Presentación ii taller

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…Parar de vez en cuando y afilar el hacha…

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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:

LEY DE PARKINSON: “El trabajo crece hasta llenar el

tiempo de que se dispone para su realización”

RECURSO: Ser productivo y poner (y ponerse)

límites

LEY DE CARLSON: “Toda actividad interrumpida, es

menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de

manera continua”

RECURSO: Asertividad y preguntas (Ley de

Eisenhower)

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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:

PRINCIPIO DE HAWTHORNE: “La gente trabaja más

cuando se siente observada” (OJO!!)

RECURSO: Definir Objetivos, tener un Plan de

Acción detallado y que sea esta herramienta la que se

encargue de “observar”

LEY DE PARETO: “El 20% de lo que hacemos nos aporta el

80% de los resultados que obtenemos”

RECURSO: ¿Tenemos identificado ese 20%?

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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:

PRINCIPIOS DE LABORIT: Tendemos espontáneamente a hacer

antes …

lo que nos gusta que lo que no nos gusta

RECURSO: Hacer lo que figura en el Plan de Acción

lo fácil que lo difícil

RECURSO: Hacer lo que figura en el Plan de Acción.

En general, lo difícil se vuelve fácil con la práctica.

lo rápido que lo que se tarda en hacer

RECURSO: Asignar tiempo a cada tarea…y respetarlo!

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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:

PRINCIPIOS DE LABORIT: Tendemos espontáneamente a hacer

antes …

lo urgente que lo importante

RECURSO: Hacer lo que figura en el Plan de Acción

lo que sabemos hacer que lo nuevo

RECURSO: Ver lo nuevo como una oportunidad,

crecimiento, capacitación, etc…

lo que nos imponen que lo que elegimos

RECURSO: Ley de Eisenhower

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LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:

LEY DE ILLICH: “Tras un cierto tiempo, la productividad del

tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”

RECURSO: Asignar tiempo a las tareas y poner límites.

Hacer descansos/desconexiones de 5´cada 50.

LEY DE EISENHOWER: “¿para cuándo? ¿para qué?...si es para

ya… ¿qué dejo de hacer para hacer esto?”

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PARÁSITOS MENTALES:

-Muchas de las cosas (personales y profesionales) que

“procrastinamos” se convierten en “PARÁSITOS”

-Se alimentan de nuestra energía y los llevamos pegados

a nosotros permanentemente.

-Por lo tanto, un parásito es algo que NOS RESTA

ENERGÍA, pero que toleramos porque obtenemos (o

creemos obtener) algún beneficio por ello: “la razón

positiva”.

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LADRONES DEL TIEMPO MÁS COMUNES:

1. Algunas llamadas

2. Algunos mails

3. Algunos de nuestros colaboradores

4. Algunos de nuestros superiores

5. Algunos de nuestros clientes/proveedores/etc.

6. La falta de autodisciplina / el desorden personal

1. ¿Es urgente? O ¿En qué te puedo ayudar? Asertividad

2. “Asunto” SIEMPRE. Leer el correo 2 veces al día.

3. ¿Es urgente? O ¿En qué te puedo ayudar? Asertividad

4. Ley de Heisenhower

5. Asertividad

6. Ceñirse en lo posible al Plan de Acción

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MÉTODO DE “LAS DOS LISTAS”

MÉTODO “G.T.D.” (GETTING THINGS

DONE)

REGLA DE “LOS DOS MINUTOS”

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ALGUNAS CREENCIAS LIMITANTES…

Si delego… ¿qué hago yo? Todo el mundo pensará que no soy

necesari@.

No sabrán hacerlo bien.

La gente no quiere asumir nuevas responsabilidades, y si lo

hace, pedirá más dinero a cambio.

Si capacito, desarrollo y hago más competentes a mis

colaboradores podré delegar, pero cuando ya sepan todo lo que

hay que saber, se marcharán a otra empresa.

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¿QUÉ?

¿EN QUIÉN?

COMUNICACIÓN ADECUADA

DEFINICIÓN DE LA TAREA

FECHAS DE SEGUIMIENTO

REVISIÓN DE LOS RESULTADOS

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“Nuestras reuniones son más eficaces desde que le pusimos a Díaz un asiento con disparador…”

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HACER UN “ORDEN DEL DÍA” O “AGENDA” DE LA REUNIÓN

DEFINIR LAS DISTINTAS FIGURAS

LLEVAR LOS TEMAS PREPARADOS (DOCUMENTOS, ETC.)

EVALUAR LA REUNIÓN

HACER UN ACTA

NORMAS BÁSICAS

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“ORDEN DEL DÍA” O “AGENDA” DE LA REUNIÓN

o TEMA

o OBJETIVO

o TIEMPOS PARA CADA TEMA

o DOCUMENTACIÓN A APORTAR O LECTURAS PREVIAS

NECESARIAS

o OBSERVACIONES ADICIONALES PARA CADA TEMA

o INDICAR QUIÉN TRATA CADA TEMA

o ENVIARLO CON ANTELACIÓN

PREPARACIÓN

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LA REUNIÓN EMPIEZA A SU HORA, SÍ O SÍ!!!!

RESPONSABILIDAD: LLEVAR LOS TEMAS PREPARADOS

CEÑIRSE A LA AGENDA Y SUS TIEMPOS

FIGURAS QUE INTERVIENEN

o ORGANIZADOR/A

oFACILITADOR/A (ROTAR)

o SECRETARI@ (ROTAR)

o ASISTENTES

o INVITAD@S

RUEGOS Y PREGUNTAS

DESARROLLO

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LA REUNIÓN ACABA A SU HORA, SÍ O SÍ!!!!

