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VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD FISCAL
DIRECCIÓN GENERAL DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN FISCAL
INSTRUCTIVO MEFP /VPCF/DGSGIF N° 016/2016
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ASIENTO DE
APERTURA CONTABLE EN EL SIGEP GESTION 2016, EN LAS
ENTIDADES DEL SIGMA CENTRAL
(Órganos Ejecutivo, Legislativo, Judicial, Desconcentradas,
Entidades de Control y Defensa del Estado,
Descentralizadas y Empresas Públicas)
1. ANTECEDENTES
De conformidad al Instructivo para el inicio de operaciones en el Sistema de
Gestión Pública (SIGEP) en las entidades del nivel central – gestión 2016 que se dio
a conocimiento en el portal del SIGMA CENTRAL en diciembre de 2015, mismo
que señala que a partir del 2 de enero del presente año, el Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas (MEFP), Órgano Rector del Sistema de Contabilidad
Integrada, ha dispuesto el uso obligatorio del Sistema Integrado de Gestión
Pública (SIGEP) en las Entidades del SIGMA CENTRAL (Órganos Ejecutivo,
Legislativo, Judicial, Desconcentradas, Entidades de Control y Defensa del Estado,
Descentralizadas y Empresas Públicas).
En tal sentido, en consideración a que las Entidades Públicas contempladas en el
SIGMA CENTRAL registraban sus operaciones en el anterior Sistema Integrado de
Gestión y Modernización Administrativa SIGMA y que para el inicio del ejercicio
contable correspondiente a la gestión 2016, es necesario, conforme a normas
técnicas, realizar el primer asiento contable de Apertura de Gestión, trasladando
los saldos finales de las cuentas de la gestión 2015 y sus Auxiliares (en el SIGMA)a
la presente gestión fiscal (en el SIGEP).
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Para cumplir este propósito, se ha elaborado el presente Instructivo, que guiará a
los responsables de las Entidades Públicas señaladas precedentemente, en el
procedimiento contable señalado anteriormente.
2. PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DEL ASIENTO DE APERTURA
A. Acciones a realizar en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización
Administrativa SIGMA (Gestión 2016 en forma extraordinaria)
La DGSGIF habilitará el perfil de Contador en todas las entidades que registraban
operaciones en el SIGMA CENTRAL hasta la gestión 2015 como operación
especial a registrarse en la gestión 2016.
Con el perfil de Contador, por la Ruta:
Contabilidad
Procesos
Se ingresa a la opción “Apertura de Gestión”, tal como se muestra en la siguiente
pantalla:
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Digitando “Apertura de Gestión”; se presenta la siguiente pantalla donde se
capturan los parámetros institucionales:
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Llenados los parámetros institucionales, se digita la opción “Ejecutar”, el sistema
muestra el siguiente mensaje de alerta:
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Aceptamos el mensaje digitando SI, esperando el tiempo necesario, de 15 a 30
minutos, el sistema nos mostrará el mensaje: “El proceso se realizó con éxito”.
Dando la conformidad OK, se mostrará el mensaje comunicando que se
procedera al traspaso del asiento de apertura SIGMA – SIGEP 2016
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Aceptando el mensaje anterior, el sistema emitirá el mensaje comunicando que el
proceso fue realizado satisfactoriamente. Concluyendo las acciones en el SIGMA.
B. Acciones a realizar en el Sistema de Gestión y Pública SIGEP
Ingresando al SIGEP, con el Usuario 159 ADMINISTRADOR CLASIFICADORES
CONTABILIDAD POR ENTIDAD, por la ruta:
Contabilidad Clasificadores Contabilidad Matrices de Auxiliares contables
Matriz Cuenta Tipo Auxiliar; en consulta se debe generar el reporte, Matriz Cuenta – Tipo Auxiliar, donde se
podrán conocer las relaciones de Base establecidas en el sistema (relaciones
por defecto), que ayudaran a las entidades en la activación de sus relaciones
por ENTE
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Digitando Matriz Cuenta – Tipo de Auxiliar el sistema desplegará todas las
relaciones del sistema en sus dos clases Por Ente y Base y; además los auxiliares
Propios, solicitados y aprobados para alguna entidad pública.
