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TÉCNICAS DE REDACCIÓNConferenciante:
Carmenza Castañeda de PereiraAsesora Empresarial
Correo: carmenzadepereira@gmail.com
¨Muchas cosas no se pueden aprender pensando
Hay que vivirlas¨ Anónimo
TÉCNICAS DE REDACCIÓNGUÍA TÉCNICA COLOMBIANA
GTC-185 ICONTEC
DOCUMENTACIÓN COMERCIAL.
A.G.N. Cades. SENA Medellín. Cendap. Cesde. Fundación Universidad del Área Andina. Fundación Universitaria Panamericana. Grupo recordar. Inap. Liderando. Sika Colombia S.A. Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Universidad EAN. Universidad Nacional de Colombia.
PIERDEN VIGENCIA
3393-3234-3397-3394-3588-3369-3235 Y 4176.
La guía da recomendaciones para elaborar diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones.
PROYECTAR UNA BUENA IMAGEN CORPORATIVA
Zona 1: Membrete: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT.Será 14 cm. horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior.
ASPECTOS GENERALES
14 CM
3 ó 4
ASPECTOS GENERALES…..
Zona 2: Impresión de: dirección, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, móvil, lugar de origen y país. Arial Tamaño 8.
Está entre 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado. Al lado derecho de toda la información del pie de página va el slogan de cada administración, que reflejará a cada periodo de la Alcaldía tanto por sus objetivos
como por su filosofía administrativa.
MARGENES
Las Márgenes que se deben tener en cuenta son:
Superior 3 a 4 cm Izquierdo 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm Derecho 2 a 3 cm
.
ESTILOS
BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo
BLOQUE:Código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
SEMIBLOQUE.Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 a 10 espacios.
Código, Serie y Subserie
Ciudad y fechaDestinatario
Asunto: (opcional)Saludo: (opcional)T E X T ODespedida
Nombres y apellidos completos
Cargo (Remitente)Anexo:Copia:Transcriptor
CARTA BLOQUE
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 a 10 espacios.
Se utiliza de acuerdo con las organizaciones.
SEMI BLOQUE
FUENTE
Clara, agradable a la vista del lector. Homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión digitalización y microfilmación.Tamaños 10 y 12.Arial o Verdana.
No utilizar negrilla.
IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS SUBSIGUIENTES:
En la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
ELEMENTOS ESENCIALES
CÓDIGO
Se escribe a 3 o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete.
LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN
A una o dos interlíneas libres del código: Nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto).
ELEMENTOS ESENCIALES
ELEMENTOS ESENCIALES
Documento de apoyo
DATOS DEL DESTINATARIO
A partir del lugar y fecha, se dejan dos a tres interlíneas libres.
Estos datos pueden ocupar varias líneas:
Denominación o título académico. Mayúscula inicial. Nombre del destinatario. Mayúscula fija y con dos apellidos. Cargo. Mayúscula inicial y en dos líneas si es largo. Organización o empresa. Dirección. Ciudad.
ELEMENTOS ESENCIALES
ELEMENTOS ESENCIALESASUNTOMayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. A dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinario.
Es una síntesis del tema y se expresa en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
• .
CUERPO O TEXTORedactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
DATOS REMITENTEEscribir en mayúscula fija, con los dos Apellidos y no utilizar negrilla. Guardar concordancia con el DESTINATARIO.
ELEMENTOS ESENCIALES
ELEMENTOS ESENCIALES
LÍNEAS ESPECIALES:
A dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
Anexos y copias a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado.
Redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre y alineado
ELEMENTOS ESENCIALES
ANEXOSSe detalla en el texto y al final a dos interlíneas libres del remitente.Se escribe con mayúscula inicial seguida de dos puntos. A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma.
ELEMENTOS ESENCIALES
1. Anexo: uno (15 folios).2. Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).3. Anexos: tres (10 folios, un cheque y un
folleto).4. Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un
disco compacto, una USB, una bolsa con afiches y un vídeo didáctico).
5. Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios.
ELEMENTOS ESENCIALES
COPIAS
Con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo.A un espacio se relacionan los destinatarios alineados: Tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Sin abreviar.
ELEMENTOS ESENCIALES
En línea separada:Copia: Señora Luz Mary Puentes, Gerenta XYZ.
Señor Juan Carlos Gómez Díaz, Jefe Producción, Artex S.A.
