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“AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION
A LA DELEGACION DISTRITAL VI,
CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE ENERO
A AGOSTO 2013”.
SAN SALVADOR, 07 DE MARZO DE 2014.
AUDITORIA INTERNA
MUNICIPALIDAD DE SAN SALVADOR
A u d i t o r í a I n t e r n a
INFORME 13-2013
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INDICE
I RESUMEN EJECUTIVO
3
II RESUMEN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA AUDITORIA
3 – 4
III PÁRRAFO INTRODUCTORIO
5
IV OBJETIVO DE LA AUDITORIA
5
V ALCANCE DE LA AUDITORIA
5 – 6
VI PRINCIPALES REALIZACIONES Y/O LOGROS
6 – 7
VII RESULTADOS DE LA AUDITORIA
7 – 49
VIII ANEXOS
50 – 56
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Auditoría Interna / AMSS Informe 13 – 2013
San Salvador, 07 de Marzo de 2014.
Honorable Concejo Municipal. Presente.
I RESUMEN EJECUTIVO
Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numerales 4, 5 y artículo 31 de la Ley de
la Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de
trabajo N° 15/2013, ha efectuado “Auditoría Operacional o de Gestión a la Delegación
Distrital VI, correspondiente al período de enero a agosto de 2013”.
En el desarrollo del examen se han determinado las observaciones que presentamos a
continuación en resumen, las cuales están desarrollados con todos sus componentes
en el romano VII de este documento, con el objeto que sean consideradas dentro de
sus acciones de mejora.
II RESUMEN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA AUDITORÍA
1. Consumo de combustible no justificado.
2. Suministro de combustible en días de vacación sin que exista comprobación
de la misión institucional realizada.
3. Suministro de combustible a equipos de transporte que se encontraban en
reparación.
4. No existe delimitación sobre autorización de personal para el retiro de
cupones de combustible (gasolina y diesel).
5. Deficiencias de Control en la administración del combustible.
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6. Inconsistencia de firmas de empleados plasmadas en los Reportes de
Control de entrega de cupones de combustible.
7. Deficiencias de control sobre levantamiento físico de inventario
correspondiente a los periodos 2011 y 2012.
8. Mobiliario y equipo no ubicados físicamente por Auditoría.
9. Bienes muebles por un monto de $ 10,911.81 que fueron hurtados e
indemnizados por la aseguradora y aún aparecen en el detalle de Inventario
de la Delegación Distrital VI.
10. Deficiente administración de los materiales y equipo provenientes del
Convenio de Cooperación con la Asociación de Proyectos Comunales de El
Salvador (PROCOMES).
DIOS UNIÓN LIBERTAD
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Auditoría Interna / AMSS. Informe 13 – 2013
San Salvador, 07 de Marzo de 2014.
Honorable Concejo Municipal. Presente.
III PÁRRAFO INTRODUCTORIO.
Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numerales 4, 5 y artículo 31 de la Ley de
la Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de
trabajo N° 15/2013, ha efectuado “Auditoría Operacional o de Gestión a la Delegación
Distrital VI, correspondiente al período de enero a agosto de 2013”.
IV OBJETIVO DE LA AUDITORIA.
Verificar y evaluar la existencia de controles administrativos adoptados en cada una de
las áreas de la Delegación Distrital.
V ALCANCE DE LA AUDITORIA.
Desarrollamos la auditoría de conformidad a las Normas de Auditoría Gubernamental
emitidas por la Corte de Cuentas de la República de El Salvador; dichas Normas
requieren que planifiquemos la ejecución del Examen. El período objeto de estudio
corresponde a las operaciones desarrolladas por la Delegación Distrital VI
correspondientes al período de enero a agosto de 2013.
La auditoría consistió en evaluar los controles administrativos, la eficiencia, efectividad y
economía en el uso de los recursos materiales y recursos humanos ejecutadas por la
Delegación Distrital VI correspondientes al período objeto de estudio.
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Para la ejecución de la auditoría se evaluaron el consumo de combustible, horas extras,
inventarios y consumo de bodegas de la Delegación Distrital VI, para el desarrollo del
examen se tomó en cuenta la siguiente información: Comprobantes de salida de
cupones, solicitudes de cupones de combustible, facturas, reporte de consumo del
sistema de control de combustible, detalle de vehículos, detalle de motorista,
inventarios, existencias mensuales de materiales y herramientas de bodegas, planilla de
salarios, programa de trabajo, documentación que respalda el pago de horas extras. El
examen se ejecutó sobre la información y documentación a la cual se obtuvo acceso.
La Auditoría se desarrolló de conformidad a la Ley de la Corte de Cuentas de la
República de El Salvador, Normas Técnicas de Control Interno Específicas, Instructivo
consumo de combustible, Reglamento para controlar la distribución de combustible en
las entidades y organismos del sector público, Código Penal de El Salvador, Acuerdos
Municipales, Circulares, Reglamento para controlar el uso de los vehículos nacionales y
demás normativa técnica legal aplicable.
VI PRINCIPALES REALIZACIONES Y/O LOGROS.
EJE DE LIMPIEZA
a) Se realizaron 7 Festivales de limpieza atendiéndose 8 Centros Poblacionales entre
colonias, comunidades y residenciales, beneficiando una población de 3,339
habitantes.
b) Previo al inicio del invierno se realizaron jornadas limpieza, beneficiando a una
población de 3,772 habitantes.
EJE DE CONVIVENCIA, MEDIACIÓN Y SEGURIDAD CIUDADANA
a) Se inauguró el proyecto “Reconstrucción de la Casa Comunal en Condominio
Jardines de Don Bosco beneficiando a 300 habitantes.
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b) Se le brindó apoyo con materiales de construcción (láminas, plásticos, cementos,
etc.) a 106 familias.
c) Se realizaron eventos en los cuales se desarrollaron actividades culturales,
recreativas y se brindó atención médica beneficiando 1,469 adultos mayores.
d) Coordinaron con el Centro de Formación Laboral la realizaron 257 atenciones de
cosmetología y atenciones de Mesoterapias;
e) Se realizaron actividades culturales recreativas beneficiando a 2,920 mujeres,
hombres, jóvenes y niños.
f) Se coordinó con el Instituto Municipal de los Deportes, la realización de cinco
torneos, beneficiando a 1,905 personas.
g) Con el Centro de Convivencia de la Delegación Distrital VI, se coordinó el impartir
3 cursos en diferentes especialidades, beneficiando a 151 personas.
h) Se organizaron 2 Mesas temáticas.
i) Se realizaron 5 excursiones a diferentes Centros Recreativos y Culturales de País,
beneficiando a 900 personas de los diferentes centros poblacionales.
VII RESULTADO DE LA AUDITORIA.
Los resultados obtenidos se presentan en función al objetivo del examen, alcance
planificado y documentación e información a la que se obtuvo acceso.
1. Consumo de combustible no justificado.
Observación
Analizamos el consumo de combustible abastecido por medio de cupones a la
Delegación Distrital VI, el cual es utilizado en motocicletas y para otras actividades,
encontrando las siguientes situaciones:
a) Se proporcionó combustible por medio de cupones pre valorados por la cantidad de
$11.43 (equivalente a 2.85- 2.95 Galones), durante el periodo de enero a julio de
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2013 a 2 motocicletas Marca Honda con número de placas M46389 y M1429, no
obstante que la capacidad del tanque de gasolina de las motocicletas es de 3.50 y
2.25 de galón respectivamente (tanque totalmente vacío), según opinión técnica
emitida por la Sección de Inventarios y Transporte del CAM, tomando este
parámetro identificamos que dicho recurso en algunas ocasiones se suministró en
cantidades superiores a la capacidad del tanque de combustible de las motocicletas,
según facturas de la gasolinera que presentan una misma fecha y hora de
abastecimiento, estableciéndose una cantidad en exceso de 141.05 galones
equivalentes a un monto de $554.68. Además no cuentan con bitácora del uso del
transporte, por lo que se desconoce si el gasto que presentan es justificado ya que
es consumido de forma periódica estableciéndose un monto total de $1,485.92
durante dichos meses. El detalle de lo observado se presenta en los cuadros N° 1 y
N° 2.
Cuadro N° 1 Detalle del suministro de combustible superior a la capacidad de tanque de
gasolina en el periodo de enero a julio 2013.
Motos con Número de Placas
Galones Monto Comentario
M46389 92.85 $ 364.86 Ver detalle en anexos N° 1 y N° 2. M1429 48.20 $ 189.82
Total 141.05 $ 554.68
Cuadro N° 2 Detalle de consumo de combustible total de forma periódica durante los
meses de enero a julio 2013.
Meses
Galones de combustible
suministrados
Monto de consumo de combustible $
Totales Comentarios
M 46389 M 1429 M 46389 M 1429
Enero 49.01 20.01 194.34 80.01 274.35
Ver detalle en anexos N° 1 y N° 2.
Febrero 30.50 5.46 125.73 22.86 148.59
Marzo 50.46 33.42 228.60 148.59 377.19
Abril 54.37 13.29 240.03 57.14 297.17
Mayo 57.19 5.59 251.46 22.86 274.32
Julio 27.52 0.00 114.30 0.00 114.30
Totales 269.05 77.77 $ 1,154.46 $ 331.46 $ 1,485.92
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b) Constatamos según Reporte de Liquidación de Combustible presentado a Almacén
que la encargada de distribuir el combustible registró entrega de 171 cupones de
gasolina de $ 11.43, para el equipo utilizado en el área de parques y zonas verdes
de la Delegación Distrital VI (motoguadañas, cortadoras de grama, podagrama,
motosierra, bomba achicadora) equivalente a 446.51 galones; sin embargo, al
confrontarlo con el Formulario para el Uso Diario de Combustible presentado por el
Coordinador de dicha área, éste presenta un consumo de 135.50 galones,
comprobándose que existe una diferencia de 324.64 galones equivalentes a un
monto de $1,410.91 (calculado al precio promedio de referencia de $ 3.93 por
galón), el uso de esa diferencia de combustible no posee documentación soporte
que justifique su utilización en fines institucionales. Además no se tienen registros de
las existencias del mismo. El siguiente detalle presenta las diferencias encontradas:
Cuadro N° 3 Abastecimiento de combustible a equipos del área de parques y zonas verdes sin
justificación.
N° Meses
S/ Reporte de Control de Combustible
(liquidación)
S/Control interno del uso de combustible
Diferencia establecida
Galones Monto $ Galones Monto $ Galones Monto $
1. Enero/13 135.54 548.62 15.00 58.92 120.54 489.70
2. Febrero/13 83.53 354.34 18.50 72.66 65.03 281.68
3. Marzo/13 63.35 285.73 7.50 29.46 55.85 256.27
4. Abril/13 39.82 171.48 11.00 43.21 28.82 128.27
5. Mayo/13 48.91 205.75 14.50 56.95 34.41 148.80
6. Junio/13 27.35 114.34 20.50 80.52 6.85 33.82
7. Julio/13 33.12 137.17 26.50 104.09 6.62 33.08
8. Agosto/13 28.52 125.72 22.00 86.41 6.52 39.31
Total 460.14 1,943.13 135.50 532.22 324.64 1,410.91
Normativa Incumplida
Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos
del sector público.
Artículo 2. Cada entidad u organismo del sector público deberá llevar un efectivo control
que permita comprobar la distribución adecuada y acorde a las necesidades
institucionales del combustible.
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Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Estilo de Gestión
Artículo 15.- El Concejo Municipal, juntas directivas de entidades descentralizadas y
jefaturas de unidades organizativas, deberán administrar los recursos de la
Municipalidad considerando el nivel de riesgo de cada una de las decisiones tomando
en cuenta el costo beneficio, permitiendo la evaluación del desempeño y de la gestión
realizada por el fomento de la transparencia.
