Propuesta para la creación del Archivo Central de la empresa Inversiones Kaluca, C. A

Jurados: Jurados: Profa. Mariketi PapatzikosProfa. Ana CaprilesTutora: Tutora: Profa. Neusebelis Bracamonte

Presentado por: Presentado por: Br. Br. Raquel Plaza

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAUNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓNFACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN

ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍAESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA

El ProblemaEl Problema

ObjetivosObjetivos

General

Específicos

Marco Teórico ReferencialMarco Teórico Referencial

Marco MetodológicoMarco Metodológico

Diagnóstico Diagnóstico

PropuestaPropuesta

ConclusionesConclusiones

RecomendacionesRecomendaciones

Crecimiento de la producción documental

Ausencia de Archivo Central

Carencia de personal

profesional

Ausencia de lineamientos y políticas

archivísticas

Espacio físico inadecuado

GeneralGeneral

Proponer la creación de una unidad de Archivo Central para la compañía Inversiones Kaluca, C.A.

EspecíficosEspecíficos

Diagnosticar la situación del fondo documental.

Establecer normas y lineamientos para la creación de un Archivo Central.

Diseñar un conjunto de lineamientos para la Organización del fondo documental de Inversiones Kaluca, C. A.

Reseña histórica

Objeto social

Estructura organizativa

Producción documental

Definición Definición

Clasificación Clasificación

Ciclo Vital de los Documentos

Tipo de Instituciones a las que sirven

Archivo de GestiónArchivo CentralArchivo Histórico

•Públicos•PrivadosDocumentos de Documentos de

ArchivosArchivos

CaracterísticasDefinición

Ubicación geográfica

Unidades productoras

Usuarios

Tipologías documentales

Mobiliario

Seguridad y conservación

Legislación

Fondo Documental: Inversiones Kaluca, C. A.A. Junta Directiva

B. Dirección de Mercadeo Publicidad y Ventas

C. Dirección de Sistemas y Logística

D. Dirección de Administración

D.1. Gerencia de Administración.

D.1.1 Archivo Central

D.2. Tesorería y Cuentas por Pagar

D.3. Importaciones

D.4. Compras Nacionales y Servicios Generales

D.5. Recursos Humanos

D.6 Departamento de Facturación

D.7.Cuentas por Cobrar

Cuadro de Clasificación Documental Cuadro de Clasificación Documental Fondo Documental: Inversiones Kaluca, C. A.

D. Dirección de Administración

D.1. Gerencia de Administración.

D.1.a. Declaraciones de IVA

D.1.b. Declaraciones de ISLR

D.1.c. Estados de cuentas

D.1.d. Tradición Legal

D.3. Importaciones

D.3.a. Importaciones Productivas.

D.3.b. Importaciones Aéreas.

D.3.c. Importaciones Regulares.

D.3.d. Convenio ALADI.

Junta DirectivaJunta Directiva

Dirección de Administración

DepósitosSala de Atención RestauraciónProcesos

Técnicos

Gerencia de Administración

Archivo Central

Misión.Misión. Organizar, conservar y restaurar la documentación administrativa de la empresa mediante un sistema integrado de Gestión Documental que garantice su puesta al servicio de manera veraz y oportuna, siendo así, una herramienta útil en las tomas de decisiones.

VisiónVisión Llegar a ser una unidad ejemplar en la administración y difusión de la documentación, utilizando herramientas tecnológicas de última generación y basándose estrictamente en normas nacionales e internacionales relacionadas con la archivística.

Coordinar el funcionamiento de los archivos de gestión

Recibir transferencias documentales

Conservar documentos e instalaciones Elaborar catálogos

e inventarios

Aplicar plazos de permanencia y efectuar

actas de eliminación

Orientar y capacitar a usuarios en materia

de Archivos

Apoyar las actividades administrativas de la

empresa

Brindar un servicio oportuno y eficaz

Ubicación Ubicación GeográficaGeográfica

Conservación y Conservación y preservación del preservación del

fondofondo

Equipos y MobiliariosEquipos y MobiliariosMedidas de SeguridadMedidas de Seguridad

Jefe del Archivo CentralJefe del Archivo Central

Profesional Archivólogo que resguarde documentos, coordine, controle y ejecute las actividades de la unidad de Archivo

Jefe del Archivo CentralJefe del Archivo Central

Profesional Archivólogo que resguarde documentos, coordine, controle y ejecute las actividades de la unidad de Archivo

Asistente de ArchivoAsistente de Archivo

Estudiante de nivel intermedio que será la mano derecha del jefe para cumplir de manera idónea las funciones del Archivo.

AuxiliarAuxiliar de de ArchivoArchivo

Estudiantes de los primeros semestres de la carrera de Archivología, con vocación de servicio y orientación en el área.

Importancia de la gestión de los documentos, llevada a cabo por un Archivo Central.

Personal profesional.

Lineamientos archivísticos.

Legislación nacional e internacional.

Recuperación oportuna de la información.

Valoración selección y eliminación adecuadas.

Implantar la propuesta de creación del Archivo Central

Capacitar al personal en el uso del cuadro de clasificación documental.

Creación de un manual de normas y procedimientos para el archivo.

Consolidar la creación de la Junta evaluadora de documentos.

La adquisición de un software para la gestión documental.

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