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(PMAM-12) Procedimiento de Admisiones
Versión: 5
Fecha de Aplicación: 01/08/2017
Historial de Control de Cambios
Edición # Fecha de
Aplicación Descripción del Cambio
1 04/03/2010 Documento Inicial
2 01/02/2011 Se incluye en formato FMAM-49: Consolidado de Admisiones para Junta
Directiva
3 01/062013
Revisión y Ajuste al Procedimiento en su totalidad con el fin de apropiar las
políticas de admisiones requeridas por el programa del diploma del OBI e
incluir un nuevo responsable del desarrollo del procedimiento.
4 11/05/2015
Se incluye en formato FMAM-49A: control para envíos de consolidados de
admisión para Junta Directiva, se ajusta la política específica 6, se incluye la 7
y se revisa y actualiza todo el documento conforme al contexto actual de la
institución.
5 01/08/2017
Se modifican las políticas Generales
Se elimina Procedimiento Control de Registros
Se actualizan los cargos de acuerdo a la versión vigente del organigrama y el
manual de calidad
Firmas
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por
Asistente de Calidad Coordinador de
Admisiones
Director de Mercadeo y
Comunicaciones Director General
PROCESO MERCADEO, ADMISIONES Y MATRÍCULAS
PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
Versión: 5
Fecha: 01/08/2017
Página: 2/14
1. OBJETIVO
Definir y establecer las actividades que se deben cumplir durante el proceso de admisión con el fin de
asegurar una ágil y adecuada atención a los aspirantes a cupo y sus familias, además de garantizar el
cumplimiento de los requisitos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las admisiones de aspirantes a cupo de Preescolar, Básica Primaria, Básica
Secundaria, Educación Media del Programa del Diploma y Casos Especiales. Inicia con la atención al
aspirante a cupo y finaliza con el estudiante admitido cumpliendo los requerimientos estipulados en la
institución y los pertinentes de ley.
3. POLITICAS
3.1 POLITICAS GENERALES
A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte
del Sistema de Gestión Integral, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el
presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las
personas de la organización.
No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye
formatos, instructivos, entre otros.
Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la
versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.
Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y
dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación
de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02)
Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera de
carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte de
los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).
Todos los “documentos que conservarán la información” deben ser identificados de manera única,
pues de esta manera se evitan ambigüedades y controlarse de acuerdo al Procedimiento Control
Documental (PGC-05).
3.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS
3.2.1 El Colegio Internacional Los Cañaverales, se reserva el derecho de admisión de los estudiantes y
sus familias.
3.2.2 El Director de Mercadeo y Comunicaciones y el Coordinador de Admisiones, velarán por el
cumplimiento del procedimiento de admisiones del Colegio Internacional Los Cañaverales.
3.2.3 El procedimiento de admisiones debe realizarse en el periodo estipulado de acuerdo con el
documento directriz anual para admisiones (FMAM-85), aprobado por el Director General y el
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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
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Director de Mercadeo y Comunicaciones; dado el caso en que se presente una solicitud de
admisión fuera de este periodo, se requiere la aprobación por parte del Director General.
3.2.4 El Colegio Internacional Los Cañaverales pertenece a la Corporación los Cañaverales, por tanto,
las familias admitidas por el Colegio deben conocer, aceptar y cumplir con los estatutos de la
Corporación, por medio de la firma de carta de conocimiento y aceptación de los estatutos de la
corporación.
3.2.5 Los casos especiales tipificados en el procedimiento de admisiones (Anexo A: AMAM-A) deberán
manejarse conforme a lo establecido en el documento; dado el caso que se presente una situación
que no esté ahí tipificada, su manejo se realizará conforme al criterio del Director General o Junta
Directiva quien deberá emitir la respectiva autorización escrita.
Los casos especiales como los estudiantes que no cumplan con los porcentajes mínimos, se
encuentren desescolarizados, no hayan tenido buen rendimiento en grados anteriores cursados en
otros Colegios deberán ser revisados previamente por Dirección General antes de notificar su
admisión.
3.2.6 Al finalizar las actividades de admisión se realizará un consolidado del proceso en el documento
consolidado de admisiones para Junta Directiva (FMAM-49), únicamente de los estudiantes que a
criterio del Colegio Internacional Los Cañaverales cumplen con el perfil, las pruebas requeridas,
requisitos, condiciones y compromisos exigidos, el cual será remitido a la Junta Directiva a fin de
que ésta, emita su concepto de admisión.
