View
12
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Introducción
El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente al
Despacho de la Dirección de Finanzas , de la Gobernación del Estado Táchira, es de
observancia general, sirve como instrumento de información y consulta.
Es elaborado y revisado por la Sección de Organización y Métodos en coordinación con el
personal adscrito al Despacho de la Dirección de Finanzas , de la Gobernación del Estado,
bajo la supervisión del Jefe del área.
El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es
proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento
de la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y
el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento de consulta y de
adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para la delegación de
funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo para desarrollar sus
actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación, supervisión y control de las
responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el progreso de la organización.
Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de los
Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas que
ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Índice
Contenido Código
Introducción D
Conceptos D
Estructura del manual D
Uso del manual D
Manual de Organización D
BASE LEGAL D-BL
NORMAS
Normas Generales de Archivo D-1N
PROCEDIMIENTOS
Cotejo de información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa Proveedora. D-1P
Firma de una Orden de Pago D-2P
Recepción y Archivo de Expedientes/Documentación perteneciente a la Dirección de Finanzas D-3P
Préstamo de Expedientes/Documentación perteneciente a la Dirección de Finanzas a Personal adscrito a la misma.
D-4P
Préstamo de Expedientes/Documentación perteneciente a la Dirección de Finanzas a Dependencias no adscritas a la Dirección de Finanzas. D-5P
Préstamo de Expedientes/Documentación perteneciente a la División de Tesorería a Personal adscrito a la Dirección de Finanzas. D-6P
Adjudicación/Declaración de Desierto Procedimiento Consulta de Precios D-7P
Firma de de Órdenes de Compra/Servicio. D-8P
INSTRUCTIVOS
Control de Préstamo D-01F
Control de Copias del Archivo de Tesorería. D-02F
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Conceptos
PROPÓSITO DEL MANUAL: El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y
Procedimientos es mantener en forma ordenada, sistemática y al alcance de los
trabajadores, toda la información concerniente a las funciones y objetivos del Despacho de
la Dirección de Finanzas.
IMPORTANCIA: Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos
muy útiles de comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea,
facilitándole una visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias
responsabilidades, como parte integrante de las principales funciones de la organización,
estructura jerárquica y objetivos de cada unidad organizativa.
ALCANCE: Este Manual de Organización Normas y Procedimientos involucra todas las
unidades organizativas del Despacho de la Dirección de Finanzas.
PRESENTACIÓN: Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre
toda la información necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad
organizativa, Funciones, Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se
estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.
POLÍTICAS : Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar
para la realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites
dentro de los cuales se deben desarrollar.
Estas políticas establecidas por la alta Dirección de la Gobernación, están dirigidas al logro
de los objetivos principales de la misma.
NORMAS: Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se
deben efectuar las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de
lograr un mejor desarrollo de las mismas.
Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y
por ende al logro de los objetivos.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Conceptos
PROCEDIMIENTO: Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor,
los cuales especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal
involucrado, relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los
procesos que se llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y
coordinada.
MÉTODO: Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de
recursos materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva
al logro de los objetivos.
ACTIVIDADES : Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo
determinado, dirigidas al logro de un objetivo específico; Determinan el grado de
responsabilidad y autoridad del cargo.
TAREAS : Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus
actividades, forman la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso
de los mismos.
DIAGRAMA ESTRUCTURAL: Es la organización formal en la que se establecen los niveles
jerárquicos y se específica la división de funciones, la interrelación y coordinación que
deben existir entre las diferentes unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento
de los objetivos, es un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de
toma de decisiones.
DIAGRAMA DE POSICIÓN: Es la organización formal en la que se establecen los cargos que
existen en las diferentes unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los
objetivos, es un marco administrativo de referencia.
NIVEL JERÁRQUICO: Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un
grado determinado a las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad;
independientemente de la clase de función que se les encomiende.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Conceptos
ORGANIGRAMA: Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en
forma resumida la estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las
relaciones entre las unidades que la componen.
UNIDAD ORGANIZATIVA: Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el
ejercicio de una o varias funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.
FUNCIÓN: Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para
alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es
responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-
administrativas vigentes.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Estructura del manual
PRESENTACIÓN:
Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la
información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución;
de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de
ellos.
Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y
con una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura
Nº 1)
Fig. Nº. 1
EJEMPLO:
DESPACHO DE LA DIRECCIÓN
DE FINANZAS
(DENOMINACIÓN
DE LA UNIDAD
ORGANIZATIVA )
Logotipo
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Estructura del manual
ESTRUCTURA INTERNA :
Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá
mantenerla bajo una misma forma de presentación.
Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por el
Sección de Organización y Métodos, quien elaborará en original y (n) número de copias, las
cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y permanecerán en el
Manual hasta que se realice alguna modificación.
La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se
muestra a continuación:
GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ÁREA:
ASUNTO:
CÓDIGO
FECHA DE VIGENCIA 1
2
3
4
5
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Estructura del manual
CÓDIGO DE
CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN
1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.
2 Asunto Título de la información presentada.
3 Código Código del Área
4 Fecha de Vigencia Codificación asignada, por el Departamento de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.
5 (Espacio Blanco) Área destinada para la impresión o vaciado de la información.
CÓDIGO:
Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por el
Sección de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual de
Normas y Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control.
Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera
necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada
área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Estructura del manual
Z X X X X - Z
Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)
Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas.
Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
Búsqueda de Información
El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales
de Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la
Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información
relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la
productividad en las mismas.
Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma estructura
y una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,
ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información
referente a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código -
parámetro fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad
organizativa especifica.
El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos
denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos
con la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones
especificando:
a.- Para Políticas y Normas:
I. Objetivo
II. Contenido
b.- Para Procedimientos:
I. Objetivo
II. Extensión
III. Formularios utilizados
IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas.
Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
La primera denominación “RESPONSABLE” , en el cual se indica la unidad
organizacional o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del
procedimiento, segunda denominada “ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de
pasos a seguir por cada responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los
documentos que hace mención el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos
o formularios se encierran entre comillas, los originales tanto para los documentos como
para los instructivos se representan con el Cero (0), las copias con el número uno en la
adelante (1).
Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)
c.- Para instructivos de formularios:
I. Título
II. Objetivos
III. Origen
IV. Frecuencia de preparación
V. Elaboración
VI. Distribución
VII. Período de archivo
VIII. Características
IX. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que contienen,
bajo la referencia numérica.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas.
Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
2. Diagramas de Flujo o Flujo gramas:
Nombre Símbolo Función
Terminal
Representa el inicio y fin de un programa. También puede representar una parada o interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.
Operación
Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”
Decisión
Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir
Conector de Proceso 1
Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1
Indicador de dirección o línea de flujo
Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.
Documento Forma
Formulario
Representa un documento, formulario, tarjeta, carnet o cualquier otro material impreso.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas.
Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
Nombre Símbolo Función
Documentos
2
1
0
Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnet o cualquier material impreso.
Documentos
Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.
Archivo Temporal T
Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.
Archivo Permanente P
Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.
Conector de Página A
Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.
Procesamiento electrónico de Datos
Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas.
Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
La interpretación de esta simbología en los flujogramas es sencilla. Una vez que se ha
ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujograma
correspondiente seguidamente de éste.
Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial los
pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.
Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la
secuencia del procedimiento.
Todas esta información, procesada e impresa por la sección de Organización y Métodos,
será distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información de la cual
sean responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se encuentren
involucradas.
Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las Unidades
Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas. Codificación
El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes
son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se
utiliza para codificar cada unidad organizativa.
Código Dependencia Código Dependencia
D Dirección de Finanzas
CIBI Comisión de Inventarios de Bienes Inmuebles.
CDBM Comisión de Desincorporación de Bienes Muebles.
ORRC Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas.
UTACRS
Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento,
Control de Ejecución y Cumplimiento de los
Compromisos de Responsabilidad Social
1 División de Tesorería.
2 División de Contabilidad Fiscal.
3 División de Contabilidad Presupuestaria
4 División de Adquisición de Bienes y Servicios
5 División de Administración de Bienes
6 División de Recaudación Tributaria
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
OBJETIVO:
Unidad organizativa de carácter operativo que tiene por objeto planificar, coordinar, dirigir,
ejecutar y controlar las políticas financieras del Estado Táchira, con el fin de optimizar los
recursos a través de su correcta adecuación y racionalización mediante la utilización de
mecanismos que conduzcan a una gerencia participativa, basándose en los lineamientos
estratégicos nacionales y regionales, fundamentados en el marco legal vigente.