Ingeniero Rogelio Ángel Paz, Gerente Calidad, Hewlett-Packard
PARA DEPENDENCIAS:Copia: Gerencia
Dirección Administrativa Talento Humano
PARA CÓDIGOS DE LAS DEPENDENCIAS:Copia: 2300
2310
EJEMPLOS DE LAS COPIAS
EN LÍNEA SEGUIDA:
Copia: Señores Jorge Luis Cano López, Director Técnico; Camilo Arenas Ruiz, Jefe de Producción.No enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones.El número de copias internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidas y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia.
IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR
A dos interlíneas libres del remitente o a una de anexos y copias.
Nombre y apellido de la persona, si es necesario se aclara el papel desempeñado.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribo, no se identifica. Ejemplos:
Redactora: Juliana Castro López
Transcriptor: Mario Duque Domínguez
Aprobó: Pedro Pérez Ramírez
INDICACIONES ESPECIALES
Última página, el párrafo de cierre antes de la despedida.
Despedidas breves, seguidas de coma.
Copias fijas archivo y consecutivo no se enuncian.
Persona que firma si es la misma que escribe no utiliza transcriptor o transcriptora.
2013-01-25 - 13-03-27 4’324.789,oo 4’324.789,00
Del uno al nueve, se escriben en letras, del 10 en adelante, en cifras.Dieciséis, veintinueve, treinta y uno.Teléfono (95) 668 99 18 - 434 23 34Nit: 789.567.888-3Hora internacional 13:00 horas.Cédulas 20.825.856 de Tuluá (Valle)
INDICACIONES ESPECIALES
ALCALDESAGERENTAJUEZAJEFAPRESIDENTASUBGERENTAVICERRECTORAABOGADAASISTENTE ADMINISTRATIVABIÓLOGA MARINAMINISTRAREVISORA FISCAL
PROFESIONES Y CARGOS FEMENINOS
ARQUITECTAGEÓLOGAFISICA NUCLEARMEDICACONTADORASICÓLOGAFISCALCONSULESADECANABACTERIÓLOGAGOBERNADORASOCIÓLOGAVICEPRESIDENTA
Ejemplos:
SeñorSeñoraDoctorDoctoraLicenciadoIngenieroIngenieraJuezaEconomista, etc
TRATAMIENTO O TITULO ACADEMICO
Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, se separan por un espacio. No se escribe signo de puntuación.
1 m 1 g 1 cmPara grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10
8° 5% Escala 1:1.000El tipo y tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto.
Superintendencia de Industria y Comercio SIC
PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES
INTERNA - EXTERNAESCRITURA COMERCIAL SE DEBE REDACTAR BIEN, CONOCER LAS REGLAS ORTOGRÁFICAS.
EXPRESAN PENSAMIENTOS Y SENTIMIENTOS.
DEBEN SER POSITIVA, DIRECTA, EFECTIVA Y APROPIADA.TENER HONESTIDAD.CONCRETA , CORRECTA,COMPLETA, CONSIDERADA Y CORTES.
DEFINICIÓN
C A R T A U OFICIOComunicación escrita para relaciones comerciales entre personas naturales y empleados.
Redactar en primera persona del plural.
IMAGEN CORPORATIVA
Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la CAMARA DE COMERCIO deberá establecer criterios que faciliten la Gestión Documental, imagen e identidad corporativa en sus distintas aplicaciones y el uso adecuado en lo que se refiere a la comunicación visual, teniendo en cuenta el Sistema Integral de Gestión, los formatos y procedimientos regulados por el Archivo General de la Nación.
.
El diseño, los colores y la ubicación que se muestran en un documento permiten una comunicación ágil y directa al interior de la Alcaldía, con otras entidades y con nuestro público en general.
Esta norma aplicaría para toda la documentación de la Alcaldía, en la creación de: (oficios, circulares, cartas, constancias, certificaciones, resoluciones, decretos, actas, informes, memorandos, boletines de prensa, contratos, convenios, acuerdos y otros) e implementos como camisetas, gorras, pendones, entre otros.
CARTA - OFICIO
CARTA - OFICIO
Destinatario:Tratamiento
Nombre del destinatarioCargoNombre de la empresaDirecciónCiudad de destino
ASUNTO: Es opcionalSALUDO: Es opcional
Tratamiento y nombres y apellidos
03-08-2013 GG-001-XXX-XXX División departamento
Nombre de la empresa
SEGUNDA HOJA CARTA-OFICIO
Comunicación externa o interna de carácter general o normativo con el mismo texto para varias personas.