Documentación de Soporte
Artículo 65.- El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias, directores y jefaturas,
contarán con la documentación necesaria que soporte y demuestre las operaciones que
realicen, ya que con ésta se justifique e identifique la naturaleza, finalidad y resultado
de las mismas; asimismo, éstas deberán contener datos y elementos suficientes que
faciliten su análisis.
Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria celebrada el día ocho de junio de
2010. Instructivo consumo de combustible.
4. Control Interno de cada dependencia.
a) Cada dependencia llevará su correspondiente bitácora, con los datos del uso del
vehículo en el cual se realiza el consumo del combustible.
Circular 002/2010 de fecha 23 de junio de 2010.
Señores: Gerentes, Subgerentes, Directores de Distritos, Jefes de Unidades y/o
Departamento.
Presente.
Por este medio hago de su conocimiento, que el Honorable Concejo Municipal, aprobó
según Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria del ocho de junio del 2010, el
INSTRUCTIVO PARA EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE SAN SALVADOR, con el fin de mejorar la administración del uso del
combustible. Asimismo, se les solicita le den el debido cumplimiento a lo aprobado
dentro del instructivo.
Se anexan copias de los formatos establecidos.
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Causa
Lo observado es generado por las siguientes situaciones:
a) La Jefatura no ha implementado los controles internos para administrar el uso de
combustible que permita una distribución adecuada y acorde a las necesidades
institucionales;
b) No existe un mecanismo de supervisión dentro de las unidades organizativas donde
se realice una verificación del funcionamiento efectivo de los controles internos y la
respectiva documentación de soporte;
Efecto
Las situaciones observadas generan lo siguiente:
a) El no implementar los controles internos, ni monitorearlos generó un desembolso de
$554.68 que no se encuentra justificado, asimismo $1,410.91 se desconoce si el
abastecimiento del combustible en las motocicletas es justificado y razonable;
b) El monto de $ 1,410.91 no posee justificación del uso de combustible destinado en
el área de Parques y Zonas Verdes.
Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital
IV, de fecha 14 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a dicha observación se justifica que en efecto hay un consumo en exceso
de combustible a las motocicletas N 1429 y N 46389 es a razón que hubieron
ocasiones que se canjearon vales de gasolina regular a diesel debido a que en nuestro
distrito existen asignados más vehículos que ocupan combustible diesel que gasolina
debido a eso hubieron ocasiones que cuando se nos terminaban los cupones de diesel
hacíamos la conversión de los vales de gasolina regular facturando a las placas de las
motos hasta 2 o 3 cupones en lo que se liquidaba al almacén el combustible diesel. Lo
utilizado por parte del área de Parques y zonas verdes de este distrito el responsable es
el coordinador de dicha área el Sr. Carlos David Duran quien es el responsable de
administrar los vales de combustible que se le dan para el desarrollo de las actividades
en esa área.
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En respuesta recibida por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital
IV, de fecha 25 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a dicha observación se justifica que en efecto hay un consumo en exceso
de combustible a las motocicletas N 1429 y N 46389 es a razón que hubieron ocasiones
que se cajearon vales de gasolina regular a diesel debido a que en nuestro distrito
existen asignados más vehículos que ocupan combustible diesel que gasolina debido a
eso hubieron ocasiones que cuando se nos terminaban los cupones de diesel hacíamos
la conversión de los vales de gasolina regular facturando a las placas de las motos
hasta 2 o 3 cupones en lo que se liquidaba al almacén el combustible diesel. Lo
detallado en el cuadro número 9 del informe no es en realidad todo el combustible
canjeado de gasolina regular a diesel a que eso se verifico en base a las liquidaciones
del combustible y encontramos que la operación se realizo en más ocasiones de las
que se detallan en este cuadro y como lo demuestra el anexo 1 y 2 del informe ya que
todas las facturas que presentan 2 o 3 cupones en una misma factura es un canje de
gasolina regular a diesel.
Comentarios de los Auditores
Los comentarios remitidos por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital VI
no superan o subsanan los aspectos descritos en la presente observación, ya que no
desvirtúan las deficiencias señaladas, en razón del siguiente análisis de sus
comentarios de descargo:
a) Para los otros vehículos asignados que hace mención el Jefe de Servicios
Internos también hubo retiro de cupones de combustible en cantidad suficiente
para las actividades institucionales que realizan, según control de retiro de
cupones.
b) No se justifica que los cupones retirados hayan sido cargarlos a las motocicletas;
si éstos serían utilizados en los otros vehículos, lo correcto era cargárselos a
ellos.
Por lo que la observación se mantiene.
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Recomendación
Recomendamos al Jefe de la Delegación Distrital VI, lo siguiente:
1. Realizar las acciones administrativas pertinentes a efecto de obtener el reintegro de
$1,439.81 por el combustible no justificado (Ver determinación de montos en anexo
N° 12);
2. Analizar si el monto de $ 1,485.92 por el consumo de combustible a las motocicletas
es comprobable, verificable y razonable de conformidad con las actividades que
realiza la Delegación, de no ser así, el monto que no se encuentra justificable debe
realizar las acciones administrativas necesarias para que se reintegre;
3. Girar instrucciones a los jefes de Departamentos, en el sentido de cumplir con el
instructivo de consumo de combustible aprobado mediante Acuerdo Municipal,
implementar el uso de bitácora y demás controles internos establecidos, a fin de
contar con la documentación necesaria que demuestre y justifique el uso de
combustible, de acuerdo a la naturaleza de todas las actividades y operaciones que
realicen.
2. Suministro de combustible en días de vacación sin que exista comprobación
de la misión institucional realizada.
Observación
Se constató mediante la revisión de control de suministro de combustible, que
empleados de la Delegación Distrital retiraron cupones de gasolina y diesel por un
monto de $ 148.59 en período de vacaciones para ser utilizado en los vehículos
institucionales, sin embargo no existe evidencia de misión oficial en periodo vacacional
para dichos equipos. Tampoco ha sido posible verificar su utilización en ese período
porque no llevan bitácora de uso de transporte. El detalle de lo observado se presenta
en el siguiente cuadro:
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Cuadro N° 4 Detalle de cupones de combustible abastecidos en período de vacaciones.
Empleado que recibió el cupón
Tipo de Combustible
Placa Fecha Cupones
Cantidad Precio $ Monto $
José Armando Belloso Diesel N 8403 23/03/13 5 11.43 57.15
27/03/13 5 11.43 57.15
Mauricio Ernesto Orellana Duran
Gasolina M1429 25/03/13 3 11.43 34.29
Total 148.59
Normativa Incumplida
Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria celebrada el día ocho de junio de
2010. Instructivo consumo de combustible.
3.1 Política para el consumo de combustible.
Para una mejor administración de los bienes de la Alcaldía se establece como política
general para el consumo de combustible los siguientes aspectos:
e) Las Direcciones, Gerencias, Distritos y dependencias que hacen uso del
combustible, deberán utilizar los formatos establecidos por la Sub Gerencia de
Gestión de Recursos y Servicios, para tal fin.
4. Control Interno de cada dependencia.
a) Cada dependencia llevará su correspondiente bitácora, con los datos del uso del
vehículo en el cual se realiza el consumo del combustible.
Circular 002/2010 de fecha 23 de junio de 2010.
Señores: Gerentes, Subgerentes, Directores de Distritos, Jefes de Unidades y/o
Departamento.
Presente.
Por este medio hago de su conocimiento, que el Honorable Concejo Municipal, aprobó
según Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria del ocho de junio del 2010, el
INSTRUCTIVO PARA EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE SAN SALVADOR, con el fin de mejorar la administración del uso del
combustible. Asimismo, se les solicita le den el debido cumplimiento a lo aprobado
dentro del instructivo.
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Se anexan copias de los formatos establecidos.
Reglamento para controlar el uso de los vehículos nacionales
Artículo 4.- Respecto de los vehículos clasificados de uso administrativo, general u
operativo, la Corte verificará que exista la correspondiente autorización para su uso, ya
sea en horas y días hábiles como no hábiles. Dicha autorización deberá llenar los
requisitos mínimos siguientes:
a) Que sea extendida por el funcionario de la entidad que tenga competencia para ello;
b) Que sea emitida por escrito y se refiera a una misión oficial específica, no se
admitirán autorizaciones permanentes;
c) Que se indique concretamente la misión a realizar;
d) Que se mencione la fecha de la autorización y de la misión en referencia;
e) El funcionario o empleado que hará uso del vehículo.
f) Cuando se trate de misiones oficiales que deban desarrollarse en el radio urbano y
no requiera de mucho tiempo para el cumplimiento del mismo, no será necesaria la
correspondiente autorización por escrito.
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación
Artículo 41.- El Concejo Municipal, juntas directivas de entidades descentralizadas y
jefaturas, deberán establecer por medio de documento escrito las políticas y
procedimientos que definan claramente la autoridad y la responsabilidad de los
funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones, en cumplimiento a las
normas administrativas y legales.
Causa
Lo observado es a consecuencia de falta de controles internos e inobservancias a lo
establecido en la normativa técnica y legal por parte de los empleados quien entrego y
recibió los cupones de combustible.
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Efecto
Genera el riesgo de que el recurso no fuera utilizado en fines institucionales ya que no
existe evidencia de su utilización en los vehículos placas N-8403 y M-1429 para el cual
fue retirado.
Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 14 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación en efecto es periodo de vacación pero también hay
que recordar que el área financiera y el área de parque y zonas verdes en los distritos
trabajan los primeros tres días en periodo de vacación es por tal motivo que se hizo uso
de vales de combustible.
Comentarios de los Auditores
Los comentarios remitidos por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital VI
no superan o subsanan los aspectos descritos en la presente observación, ya que no
existe documentación que respalde que el combustible haya sido utilizado para fines
institucionales, por lo que la observación se mantiene.
Recomendación
Recomendamos al Jefe de la Delegación Distrital VI realizar las indagaciones
necesarias con el objeto de comprobar si el combustible fue utilizado en fines
institucionales, caso contrario realizar las acciones administrativas pertinentes a efecto
de obtener el reintegro de $148.59 correspondiente a cupones de combustible.
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3. Suministro de combustible a equipos de transporte que se encontraban en
reparación.
Observación
En liquidación de cupones de combustible identificamos el abastecimiento de gasolina y
diesel por un monto de $114.30 a 2 vehículos institucionales y a una motocicleta,
comprobando que en esas fechas los equipos de transporte se encontraban en
reparación en las instalaciones de plantel y talleres y en la Sección de Inventarios y
Transporte CAM, según se muestra en el siguiente detalle:
Cuadro N° 5 Vehículos que abastecieron combustible estando en reparación en taller
automotriz.
Tipo de Vehículo
Placa
Fecha del Taller automotriz
Factura
Entrada Salida Fecha Número Monto $
Microbús N3859 19/02/13 07/03/13
01/03/13 245571 22.86
20/02/13 244064 11.43
244065 11.43
17/04/13 22/04/13 19/04/13 254529 22.85
Sub Total 68.57
Pick up N10622 03/09/12 ** 05/01/13 236179 34.30
Sub Total 34.30
Motocicleta M1429 21/06/13 10/09/13 25/06/13 145435 11.43
Sub Total 11.43
Total General 114.30 ** A la fecha del presente informe se encuentra en el taller.
