Material formacion auditores log udes

MA. Fidel Aragón Franco

1. Objetivo

El participante al finalizar el Seminario – Taller, estará en capacidad de:

� Comprender la Metodología para realizar Auditorias al Sistema de Gestión,

con enfoque a procesos con énfasis en la cadena logistica.

� Identificar y desarrollar las competencias necesarias para realizar una

Auditoria efectiva.

� Realizar Auditorias Internas conforme a la norma ISO 19011.

ProcesosProcesos

ObjetivosObjetivos EstrategiasEstrategias

IndicadoresIndicadores ResultadoResultado

Valores Valores

EvaluaciEvaluacióónn

VisiVisióónn

MisiMisióónn PolPolíítica tica

de de

CalidadCalidad

METASMETAS

METASMETAS

EstructuraEstructura

•• OperaciOperacióónn

•• MantenimientoMantenimiento

•• ClienteCliente

•• EstratEstratéégicosgicos

•• Rec. Rec. HumHum..

•• OrganizaciOrganizacióónn

•• MercadotecniaMercadotecnia

•• FinancieraFinanciera

Sistema de Gestión de la Calidad

ResponsabilidadResponsabilidad

Autoridad Autoridad

ComunicaciComunicacióónn

Basados en Basados en

COMPETENCIASCOMPETENCIAS

Mejora Continua del Sistema de Gestión

Responsabilidad

De la Dirección

Gestión de los

Recursos

Fig. 1 El Modelo de un Sistema de Gestión basado en procesos .

Actividades que aportan valor

Flujo de InformaciónLeyenda:

Medición

Analisis yMejora

Realización

Del

Producto

EntradasEntradas SalidasSalidas

Producto

Clientes

(y otras

Partes

interesadas)

RequisitosClientes

(y otras

Partes

interesadas)

Satisfacción

4 SISTEMA DE GESTIÓN

4.1 Requisitos generalesa. Identificar los procesos necesarios para el sistema de

gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización.

b. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.

c. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces.

d. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.

e. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.

f. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

4. Principios

La auditoria como una herramienta eficaz y fiable

en apoyo de las políticas y controles de gestión,

proporcionando información sobre la cual una

organización puede actuar para mejorar su

desempeño.

4 Principios de Auditoria (1)

Los principios siguientes se asocian a los auditores:

� Conducta ética – el fundamento de la profesionalidad . (Confianza, integridad, confidencialidad y discreción)

� Presentación imparcial – la obligación de informar con veracidad y exactitud

� Cuidado profesional – la aplicación de diligencia y juicio al auditar.

4 Principios de Auditoria (2)

Los principios de auditoria adicionales están relacionados con el proceso de auditoria.

� Independencia – la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoria

� Enfoque Basada en la Evidencia – El métodoracional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.

5. Gestión de un programa de

auditoria

Un programa de auditoria puede incluir una o

más auditorias, dependiendo del tamaño, la

naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada.

5.1 Generalidades

Implementar y gestionar un programa de auditoria eficiente y eficaz.

Otorgar la autoridad para la gestión del

programa de auditoria

Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.

Actividades de

Auditoria (6)

Competencia de

los Auditores (7)

Definiendo el programa de AuditoriaDefiniendo el programa de Auditoria(5.2, 5.3) (5.2, 5.3)

Objetivos/AlcanceObjetivos/AlcanceResponsabilidades Responsabilidades

Recursos Recursos Procedimientos Procedimientos

Implementando el programa de

Auditoria (5.4, 5.5)Evaluando los Auditores

Asignando los equipos auditoresDirigiendo las actividades de Auditoria

Registrando

Autoridad para el Programa de Auditoria

Seguimiento y revisión del

Programa de Auditoria (5.6)Identificación de oportunidades de

Mejora

PlanificarPlanificar

Hacer

Verificar

Actuar

AplicaciAplicacióón del ciclo n del ciclo

PlanificarPlanificar--HacerHacer--

VerificarVerificar-- Actuar a la Actuar a la

gestigestióón de un n de un

programa de auditoriaprograma de auditoria

Mejorando el

Programa de

Auditoria(5.6)

6. Actividades de auditoria

Este capítulo contiene una orientación

sobre la gestión y forma de llevarse a cabo las auditorias

Terminación de la auditoria

Terminación de la auditoria

Realización de las actividades de

auditoria in situ

Realización de las actividades de

auditoria in situ

Preparaciónde las actividades de

auditoria in situ

Preparaciónde las actividades de

auditoria in situ

Inicio de la

auditoria

Inicio de la

auditoria

Preparación, aprobación y distribución del

informe de auditoria

Preparación, aprobación y distribución del

informe de auditoria

Revisión de la Documentación

Revisión de la Documentación

Seguimiento

de

la Auditoria

6.1. Visión General de la Actividades de una Auditoria

6.2.1 Designación del Líder del Equipo auditor

Los responsables de gestionar el

programa de auditoria deben designar

un Líder para cada auditoria.

