E. INTERNO
P.D.E.
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA Y/O
DOCUMENTACIÓN
P.D.E.
P.D.E.
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA Y/O
INFORMACIÓN
RELACIÓN DE P.D.E.
P.D.E.
REPORTE DEOBSERVACIONES
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
SISTEMA DE CONTROLDE POLIZAS
VOLANTE DEOBSERVACIONES
P.D.E.
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
VOLANTE DEOBSERVACIONES DE
LA P.D.E.
B
P.D.E.
ANOTA EN EL SISTEMACONTROL DE PÓLIZAS
LA LEYENDA "SINOBSERVACIONES",
IMPRIME EL VOLANTEDE OBSERVACIONES
QUE ANEXA A LA P.D.E.,FIRMA Y TURNA AL
ARCHIVO.
¿EXISTENOBSERVACIONES?
NO
22
IMPRIME DEL SISTEMA DECONTROL DE PÓLIZAS, EL
VOLANTE DEOBSERVACIONES QUE
ANEXA A LA P.D.E., FIRMA YTURNA AL ARCHIVO.
SI
23
GENERA EL REPORTE DEOBSERVACIONES Y NOTIFICA
MEDIANTE CORREOELECTRÓNICO A LA UNIDAD, LAS
OBSERVACIONESDETERMINADAS PARA SU
SOLVENTACIÓN
24
RECIBE DE LA UNIDAD,LA RELACIÓN DE LAS
P.D.E. QUE REQUERIRÁPARA SOLVENTAR LAS
OBSERVACIONES
25
RECIBE ALREPRESENTANTE DELA UNIDAD CON LAINFORMACIÓN Y/ODOCUMENTACIÓNPARA SOLVENTAR
LASOBSERVACIONES
27
VERIFICA LAINFORMACÓNRECIBIDA DEL
REPRESENTANTE DELA UNIDAD
28
4
SOLICITA AL ARCHIVODEL DEPTO. DE GLOSA,MEDIANTE EL VALE DEPRÉSTAMO DE P.D.E.INTERNO, LAS P.D.E.SOLICITADAS POR LA
UNIDAD
26
4
FIN DELPROCEDIMIENTO
¿SOLVENTA LASOBSERVACIONES?
NO
SI
ANEXA LAINFORMACIÓN Y/O
DOCUMENTACIÓN A LAP.D.E. Y DESCARGA LAOBSERVACIÓN EN EL
SISTEMA DE CONTROLDE PÓLIZAS
29
ENTREGA P.D.E. A LARCHIVO Y VERIFICAQUE SE DESCARGUE
EN EL SISTEMA SUVALE DE PRÉSTAMODE P.D.E. INTERNO
30
3
3
5
5
3
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13. ARCHIVO DE PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS. Objetivo Recibir, controlar, archivar y custodiar las Pólizas Diarias de Egresos con su documentación comprobatoria del gasto que generan las Unidades Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería, con la finalidad de proporcionarla a los diversos usuarios, en el momento que sean requeridas para el desempeño de sus actividades asignadas. Políticas de Operación
− El Departamento de Glosa del Presupuesto, deberá constatar que las Pólizas Diarias de Egresos que se reciban, contengan el soporte documental respectivo y completo.
− Las sustituciones o cambios en la documentación comprobatoria se efectuarán por
conducto de la Subadministración de Contabilidad a petición por escrito de la unidad ejecutora responsable.
− El personal asignado al Archivo deberá vigilar que los usuarios de la información
devuelvan todos los documentos que les fueron facilitados, en las mismas condiciones de conservación en que los recibieron.
− La guarda y custodia de la documentación comprobatoria del gasto permanecerá en
el archivo de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros por el tiempo que marca la normatividad vigente.
− Los préstamos de Pólizas Diarias de Egresos a los diversos usuarios externos se
efectuará, previa solicitud por escrito al Departamento de Glosa del Presupuesto, el cual deberá emitir un Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Externo que servirá de acuse de recibo de los documentos prestados.
− Los préstamos de Pólizas Diarias de Egresos a los usuarios internos, se realizará
con la presentación del Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO
1. Recibe las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E), Documentación Comprobatoria y Oficio-Relación entregados por las Unidades Ejecutoras del Gasto.
2. Verifica que las P.D.E. contengan
firma de autorización y Vo. Bo., así como la cantidad de folios que integran la Documentación Comprobatoria. ¿Contiene las firmas y los folios están completos?
No
3. Devuelve la documentación para
su corrección. Continúa actividad No. 1
Sí
4. Registra su recepción en el
Sistema de Control de Pólizas. 5. Archiva las Pólizas Diarias de
Egresos y su Documentación Comprobatoria por unidad y número consecutivo.
- Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.)
- Documentación Comprobatoria
- Oficio-Relación - P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - Sistema de
Control de Pólizas
- P.D.E. - Documentación
Comprobatoria
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
6. Proporciona a los diversos
usuarios, las Pólizas Diarias de Egresos y su Documentación Comprobatoria de acuerdo con el Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo.
7. Recibe del usuario, las Pólizas
Diarias de Egresos con su Documentación Comprobatoria y revisa los folios de la Documentación Comprobatoria para que no haya faltantes.
8. Da de baja el Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo en el Sistema de Control de Pólizas.
9. Archiva las Pólizas Diarias de
Egresos y la Documentación Comprobatoria, por unidad y número consecutivo.
Fin del Procedimiento.
- P.D.E - Documentación
Comprobatoria - Vale de Préstamo
de Pólizas Diarias de Egresos Interno o Externo
- P.D.E. - Documentación
Comprobatoria - Vale de Préstamo
de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo
- Sistema de Control de Pólizas
- P.D.E. - Documentación
Comprobatoria
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS
SISTEMA DECONTROL DE P.D.E.
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
SISTEMA DECONTROL DE P.D.E
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
PÓLIZAS DIARIASDE EGRESOS
VALE DE PRÉSTAMODE PÓLIZAS DIARIAS
DE EGRESOSINTERNO O EXTERNO
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
PÓLIZAS DIARIASDE EGRESOS
OFICIO-RELACIÓN
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
PÓLIZAS DIARIASDE EGRESOS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
PÓLIZAS DIARIASDE EGRESOS
PÓLIZAS DIARIASDE EGRESOS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
PÓLIZA DIARIADE EGRESOS
VALE DE PRESTAMODE PÓLIZASEXTERNO
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
PÓLIZAS DIARIASDE EGRESOS
DEPARTAMENTO DEGLOSA DEL
PRESUPUESTO
RECIBEP.D.E,
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA YOFICIO RELACION
ENTREGADOS POR LASUNIDADES
EJECUTORAS DELGASTO
¿CONTIENE LASFIRMAS Y LOS FOLIOSESTÁN COMPLETOS?
SI
NO
INICIO
DEVUELVE LADOCUMENTACIÓN PARA
SU CORRECCIÓN
1
REGISTRA SU RECEPCIÓNEN EL SISTEMA DE
CONTROL DE POLIZAS
VERIFICA QUE LASP.D.E.
CONTENGAN FIRMA DEAUTORIZACIÓN Y
VO.BO., ASÍ COMO LACANTIDAD DE FOLIOS
QUE INTEGRAN LADOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
ARCHIVA LAS P.D.E. Y SUDOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA PORUNIDAD Y NÚMERO
CONSECUTIVO
PROPORCIONA A LOSDIVERSOS USUARIOS, LAS
P.D.E. Y SUDOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA DEACUERDO CON EL VALE DE
PRÉSTAMO DE PÓLIZASDIARIAS DE EGRESOSINTERNO Ó EXTERNO
2
RECIBE DEL USUARIO, LASPÓLIZAS DIARIAS DEEGRESOS CON SUDOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA Y REVISALOS FOLIOS DE LADOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA PARA QUENO HAYA FALTANTES
DA DE BAJA EL VALE DEPRÉSTAMO DE PÓLIZASDIARIAS DE EGRESOS
INTERNO Ó EXTERNO EN ELSISTEMA DE CONTROL DE
PÓLIZAS
ARCHIVA LAS P.D.E. Y LADOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA, PORUNIDAD Y NÚMERO
CONSECUTIVO
FIN
1
2
1
4
5
6
7
8
9
3
2
1
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14. INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL. Objetivo Elaborar el informe mensual de Gastos de Comunicación Social, que se remite a la Secretaría de la Función Pública vía electrónica, a fin de cumplir con oportunidad en la entrega de la información. Políticas de Operación − Considerar las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) que involucren el ejercicio de
recursos a través de las partidas controladas 3701.- Difusión e Información de Mensajes y Actividades Gubernamentales y 3702.- Gastos en Publicidad de Entidades que Generan un Ingreso para el Estado.
− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros utilizará los formatos
establecidos en el sistema informático COMSOC, versión vigente, instalado por la Secretaría de la Función Pública.
− La Administración de Contabilidad y Estados Financieros mensualmente integrará la
información de los recursos aplicados a publicidad, difusión y en general a las actividades de Comunicación Social.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN
SOCIAL.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
1. Emite reporte de SICOPEL al
cierre de cada mes que contenga la información presupuestal de las partidas 3701 y 3702, así como el desglose de la P.D.E. soportes del gasto de dichas partidas.
2. Solicita las P.D.E., que de
conformidad con el reporte de SICOPEL, afectan las partidas antes señaladas con el Departamento de Glosa del Presupuesto; verifica que contengan la (s) factura (s), autorización del Administrador General de Innovación y Calidad para efectuar el gasto, y demás documentación comprobatoria del gasto.
3. Verifica la documentación y
procede a su registro en el sistema informático COMSOC.
4. Imprime formatos del sistema
informático COMSOC y valida datos.
- Reporte de
SICOPEL - P.D.E. - Documentación
Comprobatoria del gasto
- Documentación
Comprobatoria del gasto
- Sistema COMSOC - Formatos
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN
SOCIAL.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRACIÓNDE CONTABILIDAD Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE
¿Son correctos?
