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PRODUCTIVIDAD

¡Deje de perder su tiempo y su

dinero!

DIRECTIVOS = EFICACIA Y EFICIENCIA

¡¡¡SU TIEMPO ES ORO!!!

LADRONES DE LA PRODUCTIVIDAD

• No permiten actuar como directivos

• Crean estrés crónico

• Sensación de perder el control

• Desmotivación personal

• Estancamiento de las empresas

LADRONES DE LA PRODUCTIVIDAD

• Viejos hábitos que no permiten aprendizaje eficiente

• Confiar en retener la información recibida

• El trabajo del conocimiento no es predecible

• Tachamos primero lo que nos resulta más evidente

• Interrupciones

• Perdidas de tiempo

• Actividades multitarea

• Planificación del trabajo “a priori”

• Podemos formular un sistema para ser

eficaces y eficientes

• Basado en la filosofía de Getting things

done o GTD®

• Requiere entrenamiento

Basándonos en esto…

¿Cómo trabajar con GTD®?

Es el primer hábito a adquirir,

cuesta, pero con persistencia

se logra interiorizar

Se trata de apuntar todas las

cosas que nos vengan a la

cabeza, por el motivo que

sea, sin ningún tipo de

consideración adicional

Entrevista con veterinario junior

Pedido semanal de medicamentos

Cambio aceite ambulancia

Presupuesto sabueso de señor García

Impuesto de Sociedades hasta el 30 de junio

Tarta cumpleaños enfermera Sandra 10 abril

Inscripción anticipada a congreso de gestión veterinaria 15 abril

Curso de la cría del armadillo

Proyecto de residencia y escuela canina

PASO 1: RECOPILAR O CAPTURAR

• Automático: Email

Contestador

Mensajería Correo postal

Llamada perdida

• Manual: Pensamientos e ideas Algo que nos comentan

Noticias

Artículos

• Tomar decisiones

• Realizar cualquier tipo de análisis• Poner recordatorios

• Realizar acciones (salvo cosas

urgentes)• Anotar información

Bandeja de entrada

Se harán revisiones periódicas, como

mínimo una vez a la semana, y nunca

puede quedarse sin vaciar completamente

PASO 2: PROCESAR O ACLARAR

Se trata de transformar las “cosas”, que no son evidentes, en

algo tangible, con lo que ya podamos hacer algo

“Cosa” (incertidumbre)- Basura

- Información útil

- Proyecto- Acción

- Tarea delegada

- Posibilidad

PASO 2: PROCESAR O ACLARAR

Se aclaran todas las incógnitas que se plantean al respecto

Se obtiene materia

elaborada con la que ya se puede hacer algo

- Adquiere significado

- Ya se sabe qué hay que hacer (o no), cuando, y que es necesario para ello

Método para el procesado1. Tomar las “cosas” de la

bandeja de entrada, de

una en una

2. En el mismo orden en que

están contenidas

3. Seguir el orden del

diagrama de flujo,

contestando preguntas

Diagrama de flujo

¿Qué es?

• ¿Qué significado tiene?

• ¿Qué implica que esté en

la bandeja de entrada?• ¿Qué tiene que ocurrir

para que sea algo resuelto?

¡No implica acción!

¿Requiere acción?

• Tiene una fecha límite objetiva

• A corto plazo tendría

consecuencias indeseables

• Hay un compromiso personal e

irrevocable de hacer algo con

ello en los próximos días

¿Requiere acción?

• ¿Me puede servir?

– No

– Sí

¿Requiere acción?

¿Para qué?

(¿hay que revisar?)

- Sí (Incubar)

- No (Archivar)

• Pregunta: ¿Hay que revisar todas las

semanas?

• Respuestas posibles:

– SÍ

– NO Lista “Algún día/Tal vez”

Incubar

Lista “Esta semana NO”

• Pregunta: ¿es una acción o más de

una?

• Respuestas posibles:

– Más de una acción para obtener un

resultado

– Una sola acción

SI requiere acción

PROYECTO

• Pregunta: ¿lo puede hacer otra persona?

• Respuestas posibles: – SI– NO

• Respuestas:–SI

–NO

Acción

DELEGAR Lista “a la espera”

Pregunta: ¿tardo más en organizarlo que en hacerlo?

