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Recepción Facturación electrónica
SAP ERP
John Ferro – Socio Director
Marzo 19 2019
¿Quiénes somos?
Somos una empresa de servicios profesionales
de consultoría enfocada en lograr que la
tecnología apoye y potencialice los procesos de
negocio de nuestros clientes, orientándonos en
su satisfacción a través de servicios de calidad
para enfrentar y resolver los retos a nivel
operativo y estratégico de las organizaciones.
Nuestros valores
Respeto
Innovación
Honestidad
Servicio
Integridad
Colombia+57 4 7477171
México+52 55 416 11 450
Calidad
Responsabilidad
Nuestras líneas de negocio
Consultoría SAP
Apoyamos y potencializamos sus
procesos de negocio a través de
soluciones SAP
BI y Analítica
Le ayudamos a tomar buenas
decisiones y a resolver sus
preguntas de negocio
Partner:
Nuestro portafolio de servicios SAP
Nuestros servicios en BI y Analítica
Inteligencia de negocios
Analítica avanzada
Planificación y consolid. financiera
Analítica de costos y
rentabilidad
Machine learning
IoT
Algunos de nuestros clientes
Normatividad vigente emisión
En la actualidad hay dos
formas para habilitarse
como facturador
electrónicoProveedor
tecnológico
Habilitación
Directa
Habilitación por software propio: “El software
propio se refiere a que el facturador electrónico tiene
los derechos de uso de una aplicación informática de
facturación electrónica que cumple lo previsto en el
Decreto 2242-2015, y con el cual realiza el proceso de
activación ante la DIAN.”
Habilitación con software de proveedor
tecnológico: El proveedor tecnológico prestará el
servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas
a través de un software, cumpliendo con lo dispuesto
por el Decreto 2242-2015.
¿A quién va dirigido?
La DIAN espera vincular a más de 450.000
contribuyentes en los próximos años,
¿Qué documentos aun no regula?
Documentos Equivalentes, Facturas POS,
Comprobantes de Retención, Guías de
Remisión, Comprobantes de Nómina.
Normativa Involucrada
Decreto 2242/2015 - Decreto 1626/2016.
Resolución 0019/2016 - Resolución 0055/2016.
Decreto 1349 de 2016 - Artículo 684-2 del E.T.
Resol. 072 de 2017 – Res. 010 de 2018.
Comunicado Prensa 153 de 2018.
¿Qué documentos ampara la normativa?
Facturas de Venta, Facturas de Exportación,
Notas Crédito, Notas Debito.
¿Cómo es la comunicación ante la DIAN?
Las facturas emitidas deben ser reportadas a
la DIAN en un periodo no mayor a 48 horas.
¿Cómo será la recepción de F.E.?
Los emisores electrónicos se convertirán en
receptores de facturas electrónicas.
Normatividad vigente
Características
Formato XML
• Factura + App Response
Lenguaje UBL 2.1
Almacenadas en la nube
Normatividad por venir: Validación previa
Validaciones
Calidad y consistencia (264 validaciones -
opcionales y obligatorias).
Se eliminan personalizaciones estándar UBL
2.1.
Identificación para impuestos retenidos.
Consistencia aritmética
Tags de UBL para facilitar reportes de
sectores a nivel de ítem
Claridad en reporte de descuentos, cargos e
impuestos a nivel de
ítem y a nivel de factura
Nuestra Solución de
Recepción de Facturación Electrónica
Proceso de Recepción en SAP
Desde el punto de vista de adquiriente, es posible realizar el procesamiento de las facturas
recibidas, teniendo en cuenta el proceso definido en SAP para cada organización y su
viabilidad técnica.
