PRESENTACIÓN RRHH GERENCIA DE PROYECTOS

GESTIÓN DE LOS RRHH1

CONTENIDO

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GESTIÓN DE LOS RRHH

La gestión de los recursos humanos del proyecto incluye los procesos que

Organizan Conducen el equipo del proyecto

Gestionan

La intervención y participación temprana de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante la planificación y fortalece el compromiso con el proyecto.

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Algunas interacciones que pueden requerir planeación adicional:

• Cuando se crea la EDT puede evidenciarse la incorporación de miembros adicionales al equipo.

• Con los estimados de las duraciones son planeados antes de la asignación formal del equipo puede requerir ajustes

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Procesos de Gestión de RRHH

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Plan de RRHH

Identificar y documentar los roles y responsabilidades del proyecto, relaciones de reporte, así como la creación del plan de gestión del personal

Algunos insumos a tener en cuenta:

• Factores Organizacionales (Dptos. que participan, acuerdos, relaciones formales e informales)

• Factores técnicos (disciplinas y especialidades necesarias, SW y HW necesarias)

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Plan de RRHH

Algunos insumos a tener en cuenta

• Factores interpersonales (líneas de reporte, descripción roles, relaciones de supervisión, niveles de confianza, diferencias culturales y lingüísticas)

• Factores logísticas (Distancias personas, edificios, ciudades, países)

• Factores políticos (expectativas, poderes y alianzas informales)

• Políticas organizacionales• Acervo de procesos de la organización• …

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Algunas herramientas y técnicas:

• Organigrama y descripción de puestos

// Jerárquico // Matricial // TextoCada paquete de trabajo debe tener un responsable inequívoco

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Algunas herramientas y técnicas:

• Gráficos jerárquicos: representar cargos y relaciones en un formato gráfico descendente. Ejemplo:

Organigramas, OBS: Organization Breakdownn Structura, RBS: Resource Breakdown Structure.

• Gráficos matriciales: Se utiliza para ilustrar relaciones entre las actividades o paquetes de trabajo y los miembros del equipo del proyecto. Ejemplo

RAM: Responsability Assigment Matrix; RACI: Responsable - Accountable - Consult - Inform

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• Creación de relaciones de trabajo como:

Redes: interacción informal con otros es una forma constructiva de entender los factores interpersonales que impactan las opciones de gestión de personal.

Incluye: Mensajes proactivos Almuerzos y encuentros de comunicación Conversaciones informales Conferencias Muy útil al comienzoTeam Building

• Habilidades gerenciales y Teoría de la organización

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RESULTADOS PLAN RRHH.

• Plan de RRHH

• Roles y responsabilidades

Rol: Porción del proyecto por la cual debe rendir cuentas una persona

Autoridad: Derecho de aplicar recursos, tomar decisiones y firmar aprobaciones. La autoridad debe responder a las responsabilidades.

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RESULTADOS PLAN RRHH.

• Roles y responsabilidades

Responsabilidad: trabajo que la persona debe desarrollar para completar sus actividades del proyecto.

• Competencia: Las habilidades y capacidades necesarias para desarrollar las actividades del proyecto.

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RESULTADOS PLAN RRHH.

• Organigrama del proyecto

• Plan de gestión del personal

* Reclutamiento * Calendario (Histograma de recursos)* Criterios de liberación* Necesidades de entrenamiento* Reconocimiento y recompensa* Seguridad.

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Adquirir el equipo del proyecto:

Obtención de los RRHH para realizar el proyecto. El PM debe tener en cuenta:

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Adquirir el equipo del proyecto

Algunas Herramientas & Técnicas adquirir el equipo del proyecto:

• Preasignación: las personas específicas - conocidas o prometidas con anterioridad al inicio del proyecto.

• Negociación: Acuerdos con gerentes funcionales, con otros proyectos y con organizaciones externas

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Algunas Herramientas & Técnicas adquirir el equipo del proyecto:

• Adquisición o reclutamiento: Cuando no existen los recursos internamente, es necesario adquirirlos de fuentes externas.

• Equipos virtuales: Grupos de personas con un objetivo común que cumplen responsabilidades con muy poco tiempo de reuniones cara a cara. Utiliza:

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Algunas Herramientas & Técnicas adquirir el equipo del proyecto:

• Equipos virtuales: Requiere

Tecnología (tele-conferencias, video-conferencias, bases de datos compartidas)

Plan de comunicaciones (expectativas, conflictos, decisiones, reconocimiento)

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Algunas Herramientas & Técnicas adquirir el equipo del proyecto:

• Equipos virtuales: Permite

Reclutamiento de personas claves en diferentes áreas geográficas

Trabajo desde casa; personas con limitaciones físicas

Bajos costos de viaje

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RESULTADOS DE ADQUIRIR EL EQUIPO:

• Asignación formal del equipo del proyecto: Notificación escrita, nombres específicos en el plan de dirección del proyecto

• Disponibilidad en el calendario de los recursos: Periodos de asignación, vacaciones otros proyectos

• Actualizaciones al Plan del Pj. y de Gestión del Personal: Asignaciones definitivas, promociones, retiros, incapacidades, desempeño, cambio de cargas de traBajo.