3.2.7 Durante los meses de marzo a agosto la remisión física de los documentos (FMAM-49) consolidado
de admisiones para Junta Directiva, se realizará con una periodicidad mensual y durante los
primeros cinco (5) días hábiles por parte del Coordinador de Admisiones, quien con antelación
(dos (2) días) deberá remitir el archivo magnético del registro (FMAM-49A) control para envíos
de consolidados de admisión a Dirección General. Una vez dicha información sea validada, la
Dirección General remitirá vía correo electrónico el registro (FMAM-49A) y autorizará al
Coordinador de Admisiones el envío de los documentos (FMAM-49).
Para los meses de septiembre a febrero la periodicidad de entrega se realizará de manera
bimensual, cumpliendo las anteriores disposiciones.
3.2.8 Los criterios de Admisión del Colegio Internacional Los Cañaverales, permitirán verificar el perfil
de la familia, frente al perfil de la Comunidad Cañaverales establecido por la Institución en el
manual de convivencia, igualmente, se evaluará su capacidad financiera, la condición académica y
disciplinaria del estudiante y el cumplimiento de los requisitos establecidos, así como el nivel de
compromiso y la alineación de su proyecto como familia con los ideales filosóficos del colegio y de
la Organización del Bachillerato Internacional ya que pertenecemos a la red de colegios IB del
mundo.
3.2.9 La documentación e información suministrada por la familia aspirante a cupo y los resultados de las
evaluaciones, será de carácter confidencial, bajo responsabilidad de los funcionarios implicados
en el proceso y estos últimos no serán entregados de manera física a las familias,
independientemente del resultado, salvo expresa autorización del Director General.
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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
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3.2.10 El director de mercadeo y comunicaciones y el coordinador de admisiones, velarán por que todos
los documentos requeridos en el proceso de admisión recibidos a las familias estén completos,
legibles, no presenten enmendaduras, adiciones o alteraciones.
3.2.11 El procedimiento de admisiones se desarrollará máximo en un lapso de cinco (5) días hábiles,
teniendo en consideración que la familia haya suministrado la información completa que se requiere
para el proceso.
3.2.12 Si el Colegio Internacional Los Cañaverales no admite a la familia dado los resultados obtenidos en
el informe financiero de aspirantes a cupo (FMAM-96) emitido por el coordinador financiero, el
coordinador de admisiones les hará conocer esta situación y devolverá la documentación personal
y financiera que proporcionó la Familia para este análisis.
3.2.13 La Admisión de una familia al Colegio Internacional Los Cañaverales, tendrá vigencia de un año
escolar. Si la familia no ingresa durante ese año y decide ingresar al año siguiente, deberá realizar el
proceso de admisión nuevamente.
3.2.14 El Colegio no incluye en su misión, ni en el perfil de sus estudiantes proporcionar la atención a
población estudiantil en situación de discapacidad severa y/o que, con alto impacto, no reúna las
habilidades y competencias lingüísticas, cognitivas, emocionales y sociales necesarias para una
educación formal y en una segunda lengua (el inglés), por cuanto, el Colegio no dispone de la
infraestructura académico-curricular ni de los recursos físicos, financieros y profesionales para un
servicio educativo acorde con las necesidades específicas de dicha población y en concordancia con
los valores éticos de la institución de acuerdo a lo establecido en el manual de convivencia. Lo
anterior no significa que la institución no ofrezca las condiciones de inclusión y apoyo diferencial a
los estudiantes que dentro de los parámetros viables para el colegio en su oferta educativa y
recursos, pudiera requerir un estudiante para sus necesidades especiales y particulares para el
aprendizaje.
3.2.15 Para el proceso de readmisión de estudiantes desvinculados por un período igual o superior a un
año lectivo, se aplica el mismo proceso de admisión de estudiantes nuevos. Es requisito
indispensable que la familia entregue oportunamente a la oficina de admisiones todos los
documentos personales y académicos del estudiante mencionados en el anexo B: AMAM-B
Documentos requeridos para los procesos de admisión y matricula, además del certificado de paz y
salvo financiero expedido por el colegio de procedencia. El Colegio se reserva la potestad de
solicitar a la familia aspirante otros documentos adicionales que en su momento considere
pertinentes, dado el caso particular de admisión. Si la readmisión se diera para los años que
conforman el Programa del Diploma IB, el estudiante, para ser readmitido, tendrá que demostrar
que posee las competencias requeridas para poder adelantarlo en condiciones adecuadas.