Facturas recibidas
Enfoque de solución
Proceso General
PI
Carga de archivosServidor On Premise
ERPCargar
Documentos
Validación Proceso XML
Verificación Reglas de Negocio
Monitor Visualización
Descarga de archivos XML generados por los
emisores (proveedor FE o emisor directo) e
inclusión documentos manuales (ventanilla)
1
Archivos ubicados en un repositorio
On Premise en el cliente2
Validación y
procesamiento en
SAP ERP
3
Dtos. Proceso
manual
(ventanilla)
Proceso Detallado
Extracción de documentos
Descargar los adjuntos de los correos
electrónicos a la ubicación requerida,
bien sea una ruta local, un servicio FTP,
consumo de web service o una cuenta
de almacenamiento en la nube
(Dropbox, Google Drive, entre otros).
Componentes• Conexión a Cuentas de Correo: Utilizando un protocolo POP, se realiza la conexión al servidor de correo
requerido y se descargan los archivos mail con sus respectivos adjuntos en una ubicación local
• Búsqueda de Archivos: Gestiona los procesos de copia o movimiento de cada tipo de archivo (XML, PDF, ZIP,
entre otros) a una ubicación local o remota
• Notificación: Programa y ejecuta las notificaciones del estatus del proceso realizado, a través del envío de un
correo electrónico o en un archivo de registro log
Proceso Detallado
Cargar documentos
• Carga de los archivos XML y PDF con estructura válida en el monitor de
facturación.
• Log de ejecución en donde se indicarán los archivos procesados y su resultado.
• Carga de facturas recibidas de forma manual (ventanilla) a partir de un archivo
Excel
Validación y procesamiento
Validación y proceso XML
• Validaciones básicas a nivel del documento XML
• En caso de error, envío automático de mensaje de correo al proveedor y
responsable interno
• Visualización de la representación gráfica (con o sin pdf)
Validación reglas de negocio
• Validación objetos de negocio contenidos en el documento XML (pedido, orden
de compra, entrada de mercancía o aprobación del servicio)
• Relacionamiento de los documentos adjuntos referenciados en SAP (automático y
manual)
• Para los documentos correctos, el sistema permitirá el llamado de la transacción
SAP estándar
Funcionalidades
El motor de facturación electrónica esun programa desarrollado en ABAP elcual puede ser programado oejecutarlo en línea y permite la cargade los archivos de facturaciónelectrónica XML y PDF.
Motor de recepción de facturación electrónica
Funcionalidades
Nuestro sistema de recepción defacturación electrónica provee unmonitor, el cual permite ver lainformación de facturas.
Adicionalmente, permite ver el log deerrores y el documento XML y PDFrecibido, para que el usuario defacturación electrónica puedagestionar los documentos.
Monitor de recepción de facturación electrónica
Propuesta de valor
Integración nativa con SAP ERP.
Usar un solo sistema para el proceso de recepción de facturación electrónica.
Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los
errores desde SAP.
Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización y validaciones específicas de reglas de
negocio.
Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.
Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de recepción$
Servicios e Implementación
Servicios
Parametrización en los
módulos de SD y/o FI para
la recepción de facturacion
electrónica
Soporte en diferentes
modalidades para cubrir
cambios en la normatividad
Consultoría en la definición
de procesos de recepción
de facturas y su impacto
Integraciones a través de SAP
PI/PO, HCI o Talend Open Studio
Consultora técnica ABAP y BASIS
para customizaciones y
adecuaciones del sistema
Cronograma de implementación
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12
PREPARACION INICIAL 1
BBP 5
REALIZACION
Ejecución Desarrollos ABAP 5 5 5 5 5
Pruebas Integrales 5
PREPARACION FINAL 5
SALIDA EN VIVO Y ESTABILIZACION 5
MES 3
FAC
TUR
AC
ION
ELE
CTR
ON
ICA
REC
EPC
ION
FASESMES 1 MES 2
Demostración
Q & A
Próximos eventos
http://it-nova.co/es/eventos/analitica-para-facturacion-electronica/
Móvil: + 57 316 7412231 / Skype: john_fecha
john.ferro@it-nova.co
John FerroSocio Director
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