RESUMIR LOS TEMAS Y ACUERDOS (SECRETARI@)

EVALUAR LA REUNIÓN:

¿QUÉ HA IDO BIEN?

¿QUÉ SE PUEDE MEJORAR?

ACCIONES PARA OPTIMIZAR LA PRÓXIMA REUNIÓN

AGRADECER LA CONTRIBUCIÓN

DESPUÉS: ENVIAR EL ACTA A TODOS (SECRETARI@)

CIERRE

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ORGANIZAR PLANIFICAR O ESTRUCTURAR LA REALIZACIÓN DE ALGO, DISTRIBUYENDO DE MANERA CONVENIENTE LOS RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS CON LOS QUE SE CUENTA Y ASIGNÁNDOLES FUNCIONES DETERMINADAS.

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ES EL PATRÓN DE DISEÑO O MODELO CON EL QUE SE ORGANIZA UNA ENTIDAD A FIN DE CUMPLIR LAS METAS PROPUESTAS Y LOGRAR EL OBJETIVO DESEADO.

ESTRUCTURA ORGANIZA-

CIONAL

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PRINCIPALES FACTORES A TENER EN CUENTA

OBJETIVOS

RECURSOS ENTORNO

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¿CÓMO VA A AFECTAR A…

- LA CULTURA - EL CLIMA - EL ORDEN - LOS RESULTADOS - LA MOTIVACIÓN - EL DESARROLLO - EL LIDERAZGO - LA COMUNICACIÓN - …

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1. LINEAL TIPOS DE

ORGANIZACIÓN

2. POR PROYECTOS

3. FUNCIONAL

4. MATRICIAL

5. T.H.T.

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CONCLUSIONES -Todas pueden ser válidas

-Ninguna es perfecta

-Cambiar…si existe la necesidad

-Alinear con Objetivos Estratégicos

-2 Claves: LIDERAZGO Y COMUNICACIÓN

-Evaluar el impacto (global y particular) de los

cambios organizativos antes de hacerlos

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CONCLUSIONES -Definir con claridad funciones, tareas,

responsabilidades y atribuciones

-Escribir y publicar los procesos y procedimientos

-Utilizar las nuevas tecnologías (Dropbox, Google,

etc.)

-Escuchar a “los de abajo”

-Promover una cultura de flexibilidad/movilidad

“coherente”

-Equilibrio entre tiempo de adaptación y

resultados

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LOS PUESTOS DE

TRABAJO •FUNCIONES: Conjunto de tareas ejercidas de

manera sistemática.

•TAREAS: Actividades encaminadas a conseguir

un fin concreto.

•RESPONSABILIDADES: Obligaciones implícitas en

la tarea, para que ésta se lleve a cabo

correctamente.

•ATRIBUCIONES: Parcela de “poder” asignada al

puesto.

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LOS PUESTOS DE

TRABAJO: EJEMPLO

“Coordinador/a de

Voluntariado”

•FUNCIÓN (1): Asegurar el número de voluntarios

necesario para cubrir la demanda.

•TAREAS: Captar voluntarios. Mantener activos a

los que hay. Definir el plan de formación. Etc.

•RESPONSABILIDADES: Garantizar que haya, al

menos, un voluntario disponible para cada

situación susceptible de ser atendida.

•ATRIBUCIONES: Total autonomía para decidir

qué personas pueden -o no- ser voluntarios.

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APTITUDES Y ACTITUDES

Conjunto de habilidades,

conocimientos, capacidades, etc. que ha de tener (o adquirir) una persona para el

correcto desarrollo de una actividad

Forma de actuar de una persona, el comportamiento que emplea un individuo para hacer las cosas,

como las encara y con qué grado de

motivación y disposición mental

las emprende

APTITUDES ACTITUDES

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PALANCAS PALANCAS

RETRIBUCIÓN (€ Y )

FORMACIÓN

RECONOCIMIENTO

DESARROLLO PROFESIONAL

INTEGRACIÓN

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MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN

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MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN

M

O

T

I

V

A

C

I

Ó

N

2

.

0

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MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN

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MOTIVACIÓN: Tener motivos

MOTIVAR: Dar motivos

MOTIVACIÓN 3.0: Tener tus PROPIOS motivos (automotivación)

MOTIVACIÓN MOTIVACIÓN

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CLAVES LÍDER CLAVES LÍDER

GESTIONAR LA INFORMACIÓN, LUEGO DECIDIR

SABER PREGUNTAR

SABER ESCUCHAR

PACIENCIA (cada uno tiene su ritmo)

FLEXIBILIDAD Y ADAPTACIÓN (ante personas y

situaciones)

COMUNICAR CON CLARIDAD Y CALIDAD

DAR RECONOCIMIENTO

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CLAVES LÍDER CLAVES LÍDER

CONOCER BIEN A SU EQUIPO (dedicación)

“CREER” EN LAS PERSONAS

SER COHERENTE CON LO QUE PIENSA, DICE Y HACE

ESTAR DISPONIBLE (no “a merced”)

HUMILDAD

EMPATÍA

ASERTIVIDAD

SABER VER “TALENTOS” Y APOYARSE EN ELLOS

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CLAVES LÍDER CLAVES LÍDER

RESPONSABILIDAD

COMPROMISO

RECONOCER LOS ERRORES

DAR EJEMPLO

CREATIVIDAD

FOCALIZACIÓN

PERDÓN, GRACIAS Y POR FAVOR!

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FEEDBACK FEEDBACK

LOS NIVELES NEUROLÓGICOS (ROBERT DILTS)

VISIBLE

CAPACIDADES

CONDUCTAS

SISTEMA TRANSPERSONAL

IDENTIDAD

CREENCIAS Y VALORES

FEEDBACK DE

MEJORA

FEEDBACK DE

MEJORA

NO VISIBLE

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