No
5. Verifica y Corrige.
Continúa actividad No. 4
Sí 6. Solicita Vo. Bo. de la
Subadministración de Contabilidad y del Órgano Interno de Control.
7. Verifican la información, otorgan
su Vo. Bo. y devuelven al Departamento de Registro Contable.
8. Recibe y transmite el archivo que
contiene los reportes vía electrónica a la Secretaría de la Función Pública con copia al Órgano Interno de Control.
Fin del Procedimiento.
- Formatos - Formatos - Reportes y
documentación - Formatos - Reportes y
documentación - Archivo
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN
SOCIAL.
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA DEL
GASTO
POLIZA DIARIA DEEGRESOS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA DEL
GASTO
SISTEMA COMSOC
INICIO
DEPARTAMENTO DEREGISTROCONTABLE
REPORTE SICOPEL
EMITE REPORTE YDESGLOSE DE P.D.E.
1
VERIFICA INFORMACIÓNY CAPTURA EN ELSISTEMA COMSOC
REPORTES
IMPRIME REPORTES Y VALIDADATOS
1
4
A
1
3
SOLICITA COPIA DE P.D.E.Y DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
2
2
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN
SOCIAL.
REPORTES YDOCUMENTACIÓN
FORMATOS
REPORTES YDOCUMENTACIÓN
FORMATOS
ARCHIVO (VÍAELECTRÓNICA)
FORMATOS
A
VERIFICA Y CORRIGE
FIN
SOLICITA VO. BO. DE LASUBADMINISTRACIÓN DE
CONTABILIDAD Y DELÓRGANO INTERNO DE
CONTROL
2
3
3
VERIFICAN LA INFORMACIÓNY OTORGAN VO. BO. Y
DEVUELVEN AL DEPTO. DEREGISTRO CONTABLE
5
¿SON CORRECTOS?
NO
SI
SUBADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ÓRGANO
INTERNO DE CONTROL
6
DEPARTAMENTO DEREGISTRO CONTABLE
7
8
RECIBE Y TRANSMITE ELARCHIVO QUE CONTIENE
LOS FORMATOS A LASECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA CONCOPIA AL ÓRGANO INTERNO
DE CONTROL
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15. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. Objetivo Definir la metodología aplicable en la elaboración de los Estados Financieros con base en los reportes emitidos por el Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL), así como los procedimientos previos a su obtención, con el propósito de integrar en forma correcta las cuentas que los conforman. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, previo al inicio de la
elaboración de los Estados Financieros deberá hacer un corte de operaciones, para contar con un respaldo de SICOPEL al cierre del mes.
− El Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, genera reportes de la
base de datos del Servidor del SICOPEL en el Módulo de Contabilidad; dichos reportes son: 44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Período (Estado del Ejercicio del Presupuesto) y 64.- Balanza de Comprobación.
− Antes de la impresión de los reportes, se debe observar en pantalla que
correspondan a la fecha y período que se desea consultar, posteriormente se realiza su análisis.
− Al obtener los reportes el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública
valida las cifras contenidas entre éstos con el objeto de detectar posibles errores de registro del gasto; el cual se realiza de la siguiente forma:
− Verifica que la cantidad que se presenta en la cuenta contable Costo de Operación
de Programas de la Balanza de Comprobación, corresponda a la totalidad del presupuesto devengado de los capítulos que conforman el gasto corriente.
− Que el incremento en las cuentas de Activo Fijo, sea congruente con el monto de los
bienes muebles adquiridos y la ejecución de obra realizada con recursos presupuestales (sin considerar la cantidad que se presenta en la cuenta de Activo Circulante, Anticipo a Proveedores y Contratistas por Obra Pública), más la de los bienes recibidos a través de remesas de otras entidades y/o dependencias.
− Que la disminución en las cuentas de Activo Fijo, correspondan a la baja de bienes
y/o reclasificación.
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− Si existen diferencias aritméticas en la validación de cifras, se solicitan aclaraciones a las áreas involucradas en el registro del gasto, con el objeto de que se elaboren las Pólizas de Diario para su corrección y posterior regularización.
− Las Pólizas de Diario elaboradas en otras áreas, deberán ser recibidas a más tardar
el día 15 del mes siguiente al que corresponda su contabilización, para ser revisadas por el Departamento de Análisis y Evaluación Financiera, verificando y validando los datos contenidos en las mismas, con el objeto de tener la certeza de que no contengan errores numéricos, y que las cuentas contables que se están afectando sean las correctas, que la documentación soporte cubra los requisitos para su respaldo y estén de acuerdo con el concepto de la misma; posteriormente el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública codifica y registra en el SICOPEL.
− Previo a la elaboración de las Pólizas de Diario de esta Subadministración de
Estados Financieros y Cuenta Pública, los Departamentos de Análisis y Evaluación Financiera y Estados Financieros y Cuenta Pública, revisan que la documentación soporte proporcionada por otras áreas; (reporte del Gasto Devengado no Pagado, Estados de Cuenta por Rendimientos Bancarios, Cuentas por Liquidar Certificadas por los recursos ministrados por la TESOFE, Facturas del gasto de inversión y Obra Pública, Actas de Entrega de los Trabajos de Obra Pública, Soporte documental de las Altas y Bajas de Bienes Muebles, entre otros documentos), contenga los datos suficientes y que las operaciones aritméticas estén correctas; una vez realizada esta actividad se elaboran las pólizas correspondientes, se codifican y se registran en el Sistema.
− Para llevar a cabo esta actividad, la Subadministración de Estados Financieros y
Cuenta Pública deberá establecer constante comunicación con la SHCP, a fin de conocer toda la documentación que ampare las transacciones realizadas durante el período en cuestión.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
1. Ingresa al SICOPEL utilizando la
clave de acceso otorgada por el área de informática. En la base de datos, en el módulo de contabilidad.
2. Genera los siguientes reportes con
corte al último día del mes de que se trate:
- 44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Periodo (Estado del Ejercicio del Presupuesto)
-64.- Balanza de Comprobación 3. Emite reportes 44 y 64. 4. Imprime reportes 44 y 64. 5. Valida las cifras entre los reportes
con el objeto de detectar posibles errores en el registro del gasto.
Esta validación se lleva a cabo verificando lo siguiente:
- Que la cantidad que se presenta en
la cuenta contable Costo de Operación de Programas de la Balanza de Comprobación, corresponde a la totalidad del gasto devengado de los capítulos de gasto corriente.
- Reportes:
-44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Periodo(Estado del Ejercicio del Presupuesto), -64.- Balanza de Comprobación
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
- Que el incremento en las cuentas
de Activo Fijo, sea congruente con el monto de los bienes muebles adquiridos y la ejecución de obra realizada con recursos presupuestales (Sin considerar la cantidad que se presenta en la cuenta de Activo Circulante, Anticipo a Proveedores y Contratistas, por obra pública), más el monto de los bienes recibidos a través de remesas de otras Entidades y/o dependencias.
- Que la disminución en las cuentas
de Activo Fijo, correspondan a la baja de bienes y/o reclasificación.
¿Son correctas? Sí, continúa en la actividad 35 No 6. Solicita a las áreas involucradas
en el registro del gasto, la aclaración de la diferencia, y si se requiere, la póliza de diario para su corrección y regularización.
7. Recibe de las áreas involucradas en el registro del gasto, la aclaración y en su caso la póliza de diario para su corrección y regularización.
- Aclaraciones - Pólizas de
Diario
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
Continúa en la actividad 35
8. Recibe de las Subadministraciones
de Contabilidad Regional y de Contabilidad, todas las Pólizas de diario que elaboran por distintos conceptos.
9. Verifica si proceden los
movimientos revisando la afectación contable y su soporte documental.
¿Son correctas? No
10. Solicita a las áreas
correspondientes su corrección.
Continúa en actividad No.8 Sí 11. Entrega pólizas al Departamento
de Estados Financieros y Cuenta Pública.
12. Recibe pólizas del Departamento
de Análisis y Evaluación Financiera.
- Pólizas de Diario - Pólizas de Diario
- Pólizas de Diario
- Pólizas de Diario
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
13. Codifica las pólizas asignando
número consecutivo para su registro en SICOPEL, dentro del módulo de contabilidad.
14. Captura en el SICOPEL dentro del
módulo de contabilidad las pólizas de diario.
15. Genera en el sistema el reporte
61.- Reporte de captura de pólizas.
16. Procesa en el sistema el reporte 61.- Reporte de captura de pólizas.
17. Imprime reporte 61. 18. Verifica correspondencia con las
pólizas de diario. ¿Es correcta? No 19. Corrige en el SICOPEL. Continúa en actividad No.14 Sí 20. Libera el registro definitivo en el
SICOPEL, con el cual se actualiza la información de las pólizas de diario capturadas.
- Pólizas de Diario - Pólizas de Diario - Reporte 61 de
Captura - Pólizas de Diario - Reporte 61 de
Captura - Reporte 61 de
Captura - Reporte 61 de
Captura - Reporte 61 de
Captura - Pólizas de Diario
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
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ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
21. Archiva las pólizas de diario y el reporte de captura en carpetas clasificadas por mes.
22. Elabora las siguientes pólizas de diario:
- Ministración de Recursos. - Desglose de IVA por adquisición
de Activo Fijo adquirido con recursos presupuestales.
- Rendimientos Bancarios. - Altas y Bajas de Bienes
Muebles. - Creación, pago y cancelación del
Pasivo circulante devengado no pagado mensual (gasto corriente y de inversión).
- Anticipo a Contratistas para la ejecución de Obra Pública.
- Traspaso de la amortización del Anticipo a Contratistas a la cuenta de Obras en Proceso.
- Traspaso de la cuenta de Obras en proceso, por su terminación, a la de Inmuebles.
- Aviso de reintegro a la TESOFE, de la ministración de recursos.