3.2.16 Para la admisión de hermanos de estudiantes matriculados, se debe analizar la viabilidad financiera
de la familia y realizar las diferentes actividades académicas y psicológicas. Se aplica el mismo
proceso de admisión de estudiantes nuevos y se exceptúa la documentación de la familia. Se
evalúa al estudiante y se define su situación académica. Es requisito indispensable que la familia
entregue oportunamente a la oficina de admisiones todos los documentos personales y académicos
del estudiante mencionados en el anexo B: AMAM-B Documentos requeridos para los procesos de
admisión y matricula, además del certificado de paz y salvo financiero expedido por el colegio de
procedencia.
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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
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Fecha: 01/08/2017
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3.2.17 Dado el caso en que una familia no tenga la posibilidad de pagar el 100% el derecho de asociación
a la Corporación en el momento de la matrícula y requiere plazos, éste se hará de acuerdo a lo
Anexo B: políticas financieras (AAF-B) y/o autorizado de manera escrita por la Junta Directiva y o
Dirección General.
3.2.18 Admisión al Programa del Diploma IB: por cuanto el currículo propio del Programa del Diploma
del Bachillerato Internacional, en armonía y complemento con los requerimientos de la ley nacional
en materia educativa, es el currículo único que el Colegio ofrece para los años de educación media
(grados 10 y 11), todo estudiante que curse en el Colegio Internacional Los Cañaverales dicho ciclo
educativo, estará automáticamente admitido en el Programa del Diploma IB y deberá cursarlo,
beneficiándose de todas las ventajas curriculares y de formación que éste ofrece.
3.2.19 Sus padres, a lo largo de la educación básica secundaria y durante los dos de media, de manera
prorrateada, habrá solventado los costos relativos a matrícula del estudiante y las asignaturas para
presentación de evaluaciones IB, lo cual lo hará candidato para obtener el Diploma Internacional
otorgado por la Organización del Bachillerato Internacional y/o certificarse en uno o varios de sus
cursos. El Colegio, como parte de los costos de matrícula y pensión regulares, financiará todos los
costos del programa relativos a membresía, capacitación docente, servicios pedagógicos y
administrativos de la Organización. En el caso de que un estudiante se retire de la Institución antes
de haberse presentado a la sesión de exámenes de la convocatoria que le corresponda para optar
por el Diploma Internacional, el Colegio reembolsará a sus padres la totalidad de los valores
abonados.
3.2.20 Al inicio del segundo año del Programa del Diploma y como producto del seguimiento de los
estudiantes a lo largo del primer año del programa, el consejo de profesores recomendará a los
estudiantes y a sus familias, qué estudiante se presente como candidato al Diploma Internacional, o
se presente a certificados de asignaturas. Aquel estudiante que pese a la recomendación anterior
desee presentarse como candidato al diploma internacional completo, deberá realizar una solicitud
y compromiso escrito, avalada por sus padres, de tal manera que nivele en los meses previos a
exámenes, y durante el segundo año, aquellas debilidades que hicieron que se le recomendara para
presentación de Certificados (examinación de asignatura(s) particulares) y no a Diploma
(examinación en la totalidad de asignaturas y componentes cursados)
3.2.21 Las admisiones de estudiantes que provengan de colegios monolingües solo se darán hasta grado
2º.
3.2.22 Para los estudiantes que ingresen al Colegio durante o después del primer periodo académico y
no presenten en el proceso de admisión y matricula el registro de notas correspondiente, se
llevará a cabo el siguiente procedimiento: para obtener las notas del primer periodo en cada área,
se promediarán las notas del segundo y tercer periodo escolar y así establecer su promedio anual y
ser promovido al siguiente año escolar de esta manera obtendrá las valoraciones requeridas por el
sistema de evaluación institucional establecido en el manual de convivencia vigente.
4. VOCABULARIO
Admisiones: Proceso que debe cumplir el aspirante y su familia para obtener un cupo y ser admitido,
de acuerdo a los parámetros establecidos por la Ley General de Educación y las normas del Colegio
Internacional Los Cañaverales, contempladas en el PEI y el Manual de Convivencia.