Circular Externa o Carta Circular, se dirige a varios destinatarios y es personalizada.
Circular General, sirve para conocer actividades de la empresa, como normas, cambios, políticas, órdenes y otros.
CIRCULAR
CIRCULAR
Tratar un solo tema.Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesíaRedactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.Usar un tratamiento respetuoso y cortésEmplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuoUtilizar los formatos normalizados en el Manual de Procedimientos de cada organizaciónDistribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CIRCULAR
CIRCULARCódigoCiudad y fecha de origenEncabezamiento y DestinatariosAsuntoTextoDespedidaRemitente y firmas responsable, cargo(Líneas especiales)AnexoTranscriptor
CIRCULAR
INTERNA: Lleva saludo incluido en el texto. No va con copias. Papel blanco o con membrete.
EXTERNA O CARTA CIRCULAR: Destinatario personalizado.
SEGUNDA HOJA CIRCULAR
(1)Circular 0034 Yumbo, 11 de julio de 2013
(2) GH-0034
El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlíneas libres después del asunto.
Ejemplos:Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Rosa María y de acuerdo con…Con agrado lo saludamos, señor López Gil y le comunicamos…Respetuosamente lo saludamos…Con nuestro cordial saludo, adjuntamos…Con nuestro cordial saludo, le solicitamos…Cordial saludo señores y les comunicamos..Los saludamos y confirmamos que …
EJEMPLOS DE SALUDOS EN LACIRCULAR
Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen breves seguidas de coma.Ejemplos:
Atentamente,Cordialmente,Sinceramente,Respetuosamente,
EJEMPLOS DE DESPEDIDAS EN LA CIRCULAR
También se presentan con frase de cortesía terminada en punto.
Agradecemos su gentil comunicación.Nos despedimos atentamente y
esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.Hasta una nueva comunicación
EJEMPLOS DE DESPEDIDAS EN LA CIRCULAR
MEMORANDO
Carácter interno, transmiten información, orientación y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.
MEMORANDO
Centrado MEMORANDODos espacios
PARA:DE:ASUNTO:Los mismos márgenes de la carta.
MEMORANDOCódigoFechaEncabezamientoDestinario y remitenteAsuntoTextoDespedidaRemitente y firmas responsablesLíneas especiales (anexos, copias, transcriptor).
MEMORANDO
PARA: TRATAMIENTO - NOMBRE yCARGO.
DE: NOMBRES Y APELLIDOS, CARGO
ASUNTO: HASTA CUATRO PALABRAS
SE FIRMA AL FINAL.
MEMORANDOMODELO: 1
PARA:TRATAMIENTO – NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
DE: CARGO - DEPENDENCIA O CARGO SOLAMENTE
ASUNTO: HASTA CUATRO PALABRAS
ESCRIBE NOMBRE REMITENTE
MEMORANDOMODELO: 2
MEMORANDOMODELO: 3
PARA: CARGO O CODIGOSDE: CARGO O CODIGOSASUNTO: HASTA CUATRO PALABRAS.
ESCRIBE NOMBRE.
SEGUNDA HOJAMEMORANDO
Memorando 040 Barranquilla, 11 de julio de 2013Código y número
EJEMPLOS DE DESPEDIDAS EN EL MEMORANDO
Con agrado la saludo y le informo que …
Tengo el gusto de saludarla y …
Con saludo cordial adjuntamos …
Es un documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.
No registradas, es un documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
ACTA
ACTA
Registradas: Sociedades Anónimas, Limitadas, Consejos y Juntas Directivas.
No registradas: Memoria de reuniones o actos administrativos en general.
Hojas sueltas o en libros, papel impreso primera hoja y las siguientes sencillas.Llevan consecutivo.
CLASES DE ACTAS
ComitésConcejo Municipal
ConsejosJunta Directiva
AsambleaReuniones administrativas
Levantamiento de cadáveresBajas de inventarios
Eliminación de documentos
ACTA
Título y carácter reunión: REUNION ORDINARIA
JUNTA DIRECTIVAACTA 015
FECHA:HORA:LUGAR:ASISTENTES:INVITADO:
ACTA
AUSENTES (con justificación o no)
ORDEN DEL DIA:1. Verificación del quórum2. Lectura y aprobación acta 143. Informe financiero 4. Otros puntos5. Varios
ACTA
DESARROLLO:
1. Verificación del quórum.Se comprobó que los asistentes...2. Lectura y aprobación acta 14.Se leyó el acta 14 y se aprobó sin modificaciones.CONVOCATORIA : La próxima reunión tendrá lugar el 13 de agosto de 2011 a las l4:00 horas en la Cámara de Comercio.FIRMAS.Anexos y transcriptor.
