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POLIacuteTICA DE GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
(3ordf EDICIOacuteN)
9 Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten
TIacuteTULO 9 Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten
Elaboracioacuten y coordinacioacuten de contenidos Grupo de Trabajo de PGD-e en el marco del Plan de Accioacuten de Transformacioacuten Digital
Impulsa Grupo de trabajo para la Coordinacioacuten de Archivos de MINHAC y Comisioacuten Ministeshyrial de Administracioacuten Digital (CMAD)
Dirige Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones de MINHAC Responsable edicioacuten digital Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publishycaciones Edicioacuten electroacutenica (versioacuten 1) junio de 2020 Disponible esta publicacioacuten en el Portal de Administracioacuten Electroacutenica (PAe) httpadministracionelectronicagobes
Edita copy Ministerio de Hacienda Secretariacutea General Teacutecnica Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones NIPO 185-20-053-3
copy Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital Secretariacutea General de Administracioacuten Digital NIPO 094-20-073-3
El presente documento estaacute bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-Compartir Igual versioacuten 40 Espantildea Usted es libre de - Copiar distribuir y comunicar puacuteblicamente la obra - Hacer obras derivadas Bajo las condiciones siguientes - Reconocimiento Debe reconocer los creacuteditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra) - Compartir bajo la misma licencia Si altera o transforma esta obra o genera una obra derishyvada soacutelo puede distribuir la obra generada bajo una licencia ideacutentica a eacutesta Al reutilizar o distribuir la obra tiene que dejar bien claro los teacuterminos de la licencia de esta obra Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor Esto es un resumen legible por humanos del texto legal (la licencia completa) disponible en
httpscreativecommonsorglicensesby-sa40deedes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 3
IacuteNDICE
Histoacuterico de versiones del documento 4
1 ANTECEDENTES 5
2 INTRODUCCIOacuteN 6
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA 8
31 Queacute NO incluye la Guiacutea 9
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS 10
5 ELIMINACIOacuteN 11
51 Normativa de intereacutes 11
52 Diferencia entre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten 12 521 Borrado 12 522 Borrado seguro 12 523 Destruccioacuten segura 13 524 Eliminacioacuten segura 13
53 Metadatos a considerar 13
54 Trazabilidad 17 541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD 18 542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN 18
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN 20 544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN 20 545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO 21 546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN 21 547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO 22 548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO 22 549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR 23
55 Justificacioacuten y alcance 23 551 Ejecucioacuten de un di ctamen de eliminacioacuten 24 552 Transferencia a archivo 25 553 Cambio de soporte 25
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten 25
57 Soportes de almacenamiento 26 571 Tipos de soportes de almacenamiento 27 572 Contexto de los soportes 27 573 Tipo de gestioacuten de los soportes 28
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 4
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros 28 581 Sobrescritura 29
582 Comandos a nivel firmware 29 583 Borrado criptograacutefico 29 584 Desmagnetizacioacuten 29 585 Trituracioacuten 30 586 Desintegracioacuten 30 587 Aplastamiento 30 588 Pulverizacioacuten 30
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN 31
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 34
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS 35
81 Definiciones 35
82 Acroacutenimos 35
9 REFERENCIAS 36
91 Legislacioacuten 36
92 Otros 36
ANEXO I NORMATIVA 37
Equipo responsable de la elaboracioacuten de la poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos 47
IacuteNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos 14
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten 31
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten33
Histoacuterico de versiones del documento
Versioacuten Nombre del documento Fecha Descripcioacuten
0 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 16072019
Versioacuten 0 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 1062020
Versioacuten 1 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 ANTECEDENTES
1 En el antildeo 2014 se publicoacute la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos electroacutenicos del Ministeshyrio la primera que se ha elaborado en el entorno de la Administracioacuten General del Estado Por haber sido consensuada entre los diferentes organismos del Ministerio asiacute como por la Subdireccioacuten General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educacioacuten Cultura y Deportes y el Ministerio de la Presidencia se ha convertido en un referente para las poliacuteshyticas de gestioacuten de documentos electroacutenicos posteriores tanto de la AGE como de las comunidades autoacutenomas y entidades locales
2 En el antildeo 2016 se aproboacute la segunda edicioacuten de la Poliacutetica de G estioacuten de Documentos Electroacutenicos del entonces Ministerio de Hacienda y Funcioacuten Puacuteblica que fue galardonada con el premio al mejor proyecto archiviacutestico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y Leoacuten (25-27 de mayo de 2016)
3 Pasados seis antildeos desde la publicacioacuten de la Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacuteshynicos se haciacutea necesaria una actualizacioacuten de la misma sobre todo teniendo en cuenta las experiencias que se han tenido en administracioacuten electroacutenica en las aplicaciones de tramitacioacuten y archivo electroacutenico Tambieacuten era necesaria la adaptacioacuten a la nueva normativa la Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y la Ley 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico sin olvidar que en fechas proacuteximas seraacute aprobado el nuevo reglamento de administracioacuten electroacutenica que desarrollaraacute las dos leyes citadas
4 En esta guiacutea se aborda el proceso de gestioacuten documental de destruccioacuten o eliminacioacuten recogido en la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (3ordf edicioacuten) en su aparshytado ldquo259 Destruccioacuten o eliminacioacutenrdquo Se tratan aspectos como la distincioacuten entre distinshytos niveles de borrado de documentos electroacutenicos los tipos de soportes de almacenashymiento la gestioacuten interna o externa de los mismos los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten y se exponen las pautas para ejecutar un proceso de eliminacioacuten segura en funcioacuten de su alcance y de los motivos que han llevado a ponerlo en marcha
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 5
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 6
2 INTRODUCCIOacuteN
5 Seguacuten los principios de la gestioacuten documental los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia un ldquociclo vitalrdquo que contempla a semejanza de cualquier otro el nacimiento (creacioacuten) crecimiento (mantenimiento y uso) y decrecishymiento y muerte (expurgo o eliminacioacuten) de los mismos En este sentido la gestioacuten docushymental culmina con la decisioacuten de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten de los docushymentos
6 De acuerdo con la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental estatal una vez transcurridos los plazos legales la eliminacioacuten de los docushymentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) en razoacuten de su condicioacuten de patrimonio documental espantildeol soacutelo y exclusivamente puede realizarse meshydiante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la normativa que regula el funshycionamiento de dicha comisioacuten y siempre y cuando se dictamine que los documentos han perdido todos sus valores primarios (juriacutedicos administrativos fiscales) y no poseen vashylores informativos ni histoacutericos
7 No podraacuten eliminarse por tanto los documentos o expedientes en los que se deacute alguna de las siguientes circunstancias
i Esteacuten calificados como de ldquoconservacioacuten permanenterdquo de acuerdo con los dictaacuteshymenes de la CSCDA
ii No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacioacuten durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derecho y obligaciones de personas fiacutesishycas o juriacutedicas
iii No tengan la autorizacioacuten previa establecida en la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
8 Por otro lado la eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos afecta directamente a la seguridad de los datos especialmente a los de caraacutecter personal El acceso o difusioacuten no autorizados de los datos que un proceso de eliminacioacuten incompleto o mal ejecutado podriacutea ocasionar pone en riesgo su seguridad y vulnera la confidenciashylidad de la informacioacuten
9 Los documentos electroacutenicos como ficheros codificados de forma binaria se guardan de manera permanente en los denominados soportes de almacenamiento
10 Existen distintos tipos de soportes magneacuteticos oacutepticos o memorias de estado soacutelido algunas de cuyas caracteriacutesticas pueden limitar el eacutexito de una operacioacuten de borrado de documentos electroacutenicos cuando se pretende que sea exhaustiva o irreversible
i En algunos discos duros magneacuteticos hay sectores que estaacuten protegidos u oculshytos o que son defectuosos Los comandos de borrado que incorporan los distinshytos sistemas operativos o las aplicaciones informaacuteticas que gestionan documenshytos electroacutenicos no pueden acceder a estos sectores por lo que los datos preshysentes en ellos no se eliminan cuando se borra un fichero
ii En soportes de acceso secuencial por ejemplo cintas magneacuteticas no seriacutea poshysible borrar fiacutesicamente un fichero que se encuentra entre otros ficheros sin afecshytar a estos por lo que deberiacutea borrarse todo el contenido del soporte
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 7
iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo
11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
TIacuteTULO 9 Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten
Elaboracioacuten y coordinacioacuten de contenidos Grupo de Trabajo de PGD-e en el marco del Plan de Accioacuten de Transformacioacuten Digital
Impulsa Grupo de trabajo para la Coordinacioacuten de Archivos de MINHAC y Comisioacuten Ministeshyrial de Administracioacuten Digital (CMAD)
Dirige Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones de MINHAC Responsable edicioacuten digital Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publishycaciones Edicioacuten electroacutenica (versioacuten 1) junio de 2020 Disponible esta publicacioacuten en el Portal de Administracioacuten Electroacutenica (PAe) httpadministracionelectronicagobes
Edita copy Ministerio de Hacienda Secretariacutea General Teacutecnica Subdireccioacuten General de Informacioacuten Documentacioacuten y Publicaciones NIPO 185-20-053-3
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 3
IacuteNDICE
Histoacuterico de versiones del documento 4
1 ANTECEDENTES 5
2 INTRODUCCIOacuteN 6
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA 8
31 Queacute NO incluye la Guiacutea 9
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS 10
5 ELIMINACIOacuteN 11
51 Normativa de intereacutes 11
52 Diferencia entre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten 12 521 Borrado 12 522 Borrado seguro 12 523 Destruccioacuten segura 13 524 Eliminacioacuten segura 13
53 Metadatos a considerar 13
54 Trazabilidad 17 541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD 18 542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN 18
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN 20 544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN 20 545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO 21 546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN 21 547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO 22 548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO 22 549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR 23
55 Justificacioacuten y alcance 23 551 Ejecucioacuten de un di ctamen de eliminacioacuten 24 552 Transferencia a archivo 25 553 Cambio de soporte 25
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten 25
57 Soportes de almacenamiento 26 571 Tipos de soportes de almacenamiento 27 572 Contexto de los soportes 27 573 Tipo de gestioacuten de los soportes 28
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 4
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros 28 581 Sobrescritura 29
582 Comandos a nivel firmware 29 583 Borrado criptograacutefico 29 584 Desmagnetizacioacuten 29 585 Trituracioacuten 30 586 Desintegracioacuten 30 587 Aplastamiento 30 588 Pulverizacioacuten 30
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN 31
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 34
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS 35
81 Definiciones 35
82 Acroacutenimos 35
9 REFERENCIAS 36
91 Legislacioacuten 36
92 Otros 36
ANEXO I NORMATIVA 37
Equipo responsable de la elaboracioacuten de la poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos 47
IacuteNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos 14
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten 31
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten33
Histoacuterico de versiones del documento
Versioacuten Nombre del documento Fecha Descripcioacuten
0 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 16072019
Versioacuten 0 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 1062020
Versioacuten 1 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 ANTECEDENTES
1 En el antildeo 2014 se publicoacute la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos electroacutenicos del Ministeshyrio la primera que se ha elaborado en el entorno de la Administracioacuten General del Estado Por haber sido consensuada entre los diferentes organismos del Ministerio asiacute como por la Subdireccioacuten General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educacioacuten Cultura y Deportes y el Ministerio de la Presidencia se ha convertido en un referente para las poliacuteshyticas de gestioacuten de documentos electroacutenicos posteriores tanto de la AGE como de las comunidades autoacutenomas y entidades locales
2 En el antildeo 2016 se aproboacute la segunda edicioacuten de la Poliacutetica de G estioacuten de Documentos Electroacutenicos del entonces Ministerio de Hacienda y Funcioacuten Puacuteblica que fue galardonada con el premio al mejor proyecto archiviacutestico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y Leoacuten (25-27 de mayo de 2016)
3 Pasados seis antildeos desde la publicacioacuten de la Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacuteshynicos se haciacutea necesaria una actualizacioacuten de la misma sobre todo teniendo en cuenta las experiencias que se han tenido en administracioacuten electroacutenica en las aplicaciones de tramitacioacuten y archivo electroacutenico Tambieacuten era necesaria la adaptacioacuten a la nueva normativa la Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y la Ley 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico sin olvidar que en fechas proacuteximas seraacute aprobado el nuevo reglamento de administracioacuten electroacutenica que desarrollaraacute las dos leyes citadas
4 En esta guiacutea se aborda el proceso de gestioacuten documental de destruccioacuten o eliminacioacuten recogido en la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (3ordf edicioacuten) en su aparshytado ldquo259 Destruccioacuten o eliminacioacutenrdquo Se tratan aspectos como la distincioacuten entre distinshytos niveles de borrado de documentos electroacutenicos los tipos de soportes de almacenashymiento la gestioacuten interna o externa de los mismos los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten y se exponen las pautas para ejecutar un proceso de eliminacioacuten segura en funcioacuten de su alcance y de los motivos que han llevado a ponerlo en marcha
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 5
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 6
2 INTRODUCCIOacuteN
5 Seguacuten los principios de la gestioacuten documental los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia un ldquociclo vitalrdquo que contempla a semejanza de cualquier otro el nacimiento (creacioacuten) crecimiento (mantenimiento y uso) y decrecishymiento y muerte (expurgo o eliminacioacuten) de los mismos En este sentido la gestioacuten docushymental culmina con la decisioacuten de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten de los docushymentos
6 De acuerdo con la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental estatal una vez transcurridos los plazos legales la eliminacioacuten de los docushymentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) en razoacuten de su condicioacuten de patrimonio documental espantildeol soacutelo y exclusivamente puede realizarse meshydiante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la normativa que regula el funshycionamiento de dicha comisioacuten y siempre y cuando se dictamine que los documentos han perdido todos sus valores primarios (juriacutedicos administrativos fiscales) y no poseen vashylores informativos ni histoacutericos