Normativa Incumplida
Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria celebrada el día ocho de junio de
2010. Instructivo consumo de combustible.
3.1 Política para el consumo de combustible.
Para una mejor administración de los bienes de la Alcaldía se establece como política
general para el consumo de combustible los siguientes aspectos:
a) El consumo de combustible es exclusivo para los vehículos propiedad de la
Municipalidad.
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Circular 002/2010 de fecha 23 de junio de 2010.
Señores: Gerentes, Subgerentes, Directores de Distritos, Jefes de Unidades y/o
Departamento.
Presente.
Por este medio hago de su conocimiento, que el Honorable Concejo Municipal, aprobó
según Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria del ocho de junio del 2010, el
“INSTRUCTIVO PARA EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE SAN SALVADOR”, con el fin de mejorar la administración del uso del
combustible. Asimismo, se les solicita le den el debido cumplimiento a lo aprobado
dentro del instructivo.
Se anexan copias de los formatos establecidos.
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Estilo de Gestión
Artículo 15.- El Concejo Municipal, juntas directivas de entidades descentralizadas y
jefatura de unidades organizativas, deberán administrar los recursos de la Municipalidad
considerando el nivel de riesgo de cada una de las decisiones, tomando en cuenta el
costo beneficio, permitiendo la evaluación del desempeño y de la gestión realizada por
el fomento de la transparencia.
Documentación de Soporte
Artículo 65.- El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias, directores y jefaturas,
contarán con la documentación necesaria que soporte y demuestre las operaciones que
realicen, ya que con ésta se justifique e identifique la naturaleza, finalidad y resultado
de las mismas; asimismo, éstas deberán contener datos y elementos suficientes que
faciliten su análisis.
Causa
Es causado por falta de verificación y/o supervisión adecuada, por parte de la Jefatura
de Servicios Internos ya que no constato la información contenida en los controles
internos.
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Efecto
Genera el riesgo de que el recurso no fuera utilizado en fines institucionales ya que no
existe evidencia de su utilización en los vehículos placas N-3859, N-10622 y M-1429
para los cuales fue retirado.
Comentarios de la Administración:
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 14 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación en efecto hay vales de combustible diesel y gasolina
regular, canjeados a vehículos que en ese momento estaban es reparación en el taller
automotriz debido a que en talleres si el vehículo no cuenta con el suficiente
combustible para realizarle las pruebas pertinentes para darlo por reparado ellos
solicitan a la dependencia a donde está asignado el vehículo vales de combustible y así
poder realizar las pruebas y también si es necesario para el lavado de piezas. Por tal
motivo es que hubieron vales que se utilizaron en fechas donde los vehículos estaban
en reparación.
Comentarios de los Auditores
Los comentarios remitidos por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital VI
no superan o subsanan los aspectos descritos en la presente observación, ya que no
existe documentación que respalde que el combustible haya sido entregado a talleres
para utilizarlo en los vehículos en reparación, por lo que la observación se mantiene.
Recomendación
Recomendamos al Jefe de la Delegación Distrital VI establecer controles suficientes y
necesarios a efecto de dejar evidencia de la entrega de cupones de combustible al
departamento de talleres para los vehículos en reparación.
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4. No existe delimitación sobre autorización de personal para el retiro de
cupones de combustible (gasolina y diesel).
Observación
El Jefe de la Delegación Distrital VI no ha definido por escrito el personal autorizado
para el retiro de cupones de combustible (gasolina y diesel), se cuantificó entre
recurrentes y ocasionales 14 personas diferentes a las que se les ha hecho entrega de
cupones, sin que todos califiquen por sus actividades o funciones, asimismo
encontramos a una persona que retiró cupones de combustible que no aparece en
planilla de la Delegación Distrital.
Cuadro N° 6 Detalle del personal que retiró cupones de combustible (gasolina y diesel).
N° Nombre del que retiro el cupón Cargo Según Planilla
1. Mauricio Ernesto Orellana Duran. Jefe del Departamento Servicios Internos.
2.
Axssa Elizabeth Peña López.
Gestor de desarrollo Comunitario (Encargada
del control y distribución de cupones
combustible durante el período de julio 2011 a
mayo de 2013 )
3. Julio Cesar Arévalo Martínez. Jefe del Departamento Desarrollo Local
4. José Roberto García Pineda. Mensajero
5. Carlos David Durán. Coordinador Área de Parques y Zonas Verdes
6. Julio Cesar Sandoval Guadron.
Supervisor Administrativo Parques y Zonas
Verdes
7. Juan Antonio Miranda. Motorista
8. Reyna Angélica González
Salamanca Gestor de Desarrollo Comunitario
9. José Armando Belloso Gavidia. Motorista de Camión
10. Saúl Pineda. No aparece en planilla (Mensajero D-3)
11. Ricardo Enrique Ayala Hernández. Referente de Deportes
12. Dora Jesús Rosales de Molina. Ejecutivo de Relaciones Públicas
13. Kevin Eduardo Mejía Mazariego. Gestor de Desarrollo Comunitario
14. Adelio Pérez Gómez. Motorista
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Normativa Incumplida
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San
Salvador.
Actividades de Control
Artículo. 40.- Las actividades de control interno deberán establecerse de manera
integrada a cada proceso administrativo, financiero u operativo. Las medidas y prácticas
de control se orientarán al ejercicio del control previo, concurrente y posterior:
Aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección y revisión.
Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación
Artículo 41.- El Concejo Municipal, juntas directivas de entidades descentralizadas y
jefaturas, deberán establecer por medio de documento escrito las políticas y
procedimientos que definan claramente la autoridad y la responsabilidad de los
funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones, en cumplimiento a las
normas administrativas y legales.
Causa
La observación se debe a la falta de medidas de control para regular el retiro de
cupones de combustible (gasolina y diesel) por el Jefe de la Delegación Distrital.
Efecto
Lo observado genera que el encargado del control y distribución de cupones de
combustible los suministre sin restricción alguna a quién le solicite, pudiendo ser
utilizado en actividades no institucionales.
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Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 14 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación en efecto hay varias personas a las cuales se les hace
entrega de cupones de combustible debido a que se le entrega el combustible a la
persona que anda el vehículo en el momento preciso que necesita combustible debido
a que no precisamente un motorista se queda cubriendo las rutas nocturnas o los fines
de semana cuando hay eventos en el distrito. También aparecen gestores debido a que
ellos se les entrega el combustible cuando las comunidades solicitan un bus de la
institución para excursiones a algún centro turístico ya que el departamento de
participación ciudadana pone como condición para prestar los buses que el distrito
ponga el combustible o parte dependiendo el destino para donde lo solicite la
comunidad. Se menciona también al Sr. Saúl Pineda esta persona es empleado de la
municipalidad es el mensajero del distrito 3 y fue una ocasión que se le brindo apoyo a
ese distrito ya que en ese momento no contaban con vales de combustible y
necesitaban para cubrir un evento que había en ese distrito y fue la Lic. Ana Quiteño
que en ese momento estaba como jefe de Servicios Internos del distrito 3 la que me
hizo la solicitud y el Sr. Pineda los recibió.
Comentarios de los Auditores
Los comentarios de descargo remitidos por el Jefe de Servicios Internos de la
Delegación Distrital, advierten la existencia de la deficiencia observada, ya que no
existe autorización para el personal que puede retirar cupones de combustible,
por lo que la observación se mantiene y formara parte del informe final.
Recomendación
Se recomienda al Jefe de la Delegación Distrital VI definir por escrito al personal
autorizado para el retiro de cupones combustible (gasolina y diesel), tomando en cuenta
su cargo y funciones con el objetivo de implementar medidas de control.
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5. Deficiencias de Control en la administración del combustible.
Observación
Comprobamos deficiencias de control interno en la administración del combustible
(cupones de gasolina y diesel), las cuales se describen a continuación:
a) El Jefe de Servicios Internos no utiliza los formatos de bitácora de uso de vehículos,
consumo mensual por vehículo y liquidación de control de combustible establecidos
en el instructivo aprobado para el consumo de combustible, únicamente realiza la
liquidación de control de combustible, no obstante de suministrar combustible a 7
vehículos solo se ha implementado la bitácora para 2 de ellos a partir del mes de
abril del año 2013;
b) El Jefe de Servicios Internos no ha implementado bitácora en el uso de motocicletas
y camiones, que permita comprobar y justificar el uso del combustible (gasolina y
diesel), además se desconoce si el consumo mensual es racional, debido a la
variabilidad que presenta y que estos se encuentren acorde a la misión institucional,
el monto de abastecimiento es de $ 1,634.54 en gasolina y $2,788.98 en diesel.
Para mejor comprensión de lo observado se presenta el detalle del comportamiento
en consumo de combustible en los siguientes cuadros:
Cuadro N° 7 Detalle del consumo de combustible (gasolina)
Tipo de
Vehículo Placa
Meses Total $
Enero $ Febrero $ Marzo $ Abril $ Mayo $ Junio $ Julio $ Agosto $
Moto 1429 80.00 22.88 148.62 57.13 22.87 11.43 0.00 0.00 342.93
Moto 46389 194.29 125.73 228.60 240.03 251.46 45.73 114.30 91.47 1,291.61
Total 274.29 148.61 377.22 297.16 274.33 57.16 114.30 91.47 1,634.54
Cuadro N° 8 Detalle del consumo de combustible (diesel)
Tipo de Vehículo Placa Meses
Total $ Enero $ Febrero $ Marzo $ Abril $ Mayo $ Junio $ Julio $ Agosto $
Camión 2883 34.29 148.58 274.30 320.08 262.91 274.31 274.31 251.45 1,840.23
Camión Cisterna 8403 57.18 262.92 365.74 0.00 68.61 91.44 0.00 102.86 948.75
Total 91.47 411.50 640.04 320.08 331.52 365.75 274.31 354.31 2,788.98
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c) Las bitácoras de los vehículos (placas N9837 y N3859) no poseen firmas del
motorista y de la persona responsable de la supervisión de la información
consignada en las mismas, asimismo constatamos que éstas carecen de
información necesaria detallada de la misión a realizar y de los lugares visitados; así
también el kilometraje reportado para realizar las actividades no está acorde con las
distancia de los lugares visitados;
d) De conformidad al Instructivo de Consumo de Combustible el canje de cupones
debe usarse para el combustible que se refleja, es decir, gasolina para suministrar
gasolina de igual forma el diesel, sin embargo comprobamos el canje de 19 cupones
de gasolina por un monto de $ 217.17 para abastecer a los vehículos con número de
placas N3859, N9837 y N2883, siendo éstos de diesel de lo cual no se informó, ni
se solicitó autorización a la instancia correspondiente para hacer el cambio de
combustible y poder utilizar el cupón de gasolina en suministro de diesel. Lo
mencionado anteriormente se detalla en el siguiente cuadro:
Cuadro N° 9 Detalle de cupones de gasolina canjeados para ser suministrados a vehículos con
tipo de combustible de diesel. CUPON FACTURA
INICIO FINAL VALOR
$ CANTIDAD NUMERO
FECHA VALOR $
CAMION PLACA 3859
46622 46622 11.43 1 131865 11/02/2013 11.43
46817 46818 11.43 2 245571 01/03/2013 22.86
53642 53643 11.43 2 135516 14/03/2013 22.86
54627 54628 11.43 2 139656 25/04/2013 22.86
54633 54634 11.43 2 139704 26/04/2013 22.86
54635 54636 11.43 2 140085 30/04/2013 22.86
125.73
CAMION PLACA 9837
2320 2320 11.43 1 131112 04/02/2013 11.43
46799 46799 11.43 1 244022 20/02/2013 11.43
46800 46801 11.43 2 133034 21/02/2013 22.86
46815 46816 11.43 2 245170 27/02/2013 22.86
68.58
CAMION PLACA 2883
45337 45338 11.43 2 252054 06/04/2013 22.86
Total 217.17
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Normativa Incumplida
Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria celebrada el día ocho de junio de
2010. Instructivo consumo de combustible.
3.1 Política para el consumo de combustible.
e) Las Direcciones, Gerencias, Distritos y dependencias que hacen uso del
combustible, deberán utilizar los formatos establecidos por la Sub Gerencia de
Gestión de Recursos y Servicios, para tal fin.