ACTA
FIRMAS RESPONSABLESToda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto.
La rúbrica debe hacerse con bolígrafo de tinta negra.
Con hojas adicionales, se hace el registro de las personas asistentes.Anexos si hay necesidad.Transcriptor.
EL INFORME
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante actos administrativos o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informen se elaboran en papel con logo, de acuerdo con las normas internas de la organización.Nota: esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.
EL INFORME Y SUS CARACTERÍSTICAS
Se recomienda elaborar documentos remisorios al presentar los informes administrativos, ya sea que se envíen por Intranet o correo electrónico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Tratar un solo tema por informe;.Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.Usar tratamiento respetuoso y cortés.Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización
Disponer el orden en que se van a describir o contar las actividades realizadas y elegir el lenguaje, técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
En relación con la numeración de las páginas para todas las clases de informes, se recomienda sea insertada en la parte superior derecha.
…..CARACTERÍSTICAS
UTILIZACION DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:oAclarar una situación.oInformar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimiento.
oTramitar, desarrollar o agilizar un asunto.oReiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.oImpugnar o corregir una situación y presentar detalles sobre un aspecto determinado.
LOS INFORMES PUEDEN SER:
Los informes pueden ser:a)Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas, b)Informe corto, que consta de una a 10 páginasc)Informes extensos, de 11 páginas en adelante.
Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: Comerciales, Técnicos, de Actividad, de Gestión, de Proyectos, de Investigación o Financieros
RESUMEN EJECUTIVO
Este tipo de informe breve, se usa para:Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos. Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión
Dar a conocer diferentes aspectos administrativas o de verificación.Presentar un resumen de proceso de evaluación y certificaciónElaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de una máquina, equipo, grupo de personas o de un individuo.
Puede tener o no portada. Se recomienda que el resumen incluya:
Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, numero o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración
Autoría del resumen ejecutivo.
Objetivos
Numerales o temas
Conclusiones y recomendaciones
Firma
RESUMEN EJECUTIVO
Está compuesto de los siguientes elementos:oRazón social oDependenciaoCódigooTítulo (tema sobre el cual se trata el informe)oLugar de origen y fecha de elaboraciónoElaborado por: (teniendo en cuenta jerarquía) si existen dos o más personas
ELEMENTOS DEL INFORME
Objetivos:
Ejemplo:
Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final.Desarrollo del procesoConclusionesRecomendacionesFirmas
ELEMENTOS
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Historia Laboral, es la relación de datos personales, estudios, experiencias y referencias que califican a una persona, para el desarrollo de una competencia determinada.
Deben ser verídicos.
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
DATOS PERSONALES
NOMBRE: IDENTIFICACION: CIUDAD Y FECHA DE NACIMIENTO: GÉNERO: ESTADO CIVIL: NÚMERO DE HIJOS: LIBRETA MILITAR: LICENCIA DE CONDUCCION: PASAPORTE: GRUPO DE SANGRE
PASADO JUDICIAL:DIRECCION:
ESTUDIOSPRIMARIA:SECUNDARIA:UNIVERSITARIOS:
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOSSeminario de... Horas... Institución... Ciudad... Fecha…
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
INVESTIGACIONES:PUBLICACIONES:DISTINCIONES:AFILIACIONES :EXPERIENCIA:
Empresa, cargo, fecha ingreso y retiro.
Funciones, Logros
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
REFERENCIAS LABORALESEmpresa, jefe inmediato, cargo y dirección.
REFERENCIAS PERSONALESTratamiento, nombre, cargo y dirección.NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS (firma)CIUDAD Y FECHA
CERTIFICACIONES
Certificación: instrumento que asegura la veracidad de un hecho.
Certificado: documento de carácter probatorio, publico o privado, que asegura veracidad y legalidad de un acto solemne.
CERTIFICADOS PARA:
Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.
Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
Registro civil o parroquial de nacimiento, matrimonio o de defunción.
Documento de identidad.