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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
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Fecha: 01/08/2017
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Derecho de asociación a la corporación: Suma de dinero que voluntariamente paga cada familia en
el momento de ingreso a la Corporación Los Cañaverales. Se expresa en salarios mínimos y su valor es
determinado por la Junta Directiva.
Aspirante a cupo: persona que desea iniciar el proceso de admisión en el Colegio Internacional Los
Cañaverales, para convertirse en clientes, cumpliendo con las normas requeridas del mismo.
Clientes: Padres, familias y estudiantes que utilizan los servicios de manera permanente brindados por
el Colegio Internacional Los Cañaverales.
Colegio Internacional Los Cañaverales: es una institución educativa sin ánimo de lucro, privada,
bilingüe (Inglés-Español), mixta, basada en una filosofía de calidad educativa. El Colegio pertenece a la
Corporación Los Cañaverales.
Bienestar estudiantil: Departamento conformado por los psicólogos del Colegio, que se encarga de
prevenir y detectar dificultades y fortalezas emocionales, sociales, comunicativas y del aprendizaje de
los estudiantes y brindar la asesoría correspondiente dentro del alcance establecido por la Institución.
También lidera programas para el bienestar y desarrollo de la comunidad educativa y participa en el
proceso de evaluación de los estudiantes aspirantes a ingresar al Colegio.
Corporación Los Cañaverales: es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro sujeta a las
leyes colombianas, la cual tiene como objeto fundar, organizar, subvencionar y administrar
establecimientos educativos como Colegios, Institutos Técnicos, Liceos, Centros de Educación
Superior o Institutos de Educación y Desarrollo, así como desarrollar y financiar el Colegio
Internacional Los Cañaverales.
Director de sección: colaborador designado para el control de una de las tres secciones que se
manejan en el plantel: Preescolar, Primaria y Bachillerato.
Evaluación académica: es una prueba u observación en la cual se examina el nivel académico del
aspirante mediante la aplicación de pruebas específicas.
Evaluación financiera: estudio financiero de la documentación presentada por la Familia aspirante a
cupo, que permite determinar su capacidad de pago y solidez económica.
Evaluación psicológica: evaluación emocional y del nivel de desarrollo en que se encuentra el niño
que aspira ingresar al Colegio Internacional Los Cañaverales. Esta evaluación la realizará el psicólogo de
la sección a la cual aspira el estudiante.
Reingresos: personas que por alguna razón han tenido que desvincularse oficialmente de la institución
por algún período y deciden reiniciar el proceso de admisión posteriormente.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Procedimientos
PGC-03 Acción Correctiva y de mejora
PGC-05 Control Documental
PGC-07 Servicio No Conforme
PMAM-13 Matrículas
PROCESO MERCADEO, ADMISIONES Y MATRÍCULAS
PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
Versión: 5
Fecha: 01/08/2017
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Formatos
FMAM-31 Encuesta de servicio de admisión
FMAM-32 Base de datos de aspirantes
FMAM-39 Informe académico de estudiantes a cupo
FMAM-40 Prueba de desarrollo (únicamente para preescolar)
FPS-42 Compromiso académico / convivencia / terapéutico
FMAM-49 Consolidado de Admisiones para Junta Directiva
FMAM-49A Control para envíos de consolidado de admisión para junta directiva
FMAM-51 Entrevista psicológica de admisión para aspirantes a cupo
FMAM-81 Informe de observación pedagógica
FMAM-85 Directriz anual para admisión
FMAM-96 Informe Financiero de aspirantes a cupo
AMAM-A Casos especiales
AMAM-B Documentos requeridos para los procesos de admisión y matrícula
Otros
Documentos entregados por los padres de familia
Formato de admisiones
Estatutos de la Corporación los Cañaverales
Carta de aceptación de estatutos
Manual de Convivencia
6. DESARROLLO
No Actividad Registro Responsable
1. La familia solicita información referente al Colegio. - Familia
2.
Las Familias interesadas en adquirir la información
acerca del colegio son registradas en la base de datos
de aspirantes (FMAM-32) a fin de recopilar información
necesaria para el proceso e iniciar y controlar el caso
detallado de cada familia conforme a este
procedimiento; donde también se detallará claramente
los factores o motivos de las familias que no continúan
con el proceso en la institución (no cumplen con el
perfil y/o pre-requisitos, decisión de la familia, entre
otros aspectos).