MISIÓN:
Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar y controlar las políticas financieras del Ejecutivo del
Estado Táchira, con el fin de optimizar los recursos a través de su correcta inversión y
racionalización, mediante la utilización de mecanismos que conduzcan a una gerencia eficaz
y participativa, basándose en los lineamientos estratégicos emanados por el Ejecutivo
Regional fundamentados en los preceptos constitucionales y en los demás principios
contenidos en el marco legal vigente.
VISIÓN:
Ser el ente rector de las políticas financieras y tributarias con el fin de administrar
eficientemente los fondos públicos del Tesoro Estadal, bajo los principios de equidad,
honestidad y racionalidad, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, a fin de
lograr la distribución justa y equitativa de los mismos, en pro del beneficio de la colectividad
habitantes en el Estado Táchira y del desarrollo social y económico de la Región.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
CONSTITUCIÓN:
(Según relación de cargos fijos 2.013)
Reportan a esta Dirección: un (01) Director(a).
Un (01) Analista Financiero Jefe, un (01) Ingeniero Civil Jefe I, un (01) Auditor II, un (01)
Auditor I, un (01) Contabilista III, un (01) Revisor de Contraloría I, un (01) Secretario
Ejecutivo III.
CONSTITUCIÓN:
(Según funcionamiento actual)
Reportan a esta Dirección: un (01) Director(a).
Personal Fijo: Una (01) Secretaria Ejecutiva III, un (01) Bedel.
Comisión de Servicio: Un (01) Abogado II adscrito a la Oficina de Consultoría Legal, una
Secretaria Ejecutiva II (Adscrita a la Dirección de la Secretaria del Despacho del
Gobernador) y un Asistente Administrativo I (adscrito a la División de Administración de
Bienes)
Personal Contratado: nueve (09) Auxiliar por necesidad de Servicio.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
Organigrama Estructural
(Según Decreto Nro. 667 de fecha 31/08/07)
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
La Dirección de Finanzas presenta la siguiente estr uctura organizativa según
funcionamiento actual.
DIVISIÓN DE TESORERÍA
DIVISIÓN DE ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD
FISCAL
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD
PRESUPUESTARIA
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
DIVISIÓN DE RECAUDACIÓN TRIBUTARIA
DESPACHO DEL DIRECTOR (A)
SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO
COMISIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES
COMISIÓN DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES
RECEPCIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS
SEGUIMIENTO, CONTROL DE EJECUCIÓN Y
CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Para la conformación del presente manual, se tomo como referencia el organigrama
estructural según funcionamiento actual.
Es de hacer notar que la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas, la Un idad
Técnica Administrativa de Seguimiento, Control de E jecución y Cumplimiento de los
Compromisos de Responsabilidad Social, Comisiones y Divisiones que integran la
Dirección de Finanzas , poseen su propio Manual de Organización, Normas y
Procedimientos.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
FUNCIONES:
1. Gerenciar las funciones económicas y financieras del Ejecutivo del Estado.
2. Administrar los recursos del Situado constitucional y demás fuentes de financiamiento.
3. Velar por la correcta aplicación y utilización de las asignaciones presupuestarias del
Estado.
4. Controlar la utilización, mantenimiento y conservación del Patrimonio Estadal.
5. Suministrar los bienes y servicios requeridos por el Estado.
6. Registrar y controlar los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ejecutivo del Estado,
así como la desincorporación y enajenación de los mismos.
7. Coordinar y centralizar el sistema contable de conformidad con lo pautado por la
Contraloría General de la República.
8. Promover políticas financieras y administrativas que coadyuven a una inversión social en
el Estado.
9. Tramitar y ejecutar los pagos.
10. Elaborar informes periódicos del Balance de la Hacienda Pública del Estado.
11. Ejecutar y supervisar el servicio de percepción de todos los ramos de rentas que
constituyen el tesoro del Ejecutivo del Estado, custodia del mismo y servicios de pagos
que deban hacerse.
12. Efectuar un seguimiento sistemático sobre los intereses devengados como producto de
las inversiones en títulos y valores, y sobre el cobro de los mismos.
13. Emitir especies fiscales valoradas.
14. Ejecutar el servicio de recaudación, inspección, fiscalización y resguardo de todos los
ramos de rentas estadales.
15. Conciliar con la periodicidad que resulte conveniente, cuentas auxiliares de caja y
bancos con las cuentas de control del Mayor General de la Tesorería.