6.3 Revisión de la Documentación

Criterios de auditoria.

Documentos y registros relevantes del Sistema de Gestión.

� Informes de auditorias previas.

� Normas, Manuales, Procedimientos, Instructivos, Reglamentos,

Especificaciones, etc.

6.4 Preparación (Planificación) de las actividades de auditoria en

sitio

Actividades previas para el desarrollo efectivo de una

Auditoria

6.4.1 Preparación del plan de auditoria

a. Objetivo y Alcance de auditoria;

b. Los criterios de auditoria y los documentos de referencia;

c. Las fechas y lugares de Auditoria

d. El tiempo para las actividades de la auditoria

e. Las funciones y responsabilidades;

f. La distribución de los recursos.

6.4.2 Asignación de trabajo al equipo auditor

a. El líder del Equipo Auditor de acuerdo con el equipo auditor debe:� Asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para

auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicos.

b. Los miembros del equipo auditor deben revisar la información relevante relacionada con su parte de auditoria asignada y preparar los documentos de trabajo necesarios para estas asignaciones.

“Es una herramienta de trabajo esencial para el Auditor”.

“Es el mapa que diseña un Auditor

para manejar de manera efectiva

una Auditoria”.

Tiene como finalidad asegurar que la

Auditoria sea representativa y se

lleve a cabo de acuerdo al alcance

y objetivos establecidos.

¿ Qué son?

6.4.3 Listas de Verificación

Mantiene claro el objetivo de la Auditoria.

Mantiene el ritmo y continuidad de la Auditoria.

Reduce la carga de trabajo del Auditor.

Proporciona un registro exacto de lo que fue investigado (conforme, no conforme o cualquier indicio).

Ventajas que ofrece al Auditorla Lista de Verificación

Tips para elaborarlas

Para poder abrir las puertas en una auditoria es recomendable seguir la siguiente estructura:

AcciAcciAcciAccióóóón n n n Objeto

Condición

Ej. Mantiene actualizada la Lista de Auditores de Calidad Calificados, por lo menos con 15 auditores..

Nota: Esta estructura es sugerida principalmente en la observación directa de un proceso, o en la revisión de documentos.

Asegurarnos que la L.V:

Reflejen las áreas, actividades, objetivos y alcance de la Auditoria.

Permitan que el grupo auditor entienda el proceso por auditar, con quién y qué debe investigar, para cumplir con los objetivos de la Auditoria.

Comprender cómo se lleva a cabo el trabajo de rutina

Identificar cómo se comporta el sistema cuando surge algo fuera de rutina y cómo lo regresa a control

Nota: La Lista debe ser representativa para tener un panorama lo más real posible del S.G.C.

Realización de la reunión inicial

Introducción de los participantes,

Confirmación de:

a. Los objetivos de auditoria, campo de aplicación y criterios;

b. Horario fecha, tiempo para la reunión final, reunión interna entre el equipo auditor y el director del auditado y cualquier otro cambio;

c. Métodos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditoria,

d. Canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado;

e. Recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita tener disponible el equipo auditor;

f. Confidencialidad;

g. Seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;

h. Disponibilidad, funciones e identidades de los guías;

i. Clasificación de las no conformidades;

j. Petición en la realización o consecución de la auditoria.

Fuentes de información

Conclusiones de la

auditoria

Hallazgos de la auditoria

Evidencia de la auditoria

Información

Recopilación mediante

muestreo apropiado

Verificación

Evaluación frente a

criterios de auditoria

Revisión

ConformidadNO

Conformidad

Equipo

AuditorAuditado

�Observación

�Entrevista

�Medición

�Revisión

Documental

Criterios de

Auditoria

Visión Global del proceso de

recopilación de información

6.5.4 Recopilación y verificación de la información

Los métodos para recopilar esta información incluyen:

a) entrevistas;

b) observación de procesos;

c) revisión documental.

d) Mediciones

6.5.5 Generación de hallazgos de la auditoria

Los hallazgos de auditoria pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria e identificar una oportunidad para la mejora.

Las conformidades deben ser resumidas para indicar la localización, las funciones, el proceso, o los requisitos que fueron auditados.

Las no conformidades y las evidencias de la auditoria que las soportan también deben registrarse.

Las no conformidades podrán ser clasificadas.

Deben ser revisadas con los representantes apropiados del auditado.

“La redacción de no

conformidades es parte

vital dentro del proceso

de auditoria”

Características de las No Conformidades

Son el medio a través de cual se registra la evidencia para establecer las conclusiones de la auditoria.

Informan al Responsable del área y a la Alta Dirección, la forma en que el SGC cumple o no con los requisitos establecidos.

