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PLAN DE ACCIÓN 2013
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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Desarrollo Organizacional y Estratégico: Ajustar la estructura organizacional y su estrategia para favorecer el cumplimiento de los objetivos de Oportunidad, Ventas y Margen Operacional. Involucra el desarrollo de competencias.
Satisfacción del Cliente – OPORTUNIDAD: Mejorar el nivel de satisfacción del cliente a través de la oportunidad y calidad en la prestación del servicio.
Crecimiento – VENTAS: Consolidar el crecimiento de la entidad y posicionarla como principal agente estatal de desarrollo.
Sostenibilidad Operacional - MARGEN: Promover la sostenibilidad operacional de la entidad en el largo plazo, buscando el equilibrio entre sus ingresos y gastos asociados con el giro del negocio.
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PROYECTOS ESTRATÉGICOS Y PONDERACIONES
Implementación Normas Internacionales de Información Financiera(7,6%)
Implementación de la gestión de riesgos del negocio (7%)
Implementación área de servicios y soluciones – SUSPENDIDO (0%) Fortalecimiento del proceso de
liquidaciones (10,6%)
Renovación de la imagen corporativa y
posicionamiento (5,6%) Diseño e Implementación de una
Estructura para la Gestión Comercial de Negocios y la Estructuración y de
Evaluación de Proyectos (7,6%)
Optimización de la estructura organizacional (10,6%)
Prevención del daño antijurídico (7,6%)
Plan Estratégico de Tecnología (10,6%)
9
3
1 4
5
8
7
6
10
Implementación de la infraestructura que soporta el plan de continuidad del negocio
de la entidad (5,5%)
11
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PLAN DE ACCIÓN 2013 APROBADO
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PROYECTO 1: IMPLEMENTACIÓN NORMAS
INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA
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DEFINICIÓN
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Realizar el proceso de convergencia de la información contable y financiera de la entidad hacia los Estándares Internacionales de Información Financiera emitidas por IASB para facilitar el entendimiento e interpretación por parte de los usuarios, obtener información financiera útil para la toma de decisiones económicas, facilitar a la entidad el acceso a los mercados de capitales, reducir costos de emisión y facilitar el posicionamiento comparativo de la entidad a nivel global.
Realización de la Planeación, Diagnostico, Diseño, Desarrollo e Implementación del proyecto de normas NIIF
Subgerente Financiero / Gerente área de Contabilidad y Presupuesto
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION FINANCIERA
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INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
FORMULA INDICADOR FECHA INICIO MEDICION
UNIDAD DE MEDIDA
META 2013
Nivel de Cumplimiento en la ejecución del
cronograma y de cada una de sus
fases
Nivel de avance real en la ejecución del
proyecto / Nivel de avance esperado según
cronograma
31/07/2013 porcentaje 100%
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Actividades Peso Fecha de Inicio Fecha de
Terminación
1 Aprobar proyecto de implementación NIIF y Conformar el equipo encargado del proyecto NIIF
2% 29/01/2013 28/02/2013
2 Definir el cronograma del proyecto NIIF 2% 01/02/2013 31/03/2013
3 Analizar los estándares aplicables a la entidad
20% 01/03/2013 31/03/2013
4 Divulgar el proyecto NIIF a las áreas involucradas
2% 01/02/2013 31/03/2013
5 Realizar capacitaciones en estándares internacionales
12% 01/02/2013 30/06/2013
6 Evaluar los impactos de la implementación del proyecto NIIF
4% 01/03/2013 31/10/2013
7 Establecer las acciones necesarias para mitigar los impactos.
5% 01/11/2013 30/11/2013
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1 IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN
FINANCIERA
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Actividades Peso Fecha de Inicio Fecha de