16. Realizar estudios y análisis financieros en materia de créditos Adicionales.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
17. Suministrar toda la información que requiera la Unidad de Auditoría Interna en el
desarrollo eficaz de sus funciones, para que a su vez pueda actuar con independencia
de criterio.
18. Contribuir a la realización del gasto del Ejecutivo del Estado.
19. Proporcionar a los ciudadanos e instituciones públicas y privadas, información general
y orientación que requieran sobre procedimientos, trámites, requisitos y documentación
para los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar, o para disfrutar
de un servicio público.
20. Transferir los recursos otorgados a los Entes Descentralizados.
21. Recibir y revisar las “Ordenes de Pago”, “Solicitudes de Pago Directo”, “Órdenes de
Compra / Servicio”, Viáticos, Nóminas de Contratados, Liquidación, Adelantos de
Prestaciones Sociales, Anticipos de obras, Valuación de Obras y cualquier otro tipo de
trámite que ejecute la Administración Pública, verificando el cumplimiento de las normas
y procedimientos en las operaciones administrativas, ajustándose a las Leyes y Decretos
vigentes que rigen cada materia.
22. Velar por el seguimiento, control de ejecución y cumplimiento de los compromisos de
responsabilidad social.
23. Elaborar documentos, actas e informes de dificultad promedio, previamente solicitados
por el Director de Finanzas, relativos al área legal.
24. Recibir y cotejar con el listado de Beneficiaros emitido por la Dirección de Personal y el
listado recibido de la empresa proveedora de los tickets y tarjetas de alimentación, útiles
escolares y juguetes.
25. Custodiar y resguardar toda la documentación/expedientes que reposen en el archivo
de las diferentes áreas que conforman la Dirección de Finanzas.
26. Llevar un control sobre el préstamo de documentación/expedientes del archivo.
27. Las demás que las atribuyan los instrumentos legales sobre las materias inherentes a
su competencia.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
Nota:
- Para la actualización del Manual de Organización, N ormas y Procedimientos se
tomo en cuenta la Estructura de la Dirección de Fin anzas, según Funcionamiento
Actual.
- El Despacho de la Dirección de Finanzas , se regirá por el presente instrumento de
control interno y el Manual de Normas y Procedimientos Comunes de la
Administración Pública Centralizada del Ejecutivo R egional, aprobado según
Resolución Nro. 83 de fecha 09/08/2010 Emanada de la Secretaría General de
Gobierno.
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
Organigrama de Posición
(Según Relación de Cargos Fijos 2.013)
D
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Organización.
Organigrama de Posición
(Según Funcionamiento Actual)
D-BL
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Base Legal
CONTENIDO:
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de fecha Diciembre de 1999.
2. Constitución del Estado Táchira, publicada en Gaceta Oficial del estado Táchira Nro.
778 de fecha 09/02/2001.
3. Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control
Fiscal, publicada en Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha 23/12/2010.
4. Ley Orgánica de Administración Financiera del sector Público, publicada en Gaceta
Oficial Nro. 39.147 de fecha 26/03/2009 y su Reglamento.
5. Ley de la Contraloría del Estado Táchira, publicada en Gaceta Oficial Nro. Extraordinario
1.760 de fecha 06/06/2006.
6. Decreto 257 de fecha 13/08/2012, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira
Número Extraordinario 3618 de fecha 04/09/2012.
7. Decreto 235 de fecha 27/07/2012, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira bajo
el Número Extraordinario 3617 de fecha 04/09/2012.
8. Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial N° 39.503 de fecha
06/09/2010.
9. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial Nro.
39.181 de fecha 19/05/2009.
10. Resolución de la Contraloría General del Estado Nro.178, de fecha 18 de octubre de
2001.
11. Normas Generales de Control Interno, de fecha 17 de junio de 1997. Gaceta Oficial Nº
36.229.
12. Decreto Nro. 667, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira, Nro. Extraordinario
1934 de fecha 31/08/2007.
13. Ley de Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial Nro. Ext. 589 de fecha
31/07/2008.