3.3 Responsabilidad del Control en la Unidades
Al canjear el cupón deberá exigir la correspondiente factura la cual contendrá los datos
siguientes:
- Nombre sin abreviaturas de la institución
- N° de placa del vehículo o N° de inventario del equipo al cual le surten el
combustible.
- N° del cupón
- Fecha de canje
- N° de galones
- Valor factura sin fovial y subsidio que corresponda al total de cupones que
canjea.
- El fovial y subsidio
- N° de factura.
- Tipo de combustible. El cupón deberá usarse para el combustible que
refleja ejemplo: Gasolina-Gasolina y Diesel-Diesel, caso contrario la
responsabilidad de cualquier reparo de la auditoría recaerá en la persona
que lleva el control de los cupones y en el motorista en el caso de no acatar
las indicaciones.
4. Control interno de cada dependencia.
a) Cada dependencia llevará su correspondiente Bitácora, con los datos del uso del
vehículo en el cual se realiza el consumo del combustible.
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Circular 002/2010 de fecha 23 de junio de 2010.
Señores: Gerentes, Subgerentes, Directores de Distritos, Jefes de Unidades y/o
Departamento.
Presente.
Por este medio hago de su conocimiento, que el Honorable Concejo Municipal, aprobó
según Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria del ocho de junio del 2010, el
INSTRUCTIVO PARA EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE SAN SALVADOR, con el fin de mejorar la administración del uso del
combustible. Asimismo, se les solicita le den el debido cumplimiento a lo aprobado
dentro del instructivo.
Se anexan copias de los formatos establecidos.
Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos
del sector público.
Artículo 2. Cada entidad u organismo del sector público deberá llevar un efectivo control
que permita comprobar la distribución adecuada y acorde a las necesidades
institucionales del combustible.
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Estilo de Gestión
Artículo 15.- El Concejo Municipal, juntas directivas de entidades descentralizadas y
jefaturas de unidades organizativas, deberán administrar los recursos de la
Municipalidad considerando el nivel de riesgo de cada una de las decisiones tomando
en cuenta el costo beneficio, permitiendo la evaluación del desempeño y de la gestión
realizada por el fomento de la transparencia.
Objetivos del Sistema de Control Interno
Artículo 3.- El Sistema de Control Interno, tiene como finalidad coadyuvar con la
Municipalidad en el cumplimiento de los siguientes objetivos:
a) Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de la operaciones;
b) Obtener confiabilidad y oportunidad de la información; y
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c) Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones
aplicables.
Unidad de Mando
Artículo 19.- Las Juntas directivas y jefaturas, serán administrativamente responsables
de sus funciones ante una sola autoridad; además definirán claramente y por escrito
sus líneas de autoridad por medio de sus manuales y demás herramientas
administrativas. Las jefaturas deberán orientar al personal bajo su ámbito de dirección y
supervisión, conforme la visión y misión institucional para alcanzar los objetivos.
Actividades de Control
Artículo. 40.- Las actividades de control interno deberán establecerse de manera
integrada a cada proceso administrativo, financiero u operativo. Las medidas y prácticas
de control se orientarán al ejercicio del control previo, concurrente y posterior:
Aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección y revisión.
Documentación de Soporte
Artículo 65.- El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias, directores y jefaturas,
contarán con la documentación necesaria que soporte y demuestre las operaciones que
realicen, ya que con ésta se justifique e identifique la naturaleza, finalidad y resultado
de las mismas; asimismo, éstas deberán contener datos y elementos suficientes que
faciliten su análisis.
Causa
Las deficiencias de control en la administración del combustible es originado por las
siguientes causas:
a) Inobservancia a la aplicación del instructivo consumo de combustible y a las Normas
Técnicas de Control Interno Especificas por parte de la Jefatura de la Delegación
Distrital;
b) Falta de divulgación de la normativa técnica aplicable a los encargados de la
Administración del Combustible, como a los que hacen uso de este recurso;
c) Supervisión inadecuada;
d) Falta de controles en la administración y uso del combustible.
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Efecto
Lo observado genera lo siguiente:
a) Incertidumbre de que el recurso haya sido usado adecuadamente y acorde a las
necesidades de la Delegación Distrital;
b) No existe confiabilidad en el control implementado para la administración del
combustible, lo que refleja falta de transparencia en el uso de este recurso.
Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 14 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación en efecto hasta el mes de abril del año 2013 no usaba
el formato de bitácora en los vehículos y desde ese mes hasta la fecha ya se lleva un
control en cada uno de los vehículos. También sobre el canje de cupones de gasolina a
diesel ya se pide autorización para hacer dicha operación, anteriormente se desconocía
que había que pedir autorización ya que el combustible iba siempre para un vehículo de
la institución y así poder solventar las premuras y necesidades que se tenían en el
momento que se hicieron estas operaciones.
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 25 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación en efecto hasta el mes de abril del año 2013 no usaba
el formato de la bitácora en los vehículos y desde ese mes hasta la fecha ya se lleva un
control en cada uno de los vehículos. También sobre el canje de cupones de gasolina a
diesel ya se pide autorización para hacer dicha operación anteriormente se desconocía
que había que pedir autorización ya que el combustible iba siempre para un vehículo de
la institución y así poder solventar las premuras y necesidades que se tenían en el
momento que se hicieron estas operaciones.
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Comentarios de los Auditores
Los comentarios remitidos por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital VI
no superan o subsanan los aspectos descritos en la presente observación, ya que no
desvirtúan las deficiencias señaladas, en razón del siguiente análisis de sus
comentarios de descargo:
a) Al mes de agosto 2013 solamente contaba con la bitácora correspondiente a dos
vehículos, los cuales inició llevarlos en el mes de abril como él lo menciona faltando
el de los ortos vehículos y motocicletas y no envía documentación que evidencie
que a la fecha lleve la bitácora de todos los vehículos.
b) No remite documentación que evidencie o soporte la solicitud de autorización del
canje de combustible.
6. Inconsistencia de firmas de empleados plasmadas en los Reportes de Control
de entrega de cupones de combustible.
Observación
Analizamos el Reporte de Control de Combustible (gasolina y diesel) correspondiente al
período de enero a agosto 2013, elaborados por la Sra. Axssa Elizabeth Peña
López/Gestor de Desarrollo Comunitaria y Licenciado Mauricio Ernesto Orellana
Durán/Jefe de Servicios Internos, el cual contiene entre otros datos el número de cupón
de combustible entregado, nombre y firma de la persona que recibe; al comparar las
firmas de las personas que aparecen en dicho Reporte que recibieron los cupones de
combustible, con las firmas de planilla de salarios, observamos que no coinciden, y
para comprobar su veracidad se convocaron a esta Unidad a los empleados que
presentan inconsistencias con su firma con el objetivo de confirmar si la firma que
aparece en el Reporte corresponde o no a ellos, encontrándose las siguientes
situaciones:
a) Se confirmó que varias firmas no corresponden al nombre del empleado que
aparece haber recibido el cupón de combustible, las cuales han tratado de
semejarlas, lo que muestra un indicio de falsificación de firmas;
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b) En algunos casos firma de recibido la Sra. Peña López, en el nombre del empleado
que aparece haber retirado el cupón;
c) En otros casos no se encuentra firma de la persona que recibe, encontrándose la
casilla en blanco.
De todas estas situaciones se estableció la cantidad de 153 cupones de combustible
(de $11.43 el valor de cada cupón) equivalente a un monto de $1,748.79, que no han
sido recibidos por los empleados que refleja el reporte control de entrega de
combustible, según el siguiente detalle:
Cuadro N° 10 Detalle de cupones de combustible con firmas de recibido que presentan
inconsistencias. Encargado de Control de Combustible: Sra. Axssa Elizabeth Peña López Periodo determinado: De Enero a Mayo 2013
N° Nombre de la persona que aparece haber recibido el
cupón
Cupones Comentarios
Número Valor $ Monto $
1 José Roberto García Pineda 66 11.43 754.38 Ver anexo 3
2 Julio Cesar Arévalo Martínez 24 11.43 274.32 Ver anexos 5
3 Julio Cesar Sandoval Guadrón 1 11.43 11.43 Ver anexos 7
4 Miguel Ángel Crespín 38 11.43 434.34 Ver anexos 9
5 Carlos David Durán 9 11.43 102.87 Ver anexos 11
Total 138 1,577.34
Cuadro N° 11 Detalle de cupones de combustible con firmas de recibido que presentan
inconsistencias. Encargado de Control de Combustible: Mauricio Ernesto Orellana Durán Periodo determinado: De Junio a Agosto 2013
N° Nombre de la persona que aparece
haber recibido el cupón Cupones
Comentarios Número Valor $ Monto $
1 José Roberto García Pineda 4 11.43 45.72 Ver anexo N° 4
2 Julio Cesar Arévalo Martínez 2 11.43 22.86 Ver anexo N° 6
3 Julio Cesar Sandoval Guadron 6 11.43 68.58 Ver anexo N° 8
4 Miguel Ángel Crespín 3 11.43 34.29 Ver anexo N° 10
Total 15 171.45
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Normativa Incumplida
Circular 002/2010 de fecha 23 de junio de 2010.
Señores: Gerentes, Subgerentes, Directores de Distritos, Jefes de Unidades y/o
Departamento.
Presente.
Por este medio hago de su conocimiento, que el Honorable Concejo Municipal, aprobó
según Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria del ocho de junio del 2010, el
“INSTRUCTIVO PARA EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE SAN SALVADOR”, con el fin de mejorar la administración del uso del
combustible. Asimismo, se les solicita le den el debido cumplimiento a lo aprobado
dentro del instructivo.
Se anexan copias de los formatos establecidos.
Normas Técnicas de Control Interno específicas, de la Municipalidad de San Salvador.
Acciones Disciplinarias
Art. 27.- El Concejo Municipal, Alcalde y las jefaturas competentes, en coordinación
con los responsables del Área de Recursos Humanos, aplicarán las sanciones
disciplinarias respectivas en aquellos casos en que servidores bajo su cargo se hagan
acreedores, de acuerdo a la gravedad de la infracción o su reincidencia, según lo
regula el Reglamento Interno y de acuerdo al Manual de Procedimientos, Sistema
Disciplinario de la Carrera Administrativa Municipal y/o demás fuentes del derecho
laboral que le fueren aplicables.
Ley de la Corte de Cuentas
Responsabilidades de los administradores de Fondos y Bienes
Artículo 102.- Los funcionarios y empleados de las entidades y organismos del sector
público, que recauden, custodien, administren, autoricen, refrende, avalen, distribuyan,
registren o controlen fondos, bienes u otros recursos del Estado y de las Instituciones
Autónomas; los liquidadores de ingresos, las personas que reciban anticipos para hacer
pagos por cuenta del sector público; son responsables de verificar que el proceso de
control interno previo se haya cumplido.
