View
235
Download
1
Category
Preview:
DESCRIPTION
Manual de usuario del aplicativo SAITE, para realizar el registro de Comité SST y aprobación del Reglamento SSO.
Citation preview
INS-GDA-01-01 Instructivo Página 1 de 33
Manual de Usuario
Fecha: 2015-08-04 Versión: 01 Página: 1 de 33
REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN
DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD
Código: INS-GRT-01-02-01
MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y
APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 2 de 33
Tabla de contenido 1. Control del Documento .............................................................................................................. 3
2. Datos generales .......................................................................................................................... 4
2.1. Identificación del instructivo...................................................................................................... 4
2.2. Objetivo ....................................................................................................................................... 4
2.3. Alcance ........................................................................................................................................ 4
2.4. Base legal .................................................................................................................................... 4
2.5. Glosario de términos .................................................................................................................. 4
3. Perfiles y niveles de responsabilidad ........................................................................................ 5
3. Descripción ................................................................................................................................. 5
3.1 Introducción ................................................................................................................................ 5
3.2 Acceso de empresas a la aplicación. ........................................................................................ 6
3.3 Registro de Organismos Paritarios ......................................................................................... 14
3.4 Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad ............................................................ 23
4. Archivo y conservación. ........................................................................................................... 33
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 3 de 33
1. Control del Documento
REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA NOMBRE CARGO FIRMA
01 Creación 04/08/2015
ELABORADO POR:
Ligia Moreno
Asistente Dirección de Procesos
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 4 de 33
2. Datos generales
2.1. Identificación del instructivo
PROCESO NIVEL 0: Gestión de Regulación del Trabajo
PROCESO NIVEL 1: Gestión de Registro y Autorización de Trabajo
PROCESO NIVEL 2: Gestión de Registro y Autorización de Trabajo Sector Privado
RESPONSABLE: Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo
2.2. Objetivo
Dar una guía de apoyo a las empresas públicas y privadas que realizan el registro de los
Organismos Paritarios y solicitan la aprobación del Reglamento de Higiene y Seguridad,
mediante la descripción paso a paso del uso del módulo de Salud y Seguridad en el Trabajo
del Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo (SAITE).
2.3. Alcance
El instructivo inicia desde el registro de las direcciones de la matriz y sucursales de la
empresa pública o privada hasta la emisión del certificado del registro de organismo paritario
y aprobación de reglamento de Higiene y Seguridad.
2.4. Base legal
Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del 11 de junio de 2015, Instructivo para el
Registro de Reglamentos y Comités de Higiene y Seguridad en el Trabajo.
2.5. Glosario de términos
Organismo Paritario. Es el órgano de participación interna de las actuaciones de la
empresa en materia de prevención de riesgos.
Reglamento de Higiene y Seguridad. Es un conjunto de reglas para el
cumplimiento de normativa legal vigente en el país en materia de seguridad y salud
en el trabajo.
Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de
representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se
desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 5 de 33
SAITE. Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo.
3. Perfiles y niveles de responsabilidad
ROL O CARGO DEL RESPONSABLE
NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES
Director de Seguridad y Salud en el Trabajo
Seguimiento de la información publicada para insumo
interno (estadística) y observación externa.
Socializar y capacitar a los usuarios externos e internos
respectivamente sobre el sistema de Seguridad y Salud en
el Trabajo.
Director de Tecnologías de Información y Comunicación
Dar soporte técnico al sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo únicamente a pedido del Director de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Usuario (Empresas Públicas y Privadas)
Acceso al Sistema en línea de Registro de Organismos
Paritarios y aprobación de Reglamento de Higiene y
Seguridad.
Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de
Contratos y Actas de Finiquito.
Previa validación de campos requeridos imprimir de manera
inmediata el certificado de registro de Organismos Paritarios
y la aprobación del Reglamento de Higiene y Seguridad.
3. Descripción
3.1 Introducción
Estimado usuario para la perfecta utilización del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.
2. Diríjase a la Barra de Menú, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no
se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.
3. Recuerde que para el correo electrónico que solicita el sistema, debe contener
exclusivamente letras minúsculas.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 6 de 33
A continuación se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicación para realizar
el Registro de Organismos Paritarios y Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad
3.2 Acceso de empresas a la aplicación.
1. Ingresar a la página web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de
Administración Integral de Trabajo y Empleo).
2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la información.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 7 de 33
3. En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA
4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario.
Paso 1. Datos del empleador
En el primer ítem de TIPO DE IDENTIFICACIÓN, se puede seleccionar CÉDULA,
RUC o PASAPORTE.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 8 de 33
Paso 2. Dirección del Empleador
Paso 3. Datos del representante legal
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 9 de 33
5. Una vez ingresada la información el sistema le notificará su registro al correo
electrónico ingresado.
6. Para la activación de la cuenta realizar la confirmación, seleccionar INGRESAR AL
SISTEMA, en la parte inferior luego de la activación del usuario, para retornar a la
página principal.
Si usted no confirma no podrá acceder a los servicios ofrecidos por el
Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo.