- Base de datos de
aspirantes (FMAM-
32)
- Padres
- Director de
Mercadeo y
Comunicaciones
- Coordinador de
Admisiones
3.
Se agenda una cita inicial, entre los padres y la oficina de
admisiones a fin de proporcionar la información de la
institución.
Si la familia decide iniciar el proceso de admisión para
su hijo una vez conocido el perfil establecido para las
familias (ver 6.1 características del proceso) y cumple
con éste, debe adquirir el formato de admisiones y
realizar la inscripción.
Durante la entrevista inicial las familias serán registradas
en el formato Base de datos de aspirantes (FMAM-32)
- Formato de
admisiones
- Base de datos de
aspirantes (FMAM-
32)
- encuesta de servicio
de admisión
(FMAM-31)
- Padres
- Director de
Mercadeo y
Comunicaciones
- Coordinador de
Admisiones
PROCESO MERCADEO, ADMISIONES Y MATRÍCULAS
PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
Versión: 5
Fecha: 01/08/2017
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No Actividad Registro Responsable
por parte del Coordinador de Admisiones, y se le
solicitará diligenciar el formato encuesta de servicio de
admisión (FMAM-31), con el objetivo de determinar los
requisitos relacionados con el servicio; Cabe aclarar
que a pesar de ser aplicada al 100% de las familias que
inicien el proceso de admisión, algunos de los
encuestados no retornan el documento, por tanto se
puede tener un muestreo menor al atendido
efectivamente.
4.
La familia debe entregar la documentación
correspondiente para llevar a cabo el procedimiento de
admisión (ver anexo B: documentos requeridos para los
procesos de admisión y matrícula (AMAM-B)).
- Documentos de la
familia - Padres
5.
- La documentación de la familia es revisada y organizada
por el Coordinador de Admisiones en una sola carpeta,
que posteriormente entregará a secretaria académica,
donde primero archivará la documentación financiera
de los padres y seguido la información personal y
académica del estudiante, verificando que la
documentación esté completa a través de la lista de
chequeo contenida en el formato FMAM 49-
Consolidado de Admisiones para Junta Directiva basada
en los documentos requeridos para el proceso de
admisión y matrículas (Anexo B: AMAM-B).
La carpeta se proporcionará al coordinador financiero
para realizar el análisis y registro del Informe financiero
de aspirantes a cupo (FMAM-96).
Dado el caso en que las familias no tengan toda la
documentación completa, el Coordinador de
Admisiones debe acordar un plazo no superior a quince
(15) días para la entrega a secretaria académica de la
información faltante.
- FMAM 49-
Consolidado de
Admisiones para
Junta Directiva
- Anexo B –
documentos
requeridos para los
procesos de
admisión y
matrícula (AMAM-
B)
- Informe financiero
de aspirantes a
cupo (FMAM-96)
- Director de
Mercadeo y
Comunicaciones
- Coordinador de
Admisiones
Coordinador
Financiero
6.
Se agenda la realización de las diferentes actividades de
admisión: académica y psicológica (ver características
del proceso, ítem 6.1), lo cual queda registrado en el
formato el formato Base de datos de aspirantes
(FMAM-32)
Base de datos de
aspirantes (FMAM-32)
- Coordinador de
Admisiones
- Director de
Sección
- Psicólogo
7.
Una vez realizadas las actividades académicas y
psicológicas a cargo del director de sección y psicólogo
respectivamente, se deben entregar los resultados y
compromisos (de ser necesario), al Coordinador de
Admisiones, a fin de concluir con el Director de
Mercadeo y Comunicaciones, si el aspirante a cupo
cumple las características del proceso (ver ítem 6.1
Características del Proceso).
- Informe académico (FMAM-39)
- Entrevista Psicológica
(FMAM-51)
- Prueba de desarrollo
(FMAM-40-preescolar).
- Informe de observación pedagógica (FMAM-81-
preescolar)
- Base de datos de
- Director de
Sección
- Psicólogo
- Director de
Mercadeo y
Comunicaciones
- Coordinador de
Admisiones
Coordinador
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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
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No Actividad Registro Responsable
Adicionalmente, el Coordinador Financiero debe
entregar la información del estudio financiero realizado
a la familia en el formato Informe Financiero de
Aspirantes a Cupo (FMAM-96).
aspirantes (FMAM-
32) - Compromisos (FPS-42
A,B)
- Informe Financiero (FMAM-96)
Financiero
8.