- Aviso de reintegro a la TESOFE, por la disminución de inversiones en Activos Fijos realizadas en años anteriores.
- Pólizas de Diario - Reporte 61 de
Captura
Soporte Documental:
- Cuentas por Liquidar Certificadas
- Facturas - Relación de
Intereses Bancarios
- Reportes de Altas y Bajas
- Relación del Gasto Devengado No Pagado Mensual
- Actas de Entrega Física de los Trabajos de Obra Pública
- Avisos de Reintegro
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
23. Verifica que la documentación
soporte cumpla con los requisitos necesarios para su respaldo y estén de acuerdo con el concepto de la póliza a elaborar.
¿Es correcta? No 24. Solicita aclaración a las áreas
correspondientes.
25. Recibe aclaración de las áreas correspondientes.
Sí 26. Elabora las pólizas de diario
conforme a la normatividad vigente.
27. Codifica las pólizas asignando
número consecutivo para su registro en SICOPEL.
28. Captura en el SICOPEL, dentro del módulo de contabilidad las pólizas de diario.
29. Genera en el sistema, el reporte
61.- Reporte de Captura de Pólizas.
- Soporte
Documental - Soporte
Documental - Soporte
Documental - Pólizas de Diario - Pólizas de Diario - Pólizas de Diario - Reporte y Pólizas
de Diario
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
30. Procesa en el sistema, el reporte
61.- Reporte de Captura de Pólizas.
31. Imprime reporte 61.- Reporte de
Captura de Pólizas. 32. Verifica reporte 61.- Reporte de
Captura de Pólizas que corresponda con las pólizas de diario.
¿Es correcta? No 33. Corrige en el SICOPEL. Sí 34. Archiva las pólizas de diario y el
reporte de captura en carpetas clasificadas por mes.
35. Realiza cierre definitivo mensual,
con el respaldo de la base de datos del SICOPEL correspondiente a la fecha del cierre del período, para su consulta por los usuarios del área de contabilidad.
- Reporte y Pólizas
de Diario - Reporte - Reporte y Pólizas
de Diario - Pólizas de Diario
y Reporte - Balanza de Comprobación
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
36. Supervisa la emisión del reporte
definitivo mensual: - Balanza de Comprobación (Rep.
64) 37. Genera en el sistema al cierre del
mes, el reporte 67.- Reporte de Captura de Pólizas Acumulado del mes.
38. Procesa en el sistema al cierre del
mes, el reporte 67.- Reporte de Captura de Pólizas Acumulado del mes.
39. Imprime en el sistema al cierre del
mes, el reporte 67.- Reporte de Captura de Pólizas Acumulado del mes, para consulta.
40. Elabora Estados Financieros. 41. Verifica congruencia de las cifras
con las de la Balanza de Comprobación.
¿Son correctas? No
- 64.- Balanza de
Comprobación - 67.- Reporte de
Captura Acumulado
- 67.- Reporte de
Captura Acumulado
- 67.- Reporte de
Captura Acumulado
- Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balanza de
Comprobación
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
42. Supervisa la ejecución de las
correcciones. Sí 43. Elabora las notas aclaratorias de
los Estados Financieros, basándose en los diversos controles internos de los analistas, y la impresión en forma definitiva.
44. Turna Estados Financieros
definitivos a la Subadministración para su validación.
45. Recibe Estados Financieros
definitivos. 46. Valida Estados Financieros. 47. Turna Estados Financieros a la
autoridad correspondiente. 48. Recibe Estados Financieros. 49. Revisa Estados Financieros.
- Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
50. Turna Estados Financieros a la
Administración Central de Recursos Financieros para su validación y firma, misma que envía a la AGIC para su autorización.
51. Recibe de la Administración Central de Recursos Financieros Estados Financieros firmados.
52. Turna Estados Financieros
firmados a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su custodia.
53. Recibe Estados Financieros
firmados. 54. Fotocopia Estados Financieros
firmados. 55. Archiva Estados Financieros
firmados originales. 56. Turna copia de Estados
Financieros firmados al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública.
- Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
57. Recibe copia de Estados
Financieros firmados. 58. Archiva copia de Estados
Financiero firmados. Fin del Procedimiento.
- Balance General - Estado de
Resultados - Balance General - Estado de
Resultados
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
4
7
3
EJERCICIOPRESUPUESTAL
AL PERIODO
BALANZA DECOMPROBACION
INICIO
INGRESA A SICOPEL ENMODULO DE
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DEESTADOS FINANCIEROS
EJERCICIOPRESUPUESTAL
AL PERIODO
GENERA REPORTES ENSICOPEL
1
2
A
BALANZA DECOMPROBACION
1
EMITE REPORTES DESICOPEL
EJERCICIOPRESUPUESTAL
AL PERIODOBALANZA DE
COMPROBACION
IMPRIME REPORTES DESICOPEL
EJERCICIOPRESUPUESTAL
AL PERIODOBALANZA DE
COMPROBACION
VALIDA CIFRAS DEREPORTES DE SICOPEL
EJERCICIOPRESUPUESTAL
AL PERIODOBALANZA DE
COMPROBACION
5
¿SONCORRECTAS?
SOLICITA ACLARACIÓN ALAREA INVOLUCRADA
NO
6
RECIBE ACLARACIÓN DELAREA INVOLUCRADA
ACLARACIONES PÓLIZAS DEDIARIO
SI
RECIBE POLIZAS YSOPORTE DOCUMENTAL
8SOPORTE
DOCUMENTAL
DEPARTAMENTO DEANALISIS Y EVALUACIÓN
PÓLIZAS DEDIARIO
VERIFICA MOVIMIENTOSPÓLIZAS DE
DIARIO
9
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
SI
16
14
13
11
DEPARTAMENTO DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA
PÚBLICA
A
¿SONCORRECTAS? SOLICITA CORRECCIONES
NO
10
1ENTREGA PÓLIZAS ALDEPARTAMENTO DE ESTADOS
FINANCIEROS Y CUENTAPÚBLICA
SI
PÓLIZAS DEDIARIO
RECIBE POLIZAS DELDEPARTAMENTO DE ANALISIS
Y EVALUACIÓN FINANCIERA
12
PÓLIZAS DEDIARIO
CODIFICA PÓLIZAS PARASU REGISTRO EN SICOPEL
PÓLIZAS DEDIARIO
CAPTURA EN SICOPELPÓLIZAS DE DIARIO
PÓLIZAS DEDIARIO
GENERA EN SICOPELREPORTE 61
REPORTE DECAPTURA
15
PROCESA EN SICOPELREPORTE 61
REPORTE DECAPTURA
IMPRIME EN SICOPELREPORTE 61
REPORTE DECAPTURA
17
VERIFICACORRESPONDENCIA CON
PÓLIZAS
REPORTE DECAPTURA
18
¿ESCORRECTA? CORRIGE EN SICOPEL
NO
2B
19
2
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
31
27
25
21
B
LIBERA REGISTRODEFINITIVO EN SICOPEL
20
REPORTE DECAPTURA
ARCHIVA PÓLIZAS YREPORTE
REPORTE DECAPTURA PÓLIZAS DE
DIARIO
ELABORA PÓLIZASSOPORTE
DOCUMENTAL
22
VERIFICADOCUMENTACIÓN
SOPORTE
SOPORTEDOCUMENTAL
23
¿ESCORRECTA? SOLICITA ACLARACIÓN
NO
24
RECIBE ACLARACIÓN
SOPORTEDOCUMENTAL
SOPORTEDOCUMENTAL
ELABORA POLIZAS
SI
26
POLIZAS
CODIFICA PÓLIZASPÓLIZAS DE
DIARIO
CAPTURA EN SICOPELPÓLIZAS
PÓLIZAS DEDIARIO
28
GENERA REPORTE 61 DECAPTURA DE PÓLIZAS
REPORTE 61
29
PROCESA EN SICOPELREPORTE 61 DE CAPTURA
DE PÓLIZASREPORTE 61
30
IMPRIME EN SICOPELREPORTE 61 DE CAPTURA
DE PÓLIZASREPORTE 61
C
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
37
36
35
34
C
VERIFICA REPORTE 61 DECAPTURA DE PÓLIZAS
REPORTE 61
¿ESCORRECTA? CORRIGE EN SICOPEL
32
NO33
ARCHIVA PÓLIZAS YREPORTE DE CAPTURA
SI
PÓLIZAS DEDIARIO REPORTE DE
CAPTURA
REALIZA CIERREDEFINITIVO CON RESPALDO
DE BASE DE DATOS
BALANZA DECOMPROBACIÓN
SUPERVISA EMISIÓN DEREPORTE DEFINITIVO
MENSUAL
BALANZA DECOMPROBACIÓN
D
GENERA EN SISTEMAREPORTE MENSUAL DECAPATURA DE PÓLIZAS
REPORTE DECAPTURA
ACUMULADO
38
PROCESA EN SISTEMAREPORTE MENSUAL DECAPATURA DE PÓLIZAS
REPORTE DECAPTURA
ACUMULADO
IMPRIME EN SISTEMAREPORTE MENSUAL DECAPATURA DE PÓLIZAS
REPORTE DECAPTURA
ACUMULADO
39
40
ELABORA ESTADOSFINANCIEROS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
VERIFICA CONGRUENCIADE CIFRAS CON BALANZA
DE COMPROBACIÓN
BALANCEGENERAL
ESTADO DERESULTADOS BALANZA DE
COMPROBACIÓN
41
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
47
RECIBE ESTADOSFINANCIEROS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
45
VALIDA ESTADOSFINANCIEROS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
46
TURNA ESTADOSFINANCIEROS A
ADMINISTRACIÓN
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ESTADOS
FINANCIEROS
RECIBE ESTADOSFINANCIEROS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
48
REVISA ESTADOSFINANCIEROS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
49
TURNA ESTADOSFINANCIEROS A
AUTORIDADES PARA FIRMA
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
50
44
¿ESCORRECTA? SUPERVISA CORRECCIÓN
NO42
ELABORA NOTASACLARATORIAS
BALANCEGENERAL
ESTADO DERESULTADOS
SI43
TURNA ESTADOSFINANCIEROS A
SUBADMINISTRACIÓN
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS
D
E
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN)
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
52
FIN
E
RECIBE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
51
TURNA ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS Y
CUENTA PÚBLICA
RECIBE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
53
FOTOCOPIA ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
54
ARCHIVA ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS
ORIGINALES
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
55
TURNA COPIA DE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
56
DEPARTAMENTO DEESTADOS FINANCIEROS Y
CUENTA PÚBLICA
RECIBE COPIA DE ESTADOSFINANCIEROS FIRMADOS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
57
ARCHIVA COPIA DEESTADOS FINANCIEROS
FIRMADOS
BALANCEGENERAL ESTADO DE
RESULTADOS
58
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
Anexo 1
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
S E R V IC IO D E A D M IN IS T R A C IÓ N T R IB U T A R IAB A L A N C E G E N E R A L
A L _ __ _ D E _ __ __ _ __ _ _ __ _ __ D E __ __ _ (P es o s)
A C T I V O P A S IV O
C IR C U L A N T E A C O R T O P LA Z O
C T A S . Y D O C T O S . P O R P A G A R 0B A N C O S 0 P R O V E E D O R E S 0 C E N T R A LIZ A D O 0 A C R E E D O R E S D IV E R S O S 0 D E S C E N T R A L IZ A D O 0 IM P U E S T O S Y D E R E C H O S P O R P A G A R 0D E U D O R E S D IV E R S O S 0 A D E U D O S D E A Ñ O S A N T E R IO R E S 0C U E N T A S Y D O C U M E N T O S P O R C O B R A R 0 D E S C U E N T O S Y P E R C E P C IO N E S A F A V O R 0IN V E N T A R IO S 0 D E T E R C E R O S 0M E R C A N C IA S E N T R A N S IT O 0 O T R O S P A S IV O S A C O R T O P LA Z O 0O T R O S A C T IV O S 0 E N T ID A D E S Y D E P E N D E N C IA S A C R E E D O R A SR E S P O N S A B IL ID A D E S 0 S U M A E L P A S IV O A C O R T O P L A Z O 0
S U M A E L A C T IV O C IR C U L A N T E 0
F IJ OE D IF IC IO S E IN S TA L A C IO N E S 0 T O T A L P A S IV O 0E Q U IP O D E TR A N S P O R T E T E R R E S T R E 0M O B IL IA R IO Y E Q U IP O 0O B R A S E N P R O C E S O 0A R M A M E N T O 0 P A T R IM O N IO M A Q U IN A R IA , H E R R A M IE N T A S Y A P A R A T O S 0E S P E C IE S M E N O R E S , P IS C IC O LA S Y D E Z O O LO G IC O 0 A P O R T A C IO N E S D E L G O B IE R N O F E D E R A L 0C O LE C C IO N E S C IE N T IF IC A S , A R T . Y L IT E R A R IA S 0 G A S T O D E IN V E R S IO N 0
O B R A S P U B LIC A S 0S U M A E L A C TIV O F IJ O 0 R E S U L T A D O D E L E JE R C IC IO 0
P A TR IM O N IO 0C T O . D E O P E R A C IÓ N D E P R O G . A Ñ O S A N T . 0R E IN T E G R O S P T A L E S . A Ñ O S A N T. 0IN C R E M E N T O A L P A T R IM O N IO 0D E C R E M E N T O A L P A T R IM O N IO 0
T O T A L P A T R IM O N IO 0
T O T A L A C T IV O 0 T O T A L P A S IV O Y P A T R IM O N IO 0
C U E N T A S D E O R D E N C U E N T A S D E E N L A C E
P re su p u e sto A u to rizad o 0 C u e n tas p o r L iq u id a r C e rtif ic ad a s P a g o s P re su p ue s ta le s 0P re su p u e sto E je rc id o 0 C u e n tas p o r L iq u id a r C e rtif ic ad a s p a ra P ag o s A jen o s 0P re su p u e sto C o m p ro m e tid o 0 R e in te gro s P re su p u e sta le s A ñ o en C u rs o 0P re su p u e sto p o r E je rc e r 0O p era c io n es P en d ien te s d e A fe c ta r P res u p u es to 0P re su p u e sto d e E g res o s P en d ie n te d e R e g u la riza r 0
A D M IN IS T R A D O R C E N T R A L D E R E C U R S O S F IN A N C IE R O S
A D M IN IS T R A D O R D E C O N T A B IL ID A D Y E S T A D O S F IN A N C IE R O S A D M IN IS T R A D O R G E N E R A L D E
IN N O V A C IÓ N Y C A L ID A D
Anexo 2
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIAESTADO DE RESULTADOS
DEL 1° DE ENERO AL_____DE____________DE_______( Pesos )
GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE ADMINISTRACIÓN : SERVICIOS PERSONALES MATERIALES Y SUMINISTROS SERVICIOS GENERALES *OTROS GASTOS
SUMAN LOS GASTOS DE OPERACIÓN : 0
RESULTADO BRUTO DE OPERACIÓN: 0
OTROS INGRESOSMÁS :PRODUCTOS FINANCIEROSNO MONETARIOSCONSUMO DE ALMACENES DEL EJERCICIO 2003
MENOS :GASTOS FINANCIEROSOTROS GASTOS
SUMA OTROS INGRESOS : 0
RESULTADO DE OPERACIÓN: 0
TRANSFERENCIAS DEL GOBIERNO FEDERAL 0GASTO CORRIENTEGASTO DE INVERSIÓN
MENOS:ENTEROS A LA TESOFERESERVAS APLICADAS A PATRIMONIO
RESULTADO NETO DEL EJERCICIO 0
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ADMINISTRADOR DE CONTABILIDADY ESTADOS FINANCIEROS
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16. OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.
Objetivo Proporcionar datos oportunos, confiables y suficientes en materia de ingreso y gasto del Servicio de Administración Tributaria, a través de los diversos formatos del Sistema Integral de Información de los Ingresos y Gasto (SII), para los requerimientos de Información de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), Secretaría de la Función Pública (SFP) y del Banco de México. Políticas de Operación − Es responsabilidad de la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta
Pública (Informante) a través del Departamento del Sistema Integral de Información, proporcionar la información que se le requiera en los formatos dados de alta en su matriz de requerimientos en su Informante Completo que se transmitirán al Centro de Recepción, Control y Distribución de Información (CERECODI).
− El informante será responsable de coordinar las tareas que le permitan integrar y
enviar la información que se reporte al SII. − Los instructivos para el llenado de los formatos del SII estarán disponibles para
Informantes y Usuarios a través de la red del SII y se considerarán como guías de procedimiento.
− El informante deberá enviar al CERECODI los formatos que contengan la
información requerida dentro de los plazos que se establezcan en los instructivos de cada uno de ellos.
− El informante será responsable del envío oportuno de los formatos y de que la
información contenida en éstos sea confiable, completa, consistente y veraz. Esta deberá ser congruente con la que se difunda en los distintos foros de análisis, evaluación y control del presupuesto; tales como las reuniones del Comité de Control y Auditoria.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
1. Recibe de la Administración de
Finanzas y Tesorería y de la Administración de Presupuesto informes para el llenado de los formatos.
2. Recibe en disquete o vía correo
electrónico, de los diversos Informantes parciales en sus versiones preliminares y definitivas, formatos del SII vigentes en el presente ejercicio fiscal.
3. Entrega al Departamento del SII
la información y formatos recibidos.
- Relación del
Pasivo Devengado No Pagado
- Enteros Trami-tados ante la Tesorería de la Federación y Cuentas de los Intereses Generados
- Explicaciones a las variaciones del presupuesto programado vs. ejercido
- Presupuesto ministrado calendarizado
- Oficios y
Atentas Notas con formatos del SII anexos
- Informes y
Formatos
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
DEPARTAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
4. Recibe informes proporcionados
por diversas áreas y formatos del SII.
5. Genera del Sistema de Control
Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL) diversos reportes al periodo, que sirven de fuente de información para el llenado de los formatos del SII.
6. Elabora reporte de Creación y
Pago de Pasivos. 7. Valida reporte de Creación y Pago
de Pasivos con el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública.
8. Recibe copia de los Estados
Financieros firmados y formato de Movimientos Presupuestales y Contables de Activo Fijo.
- Informes y
Formatos - Reporte 44
Ejercicio Presupuestal
- Reporte 53 Presupuesto Modificado Autorizado
- Reporte 80 Estado del Ejercicio Presupuestal
- Pólizas Diarias
de Egresos - Estado de
Resultados y Balance General
- Explicaciones de los Estados Financieros
- Formato Movimientos Activo Fijo
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
9. Captura formatos financieros en
Informante completo. 10. Complementa información
recibida en los formatos O-02 respecto al gasto ejercido, devengado no pagado, operaciones ajenas brutas, disponibilidades, ejercido ejercicios anteriores, operaciones en tránsito y completa nota; O-50 creación de pasivos por partida contable, número de cuenta, fecha de entero a la TESOFE y presupuesto autorizado a ejercer; y O-53 gasto ejercido año anterior y actual, pasivos, variaciones reales y evaluación solicitada por la SFP al Órgano Interno de Control.
11.Valida congruencia de contenido
entre los formatos.
Formatos: - O-14 Balance
General - O-15 Estado
de Resultados - O-16 Origen y
Aplicación de Recursos
- Instructivos de llenado
Formatos: - O-02
Seguimiento Financiero, Flujo de Efectivo
- O-50 Detalle de los Ingresos
- O-53 Cumplimiento Medidas de Racionalidad
- Instructivos de llenado
- Reportes de SICOPEL
- Formatos SII
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
12. Transmite vía módem al Comité
Técnico de Información los formatos.