Terminación
8 Obtener aprobación del plan de acción requerido para mitigar los impactos.
2% 01/12/2013 31/12/2013
9 Definir las modificaciones o mejoras en los sistemas de información .
13% 02/01/2014 31/12/2014
10 Revisar y ajustar las políticas contables según NIIF.
13%
30/06/2013 31/12/2014
11 Ajustar los manuales de funciones y procedimientos internos según NIIF
5% 02/01/2014 31/12/2014
12 Elaboración del balance de apertura 10% 31/12/2013 31/01/2014
13 Elaboración de los estados financieros bajo IFRS
10% 20/01/2015 15/02/2015
100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1 IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN
FINANCIERA
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ene-13
Hit
os
feb-13 mar-13 jun-13 oct-13 nov-13 ene-14 dic-14 feb-15
3) Análisis de estándares aplicables
1)Aprobación proyecto/ consolidación equipo
HITOS 2013 PROYECTO 1 IMPLEMENTACION NORMAS INTERNACIONALES DE
INFORMACIÓN FINANCIERA
dic-13 ene-15
2)Cronograma NIIF
4) Socialización proyecto NIIF
5) Capacitaciones en estándares inter.
6) Identificación impactos proyecto NIIF
7) Actividades para mitigar impactos
8)Aprobación Plan de Acción para mitigar impactos
9)Modificaciones sistemas de información
10) Ajuste políticas contables
11) Ajuste manuales
12) Elaboración balance de apertura
13) Estados financieros bajo IFRS
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PROYECTO 2: OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Implementar herramientas que permita la administración, consulta y disponibilidad de la información en términos de oportunidad, integralidad, confiabilidad y no repudio, mediante las cuales se optimice la gestión documental en FONADE
Digitalización de series documentales (convenios, contratos y comprobantes contables) desde el año 2000, Mejoramiento del Sistema de Gestión Documental (SGD), implementación de herramienta de búsqueda unificada integrada al SGC.
Subgerente Administrativo / Gerente área de Servicios Administrativos / Gerente área de Tecnología de la Información/
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
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NOMBRE INDICADOR
FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Digitalización de Documentos
Documentos digitalizados / Total folios y planos cuantificados
31-07-2013 Porcentaje 100%
Mejora en el Nivel de satisfacción de
usuarios con Sistema de Gestión documental
(Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios
línea base) -1
Línea Base: 31-03-2013
1ª Medición: 31-12-2013
Porcentaje 20%
INDICADOR
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Realizar el proceso de contratación de la herramienta de búsqueda unificada que incorpora firmas digitales, digitalizadas y estampado cronológico en el SGD .
5% 01/02/2013 15/05/2013
2 Realizar la implementación y pruebas de la herramienta de búsqueda unificada.
20% 16/05/2013 15/11/2013
3 Adecuar el SGD (Orfeo) en los módulos de radicación y consulta. 20% 01/02/2013 30/06/2013
4 Realizar el proceso de contratación de servicios de digitalización de folios y planos.
5% 01/02/2013 31/05/2013
5 Ejecutar la digitalización de folios y planos. 20% 04/06/2013 31/12/2013
6 Implementar la sustitución de los flujos documentales en papel (memorandos internos) por documentos digitales.
10% 01/02/2013 01/04/2013
7 Sensibilizar y capacitar en SGD y estrategias de cero papel. 10% 18/02/2013 31/12/2013
8 Ajustar el manual de registro y control de documentos, los procedimientos y las tablas de retención documental .
10% 18/02/2013 31/12/2013
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 2 OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PROPUESTO
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HITOS 2013 PROYECTO 2 OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3) Adecuación SGD(Orfeo)
feb-13
1) Proceso contratación herramienta de búsqueda
mar-13 abr-13 may-13 jun-13 sep-13 oct-13 dic-13
4) Proceso contratación digitalización de folios
5) Digitalización de folios
2) Implementación y Pruebas herramienta de búsqueda
Hit
os
6) Sustitución a documentos digitales
7) Capacitación SGD
8) Ajuste manual de registros y procedimientos
nov-13
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PROYECTO 3: IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE
RIESGOS DEL NEGOCIO
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Reducir el impacto generado por la materialización de los riesgos mediante la gestión activa de evaluación de los mismos en la actividad misional de la entidad.