Si dado los resultados obtenidos el aspirante a cupo no
supera el proceso o pruebas requeridas o no cumple
con los pre-requisitos y criterios de admisión el
Coordinador de Admisiones les hará conocer esta
situación y devolverá la documentación personal y
financiera que proporcionó la Familia durante el
procedimiento. (Ver FMAM-85: Directriz anual para
Admisión y C – AMAM-B: documentos requeridos para
los procesos de admisión y matrícula / ítem 6.1
Características del Proceso).
- FMAM-85: Directriz
anual para
Admisión
- Anexo B –
documentos
requeridos para los
procesos de
admisión y
matrícula (AMAM-
B)
- Director de
Mercadeo y
Comunicaciones
- Coordinador de
Admisiones
9.
Al finalizar las actividades de admisión se realizará un
consolidado del proceso, únicamente de los
estudiantes que a criterio del Colegio Internacional Los
Cañaverales cumplen con el perfil y las pruebas
requeridas, el cual será remitido a la Junta Directiva a
fin de que ésta, emita su concepto.
La remisión física de los documentos (FMAM-49)
consolidado de admisiones para Junta Directiva, se
realizará conforme a la política específica 3.2.7 del
presente procedimiento.
- FMAM 49-
Consolidado de
Admisiones para
Junta Directiva.
- FMAM-49A Control
para envíos de
consolidado de
admisión para junta
directiva
- Junta Directiva
- Coordinador de
Admisiones
- Director General
10.
Si el aspirante a cupo obtiene resultados positivos en las
diferentes actividades académica y psicológica además,
de cumplir con los criterios de admisión estipulados en
la institución (FMAM-85: Directriz anual para admisión)
y cuenta con el concepto emitido por la Junta
Directiva, se admite y El Coordinador de Admisiones
informa a los padres que han sido admitidos e inducirlos
al procedimiento de matrículas; de igual manera se
envía la información del proceso al Director General y
Junta Directiva.
Cuando un estudiante sea admitido con algún
compromiso (FPS-42), éste debe ser entregado por el
director y/o psicólogo de cada sección junto a los
informes, siendo responsabilidad del Coordinador de
Admisiones hacer firmar dicho documento, por parte
de los padres y el estudiante; dado el caso que así se
requiera, se debe coordinar una reunión con el
responsable de la emisión del compromiso.
Cabe aclarar que una vez el estudiante sea admitido, la
- Carta informativa de
admisión
- FMAM-85: Directriz
anual para admisión
- Compromiso (FPS-
42A, B)
- Base de datos de
aspirantes (FMAM-
32)
- Director de
Mercadeo y
Comunicaciones
- Coordinador de
Admisiones
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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
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Fecha: 01/08/2017
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No Actividad Registro Responsable
información de las pruebas realizadas se remite a la
sección pertinente siendo esta archivada en el
observador del estudiante.
11.
Si el padre o acudiente decide no realizar el
procedimiento de matrícula en el Colegio, el
Coordinador de Admisiones les devolverá la
documentación personal y financiera que se
proporcionó durante el procedimiento.
- Documentación
personal y
financiera
- Coordinador de
Admisiones
12.
Si el padre o acudiente decide realizar el procedimiento
de matrícula se hace entrega de la carpeta de matrícula
previamente organizada por la Secretaria Académica, la
cual contiene la información y documentación
respectiva para llevar a cabo las matrículas financieras y
académicas dentro de las fechas estipuladas por la
institución en su cronograma anual.
Dado el caso en que el padre o acudiente decida
realizar el procedimiento de matrícula de manera
anticipada el Coordinador de Admisiones informará a la
Secretaría Académica para acordar una cita (hora y
fecha) para la entrega de la carpeta de matrícula y
proporcionar la inducción de la matrícula académica
del estudiante.
- Carpeta de
matrícula
- Secretaria
Académica
- Coordinador de
Admisiones
13.
El Coordinador de Admisiones entregará la carpeta con
la documentación completa (ver anexo AMAM-B:
documentos requeridos para los procesos de admisión
y matrícula) a la Secretaria Académica a fin de iniciar el
procedimiento de Matrícula.