7. En caso de olvido de contraseña el sistema le da la opción de RECUPERAR
CONTRASEÑA.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 10 de 33
8. El sistema emitirá el siguiente mensaje, para recuperar la contraseña, en el cual se
debe colocar el Usuario con el que se registró (Cédula, RUC o Pasaporte)
9. El sistema enviará la nueva contraseña al correo electrónico registrado.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 11 de 33
10. La información para una nueva clave le llegará a su correo electrónico.
11. Seleccionar INGRESAR y será direccionado al sistema para su ingreso
12. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEÑA proporcionada por el sistema
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 12 de 33
13. Al seleccionar INGRESAR el sistema emitirá el siguiente cuadro de diálogo, para el
cambio de la contraseña.
14. Una vez ingresada la información solicitada seleccionar GUARDAR
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 13 de 33
15. Al guardar el sistema le regresará a la página principal donde debe ingresar su
usuario y contraseña.
16. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.
17. El sistema desplegará la pantalla principal de este aplicativo.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 14 de 33
3.3 Registro de Organismos Paritarios
1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitirá el siguiente
mensaje.
2. En la parte superior derecha de la pantalla se debe seleccionar este ícono
para poder cambiar de sistema y registrar las sucursales solicitadas.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 15 de 33
3. Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO
4. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO
SUCURSAL.
5. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los
datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 16 de 33
6. Seleccionar GUARDAR y se detallará la siguiente información.
7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIÓN, llenar los datos requeridos.
8. GUARDAR información, y se visualizará de la siguiente manera.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 17 de 33
9. De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la información
se visualizará de la siguiente manera.
10. Una vez registrada la información de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegará la siguiente pantalla.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 18 de 33
11. Este formulario presentará las obligaciones que debe cumplir el empleador para
poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una selección en
los recuadros derechos para proceder a guardar la información.
12. En la parte inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de Organizaciones
Paritarios.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 19 de 33
13. Seleccionar el botón el cual permitirá agregar los empleados y empleadores que
conformarán el Comité.
14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegará la siguiente pantalla.
15. Seleccionar el empleado que será Titular, el botón de lado derecho nos permite
elegirlo.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 20 de 33
16. Se desplegará el siguiente recuadro, donde aparecerá el nombre del empleado
seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones.
Este proceso se debe realizar para la selección de empleados y empleadores,
titulares y suplentes.
17. Al seleccionar ACEPTAR la información se guardará.
18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarán el comité se
visualizará de esta manera.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 21 de 33
19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la información de la
organización paritaria no está completa, el sistema emitirá el siguiente mensaje.
20. Una vez GUARDADA está información el sistema habilitará automáticamente el
botón para generar el certificado de registro del organismo paritario.
21. Seleccionar el botón para la impresión del certificado, el documento se abrirá en
formato PDF, mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su
impresión.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 22 de 33
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 23 de 33
3.4 Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad
1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIÓN DEL
REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.
2. Se desplegará el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los
recuadros en cada uno de los siguientes ítems.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 24 de 33
Técnico de Seguridad, ingresar el número de cédula de la persona quien será
Técnico de Seguridad, y el sistema validará los nombres y apellidos, y los estudios
automáticamente.
Centro de Trabajo de la Empresa, en está pantalla se visualizará la información
ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario.
De los Empleadores.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 25 de 33
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 26 de 33
De los trabajadores.
Planes de emergencia y contingencia.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 27 de 33
Sanciones.
Riesgos laborales, en este ítem se deben llenar los riesgos más importantes que
sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningún
límite de cantidad.
Metodología para identificación de riesgos, el sistema desplegará un catálogo
de metodologías a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de
igual forma de no existir le permite la opción de agregar “OTRAS
METODOLOGÍAS”
Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGÍAS, el sistema habilitará un
recuadro para ingresar el nombre.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 28 de 33
Factores de Riesgo, en este ítem se deben agregar los factores de riesgos
identificados por la empresa.
RIESGOS.
FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones,
se tiene la disponibilidad de agregar otros.
PROCESOS, área física donde se encuentra el riesgo declarado.
Una vez ingresada la información de factores de riesgo seleccione AGREGAR
para que la información sea guardada.
Antes de guardar toda la información solicitada el sistema permite
ELIMINAR los riesgos.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 29 de 33
3. Una vez ingresada toda la información del formulario para la aprobación del
reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR.
4. El sistema emitirá un mensaje emergente el cual debe ser leído detenidamente ya que
una vez ACEPTADO usted no podrá realizar ninguna modificación.
5. Seleccionar certificados generados.
6. El sistema desplegará la información que ha sido guardada para el certificado,
seleccionando el botón
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 30 de 33
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 31 de 33
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 32 de 33
7. Seleccionar el botón CERTIFICADO.
8. Se generará el siguiente recuadro para abrir el certificado.
9. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrirá en formato PDF., mismo que puede
ser guardado o directamente abierto para su impresión.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 33 de 33
IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un año y la aprobación del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos años, se le enviará un correo electrónico 15 días antes para que efectúe la renovación.
4. Archivo y conservación.
CÓDIGO NOMBRE
DOCUMENTO RESPONSABLE DEL ARCHIVO
TIEMPO RETENCIÓN
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Asistente de la Dirección de Administración de Procesos
2 años
Recommended