Formalización de las políticas, roles y responsabilidades, implementación de la estructura básica de operación del proyecto en FONADE, Conformación de una base de riesgos, controles y formulación de propuesta de monitoreo de la gestión de riesgos del negocio.
Gerente área de Planeación y Gestión de Riesgos
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO
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NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Cumplimiento en la conformación de Base de Conocimiento de Riesgos y Controles
de convenios definidos en la
muestra
Número de convenios vigentes con perfil de riesgo generado / Número de convenios vigentes al 31-dic-12
definidos en la muestra
31/03/2013 Porcentaje 100%
INDICADOR
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Formular e implementar un plan de capacitación en gestión de riesgos a gerentes de convenios y gestores de riesgo.
5% 15-feb-13 31-dic-13
2 Adoptar y divulgar una política organizacional en gestión de riesgos del negocio
10% 15-feb-13 30-abr-13
3 Definir el equipo de trabajo, roles y responsabilidades y procedimientos de evaluación de riesgos del negocio
10% 15-feb-13 30-jun-13
4 Conformar la base de conocimiento de riesgos y controles cubriendo todas las tipologías de proyecto.
20% 15-feb-13 31-jul-13
5 Conformar una base de datos de eventos de riesgo históricos. 20% 15-feb-13 31-jul-13
6 Formular propuesta de cálculo de prima por riesgo a convenios. 15% 01-ago-13 30-sep-13
7 Investigar mecanismos de monitoreo de riesgos de proyectos aplicados en otras entidades y formular propuesta para FONADE.
20% 01-ago-13 31-dic-13
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 3 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO
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2) Adopción Políticas para gestión de
riesgos del negocio
feb-13
Hit
os
1) Ejecución Plan de capacitación en gestión de riesgos de negocio
mar-13 abr-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13 dic-13
3) Definición Equipo de trabajo y procedimiento de evaluación de riesgos
de negocio
4) Base de conocimiento de riesgos y controles 5) Base de datos de eventos de riesgo históricos
6) Cálculo prima por riesgo a convenios
7) Mecanismos de monitoreo de
riesgos
HITOS 2013 PROYECTO 3 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO
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PROYECTO 4: IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE
SERVICIOS Y SOLUCIONES Suspendido
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Fortalecer la capacidad de respuesta técnica, oportuna y pertinente a las situaciones especiales en la ejecución y cierre de los proyectos.
Conformación del personal del área, definición y asignación de recursos. Definición de procedimientos, gestión de adquisiciones, y definición de metodologías para documentar conocimiento del área.
Subgerente Técnico / Gerente área de Ejecución y Liquidación
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
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NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Cumplimiento en el avance de la
implementación del área de servicios y
soluciones
(Número de actividades ejecutadas / Número de actividades
propuestas) *100 01/02/2013 Porcentaje 100%
INDICADOR
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Conformar equipo de trabajo del área de servicios y soluciones(progresivo, según necesidades). 15% 02/01/2013 30/06/2013
2 Definir procedimientos del área de servicios y soluciones 10% 01/04/2013 30/09/2013
3 Identificar costos y asignar recursos para la contratación de proveedores externos 15% 01/02/2013 30/05/2013
4 Realizar el proceso contractual para la selección de proveedores de servicios 15% 01/06/2013 30/08/2013
5 Adecuar la Infraestructura física para establecer el espacio para el área de servicios y soluciones 5% 01/02/2013 30/06/2013
6 Estructurar la metodología para documentar las soluciones, actuaciones y aprendizajes del área 10% 01/09/2013 31/12/2013
7 Realizar prueba piloto 30% 01/09/2013 31/12/2013
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 4 IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES
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3) Identificación de costos y asignación de recursos
para la contratación
ene-13
Hit
os 1) Conformación del equipo de trabajo
feb-13 abr-13 may-13 jun-13 ago-13 sep-13 nov-13 dic-13
2) Definición de procedimientos
4) Contratación de proveedores de servicios
5) Adecuación de infraestructura física
6)Definición metodología para documentación lecciones aprendidas
HITOS 2013 PROYECTO 4 IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES
7) Realización Prueba piloto
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PROYECTO 5: FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE
LIQUIDACIONES
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Mejorar los tiempos de respuesta y la calidad con que se realiza la etapa de liquidación de los negocios firmados por la Entidad y sus clientes.