13. Recibe vía módem los Acuses de
Recepción de Información, mismos que corroboran la transmisión de la información de los formatos.
14. Archiva formatos y acuses en los
expedientes correspondientes. 15. Actualiza de forma mensual, la
información transmitida al CTI al Órgano Interno de Control en el SAT y a la Administración de Presupuesto.
16. Revisa correo electrónico del SII
en Informante Completo;
¿Recibe actualizaciones?
Sí, pasa a 17
No, Fin del Procedimiento.
- Formatos - Acuses de
Recepción - Acuses de
Recepción
- Actualizaciones
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
17. Elabora Atenta Nota u Oficio de la
Administración de Contabilidad y Estados Financieros o de la Administración Central de Recursos Financieros comunicando actualización a la(s) Área(s) competentes.
18. Entrega a Subadministración
Atenta Nota y Oficio para recabar firma y envío.
19. Subadministrador de Estados
Financieros y Cuenta Pública recibe oficio del Jefe de Departamento del SII.
20. Revisa Atenta Nota u Oficio. 21. Recaba firma de Administrador de
Área o Central según sea el caso. 22. Tramita envío al Área
correspondiente.
Fin del Procedimiento.
- Atenta Nota y/u
Oficio - Actualización
en impreso y disquete
- Lineamientos en impreso y disquete
- Atenta Nota y/u
Oficio - Atenta Nota y/u
Oficio - Atenta Nota y/u
Oficio - Atenta Nota y/u
Oficio - Atenta Nota y/u
Oficio
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
POLIZAS
1
FORMATO MOV.ACTIVO FIJO
EDOS.FINANCIEROS
REPORTES
INFORMES YFORMATOS
OFICIOS YATENTAS NOTASCON FORMATOS
INFORMES
8
7
INICIO
RECIBE DE LAS ADMÓNES. DEFINANZAS Y TESORERÍA Y DE
PRESUPUESTO INFORMACIÓN PARAEL LLENADO DE FORMATOS
SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS Y
CUENTA PÚBLICA
RECIBE EN DISQUETE O VÍACORREO ELECTRONICO LOS
FORMATOS DEL SII VIGENTES ENSUS DIVERSAS VERSIONES
ENTREGA AL DEPARTAMENTO DELSII LA INFORMACIÓN RECIBIDA
2
RECIBE INFORMES Y FORMATOSPROPORCIONADOS POR DIVERSAS
AREAS
GENERA DEL SICOPEL DIVERSOSREPORTES
3
4
ELABORA REPORTE DE CREACION YPAGO DE PASIVOS
5
6
RECIBE COPIA DE LOS EDOS. FINAN.FIRMADOS Y FORMATO DE MOV. DE
ACTIVO FIJO
VALIDA REPORTE DE CREACIÓN YPAGO CON EL DEPTO. DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
INFORMES YFORMATOS
DEPARTAMENTO DEL SISTEMAINTEGRAL DE INFORMACIÓN
A
FORMATOS O-14, O-15 Y O-16
CAPTURA FORMATOS FINANCIEROSEN INFORMANTE COMPLETO
9
FORMATOSCOMPLEMENTA INFORMACIÓN DELOS FORMATOS O-02, O-50 Y O-53
10
FORMATOSVALIDA CONGRUENCIA ENTRE LOSFORMATOS
11
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN)
PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
22
16
12
18
15
ATENTA NOTA UOFICIO
LINEAMIENTOSACTUALIZACIÓN EN
IMPRESO Y DISQUETE
ATENTA NOTA UOFICIO
A
FORMATOSTRANSMITE AL COMITE TÉCNICO DEINFORMACIÓN
ACUSES DERECEPCIÓN
RECIBE ACUSES DE RECEPCION DEINFORMACIÓN
13
FORMATOS, ACUSESY/O
ACTUALIZACIONESARCHIVA FORMATOS Y ACUSES EN
LOS EXPEDIENTES
14
ACTUALIZA MENSUALMENTE ALORGANO INTERNO DE CONTROL EN
EL SAT Y A LA ADMON. DE PPTO.
REVISA CORREO ELECTRONICO DELSII
RECIBEACTUALIZA-
CIONES?
SI
NOFIN DEL
PROCEDIMIENTO
ELABORA ATENTA NOTA U OFICIOCOMUNICANDO ACTUALIZACIÓN
17
ENTREGA A SUBADMINISTRACIÓNPARA RECABAR FIRMAS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA
RECIBE OFICIO PARA FIRMA ATENTA NOTA UOFICIO
REVISAATENTA NOTA U
OFICIO
RECABA FIRMA DELADMINISTRADOR DE AREA O
CENTRAL
ATENTA NOTA UOFICIO
21
19
20
TRAMITA ENVÍO ATENTA NOTA UOFICIO
FIN
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
Anexo 1
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 2
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 3
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 4
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 5
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 6
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 7
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 8
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 9
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 10
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 11
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 12
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 13
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 14
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 15
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 16
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 17
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 18
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
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17. ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL. Objetivo Presentar periódicamente el resultado de las operaciones registradas en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL), que servirá como base para la elaboración del Flujo de Efectivo de Transferencias, de la información que se presenta en el Sistema Integral de Información, así como aquella que la Administración Central de Recursos Financieros, debe entregar a la Administración General de Innovación y Calidad, para su presentación ante el Pleno del Comité de Control y Auditoria del SAT (COCOA), la cual sirve de base para las evaluaciones que realizan tanto el Órgano Interno como Externo de Vigilancia y la SHCP. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública deberá formular con
estricto apego a los “Lineamientos del Sistema Integral de Información”, la información financiera y presupuestal del SAT.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá sujetarse a
lo establecido en la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y a su Reglamento, así como al “Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, respecto a la información financiera y presupuestal.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá presentar la
Información que se reporta en el Sistema Integral de Información, ante el Pleno del Comité de Control y Auditoria del SAT (COCOA), así como a la SHCP.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá enviar a la
Dirección General Adjunta de Contabilidad y Estados Financieros de la Dirección General de Recursos Financieros, dentro de los primeros días de cada periodo el Flujo de Efectivo de Transferencias.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y
PRESUPUESTAL (TRIMESTRAL)
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
1. Solicita al término de cada
periodo al Departamento de Estados Financieros, emita el reporte de Pólizas de Diario, generadas por el registro directo en el SICOPEL, así como aquéllas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitida por el SICOPEL.
2. Analiza la información obtenida. 3. Verifica la correcta aplicación de
los registros conforme al Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de Egresos.
¿Procede? No
4. Revisa la inconsistencia
presupuestal o contable. 5. Realiza las gestiones al área
correspondiente para su corrección.
- Reporte de
Pólizas de Diario - Balanza de
Comprobación - Diario de Registro - Mayor General - Registros - Manual - Registros - Manual - Registros - Manual - Registros - Manual
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y
PRESUPUESTAL ( TRIMESTRAL)
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
Continúa actividad No. 2
Sí
NOTA : Las actividades de la No. 1 a la 3 se realizan mensualmente para efectos de control interno sin el llenado de los formatos.
6. Requisita los formatos
establecidos para el COCOA y Flujo de Efectivo de Transferencias.
7. Presenta los formatos que
integran la Información Financiera y Presupuestal para los periodos por trimestre y mensual, respectivamente, para su revisión.
8. Revisa la Información Financiera
y Presupuestal, firma únicamente el Flujo de Efectivo de Transferencias.
9. Presenta información financiera y
presupuestal al Administrador Central de Recursos Financieros para su aprobación.
10. Recaba firma del Administrador
Central de Recursos Financieros únicamente para el Flujo de Efectivo de Transferencias.
- Formatos - Informes - Información
Financiera y Presupuestal
- Información Financiera y Presupuestal
- Información Financiera y Presupuestal
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y
PRESUPUESTAL (TRIMESTRAL)
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
11. Elabora Oficio para solicitar firma
de la Autoridad. 12. Recaba firma del Administrador
Central de Recursos Financieros. 13. Envía a la Dirección General
Adjunta de Contabilidad y Estados Financieros de la Dirección General de Recursos Financieros el Flujo de Efectivo de Transferencias.
Fin del Procedimiento.
- Oficio - Información Financiera y Presupuestal
- Oficio - Información Financiera y Presupuestal
- Oficio - Información Financiera y Presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y
PRESUPUESTAL (TRIMESTRAL)
INFORMACIONFINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
OFICIO
INFORMACIONFINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
INFORMACIONFINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
INFORMACIONFINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
INFORME
FORMATOSREPORTE DE
POLIZAS DE DIARIO
MANUAL
MAYOR GENERAL
DIARIO DE REGISTRO
BALANZA DECOMPROBACION
INICIO
SUBADMINISTRACION DEESTADOS FINANCIEROS Y
CUENTA PUBLICA
SOLICITA AL DEPARTAMENTODE ESTADOS FINANCIEROS
EMITA REPORTE
ANALIZA INFORMACIONOBTENIDA Y VERIFICA
APLICACION REGISTROS
1
2
1
¿PROCEDE?
REVISA Y ANALIZAINCONSISTENCIAPRESUPUESTAL O
CONTABLE Y REALIZAGESTIONES PARA
CORRECCION
REQUISA FORMATOSDE LA UNIDAD DE
CONTABILIDADGUBERNAMENTAL E
INFORMES SOBRE LAGESTION PUBLICA
NO SI
PRESENTAFORMATOS DE LA
INFORMACION PORTRIMESTRE
REVISA INFORMACIONY FIRMA
PRESENTA PARAAPROBACION Y
RECABAINFORMACION
ELABORA OFICIO,RECABA FIRMA Y
ENVIA A LA UNIDADDE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL EINFORMES SOBRE LA
GESTION PUBLICA(UCGIGP)
FIN
1
2
3 4
5
6
7
8
2
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18. INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.