7 No podraacuten eliminarse por tanto los documentos o expedientes en los que se deacute alguna de las siguientes circunstancias
i Esteacuten calificados como de ldquoconservacioacuten permanenterdquo de acuerdo con los dictaacuteshymenes de la CSCDA
ii No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacioacuten durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derecho y obligaciones de personas fiacutesishycas o juriacutedicas
iii No tengan la autorizacioacuten previa establecida en la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
8 Por otro lado la eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos afecta directamente a la seguridad de los datos especialmente a los de caraacutecter personal El acceso o difusioacuten no autorizados de los datos que un proceso de eliminacioacuten incompleto o mal ejecutado podriacutea ocasionar pone en riesgo su seguridad y vulnera la confidenciashylidad de la informacioacuten
9 Los documentos electroacutenicos como ficheros codificados de forma binaria se guardan de manera permanente en los denominados soportes de almacenamiento
10 Existen distintos tipos de soportes magneacuteticos oacutepticos o memorias de estado soacutelido algunas de cuyas caracteriacutesticas pueden limitar el eacutexito de una operacioacuten de borrado de documentos electroacutenicos cuando se pretende que sea exhaustiva o irreversible
i En algunos discos duros magneacuteticos hay sectores que estaacuten protegidos u oculshytos o que son defectuosos Los comandos de borrado que incorporan los distinshytos sistemas operativos o las aplicaciones informaacuteticas que gestionan documenshytos electroacutenicos no pueden acceder a estos sectores por lo que los datos preshysentes en ellos no se eliminan cuando se borra un fichero
ii En soportes de acceso secuencial por ejemplo cintas magneacuteticas no seriacutea poshysible borrar fiacutesicamente un fichero que se encuentra entre otros ficheros sin afecshytar a estos por lo que deberiacutea borrarse todo el contenido del soporte
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 7
iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo
11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
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tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
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Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
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38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 3
IacuteNDICE
Histoacuterico de versiones del documento 4
1 ANTECEDENTES 5
2 INTRODUCCIOacuteN 6
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA 8
31 Queacute NO incluye la Guiacutea 9
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS 10
5 ELIMINACIOacuteN 11
51 Normativa de intereacutes 11
52 Diferencia entre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten 12 521 Borrado 12 522 Borrado seguro 12 523 Destruccioacuten segura 13 524 Eliminacioacuten segura 13
53 Metadatos a considerar 13
54 Trazabilidad 17 541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD 18 542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN 18
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN 20 544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN 20 545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO 21 546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN 21 547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO 22 548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO 22 549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR 23
55 Justificacioacuten y alcance 23 551 Ejecucioacuten de un di ctamen de eliminacioacuten 24 552 Transferencia a archivo 25 553 Cambio de soporte 25
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten 25
57 Soportes de almacenamiento 26 571 Tipos de soportes de almacenamiento 27 572 Contexto de los soportes 27 573 Tipo de gestioacuten de los soportes 28
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 4
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros 28 581 Sobrescritura 29
582 Comandos a nivel firmware 29 583 Borrado criptograacutefico 29 584 Desmagnetizacioacuten 29 585 Trituracioacuten 30 586 Desintegracioacuten 30 587 Aplastamiento 30 588 Pulverizacioacuten 30
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN 31
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 34
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS 35
81 Definiciones 35
82 Acroacutenimos 35
9 REFERENCIAS 36
91 Legislacioacuten 36
92 Otros 36
ANEXO I NORMATIVA 37
Equipo responsable de la elaboracioacuten de la poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos 47
IacuteNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos 14
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten 31
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten33
Histoacuterico de versiones del documento
Versioacuten Nombre del documento Fecha Descripcioacuten
0 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 16072019
Versioacuten 0 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 1062020
Versioacuten 1 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 ANTECEDENTES
1 En el antildeo 2014 se publicoacute la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos electroacutenicos del Ministeshyrio la primera que se ha elaborado en el entorno de la Administracioacuten General del Estado Por haber sido consensuada entre los diferentes organismos del Ministerio asiacute como por la Subdireccioacuten General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educacioacuten Cultura y Deportes y el Ministerio de la Presidencia se ha convertido en un referente para las poliacuteshyticas de gestioacuten de documentos electroacutenicos posteriores tanto de la AGE como de las comunidades autoacutenomas y entidades locales
2 En el antildeo 2016 se aproboacute la segunda edicioacuten de la Poliacutetica de G estioacuten de Documentos Electroacutenicos del entonces Ministerio de Hacienda y Funcioacuten Puacuteblica que fue galardonada con el premio al mejor proyecto archiviacutestico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y Leoacuten (25-27 de mayo de 2016)
3 Pasados seis antildeos desde la publicacioacuten de la Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacuteshynicos se haciacutea necesaria una actualizacioacuten de la misma sobre todo teniendo en cuenta las experiencias que se han tenido en administracioacuten electroacutenica en las aplicaciones de tramitacioacuten y archivo electroacutenico Tambieacuten era necesaria la adaptacioacuten a la nueva normativa la Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y la Ley 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico sin olvidar que en fechas proacuteximas seraacute aprobado el nuevo reglamento de administracioacuten electroacutenica que desarrollaraacute las dos leyes citadas
4 En esta guiacutea se aborda el proceso de gestioacuten documental de destruccioacuten o eliminacioacuten recogido en la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (3ordf edicioacuten) en su aparshytado ldquo259 Destruccioacuten o eliminacioacutenrdquo Se tratan aspectos como la distincioacuten entre distinshytos niveles de borrado de documentos electroacutenicos los tipos de soportes de almacenashymiento la gestioacuten interna o externa de los mismos los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten y se exponen las pautas para ejecutar un proceso de eliminacioacuten segura en funcioacuten de su alcance y de los motivos que han llevado a ponerlo en marcha
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 5
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 6
2 INTRODUCCIOacuteN
5 Seguacuten los principios de la gestioacuten documental los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia un ldquociclo vitalrdquo que contempla a semejanza de cualquier otro el nacimiento (creacioacuten) crecimiento (mantenimiento y uso) y decrecishymiento y muerte (expurgo o eliminacioacuten) de los mismos En este sentido la gestioacuten docushymental culmina con la decisioacuten de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten de los docushymentos
6 De acuerdo con la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental estatal una vez transcurridos los plazos legales la eliminacioacuten de los docushymentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) en razoacuten de su condicioacuten de patrimonio documental espantildeol soacutelo y exclusivamente puede realizarse meshydiante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la normativa que regula el funshycionamiento de dicha comisioacuten y siempre y cuando se dictamine que los documentos han perdido todos sus valores primarios (juriacutedicos administrativos fiscales) y no poseen vashylores informativos ni histoacutericos
7 No podraacuten eliminarse por tanto los documentos o expedientes en los que se deacute alguna de las siguientes circunstancias
i Esteacuten calificados como de ldquoconservacioacuten permanenterdquo de acuerdo con los dictaacuteshymenes de la CSCDA
ii No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacioacuten durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derecho y obligaciones de personas fiacutesishycas o juriacutedicas
iii No tengan la autorizacioacuten previa establecida en la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
8 Por otro lado la eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos afecta directamente a la seguridad de los datos especialmente a los de caraacutecter personal El acceso o difusioacuten no autorizados de los datos que un proceso de eliminacioacuten incompleto o mal ejecutado podriacutea ocasionar pone en riesgo su seguridad y vulnera la confidenciashylidad de la informacioacuten
9 Los documentos electroacutenicos como ficheros codificados de forma binaria se guardan de manera permanente en los denominados soportes de almacenamiento
10 Existen distintos tipos de soportes magneacuteticos oacutepticos o memorias de estado soacutelido algunas de cuyas caracteriacutesticas pueden limitar el eacutexito de una operacioacuten de borrado de documentos electroacutenicos cuando se pretende que sea exhaustiva o irreversible
i En algunos discos duros magneacuteticos hay sectores que estaacuten protegidos u oculshytos o que son defectuosos Los comandos de borrado que incorporan los distinshytos sistemas operativos o las aplicaciones informaacuteticas que gestionan documenshytos electroacutenicos no pueden acceder a estos sectores por lo que los datos preshysentes en ellos no se eliminan cuando se borra un fichero
ii En soportes de acceso secuencial por ejemplo cintas magneacuteticas no seriacutea poshysible borrar fiacutesicamente un fichero que se encuentra entre otros ficheros sin afecshytar a estos por lo que deberiacutea borrarse todo el contenido del soporte
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 7
iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo
11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
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Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 4
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros 28 581 Sobrescritura 29
582 Comandos a nivel firmware 29 583 Borrado criptograacutefico 29 584 Desmagnetizacioacuten 29 585 Trituracioacuten 30 586 Desintegracioacuten 30 587 Aplastamiento 30 588 Pulverizacioacuten 30
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN 31
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 34
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS 35
81 Definiciones 35
82 Acroacutenimos 35
9 REFERENCIAS 36
91 Legislacioacuten 36
92 Otros 36
ANEXO I NORMATIVA 37
Equipo responsable de la elaboracioacuten de la poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos 47
IacuteNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos 14
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten 31
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten33
Histoacuterico de versiones del documento
Versioacuten Nombre del documento Fecha Descripcioacuten
0 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 16072019
Versioacuten 0 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 9 Guiacutea de aplicacioacuten de elimishynacioacuten 1062020
Versioacuten 1 aprobada por el grupo de trabajo GTPGD-e en el marco del PATD
1 ANTECEDENTES
1 En el antildeo 2014 se publicoacute la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos electroacutenicos del Ministeshyrio la primera que se ha elaborado en el entorno de la Administracioacuten General del Estado Por haber sido consensuada entre los diferentes organismos del Ministerio asiacute como por la Subdireccioacuten General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educacioacuten Cultura y Deportes y el Ministerio de la Presidencia se ha convertido en un referente para las poliacuteshyticas de gestioacuten de documentos electroacutenicos posteriores tanto de la AGE como de las comunidades autoacutenomas y entidades locales
2 En el antildeo 2016 se aproboacute la segunda edicioacuten de la Poliacutetica de G estioacuten de Documentos Electroacutenicos del entonces Ministerio de Hacienda y Funcioacuten Puacuteblica que fue galardonada con el premio al mejor proyecto archiviacutestico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y Leoacuten (25-27 de mayo de 2016)
3 Pasados seis antildeos desde la publicacioacuten de la Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacuteshynicos se haciacutea necesaria una actualizacioacuten de la misma sobre todo teniendo en cuenta las experiencias que se han tenido en administracioacuten electroacutenica en las aplicaciones de tramitacioacuten y archivo electroacutenico Tambieacuten era necesaria la adaptacioacuten a la nueva normativa la Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y la Ley 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico sin olvidar que en fechas proacuteximas seraacute aprobado el nuevo reglamento de administracioacuten electroacutenica que desarrollaraacute las dos leyes citadas
4 En esta guiacutea se aborda el proceso de gestioacuten documental de destruccioacuten o eliminacioacuten recogido en la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (3ordf edicioacuten) en su aparshytado ldquo259 Destruccioacuten o eliminacioacutenrdquo Se tratan aspectos como la distincioacuten entre distinshytos niveles de borrado de documentos electroacutenicos los tipos de soportes de almacenashymiento la gestioacuten interna o externa de los mismos los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten y se exponen las pautas para ejecutar un proceso de eliminacioacuten segura en funcioacuten de su alcance y de los motivos que han llevado a ponerlo en marcha
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 5
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 6
2 INTRODUCCIOacuteN
5 Seguacuten los principios de la gestioacuten documental los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia un ldquociclo vitalrdquo que contempla a semejanza de cualquier otro el nacimiento (creacioacuten) crecimiento (mantenimiento y uso) y decrecishymiento y muerte (expurgo o eliminacioacuten) de los mismos En este sentido la gestioacuten docushymental culmina con la decisioacuten de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten de los docushymentos
6 De acuerdo con la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental estatal una vez transcurridos los plazos legales la eliminacioacuten de los docushymentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) en razoacuten de su condicioacuten de patrimonio documental espantildeol soacutelo y exclusivamente puede realizarse meshydiante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la normativa que regula el funshycionamiento de dicha comisioacuten y siempre y cuando se dictamine que los documentos han perdido todos sus valores primarios (juriacutedicos administrativos fiscales) y no poseen vashylores informativos ni histoacutericos
7 No podraacuten eliminarse por tanto los documentos o expedientes en los que se deacute alguna de las siguientes circunstancias
i Esteacuten calificados como de ldquoconservacioacuten permanenterdquo de acuerdo con los dictaacuteshymenes de la CSCDA
ii No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacioacuten durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derecho y obligaciones de personas fiacutesishycas o juriacutedicas
iii No tengan la autorizacioacuten previa establecida en la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
8 Por otro lado la eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos afecta directamente a la seguridad de los datos especialmente a los de caraacutecter personal El acceso o difusioacuten no autorizados de los datos que un proceso de eliminacioacuten incompleto o mal ejecutado podriacutea ocasionar pone en riesgo su seguridad y vulnera la confidenciashylidad de la informacioacuten
9 Los documentos electroacutenicos como ficheros codificados de forma binaria se guardan de manera permanente en los denominados soportes de almacenamiento
10 Existen distintos tipos de soportes magneacuteticos oacutepticos o memorias de estado soacutelido algunas de cuyas caracteriacutesticas pueden limitar el eacutexito de una operacioacuten de borrado de documentos electroacutenicos cuando se pretende que sea exhaustiva o irreversible