Luego por la misma ruta digitamos el ícono Matriz Ente – Cuenta y Auxiliar
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El sistema, el sistema nos despliega la relación de las Cuentas con sus Auxiliares
migrados del SIGMA en estado elaborado.
La entidad debe elegir con mucho criterio los auxiliares que necesita,
debiendo eliminar los que no habrá de utilizar y que están en estado
ELABORADO, es decir que no puede dejar relaciones Ente – Cuenta y Auxiliar
Contable en estado elaborado.
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Concluida la activación cuentas y auxiliare, con el Perfil 157 RESPONSABLE DE
CONTABILIDAD se deberá ingresar al menú:
Contabilidad
Procesos Contables
“Migración de Apertura Sigma”
Digitando Migración de Apertura SIGMA, el sistema mostrará la siguiente pantalla:
Donde se observa que el asiento de apertura fue traspasado al SIGEP, Digitando
el ícono “CONSULTAR” emerge la pantalla que nos muestra las cuentas contables
donde además podemos ver sus auxiliares con sus saldos, digitando el ícono de
la primera fila de la izquierda.
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Para el ejemplo de la pantalla de abajo, vemos los auxiliares de la cuenta
2.1.1.1.0 Cuentas a Pagar a Corto Plazo
Cancelando la pantalla emergente elegimos la opción “Convertir” y en la
ventana emergente “Aceptar”
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Después de haber aceptado y, si existen errores detectados por el sistema, se
presentará el mensaje ERR en la columna de Estado Proceso y, su descripción en
el espacio Error Proceso, como se ve en la siguiente pantalla:
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Para el caso precedente, y en todos los casos del Error CON-00028, el mismo se
corrige de la siguiente manera:
Activamos la relación de la cuenta contable 2.1.5.1 Fondos Recibidos en Custodia
con el auxiliar 5 Beneficiario/Depositante, con el perfil 159, de la siguiente manera:
El sistema nos pregunta si estamos seguros de activar el registro?
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Persiste otro mensaje de error, y también activamos la relación con el auxiliar SISIN
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Una vez activado volvemos a convertir el asiento de apertura, nos da el mensaje
de que el asiento esta correcto “pro”
Aparece aquí una ventana emergente en la cual podemos observar y analizar
los auxiliares contables para poder tomar las acciones correspondientes.
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Corresponde ahora verificar el Asiento de Apertura ingresando al SIGEP con el
perfil 155 OPERADOR DE CONTABILIDAD
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Digitado el ícono de Verificar, aparece el asiento para su revisión y verificación.
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En esta etapa, pueden también presentarse mensajes de error, como en el
ejemplo, los mismos que deben ser corregidos.
Para corregir el error, ingresamos al sistema con el perfil 155 OPERADOR DE
CONTABILIDAD, al menú que aparece en la pantalla
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Ingresamos a modificar el auxiliar
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Aceptado el registro el auxiliar Beneficiario/Depositante, en la siguiente pantalla
digitamos GUARDAR, VALIDAR Y VERIFICAR EL ASIENTO
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Luego de digitar “Validar el Asiento” nos da este mensaje, de que el mismo no
tiene errores.
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Aceptamos la verificación y el asiento YA ESTA VERIFICADO,
Paras la aprobación del asiento contable de apertura cambiamos de perfil al 157
RESPONSABLE DE CONTABILIDAD, para aprobar el asiento
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Finalmente, podemos entrar a consultar e imprimir el asiento de apertura
aprobado.
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3. CONCLUSION
Este procedimiento se desarrolló por la migración del sistema SIGMA 2015 al SIGEP
2016, mismo que solo será aplicable para la gestión 2016.
Está presentado en detalle, considerando la situación de las entidades
involucradas que están empezando a operar el SIGEP.
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