Dado el caso que exista algún tipo de compromiso para
el estudiante, éste se entregará debidamente firmado
por los padres para posteriormente remitir al Director
de Sección correspondiente para su seguimiento, al
igual que los demás documentos y/o formatos que se
registraron en proceso de admisiones para ser
conservados como parte del observador del alumno
(Informe académico de estudiantes a cupo, Prueba de
desarrollo (únicamente para preescolar), Entrevista
psicológica de admisión para aspirantes a cupo, Informe
de observación pedagógica, y pruebas académica)
- Documentos de
admisión
- Compromiso (FPS-
4242A, B)
- Coordinador de
Admisiones
14. Se da inicio al procedimiento de matrícula financiera y
académica (PMAM-13)
- Coordinador
Financiero
- Secretaria
académica
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6.1 Características del Proceso
Criterios Descripción
Participantes
directos del
proceso
Junta Directiva - Director General – Coordinador Financiero -Director de Mercadeo y
Comunicaciones – Coordinador de Admisiones - Directores de Sección – Psicóloga –
Terapeuta Ocupacional - Secretaria Académica, Secretaria Recepcionista – Portero.
Pruebas
Académicas
Estudiantes de preescolar: se realiza una observación pedagógica para determinar su
proceso de desarrollo y cuando así se requiera, la necesidad de algún tipo de apoyo para su
ingreso a la institución, lo cual se registra mediante un informe descriptivo firmado por el
director de sección, informe de observación pedagógica (FMAM-81) y a través del
diligenciamiento del formato compromiso (FPS-42A, B), cuando así se requiera.
Estudiantes de básica primaria y básica secundaria: se realiza una evaluación
académica en matemáticas, español e inglés (oral y escrito), con el propósito de situar
correctamente al niño en el grado que le corresponda y determinar de igual manera, si
necesita algún tipo de apoyo académico dentro del alcance establecido por la institución, esta
evaluación es coordinada por el director de la sección, dicha información se registra en el
formato informe académico de aspirantes a cupo (FMAM-39) y de ser necesario se diligencia
el formato compromiso (FPS-42A,B), cuando así se requiera.
Superación de la prueba:
La prueba se considera aprobada con una valoración superior o igual a 5 siendo 7 la
calificación mayor.
- En caso de obtener puntajes de 4 se presentará a Dirección General quien evaluará la
posibilidad de ingreso con los compromisos respectivos.
- Las valoraciones por debajo del 3 serán consideradas como no admitidas.
Programación y resultado de las pruebas:
- Los Directores y psicólogos de cada sección acordarán los días y horarios con el
Coordinador de Admisiones para realizar las pruebas académicas y entrevistas.
- Durante el período de vacaciones de fin de año escolar, se atenderá de manera
permanente a las familias aspirantes a cupo, por parte de todos los implicados, dada la
prioridad de este proceso.
- Las pruebas académicas y entrevistas se programarán para realizarse en un mismo día
preferiblemente (mañana o tarde), o en dos jornadas según lo acordado con los padres.
- Los informes de estas entrevistas y pruebas académicas serán entregados a más tardar a
los dos (2) días siguientes de ser presentadas, para ser consolidada en el formato FMAM
49 - Consolidado de Admisiones para Junta Directiva.
PROCESO MERCADEO, ADMISIONES Y MATRÍCULAS
PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
Versión: 5
Fecha: 01/08/2017
Página: 12/14
Criterios Descripción
Prueba
Psicológica
(donde se
evalúa el
Perfil de la
Familia
Cañaverales)
Durante esta reunión el Psicólogo expondrá, una vez explore la información suministrada
por la oficina de admisiones, que para hacer real el perfil del estudiante Cañaverales, el
Colegio requiere familias:
a. Íntegras, responsables y comprometidas con los principios y valores, base para el
desarrollo personal y académico del estudiante Cañaverales.
b. Satisfechas con la filosofía, la misión, la visión, la estructura académica y organizativa, los
objetivos, las políticas y los reglamentos que proporciona el Colegio Internacional Los
Cañaverales.
c. Comprometidas con el desarrollo y el crecimiento personal, ético y académico de sus
hijos.
d. Que evidencien interés para el cumplimiento de los deberes y derechos de las familias
determinados en el Manual de Convivencia.
Y emitirá su concepto frente la observación de los anteriores aspectos, además de los
antecedentes familiares, emocionales y personales, frente al desarrollo del proceso educativo
del aspirante a cupo, de acuerdo a lo establecido en el manual de convivencia.