HACERLO

APLAZAR

Entrevista con veterinario junior

Pedido semanal de medicamentos

Cambio aceite ambulancia

Presupuesto sabueso de señor García

Impuesto de Sociedades hasta el 30 de junio

Tarta cumpleaños enfermera Sandra 10 abril

Inscripción anticipada a congreso de gestión veterinaria 15 abril

Curso de la cría del armadillo

Proyecto de residencia y escuela canina

Entrevista con veterinario junior

• Significado: Preparar y realizar una entrevista formal de valoración al veterinario junior de nuestro centro

• Fecha límite objetiva: 30 de abril (autoimpuesta por compromiso personal irrevocable)

• ¿Me sirve? SI, mejora las prestaciones del personal del centro

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? SI, tengo que preparar la entrevista antes de hacerla, revisar las prestaciones de este veterinario durante el último año

Entrevista con veterinario junior

• ¿Una acción o más de una? Es más de una, luego es un PROYECTO

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? Preparar informe de las prestaciones del veterinario en el último año; Si, en la auxiliar administrativo del centro

• Entonces se DELEGA. Se pone en la lista “a la espera”. Implica que se debe imponer una fecha límite y un control sobre la persona a la que se delega esta acción

• Significado: El 10 de abril es el cumpleaños de Sandra y quiero darle una sorpresa con una tarta en el trabajo

• Fecha límite objetiva: 10 de abril (me lo impone la propia fecha del cumpleaños)

• ¿Me sirve? SI, mejora el ambiente laboral en el centro

Tarta cumpleaños enfermera Sandra 10 abril

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? SI, esta semana precisamente

• ¿Una acción o más de una? Es más de una, (encargar y llevarla al centro) luego es un PROYECTO

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? Hacer la llamada es más corto que organizar, así que hago ya la llamada, y la hago yo mismo, para encargar la tarta y que la traigan el mismo día 10 al centro

Tarta cumpleaños enfermera Sandra 10 abril

• Significado: El Sr. García quiere que se le envíe un presupuesto de los costes de la intervención para la displasia de cadera de su sabueso, con todos los análisis necesarios

• Fecha límite objetiva: Cuanto antes, ya que está esperando que se le envíe para tomar una decisión

• ¿Me sirve? SI, es trabajo necesario para nuestro centro y la satisfacción de este cliente depende del buen servicio que reciba

Presupuesto sabueso de señor García

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? Tiene que hacerse cuanto antes, es urgente.

• ¿Una acción o más de una? Es más de una, (preparar y enviar) luego es un PROYECTO

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? Se delega la preparación del presupuesto en el veterinario a cargo del caso, quien debe comunicar a nuestra recepcionista para que haga el envío del presupuesto y la llamada de control al Sr. García. Mi tarea es controlar que esto se cumpla antes de las 2 de la tarde de hoy

Presupuesto sabueso de señor García

• Significado: Los martes se tienen que realizar los pedidos de medicamentos para el centro

• Fecha límite objetiva: El martes

• ¿Me sirve? SI, los medicamentos son necesarios para el funcionamiento del centro

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? SI, esta tarea se debe revisar todas las semanas

Pedido semanal de medicamentos

• ¿Una acción o más de una? Es más de una, (preparar y enviar el pedido) luego es un PROYECTO

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? Se delega la preparación del pedido a la auxiliar de consulta, que debe estar preparado en el sistema el martes a primera hora, para que la recepcionista lo envíe al proveedor, quedando registrado en el sistema. Mi tarea es controlar que así se haga a través del sistema

Pedido semanal de medicamentos

• Significado: Hay que preparar y enviar la declaración para el Impuesto de Sociedades

• Fecha límite objetiva: El 30 de junio

• ¿Me sirve? SI, es una obligación fiscal de la empresa

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? SI. Ya habrá una acción delegada

• ¿Una acción o más de una? Es más de una, (recopilar los datos, preparar y presentar la declaración) luego es un PROYECTO

Impuesto de Sociedades hasta el 30 de junio

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? La siguiente acción es recopilar la información fiscal necesaria para preparar la acción, como gerente de la empresa lo tengo que hacer yo y no puedo delegar en otra persona, después tengo que enviarla a la asesoría fiscal para que la presenten.

• ¿Lo hago ahora o lo aplazo?. Tengo que organizar antes de hacerlo, luego APLAZO. Pero teniendo en cuenta el calendario impuesto

Impuesto de Sociedades hasta el 30 de junio

• Significado: Hay que cambiar el aceite a la ambulancia del centro veterinario

• Fecha límite objetiva: Durante el mes de abril

• ¿Me sirve? SI, mantenimiento de un servicio del centro

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? SI

• ¿Una acción o más de una? Es más de una, (llamar al taller y llevar la ambulancia) luego es un PROYECTO

Cambio aceite ambulancia

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? La llamada al taller la hago yo (soy el gerente), y el transporte al taller mecánico la realiza el auxiliar que conduce la ambulancia

• ¿Lo hago ahora o lo aplazo?. La llamada la realizo ya, y comunico la cita con el mecánico al conductor de la ambulancia para que la transporte. Superviso que esto sea así