i En algunos discos duros magneacuteticos hay sectores que estaacuten protegidos u oculshytos o que son defectuosos Los comandos de borrado que incorporan los distinshytos sistemas operativos o las aplicaciones informaacuteticas que gestionan documenshytos electroacutenicos no pueden acceder a estos sectores por lo que los datos preshysentes en ellos no se eliminan cuando se borra un fichero
ii En soportes de acceso secuencial por ejemplo cintas magneacuteticas no seriacutea poshysible borrar fiacutesicamente un fichero que se encuentra entre otros ficheros sin afecshytar a estos por lo que deberiacutea borrarse todo el contenido del soporte
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 7
iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo
11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
1 ANTECEDENTES
1 En el antildeo 2014 se publicoacute la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos electroacutenicos del Ministeshyrio la primera que se ha elaborado en el entorno de la Administracioacuten General del Estado Por haber sido consensuada entre los diferentes organismos del Ministerio asiacute como por la Subdireccioacuten General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educacioacuten Cultura y Deportes y el Ministerio de la Presidencia se ha convertido en un referente para las poliacuteshyticas de gestioacuten de documentos electroacutenicos posteriores tanto de la AGE como de las comunidades autoacutenomas y entidades locales
2 En el antildeo 2016 se aproboacute la segunda edicioacuten de la Poliacutetica de G estioacuten de Documentos Electroacutenicos del entonces Ministerio de Hacienda y Funcioacuten Puacuteblica que fue galardonada con el premio al mejor proyecto archiviacutestico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y Leoacuten (25-27 de mayo de 2016)
3 Pasados seis antildeos desde la publicacioacuten de la Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacuteshynicos se haciacutea necesaria una actualizacioacuten de la misma sobre todo teniendo en cuenta las experiencias que se han tenido en administracioacuten electroacutenica en las aplicaciones de tramitacioacuten y archivo electroacutenico Tambieacuten era necesaria la adaptacioacuten a la nueva normativa la Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y la Ley 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico sin olvidar que en fechas proacuteximas seraacute aprobado el nuevo reglamento de administracioacuten electroacutenica que desarrollaraacute las dos leyes citadas
4 En esta guiacutea se aborda el proceso de gestioacuten documental de destruccioacuten o eliminacioacuten recogido en la Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (3ordf edicioacuten) en su aparshytado ldquo259 Destruccioacuten o eliminacioacutenrdquo Se tratan aspectos como la distincioacuten entre distinshytos niveles de borrado de documentos electroacutenicos los tipos de soportes de almacenashymiento la gestioacuten interna o externa de los mismos los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten y se exponen las pautas para ejecutar un proceso de eliminacioacuten segura en funcioacuten de su alcance y de los motivos que han llevado a ponerlo en marcha
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 5
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 6
2 INTRODUCCIOacuteN
5 Seguacuten los principios de la gestioacuten documental los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia un ldquociclo vitalrdquo que contempla a semejanza de cualquier otro el nacimiento (creacioacuten) crecimiento (mantenimiento y uso) y decrecishymiento y muerte (expurgo o eliminacioacuten) de los mismos En este sentido la gestioacuten docushymental culmina con la decisioacuten de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten de los docushymentos
6 De acuerdo con la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental estatal una vez transcurridos los plazos legales la eliminacioacuten de los docushymentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) en razoacuten de su condicioacuten de patrimonio documental espantildeol soacutelo y exclusivamente puede realizarse meshydiante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la normativa que regula el funshycionamiento de dicha comisioacuten y siempre y cuando se dictamine que los documentos han perdido todos sus valores primarios (juriacutedicos administrativos fiscales) y no poseen vashylores informativos ni histoacutericos
7 No podraacuten eliminarse por tanto los documentos o expedientes en los que se deacute alguna de las siguientes circunstancias
i Esteacuten calificados como de ldquoconservacioacuten permanenterdquo de acuerdo con los dictaacuteshymenes de la CSCDA
ii No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacioacuten durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derecho y obligaciones de personas fiacutesishycas o juriacutedicas
iii No tengan la autorizacioacuten previa establecida en la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
8 Por otro lado la eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos afecta directamente a la seguridad de los datos especialmente a los de caraacutecter personal El acceso o difusioacuten no autorizados de los datos que un proceso de eliminacioacuten incompleto o mal ejecutado podriacutea ocasionar pone en riesgo su seguridad y vulnera la confidenciashylidad de la informacioacuten
9 Los documentos electroacutenicos como ficheros codificados de forma binaria se guardan de manera permanente en los denominados soportes de almacenamiento
10 Existen distintos tipos de soportes magneacuteticos oacutepticos o memorias de estado soacutelido algunas de cuyas caracteriacutesticas pueden limitar el eacutexito de una operacioacuten de borrado de documentos electroacutenicos cuando se pretende que sea exhaustiva o irreversible
i En algunos discos duros magneacuteticos hay sectores que estaacuten protegidos u oculshytos o que son defectuosos Los comandos de borrado que incorporan los distinshytos sistemas operativos o las aplicaciones informaacuteticas que gestionan documenshytos electroacutenicos no pueden acceder a estos sectores por lo que los datos preshysentes en ellos no se eliminan cuando se borra un fichero
ii En soportes de acceso secuencial por ejemplo cintas magneacuteticas no seriacutea poshysible borrar fiacutesicamente un fichero que se encuentra entre otros ficheros sin afecshytar a estos por lo que deberiacutea borrarse todo el contenido del soporte
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 7
iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo
11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
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39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
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549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
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iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
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72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
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iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
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a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
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96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
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7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
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8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 6
2 INTRODUCCIOacuteN
5 Seguacuten los principios de la gestioacuten documental los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia un ldquociclo vitalrdquo que contempla a semejanza de cualquier otro el nacimiento (creacioacuten) crecimiento (mantenimiento y uso) y decrecishymiento y muerte (expurgo o eliminacioacuten) de los mismos En este sentido la gestioacuten docushymental culmina con la decisioacuten de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten de los docushymentos
6 De acuerdo con la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental estatal una vez transcurridos los plazos legales la eliminacioacuten de los docushymentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) en razoacuten de su condicioacuten de patrimonio documental espantildeol soacutelo y exclusivamente puede realizarse meshydiante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la normativa que regula el funshycionamiento de dicha comisioacuten y siempre y cuando se dictamine que los documentos han perdido todos sus valores primarios (juriacutedicos administrativos fiscales) y no poseen vashylores informativos ni histoacutericos
7 No podraacuten eliminarse por tanto los documentos o expedientes en los que se deacute alguna de las siguientes circunstancias
i Esteacuten calificados como de ldquoconservacioacuten permanenterdquo de acuerdo con los dictaacuteshymenes de la CSCDA
ii No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacioacuten durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derecho y obligaciones de personas fiacutesishycas o juriacutedicas
iii No tengan la autorizacioacuten previa establecida en la legislacioacuten vigente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
8 Por otro lado la eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos afecta directamente a la seguridad de los datos especialmente a los de caraacutecter personal El acceso o difusioacuten no autorizados de los datos que un proceso de eliminacioacuten incompleto o mal ejecutado podriacutea ocasionar pone en riesgo su seguridad y vulnera la confidenciashylidad de la informacioacuten
9 Los documentos electroacutenicos como ficheros codificados de forma binaria se guardan de manera permanente en los denominados soportes de almacenamiento
10 Existen distintos tipos de soportes magneacuteticos oacutepticos o memorias de estado soacutelido algunas de cuyas caracteriacutesticas pueden limitar el eacutexito de una operacioacuten de borrado de documentos electroacutenicos cuando se pretende que sea exhaustiva o irreversible
i En algunos discos duros magneacuteticos hay sectores que estaacuten protegidos u oculshytos o que son defectuosos Los comandos de borrado que incorporan los distinshytos sistemas operativos o las aplicaciones informaacuteticas que gestionan documenshytos electroacutenicos no pueden acceder a estos sectores por lo que los datos preshysentes en ellos no se eliminan cuando se borra un fichero
ii En soportes de acceso secuencial por ejemplo cintas magneacuteticas no seriacutea poshysible borrar fiacutesicamente un fichero que se encuentra entre otros ficheros sin afecshytar a estos por lo que deberiacutea borrarse todo el contenido del soporte
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 7
iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo
11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
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39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
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549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
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iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
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72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
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iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
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a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
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96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
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7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
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8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 7
iii En las memorias de estado soacutelido las operaciones de borrado soacutelo se pueden aplicar a bloques enteros Cuando la porcioacuten a borrar es maacutes pequentildea la inforshymacioacuten se marca como borrada pero los datos permanecen en el soporte Un borrado seguro de una memoria solida deberiacutea afectar necesariamente a todo el dispositivo
11 Esto supone que mediante el uso de determinadas teacutecnicas seriacutea posible acceder a estos ficheros o documentos electroacutenicos una vez eliminados y recuperarlos Ademaacutes los proshycesos de destruccioacuten de los documentos en papel no pueden aplicarse a la eliminacioacuten de los electroacutenicos lo que hace necesario contar con procedimientos especiacuteficos y adapshytados a la nueva realidad de la Administracioacuten electroacutenica teniendo presente como miacuteshynimo las particularidades de los soportes de almacenamiento el alcance y los motivos de la eliminacioacuten y el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten En definitiva la eliminacioacuten de un documento electroacutenico deberiacutea ser tan segura como lo es la destruccioacuten de un docushymento en papel
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
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39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
3 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUIacuteA
12 El objetivo de esta guiacutea de aplicacioacuten es desarrollar los conceptos en relacioacuten con la elishyminacioacuten de documentos electroacutenicos que establece la Poliacutetica de Gestioacuten de Documenshytos electroacutenicos en su tercera edicioacuten
i Distincioacuten entre eliminacioacuten y borrado seguro de documentos electroacutenicos y desshytruccioacuten de soportes
ii Justificacioacuten y alcance de la eliminacioacuten iii Clasificacioacuten de los soportes de almacenamiento iv Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten v Seleccioacuten de los meacutetodos y teacutecnicas de borrado o destruccioacuten seguros maacutes adeshy
cuados teniendo en cuenta los tipos de soportes de almacenamiento su conshytexto y el tipo de gestioacuten de los mismos
13 Aunque los sistemas de almacenamiento son el entorno adecuado para la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos esta guiacutea podriacutea aplicarse asimismo a la eliminacioacuten seshygura de informacioacuten de soportes asociados a dispositivos moacuteviles o soportes locales de ordenadores portaacutetiles PC o servidores
14 Un sistema de almacenamiento estaacute formado baacutesicamente por una cabina de almacenashymiento como miacutenimo (o una libreriacutea roboacutetica) y redes de comunicaciones (que conectan los distintos servidores al almacenamiento) y permite la interconexioacuten de un conjunto de soporshytes de forma que puedan proporcionar espacio de almacenamiento a diversas plataformas tecnoloacutegicas como clusters de servidores mainframes plataformas virtualizadas NAS etc
15 Entre las caracteriacutesticas que convierten a los sistemas de almacenamiento en el entorno maacutes adecuado para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacuteshynicos estaacuten
i Proporcionar una capacidad de almacenamiento flexible ante una demanda creshyciente y muy exigente en cuanto a espacio El aumento de la capacidad en estos sistemas no es disruptiva en cuanto al servicio que ofrecen
ii Garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los datos ante posibles fallos (grashycias a la redundancia de sus elementos fiacutesicos)
iii Ofrecer un rendimiento acorde a las necesidades de distintas aplicaciones y en funcioacuten del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos
iv Separar el nivel fiacutesico del soporte del nivel loacutegico con el que trabajan las aplicashyciones (lo que se denomina virtualizacioacuten del almacenamiento)
v Replicar los datos contra sistemas similares 16 Esto no impide que puedan aplicarse las teacutecnicas de borrado seguro o destruccioacuten segura
de soportes a dispositivos de almacenamiento no vinculados a sistemas de almacenashymiento como discos duros de ordenadores personales por ejemplo o memorias de esshytado soacutelido de teleacutefonos moacuteviles Sin embargo estos casos deberiacutean contemplarse fuera de un proceso de eliminacioacuten reglado ya que los soportes de almacenamiento de disposhysitivos moacuteviles o el almacenamiento local de un servidor no son los medios maacutes adecuashydos para garantizar la conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos La aplicacioacuten de estas teacutecnicas se justificariacutea simplemente como una medida de seguridad por las caracteriacutesticas de la informacioacuten que contienen
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 8
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 9
31 Queacute NO incluye la Guiacutea
17 Esta guiacutea aporta uacutenicamente recomendaciones o aspectos a considerar en relacioacuten con la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos No busca ser un manual de los procesos a aplicar para la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos que como el resto del Sistema de Gestioacuten Documental deberaacuten desarrollarse de acuerdo con las directrices establecidas en la Poliacutetica de Gestioacuten Documental aplicable
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
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38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 10
4 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS
18 Esta guiacutea tendraacute su aacutembito de aplicacioacuten en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades puacuteblicas que asiacute lo decidan Su aplicacioacuten en el Ministerio Poliacutetica Territorial y Funcioacuten Puacuteblica y en el Ministerio de Asuntos Econoacutemicos y Transformacioacuten Digital que han participado en los trabajos de elaboracioacuten deberaacute ser aprobada por dichos departamentos Dado su caraacutecter global tambieacuten puede ser vaacutelida y de aplicacioacuten en las entidades y organismos del sector puacuteblico que asiacute lo deseen
19 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido deesta guiacutea son los siguientes
i
Responsables de gestioacuten
conservacioacuten y archivo de documentos y expedientes
electroacutenicos
ii
Desarrolladores de
aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de docushymentos y expedientes electroacutenicos
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
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38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
5 ELIMINACIOacuteN
51 Normativa de intereacutes
20 Esta seccioacuten identifica las normas y articulado de intereacutes para la eliminacioacuten destruccioacuten o borrado de documentos electroacutenicos En el Anexo 1 de esta Guiacutea se incluye el texto de los artiacuteculos mencionados
i El marco normativo general de la administracioacuten electroacutenica se establece con las Leyes 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administraciones Puacuteblicas y 402015 de 1 de octubre de Reacutegimen Juriacutedico del Sector Puacuteblico
ii El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
iii El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Admishynistracioacuten de proteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que fishyguren en sus archivos
iv El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservashydos o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
v El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la consershyvacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedimiento de eliminacioacuten de documentos
vi El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composishycioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos define su finalidad y funciones
vii El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de proteccioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de inshyformacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
viii El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando regisshytro de su eliminacioacutenrdquo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 11
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 36
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
ix La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
x La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacuteshynicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
52 Diferencia e ntre borrado destruccioacuten y eliminacioacuten
21 Aunque en la normativa de referencia los teacuterminos eliminacioacuten borrado o destruccioacuten de documentos electroacutenicos se usan indistintamente para expresar la eliminacioacuten fiacutesica de un documento electroacutenico tanto de su contenido informativo como de su entidad como fichero informaacutetico desde un punto de vista teacutecnico estos teacuterminos representan dimenshysiones distintas
22 Teniendo en cuenta la normativa a los efectos de esta guiacutea se define cada uno de estos teacuterminos borrado destruccioacuten y eliminacioacuten en los apartados siguientes
521 Borrado
23 Seriacutea la operacioacuten teacutecnica de eliminacioacuten del fichero o ficheros correspondientes a un documento electroacutenico de un soporte o conjunto de soportes de almacenamiento Se realiza mediante comandos especiacuteficos del sistema operativo o de las aplicaciones que gestionan estos documentos
24 En cuanto a su alcance puede afectar soacutelo a uno o a un conjunto determinado de documenshytos y a una parte o a la totalidad de un soporte (si se borra toda la informacioacuten que contiene)
25 El borrado de un documento electroacutenico consiste baacutesicamente en marcar como libre el espacio que ocupa en un soporte de forma que pueda ser empleado por el sistema opeshyrativo maacutes adelante Sin embargo este tipo de borrado seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando el alcance de la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes1 y existan otras medidas de seguridad de la informacioacuten como una poliacutetica de accesos conforme a las caracteriacutesticas de la dicha informacioacuten y a su nivel de proteccioacuten Obviamente permite l a reutilizacioacuten de los soportes de almacenamiento
1 Ver la medida de proteccioacuten mpsi5 del Esquema Nacional de Seguridad
26 En esta guiacutea de aplicacioacuten lo denominaremos como borrado de nivel 0
522 Borrado seguro
27 Se tratariacutea de un procedimiento basado en teacutecnicas especiales como la sobrescritura la desmagnetizacioacuten etc cuyo objetivo es eliminar por completo un conjunto de documenshy
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 12
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
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h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 13
tos electroacutenicos previamente seleccionados de un soporte o conjunto de soportes de alshymacenamiento de manera que sea praacutecticamente imposible recuperar la informacioacuten que conteniacutean ni siquiera mediante teacutecnicas especiales No siempre permite la reshyutilizacioacuten del soporte ya que algunas teacutecnicas como la desmagnetizacioacuten lo pueden dejar inservible
28 En cuanto a su alcance este tipo de borrado afecta a la totalidad de un soporte nunca a una parte
29 Este tipo de borrado es el recomendable para asegurar la confidencialidad de la inforshymacioacuten de los documentos electroacutenicos borrados Tambieacuten puede efectuarse como paso previo a la destruccioacuten de los soportes
30 En funcioacuten de las teacutecnicas o meacutetodos que se apliquen podraacute ser maacutes o menos exhaustivo o seguro por lo que eacutestos deberaacuten seleccionarse teniendo en cuenta las caracteriacutesticas de la informacioacuten y del soporte de almacenamiento de si seraacute destruido o no posteriorshymente o reutilizado del alcance de la eliminacioacuten de la gestioacuten interna o externa de los soportes etc
31 Distinguiriacuteamos en funcioacuten de su exhaustividad dos niveles a los que denominaremos de menor a mayor borrado de nivel 1 y nivel 2
523 Destruccioacuten segura
32 Se definiriacutea como el procedimiento de destruccioacuten fiacutesica de un soporte de almacenashymiento que ha contenido documentos electroacutenicos mediante teacutecnicas especiacuteficas que garanticen que la informacioacuten no pueda ser recuperada Para aumentar la seguridad del procedimiento puede combinarse con un borrado seguro previo a la misma
33 La destruccioacuten segura se justificariacutea por la imposibilidad de reutilizacioacuten del soporte por un cambio de soporte por obsolescencia o fallo del mismo o porque las caracteriacutestishycas de la informacioacuten de los documentos aconsejen esta destruccioacuten (por ejemplo por su elevado nivel de confidencialidad)
524 Eliminacioacuten segura
34 En el contexto de esta guiacutea la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos seriacutea el proceso que englobariacutea la utilizacioacuten de teacutecnicas y meacutetodos de borrado o destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte empleado del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten de las causas que motivan la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos y del alcance de la misma La eliminacioacuten segura tambieacuten incluiriacutea los procedimientos de verificacioacuten del resultado del borrado seguro y de la destruccioacuten de soportes
53 Metadatos a considerar
35 Los metadatos del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten y del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo que se podriacutean consultarse o procesarse durante el proceso de eliminacioacuten se han recogido en la tabla 1
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 14
Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
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h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
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103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
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Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
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b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
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10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
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Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
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Tabla 1 Metadatos relacionados con la eliminacioacuten segura de documentos electroacutenicos
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE21 ndash idenshytificador ndash Secuenshycia de identificador
Obligatorio Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global
eEMGDE31 ndashNomshybre -Nombre natural
Obligatorio para la transferencia
Nombre real que se da a la entidad
eEMGDE32 ndashNomshybre -Nombre del fishychero
Opcional Tiacutetulo o nombre del fichero de datos que constituye el docushymento
eEMGDE41 ndash Feshychas ndash Fecha inicio Obligatorio Fecha en la que una entidad
inicia su existencia
eEMGDE42 ndash Feshychas ndash Fecha fin Condicional
Fecha en la que una entidad finalizoacute su existencia se dishysolvioacute o se destruyoacute
Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se dishysuelve se borra o se destruye y siempre que se vaya a realishyzar su transferencia en caso de una entidad documento
eEMGDE811 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad - Nivel de acceso
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con un esquema de vashylores que indica el nivel de acshyceso de la entidad
Secreto Reservado Confidenshycial No clasificado
eEMGDE812 ndash Seshyguridad ndash Nivel de seguridad -Coacutedigo de la poliacutetica de control de acceso
Condicional
Nivel de la Poliacutetica de control de acceso de organizaciones indivishyduales o si se desarrolla de la Poliacutetica de control de acceso nashycional autonoacutemica local sectoshyrial etc
A B C E
eEMGDE821 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad - Texto de la advershytencia
Condicional
Palabra o palabras que conforshyman la advertencia de segurishydad de que un Documento Actishyvidad o Regulacioacuten requiere un tratamiento especial y que soacutelo las personas autorizadas pueshyden tener acceso
eEMGDE822 ndash Seshyguridad ndash Advertenshycia de Seguridad ndash Categoriacutea de la adshyvertencia
Condicional Naturaleza de una advertenshycia de seguridad
eEMGDE83 ndash Segushyridad - Permisos Condicional
Autorizacioacuten o acreditacioacuten de un agente o actividad que determina sus derechos de acceso uso y reutilizacioacuten de los documentos
eEMGDE84 - Segushyridad ndash Sensibilidad Datos Caraacutecter Pershysonal
Condicional
Teacutermino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacioacuten de la Ley Orgaacuteshynica 151999 de 13 de dishyciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal y normativa de desarrollo
No sensible Datos Personales Categoriacuteas especiales de dashytos Datos de naturaleza penal
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
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38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
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39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
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549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 15
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE85 ndash Segushyridad - Clasificacioacuten ENS
Condicional
Teacutermino normalizado que deshynota el nivel de seguridad de un sistema de informacioacuten de conshyformidad con los criterios del Esshyquema Nacional de Seguridad (ENS)
Bajo Medio Alto
eEMGDE86 ndash Segushyridad - Nivel de conshyfidencialidad de la informacioacuten
Condicional
Evaluacioacuten en cuanto al nivel de la dimensioacuten de seguridad ldquoconfidencialidadrdquo de la informashycioacuten recogida en un documento de acuerdo con el Esquema Nashycional de Seguridad
Bajo Medio Alto
eEMGDE91 ndash Dereshychos de acceso Obligatorio para la
Indica si el documento se rige por el reacutegimen general de libre acceso o si por el contrario Libre Parcialmente restringido
uso y reutilizacioacuten - transferencia estaacute sujeto a alguna de las limi- Restringido Tipo de acceso taciones recogidas en la legislashy
cioacuten o normativa de aplicacioacuten
eEMGDE92 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Coacutedigo de la causa de limitacioacuten
Condicional
Asignar una codificacioacuten a la causa de restriccioacuten de acceso para facilitar las consiguientes acciones automaacuteticas precisas sobre el documento
ABCDEFGHIJKLM Valores A - La seguridad nacional B - La defensa C - Las relaciones exteriores D- La seguridad puacuteblica E- La prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de los iliacutecitos penales adshyministrativos o disciplinarios F- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judishycial efectiva G- Las funciones administrativas de vigilancia inspeccioacuten y control H- Los intereses econoacutemicos y coshymerciales I - La poliacutetica econoacutemica y monetashyria J - El secreto profesional y la proshypiedad intelectual e industrial K - La garantiacutea de la confidencialishydad o el secreto requerido en proshycesos de toma de decisioacuten L - La proteccioacuten del medio amshybiente M - Otros
eEMGDE93 ndash Dereshychos de acceso uso y reutilizacioacuten - Causa legal Norshymativa de limitacioacuten
Condicional
Referencia de la ley o norma esshypeciacutefica que afecta al docushymento o expediente en cuanto a su reacutegimen de acceso
eEMGDE13111 Identificacioacuten de los diferentes Calificacioacuten ndash Valo- Obligatorio para la valores primarios que poseen Administrativo Fiscal Juriacutedico racioacuten -Valor prima- transferencia los documentos expedientes y Otros rio - Tipo de valor series
eEMGDE13112 Calificacioacuten ndash Valoshyracioacuten - Valor prishymario ndashPlazo
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten del plazo de prescripcioacuten de los valores prishymarios de los documentos exshypedientes y series documentales
Indicar plazo en antildeos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 16
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 36
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
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METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO eEMGDE1312 ndashCashylificacioacuten ndash Valorashycioacuten -Valor secunshydario
Obligatorio para la transferencia
Determinacioacuten de la existenshycia de valores secundarios en los documentos
Siacute No Sin cobertura de califishycacioacuten
eEMGDE1321 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Tipo de dictashymen
Obligatorio para la transferencia
Tipo de decisioacuten emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los doshycumentos a lo largo de su cishyclo de vida y una vez realishyzada su valoracioacuten
CP Conservacioacuten Permashynente
EP Eliminacioacuten parcial
ET Eliminacioacuten total
PD Pendiente de dictamen
eEMGDE1322 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Accioacuten Dictaminada
Condicional
Accioacuten concreta que se aplica al documento en base al dicshytamen adoptado por una aushytoridad calificadora
eEMGDE1323 ndash Calificacioacuten ndash Dictashymen - Plazo de ejeshycucioacuten de la accioacuten dictaminada
Condicional
Plazo en el que se tiene que ejecutar la accioacuten concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE1322 ndash Accioacuten dicshytaminada
Introducir un valor numeacuterico reshylativo a antildeos
eEMGDE1331 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Fase de Archivo
Obligatorio para la transferencia
Indicacioacuten de la fase de arshychivo correspondiente al moshymento del ciclo de vida del documento que se transfiere
Archivo Central Archivo Intershymedio Archivo Histoacuterico
eEMGDE1332 ndash Calificacioacuten ndash Transferencia - Plazo de Transfeshyrencia
Obligatorio para la transferencia
Plazo de tiempo en que se trasshypasa la custodia de las divershysas fracciones de series docushymentales en cumplimiento del calendario de conservacioacuten reshysultante del proceso de valorashycioacuten documental
Valor numeacuterico en antildeos
eEMGDE151 ndash Ubishycacioacuten - Soporte Condicional Objeto fiacutesico sobre el que se
almacena un documento Opcional para documentos electroacutenicos
eEMGDE152 ndash Ubishycacioacuten -Localizashycioacuten
Opcional Localizacioacuten actual (fiacutesica o de sistema) del documento
eEMGDE2111 ndash Trashyzabilidad -Accioacuten shyDescripcioacuten accioacuten
Opcional Descripcioacuten del tipo de accioacuten realizada sobre una o varias entidades del sistema
eEMGDE2112 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Fecha de la accioacuten
Opcional
Indicador del momento en que la accioacuten sentildealada en eEMGDE211 ndash Accioacuten ha sido ejecutada
eEMGDE2113 ndash Trazabilidad ndash Acshycioacuten - Objeto de la accioacuten
Opcional