Los resultados de la prueba psicológica de los aspirantes a cupo, se registrarán en el formato
entrevista psicológica de admisión para aspirantes a cupo (FMAM-51), donde se evalúan los
diferentes aspectos que permiten conocer el perfil de la familia y del aspirante a cupo; para
los aspirantes a cupo de la Sección Preescolar, adicional al formato anterior, se presenta el
formato Prueba de desarrollo (FMAM-40).
Capacidad
Financiera
Es un análisis y estudio realizado por el Coordinador Financiero, para conocer el soporte
económico de la familia para cumplir con las obligaciones financieras requeridas para la
colegiatura del estudiante.
El Coordinador Financiero, entregará los resultados, su concepto y recomendaciones con el
registro del informe financiero de aspirantes a cupo (FMAM-96) a los dos (2) días siguientes
de entregada la documentación por parte del asistente de admisiones.
Matrícula
Una vez finalizado el proceso de admisión y obteniendo el concepto por parte de la Junta
Directiva, la familia deberá proceder a realizar la matrícula:
Financiera: cumplimiento de los pagos establecidos y Académica: cumplimiento en los
requisitos establecidos.
El tiempo estipulado para esta matrícula es determinado por parte del Colegio y concertado
con la familia.
PROCESO MERCADEO, ADMISIONES Y MATRÍCULAS
PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
Versión: 5
Fecha: 01/08/2017
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Diagrama de flujo procedimiento admisiones
NO
SI
INICIO
1. La familia solicita información
referente al Colegio.
2. Se programa una visita a fin de
brindar la información de la Institución.
- Entrevista de admisiones para
aspirantes a cupo (FMAM-30).
- Encuesta de servicio de
admisión (FMAM-31).
La familia conoce el perfil
y los requisitos de Admisión y
cumple con ellos
Inicia el proceso
de admisión
FIN
3. La familia debe adquirir el formato de
admisiones-Formato de admisión
4. La familia debe entregar la
documentación correspondiente
5. Se revisa y organiza la documentación
financiera y académica en una carpetas
posteriormente es proporcionada al
cordinador financiero su estudio y
análisis.
- Entrevista de admisiones para
aspirantes a cupo (FMAM-30).
- Anexo B – AMAM-B.
Informe financiero de aspirantes a
cupo (FMAM-96)
6. Se programa la realización de las
diferentes pruebas: académica,
psicológica.
- Entrevista de admisiones para
aspirantes a cupo (FMAM-30).
7. Una vez realizadas las pruebas, los
responsables del desarrollo de las
mismas, deben elaborar un informe con
los resultados y compromisos (de ser
necesario)
- Informe académico de
aspirantes a cupo (FMAM-39)
- Entrevista psicológica de
admisión para aspirantes a cupo
(FMAM-51)
- Prueba de desarrollo (FMAM-
40 – únicamente para
preescolar).
- Informe de observación
pedagógica (FMAM-81)
- Entrevista de admisiones para
aspirantes a cupo (FMAM-30).
- Compromisos (FPS-42 A,B)
Informe financiero de
aspirantes a cupo (FMAM-96)
A
- Base de datos de aspirantes
(FMAM-32).
NO
INICIOINICIO
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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES
Código: PMAM-12
Versión: 5
Fecha: 01/08/2017
Página: 14/14
SI
NO
A
10. Se admite y se informa a los padres de familia
12. Se entrega la carpeta de matrícula, la cual contiene la información y documentación para llevar a cabo la matrícula del estudiante.
El padre de familia decide realizar el
proceso de admisión
13. Se remite la Documentación del proceso de admisión a Secretaría Académica a fin de realizar el proceso de matrícula
14. Se da inicio al proceso de matrícula financiera y académica
FIN
- Directriz anual para admisión (FMAM-85)- Compromiso (FPS-42 A,B)- Informe Financiero (FMAM-96)- Carta informativa
11. Se realiza la devolución de la documentación entregada
FIN
- Carpeta de matrícula
- Documentos de Admisión-Compromiso (FPS-42 A,B)
NOEl aspirante a cupo
cumple con el perfil y supera las pruebas requeridas
9. Se informa a los padres y se realiza la devolución de la documentación
SI
- Consolidado de Admisiones para Junta Directiva (FMAM-49)
8. Se realiza consolidado únicamente de los estudiantes que a criterio del CIC cumplen con el perfil y pruebas requeridas, el cual será remitido a la Junta Directiva
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