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Desarrollar al equipo del proyecto.

Desarrollo de competencias y habilidades de interacción del equipo del proyecto para mejorar el desempeño del proyecto.

Entre los objetivos se incluye:

• Mejorar conocimiento y habilidades del equipo.

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Desarrollar al equipo del proyecto.

Entre los objetivos se incluye:

• Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión Elevar moral Disminuir conflictos Fomentar trabajo en equipo.

• Crear cultura de equipo dinámico y cohesivo para mejorar la productividad, espíritu del equipo, cooperación, capacitación interdiciplinaria.

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“.

Algunas Herramientas & Técnicas para desarrollar el equipo del proyecto :

Capacitación o Entrenamiento: Mejora las competencias y capacidades del equipo.

Clases

Cursos en línea (virtual, e-learning)

Dado por otros miembros del equipo

Tutoría, guía, coaching

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Algunas Herramientas & Técnicas para desarrollar el equipo del proyecto :

Habilidades interpersonales:

Tener EMPATÍAAnticipar las accionesReconocer las preocupacionesDar seguimiento a los asuntos

Otras valiosas:• Influencia• Creatividad•Facilitación de grupos

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Algunas Herramientas & Técnicas para desarrollar el equipo del proyecto :

Desarrollo del espíritu:Ayuda al equipo a trabajar en equipo de manera eficaz. Valiosas cuando se trabaja en ubicaciones distantes Gestiona problemas y los discute en equipo.

Usa un sistema adecuado de reconocimiento

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Algunas Herramientas & Técnicas para desarrollar el equipo del proyecto :

Desarrollo del espíritu:

Crea identidad de equipo

Gestiona conflictos con eficacia

Promueve confianza y comunicación transparente en el equipo

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Algunas Herramientas & Técnicas para desarrollar el equipo del proyecto :

Reglas básicas:

Expectativas claras sobre: ValoresComportamientos aceptables“Autorititarismo”

Aumentan la productividad y evitan malos entendimientos

Responsabilidad de cumplimiento compartida por todos.

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Algunas Herramientas & Técnicas:

Reconocimiento y recompensa: Decisiones tomadas como consecuencia en el desempeño.

Solo debe premiarse por el comportamiento deseable

No debe utilizarse reconocimiento tipo “ganar–perder” Ej. Empleado del mes. afecta unión del equipo

Utilizar reconocimiento que todos los miembros del equipo puedan lograr

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RESULTADOS DESARROLLAR EL EQUIPO.

• Evaluación de desempeño del equipo

A medida que se desarrollan las actividades de desarrollo, debe evaluarse la efectividad y desempeño del equipo. Pretende:

Mejora habilidades, hacer que una persona realice act. Más efectivamente

Mejora en competencias y sentimientos, permite que el equipo se desempeñe mejor como grupo.

< ROTACIÓN EN EL EQUIPO

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Dirigir el equipo del proyecto.

• Seguimiento al desempeño, hacer retroalimentación

• Coordinar cambios para mejorar el desempeño

• Manejar conflictos, resolver problemas y ASUNTOS PENDIENTES.

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Dirigir el equipo del proyecto.

• Solicitar cambios que resuelvan problemas y se adicionan lecciones aprendidas a la base de datos.

• Dirigir al equipo se complica cuando miembros del equipo reportan a gerente funcional y gerente de proyecto. El manejo es CRÍTICO y es responsabilidad del PM.

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“.

Algunas Herramientas & Técnicas dirigir el equipo del proyecto:

• Observación y conversación:

Permanece en contacto con el trabajo y las actitudes del equipo

Monitorea indicadores y avance entregables

• Manejo de conflictos

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Algunas Herramientas & Técnicas dirigir el equipo del proyecto:

• Evaluación de desempeño Pj:

Puede ser formal o informal dependiendo organización y requerimientos de contratación

Requiere retroalimentación de los stakeholders

Propicia aclaración de roles y responsabilidades, desarrollo de formación, establecimiento de objetivos, fortalecer competencias

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Algunas Herramientas & Técnicas dirigir el equipo del proyecto:

• Registro de incidentes

• Habilidades interpersonales

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RESULTADOS DIRIGIR EL EQUIPO.

• Actualizaciones de factores ambientales de la emrpesa

• Activos de procesos de la organización

• Solicitudes de cambio y ajustes al plan

• “Incremento real del desempeño del equipo”x

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Carlos Sabogal PMP

carlossabogal@gmail.com