Ejecución del cronograma de trabajo aprobado para liquidación de convenios y contratos, formalización del procedimiento de liquidaciones propuesto, Establecimiento y seguimiento de tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación.
Subgerente de Contratación /
Gerente encargado de Liquidaciones
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
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NOMBRE INDICADOR
FÓRMULA INDICADOR
FECHA INICIO
MEDICIÓN
UNIDAD DE MEDIDA
META 2013
Liquidación de contratos derivados
No. contratos derivados liquidados oportunamente/No. de contratos por
liquidar en el periodo según cronograma 02/01/2013 Porcentaje 100%
Liquidación de convenios No. convenios liquidados
oportunamente/No. convenios por liquidar en el periodo según cronograma
02/01/2013 Porcentaje 100%
INDICADOR
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Ejecutar el cronograma de trabajo aprobado para liquidación de convenios y contratos.
30 % 01-12-2012 31-12-2013
2 Realizar periódicamente reuniones de articulación con las gerencias de unidad revisando cada uno de los casos y contratos pendientes por liquidar.
20 % 18-01-2013 31-12-2013
3 Actualizar el módulo tecnológico de liquidaciones en el aplicativo de contratación
20 % 18-02-2013 30-05-2013
4
Formalizar el nuevo procedimiento de liquidaciones y socializarlo junto con los lineamientos generales derivados del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE.
10 % 01-02-2013 28-02-2013
5 Establecer tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación.
10 % 18-02-2013 31-03-2013
6 Realizar seguimiento y control tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación y presentar informe de resultados.
10% 01-04-2013 31-07-2014
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 5 FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES
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ene-13
Hit
os
2) Reuniones de articulación con Gerencias de Unidad
feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jul- 13 dic-13
3) Actualización módulo tecnológico de liquidaciones
1)Ejecución cronograma de trabajo de liquidaciones
HITOS 2013 PROYECTO 5 FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES
4) Formalización procedimiento de liquidaciones
5) Definición tiempos entrega 6) Seguimiento/control tiempos
entrega
jul-14
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PROYECTO 6: RENOVACIÓN DE LA IMAGEN
CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Incrementar la percepción positiva de la entidad y posicionar la marca FONADE.
Desarrollo de la propuesta de imagen corporativa, ajustes al manual de imagen corporativa, de comunicaciones. Difusión, e implementación de estrategias de posicionamiento.
Subgerente Administrativa / Responsable de
Comunicaciones y Relaciones
Corporativas
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
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INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Índice de registros positivos de la entidad a través de medios de
comunicación
Índice de registros positivos de la entidad - Índice de registros positivos de la entidad de la
anterior medición: Nota: Índice de registro positivo =
Número de noticias positivas / Total de noticias
Línea Base: 31/07/2013
Periodo: enero a junio de 2013
1ª medición: 31/01/2014
Periodo: julio a diciembre de
2013
Porcentaje 5%
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Realizar diagnóstico percepción actual pre y post. 20% 16-ene-13 05-abr-13
2 Desarrollar la propuesta de renovación de imagen corporativa aplicando los ajustes, la aprobación de políticas, y lineamientos en el manual de imagen corporativa.