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accioacuten sentildealada en eEMGDE2111 ndash Descripcioacuten de la accioacuten
eEMGDE212 - Trashyzabilidad - Motivo reglado
Opcional
Razoacuten por la que se lleva a cabo la accioacuten asociada exshypresada en eEMGDE211 - Accioacuten
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
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38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
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39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
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42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
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547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
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549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
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552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
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iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
METADATO TIPO DESCRIPCIOacuteN COacuteMO CUBRIRLO
eEMGDE213- Trashyzabilidad -Usuario de la accioacuten
Opcional
Identificacioacuten del usuario que ha realizado la accioacuten detershyminada en eEMGDE211 - Accioacuten
eEMGDE214 - Trashyzabilidad -Descripshycioacuten
Opcional
Explicacioacuten detallada en texto libre de la accioacuten determinada en eEMGDE2111 ndash Descripshycioacuten de la accioacuten
eEMGDE221 ndash Clashysificacioacuten ndash Coacutedigo de clasificacioacuten
Obligatorio para exshypediente
Identificador uacutenico codificado que determina una categoriacutea en un cuadro de clasificacioacuten o en el SIA
eEMGDE222 ndash Clashysificacioacuten ndash Denoshyminacioacuten de clase
Obligatorio para la transferencia
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma uniacuteshyvoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificacioacuten
eEMGDE223 ndash Clashysificacioacuten ndash Tipo de clasificacioacuten (SIA Funcional)
Obligatorio para la transferencia
Teacutermino que sentildeala si los vashylores del elemento corresponshyden a una clasificacioacuten admishynistrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente elecshytroacutenico o si se refieren a la adscripcioacuten de la entidad a una categoriacutea funcional denshytro del cuadro de clasificacioacuten funcional de documentos de la organizacioacuten
54 Trazabilidad36 En relacioacuten a la trazabilidad del proceso de eliminacioacuten de documentos entre los meta-
datos a considerar en el proceso de eliminacioacuten de documentos del ldquoEsquema de Meta-datos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo se dispone de un meta-dato especiacutefico de trazabilidad (eEMGDE21) que contiene informacioacuten acerca de las acciones de gestioacuten documental realizadas sobre las distintas entidades y sus metadatos las fechas en las que se produjeron dichas acciones la base normativa para realizarlas y el usuario que las llevoacute a cabo Este metadato aplica tanto a documentos como a exshypedientes o a series
37 El metadato mencionado consta de los siguientes subelementos
i eEMGDE211 Accioacuten
ii eEMGDE2111 Fecha de la accioacuten
iii eEMGDE2112 Entidad de la accioacuten
iv eEMGDE212 Motivo reglado
v eEMGDE213 Usuario de la accioacuten
vi eEMGDE216 Historia del cambio
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 17
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 18
38 Debido a la importancia de este metadato y con vistas a facilitar la comprensioacuten de su funcioacuten y su estructura se recoge a continuacioacuten la definicioacuten de este metadato y de sus subelementos tal y como figuran en el Anexo 8 de la ldquoPoliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo
541 Metadato eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
542 Metadato eEMGDE211 - ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 19
39 El esquema de valores del metadato eEMGDE 211 ndashACCION que se define en la ldquoPoliacuteshytica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicosrdquo es el siguiente
40 Existen dos valores del metadato e-EMGDE211 relacionados con la eliminacioacuten de doshycumentos
i Destruye
ii Elimina
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
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8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
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h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
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103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
41 Dado que estos dos valores no permiten efectuar una trazabilidad de los distintos tipos de eliminacioacuten que se pueden llevar a cabo y ademaacutes la destruccioacuten se efectuacutea sobre soportes no sobre documentos se propone la sustitucioacuten de esos dos valores por los siguientes actualizando el Apeacutendice 7 del ldquoEsquema de Metadatos para la Gestioacuten del Documento Electroacutenico (e-EMGDE)rdquo
iii Borrado nivel 0
iv Borrado nivel 1
v Borrado nivel 2
vi Destruccioacuten de soporte
543 Metadato eEMGDE2111 ndash FECHA DE LA ACCIOacuteN
544 Metadato eEMGDE2112 ndash ENTIDAD DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 20
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 21
42 Como se ve en la tabla anterior el elemento eEMGDE2112-ENTIDAD DE LA ACCION es repetible por lo que se puede recoger en un mismo metadato e-EMGDE21-TRAshyZABILIDAD una accioacuten de gestioacuten documental que implique a varios elementos a la vez (por ejemplo un cambio que afecte a varios metadatos de un mismo docushymento)
545 Metadato eEMGDE212 ndash MOTIVO REGLADO
546 Metadato eEMGDE213 ndash USUARIO DE LA ACCIOacuteN
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 22
547 Metadato eEMGDE216 ndash HISTORIA DEL CAMBIO
548 Metadato eEMGDE2161 ndash NOMBRE DEL ELEMENTO
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
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72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
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iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
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a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
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96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
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7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
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8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
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h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
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103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
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Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 23
549 Metadato eEMGDE2162 ndash VALOR ANTERIOR
55 Justificacioacuten y alcance43 Desde el punto de vista de la gestioacuten documental como se ha avanzado en la introduccioacuten
de la presente Guiacutea en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado la eliminacioacuten de documentos de titularidad puacuteblica (incluidos aqueacutellos en soporte electroacutenico) uacutenicamente puede realizarse mediante autorizacioacuten de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documenshytos Administrativos (CSCDA) siguiendo los procedimientos establecidos en la legislacioacuten vishygente en materia de documentos archivos y patrimonio documental
44 Sin embargo por su utilidad se han incluido en esta Guiacutea recomendaciones de borrado para determinados escenarios que van maacutes allaacute del concepto estricto de ldquoeliminacioacutenrdquo en el aacutembito de la gestioacuten documental como son los casos de transferencia de documentos electroacutenicos y de cambio de soporte de los mismos
45 De acuerdo con la previsioacuten anterior pueden sentildealarse tres causas que podriacutean origishynar un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos
i Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
ii Transferencia a archivo
iii Cambio de soporte
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
46 Cada una de ellas determinaraacute a su vez el alcance del proceso de eliminacioacuten
i En cuanto a los documentos electroacutenicos podraacute suponer la eliminacioacuten total de un conjunto determinado de ellos o parcial si en el dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) asiacute lo determishynase En el caso de eliminacioacuten total podriacutean conservarse si asiacute se determishynase una serie de expedientes ldquotestigordquo o incluso uacutenicamente los metadatos de los documentos o expedientes electroacutenicos
ii En cuanto a los soportes podraacute afectar a su totalidad o a parte de los mismos
47 Un aspecto que debe tenerse en cuenta ademaacutes es que un mismo documento electroacuteshynico que forme parte de varios expedientes deberaacute conservarse mientras se conserven alguno de estos expedientes
48 Un segundo aspecto por considerar en relacioacuten al alcance es la existencia de duplicados de los documentos electroacutenicos copias de seguridad y reacuteplicas El proceso de eliminacioacuten deberiacutea incluir estos duplicados especialmente en el caso de expedientes de eliminacioacuten o transferencia a archivo
49 No se ha contemplado la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por error de los mismos ya que esta operacioacuten no se considera un proceso de eliminacioacuten sino simplemente un borrado de los mismos
551 Ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten50 A iniciativa de cualquier organismo o del propio Grupo de Trabajo para la Coordinacioacuten
de Archivos eacuteste podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de doshycumentos electroacutenicos
51 Este acuerdo de iniciacioacuten que incluiraacute un informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de eliminacioacuten de los documentos acreditando el resultado del proceso de vashyloracioacuten documental y una memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) Contendraacute ademaacutes una propuesta de eliminacioacuten y una peticioacuten de dictamen
52 Sobre este acuerdo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) emitiraacute dictamen preceptivo En el caso de ser favorable a la propuesta de eliminacioacuten el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo puacuteblico adoptaraacute la resolucioacuten que considere oportuna Si la resolucioacuten autoshyriza la eliminacioacuten deberaacute ser publicada en el BOE
53 Una vez se haga ejecutiva la autorizacioacuten para la eliminacioacuten el organismo responsable de la custodia de los documentos abriraacute un expediente de eliminacioacuten que incluiraacute
i La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o doshycumentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
ii El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administratishyvos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
iii La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar iv La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushy
mento administrativo o judicial relacionado con la misma v El acta de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 24
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
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8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
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h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
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103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 25
552 Transferencia a archivo
54 Un dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) acerca de la transferencia de un conjunto de documentos electroacutenicos a otro arshychivo constituiriacutea una segunda causa de eliminacioacuten A diferencia del expediente de elimishynacioacuten en este caso los documentos electroacutenicos no se eliminan sino que simplemente cambian de ubicacioacuten fiacutesica y de custodia por lo que una vez realizado el cambio podriacutean ser borrados en origen Sin embargo seraacute necesario proceder al borrado seguro de la inshyformacioacuten o la destruccioacuten segura de soportes en el centro o archivo que ha procedido a realizar la transferencia en caso de que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
553 Cambio de soporte
55 Un uacuteltimo grupo de causas que motivan la eliminacioacuten de documentos electroacutenicos tienen que ver baacutesicamente con un cambio o sustitucioacuten del soporte de almacenamiento aunque en estos casos siempre se realizaraacute previamente una copia de los datos en los nuevos soportes
56 Aunque estas causas no se deriven directamente de un proceso de gestioacuten documental se contemplan en esta Guiacutea con la intencioacuten de servir de orientacioacuten para un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos por cambio de soporte
57 Las razones para realizar este cambio de soporte pueden ser variadas
i Fallo de los soportes
ii La sustitucioacuten completa o parcial de un sistema de almacenamiento por uno nuevo por fin de vida uacutetil de los soportes por obsolescencia (de la tecnologiacutea del tamantildeo de los soportes del tiempo de acceso etc) o por cualquier otra causa
iii Un movimiento de datos entre sistemas de almacenamiento o dentro del mismo sistema que afecte a la totalidad de un conjunto de soportes
iv Cambio de formato de los documentos electroacutenicos que justifique una sustitucioacuten de los soportes
58 Un cambio de soporte supondraacute la copia de los datos a nuevos soportes o sistemas de almacenamiento y la aplicacioacuten de teacutecnicas de borrado seguro si se pretende reaproveshychar los soportes o en caso contrario la destruccioacuten segura de los soportes indepenshydientemente del nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
56 Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten
59 Con el objetivo de conocer las posibilidades de acceso a determinada informacioacuten es neceshysario conocer su nivel de proteccioacuten Se trata de un ejercicio orientado a modular el equilibrio entre la importancia o sensibilidad de la informacioacuten que se maneja y de los servicios que se prestan por un lado y el esfuerzo de seguridad requerido en funcioacuten de los riesgos a los que estaacuten expuestos bajo el criterio del principio de proporcionalidad por otro lado
60 Para facilitar la aplicacioacuten del principio de proporcionalidad el ENS contempla seguacuten loexplicado en su Anexo I la categorizacioacuten en tres categoriacuteas BAacuteSICA MEDIA y ALTA en funcioacuten de la valoracioacuten del impacto que tendriacutea un incidente que afectara a la segurishydad de la informacioacuten o de los servicios a proteger con perjuicio para las dimensiones de
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
seguridad disponibilidad autenticidad integridad confidencialidad o trazabilidad que a su vez se valoran en tres escalones BAJO MEDIO y ALTO Entendiendo que la determishynacioacuten de la categoriacutea de un sistema no implica que se altere el nivel de las dimensiones de seguridad que no han influido en la determinacioacuten de la categoriacutea del mismo y que a continuacioacuten la seleccioacuten de las medidas de seguridad apropiadas se habraacute de realizar de acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles y para determinadas medidas de seguridad de acuerdo con la categoriacutea del sistema
61 Para evaluar la exhaustividad del proceso de eliminacioacuten y la posible reutilizacioacuten o no de los soportes de almacenamiento seraacute necesario conocer el nivel de proteccioacuten de la informashycioacuten que se pretende eliminar En este sentido hay dos criterios para determinar este nivel
i Nivel de la dimensioacuten de seguridad confidencialidad (ENS)
a bajo b medio c alto
ii Datos personales o categoriacuteas especiales de datos personales (RGPD)
a No aplica b Datos personales c Categoriacuteas especiales de datos personales
62 Como indica la Agencia Espantildeola de Proteccioacuten de Datos en su documento ldquoEl impacto del Reglamento General de Proteccioacuten de Datos sobre la actividad de las Administracioshynes Puacuteblicasrdquo en el caso de las AAPP la aplicacioacuten de las medidas de seguridad estaraacute marcada por los criterios establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad
63 Por otra parte se encuentra la ldquoinformacioacuten clasificadardquo regulada por Ley 91968 de 5 de abril de Secretos Oficiales y normas de desarrollo informacioacuten expliacutecitamente excluida del aacutembito de aplicacioacuten del ENS
64 En el aacutembito de esta Guiacutea en cuanto a proteccioacuten de la informacioacuten en general y de los documentos en particular se estaraacute en consecuencia a los criterios establecidos en el ENS
57 Soportes de almacenamiento
65 Conocer el tipo de soporte de almacenamiento en el que se encuentran los documentos electroacutenicos su contexto (ya se trate de sistemas de almacenamiento o dispositivos moacuteshyviles) y el tipo de gestioacuten son esenciales para determinar los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
i Tipos de soportes de almacenamiento
a Disco duro magneacutetico (HDD) b Cinta magneacutetica c Soporte oacuteptico d Memorias de estado soacutelido (SSD memorias Flash)
ii Contexto de los soportes
a Sistemas virtualizados de almacenamiento