D-BL
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Base Legal
14. Ley Orgánica de Delimitación y Transferencia de Competencias del Sector Público.
15. Ley de Administración Pública del Estado Táchira.
16. Ley del Estatuto de la Función Pública.
17. Decreto 253 de fecha 08 de julio del 2009.
18. Decreto 37 de fecha 20/02/2012
19. Memorándum 116 de fecha 28 de junio del 2010, emanado de la Dirección de la
Secretaría del despacho del Gobernador.
20. Ley de Alimentación de los Trabajadores Gaceta 38.094 de fecha 07/12/2004, con una
reforma parcial del 25/04/2011.
21. Reglamento de la Ley de Alimentación de los Trabajadores Gaceta 38.426 de fecha
14/07/2011.
D-1P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para cotejar la información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa proveedora de los Tickets y Tarjetas de Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.
OBJETIVO : Indicar los pasos para cotejar la información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa proveedora de los Tickets y Tarjetas de Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
23-12-2010 6013 9 numeral 2 y 39
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
Ley de Alimentación de los Trabajadores 25/04/2011
RESPONSABLE ACCIÓN
Dirección de Finanzas Secretaria Ejecutiva III/II / Asistente Administrativo I
1. Solicita a la Dirección de Personal mediante Oficio
(0,1) listado de beneficiarios de los tickets o tarjetas
de alimentación; útiles escolares (en el mes de
agosto) y juguetes (en el mes de diciembre) previa
solicitud del Director (a) de Finanzas.
2. Entrega al Director (a) para la firma.
Director (a) 3. Recibe Oficio de solicitud (0,1) de listado de
beneficiarios de los tickets o tarjetas de alimentación;
útiles escolares (en el mes de agosto) y juguetes (en
el mes de diciembre) revisa, firma y devuelve.
Secretaria Ejecutiva III/II 4. Recibe Oficio de solicitud (0,1) de listado de
beneficiarios de los tickets o tarjetas de alimentación;
útiles escolares (en el mes de agosto) y juguetes (en
el mes de diciembre) y entrega al mensajero.
Mensajero 5. Recibe Oficio de solicitud (0,1) de listado de
beneficiarios de los tickets o tarjetas de alimentación;
útiles escolares (en el mes de agosto) y juguetes (en
el mes de diciembre) y entrega en la Dirección de
Personal.
D-1P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para cotejar la información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa proveedora de los Tickets y Tarjetas de Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.
RESPONSABLE ACCIÓN
Mensajero 6. Recibe acuse de recibo de Oficio de solicitud (1) y
entrega a la Secretaria II/III.
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
7. Recibe Oficio de solicitud (1) y archiva.
8. Recibe de la Dirección de Personal listado de
beneficiarios de los tickets o tarjetas de alimentación;
útiles escolares (en el mes de agosto) y juguetes (en
el mes de diciembre).
9. Coteja el listado de beneficiarios emitido por la
Dirección de Personal con listado de la Empresa
contratada proveedora de los tickets o tarjetas de
alimentación; útiles escolares y juguetes.
Si la información cotejada está conforme :
9.1 Saca una (01) copia al listado recibido y anexa al
original.
9.2 Elabora Oficio de remisión a la División de
Tesorería (0,1), ubica firma del Director.
9.3 Remite a la División de Tesorería Oficio de
Remisión (0,1) y listado de beneficiarios (0,1) de
los tickets o tarjetas de alimentación; útiles
escolares y juguetes para que realice el trámite
correspondiente.
Sigue procedimiento específico en la División de
Tesorería.
En caso contrario :
10. Remite Oficio (0,1) a la empresa proveedora para que
corrija la inconsistencia presentada.
D-2P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para la firma de una Orden de Pago.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la firma de una Orden de Pago.
EXTENSIÓN: Despacho de la Dirección de Finanzas.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Orden de Pago”
“Orden de Compra”
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
23-12-2010 6013 9 numeral
2 y 39
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
1. Recibe de la División de Contabilidad Presupuestaria,
Ordenes de Pago con sus respectivos soportes y pasa al
Director para la firma.
Director de Finanzas
2. Recibe Órdenes de Pago, firma y devuelve.
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
3. Recibe Órdenes de Pago firmadas, coloca el sello y
procede según sea el caso:
3.1 Si el pago no excede de 5000 UT:
3.1.1 Remite Órdenes de Pago debidamente selladas
y firmadas por el Director, con sus respectivos soportes
a la División de Tesorería para la elaboración del
Cheque.