Objetivo Emitir el Informe Semestral de los resultados de las operaciones financieras y presupuestales del Servicio de Administración Tributaria, a través de los formatos Contables, Presupuestales y Programáticos, con el propósito de suministrar al Poder Legislativo y a la Entidad de Fiscalización Superior de la Federación, los elementos suficientes que permitan llevar a cabo con mayor eficacia y eficiencia las tareas de evaluación de las actividades realizadas por este Órgano Desconcentrado, para integrar el Informe respectivo de la Administración Pública Federal. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, integrará el Informe
de Avance de Gestión Financiera de acuerdo a los formatos e instructivos de llenado, de conformidad con el Catálogo emitido por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá sujetarse a
lo que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, así como al “Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, en lo referente a la Contabilidad del Servicio de Administración Tributaria.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, tendrá como plazo
para la presentación del Informe de Avance de Gestión Financiera, ante el Área competente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, dentro de los primeros días del mes de julio del año que se reporte.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN
FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
1. Solicita a las Administraciones
de Finanzas y Tesorería y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros, como de Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos, efectúen en tiempo el registro de información en SICOPEL, con el objeto de remitir el Informe de Avance de Gestión Financiera.
2. Hace del conocimiento de las
Administraciones de Finanzas y Tesorería, Planeación y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros; Proyectos y Obra Pública de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales; y Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos; de los formatos que deberán de requisitar y enviar a esta Administración, así como la fecha de entrega a la SHCP.
- Oficios y Atentas
Notas - Oficios y Atentas
Notas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN
FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
3. Solicita al término del Primer
Semestre del ejercicio, al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, emita el reporte de pólizas de diario, generados por el registro directo, así como aquellas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor, la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitidos por SICOPEL.
4. Inicia el proceso adicional de
análisis respecto de la información no contenida en el SICOPEL, así como la depuración de saldos para el llenado de los Formatos Específicos.
5. Analiza la Información obtenida y
verifica la correcta aplicación de los registros conforme al Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental.
6. Revisa y analiza la inconsistencia
presupuestal o contable y realiza las gestiones al área correspondiente para su corrección.
- Información Financiera
- Manual Registros - Reportes de Pólizas de Diario
- Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN
FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
7. Requisita los Formatos contables y
financieros establecidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.
8. Supervisa y analiza la información
financiera, programática y presupuestal correspondiente al primer semestre del ejercicio en curso, y presenta al Administrador de Contabilidad y Estados Financieros para su aprobación y firma de formatos.
9. Recaba en los Formatos del
Informe de Avance de Gestión Financiera, el Visto Bueno del Representante ante la SHCP (Administrador Central de Recursos Financieros) así como del Titular del Órgano Interno de Control en el SAT, en los formatos que lo requieran.
10.Recibe formatos con Visto Bueno
del Representante ante la SHCP y Órgano Interno de Control para su envío a la SHCP.
Fin del Procedimiento.
- Formato de Información Financiera, Programática y Presupuestal
- Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal
- Oficio -Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal
- Dictamen - Oficio
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN
FINANCIERA
OFICIO
ATENTA NOTA
OFICIO
FORMATOSDE INFORMACION
FINANCIERA YPRESUPUESTAL
REPORTES DEPOLIZAS DE DIARIO
DICTAMEN
MANUAL DEL SUBSISTEMADE EGRESOS DEL SISTEMA
INTEGRAL DECONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
OFICIO
MANUAL DEREGISTROS
FORMATOSDE INFORMACION
FINANCIERA YPRESUPUESTAL
INICIO
SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS
Y CUENTA PUBLICA
INFORMACIONFINANCIERA
SOLICITA ALDEPARTAMENTO DE
ESTADOS FINANCIEROSEMITA REPORTE DEPOLIZAS DE DIARIO
ANALIZA INFORMACIONY VERIFICA APLICACION
DE LOS REGISTROSCONFORME AL MANUAL
REVISA Y ANALIZA LAINCONSISTENCIA
PRESUPUESTAL OCONTABLE Y REALIZAGESTIONES PARA SU
CORRECCION
1
FORMATOS DEINFORMACIONFINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
REQUISITA FORMATOSESTABLECIDOS POR LA
UCGIGP
SUPERVISA Y ANALIZA LAINFORMACION YPRESENTA PARA
APROBACION
FORMATOSDE INFORMACION
FINANCIERA YPRESUPUESTAL
RECABA VISTO BUENODE LOS FORMATOS
1
3
4
7
9
INICIA ANALISIS DEINFORMACION NO
CONTENIDA EN SICOPELDEPURA SALDOS
1
2
8
SOLICITA SE EFECTÚE ELREGISTRO OPORTUNODE INFORMACIÓN EN
SICOPEL
ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS:FINANZAS Y TESORERÍAPRESUPUESTOPRESUPUESTO DE SERVICIOS PERSONALES
INFORMA A LASADMINISTRACIONESINVOLUCRADAS LOS
FORMATOS QUE DEBENREQUISITAR Y FECHA DE
ENTREGA A LACOORDINADORA
SECTORIAL
5
6
RECIBE FORMATOS CONVISTO BUENO Y ENVÍA A
LA COORDINADORASECTORIAL
FIN
10
OFICIO
ATENTA NOTA
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
Anexo 1
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 2
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 3
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 4
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 5
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 6
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 7
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 8
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 9
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 10
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 11
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 12
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 13
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 14
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 15
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
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19. INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.
Objetivo Emitir el Informe Anual de los resultados de las operaciones financieras y presupuestales del Servicio de Administración Tributaria, a través de los formatos de Estados Financieros e Información Presupuestal y Programática que servirán de base para la toma de decisiones y la cuantificación de metas alcanzadas durante el ejercicio, que son requeridos por la Unidad de Contabilidad e Informes sobre la Gestión Pública, para que ésta integre la Cuenta Anual de la Hacienda Pública Federal y la presente ante el H. Congreso de la Unión. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, integrará de
acuerdo a los formatos e instructivos de llenado, de conformidad con el Catálogo emitido anualmente por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, la información financiera, presupuestal y programática de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá sujetarse a
lo que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, así como al “Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, en lo referente a la Contabilidad del Servicio de Administración Tributaria.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, tendrá como fecha
límite para la presentación de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, ante la Dirección General de Recursos Financieros y a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, de acuerdo a lo comunicado por el Área competente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA
HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
1. Solicita a las Administraciones de Finanzas y Tesorería y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros, como de Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos, efectúen en tiempo el registro de información en SICOPEL del cierre del ejercicio, con el objeto de remitir el Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.
2. Hace del conocimiento de las Administraciones de Finanzas y Tesorería, Planeación y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros; Proyectos y Obra Pública, Operación de Servicios y Adquisiciones de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales; y Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos; de los formatos que deberán de requisitar y enviar a esta Administración, como la fecha de entrega a la SHCP.
- Oficio y Atenta Nota
- Oficio y Atentas Notas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA
HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
3. Solicita al término del ejercicio,
al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, emita el reporte de pólizas de diario, generadas por el registro directo en el SICOPEL, así como aquellas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor, la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitidos por SICOPEL.
4. Inicia el proceso de análisis
adicionales respecto de información no contenida en el SICOPEL, así como la depuración de saldos para el llenado de los Formatos Específicos.
5. Analiza la Información obtenida
y verifica la correcta aplicación de los registros conforme al Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental.
6. Revisa y analiza la
inconsistencia presupuestal o contable y realiza las gestiones al área correspondiente para su corrección.
- Información Financiera
- Manual Registros - Reportes de Pólizas de Diario
- Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA
HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
7. Requisita los Formatos contables
establecidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.
8. Supervisa y analiza la información
financiera, programática y presupuestal correspondiente al ejercicio presupuestal que concluye y presenta al Administrador de Contabilidad y Estados Financieros para su aprobación y firma de formatos.
9. Recaba en los Formatos de
Cuenta Pública el Visto Bueno del Representante ante la SHCP (Administrador Central de Recursos Financieros), así como del Titular del Órgano Interno de Control en el SAT en los formatos que lo requieran.
10. Recibe formatos con el Visto
Bueno del Representante ante la SHCP y Órgano Interno de Control para su envío al área competente de la SHCP.
Fin de Procedimiento.
- Formato de Información Financiera, Programática y Presupuestal
- Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal
- Oficio - Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal
- Dictamen - Formatos - Oficio
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA
HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
OFICIO
ATENTA NOTA
OFICIO
FORMATOSDE INFORMACION
FINANCIERA YPRESUPUESTAL
REPORTES DEPOLIZAS DE DIARIO
DICTAMEN
MANUAL DEL SUBSISTEMADE EGRESOS DEL SISTEMA
INTEGRAL DECONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
OFICIO
MANUAL DEREGISTROS
FORMATOSDE INFORMACION
FINANCIERA YPRESUPUESTAL
INICIO
SUBADMINISTRACIÓN DEESTADOS FINANCIEROS
Y CUENTA PUBLICA
INFORMACIONFINANCIERA
SOLICITA ALDEPARTAMENTO DE
ESTADOS FINANCIEROSEMITA REPORTE DEPOLIZAS DE DIARIO
ANALIZA INFORMACIONY VERIFICA APLICACION
DE LOS REGISTROSCONFORME AL MANUAL
REVISA Y ANALIZA LAINCONSISTENCIA
PRESUPUESTAL OCONTABLE Y REALIZAGESTIONES PARA SU
CORRECCION
1
FORMATOS DEINFORMACIONFINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
REQUISITA FORMATOSESTABLECIDOS POR LA
UCGIGP
SUPERVISA Y ANALIZA LAINFORMACION YPRESENTA PARA
APROBACION
FORMATOSDE INFORMACION
FINANCIERA YPRESUPUESTAL
RECABA VISTO BUENODE LOS FORMATOS
1
3
4
7
9
INICIA ANALISIS DEINFORMACION NO
CONTENIDA EN SICOPELDEPURA SALDOS
1
2
8
SOLICITA SE EFECTÚE ELREGISTRO OPORTUNODE INFORMACIÓN EN
SICOPEL
ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS:FINANZAS Y TESORERÍAPRESUPUESTOPRESUPUESTO DE SERVICIOS PERSONALES
INFORMA A LASADMINISTRACIONESINVOLUCRADAS LOS
FORMATOS QUE DEBENREQUISITAR Y FECHA DE
ENTREGA A LACOORDINADORA
SECTORIAL
5
6
RECIBE FORMATOS CONVISTO BUENO Y ENVÍA A
LA COORDINADORASECTORIAL
FIN
10
OFICIO
ATENTA NOTA
FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
Anexo 1
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 2
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 3
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 4
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 5
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 6
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 7
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 8
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 9
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 10
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 11
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 12
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 13
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 14
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 15
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 16
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 17
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 18
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 19
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 20
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 21
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 22
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 23
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 24
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 25
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 26
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 27
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 28
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 29
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 30
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 31
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 32
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 33
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 34
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 35
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 36
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 37
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 38
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
Anexo 39
Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.