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Código Penal de El Salvador
Capítulo II DE LA CORRUPCION
Peculado
Artículo 325.- El funcionario o empleado público o el encargado de un servicio público
que se apropiare en beneficio propio o ajeno, de dinero, valores, especies fiscales o
municipales u otra cosa mueble de cuya administración, recaudación, custodia o venta
estuviere encargado en virtud de su función o empleo o diere ocasión a que se
cometiere el hecho será sancionado con pena de prisión de acuerdo a las reglas
siguientes:
Si el peculado fuere hasta cien mil colones, la sanción será de seis a ocho años.
Cuando fuere superior a cien mil colones pero inferior o igual a quinientos mil colones,
la sanción será prisión de ocho a diez años.
Si el peculado fuere superior a quinientos mil colones, la sanción será prisión de doce a
quince años.
Causa
Las inconsistencias de firmas reportadas se debe a irresponsabilidad y falta de ética por
parte de las personas encargadas de distribuir los cupones de combustible, que se han
atrevido a estampar su firma por otra persona y en algunos casos hasta hacérselas lo
que puede constituir ilícito de falsificación. Así como también a la falta de una
supervisión adecuada en los reportes de control de combustible (gasolina y diesel) y de
exigencia al cumplimiento de lo establecido en el Instructivo del uso de combustible por
parte del Jefe de la Delegación Distrital.
Efecto
Las irregularidades encontradas en la administración y consumo de los cupones
combustible generan lo siguiente:
1. Detrimento patrimonial para la Municipalidad por un monto de $ 1,748.79;
2. Que los datos estadísticos reportados para el consumo de combustible utilizados en
los diferentes equipos de transporte no sean confiables.
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Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 14 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación quien era la encargada de elaborar en su momento las
liquidaciones del combustible en su debido formato era la Srita. Axssa Elizabeth Peña
quien había sido delegada para el resguardo y la liquidación de este insumo, no
obstante la Srita. López abuso de la confianza y responsabilidad que esta jefatura le
había encomendado en las funciones de asistente administrativo a tal grado de dejar de
prescindir de las funciones de la Srita. López por la falta de confianza al descubrirle una
falta sobre el hurto de unos cupones de combustible del cual hay un proceso
administrativo.
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 25 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación quien era la encargada de elaborar en su momento las
liquidaciones del combustible en su debido formato era la Srita. Axssa Elizabeth Peña
quien había sido delegada para el resguardo y la liquidación de este insumo, no
obstante la Srita. López abuso de la confianza y responsabilidad que esta jefatura le
había encomendado en las funciones de asistente administrativo a tal grado de dejar de
prescindir de las funciones de Srita. López por la falta de confianza al descubrirle una
falta sobre el hurto de unos cupones de combustible de cual hay un proceso
administrativo.
Recomendación
Se recomienda al Jefe de la Delegación Distrital realizar trámites administrativos
correspondientes, por el detrimento causado a la Municipalidad sobre los cupones de
combustible por un monto de $ 1,748.79 y por los indicios de falsificación de firmas del
personal involucrado, por parte de los responsable de llevar dicho control, con el fin de
obtener el reintegro del monto antes mencionado.
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7. Deficiencias de control sobre levantamiento físico de inventario
correspondiente a los periodos 2011 y 2012.
Observación
La Municipalidad tiene como medida de control interno que las diferentes
dependencias realicen levantamiento físico del inventario de mobiliario y equipo por lo
menos una vez por año, a través del Departamento de Control de Bienes nombrando
para ello a un Delegado de dicho Departamento y tomando como base el detalle de los
bienes asignados a cada área o departamento, sin embargo encontramos situaciones
observables que se describen a continuación:
a) Comprobamos que durante el año 2011 la Delegación Distrital realizó el
levantamiento físico de inventario de mobiliario y equipo, de lo cual no existe
evidencia en Acta de la participación y supervisión por parte del Departamento de
Control de Bienes de dicho proceso, siendo esta una de sus funciones principales;
b) La Delegación Distrital no realizó levantamiento físico de inventario de mobiliario y
equipo correspondiente al año 2012 y el Departamento de Control de Bienes no veló
por el cumplimiento de los mecanismos de control adoptados por la Municipalidad,
siendo los responsables del control administrativo de las existencias.
Normativa Incumplida
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Actividades de Control
Artículo 40.- Las actividades de control interno deberán establecerse de manera
integrada a cada proceso administrativo, financiero u operativo. Las medidas y prácticas
de control se orientarán al ejercicio del control previo, concurrente y posterior:
Aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección y revisión.
Circular 10/2012 de fecha 18 de octubre de 2012.
Por medio de la presente, se les hace de su conocimiento que el día jueves 25 del
presente mes, se realizará capacitación sobre, el Levantamiento de Inventario Físico,
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que se llevará a cabo, en el local del Centro de Convivencia Municipal Piscina Don Rúa,
a partir de las 8:00a.m. a 12:00m, donde se dará asesoría como realizar dicho informe.
Así mismo, solicito de sus buenos oficios para girar instrucciones de asistencia al
encargado de inventario de su unidad, ya que en esta actividad se entregaran los
respectivos listados y formatos de actas que serán de vital importancia para la ejecución
del procedimiento descrito.
La reunión es de carácter obligatorio, por lo que todas las unidades involucradas son
responsables de estar presentes.
Acuerdo Municipal 5.5 de sesión extraordinaria celebrada el día diez de octubre de
2010. Manual de Organización y Funciones Institucional (MOF).
4.1.2.3. Departamento de Control de Bienes.
II. Principales Funciones.
Supervisar el levantamiento de inventarios de las existencias;
Revisar inventarios físicos de bienes muebles de todas las dependencias;
Verificar el cumplimiento de los instructivos para el mejor control de los bienes
muebles y existencias.
Causa
La Deficiencia de control en levantamiento físico de inventario son generados por las
situaciones siguientes:
a) Falta de consistencia en la aplicación de la normativa técnica que regula los
procesos de levantamiento físico de inventarios por parte del Jefe del Departamento
de Control de Bienes;
b) Descuido de los controles implementados para la toma de los inventarios físicos por
parte de la jefatura de la Delegación Distrital, e incumplimiento de las funciones del
Jefe del Departamento de Control de Bienes.
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Efecto
a) Al no participar y supervisar por parte del Depto. de Control de bienes la toma física
de Inventarios se corre el riesgo que los datos presentados por la delegación
Distrital no sean reales.
b) No se conoce oportunamente el resultado de la toma física de inventarios para la
toma de decisiones.
Comentarios de los Auditores
No remitieron ningún comentario por parte de la administración, por lo que la
observación se mantiene.
Recomendación
Recomendamos al Jefe de la Delegación Distrital VI
Girar instrucciones al encargado del mobiliario y equipo llevar a cabo los procesos
establecidos en las circulares, instructivo, entre otros, a fin de cumplir con los tiempos y
todos aquellos aspectos que se encuentren regulados o establecidos para la toma de
inventarios de los bienes, con el propósito de reportar los resultados al Departamento
de Control de Bienes para que actualicen los datos de los activos de la institución.
Recomendamos al Jefe del Departamento de Control de Bienes
Ejercer supervisión en los procesos de levantamiento de inventarios en las distintas
dependencias y dar seguimiento o monitoreo de su cumplimiento con el objetivo de
mantener actualizada la información que procesan cada año, relacionada con los
activos institucionales.
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8. Mobiliario y equipo no ubicados físicamente por Auditoría.
Observación
Al cotejar el detalle del mobiliario y equipo asignado a la Delegación Distrital VI el cual
lleva el Depto. De Control de Bienes, con los reportes de control y ubicación de bienes
muebles (declaración de inventario personal), determinamos mediante constataciones
físicas que existe mobiliario y equipo que no fueron ubicados físicamente en dicha
delegación, por un monto de $18,676.61, conformado de la siguiente forma:
a) 39 artículos por un monto de $11,469.39 (valor de adquisición) que no se ubicó
físicamente en la delegación distrital (ver detalle en cuadros N°12 y 13);
b) Herramientas y equipo por $7,207.22 cargado en el inventario pero que corresponde
a un faltante en concepto de hurto en la bodega 38, el cual ya fue comunicado
mediante informe de Auditoría 09/2010 del 29 de noviembre de 2010 y está siendo
sujeto de seguimiento. El detalle de los bienes se presenta en el cuadro N° 14.
Cuadro N° 12 Detalle de Mobiliario y Equipo mayores a $ 600.00 no aparecen físicamente.
N° N° de Inventario Descripción del articulo Monto $
1. 102212405 Monitor color de 15" 1,095.06
2. 102212605 Monitor a color de 15" 1,095.06
3. 10100101607 Bomba achicadora 1,388.66
4. 10200907908 Frigorífico 1,486.00
5. 10100804605 Cortadora de grama 650.88
Total 5,715.66
Cuadro N° 13 Detalle de Mobiliario y Equipo menores a $ 600.00 que no aparecen físicamente.
N° N° de Inventario Descripción del articulo Monto $
1. 402209501 Monitor View Sonic 17" 199.85
2. 102349509 CPU 475.00
3. 102319609 CPU 435.00
4. 403420501 Hub de 16 puertos 10 base TMCA 3 211.00
5. 103708206 Regulador de Voltaje 64.00
6. 103717602 Regulador de Voltaje 151.65
7. 103719205 Regulador de Voltaje 66.39
8. 103719405 Regulador de Voltaje 66.39
9. 103733609 UPS DE 750 VA 90.00
10. 103733909 UPS DE 750 VA 90.00
11. 103734009 UPS DE 750 VA 90.00
12. 103750509 UPS DE 750 VA 91.00
13. 103756909 UPS DE 750 VA 90.00
14. 290419698 Contómetro Marca Casio Modelo DL 200L 88.61
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N° N° de Inventario Descripción del articulo Monto $
15. 400702803 Contómetro Marca Casio serie Q5125245 76.76
16. 400703005 Contómetro Marca Casio de pantalla negra 80.00
17. 50409893 Máquina de escribir eléctrica marca Olimpia 338.05
18. 2311628 Sillón tipo presidente con cabecera tapiz negro 91.43
19. 290845298 Silla secretarial Modelo 40T2972002 71.76
20. 6008441399 Silla secretarial TR/60/2002 62.86
21. 130834097 Silla tipo ejecutivo 620-06 ergonómica T93/2002 159.89
22. 370823296 Pupitre Bipersola grande TR 92/2002 77.64
23. 330844897 Escritorio tipo secretarial 105.14
24. 8029216702 Escritorio tipo secretarial 84.00
25. 8029307101 Escritorio tipo cátedra 95.31
26. 804715711 Mesa plegable metálica 96.27
27. 240820895 Mueble para computadora TR 24/2002 97.14
28. 1402001001 Esmeril de banco de 83/4 154.00
29. 1402802805 Esmeriladora angular 155.60
30. 10100102605 Bomba achicadora de agua 494.37
31. 10101303206 Motosierra con espada de 18" 501.40
32. 10101300605 Motosierra /360620459 549.18
33. 13101204102 Garlopa metálica de 22" 110.50
34. 15200607501 Cafetera de 55 tazas W.Bend 143.54
Total 5,753.73
Cuadro N° 14
Detalle del equipo y herramientas robados en bodega el 06/08/09 N° N° de Inventario Descripción Monto $
1. 01400503206 Aparato planta para soldar 3,162.60
2. 01401101205 Compresor de aire portátil 225.00
3. 01402800508 Esmeriladora angular 195.00
4. 01404903006 Taladro Roto martillo 365.40
5. 14005014-03 Aparato de Soldar 217.14
6. 01405902705 Compactadora 2,250.00
7. 14047026-06 Sierra eléctrica portátil de 9” 162.60
8. 14005047-05 Aparato de Soldar 379.00
9. 140280280-06 Esmeriladora portátil BOSCH de 9” 165.40
10. 14049008-05 Taladro BOSCH de ½” 85.08
TOTAL 7,207.22
Normativa Incumplida
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Actividades de Control
Articulo 40; Las actividades de control interno deberán establecerse de manera
integrada a cada proceso administrativo, financiero u operativo. Las medidas y prácticas
de control se orientaran al ejercicio de control previo, concurrente y posterior,
autorización, verificación, conciliación, inspección y revisión.