3.2 Si el pago excede de 5001 UT hasta 20000 UT:
3.2.1 Relaciona y remite a la Secretaria General de
Gobierno para su firma y sello.
D-2P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para la firma de una Orden de Pago.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
3.3 Si el pago excede de 20001 UT
3.3.1 Relaciona y remite al Gobernador para su firma y
sello.
4. Recibe Órdenes de Pago con sus respectivos soportes,
según sea el casos 3.2 y 3.3 firmadas y sellas y envía a la
División de tesorería para la elaboración del Cheque.
D-4P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para el préstamo de expedientes/documentación que reposa en el Archivo de la Dirección de Finanzas a personal adscrito a la misma.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el préstamo de expedientes/documentación
que reposa en el Archivo de las diferentes áreas de la Dirección de
Finanzas, a excepción de la documentación de Tesorería; a personal
adscrito a la misma.
EXTENSIÓN: Despacho de la Dirección de Finanzas.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Control de Préstamo”
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
RESPONSABLE ACCIÓN
Funcionario Solicitante 1. Solicita formato “Control de Préstamo” al Auxiliar
por Necesidad de Servicio.
Auxiliar por Necesidad de Servicio
2. Entrega formato “Control de Préstamo” (0)
Funcionario Solicitante 3. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa,
llena los siguientes datos:
- Fecha de Solicitud
- Documentos solicitados
- Motivo de la Solicitud
- Nombre del funcionario solicitante
- Dependencia a la que pertenece
- Autorizado por:
- Funcionario que entrega
- Original / copia
- Fecha de devolución.
4. Devuelve formato lleno al Auxiliar por Necesidad de
Servicio.
D-4P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para el préstamo de expedientes/documentación que reposa en el Archivo de la Dirección de Finanzas a personal adscrito a la misma.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por Necesidad de Servicio
5. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa
que esté totalmente lleno.
6. Entrega formato “Control de Préstamo” (0) al
Director (a) para que autorice el préstamo.
Director (a) 7. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa,
firma en señal de autorización y devuelve.
Auxiliar por Necesidad de Servicio
8. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa
que este firmado por el Director (a).
9. Ubica expedientes/documentación, en el área
correspondiente.
10. Entrega expedientes/documentación al funcionario
solicitante.
Funcionario Solicitante 11. Recibe expedientes/documentación.
Auxiliar por Necesidad de Servicio
12. Archiva formato “Control de Préstamo” (0).
D-1N
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Normas Generales
CONTENIDO:
1. El Despacho de la Dirección de Finanzas antes de remitir a la División de Tesorería, el
listado de beneficiarios de los tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y
juguetes, deberá cotejar la información suministrada por la Dirección de Personal con la
presentada por la Empresa Proveedora, a fin de evitar inconsistencias en la misma.
2. El Director de Finanzas deberá firmar las Órdenes de Pago, cuyo monto no exceda de
cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.); aquellas que superen el monto indicado se
remitirán a la Secretaría General para su suscripción hasta un monto de veinte mil
unidades tributarias (20.000 U.T.), posterior a este monto se remiten por firma del
Gobernador.
Archivo de Documentos de la Dirección de Finanzas:
1. El Archivo de la Dirección de Finanzas estará distribuido de la siguiente manera:
• Archivo de la División de Tesorería.
• Archivo de la División de Adquisición de Bienes y Servicios.
• Archivo de la División de Recaudación Tributaria.
• Archivo de la División de Administración de Bienes.
• Archivo de la Unidad Técnica de Responsabilidad Social.
• Archivo de Rendición de Cuentas.
• Archivo pasivo de Contrataciones Públicas.
2. El archivo de la División de Tesorería, sólo suministrará para revisión dentro del área del
archivo las órdenes de pago, planillas de liquidación, planillas de reintegro, expedientes y
cualquier otra documentación, de la cual sólo se podrá facilitar copia simple, llenando el
libro establecido para tal fin.
3. Sólo se podrá retirar del Archivo: órdenes de pago, planillas de liquidación, planillas de
reintegro, expedientes y cualquier otra documentación en copia simple; excepcionalmente
podrá retirarse en original (0) cuando se trate de solicitudes realizadas a través de Oficio
D-1N
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Normas Generales
por la Unidad de Auditoría Interna, Contraloría del Estado y Procuraduría General del
Estado.