25% 08-abr-13 31-jul-13
3 Formalizar el manual de imagen corporativa y el manual de comunicaciones y los procedimientos.
10% 01-mar-13 31-sep-13
4 Rediseñar la pagina Web de Fonade. 10% 15-feb-13 30-sep-13
5 Poner en marcha la estrategia comunicativa por redes sociales. 10% 01-mar-13 30-abr-13
6 Participar en foros y eventos. 10% 01-feb-13 31-dic-13
7 Cubrir entregas de productos o servicios. 5% 01-feb-13 31-dic-13
8 Organizar y ejecutar evento “45 años FONADE”, y realizar publicación de su historia.
10% 01-mar-13 31-dic-13
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 6 RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
3) Formalización de manuales de imagen y de comunicaciones
ene-13
Hit
os
1) Diagnóstico percepción actual
feb-13 mar-13 abr-13 jun-13 jul-13 ago.-13 nov.-13 dic.-13
4) Rediseño pagina Web
2) Propuesta de renovación de imagen corporativa
5) Estrategia redes sociales
6) Participación en foros y eventos 7) cubrimiento de entregas de productos y servicios
HITOS 2013 PROYECTO 6 RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO
8) Organización Evento “45 años FONADE
may-13 sep-13
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PROYECTO 7: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA
ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE
EVALUACIÓN DE PROYECTOS
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
PROYECTO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
7
Fortalecer la gestión y el esquema metodológico de desarrollo de negocios, y el seguimiento del estado
de resultados por convenio mejorando la fijación de
precios
Diseño e implementación de procedimientos y metodologías del
esquema de desarrollo de negocios, actualización de la
metodología de costeo de negocios y seguimiento de su rentabilidad.
Subgerente Financiero
Subg. Técnico Gerente área de
Contabilidad y Presupuesto Gerente
de Evaluación
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO
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INDICADOR
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Implementación de metodologías y procedimientos
Formalización de metodologías y procedimientos
31/07/2013 Metodologías y procedimientos
formalizados 100%
Seguimiento de PyGs No. de convenios con PyGs con
seguimiento realizado/No. Convenios con PyGs generados
31/07/2013 Porcentaje 85%
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 7 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE
NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS
ACTIVIDADES PESO FECHA DE INICIO FECHA DE
TERMINACIÓN
1 Ajustar la metodología de evaluación de nuevos negocios 15% 01/02/2013 31/03/2013
2 Ajustar los procedimientos PMI001 y PMI005 10% 01/02/2013 31/03/2013
3 Actualizar plantilla para costeo de nuevos negocios (con parámetros de costo al 31-dic-12)
15% 01/02/2013 31/03/2013
4 Ajustar la metodología de costeo 15% 01/04/2013 30/06/2013
5 Formalizar delegación de funciones de desarrollo de negocios a las Gerencias de Unidad
10% 01/02/2013 30/03/2013
6 Definir metodología de seguimiento de PyGs 10% 01/02/2013 15/03/2013
7 Realizar análisis y seguimiento de PyGs y generar retroalimentación sobre la rentabilidad de los convenios
25% 18/03/2013 31/12/2013
Total 100
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
3) Actualización plantilla nuevos negocios
5) Delegación funciones
feb-13
4) Ajuste metodología costeo
Hit
os
1) Ajuste metodología de evaluación
mar-13 abr-13 may-13 jun-13 dic-13
HITOS 2013 PROYECTO 7 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE
NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS
2) Ajuste procedimientos
6) Metodología seguimiento PyG
7) Seguimiento y retroalimentación PyG.
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PROYECTO 8: PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO
EN LA ENTIDAD
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
DEFINICIÓN
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Mitigar el impacto de la materialización de riesgo legal en la entidad generando una cultura organizacional de prevención y gestión oportuna del riesgo legal.