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Definición de Políticas y Procedimientos sobre Activos
Articulo 44.- El concejo Municipal, Juntas Directivas de entidades descentralizadas y
jefaturas, deberán establecer las políticas y procedimientos para proteger y conservar
los activos institucionales, principalmente los más vulnerables, estará segregado de
acuerdo a la naturaleza de cada activo.
Los bienes, deberán estar debidamente registrados y por lo menos una vez al año, se
cotejaran las existencias físicas con los controles correspondientes para verificar su
veracidad. La frecuencia de la comparación, dependerá de la naturaleza de los bienes.
Los activos institucionales deberán asignarse formalmente a un servidor responsable de
su custodia y en el caso de que sean varios servidores, al coordinador del equipo o al
personal de turno. Asimismo, se contara con medidas de salvaguarda: Seguros,
almacenaje, autorizaciones para acceso, según corresponda.
En lo relativo a fondos y valores, deberán llevarse a cabo arqueos independientes para
salvaguardar su integridad.
Acuerdo Municipal 9.3 de Sesión Ordinaria celebrada el dieciséis de julio de 2002.
Políticas Generales
4. En el caso de que un bien sufra daño o robo y se logre deducir responsabilidades y
se deba descontar o reponer, este deberá ser con base al valor de mercado y se
aplicará el Acuerdo Municipal 5.5 tomado en Sesión Extraordinaria celebrada el día
nueve de mayo del dos mil, para que la Municipalidad aplique los descuentos
correspondientes. De los Acuerdos municipales que se emitan para determinar
responsabilidades se deberá enviar copia al departamento de Control de Bienes.
5. Cada dependencia será responsable de realizar el inventario físico del Activo Fijo al
final de cada año e informar al Departamento de Control de Bienes, a fin de que éste
consolide y establezca faltantes y/o sobrantes, para emitir el reporte final que será
enviado al Departamento de Contabilidad para que aplique los ajustes
correspondientes, previo Acuerdo Municipal emitido para tal efecto.
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Causa
El mobiliario y equipo no ubicados físicamente es causado por las razones siguientes:
a) Inobservancia a los mecanismos de control implementados para el levantamiento de
Inventario de mobiliario y equipo;
b) Falta de comunicación entre las jefaturas de la Delegación Distrital y el
Departamento de Control de Bienes con respecto a los faltantes, los cuales ya
habían sido comunicados mediante informes de Auditoría.
Efecto
La falta de control ha generado pérdida y reducción de los bienes de la Municipalidad
por un monto de $ 25,591.35, asimismo poseen información errónea sobre los registros
contables los cuales reflejan los saldos de los activos de la Municipalidad.
Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 25 de febrero de 2014, manifiesta:
En referencia a esta observación se anexa un cuadro donde ya se identificó el
mobiliario y el equipo señalado como faltante por auditoria.
Comentarios de los Auditores
Analizamos la documentación enviada por el Jefe de Servicios Internos de la
Delegación Distrital VI, la cual no supera o subsana los aspectos descritos en la
presente observación, ya que se visito las diferentes dependencias para efectuar la
constatación física de los bienes no encontrados físicamente al momento de nuestra
intervención, constatando que varios bienes no se encuentran en el lugar que se
describe en el documento de descargo, por lo que la observación se mantiene.
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Recomendación
Recomendamos al Jefe de la Delegación Distrital VI
Girar instrucciones al encargado del inventario de la delegación distrital VI, determinar
la ubicación de los bienes muebles, si el caso fuere que han sido traslados a otra
oficina o dependencia es necesario elaborar los formularios correspondientes de
transferencia, con firma y sello de autorizado y las firmas del departamento de Control
de Bienes.
Y en el caso que sea imposible determinar su ubicación, porque el bien fue robado o
extraviado será necesario gestionar su reposición o pago del mismo en coordinación
con el Departamento de Control de Bienes; o en su defecto gestionar el respectivo
descargo del inventario debidamente justificado.
9. Bienes muebles por un monto de $ 10,911.81 que fueron hurtados e
indemnizados por la aseguradora y aún aparecen en el detalle de Inventario
de la Delegación Distrital VI.
Observación
Constatamos en el detalle de los bienes muebles asignados a la Delegación Distrital VI,
que aparecen bienes los cuales fueron hurtados durante los años 2009, 2010 y 2013
por un monto de $ 10,911.81, comprobando que la aseguradora indemnizó los bienes
muebles a la Municipalidad en los años 2011 y 2013, y aún no han sido descargados
por el Departamento de Control de Bienes, siendo los responsable del control y
seguimiento de cobertura de seguros de mobiliario y equipo, y de mantener
actualizados los inventarios de la Institución, tampoco por la Delegación Distrital siendo
los encargados de su administración. El detalle de lo observado se presenta en el
siguiente cuadro:
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Cuadro N° 15 Detalle de Bienes que el Seguro indemnizo y que aparece en el Inventario de la
Delegación Distrital VI
N° Número de Inventario
Descripción Monto $ Comentario
1. 01402802106 Esmeriladora Angular 165.40 Indemnizado por la Aseguradora Agrícola Comercial, mediante cheque N° 00277645 por un monto de $1,266.79 de fecha 15/02/2013, e ingresado a las arcas Municipales mediante recibo N° 1295658 de fecha 24 de febrero de 2011.
2. 01404702105 Sierra Circular 125.66
3. 01404706607 Sierra Circular 124.72
4. 01404904602 Taladro de ½ marca Bosch 136.39
5. 01404904702 Taladro de ½ marca Bosch 136.39
6. 01406300708 Rotomartillo de ½ 363.40
7. 13103000502 Tarraja para tubos de ½ a 2 288.00
Total 1,339.96
8.
5002300397
Pickup marca Isuzu año 1997, color blanco N-4889
9,302.86
Indemnizado por la Aseguradora Agrícola Comercial, S.A. e ingresado a las arcas Municipales el 29/08/2011, mediante recibo I-SAM N° 0175899 por un monto de $4,356.48.
9. 0103345611
Cámara digital
268.99
La Aseguradora Agrícola Comercial, S.A. mediante cheque N° 00371504 por un monto de $ 58.85.
Total General 10,911.81
Normativa Incumplida
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Activos
Articulo 44.- El concejo Municipal, Juntas Directivas de entidades descentralizadas y
jefaturas, deberán establecer las políticas y procedimientos para proteger y conservar
los activos institucionales, principalmente los más vulnerables, estará segregado de
acuerdo a la naturaleza de cada activo.
Los bienes, deberán estar debidamente registrados y por lo menos una vez al año, se
cotejaran las existencias físicas con los controles correspondientes para verificar su
veracidad. La frecuencia de la comparación, dependerá de la naturaleza de los bienes.
Los activos institucionales deberán asignarse formalmente a un servidor responsable de
su custodia y en el caso de que sean varios servidores, al coordinador del equipo o al
personal de turno. Asimismo, se contara con medidas de salvaguarda: Seguros,
almacenaje, autorizaciones para acceso, según corresponda.
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En lo relativo a fondos y valores, deberán llevarse a cabo arqueos independientes para
salvaguardar su integridad.
Causa
a) Falta de comunicación y de gestión administrativa por parte de la jefatura de la
Delegación Distrital VI y el Departamento de Control de Bienes;
b) Incumplimiento a las funciones asignadas al Departamento de Control de Bienes.
Efecto
La falta de depuración en los registros genera información de equipos y mobiliario
inexistentes en la municipalidad, así como también muestra valores económicos
erróneos en los registros contables.
Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 25 de febrero de 2014, manifiesta:
Se está gestionando con el departamento de control de bienes para que estos artículos
ya no aparezcan en el inventario de esta delegación distrital.
Comentarios de los Auditores
El comentario remitido por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital VI no
supera o subsana el aspecto descrito en la presente observación, ya que no desvirtúa la
deficiencia señalada, por lo que la observación se mantiene.
Recomendación
Se recomienda al Jefe de la Delegación Distrital VI, realizar las gestiones
administrativas en el Departamento de Control de Bienes, para que se depure el
inventario de bienes muebles, con el objetivo de reflejar únicamente los bienes que se
encuentren en dicha Delegación Distrital.
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10. Deficiente administración de los materiales y equipo provenientes del
Convenio de Cooperación con la Asociación de Proyectos Comunales de El
Salvador (PROCOMES).
Observación
Se analizó el Convenio de Cooperación firmado entre la Asociación de Proyectos
Comunales de El Salvador (PROCOMES) y la Dirección Municipal para la Gestión
Sustentable de los Desechos Sólidos, de fecha 16 de septiembre de 2008, cuyo plazo
seria de un año a partir de su firma, y el proyecto se ejecutaría en el ámbito comunitario
y delegaciones distritales, surgiendo una donación de materiales y equipo; en la revisión
del Convenio comprobamos lo siguiente:
1. No existió un detalle, ni valor económico de los materiales y equipo donados a la
Delegación Distrital VI;
2. No existió Acuerdo Municipal de aceptación de donación;
3. No encontramos evidencia de que se informó al Departamento de Control de Bienes
de la finalización del proyecto por parte de la Delegación Distrital VI, con el propósito
de evaluar los artículos que ameritaban su activación en el Inventario de Mobiliario y
equipo Institucional. (Ver Cuadro N° 16). A la fecha del presente informe ya
transcurrió 4 años y 3 meses.
Además realizamos inventario físico de los bienes donados, tomando de referencia un
detalle del equipo y los artículos proporcionado por el Jefe de Servicios Internos de la
Delegación Distrital VI, de lo cual no existe evidencia que haya sido distribuido o
entregado, constatando un faltante de 81 unidades en equipo y artículos según se
muestra en el Cuadro N° 17.
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Cuadro N° 16 Detalle de equipo y artículos donados por la Asociación de Proyectos Comunales
de El Salvador (PROCOMES) (Información proporcionado por el Jefe de Servicios Internos D-6).