4. En lo que respecta al archivo de las Divisiones de: Adquisición de Bienes y Servicios,
Recaudación Tributaria, Administración de Bienes, Unidad Técnica de Responsabilidad
Social, Rendición de Cuentas y Archivo muerto de Contrataciones Públicas, podrán
facilitarse en original los expedientes y la documentación que ellos requieran por un lapso
no mayor a ocho (08) días continuos, previa autorización expresa del Director (a) de
Finanzas.
5. Los Funcionarios y trabajadores al consultar un documentación/expediente, no podrán
desglosar, extraer o intercalar documentos en el orden establecido ni hacer
anotaciones sobre los documentos que lo conforman.
6. Ningún Funcionario o Trabajador del Ejecutivo del Estado está facultado para retener
documentos originales o duplicados que deben ser devueltos al Archivo de la Dirección
de Finanzas.
7. La documentación, inventarios y expedientes que se reciban en el Archivo se llevarán
en físico; y en una relación de documentos en Excel, solamente lo concerniente a la
División de Tesorería y los Inventarios de Bienes Muebles.
8. Se deberá servir de enlace entre la Dirección de Finanzas y los órganos de control
fiscal (Contraloría del Estado y la Unidad de Auditoría Interna) en el sentido de facilitar
la documentación requerida por ellos que repose en el archivo.
9. Los únicos acreditados para autorizar el retiro de expedientes, órdenes de pago,
planillas de liquidación, planillas de reintegro y cualquier documentación del Archivo de
la Dirección de Finanzas en original (01), son el Director (a) de Finanzas o el Tesorero
(a) del Estado.
10. Se nombrará un funcionario que será el encargado del archivo y el responsable de que
se cumplan todas las normativas establecidas.
D-1N
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Normas Generales
Adjudicación / Declaratoria de Desierto y Firma de las Órdenes de Compra:
1. El Director de Finanzas tiene la facultad de otorgar la adjudicación o declarar desierto,
el procedimiento de consulta de precios de bienes, servicios y obras, dependiendo de
la cuantía. Dicha adjudicación será realizada a través de un acta suscrita por él.
2. Las Órdenes de Compra deberán ser firmadas por el Director de Finanzas.
D-5P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para tramitar préstamo de expedientes / documentación que repose en el archivo de Finanzas, a dependencias no adscritas a la Dirección de Finanzas.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el préstamo de expedientes / documentación
que repose en el archivo de Finanzas, a dependencias no adscritas a la
Dirección de Finanzas.
EXTENSIÓN: Despacho de la Dirección de Finanzas.
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
RESPONSABLE ACCIÓN
Despacho de Finanzas Secretaria Ejecutiva
III/II/Asistente Administrativo I
1. Recibe Oficio de Solicitud (0,1) de Préstamo de
documentación/expediente.
2. Revisa firma acuse recibo y devuelve.
3. Entrega Oficio de Solicitud (0) al Director(a) /
Tesorero (a).
Director (a) / Tesorero (a) 4. Recibe Oficio de Solicitud (0), revisa y solicita al
Contabilista III, canalice la solicitud.
Contabilista III 5. Recibe Oficio Solicitud (0), revisa,
Si es Préstamo de documentación/expediente de
la División de Tesorería:
5.1 Ubica documentación/expediente en área
correspondiente.
5.2 Saca copia fotostática a documento/expediente
solicitado.
5.3 Elabora Oficio de remisión a la dependencia
solicitante (0,1), ubica firma del Director (a)/
Tesorero (a).
5.4 Entrega al Mensajero Oficio de remisión (0,1) y
documento/expediente (1).
D-5P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para tramitar préstamo de expedientes / documentación que repose en el archivo de Finanzas, a dependencias no adscritas a la Dirección de Finanzas. RESPONSABLE ACCIÓN
Mensajero 5.5 Recibe Oficio de remisión (0,1),
documento/expediente (1) solicitado, revisa y
entrega en la Dependencia solicitante.
5.6 Recibe acuse de recibo de Oficio de remisión (1)
de la Dependencia y entrega al Contabilista III.
Contabilista III 5.7 Recibe acuse de recibo de Oficio de remisión (1),
revisa y archiva.
En caso Contrario:
6. Solicita a Auxiliar por Necesidad de Servicio, canalice
la solicitud.