Diagnóstico buenas prácticas y conocimientos en prevención legal, implementación del programa de asesoría y actualización de la normatividad aplicable, implementación de aplicativos para control y seguimiento permanente de los procesos judiciales y el diseño e implementación de una póliza con coberturas y amparos acordes a la normatividad y requerimientos de FONADE
Asesora Jurídica / Subgerente de Contratación -
Gerente Gestión Contractual
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA / GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO
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NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Nivel de conocimiento en buenas prácticas para la
prevención del daño antijurídico
(Resultado del diagnóstico actual / Resultado del
diagnóstico anterior) - 1 28/02/2013 Porcentaje
10%
Nivel de cumplimiento de tiempos definidos en la guía
para el inicio y trámite de acciones administrativas y en
sede judicial
Tiempos reales / Tiempos definidos en la guía para el inicio y trámite de acciones administrativas y en sede
judicial
01-12-2013 (corte trimestre
anterior)
Porcentaje
85%
INDICADOR
que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 8 PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD
Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Implementar un programa de buenas prácticas para la prevención del daño antijurídico
15% 07-feb-13 31-dic-13
2 Identificar causas que generan reclamaciones al comité de conciliación e impartir recomendaciones
15% 01-feb-13 31-dic-13
3 Implantar, adecuar y probar la herramienta THEMIS 15% 01-feb-13 30-jun-13
4 Adoptar procedimiento y/o guía internos para inicio y trámite de acciones administrativas y judiciales
15% 15-feb-13 31-oct-13
5 Implementar expedientes virtuales de procesos judiciales
10% 01-feb-13 31-oct-13
6 Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva de cumplimiento
30% 12-mar-13 31-ago-13
Total 100%
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Hit
os
1) Implementación Programa de buenas prácticas 2) Identificación de causas que generan reclamación
feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jun-13 jul-13 oct-13
4) Adopción procedimiento tramites acciones judiciales y administrativas
HITOS 2013 PROYECTO 8 PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD
VERSION PROPUESTA
5) Implemen. expedientes virtuales de procesos judiciales
3) Implementación de Herramienta Themis
nov-13 dic-13
6) Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva de cumplimiento
Ago-13
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PROYECTO 9: PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Garantizar que los recursos TIC soporten de manera efectiva las necesidades de la Entidad para el cumplimiento de sus objetivos misionales.
Fortalecimiento de la Infraestructura de T.I , Implementación del proyecto de Movilidad, Implantación del sistema de Información para el seguimiento y control de los proyectos e Implementación de un sistema tipo “ERP”, para el soporte de los procesos financieros y administrativos de FONADE.
Subgerente Administrativo / Gerente área de Tecnología de la
información
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
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INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN
UNIDAD DE MEDIDA
META 2013
Mejora en el Nivel de Satisfacción de los usuarios sobre la
Gestión Tecnológica
(Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada
por usuarios línea base) -1
Línea Base: 31-03-2013
1a Medición: 31-12-2013
Porcentaje 10%
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Fortalecer la Infraestructura de T.I (hardware, software, recurso humano), para garantizar la operación y el crecimiento tecnológico de FONADE.
25% 02/11/2012 31/12/2014
2 Implementar el proyecto de Movilidad, que responda al nuevo modelo de negocio de FONADE.
25% 15/11/2012 31/03/2014
3 Implantar el sistema de Información para el seguimiento y control de los proyectos de FONADE.
25% 30/10/2012 31/12/2013
4 Implementar un sistema tipo “ERP”, para el soporte de los procesos financieros y administrativos de FONADE en el marco de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad
25% 13/02/2013 31/12/2014
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 9 PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO
PROPUESTO
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oct.12
Hit
os
2) Implemen. proyecto movilidad
nov.12 oct-13 feb-14 oct.-14
4 ) Implemen. sistema ERP
HITOS 2013 PROYECTO 9 PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO
1) Fortalecimiento de la Infraestructura de T.I
dic.-14 dic.-13
3) Implemen. sistema de Información seguimiento de proyectos
Mar-14
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PROYECTO 10: OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Optimizar la estructura organizacional de la entidad a fin de soportar el cumplimiento de objeto misional.
Aprobación e implementación de la estructura organizacional y la planta de personal. Actualización de los procesos y procedimientos según propuesta de rediseño. Formulación e implementación de un programa de inducción y re-inducción.
Gerente General/ Subgerente
Administrativo / Coord. Área de
Talento Humano/ Coord. Área de Organización y
Métodos
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
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NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Cumplimiento en el cronograma de
implantación de la reorganización
institucional
Actividades Implementadas / Actividades Programadas * 100
31/08/2013 porcentaje 100%
INDICADOR
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1
Presentar a la Junta Directiva del nuevo proceso de reorganización institucional, partiendo del replanteamiento del nuevo modelo de negocio de FONADE y de su propuesta de valor.