N° Descripción Donación
1. Aparato para fax 1
2. Monitor 1
3. Regulador de Voltaje 1
4. Modulo para computadora 1
5. Archivo de 4 gavetas 1
6. Impresora multifuncional 1
7. Planta eléctrica 1
8. Mesa escritorio color vino 1
9. Base para radio con su antena 1
10. CPU 1
11. Carretillas con ruedas de hule 5
12. Palas punta redonda 10
13. Palas dúplex 5
14. Barras de hierro 10
15. Azadones con su cabo 10
16. Hachas con su cabo 5
17. Barras de uñas 4
18. Piochas con su cabo 10
19. Tijeras de podar 5
20. Motosierras marca stihl 1
21. Conos plásticos 10
22. Megáfonos 2
23. Reflectores completos 4
24. Cadenas de motosierras 2
25. Pares de guantes solapa corta 11
26. Extensión roja 1
27. Corvos con vainas 10
28. Lijas de nylon 4
29. Cascos protectores amarillos 13
30. Limas triangulares 2
31. Limas redondas 5
32. Rollo de cinta de seguridad amarilla 4
33. Extensión de 100 pies 2
34. Pares de botas de hule 15
35. Chalecos fluorescentes anaranjados 29
36. Camillas de madera 4
37. Entablilladora pequeñas 16
38. Entablilladora grande 16
39. Metros de madera 5
40. Lámpara de mano con baterías 15
41. Capas color amarillas 14
42. Frazadas 1
43. Colchas 2
44. Mochilas azules con botiquín 4
45. Mochilas brigadas Edan 3
46. Archivadores de palanca 4
47. Bote de aceite para motosierra 1
48. Galón de aceite lubricante 1/2
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Cuadro N° 17 Faltante de equipo y artículos donados por la Asociación de Proyectos Comunales de El
Salvador (PROCOMES)
N° Descripción Cantidad
Donada verificado Faltante
1. Base para radio con su antena 1 0 1
2. Carretillas con ruedas de hule 5 0 5
3. Palas duplex 10 5 5
4. Motosierras marca sthil 2 1 1
5. Cadenas de motosierras 2 0 2
6. Pares de guantes solapa corta 11 0 11
7. Limas Triangulares 2 0 2
8. Limas redondas 5 0 5
9. Rollos de cintas de seguridad 4 1 3
10. Extensión de 100 pies 2 0 2
11. Entablilladoras pequeñas 16 4 12
12. Lámparas de mano con baterías 15 1 14
13. Capas plásticas color amarillas 14 0 14
14. Frazadas 1 0 1
15. Colchas 2 0 2
16. Mochilas de alpinismo Edan 3 2 1
17. Total 81
Normativa Incumplida
Actividades de Control
Artículo 40.- Las actividades de control interno deberán establecerse de manera
integrada a cada proceso administrativo, financiero u operativo. Las medidas y prácticas
de control se orientarán al ejercicio de control previo, concurrente y posterior:
Aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección y revisión.
Definición de políticas y procedimientos sobre Activos
Artículo 44.- El Concejo Municipal, juntas directivas de entidades descentralizadas y
jefaturas, deberán establecer las políticas y procedimientos para proteger y conservar
los activos institucionales, principalmente los más vulnerables, estará segregado de
acuerdo a la naturaleza de cada activo.
Los bienes, deberán estar debidamente registrados y por lo menos una vez al año, se
cotejarán las existencias físicas con los controles correspondientes para verificar su
veracidad. La frecuencia de la comparación, dependerá de la naturaleza de los bienes.
Los activos institucionales deberán asignarse formalmente a un servidor responsable de
su custodia y en el caso de que sean varios servidores, al coordinador del equipo o al
personal de turno. Asimismo, se contará con medidas de salvaguarda: seguros,
almacenaje, autorizaciones para acceso, según corresponda.
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Acuerdo Municipal 9.3 de Sesión Ordinaria celebrada el dieciséis de julio de 2002.
Políticas Generales
6. En el caso de que un bien sufra daño o robo y se logre deducir responsabilidades y
se deba descontar o reponer, este deberá ser con base al valor de mercado y se
aplicará el Acuerdo Municipal 5.5 tomado en Sesión Extraordinaria celebrada el día
nueve de mayo del dos mil, para que la Municipalidad aplique los descuentos
correspondientes. De los Acuerdos municipales que se emitan para determinar
responsabilidades se deberá enviar copia al departamento de Control de Bienes.
7. Cada dependencia será responsable de realizar el inventario físico del Activo Fijo al
final de cada año e informar al Departamento de Control de Bienes, a fin de que éste
consolide y establezca faltantes y/o sobrantes, para emitir el reporte final que será
enviado al Departamento de Contabilidad para que aplique los ajustes
correspondientes, previo Acuerdo Municipal emitido para tal efecto.
Código Municipal
Artículo 30.- Son facultades del Concejo:
18. Acordar la compra, venta, donación, arrendamiento, comodato y en general
cualquier tipo de enajenación o gravamen de los bienes muebles e inmuebles del
municipio y cualquier otro tipo de contrato, de acuerdo a lo que se dispone en este
código. (7)(9).
Esta facultad se restringirá especialmente en lo relativo a la venta, donación y
comodato en el año en que corresponda el evento electoral para los Concejos
Municipales, durante los ciento ochenta días anteriores a la toma de posesión de las
autoridades municipales. (7)(9).
Causa
La deficiente administración de los materiales y equipo provenientes de convenio es
generado por lo siguiente:
a) Falta de un mecanismo de control interno adecuado para las donaciones recibidas;
b) Inexistente comunicación entre la Delegación Distrital y el Departamento de Control
de Bienes, para darle seguimiento a las donaciones recibidas e incorporarlos a los
registros de activos en los casos que ameriten.
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Efecto
Se genera pérdida de los bienes donados a la Municipalidad, así como también falta de
transparencia en la administración de dicho bienes.
Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Jefe de Servicios de la Delegación Distrital IV, de
fecha 25 de febrero de 2014, manifiesta:
El faltante que se detalla en esta observación de los artículos donados por PROCOMES
fueron utilizados en la emergencia de la tormenta 12-E en octubre del año 2012 ya que
el director de esta delegación el Lic. Carlos Arturo Molina monto un centro de
operaciones en el distrito para dicha emergencia y algunos de los artículos quedaron en
su momento a disposición de las comunidades más afectadas por el fenómeno y otros
como limas, capas, frazadas, colchas, guantes, rollos de cinta de seguridad, lámparas
son artículos desechables que se ocuparon en el momento
Comentarios de los Auditores
Los comentarios remitidos por el Jefe de Servicios Internos de la Delegación Distrital VI
no superan o subsanan los aspectos observados en la presente observación, no
desvirtuando las deficiencias señaladas, ya que no posee controles que evidencien la
entrega o utilización de dichos bienes, así mismo, no existe ubicación física de los
artículos que no son desechables, por lo que la observación se mantiene.
Recomendación
Al Jefe de la Delegación Distrital VI, se le recomienda lo siguiente:
a) Realizar las indagaciones necesarias para recuperar los bienes no encontrados,
especialmente aquellos que represente un mayor valor económico, como es el caso
de: la motosierra, la antena para radio, entre otros, caso contrario deducir
responsabilidades a efecto de reponer el bien.
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b) Analizar los controles existentes y mejorarlos con el objetivo de lograr su efectividad,
esto incluye revisar el desempeño del personal responsable de la custodia y
resguardo de los bienes de la Delegación Distrital.
DIOS UNIÓN LIBERTAD
C.c.
Dependencia Nombre
Alcaldesa Municipal en Funciones : Licda. Gloria Margarita Calderón Sol de Oñate
Sindico Municipal : Lic. José Ernesto Criollo
Director General de Desarrollo Municipal : Ing. René Oswaldo Ayala Molina
Director de Administración : Lic. José Leonidas Rivera
Subgerente de Gestión de Recursos y Servicios : Licda. Alma Verónica Merino López
Gerente de Desarrollo Social : Ing. Ismael Rodríguez Batres Jefe de la Delegación Distrital VI : Lic. Carlos Arturo Molina García Jefe Departamento de Servicios Internos : Sr. Mauricio Ernesto Orellana Durán Jefe del Depto. de Control de Bienes : Ing. Neftalí Escobar Alfaro Gestor de Desarrollo Comunitario : Sra. Axssa Elizabeth Peña López P’T’S’.
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ANEXOS Anexo de la observación N° 1 literal a)
Anexo N° 1 Motocicleta: Marca Honda Placa M46389.
Capacidad máxima del tanque: 3.5 galones. Tipo de Combustible: Gasolina.
Departamento Asignado: Mensajería.
CUPONES FACTURA TOTAL FACTURA EXCESO DE LA
CAPACIDAD DEL TANQUE DE GASOLINA
INICIO FINAL CANTIDAD NUMERO FECHA MONTO $ GALONES MONTO $ GALONES
1163 1163 1 128027 03/01/2013 11.43 2.98
1179 1184/5 3 236482 07/01/2013 34.29 8.82 $ 20.91 5.32
1200 1200 2 236764 09/01/2013 11.43 2.82
1197 1197 1 129136 15/01/2013 11.43 2.91
1198 1199 2 237712 15/01/2013 22.86 5.74
34.29 8.65 $ 20.23 5.15
1188 1188 1 237871 16/01/2013 11.43 2.87
1194 1194 1 237873 16/01/2013 11.43 2.87
2289 2289 1 129233 16/01/2013 11.43 2.91
34.29 8.65 $ 20.23 5.15
2290 2290 1 129474 18/01/2013 11.43 2.92
2300 2300 1 129883 23/01/2013 11.43 2.82
2314 2314 1 130364 28/01/2013 11.43 2.82
2315 2317 3 130726 31/01/2013 34.29 8.53 $ 19.77 5.03
Total de Consumo Mensual 194.34 49.01
2318 2318 1 130895 02/02/2013 11.43 2.84
60 60 1 131023
04/02/2013 22.86 2.84
57 57 1 04/02/2013 - 2.85
22.86 5.69 $ 8.61 2.19
2319 2319 1 131349 06/02/2013 11.43 2.79
46621 46621 1 131835 11/02/2013 11.43 2.80
46793 46793 1 132265 14/02/2013 11.43 2.80
46822 46822 1 132372 15/02/2013 11.43 2.72
46820 46821 2 132647 18/02/2013 22.86 5.59 $ 8.21 2.09
46803 46803 1 133157 22/02/2013 11.43 2.63
46814 46814 1 245010 26/02/2013 11.43 2.64
Total de Consumo Mensual 125.73 30.50
46819 46819 1 245597 01/03/2013 11.43 2.64
53657 53657 1 247358 11/03/2013 11.43 2.55
53637 53637 1 247675 12/03/2013 11.43 2.55
53638 53638 1 247674 12/03/2013 11.43 2.55
22.86 5.10 $ 6.29 1.60
53641 53641 1 247879 13/03/2013 11.43 2.55
53640 53640 1 247880 13/03/2013 11.43 2.55
53639 53639 1 247825 13/03/2013 11.43 2.55
34.29 7.65 $ 16.30 4.15
53650 53650 1 248235 15/03/2013 11.43 2.38
53653 53653 1 248930 19/03/2013 11.43 2.52
53656 53656 1 249225 20/03/2013 11.43 2.35
53654 53655 2 249191 20/03/2013 22.86 5.04
34.29 7.39 $ 15.28 3.89
Página 51 de 56
CUPONES FACTURA TOTAL FACTURA EXCESO DE LA
CAPACIDAD DEL TANQUE DE GASOLINA
INICIO FINAL CANTIDAD NUMERO FECHA MONTO $ GALONES MONTO $ GALONES
53658 53658 1 249457 21/03/2013 11.43 2.52
53651 53652 2 249459 21/03/2013 22.86 5.04
34.29 7.56 $ 15.96 4.06
44969 44970 2 249683 22/03/2013 22.86 5.07
44966 44968 3 249708 22/03/2013 34.29 7.60
57.15 12.67 $ 36.04 9.17
Total de Consumo Mensual 228.60 50.46
45348 45348 1 251494 03/04/2013 11.43 2.56
45347 45347 1 251692 04/04/2013 11..43 2.56
45336 45336 1 251971 05/04/2013 11.43 2.56
45340 45340 1 251869 05/04/2013 11.43 2.56
22.86 5.12 $ 6.37 1.62
45339 45339 1 252413
08/04/2013 22.86 2.59
45334 45334 1 08/04/2013 - 2.59
45333 45333 1 252362 08/04/2013 11.43 2.59
34.29 7.77 $ 16.78 4.27
45332 45332 1 252550 09/04/2013 11.43 2.59
45331 45331 1 252889 11/04/2013 11.43 2.59
45330 45330 1 253222 12/04/2013 11.43 2.59
54612 54612 1 253655 15/04/2013 11.43 2.58
45349 45349 1 253633 15/04/2013 11.43 2.58
45325 45326 2 253632 15/04/2013 22.86 5.16
45.72 10.32 $ 26.80 6.82
54615 54616 2 254088 17/04/2013 22.86 5.32 $ 7.15 1.82
54624 54624 1 254288 18/04/2013 11.43 2.66
54613 54614 2 254530 19/04/2013 22.86 4.93 $ 5.62 1.43
54625 54625 1 255006 22/04/2013 11.43 2.68
54626 54626 1 255618 25/04/2013 11.43 2.68
Total de Consumo Mensual 240.03 54.37
60902 60903 2 257639 06/05/2013 22.86 5.50
60895 60895 1 257530 06/05/2013 11.43 2.75
34.29 8.25 $ 18.66 4.75
60904 60904 1 257901 08/05/2013 11.43 2.75
60907 60907 1 258797 13/05/2013 11.43 2.58
60908 60909 2 258874 13/05/2013 22.86 5.16
34.29 7.74 $ 16.67 4.24
60916 60916 1 259301 15/05/2013 11.43 2.72
60917 60917 1 259302 15/05/2013 11.43 2.72
22.86 5.44 $ 7.62 1.94
60922 60922 1 259485 16/05/2013 11.43 2.72
60918 60918 1 259486 16/05/2013 11.43 2.72
60919 60920 2 141653 16/05/2013 22.86 5.55
60921 60921 1 259484 16/05/2013 11.43 2.72
57.15 13.71 $ 40.12 10.21
60923 60924 1 259715 17/05/2013 22.86 5.15
61653 61653 1 261815 28/05/2013 11.43 2.29
61654 61654 1 261412 28/05/2013 11.43 2.29
61655 61655 1 262039 28/05/2013 11.43 2.29
61656 61656 1 261913 28/05/2013 11.43 2.29
61657 61657 1 261882 28/05/2013 11.43 2.29
Página 52 de 56
CUPONES FACTURA TOTAL FACTURA EXCESO DE LA
CAPACIDAD DEL TANQUE DE GASOLINA
INICIO FINAL CANTIDAD NUMERO FECHA MONTO $ GALONES MONTO $ GALONES
57.15 11.45 $ 31.24 7.95
61664 61664 1 89172 31/05/2013 11.43 2.70
Total de Consumo Mensual 251.46 57.19
63023 63023 1 146178 03/07/2013 11.43 2.80
63025 63025 1 270038 04/07/2013 11.43 2.75
63026 63026 1 271120 10/07/2013 11.43 2.75
63792 63792 1 272223 15/07/2013 11.43 2.78
63793 63793 1 272715 17/07/2013 11.43 2.78
63794 63794 1 272997 18/07/2013 11.43 2.78
63795 63795 1 273861 22/07/2013 11.43 2.78
63802 63802 1 274718 25/07/2013 11.43 2.68
63804 63804 1 275500 29/07/2013 11.43 2.71
63805 63805 1 276161 31/07/2013 11.43 2.71
Total de Consumo Mensual 114.30 27.52
Total de combustible suministrado en exceso a la capacidad del tanque de la moto.