Auxiliar por Necesidad de Servicio
7. Recibe Oficio Solicitud (0), revisa.
Sigue ítems 5.1 al 5.7.
D-3P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para la recepción y archivo de expedientes / documentación perteneciente al Archivo de la Dirección de Finanzas.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción y archivo de expedientes /
documentación perteneciente al Archivo de la Dirección de Finanzas.
EXTENSIÓN: Despacho de la Dirección de Finanzas.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Control de Préstamo”
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista III/Auxiliar por necesidad de Servicio
1. Recibe de las diferentes áreas de la Dirección de
Finanzas documentación/expediente, revisa los
documentos que contiene.
2. Asienta en relación de Excel
documentación/expediente (en los casos de la
División de Tesorería y los Inventarios de Bienes
Muebles).
3. Ubica el área correspondiente para archivar.
4. Archiva documentos.
D-6P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para el préstamo de expedientes/documentación perteneciente a la División de Tesorería, a personal adscrito a la Dirección de Finanzas.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el préstamo de expedientes/documentación
perteneciente a la División de Tesorería, a personal adscrito a la Dirección de
Finanzas.
EXTENSIÓN: Despacho de la Dirección de Finanzas.
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
RESPONSABLE ACCIÓN
Funcionario Solicitante 1. Solicita expedientes/documentación perteneciente a
la División de Tesorería, al Contabilista III.
Contabilista III 2. Ubica expedientes/documentación solicitada, en el
área correspondiente.
3. Saca copia simple a expedientes/documentación
solicitada.
4. Entrega copia de expedientes/documentación al
funcionario solicitante.
Funcionario Solicitante 5. Recibe expedientes/documentación.
Contabilista III 6. Asiente datos del funcionario solicitante en el libro
respectivo y solicita al Funcionario solicitante lo firme.
Funcionario Solicitante 7. Firma el libro y devuelve al Contabilista III.
D-7P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para Adjudicación/ Declaratoria de Desierto del procedimiento de Consulta de Precios. OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para firmar la Adjudicación/ Declaratoria de Desierto
del procedimiento de Consulta de Precios.
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
1. Recibe relación de expedientes para adjudicar/ declarar
desierto (0,1) con sus respectivos soportes de la División
de Adquisición de Bienes y Servicios.
2. Revisa la relación si esta conforme firma y sella acuse de
recibo, en caso contrario devuelve, de estar conforme,
pasa por firma del Director.
Director (a) de Finanzas 3. Recibe relación de expedientes para adjudicar/ declarar
desierto (0,1) con sus respectivos soportes, revisa, y
procede según sea el caso:
Si esta Conforme:
3.1 Firma el Acta de Adjudicación y remite a la secretaria
y/o asistente.
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
3.2 Recibe relación de expedientes para adjudicar (0,1)
con sus respectivos soportes, revisa que el acta de
adjudicación este firmada, sella y devuelve a la
División de Adquisición de Bienes y Servicios
3.3 En el caso de no estar firmada el acta de
adjudicación, se elabora la exposición de motivo,
pasa por firma del director y remite a la División de
Adquisición de Bienes y Servicios.
D-7P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para Adjudicación/ Declaratoria de Desierto del procedimiento de Consulta de Precios. RESPONSABLE ACCIÓN
Director (a) de Finanzas En Caso Contrario:
4. No suscribe el Acta de Adjudicación y solicita a las
secretarias elabore exposición de motivos para su
devolución o lo declara desierto.
D-8P
Octubre 2013
Despacho de la Dirección de Finanzas
Procedimiento para la firma de Órdenes de Compra/Servicio
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para firmar Órdenes de Compra/Servicio.
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
1. Recibe relación de Órdenes de Compra y/o Servicio (0,1)
con sus respectivos soportes de la División de
Adquisición de Bienes y Servicios.
2. Revisa la relación si esta conforme firma y sella acuse de
recibo, en caso contrario devuelve, de estar conforme,
pasa por firma del Director.
Director de Finanzas 3. Recibe relación de Órdenes de Compra y/o Servicio (0,1)
con sus respectivos soportes, revisa,, firma y devuelve a
las secretarios y/o asistente
Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I
4. Recibe relación de Órdenes de Compra y/o Servicio (0,1)
con sus respectivos soportes, revisa que estén
debidamente firmadas, coloca os respectivos sellos y
devuelve a la División de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Recommended