Cambio aceite ambulancia

• Significado: Inscribirme al congreso de gestión, las plazas son limitadas

• Fecha límite objetiva: A partir del 15 de abril

• ¿Me sirve? SI, mejora mis capacidades con gerente del centro

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? NO (archivar hasta el 15 de abril)

Inscripción anticipada a congreso de gestión veterinaria 15 abril

• ¿Una acción o más de una? Una sola acción (acceder a la web del congreso para inscribirme)

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? NO

• ¿Lo hago ahora o lo aplazo?. Lo tengo que hacer el 15 de abril para asegurar mi plaza, lo apunto en la agenda/calendario

Inscripción anticipada a congreso de gestión veterinaria 15 abril

• Significado: He recibido publicidad sobre un curso de la cría del armadillo

• Fecha límite objetiva: Es el 20 de mayo

• ¿Me sirve? NO, no me sirve ni a mi ni a ninguno de mis veterinarios ya que no aporta nada a la actividad de nuestro centro. Luego, se destina al contenedor PAPELERA

Curso de la cría del armadillo

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? No procede

• ¿Una acción o más de una? No procede

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? No procede

• ¿Lo hago ahora o lo aplazo?. No procede

Curso de la cría del armadillo

• Significado: Tengo una idea para montar un servicio de residencia y escuela canina en el centro

• Fecha límite objetiva: NO

• ¿Me sirve? Sí que puede servir para crecer en el negocio

• ¿Tengo que revisar todas las semanas? NO. Lo quiero guardar porque en el futuro me podría servir. ARCHIVAR

Proyecto de residencia y escuela canina

• ¿Una acción o más de una? Más de una acción (es un proyecto)

• ¿Puedo delegar en alguien la siguiente acción? En su momento se determinaría

• ¿Lo hago ahora o lo aplazo?. No procede

Proyecto de residencia y escuela canina

• Es el trabajo operativo (procesar es el

intelectual)

• Se depositan las cosas ya

transformadas en contenedores en

función de la decisión ya adoptada

• Facilita la ejecución de las acciones

PASO 3: ORGANIZAR

• Las cosas que NO requieren acción: eliminar, archivar o incubar– Archivo: Contenedor donde hay información

que en un momento dado me puede resultar de utilidad• No se revisa

– Incubar: Posponer la decisión de hacer o no algo con las cosas (algún día/tal vez)• Revisión sistemática

– Esta semana NO– Algún día/tal vez

PASO 3: ORGANIZAR

• Las cosas que SI requieren acción: RESULTADOS (Lista de proyectos)– Próximas acciones: contenedores específicos

(contextos)• Se delega: Lista “a la espera” (revisión periódica)

• En o antes de una fecha: “agenda/calendario”

• A partir de una fecha: “Archivo de seguimiento”

– Acciones futuras, información y materiales (contenedor de material de apoyo al proyecto)

PASO 3: ORGANIZAR

• Responden a los criterios “qué herramientas, circunstancias o personas necesito para completar las próximas acciones”

• Son objetivos

• Son la respuesta a la pregunta ¿qué necesito?

• Objetivo: Maximizar la eficiencia cuando se trabaja en un determinado contexto

• Ejemplos: Teléfono, email, despacho, clínica, nivel de energía alto, poco tiempo, mucho tiempo…

Contextos

PASO 4. REVISAR

• Revisión diaria: Ejecución (varias veces al día)

– Decidir que hacer

– Se revisan los contenedores que contienen:• Próximas acciones

• Acciones no delegables

• Acciones antes de una fecha o momento determinado

• Acciones que han de hacerse lo antes posible

– Por contextos: Maximizar la eficiencia, según el momento del usuario

PASO 4. REVISAR

• Revisión semanal: Sensación de control permanente– Buen trabajo previo

• Recopilar/captura

• Procesar/aclarar

• Organizar

– Como mínimo una vez a la semana

1. Agenda/calendario• Cancelaciones y cambios. Actualizar

• Próximas semanas

2. Archivo de seguimiento

3. Lista de proyectos (próximas acciones)

4. Contextos (actualizar)

5. Contenedor de lista “a la espera” (recordatorios)

6. Lista “esta semana no” (incubando)• Eliminar definitivamente

• Incubar una semana más

• Transformar en próximas acciones

Revisión semanal (orden)

PASO 5. HACER

PASO 5. HACER

• Emplee el talento directivo, no el administrativo

• La eficiencia y la eficacia incrementan el rendimiento de los directivos

• La productividad siempre suma, nunca resta

• La productividad se ejercita hasta que se interioriza

• Si un sistema es altamente productivo, no se salga del guión

CONCLUSIONES