Son el punto de partida para iniciar y establecer las Acciones Correctivas.

Factores clave para redactar No Conformidades.

1. Identificar la EVIDENCIA, los documentos, productos, materiales, instrumentos, equipos, entre otros. (elemento específico no conforme).

2. Identificar el HECHO (la naturaleza) de la Conformidad/No Conformidad.

3. Identificar el CRITERIO de la norma, documento, decreto, ley, contrato, especificación, reglamento, procedimiento, entre otros.

6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoria

a.Revisar los hallazgos de auditoria y cualquier otra

información apropiada recopilada durante la auditoria

contra de los objetivos de la misma;

b.Preparar recomendaciones, si está especificado por

los objetivos de la auditoria;

c.Discutir el seguimiento de la auditoria, si es necesario

6.5.7 Realización de la reunión final

Presentar los hallazgos de auditoria y las conclusiones.

Situaciones que se han encontrado durante la auditoria.

Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de auditoria o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse.

Si está especificado en los objetivos de la auditoria, se deben presentar recomendaciones de mejora. Se debe enfatizar que las recomendaciones no son de obligatorio cumplimiento.

Informe de la auditoria

Preparación, aprobación y distribución

6.6.1 Preparación del informe de auditoria

Debe incluir, o hacer referencia a lo siguiente:

a. Los objetivos y alcance de la auditoria;

b. La identificación del cliente de la auditoria;

c. Miembros del equipo auditor;

d. Las fechas y lugares

e. Los criterios de auditoria;

f. Los hallazgos de la auditoria;

g. Las conclusiones de la auditoria.

h. Las recomendaciones para la mejora, si estaba especificado en los objetivos de la auditoria;

i. Acordar los planes de seguimiento de las acciones;

j. Una declaración la naturaleza confidencial de los contenidos;

k. La lista de distribución del informe de la auditoria

6.6.2 Aprobación y distribución

El informe de la auditoria debe:

� emitirse en el período de tiempo acordado.

� estar fechado, revisado y aprobado.

� distribuirse a los receptores designados

por el cliente de la auditoria.

6.7 Terminación de la auditoria

6.7.1 Conservación de los documentos

Los documentos que pertenecen a la auditoria deben conservarse.

6.7.2 Finalización de la auditoria

� La auditoria se completa cuando todas las

actividades incluidas en el plan de auditoria se

han finalizado y el informe de la auditoria ha sido

aprobado y distribuido.

6.8 Realización del seguimiento de la auditoria

Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de:� medidas preventivas, correctivas y acciones de mejora,

según sea aplicable.

Tales acciones no se consideran parte de la auditoria y generalmente son emprendidas por el auditado en un período de tiempo acordado.

� NOTA Los objetivos del programa de auditoria pueden incluir un seguimiento por parte del equipo auditor.

7 Competencia de los auditores

Atributos personales (7.2)

EducaciónExperiencia

laboral

Experienciaen auditoria

Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidadesCompetencia =

CalidadCalidadConocimientosConocimientos y y

habilidades habilidades especespecííficos de ficos de calidad (7.calidad (7.3.33.3))

AmbienteAmbienteConocimientos y Conocimientos y

habilidades habilidades especespecííficos de medio ficos de medio

ambambientiente e (7.(7.33.4).4)

Conocimientos y habilidades

genéricos (7.3.1 y 7.3.2.

7 Competencia de auditores en sistemas de gestión de calidad y / o ambientales

Formación

Como

auditor

7.4

Tips para un

mejor desempeño

como Auditor

El perfil de un Auditor de excelencia.

¿ Los auditores nacen o se hacen ?“Hay que tener ciertas aptitudes pero

sobre todo se tienen que cultivar las

habilidades y atributos necesarios

para ser un buen auditor”.

Atributos� Madurez y

profesionalismo.� Integridad.� Objetivo.� Analítico.� Saber escuchar.� Razonable.� Justo.� Disciplinado.

– Perseverante (tenaz).– Buen juicio y

discernimiento.– Carácter.– Curioso (intuitivo).– Buen comunicador.– Buen planeador.– Paciente.– Empatía.– Diplomático.

El perfil de un mal auditor.

� Mal planeador.� Agresivo.� Hablador.� Poco razonable.� Autoritario.

– Inmaduro y poco profesional.

– Deshonesto.– Polémico.– Terco.– Fácil de influenciar.– Indeciso.– Poco comunicativo.

¿Cuáles son las posibles actitudes y reacciones que encontrará un Auditor por parte de los auditados?

� Autoritarismo.

� Antagonismo.

� Hostilidad

� Tácticas dilatorias.

� Manipulación.

� Tácticas distraccionistas

� Información copiosa.

� Mutismo.

� Colaboración

� Receptividad

� Mente abierta

� Interés

� Transparencia.� Atención� Motivación para la mejora

� Disponibilidad