15% 15/12/2013 30/03/2014
2 Presentar el proceso de reorganización institucional por parte del Gobierno Nacional.
40% 16/06/2014 30/08/2014
3 Implantar la reorganización Institucional (Actos administrativos).
20% 01/09/2014 31/12/2014
4 Actualizar y formalizar los Procesos y Procedimientos acorde con la reorganización institucional.
15% 01/09/2014 31/12/2015
5 Formular y ejecutar el programa de inducción y reinducción institucional.
10% 01-03-2013 31-12-2013
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 10 OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO
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Dic-13
Hit
os
1) Presentación rediseño
organizacional a JD
Mar-14 Jun-14 agost-14 Sept-14 dic-14
2) Presentar propuesta por
Gobierno Nacional
5) Programa de inducción
HITOS 2013 PROYECTO 10 OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO
3) Implementación reorganización Institucional
4) Actualización procedimientos
Dic-15 Mar-13
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PROYECTO 11: IMPLEMENTACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA
ENTIDAD
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Asegurar la disponibilidad de recursos para la continuidad de operaciones en la Entidad ante la ocurrencia de un evento contingente
Mejoramiento Infraestructura Tecnológica del CCA, sensibilización y capacitación, Plan anual de pruebas, actualización de la documentación del Plan de Continuidad de Negocio, Actualización de análisis de impacto de negocio y estrategia, definición e implementación de alternativa para recuperación de procesos críticos
Subgerente Administrativo/
Gerente de Servicios Administrativos /
Gerente de Talento Humano / Gerente de
Tecnología de la Información
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
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NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Efectividad de la ejecución de pruebas
sobre el Plan de Continuidad de
Negocio
No. de pruebas exitosas / No. Pruebas definidas en Plan Anual de
Pruebas 31/07/2013 Porcentaje 85%
INDICADOR
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Mantener la Infraestructura Tecnológica del Centro de Cómputo Alterno (CCA)
15% 13/02/2013 31/12/2013
2 Actualizar los Procedimientos BCP y el manual de continuidad del negocio según nueva infraestructura instalada y estructura organizacional.
5% 02/11/2013 31/07/2014
3 Formular y ejecutar plan de sensibilización y capacitación sobre el Plan de Continuidad de Negocio(PCN)
10% 13/02/2013 31/12/2013
4 Formular y ejecutar plan de pruebas al Plan de Continuidad de Negocio 10% 13/02/2013 31/12/2013
5 Actualizar el análisis de impacto del negocio, identificando los procesos críticos y el personal vital.
15% 01/07/2013 30/09/2013
6 Definir la alternativa más conveniente para la recuperación de los procesos críticos y actualizar la estrategia de continuidad
20% 01/10/2013 31/12/2013
7 Implementar la alternativa definida para la recuperación de los procesos críticos
25% 02/01/2014 31/07/2014
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 11 IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE
CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD
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Hit
os
1) Fortalecimiento CCA
feb-13 Jul-13 oct-13 nov-13 dic-13
HITOS 2013 PROYECTO 11 IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL
PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD
2)Actualización de procedimientos
BCP
3)Ejecución Plan Anual de Pruebas sobre el PCN
4) Ejecución Plan Anual Capacitación sobre el PCN
5) Actualización análisis de
impacto del negocio
6) Definición alternativa y
estrategia continuidad
7) Implementar la alternativa para la recuperación de los procesos
críticos
jul-14 sep-13 ene-14
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PROYECTO 12: OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIOS PREVIOS
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Agilizar los tiempos de respuesta y estandarizar los criterios para la definición de los estudios previos.