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20. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN.
Objetivo Enviar la información financiera trimestral y anual que consolida la Administración General de Recaudación, a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, con el fin de dar cumplimiento al Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y al Reglamento Interior del Servicio de Administración de Tributaria. Políticas de Operación − El Centro Contable que coordina el Servicio de Administración Tributaria es el
Centro Contable de Recaudación adscrito a la Administración General de Recaudación.
− La Administración General de Recaudación deberá enviar con oportunidad a la
Administración General de Innovación y Calidad la información periódica y la de cierre del ejercicio, ajustándose a los plazos estipulados en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, a través de la
Administración Central de Recursos Financieros, enviará al Órgano Interno de Control en el Servicio de Administración Tributaria, los formatos de información financiera para su visto bueno.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, enviará a la Unidad
de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, los formatos financieros remitidos por la Administración General de Recaudación, así como los turnados por el Órgano Interno de Control en el SAT con el Visto Bueno.
− La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, enviará a la Unidad
de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, la actualización a la lista de cuentas para el Sistema de Contabilidad de la Recaudación.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO
CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
1. Recibe de la Administración de
Contabilidad y Estados Financieros volante de la Administración Central de Recursos Financieros con Oficio y los formatos impresos y en disquete elaborados por la Administración General de Recaudación.
2. Elabora Tarjeta para solicitar
firma en los formatos de la Administración General de Innovación y Calidad en original y dos copias.
3. Entrega Tarjeta con formatos a la
Administración de Contabilidad y Estados Financieros.
4. Recaba firma de la
Administración General de Innovación y Calidad.
5. Turna formatos firmados por la
Administración General de Innovación y Calidad a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública.
6. Recibe formatos firmados.
- Oficio - Formatos - Tarjeta - Formatos - Tarjeta - Formatos - Formatos - Formatos - Formatos
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO
CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN.
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
7. Elabora oficio de la Administración
Central de Recursos Financieros al Órgano Interno de Control para recabar su Visto Bueno.
8. Turna a la Administración de
Contabilidad y Estados Financieros.
9. Recaba firma de la Administración
Central de Recursos Financieros. 10. Envía Oficio y formatos al Órgano
Interno de Control para firma. 11. Recibe del Órgano Interno de
Control formatos firmados 12. Turna formatos a la
Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública.
13. Recibe formatos firmados. 14. Integra paquete en original y dos
copias para su envío a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.
- Oficio - Formatos - Oficio - Oficio - Formatos - Formatos - Formatos - Formatos - Formatos
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO
CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN.
UNIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
15. Elabora Oficio de envío con los
formatos firmados, en original y dos copias, y conserva una copia en archivo.
16. Turna a la Administración de
Contabilidad y Estados Financieros para envío.
Fin del Procedimiento.
- Oficio - Formatos - Oficio - Formatos
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO
CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN
FORMATOS
6
FORMATOS
FORMATOS
TARJETA YFORMATOS
OFICIO YFORMATOS
INICIO
RECIBE DE LA ADMÓN. DECONTABILIDAD Y EDOS.
FINANCIEROS, VOLANTE CONOFICIO Y FORMATOS IMPRESOS YEN DISQUETE (ORIG. Y 2 COPIAS)
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
ELABORA TARJETA PARASOLICITAR FIRMA EN LOS
FORMATOS DE LA ADMÓN. GRALDE INNOVACIÓN Y CALIDAD
ENTREGA TARJETA CONFORMATOS A LA ADMON. DECONTABILIDAD Y ESTADOS
FINANCIEROS
1
2
RECIBE FORMATOS FIRMADOS
ELABORA OFICIO PARA ELORGANO INTERNO DE CONTROL
PARA RECABAR VISTO BUENO
7
A
RECABA FIRMA DE LAADMINISTRACIÓN GENERAL DE
INNOVACIÓN Y CALIDAD
TURNA FORMATOS FIRMADOS A LASUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
3
4
5
TARJETA YFORMATOS
ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDADY ESTADOS FINANCIEROS
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
OFICIO
TURNA A LA ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ESTADOS
FINANCIEROS
OFICIO YFORMATOS
8
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO
CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN
OFICIO YFORMATOS
OFICIO YFORMATOS
OFICIO YFORMATOS
FORMATOS
OFICIO YFORMATOS
OFICIO YFORMATOS
OFICIO
FIN
ENVÍA OFICIO Y FORMATOS ALÓRGANO INTERNO DE CONTROL
PARA FIRMA
RECABA FIRMA DE LAADMINISTRACIÓN CENTRAL DE
RECURSOS FINANCIEROS
10
RECIBE DEL ÓRGANO INTERNO DECONTROL FORMATOS FIRMADOS
TURNA FORMATOS A LASUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
INTEGRA PAQUETE ORIGINAL YDOS COPIAS PARA SU ENVÍO A LA
UNIDAD DE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL E INFORMES
SOBRE LA GESTIÓN PÚBLICA
11
12
13
SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA
A
9
ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD YESTADOS FINANCIEROS
ELABORA OFICIO DE ENVÍO DE LOSFORMATOS (ORIGINAL Y DOS
COPIAS Y CONSERVA UNA COPIAPARA ARCHIVO)
TURNA A LA ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y ESTADOS
FINANCIEROS PARA SU ENVÍO
14
15
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21. REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables de Pasivo Circulante o ADEFAS que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los estados financieros y para el envío de los recursos correspondientes a la TESOFE. Políticas de Operación − De conformidad con el Glosario de Términos más usuales en la Administración
Pública Federal, publicado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en febrero de 2001, se entiende por:
ADEFAS.- (Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores), Conjunto de obligaciones contraídas, devengadas, contabilizadas y autorizadas dentro de las asignaciones presupuestarias que no fueron liquidadas a la terminación o cierre del ejercicio fiscal correspondiente. Compromisos que adquiere el Gobierno Federal en un ejercicio fiscal, que se encuentran devengados al 31 de diciembre del mismo ejercicio, para ser liquidados durante el año inmediato posterior en el periodo comprendido del 2 de enero al 31 de marzo; siempre y cuando se haya informado de su monto y características a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. PASIVO CIRCULANTE.- Deudas u obligaciones que son exigibles en un plazo no mayor de un año, con la característica principal de que se encuentran en constante movimiento o rotación.
− Para la creación de Pasivo Circulante o ADEFAS, las Unidades Administrativas
Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán sujetarse a lo dispuesto en el Art. 45 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
− Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y
Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, Oficio en el que se comuniquen las deudas u obligaciones derivadas de productos o
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servicios devengados y no pagados al cierre del ejercicio, exigibles en un plazo no mayor de un año (Informe de Pasivo) junto con las copias certificadas de las facturas que amparan la erogación programada con el respectivo sello del almacén y/o servicios recibidos, para su registro en SICOPEL y trámites correspondientes.
− Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y
de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales, deberán verificar previamente a la Creación del Pasivo, que cuenten con disponibilidad presupuestal por Actividad Institucional y Objeto de Gasto para informar a la Administración Central de Recursos Financieros el monto que deberá reservarse para el pago del pasivo, mediante el retiro de recursos de su cuenta pagadora.
− Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y
de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales, deberán contabilizar el Pasivo mediante Póliza Diaria de Egresos, elaborada de conformidad con lo establecido en los “Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes”, y enviarla a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, en archivos TXT y RPT, así como, en original por mensajería.
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227 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
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UNIDADES ADMINISTRATIVAS: SIC’S, SICA’S Y UNIDADES CENTRALES ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS
1. Identifica los comprobantes a los
que se les dará tratamiento de pasivo, verifica que cuente con disponibilidad presupuestal.
2. Elabora Informe de Pasivo 3. Notifica a la ACRF el monto a
retirar de su cuenta pagadora y elabora Póliza Diaria de Egresos para su envío.
4. Envía Póliza Diaria de Egresos en
archivo TXT y RPT, junto con la documentación comprobatoria certificada escaneada vía correo electrónico y en original por mensajería a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, marcando copia a las Administraciones de Presupuesto y de Finanzas y Tesorería.
5. Recibe oficio en dónde se informa
del monto a retirar de la cuenta pagadora.
6. Verifica suficiencia presupuestal y
turna la documentación del Pasivo a las Administraciones de Contabilidad y Estados Financieros y de Finanzas y Tesorería.
7. Recibe la documentación contable para su registro, revisión y análisis mediante correo electrónico
− Comprobantes con
requisitos fiscales devengados no pagados
− Informe de Pasivo − Póliza Diaria de
Egresos (P.D.E.) − Oficio − Póliza Diaria de
Egresos (P.D.E.) − Oficio − Correo Electrónico− Comprobantes
con requisitos fiscales que no hayan sido pagados
− Informe de Pasivo − Afectaciones
Presupuestales − Avisos de
Reintegro − CLC’s − Póliza Diaria de
Egresos (P.D.E.) − Oficio o Correo
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228 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
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FINANCIEROS
así como físicamente medianteoficio, sellando de recibido.