Aseguramiento de la calidad.Sistema de Administración AmbientalBecas, donaciones y exenciones.Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.Relación de retenciones de impuestos.Paz y SalvosResultados de exámenes médicos.
CERTIFICADOS PARA:
NúmeroCiudad y fechaNombre cargoPlantel oficial departamental, con registro DANE 1050001-11637, aprobados sus estudios de sexto a decimoprimero de bachillerato comercial, según Resolución Ministerial 13168 del 22 de octubre de 1986, hasta nueva visita.
CERTIFICAN:Que _______________, identificado con la cédula de c…
CERTIFICADOS DE ENTIDADESEDUCATIVAS
ÁREAS HORAS CALIFICACIONES
---------- ---------- -------------
Este certificado se expide para ser presentado a la Universidad del Valle.
FIRMAS.
Transcriptor
CERTIFICADOS DE ENTIDADESEDUCATIVAS
CONSTANCIAS
Documento de carácter probatorio en el que se establecen
hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
CONSTANCIAS PARA:
Tiempo de servicioExperienciaSalarios y honorariosClases de trabajoJornada laboralCumplimiento de ComisionesComportamiento del trabajador
CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
NúmeroCiudad y fechaCargoIdentificaciónTextoFirmanteTranscriptor
NOTA INTERNA No. 001 FECHA: _______________________ PARA:__________________________ AREA U OFICINA: _______________________________ DE: ___________________________ AREA U OFICINA: ________________ URGENTE ___ PARA SU INFORMACIÓN ___ FAVOR DAR CONCEPTO ___ NFORMAR POR ESCRITO ___ ENCARGARSE DEL ASUNTO ___ OTRO: ____________ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___ FAVOR TRAMITAR ___ ARCHIVAR ___ ENTERARSE Y DEVOLVER ___ DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___ OBSERVACIONES: _______________________________________ __________________________________________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: _____________ FECHA: _______________ HORA: _________
Internet: ¿una conjura silenciosa contra el español?
Observaciones sobre los riesgos de seguir agrediendo el español, al desconocer su normatividad al hablar y escribir, peligro de que en un futuro los hispanohablantes no nos entendamos ante el surgimiento de un extraño «idioma» degenerado y estrambótico, sin soporte lingüístico y carente de normas y esplendor
INSTRUCTIVO PARA MENSAJES ELECTRONICOS
El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet.
Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido.
Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes sugerencias: Es recomendable que las organizaciones que disponen de internet y servicios de correo electrónico, reglamenten su utilización y asignen responsabilidades con base en usuarios, debidamente autorizados para el manejo de correo tanto masivo como institucional. NOTA: Se deben de administrar los correos electrónicos de acuerdo con las políticas establecidas soportados en al ley 527 de 1999.
PRESENTACION DE LOS CORREOS De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico: ENCABEZAMIENTO: De informa a los receptores quien es el remitente del mensaje. Para indica la dirección del destinatario . Asunto es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje. CUERPO DE TEXTO: Se recomienda que el saludo y la despedida sean como una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otros). Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque solo sea el nombre. También puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión.
RECOMENDACIONES • No participar en cadenas de mensajes. Este tipo de mensajes consumen recursos de la red y del correo que son costosos y adicionalmente distraen el trabajo. Generalmente este tipo de correos se usa para recoger direcciones electrónicas y para luego enviar mensajes de propaganda o de todo tipo, también son muy usados para propagar virus.
• Utilizar las letras mayúsculas solo en los casos necesarios. Este es uno de los protocolos en la Internet. • Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.
• Utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envié o se responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se utilicen para enviar correos basura. • Ser breve. Pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes deberían ser cortos y concisos. • Tener cuidado con los archivos adjuntos, no adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario.
Tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para ello se sugiere crear carpetas, las cuales se pueden organizar por temas o series documentales, labores, proyectos, mensajes pendientes, años entre otros.
• Cuando el software no reorganice el texto se sugiere dar formato al mismo, con una resolución del 75% ciento del zoom para facilitar la impresión.
• Se pueden enviar correos masivos en forma de circular
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. “Guía para Administración de Comunicaciones Oficiales”, Bogotá: AGN Colombia 2003.
Ley 527 de 1999.
NTC 185
“Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para penetrar en el bello y maravilloso mundo del saber”.
Autor Albert Einstein
“Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para penetrar en el bello y maravilloso mundo del saber”.
Autor Albert Einstein
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