Diseño e implementación de aplicativo de estructuración de estudios previos para proyectos de infraestructura, fortalecimiento del equipo de estudios previos
Subgerente de Contratación / Gerente área de Estudios
Previos
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
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NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Cumplimiento del cronograma
propuesto para la implementación
del aplicativo
Actividades ejecutadas / actividades planeadas
28/02/2013 Porcentaje 100%
Refuerzo del equipo de trabajo
de Estudios Previos
Personas contratadas / Personal requerido
30/04/2013 Porcentaje 100%
INDICADOR
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Actividades Peso Fecha de
Inicio Fecha de
Terminación
1 Recopilar la información de los históricos y elaborar APUs que conforman los presupuestos
20% 01/01/2013 28/02/2013
2 Conformar AIU 10% 01/02/2013 28/02/2013
3 Desarrollar el aplicativo de estructuración de estudios previos para proyectos de infraestructura
25% 01/01/2013 30/03/2013
4 Realizar pruebas de validación del aplicativo de estructuración de estudios previos para proyectos de infraestructura
25% 01/03/2013 30/04/2013
5 Reforzar y reorganizar el equipo de trabajo del área de Estudios Previos
20% 01/02/2013 30/06/2013
Total 100%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 12 OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS
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ene-13
Hit
os
1) Consolidación información histórica
2) Conformación APU’s
feb-13 mar-13 may-13 jun-13
3) Desarrollo aplicativo Estudios Previos
5) Reorganización equipo de trabajo estudios previos
HITOS 2013 PROYECTO 12 OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS
4) Pruebas aplicativo
abr-13
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PROYECTO 13: IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
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OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Fortalecer el seguimiento y monitoreo a los proyectos que ejecuta FONADE para sus clientes generando a nivel gerencial alertas tempranas sobre el avance y cumplimiento de los mismos.
Definición de especificaciones técnicas, Proceso de Selección y contratación de la firma que apoye el monitoreo de proyectos, formulación de procedimientos, informes y formatos de monitoreo, y ejercicio piloto de monitoreo y seguimiento de proyectos según la muestra que se defina.
Planeación y Gestión de Riesgos
DEFINICIÓN
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
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NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO
MEDICIÓN UNIDAD DE
MEDIDA META 2013
Nivel de Cumplimiento de prueba piloto de
monitoreo y seguimiento de
proyectos
Número de Proyectos monitoreados/Total de
proyectos seleccionados para prueba piloto
30/11/2013 Porcentaje 90%
INDICADOR
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PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 13 IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
ACTUAL
Actividades Peso Fecha de Inicio Fecha de
Terminación
1 Definir responsable del sistema de monitoreo dentro de FONADE. 5% 01/02/2013 28/02/2013
2 Elaborar y validar especificaciones técnicas para la contratación de firma que apoye el monitoreo y seguimiento a los proyectos.
20% 01/02/2013 31/03/2013
3 Identificar costos y fuente de financiamiento y asignación de recursos para la contratación de servicios de monitoreo y seguimiento
10% 01/04/2013 30/05/2013
4 Realizar el proceso de selección y contratación de servicios de monitoreo y seguimiento
15% 01/06/2013 30/08/2013
5 Diseñar procedimiento y/o metodología de monitoreo de acuerdo con la tipología del proyecto.
10% 01/03/2013 30/04/2013
6 Desarrollar y validar propuesta de informes y/o plantillas para la documentación de resultados de monitoreo.
10% 01/09/2013
30/09/2013
7 Formalizar procedimientos, informes y plantillas 10% 01/11/2013 31/12/2013
8 Realizar ejercicio piloto de monitoreo y seguimiento de proyectos según la muestra que se defina
10% 01/10/2013 30/11/2013
9 Evaluar resultados de prueba piloto y definir ajustes previa implementación
5%
01/12/2013 31/12/2013
10 Implementar servicios de monitoreo y seguimiento según cronograma definido 5% 02/01/2014 31/07/2014
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Hit
os
1)Definición Responsable
sistema monitoreo
feb-13 mar-13 abri-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13
3) Definición fuentes
financiaciónmonitoreo
HITOS 2013 PROYECTO 13 IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS
4) Proceso contratación
servicios monitoreo
5) Diseño Metodología y procedimiento monitoreo
2) Elaboración especificaciones técnicas contrato
monitoreo
nov-13
6) Propuesta informes y plantillas
dic-13
7) Formalización procedimiento
monitoreo
8) Ejercicio piloto de
monitoreo
9) Resultados
piloto
oct-13
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ATENCIÓN
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