b Dispositivo moacutevil o almacenamiento local
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 26
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
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8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
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h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
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103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
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Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
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Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
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b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
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10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
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Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
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109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
iii Tipo de gestioacuten de los soportes
a Gestioacuten interna
b Gestioacuten externa (SaaS Storage as a Service o cloud puacuteblico)
571 Tipos de soportes de almacenamiento
66 Los soportes maacutes habituales en sistemas de almacenamiento son los discos duros magshyneacuteticos (HDD) y las memorias de estado soacutelido (SSD) Las cintas magneacuteticas se usan especialmente para copias de seguridad o para almacenar grandes cantidades de datos con poco acceso Incluso es posible que mediante un estaacutendar abierto como la tecnoloshygiacutea LTFS (Linear Tape File System) puedan presentarse como un sistema de ficheros y no como un soporte
i Hay que tener presente que cada soporte tiene una vida uacutetil estimada por los fabricantes (en condiciones oacuteptimas de conservacioacuten y mantenimiento) nuacutemero de ciclos maacuteximo de escritura para cada dispositivo SSD 3-5 antildeos para los HDD 20-30 antildeos para cintas magneacuteticas
ii Tanto los HDD como los SSD son de acceso aleatorio Esto permite que en estos tipos de soportes los bloques de los ficheros marcados como borrados puedan sobrescribirse con nuevos datos
iii Las cintas son dispositivos de acceso secuencial Los datos nuevos o modificashydos se antildeaden al final de la cinta por lo que los bloques de un fichero marcado como borrado no se sobrescriben
67 En dispositivos moacuteviles como ordenadores portaacutetiles teleacutefonos moacuteviles o tablets el almashycenamiento suele consistir en memorias de estado soacutelido (flash) Por otro lado los soporshytes de tipo HDD o SSD tambieacuten pueden emplearse como almacenamiento local en servishydores PC u ordenadores portaacutetiles
572 Contexto de los soportes
68 Los sistemas de almacenamiento se denominan sistemas virtualizados porque los soporshytes no se asocian a recursos de almacenamiento concretos Esto permite aprovechar toda la capacidad de almacenamiento de que disponen estos sistemas al repartirla entre todos los servicios y usuarios que pueden hacer uso de ella En este caso no seraacute sencillo pues identificar un volumen loacutegico de almacenamiento (una unidad de un servidor por ejemplo) con sus correspondientes voluacutemenes fiacutesicos
69 Asiacute el borrado de todos los datos de un recurso (un disco un directorio o carpeta etc) puede afectar a un nuacutemero variable de soportes que a su vez pueden contener parte de otros muacuteltiples recursos
70 En cualquier caso si la eliminacioacuten de los documentos afecta a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes deberaacuten aplicarse las teacutecnicas o meacutetodos de borrado y destrucshycioacuten seguros en funcioacuten del tipo de soporte implicado
71 En este tipo de sistemas virtualizados no obstante seriacutea posible asignar especiacuteficamente un conjunto de soportes a un sistema de informacioacuten determinado si la importancia del mismo o la naturaleza de la informacioacuten justificasen hacerlo Esto permitiriacutea si fuese neshycesario aplicar a este conjunto de soportes meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguros e incluso de destruccioacuten segura de soportes
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 27
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
72 En el caso de dispositivos moacuteviles o de almacenamiento local de servidores ordenadores portaacutetiles o PC los recursos de almacenamiento suelen asociarse a soportes concretos por lo que resultaraacute maacutes sencillo aplicar los meacutetodos o teacutecnicas de borrado seguro
573 Tipo de gestioacuten de los soportes
73 El tipo de gestioacuten hace referencia al propietario de los sistemas de almacenamiento y responsable de su administracioacuten y mantenimiento
74 Cuando estos sistemas se hospedan en instalaciones propias son propiedad del orgashynismo y eacuteste se encarga directamente de su administracioacuten hablaremos de gestioacuten inshyterna
75 Cuando el almacenamiento se contrata a un proveedor hablaremos de SaaS (almacenashymiento como servicio) tambieacuten conocido como cloud puacuteblico El proveedor en este caso es el propietario de los sistemas de almacenamiento y quien los administra y gestiona El orshyganismo alquila espacio de almacenamiento y se conecta a eacutel mediante protocolos seguros de red En este caso la gestioacuten es externa al propio organismo que usa estos servicios
76 La gestioacuten interna proporciona un mayor control sobre un proceso de eliminacioacuten segura ya que se conocen los tipos de soportes de almacenamiento empleados el nuacutemero de copias o reacuteplicas existentes la ubicacioacuten de los soportes etc con lo que es posible seshyleccionar las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados y veshyrificar posteriormente su resultado
77 La excepcioacuten en este caso lo constituye la destruccioacuten segura cuando se realiza fuera de las instalaciones del organismo y con maquinaria de terceros En estos casos la solicitud de certificados de destruccioacuten deberiacutea ser un requisito obligatorio
78 Con la gestioacuten externa de los sistemas de almacenamiento en cambio puede darse el caso de desconocer los tipos de soportes empleados el nuacutemero de copias de seguridad o reacuteplicas existentes y tambieacuten la ubicacioacuten fiacutesica de los sistemas de almacenamiento Incluso las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros empleados pueden ser decisioacuten del proveedor Todo esto dificulta obviamente la verificacioacuten del resultado del proceso de eliminacioacuten
58 Teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten seguros
79 Las teacutecnicas y meacutetodos de borrado y destruccioacuten segura de soportes que se contemplan en esta guiacutea son las siguientes
i Borrado (borrado de nivel 0) cuando la eliminacioacuten no afecte a la totalidad de un soporte o conjunto de soportes un borrado a nivel de sistema operativo o de aplicacioacuten de gestioacuten seriacutea el miacutenimo recomendado siempre y cuando se comshybine con otro tipo de medidas de seguridad como el control de accesos
ii Borrado seguro (borrado de nivel 1 y 2)
a Sobrescritura
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 28
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
iii Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
581 Sobrescritura
80 Consiste en escribir un patroacuten fijo o aleatorio de tipo binario o una combinacioacuten de ambos en todos los sectores o paacuteginas de un soporte de almacenamiento (especialmente discos duros magneacuteticos) Para ser efectiva esta teacutecnica debe afectar a toda el aacuterea del soporte incluyendo sectores defectuosos y ocultos Puede ejecutarse en varias etapas consecushytivas o ciclos lo que mejora su resultado
81 Exige por el contrario mucho tiempo de ejecucioacuten que estaraacute determinado por el nuacutemero de ciclos de escritura el patroacuten de sobrescritura y el tamantildeo del soporte Permite ademaacutes la reutilizacioacuten del mismo Seguacuten la teacutecnica seleccionada el borrado seraacute maacutes o menos exhaustivo por lo que su seleccioacuten deberiacutea depender de la categoriacutea de la informacioacuten almacenada
82 Algunas teacutecnicas conocidas de sobrescritura son AFSSI-5020 ISM 6292 HMG Infosec Standard 5 Algoritmo de Bruce Schneier CSEC ITSG-06 NAVSO P-5239-26 Algoritmo de Peter Gutmann DoD 522022 M BSI-VSITR y NCSC-TG-025La mayoriacutea de estas teacutecnicas realizan un nuacutemero de sobrescrituras de entre 3 y 7
582 Comandos a nivel firmware
83 Este tipo de comandos propios del firmware (que es el software que maneja directamente el hardware de un sistema informaacutetico) realizan baacutesicamente una sobrescritura de todos los bits de un soporte Al estar implementados a bajo nivel son maacutes raacutepidos que una sobrescritura realizada mediante una aplicacioacuten especiacutefica Afectan a todo el soporte permitiendo su reutilizacioacuten posterior
583 Borrado criptograacutefico
84 Algunos soportes de almacenamiento especialmente dispositivos de estado soacutelido (SSD) incorporan circuitos especiales que cifran permanentemente su contenido Estos soportes se denominan dispositivos auto-cifrados (SED o ldquoSelfEncrypting Drivesrdquo) El cishyfrado emplea un algoritmo criptograacutefico fuerte basaacutendose generalmente en el estaacutendar AES (Advanced Encryption Standard) y puede emplear AES-256
85 Para realizar un borrado seguro de un soporte de este tipo basta emplear un comando de borrado a nivel de firmware o generar una nueva clave de cifrado lo que convierte en ilegibles todos los datos que contiene el soporte al perder la clave de cifrado original
584 Desmagnetizacioacuten
86 Este meacutetodo es adecuado para borrar todos los datos de un soporte magneacutetico como discos duros o cartuchos de cinta Consiste en exponer los soportes de almacenamiento
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 29
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 36
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 30
a un campo magneacutetico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partiacuteshyculas magneacuteticas Esto hace ilegibles e ininteligibles los datos almacenados e impide su posible recuperacioacuten No funciona con memorias de estado soacutelido
87 Despueacutes del proceso de desmagnetizacioacuten que puede durar soacutelo unos segundos los soportes quedan inutilizados por lo que el siguiente paso deberiacutea ser su destruccioacuten o reciclado Esto permite evitar la verificacioacuten del propio proceso de borrado por otro lado muy difiacutecil en la praacutectica porque no es posible el acceso a los soportes desmagnetizados
585 Trituracioacuten
88 Los denominados ldquoshreddersrdquo o trituradoras son maacutequinas que reducen un soporte a peshydazos minuacutesculos de tamantildeo y forma uniformes Es un sistema apto para soportes de tipo oacuteptico
586 Desintegracioacuten
89 La realizan maacutequinas especiales denominadas desintegradores o ldquodisintegratorsrdquo Se bashysan en el uso de cuchillas rotatorias El soporte queda reducido a partiacuteculas muy pequeshyntildeas (incluso menores a 2 mm) Es un meacutetodo vaacutelido para SSD cartuchos magneacuteticos y soportes oacutepticos
587 Aplastamiento
90 Unas maacutequinas denominadas ldquocrushersrdquo ejercen una fuerza enorme sobre los soportes doblaacutendolos y perforaacutendolos Es un meacutetodo apto para dispositivos HDD SSD y memorias flash
588 Pulverizacioacuten
91 Unas maacutequinas especiales denominadas ldquodestroyersrdquo que se asemejan a las que actuacutean por aplastamiento (ldquocrushersrdquo) funcionan machacando los soportes Es un sistema vaacutelido para discos duros magneacuteticos
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
6 PROCESO DE ELIMINACIOacuteN
92 En este apartado se resumen los aspectos expuestos en el apartado 5 ldquoEliminacioacutenrdquo de modo que faciliten la eleccioacuten del meacutetodo maacutes adecuado para eliminar documentos elecshytroacutenicos Se han recopilado en forma de tabla
i Tabla 2 ldquoProceso de eliminacioacutenrdquo ii Tabla 3 ldquoSoportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y desshy
truccioacuten segurosrdquo 93 La primera (tabla 2) relaciona los motivos que justifican un proceso de eliminacioacuten de
documentos electroacutenicos y los factores que condicionan en buena medida su desarrollo con los meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten seguros
94 La segunda (tabla 3) identifica para cada tipo de soporte los meacutetodos y teacutecnicas de boshyrrado y destruccioacuten seguros maacutes adecuados
95 La tabla 2 contiene de izquierda a derecha la siguiente informacioacuten i Motivo de la eliminacioacuten Expediente de eliminacioacuten Transferencia a archivo ii Contexto de los soportes Sistema de almacenamiento iii Tipo de gestioacuten de los soportes Gestioacuten interna Gestioacuten externa iv Afecta a la totalidad del soporte Siacute No v Reaprovechamiento del soportes Siacute No vi Nivel de proteccioacuten de la informacioacuten vii Accioacuten recomendada Borrado nivel 0 ndash Borrado seguro nivel 1 ndash Borrado seguro
nivel 2 ndash Destruccioacuten segura de soportes
Tabla 2 Proceso de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 31
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 36
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
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10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
96 Notas tabla 2
1 Seguacuten el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten podriacutea aplicarse un borrado seshyguro de nivel 1 o 2
2 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos
3 Al ser externa la gestioacuten de los soportes de almacenamiento lo recomendable seriacutea aplicar un borrado seguro de nivel 2
4 Aunque el nivel de proteccioacuten de la informacioacuten sea baacutesico la gestioacuten externa de los soportes hariacutea recomendable escoger entre un borrado seguro de nivel 1 o 2
5 El borrado de nivel 0 deberiacutea combinarse con un control de accesos y al tratarse de una gestioacuten externa de los soportes seriacutea recomendable asimismo antildeadir alguna otra medida de seguridad como por ejemplo el cifrado de la informacioacuten
97 La tabla 3 detalla los cuatro niveles de borrado y destruccioacuten y los meacutetodos y teacutecnicas asociados a cada uno de ellos y los tipos de soportes indicando su compatibilidad
i Borrado de nivel 0 (indicando otras medidas de seguridad como control de acshycesos o cifrado)
ii Borrado seguro de nivel 1
a Sobrescritura (de 3 pasadas)
iii Borrado de nivel 2
a Sobrescritura (de 4 o maacutes pasadas aunque lo habitual seriacutean 7)
b Comandos a nivel de firmware
c Borrado criptograacutefico
d Desmagnetizacioacuten
iv Destruccioacuten segura de soportes
a Trituracioacuten
b Desintegracioacuten
c Aplastamiento
d Pulverizacioacuten
v Soportes
a HDD
b Cinta magneacutetica
c Disco oacuteptico WORM
d Disco oacuteptico regrabable
e SSD
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 32
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 33
Tabla 3 Soportes de almacenamiento y meacutetodos y teacutecnicas de borrado y destruccioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 34
7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
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9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 36
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
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Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
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7 ETAPAS DEL PROCESO DE ELIMINACIOacuteN DE DOCUMENshyTOS ELECTROacuteNICOS
98 La Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos define los elementos fundamentales de un proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos los cuales se detallan en el siguiente diagrama ilustrativo en el caso de ejecucioacuten de un dictamen de eliminacioacuten
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8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
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ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
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h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
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103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
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Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
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Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 35
8 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS
81 Definiciones
Calificacioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene por finalidad en base a un anaacutelisis de valores de los documentos establecer los plazos de permanencia de los docushymentos en el sistema de gestioacuten de transferencia y eliminacioacuten en su caso asiacute como los plazos de acceso y la eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legisshylacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria
Dictamen En el aacutembito del proceso de calificacioacuten decisioacuten de la autoridad calificadora que establece en base al proceso previo de valoracioacuten los plazos de permanencia de los documentos en el sistema de gestioacuten las transferencias el acceso y la eliminacioacuten o en su caso conservacioacuten permanente
Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archishyvada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificashycioacuten y tratamiento diferenciado
Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteshyblico vinculada o dependiente de aqueacutella
Soporte Objeto sobre el cual o el cual es posible grabar y recuperar datos
Valoracioacuten Proceso de gestioacuten de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos estableciendo plazos de conservacioacuten y determinando su accesibilishydad decisioacuten sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacioacuten como documento esencial de una organizacioacuten
82 Acroacutenimos
AGE Administracioacuten General del Estado
CSCDA Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENS Esquema Nacional de Seguridad
HDD Hard Disk Drive disco duro
LTFS Linear Tape File System
NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad
RGPD Reglamento General de Proteccioacuten de Datos
SaaS Storage as a Service o cloud
SSD Solid State Drive dispositivo de estado soacutelido
WORM Write Once Read Many
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 36
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
9 REFERENCIAS
91 Legislacioacuten
i Ley 91968 de 5 de abril sobre secretos oficiales BOE-A-1968-444
ii Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol BOE-A-1985-12534
iii Ley 392015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comuacuten de las Administrashyciones Puacuteblicas BOE-A-2015-10565
iv Reglamento (UE) 2016679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos y por el que se deroga la Directiva 9546CE (Reglamento general de proteccioacuten de datos) DOUE-L-00001-00088
v Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del pashytrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original BOE-A-2002-22192
vi Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos BOE-A-2007-19248
vii Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Segurishydad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1330
viii Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Intershyoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica BOE-A-2010-1331
ix Resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblishycas por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos BOE-A-2012-10048
92 Otros
x Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos del MINHAP (2ordf edicioacuten)
PGD-e MINHAP 2016
xi Guiacutea de Aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (2ordf edicioacuten)
Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 36
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 37
ANEXO I NORMATIVA
99 El artiacuteculo 17 de la Ley 392015 Archivo de documentos ademaacutes de tratar el archivo electroacutenico de expedientes finalizados menciona que la eliminacioacuten de los documentos electroacutenicos deberaacute ser autorizada
Artiacuteculo 17 Archivo de documentos
1 Cada Administracioacuten deberaacute mantener un archivo electroacutenico uacutenico de los documentos electroacutenicos que correspondan a procedimientos finalizados en los teacuterminos establecidos en la normativa reguladora aplicable
2 Los documentos electroacutenicos deberaacuten conservarse en un formato que permita garantishyzar la autenticidad integridad y conservacioacuten del documento asiacute como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisioacuten Se aseguraraacute en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones La eliminacioacuten de dichos documentos deberaacute ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable
3 Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberaacuten contar con medidas de seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad que gashyranticen la integridad autenticidad confidencialidad calidad proteccioacuten y conservacioacuten de los documentos almacenados En particular aseguraraacuten la identificacioacuten de los usuarios y el control de accesos asiacute como el cumplimiento de las garantiacuteas previstas en la legislacioacuten de proteccioacuten de datos
100 El artiacuteculo 13 de la Ley 392015 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas establece asimismo la obligacioacuten de la Administracioacuten de proshyteger los datos de caraacutecter personal de los ciudadanos que figuren en sus archivos
Artiacuteculo 13 Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Puacuteblicas
Quienes de conformidad con el artiacuteculo 3 tienen capacidad de obrar ante las Administrashyciones Puacuteblicas son titulares en sus relaciones con ellas de los siguientes derechos
a) A comunicarse con las Administraciones Puacuteblicas a traveacutes de un Punto de Acceso General electroacutenico de la Administracioacuten
b) A ser asistidos en el uso de medios electroacutenicos en sus relaciones con las Adminisshytraciones Puacuteblicas
c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autoacutenoma de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento juriacutedico
d) Al acceso a la informacioacuten puacuteblica archivos y registros de acuerdo con lo previsto en la Ley 192013 de 9 de diciembre de transparencia acceso a la informacioacuten puacuteblica y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Juriacutedico
e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados puacuteblicos que habraacuten de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones
f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Puacuteblicas y autoridades cuando asiacute corresponda legalmente
g) A la obtencioacuten y utilizacioacuten de los medios de identificacioacuten y firma electroacutenica conshytemplados en esta Ley
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
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10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 38
h) A la proteccioacuten de datos de caraacutecter personal y en particular a la seguridad y confishydencialidad de los datos que figuren en los ficheros sistemas y aplicaciones de las Admishynistraciones Puacuteblicas
i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucioacuten y las leyes
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los reconocidos en el artiacuteculo 53 referidos a los interesados en el procedimiento administrativo
101 El artiacuteculo 49 de la Ley 161985 de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol establece que forshyman parte del Patrimonio Documental los documentos ldquogenerados conservados o reunishydos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblicordquo
Artiacuteculo 49
1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente 1 Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los soportes informaacuteticos Se excluyen los ejemshyplares no originales de ediciones 2 Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier eacutepoca generashydos conservados o reunidos en el ejercicio de su funcioacuten por cualquier organismo o entidad de caraacutecter puacuteblico por las personas juriacutedicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades puacuteblicas y por las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios puacuteblicos en lo relacionado con la gestioacuten de dichos servicios 3 Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antiguumleshydad superior a los cuarenta antildeos generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caraacutecter poliacutetico sindical o religioso y por las entidades fundaciones y asociaciones culturales y educativas de caraacutecter privado 4 Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antiguumledad sushyperior a los cien antildeos generados conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fiacutesicas 5 La Administracioacuten del Estado podraacute declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que sin alcanzar la antiguumledad indicada en los apartados anteriores merezcan dicha consideracioacuten
102 El artiacuteculo 55 de la Ley 161985 determina por otro lado que los documentos que forshyman parte del Patrimonio Documental no podraacuten destruirse ldquoen tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicosrdquo
Artiacuteculo 55
1 La exclusioacuten o eliminacioacuten de bienes del Patrimonio Documental y Bibliograacutefico contemshyplados en el artiacuteculo 492 y de los demaacutes de titularidad puacuteblica deberaacute ser autorizada por la Administracioacuten competente
2 En ninguacuten caso se podraacuten destruir tales documentos en tanto subsista su valor probashytorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes puacuteblicos
3 En los demaacutes casos la exclusioacuten o eliminacioacuten deberaacute ser autorizada por la Administrashycioacuten competente a propuesta de sus propietarios o poseedores mediante el procedimiento que se estableceraacute por viacutea reglamentaria
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 39
103 El artiacuteculo 58 de la misma ley sentildeala que ldquoel estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los documentos de la Administracioacuten del Estadordquo corresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Artiacuteculo 58
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los docushymentos de la Administracioacuten del Estado y del sector puacuteblico estatal asiacute como su integracioacuten en los Archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos coshyrresponderaacute a una Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composicioacuten funcionamiento y competencias especiacuteficas se estableceraacuten por viacutea reglamenshytaria Asimismo podraacuten constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos puacuteblicos que asiacute se determine
104 El Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros docushymentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la consershyvacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original define el procedishymiento de eliminacioacuten de documentos
Artiacuteculo 1 Objeto y aacutembito de aplicacioacuten
1 Con objeto de garantizar una adecuada proteccioacuten del patrimonio documental de la Adshyministracioacuten General del Estado y los Organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella la eliminacioacuten de los documentos administrativos y de series de los mismos asiacute como su conservacioacuten en soporte diferente al de su produccioacuten original se regiraacute por lo dispuesto en este Real Decreto
2 El presente Real Decreto es de aplicacioacuten a los documentos y series documentales producidos conservados o reunidos por la Administracioacuten General del Estado y los Orgashynismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella cualquiera que sea su soporte
Artiacuteculo 2 Reacutegimen de la eliminacioacuten de documentos y en su caso de la consershyvacioacuten de los mismos en soporte distinto al original
1 A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacioacuten de documentos la desshytruccioacuten fiacutesica de unidades o series documentales por el oacutergano responsable del archivo u oficina puacuteblica en que se encuentren empleando cualquier meacutetodo que garantice la imposhysibilidad de reconstruccioacuten de los mismos y su posterior utilizacioacuten La eliminacioacuten de docushymentos soacutelo podraacute llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoracioacuten documenshytal seguacuten se establece en los artiacuteculos siguientes
2 Se entiende por valoracioacuten documental el estudio y anaacutelisis de las caracteriacutesticas histoacuteshyricas administrativas juriacutedicas fiscales e informativas de la documentacioacuten
El proceso de valoracioacuten estableceraacute los plazos de transferencia la posible eliminacioacuten o expurgo y el reacutegimen de accesibilidad de la documentacioacuten
(hellip)
Artiacuteculo 3 Documentos con valor probatorio
En ninguacuten caso se podraacute autorizar la eliminacioacuten ni se podraacute proceder a la destruccioacuten de documentos de la Administracioacuten General del Estado o de sus Organismos puacuteblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacuteshydicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten vigente establezca para su conshyservacioacuten
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 40
Artiacuteculo 4 Iniciacioacuten del procedimiento
1 A iniciativa propia o de los oacuterganos responsables de los documentos o series documenshytales concernidos la Comisioacuten Calificadora de Documentos Administrativos de cada Deparshytamento u Organismo puacuteblico podraacute acordar la iniciacioacuten de un procedimiento de eliminacioacuten de documentos y en su caso de conservacioacuten del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 En el Acuerdo de iniciacioacuten deberaacute quedar establecido fundadamente que los docushymentos originales a que se refiere no poseen valor histoacuterico ni utilidad para la gestioacuten admishynistrativa que exija su conservacioacuten
Asimismo se expresaraacute en eacutel que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas
3 En el caso de que se plantee la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original deberaacuten observarse los requisitos establecidos en el artiacuteculo 23 de este Real Decreto y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto
4 El acuerdo deberaacute ir acompantildeado de la siguiente documentacioacuten
a) Informe del oacutergano proponente que justifique la necesidad de la eliminacioacuten y en su caso de la conservacioacuten en soporte distinto acreditando en el mismo la valoracioacuten docushymental efectuada en los teacuterminos del artiacuteculo 22 En este anaacutelisis se incluiraacute la mencioacuten de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el exshypurgo o la custodia de dicha documentacioacuten Asimismo deberaacute concretarse en este anaacutelisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas si contiene datos sanitarios pershysonales si afecta o afectaraacute a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caracshyteriacutesticas que se consideren especialmente significativas
b) Memoria relativa a la documentacioacuten de que se trate y que comprenderaacute baacutesicashymente el estudio histoacuterico institucional cuadro de clasificacioacuten en caso de series documenshytales oacutergano productor signaturas extremas tipo documental resumen del contenido feshychas extremas legislacioacuten relativa al origen y desarrollo de la documentacioacuten tipo de muesshytreo que se propone en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentra depositada
5 El acuerdo de iniciacioacuten del procedimiento junto con los documentos antes citados se remitiraacute al Presidente de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y contendraacute la propuesta de eliminacioacuten o en su caso de conservacioacuten en soporte distinto de documentos o series documentales determinados asiacute como la peticioacuten del dictamen al que se refiere el artiacuteculo 5 Si la citada Comisioacuten considerase precisa maacutes informacioacuten la requeriraacute de la Comisioacuten del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedishymiento o en su caso de los Departamentos u organismos que estime afectados que deshyberaacuten remitirla en plazo no superior a tres meses
6 Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacioacuten con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo puacuteblico deberaacute contarse con el informe preceptivo del mismo
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 41
Artiacuteculo 5 Dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Admishynistrativos
1 Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artiacuteculo anterior emitiraacute dicshytamen preceptivo la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos regushylada por el Real Decreto 1392000 de 4 de febrero en el plazo maacuteximo de un antildeo a contar desde que disponga de la documentacioacuten completa de que se trate En el caso de que el oacutergano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado la Comisioacuten Superior Calificadora podraacute acordarlo asiacute notificaacutendolo al oacutergano proponente
2 Si el dictamen de la Comisioacuten fuese contrario a la propuesta de eliminacioacuten tendraacute caraacutecter vinculante sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artiacuteculo
3 Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacioacuten no podraacute presentarse otra nueva relativa a la misma documentacioacuten hasta que transcurran dos antildeos desde la comunicashycioacuten de dicho dictamen al oacutergano proponente No obstante si se modificasen los criterios archishyviacutesticos aplicados en la primera valoracioacuten la Direccioacuten General del Libro Archivos y Bibliotecas podraacute dirigirse al oacutergano responsable de la documentacioacuten para que si lo considera pertinente presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo indicado
Artiacuteculo 6 Resolucioacuten administrativa
1 Si el dictamen fuese favorable a la propuesta el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o D irector del Organismo p uacuteblico en el que se encuentren custodiados los doshycumentos adoptaraacute l a resolucioacuten q ue considere oportuna Si la resolucioacuten a utorizase la eliminashycioacuten se daraacute t raslado de ella al oacutergano que adoptoacute la iniciativa y deberaacute publicarse en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo Igualmente se procederaacute cuando la resolucioacuten disponga la conservacioacuten de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos
2 La resolucioacuten motivada que autorice la eliminacioacuten de documentos y en su caso di sshyponga la conservacioacuten en soporte distinto del original deberaacute incluir
a) Una descripcioacuten sumaria de la documentacioacuten afectada con expresioacuten de signatushyras oacutergano u oacuterganos productores resumen de contenido fechas extremas tipo de muesshytreo que se realizaraacute en su caso y archivo u oficina puacuteblica en que se encuentre depositada
b) La indicacioacuten de que conforme a lo previsto en el artiacuteculo 572 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedishymiento Administrativo Comuacuten y en el presente Real Decreto la eficacia de la autorizacioacuten quedaraacute demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Ofishycial del Estadoraquo y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicioacuten de recurso de cualquier naturaleza contra la misma Tambieacuten se haraacute constar que no podraacute procederse a la destruccioacuten de documentos hasta que la resolucioacuten caso de ser impugnada adquiera firmeza
c) El sentildealamiento de los recursos que procedan
d) La determinacioacuten de las medidas precisas para la destruccioacuten de los documentos y en su caso para la conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original
Artiacuteculo 7 Eliminacioacuten de documentos
1 El oacutergano responsable de la custodia de la documentacioacuten una vez sea ejecutiva la autorizacioacuten obtenida abriraacute un expediente de eliminacioacuten de los documentos o series doshycumentales de que se trate el cual comprenderaacute
a) La memoria realizada sobre la documentacioacuten y cualquier otra informacioacuten o docushymentos presentados con la propuesta de eliminacioacuten asiacute como el texto de esta uacuteltima
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 42
b) El dictamen de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisioacuten que se haya pronunciado previamente
c) La memoria del muestreo de la documentacioacuten a expurgar
d) La resolucioacuten que haya autorizado la eliminacioacuten asiacute como cualquier otro docushymento administrativo o judicial relacionado con la misma
e) El acta de eliminacioacuten en la que el oacutergano responsable de los documentos acredishytaraacute que habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2 paacuterrafo b) del artiacuteculo 6 de este Real Decreto no tiene constancia de la interposicioacuten de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucioacuten adoptada o que eacutesta ha adquirido firmeza con los demaacutes extremos relativos a la destruccioacuten que se lleva a cabo fecha de la misma e identificacioacuten de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella En dicha acta se haraacute constar lugar fecha y duracioacuten de las operaciones de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten procedimiento utilizado personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacioacuten y del acta
2 Si se hubiese dispuesto la conservacioacuten del contenido de los documentos o series doshycumentales en soporte distinto al original antes de proceder a la eliminacioacuten de dicho origishynal deberaacuten obtenerse copias auteacutenticas en soporte diferente con los requisitos establecishydos en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de diciembre y en su caso en el artiacuteculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilishyzacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas en la Administracioacuten General del Estado
En este mismo supuesto deberaacute finalmente levantarse un acta complementaria de la reseshyntildeada en el paacuterrafo e) del apartado 1 de este mismo artiacuteculo comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacioacuten del contenido de los documentos en soshyporte distinto al original En el acta se haraacute constar las caracteriacutesticas teacutecnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 2631996 de 16 de febrero
3 Un duplicado del acta y en su caso del acta complementaria se remitiraacute a la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez diacuteas siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes
Artiacuteculo 8 Documentos del expediente de eliminacioacuten
El procedimiento de eliminacioacuten se documentaraacute en expediente uacutenico por el oacutergano responshysable de la custodia de la documentacioacuten y en eacutel deben figurar los documentos siguientes ademaacutes de los relacionados en el artiacuteculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacioacuten
1 Iniciativa para poner en marcha el procedimiento
2 Informe del oacutergano proponente
3 Memoria de la documentacioacuten
4 Acuerdo de iniciacioacuten de la Comisioacuten Calificadora Departamental de Documentos Administrativos
5 Informe preceptivo de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adminisshytrativos
6 Resolucioacuten
7 Notificaciones en su caso
8 Publicaciones de la Resolucioacuten
9 Recursos si se han interpuesto
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 43
10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
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10 Resoluciones de los recursos presentados
11 Acta de eliminacioacuten con o sin sustitucioacuten si procede
105 El Real Decreto 14012007 de 29 de octubre por el que se regula la composicioacuten funcionamiento y competencias de la Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Adshyministrativos define su finalidad y funciones
Artiacuteculo 1 Finalidad funciones y adscripcioacuten
1 La Comisioacuten Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacioacuten y utilizacioacuten de los doshycumentos de la Administracioacuten General del Estado y de los organismos puacuteblicos vinculados o dependientes de ella asiacute c omo su integracioacuten en los archivos y el reacutegimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos En concreto le corresponde el estudio y dicshytamen sobre las siguientes cuestiones
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestioacuten central intermedio e histoacuterico
b) Las transferencias una vez cumplidos los plazos de permanencia entre cada uno de los tipos de archivos
c) La accesibilidad y utilizacioacuten de los documentos y series documentales
d) Las propuestas de eliminacioacuten de documentos o series documentales y en su caso de conservacioacuten de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente
e) La correcta aplicacioacuten de los dictaacutemenes emitidos por la propia Comisioacuten en relacioacuten con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archishyvos las transferencias el acceso la inutilidad administrativa y la eliminacioacuten o en su caso conshyservacioacuten en soporte distinto al original en que fueron producidos de los documentos
f) Cualquier otro asunto sobre materia archiviacutestica relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente
106 El Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica incluye una medida de protecshycioacuten especiacutefica (borrado y destruccioacuten mpsi5) relativa a los soportes de informacioacuten ldquoborrado segurordquo para aquellos que se puedan reutilizar y ldquodestruccioacuten de forma segurardquo cuando las caracteriacutesticas de un soporte de informacioacuten impidan su borrado seguro o cuando el tipo de informacioacuten que contengan asiacute lo requiera
555 Borrado y destruccioacuten [mpsi5]
La medida de borrado y destruccioacuten de soportes de informacioacuten se aplicaraacute a todo tipo de equipos susceptibles de almacenar informacioacuten incluyendo medios electroacutenicos y no elecshytroacutenicos
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Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
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109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
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Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 44
Nivel BAJO
a) Los soportes que vayan a ser reutilizados para otra informacioacuten o liberados a otra organizacioacuten seraacuten objeto de un borrado seguro de su contenido
Nivel MEDIO
b) Se destruiraacuten de forma segura los soportes en los siguientes casos
1 Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro
2 Cuando asiacute lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacioacuten con tenida
c) Se emplearaacuten productos certificados conforme a lo establecido en ([op pl5])
107 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el marco de la Administracioacuten Electroacutenica contempla la destruccioacuten reglamentaria como la fase final del ciclo de vida de los documentos electroacutenicos que no han sido seleccionados para su conservacioacuten permanente sentildealando que ldquosi el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legislacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacutenrdquo
Artiacuteculo 21 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten de documentos
1 Las Administraciones puacuteblicas adoptaraacuten las medidas organizativas y teacutecnicas necesashyrias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacioacuten con la recuperacioacuten y conservashycioacuten de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Tales medidas incluiraacuten
a) La definicioacuten de una poliacutetica de gestioacuten de documentos en cuanto al tratamiento de acuerdo con las normas y procedimientos especiacuteficos que se hayan de utilizar en la formashycioacuten y gestioacuten de los documentos y expedientes
(hellip)
k) Si el resultado del procedimiento de evaluacioacuten documental asiacute lo establece borrado de la informacioacuten o en su caso destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con la legisshylacioacuten que resulte de aplicacioacuten dejando registro de su eliminacioacuten
108 Tambieacuten el Real Decreto 17082011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Espantildeol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracioacuten General del Estado y de sus Organismos Puacuteblicos y su reacutegimen de acceso en su artiacuteculo 20 sentildeala la necesidad de que el ldquoborrado de la informacioacutenrdquo o ldquola destruccioacuten fiacutesica de los soportesrdquo sean consecuencia de un ldquoprocedimiento reguladordquo
Artiacuteculo 20 Condiciones para la recuperacioacuten y conservacioacuten del documento elecshytroacutenico
1 (hellip)
2 Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho puacuteblico vinculadas o deshypendientes de los mismos adoptaraacuten las decisiones organizativas y las medidas teacutecnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperacioacuten y conservacioacuten de los documentos elecshytroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida Entre eacutestas (hellip)
h) El borrado de la informacioacuten en su caso o si procede la destruccioacuten fiacutesica de los soportes de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminacioacuten (hellip)
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 45
109 La NTI de Poliacutetica de Gestioacuten Documental aprobada por resolucioacuten de 28 de junio de 2012 de la Secretariacutea de Estado de Administraciones Puacuteblicas incluye entre los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos la calificacioacuten de los documentos la transferencia y la destruccioacuten o eliminacioacuten
VI Procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos
Los procesos de gestioacuten de documentos electroacutenicos de una organizacioacuten incluiraacuten al meshynos los siguientes
(hellip)
6 Calificacioacuten de los documentos que incluiraacute
i Determinacioacuten de los documentos esenciales
ii Valoracioacuten de documentos y determinacioacuten de plazos de conservacioacuten
iii Dictamen de la autoridad calificadora
7 Conservacioacuten de los documentos en funcioacuten de su valor y tipo de dictamen de la autoshyridad calificadora a traveacutes de la definicioacuten de calendarios de conservacioacuten
8 Transferencia de documentos que incluiraacute las consideraciones para la transferencia entre repositorios asiacute como las responsabilidades en cuanto a su custodia
9 Destruccioacuten o eliminacioacuten de los documentos que atenderaacute a la normativa aplicable en materia de eliminacioacuten de Patrimonio Documental y contemplaraacute la aplicacioacuten de las medishydas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Elecshytroacutenica Borrado y destruccioacuten del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de los soportes de informacioacuten [mpsi]raquo y Limpieza de documentos del capiacutetulo de laquoProteccioacuten de la informacioacuten [mpinfo]raquo
110 La Guiacutea de Aplicacioacuten de la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos considera que ldquoel proceso de eliminacioacuten de documentos electroacutenicos constituye un proshyceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el boshyrrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las caracteriacutesticas del formato y las del propio soporterdquo
79 Destruccioacuten o eliminacioacuten de documentos
91 El proceso de eliminacioacuten de documentos constituye un proceso clave en la gestioacuten de documentos y tiene como objetivo impedir su restauracioacuten y posterior reutilizacioacuten Para ello es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacioacuten (el propio documento y sus metadatos) como la destruccioacuten fiacutesica del soporte en funcioacuten de las cashyracteriacutesticas del formato y las del propio soporte
92 De forma general para la seleccioacuten de los documentos que seraacuten sometidos a un proceso de eliminacioacuten es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos
i Siempre se ejecuta con autorizacioacuten expresa de la entidad u organizacioacuten compeshytente en cuanto a la calificacioacuten de los documentos
ii No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fiacutesicas o juriacutedicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislacioacuten v igente establezca para su conservacioacuten
iii No se eliminan documentos calificados como de valor histoacuterico o de investigacioacuten
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 46
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
iv Se preserva la confidencialidad de cualquier informacioacuten que contengan los docushymentos durante todo el proceso de eliminacioacuten
v Todas las copias de documentos cuya destruccioacuten esteacute autorizada (incluidas las coshypias de seguridad) son eliminadas
93 Cada organizacioacuten disentildearaacute su proceso de eliminacioacuten de acuerdo con la legislacioacuten especiacutefica que resulte de aplicacioacuten El proceso a seguir asiacute como las circunstancias de la ejecucioacuten concreta cada vez que se lleve a efecto seraacute documentado conforme a lo estashyblecido en el apartado VII de la NTI
94 En cualquier caso se tendraacuten en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionashydas tal y como indica el apartado
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Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
Guiacutea de aplicacioacuten de eliminacioacuten 47
Equipo responsable de la elaboracioacuten de lapoliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos
(Plan de accioacuten de transformacioacuten digital)
Coordinador Gerardo Bustos Pretel Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Equipo de redaccioacuten Joseacute Luis Garciacutea Martiacutenez Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Diego Castro Campano Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC)
Equipo de revisioacuten teacutecnica
Miguel Aacutengel Amutio Goacutemez Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Laura Flores Iglesias Secretariacutea General de Administracioacuten Digital (MPTyFP) Equipo de revisioacuten juriacutedica Heide Elena Nicolaacutes Martiacutenez Abogaciacutea del Estado (MPTyFP) Federico Pastor Ruiz Abogaciacutea del Estado (MINHAC) Participacioacuten en el grupo de trabajo Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT Juliaacuten Antonio Prior Cabanillas Direccioacuten General de Gobernanza Puacuteblica Andoni Peacuterez de Lema Saacuteenz de Viguera IGAE Alejandro Millaruelo Goacutemez IGAE Sonia Mariacutea Cascales Sedano Direccioacuten General del Catastro Mayte Gonzaacutelez Sousa Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Laura Cristina Meacutendez Medina Secretariacutea General de Administracioacuten Digital Luis Joseacute Megino Collado Secretariacutea General Teacutecnica (MINHAC) Mariacutea del Carmen Barroso Gonzaacutelez Direccioacuten General de Funcioacuten Puacuteblica Juan Antonio Zapardiel Loacutepez Inspeccioacuten General Carlos Aacutelvarez Martiacuten INAP Aacutelvaro Reig Gonzaacutelez INAP Beatriz Bernaacuteldez Meacutendez Parque Moacutevil del Estado Rosa Mariacutea Martiacuten Rey Secretariacutea General Teacutecnica
Mariacutea Teresa Villaizaacuten Montoya Delegacioacuten de Economiacutea y Hacienda de Castilla y Leoacuten
Joseacute Luis Esteban Herreros MUFACE Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE Aacutengel Redondo Garciacutea Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Julio Perales Diacuteaz Direccioacuten General de Ordenacioacuten del Juego Francisco Javier Garrido Goacutemez FNMT Jesuacutes Pardo Ballenato FNMT Viacutector Casado Izquierdo TEAC Javier Guerra Casanova SGTIC Santiago Veacutelez Fraga SGTIC Elsa Pla Colvin Secretariacutea General Teacutecnica (MPTyFP) Joseacute Ignacio Goacutemez Raya IGAE
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