$ 364.86 92.85
*Promedio del precio por galón $3.93
Anexo N° 2
Motocicleta: marca Honda Placa M1429 Capacidad máxima del tanque: 2.25 galones.
Tipo de Combustible: Gasolina Departamento Asignado: Mensajería.
CUPONES FACTURA TOTAL FACTURA EXCESO DE LA
CAPACIDAD DEL TANQUE DE GASOLINA
INICIO FINAL CANTIDAD NUMERO FECHA MONTO $ GALONES MONTO $ GALONES
1182 1183 2 128740 10/01/2013 22.86 5.82 14.03 3.57
1195 1196 2 129137 15/01/2013 22.86 5.82 14.03 3.57
2291 2292 2 130009 24/01/2013 22.86 5.64 13.32 3.39
2313 2313 1 130377 28/01/2013 11.43 2.82 2.24 0.57
Total de Consumo Mensual 80.01 20.01
46610 46611 2 131623 08/02/2013 22.86 5.46 12.61 3.21
Total de Consumo Mensual 22.86 5.46
53659 53660 2 134890 09/03/2013 22.86 5.08 11.12 2.83
53635 53636 2 135168 12/03/2013 22.86 5.18 11.51 2.93
53634 53634 1 248058 14/03/2013 11.43 2.55
53633 53633 1 248059 14/03/2013 11.43 2.55
22.86 5.10 11.20 2.85
44957 44958 2 136380 21/03/2013 22.86 5.16
44964 44965 2 136381 21/03/2013 22.86 5.16
45.72 10.32 31.72 8.07
44981 44981 1 136676 25/03/2013 11.43 2.58
Página 53 de 56
CUPONES FACTURA TOTAL FACTURA EXCESO DE LA
CAPACIDAD DEL TANQUE DE GASOLINA
INICIO FINAL CANTIDAD NUMERO FECHA MONTO $ GALONES MONTO $ GALONES
44979 44980 2 136675 25/03/2013 22.86 5.16
34.29 7.74 21.58 5.49
Total de Consumo Mensual 148.59 33.42
45335 45335 1 251972 05/04/2013 11.43 2.56
54629 54632 4 255796 26/04/2013 45.72 10.73 33.33 8.48
Total de Consumo Mensual 57.14 13.29
60905 60906 2 141145 11/05/2013 22.86 5.59 13.13 3.34
TOTAL 189.82* 48.20 *Promedio del precio por galón $3.93
Anexo de la observación N° 6
Anexo N° 3 Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de
control de combustible. Encargado de Control de Combustible: Sra. Axssa Elizabeth Peña López
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
José Roberto García Pineda
05/01/13 1163 1163 1 11.43
07/01/13 1179 1179 1 11.43
07/01/13 1182 1185 4 45.72
10/01/13 1188 1188 1 11.43
15/01/13 1194 1200 7 80.01
25/01/13 4674 4675 2 22.86
29/01/13 4680 4685 6 68.58
02/02/13 42470 42477 8 91.44
05/02/13 42481 42482 2 22.86
11/02/13 46621 46621 1 11.43
14/02/13 42888 42892 5 57.15
25/02/13 44010 44011 2 22.86
01/03/13 46817 46819 3 34.29
12/03/13 53633 53641 9 102.87
19/03/13 53653 53657 5 57.15
19/03/13 44742 44742 1 11.43
09/03/13 53659 53660 2 22.86
13/05/13 60908 60909 2 22.86
28/05/13 61657 61657 1 11.43
06/06/13 61665 61666 3 34.29 Total 66 $ 754.38
Página 54 de 56
Anexo N° 4 Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de control de
combustible.
Encargado de Control de Combustible: Licenciado Mauricio Ernesto Orellana Durán
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
José Roberto García Pineda 31/07/13 67298 67301 4 45.72
Total 4 45.72
Anexo N° 5
Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de control de combustible.
Encargado de Control de Combustible: Sra. Axssa Elizabeth Peña López
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
Sr. Julio Cesar Arévalo Martínez
08/01/13 1186 1187 2 22.86
04/02/13 2320 2320 1 11.43
24/01/13 4669 4671 3 34.29
24/01/13 4678 4679 2 22.86
14/02/13 42886 42887 2 22.86
05/02/13 42478 42480 3 34.29
06/12/12 057 057 1 11.43
06/12/12 60 60 1 11.43
06/02/13 42485 42485 1 11.43
04/03/13 44740 44741 2 22.86
29/09/13 56941 56942 2 22.86
17/09/13 56117 56119 3 34.29
19/09/13 56129 56129 1 11.43
Total 24 274.32
Anexo N° 6
Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de control de combustible.
Encargado de Control de Combustible: Licenciado Mauricio Ernesto Orellana Durán
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
Sr. Julio Cesar Arévalo Martínez 26/06/13 74868 74869 2 22.86
Total 2 22.86
Anexo N° 7
Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de control de combustible.
Encargado de Control de Combustible: Sra. Axssa Elizabeth Peña López
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
Sr. Julio Cesar Sandoval Guadron 13/06/13 61667 61667 1 11.43
Total 1 11.43
Página 55 de 56
Anexo N° 8 Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de
control de combustible. Encargado de Control de Combustible: Licenciado Mauricio Ernesto Orellana Durán
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
Sr. Julio Cesar Sandoval Guadron 13/07/13 63786 63791 6 68.58
Total 6 68.58
Anexo N° 9 Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de
control de combustible. Encargado de Control de Combustible: Sra. Axssa Elizabeth Peña López
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
Sr. Miguel Ángel Crespín
21/01/13 4662 4663 2 22.86
24/01/13 4672 4673 2 22.86
28/01/13 4676 4677 2 22.86
11/02/13 46622 46622 1 11.43
07/03/13 44747 44748 2 22.86
07/03/13 49428 49429 2 22.86
11/03/13 49451 49452 2 22.86
15/03/13 50029 50035 7 80.01
19/03/13 50036 50038 3 34.29
20/03/13 50040 50040 1 11.43
02/05/13 56943 56947 5 57.15
06/05/13 58034 58035 2 22.86
07/05/13 58050 58052 3 34.29
12/05/13 58070 58073 4 5.72
Total 38 434.34
Anexo N° 10
Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de control de combustible.
Encargado de Control de Combustible: Licenciado Mauricio Ernesto Orellana Durán
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
Sr. Miguel Ángel Crespín 14/06/13 72441 72442 2 22.86
23/07/13 64793 64793 1 11.43
Total 3 34.29
Anexo N° 11 Detalle de cupones que no corresponden a las firmas reflejadas en reporte de
control de combustible. Encargado de Control de Combustible: Sra. Axssa Elizabeth Peña López
Nombre del empleado que aparece en el control que retira el cupón de combustible (gasolina y diesel)
Cupón
Fecha Del Al Cantidad Monto $
Sr. Carlos David Durán 11/01/13 1189 1193 5 57.15
17/01/13 37661 37664 4 45.72
Total 9 102.87
Página 56 de 56
Anexo N° 12
Establecimiento del monto a reintegrar del hallazgo N° 1
1. Exceso de suministro de combustible en tanque de moto $ 554.68 2. Combustible para área de parques y zonas verdes 1,410.91
Total $ 1,965.59
Menos: Detalle de cupones que se encuentran en Acta de inconsistencia de firmas: $ 525.78 Total $ 1,439.81
Detalle de cupones que se encuentran en Actas que presentan inconsistencia de
firmas.
N° Cupones
Monto Comentarios Del Al Cantidad
1. 1163 1163 1 $ 11.43
Acta de José Roberto García Pineda
2. 1179 1184/85 3 34.29
3. 1200 1200 1 11.43
4. 1197 1199 3 34.29
5. 1188 1188 1 11.43
6. 1194 1194 1 11.43
7. 57 57 1 11.43 Acta de Julio Cesar Arévalo Martínez 8. 60 60 1 11.43
9. 46621 46621 1 11.43
Acta de José Roberto García Pineda
10. 46819 46819 1 11.43
11. 53657 53657 1 11.43
12. 53637 53638 2 22.86
13. 53640 53641 2 22.86
14. 53653 53656 4 45.72
15. 60908 60909 2 22.86
16. 61657 61657 1 11.43
17. 1182 1183 2 22.86
18. 53659 53660 2 22.86
19. 53633 53636 4 45.72
1. 61667 61667 1 $ 11.43 Acta de Julio Cesar Guadrón
2. 63786 63791 6 68.58
3. 1189 1193 5 57.15 Acta de Carlos David Durán.
Total 46 $ 525.78
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