8. Los archivos RPT se imprimen,
sellan y cotejan contra los archivos TXT.
¿Existen diferencia? Si 9. Solicita su corrección a la unidad
administrativa vía correo electrónico.
Regresa a la actividad No. 7 No 10. Los archivos TXT se guardan en una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL. 11. Verifica que las PDE’s y documentación comprobatoria cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes. ¿Cumplen con los requisitos?
Electrónico − Comprobantes
con requisitos fiscales que no hayan sido pagados
− Archivos RPT y TXT
− Archivos RPT y
TXT − PDE − Archivos RPT y
TXT − Correo Electrónico − Archivo TXT − PDE − Lineamientos − Comprobantes
con requisitos fiscales que no hayan sido pagados
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229 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
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No 12. Informa a la unidad administrativa vía correo electrónico para que corrija el error detectado Regresa a la actividad No. 7. Si 13. Verifica que la PDE a registrar contenga suficiencia presupuestal y no presente sobregiros en actividad institucional u objeto de gasto en el SICOPEL. ¿Tiene suficiencia presupuestal? No 14. Solicita vía correo electrónico a la unidad administrativa gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF. Sí 15. Genera reporte para su validación y verifica que la transferencia esté correcta. ¿Está correcto? No. 16. Rectifica información. Regresa a la actividad No. 15
− Correo Electrónico − P.D.E. − Correo Electrónico − Reporte de
Captura − Reporte de
Captura
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230 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
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ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA UNIDADES ADMINISTRATIVAS: SIC’S, SICA’S Y UNIDADES CENTRALES
Sí 17. Efectúa la actualización del Reporte de captura en SICOPEL 18. Informa mediante oficio a las Administraciones de Presupuesto y de Finanzas y Tesorería del registro contable realizado. 19. Recibe de la Administración de Presupuesto, copia de la documentación que ampara el Pasivo. 20. Retira los recursos de la cuenta pagadora para reserva del pago de pasivo, enviándolos a la TESOFE. 21. Solicita ministración a través de Cuenta por Liquidar Certificada 22. Recibe recursos de la TESOFE y los distribuye a las unidades administrativas a nivel nacional. 23. Turna documentación soporte del pago de Pasivo a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros 24. Recibe recursos y realiza el pago de compromisos.
− Reporte de
Captura − Oficio − CLC’s − Afectaciones
Presupuestales − Avisos de
Reintegro − Trasferencia
electrónica − CLC − Transferencia
electrónica − Comprobación de
pago de Pasivo
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231 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
AÑO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACIÓN No. PÁGINAM E S
ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
10 2004
ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
07 2005
ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
25. Elabora Póliza de Diario por el traspaso de la cuenta de proveedores o Acreedores Diversos a la de Adeudos de Años Anteriores para crear el Pasivo. 26. Elabora Póliza de Diario por el pago, para cancelar el Pasivo 27. Registra en SICOPEL las Pólizas de Diario. 28. Archiva la documentación
contable registrada. Fin de procedimiento
− Póliza de Diario − Póliza de Diario − Reporte de
Captura − P.D.E. − Comprobantes
con requisitos fiscales
− Póliza de Diario
SEC R ETA R IA D E HA C IEN D A Y C R ED ITO PU B LIC O
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
OFICIO OCORREO
ELECTRÓNICO
OFICIOO
CORREOELECTRÓNICO
ARCHIVOS
TXT
CORREO
ELECTRONICO
POLIZA
DIARIADE
EGRESOS
CORREO
ELECTRONICO
COMPROBANTESCON
REQUISITOSFISCALES
LINEAMIENTOS
POLIZADIARIA DEEGRESOS
POLIZA
DIARIADE
EGRESOS
COMPROBANTESCON
REQUISITOSFISCALES
ARCHIVOSTXT
RPT
AVISOSDE
REINTEGRO
AFECTACIONES
PRESUPUESTALES
CLC’S
INFORMEDE
PASIVO
ARCHIVOS TXTRP T ORIGINAL
POLIZASDIARIAS DEEGRESOS
OFICIO
1
A
INFORMEDE PASIVO
COMPROBANTESCON REQUISITOS
FISCALES
INICIO
SICS, SICAS YUNIDADES
CENTRALES
IDENTIFICACOMPROBANTESQUE INTEGRAN
LOS PASIVOSDEVENGADOS,
VERIFICADISPONIBILIDADPRESUPUESTAL
ELABORAINFORME DE
PASIVO
1
PÓLIZADIARIA DEEGRESOS
NOTIFICA A LAACRF EL MONTO A
RETIRAR DE SUCTA PAGADORAELABORA PÓLIZADIARÍA EGRESOSPARA SU ENVIO
..
.
. .
2
ENVIA POLIZA DIARIA DEEGRESOS EN ARCHIVOTXT Y RPT CON DOC.
COMPROBATORIA Y EN ORIGINAL
POR MENSAJERIAA ACEF
ADMINISTRACIONDE
PRESUPUESTO
3
4
5
ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y
ESTADOS FINANCIEROS
.. ,
.
6
RECIBE LA DOCCONTABLE POR
CORREO ELECTRÓNICOY FISICAMENTE POR
OFICIO
.
.,
7
1
LOS ARCHIVOS RPTSE
IMPRIMENSELLAN Y COTEJAN
CONTRA LOSARCHIVOS TXT
8
¿EXISTEN
DIFERENCIAS? S
I
NO
SOLICITACORRECCION A
LA UNIDADADMINISTRATIVA
VIA CORREOELECTRÓNICO
LOS ARCHIVOSTXT SE
SE GUARDAN EN UNACARPETA DE PC PARASU TRANSFERENCIA
A SICOPEL
1
9
10
VERIFICA QUE LASPDE `S Y LA
DOCUMENTACIONCOMPROBATORIA
CUMPLA N CON LOSREQUISITOS DEL INEAMIENTOS
11
¿ CUMPLENCON
LOSREQUISITOS ?
NO
SI
INFORMA A LAUNIDAD ADMVA.
QUE CORRIJAVÍA CORREO
ELECTRÓNICO
12
1
VERIFICA QUE LA PDENO PRESENTESOBREGIROS EN
ACTIVIDAD INSTITUCIONALU OBJETO DE GASTO
ENEL SICOPEL
¿TIENESUFICIENCIA
PPTAL?
NO
SOLICITA VIACORREO ELEC.
UNIDADADMINISTRATIVA
GESTIONE LASUFICIENCIA
PPTAL
2
2
SI
13
14
RECIBE OFICIODONDE SE INFORMA
DEL MONTOA
RETIRAR DE LACUENTA
PAGADORA
VERIFICASUFICIENCIA
PRESUPUESTAL Y
TURNA LADOCUMENTACIÓN A
ACEF
COMPROBANTESCON REQUISITOS
FISCALES
PÓLIZADIARIA DEEGRESOS
ARCHIVOS TXTRP T ORIGINAL
ARCHIVOS TXTRP T ORIGINAL
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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS
COMPROBANTES CON REQUISITOS
FISCALES
POLIZA DIARIA DE EGRESOS
REPORTE DECAPTURA
REPORTEDE CAPTURA
REPORTEDE CAPTURA
REPORTEDE CAPTURA
A
GENERA REPORTEPARA SU
VALIDACION YVERIFICA QUE LATRANSFERENCIAESTE CORRECTA
¿ESTACORRECTA ? NO
15
RECTIFICAINFORMACION
16
SI
3
3
EFECTUA LAACTUALIZACION DEL
REPORTE DECAPTURA EN
SICOPEL
17
4
B
OFICIO
INFORMA A LAADMON. PPTO
Y AFYT, ELREGISTROREALIZADO
18
CLC’S
TRANFERENCIAELECTRONICA
AVISOS DEREINTEGRO
AFECTACIONESPRESUPUESTALES
CLC’S
ADMON DEFINANZAS YTESORERIA
RECIBE DE LA AP LADOCUMENTACION
QUE AMPARA ELPASIVO CIRCULANTE
Y TURNA AL DEPTODE EDOS . FIN . Y CTA .
PUB .
RETIRA LOSRECURSOS DE LA
CTA . PAG . PARARESERVA DEL PAGO
DE PASIVO ,ENVIANDOLOS AL A
TESOFE
SOLICITAMINISTRACION
ATRAVES DE CUENTA
POR LIQUIDARCERTIFICADA
ADMINISTRACION DEPRESUPUESTO
19
20
21
4
COMPROBACIONDEL PAGO
DE PASIVOCIRCULANTE
TRANFERENCIA
ELECTRONICA
ADMON DEFINANZAS YTESORERIA
RECIBE RECURSOSDE LA TESOFE Y LOS
DISTRIBUYE A LASUNIDADES
ADMINISTRATIVAS ANIVEL NACIONAL
TURNADOCUMENTACION
SOPORTE DEL PAGODE PASIVO
CIRCULANTE A LAACEF
22
23
POLIZA DE
DIARIO
POLIZADE
DIARIO
RECIBE RECURSOSY
REALIZA EL PAGODE
COMPROMISOS
24
ELABORA POLIZA DEDIARIO POR EL
TRASPASO. DE LA CTADE PROVEEDORES OACREEDORES DIVER .
A LA DE ADEUDOSDE AÑOS ANT .
ADMINISTRACIÓN DECONTABILIDAD Y
ESTADOS FINANCIEROS
25
ELABORA POLIZADE
DIARIO PORELPAGO
DE PASIVO
.
26
REGISTRAEN
SICOPEL LASPOLIZAS DE
DIARIO
27
UNIDADESADMINISTRATIVAS
FIN
28
ARCHIVA LADOCUMENTACIÓN
CONTABLE REGISTRADA
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