MINISTERIO DE EDUCACIÓN DE CHILE-2008

MINISTERIO DE EDUCACIÓNOFICINA DE ARCHIVO

PROYECTO DE REDISEÑO:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentación

• Desde el año 2001 se estableció un proyecto de desarrollo e implementación de tecnologías tendientes a apoyar la Administración y Gestión Documental de la Oficina de Archivos del Ministerio de Educación.

• Se establecieron diversas etapas de desarrollo, para ir mejorando el acceso a la información, entre las que se cuentan:

Presentación

• Implementación de un entorno de red para la Oficina de Partes y Archivo

• Incorporación de la Digitalización, como un medio adicional a la Microfilmación de los Documentos Oficiales Decretos, Resoluciones y Leyes con servicio de Base de Datos OnBase.

• Desarrollo de un servicio Web-Intranet para proveer información de la Documentación Oficial del Mineduc., para los usuario internos.

Consulta y transformación de Doctos.

• Se diseño e implementó un Sistema de Consulta de Documentos usando el software FileMaker.

• Se adquiere una WorkStation para tranformar los documentos microfilmados a documentos digitales .

B.D. de consulta en F.M.

FICHA DEL DOCTO.

• Formato de consulta

Consulta de Doctos. Digitalizados en OnBaseConsulta de Doctos. Digitalizados en OnBase

Respuesta de la consulta de Doctos. Digitalizados.

Etapa de Desarrollo.

• Creación del Área de Digitalización de la Oficina de Archivo.

• Se realiza el rediseño del sistema de consulta web intranet.

AREA DE DIGITALIZACIÓN

AREA DE DIGITALIZACIÓN

Desarrollo de un servicio Web-Intranet

• Se diseño e implementó un Sistema de Consulta de Documentos usando un servicio web intranet.

• Se adquiere una segunda WorStation para transformar los documentos microfilmados a documentos digitales .

WEB INTRANET

• Se desarrolla el sitio web intranet

• Se incorpora la información digitalizada para ponerla a disposición de los usuarios internos y para enviarla a usuarios externos via e-mail.

WEB INTRANET

WEB INTRANET

WEB INTRANET

WEB INTRANET

WEB INTRANET

Desventaja de esta aplicación:

• Requiere del uso de dos software para su funcionamiento que son el FileMaker para saber la materia y el Navegador Explorer para encontrar el documento. Esto se pretende mejorar con el Sistema de Gestión Documental.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

• Se solicita al Depto., de Informática y Computación, desarrollar esta aplicación.

• Se plantean los requerimientos que debe cumplir el sistema de acuerdo a las necesidades de la Oficina de Partes en sus áreas de Numeración y Tramitación y de la Oficina de Archivos.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

En las diapositivas que siguen se muestra lo logrado por el nuevo sistema actualmente en uso en el Ministerio de Educación.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Visualización del documento

Participantes

• Departamento de Informática y Computación, Ingeniero Sr. Mauricio Herrera Astudillo encargado de proyectos Institucionales.

• Oficina de Archivos, Área de Digitalización: Mario Caracuel Romero,

• Juan Robles O.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

MUCHAS GRACIAS.

Sistema de Gestión Documental :

http://w3app.mineduc.cl/Documento/ListaConsultaDocumento

mailto:juan.robles@mineduc.cl