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Registro de donación en Banner INS-40-1-01-04
FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN Diversificación de
Ingresos Gestión de Donaciones
Consecución de Donaciones
Registro de donación en Banner
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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 16
6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 16
7. APROBACION ............................................................................................................................. 17
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 17
Anexo1: Manual Solicitudes Banner ............................................................................................. 17
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1. OBJETIVO
Describir las actividades realizadas en el registro de las donaciones en el sistema Banner.
2. ALCANCE
En el instructivo se describen las actividades desde que ingresa el dinero al banco hasta que se
genera la plantilla para Tesorería.
3. INSTRUCCIONES
A continuación se describen los pasos que se realizan en el proceso de ingreso de la donación en
Banner.
DESCARGAR ARCHIVOS DEL BANCO
1. Ingresar al banco Sucursal Virtual Empresas - www.grupobancolombia.com
2. Hacer el Login
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3. Exportar los archivos
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4. Se selecciona la fecha de la consulta (el día anterior al de consulta; si es fin de semana
incluir desde el viernes hasta el domingo o el lunes si es festivo)
5. Se guarda el archivo en el formato de texto LEGACY (FIL)
6. Una vez se ha descargado el archivo se abre desde una Hoja de Excel y se delimitan las
columnas así:
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Columnas: 1 – 6 – 14 – 24 – 49 – 52 – 82 – 83 – 100 – 112 – 138 – 152 - 170
7. El resultado en la Hoja de Excel será un archivo así:
a. Filtrar el archivo en la primera fila y elegir en la columna H los que contengan “+”.
Estos registros corresponden a los ingresos; los demás datos se pueden eliminar ya
que no se deben tener en cuenta.
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b. Añadir una columna para dividir entre 100 el valor que se encuentre en la columna I.
El resultado de esta operación corresponde al valor de la donación que se debe
registrar.
c. Los diferentes tipos de registros que aparecen en el archivo son:
Los pagos de código de barras, consignación o cheque: Aparecerán referenciados
bajo los conceptos “CONSIG LOCAL REFEREN EFECTIVO/ CONSIG LOCAL REFERENCIA
CANJE/ CONSIG NAL REFERENCIA EFECTIVO”. Traerá como referencia el número que la
Universidad reporta en el código de barras o el número del documento de identidad
de quien realiza la consignación.
Las transferencias electrónicas: Aparecerán referenciados bajos los conceptos “PAGO
INTERBANC/ PAGO DE PROV”. Se deberá indagar con el área de Recaudos si estas
transacciones corresponden a pagos de facturas o a donaciones.
Pago virtual PSE: Aparecerán referenciados bajo el concepto “Pagos Virtual PSE”.
Tarjeta de Crédito: Aparecerán referenciados bajo los siguientes conceptos: “Abono
American Express Pos, Abono Venta Pos Redeban y Abono Venta Pos Visa”.
DESCARGAR ARCHIVOS PAGOS ONLINE
1. Ingresar a la página https://secure.pagosonline.net y realizar el login.
2. Seleccionar la pestaña de “Transacciones” e ingresar en “Reporte de Transacciones”
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3. Generar el archivo de consulta así:
Fecha Inicio: 8 días previos a “HOY”
Fecha fin: “HOY”
Tipo de Salida: Excel
Detalle Ítem:
4. Se introduce la información generada en la macro “Macro Transdiarias” en la hoja InfoDia
y se ejecuta la macro1.
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5. El resultado de la macro1 se refleja en la hoja “Tabla”:
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6. Se revisa el archivo denominado “GIFT PROCESSING 2015” del mes que se está registrando
para identificar:
El último registro de donación efectuado con tarjeta de crédito
El último pago registrado por PSE
Una vez se tienen estos datos; se deben eliminar los registros que precedan la información
identificada en el archivo Macro transdiarias / Hoja Tabla.
A este archivo se le deben adicionar las consignaciones que se encuentren relacionadas en
el archivo del banco y que correspondan a donaciones; así como las transferencias
electrónicas y los pagos a proveedores.
Cuando se tenga un ingreso que no ha podido ser identificado es necesario enviar a
recaudos la información de este pago para saber si se trata de una donación e identificar a
que Unidad corresponde o si se trata del pago de una factura.
7. Se genera el cruce entre la información bancaria y la de pagos online para confirmar que
todo lo que se encuentre en el banco está plenamente identificado. Luego de esto la
información de “Macro Transdiarias” se traslada al archivo “GIFT PROCESSING 2015” para
llevar un control de las donaciones registradas.
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REGISTRAR LAS DONACIONES EN BANNER
1. Ingresar al link https://banner.uniandes.edu.co/ con el usuario y contraseña
asignados.
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2. En la forma AGAGIFT se ingresan los pagos recibidos con la información consolidada
entre el banco y el aplicativo de pagos online.
3. Una vez se han registrado todas las donaciones se ingresa a la forma AGACREV
a. Revisar detalladamente las donaciones ingresadas; verificando contra el archivo
GIFT PROCESSING 2015 que los datos de fecha, forma de pago y monto se
encuentren correctos.
Incluir el ID de Banner
Incluir # promesa,
monto y fecha
Incluir forma de pago
Incluir # referencia
Si no existe promesa incluir monto donativo, campaña y designación
Si la donación está asociada a un código de solicitud incluir los datos
Fecha
Monto
Donante
Forma Pago
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b. Cerrar la sesión en la pestaña Sesión Inactiva confirmando que el valor total
corresponde al total de las donaciones registradas y reportadas por el Banco.
4. En la forma AGPCASH se genera un reporte que se guarda en un archivo de texto
como soporte de las donaciones registradas. Estos archivos por defecto los almacena
en C:\temp
Colocar el valor total
de las donaciones
Cambiar estado a
FINALIZADO
Escribir DATABASE
Fecha inicio y fin de
registro de donación
1 2
3
4
1
2
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5. En la forma ADPFEED se actualiza la información y se corre un proceso interno que
permite “alimentar” la base de Banner.
1 2
3 veces ENTER
Clic en Guardar
1
2
Fecha inicio y fin de
registro de donación
Escribir DATABASE
3
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6. En la forma AWPCIER se genera el reporte dirigido a Tesorería, el cual después de
realizar un proceso interno envía dos archivos en formato .csv – Cierre Pagos y Cierre
Maestros.
7.
4. DEFINICIONES
Sucursal Virtual Empresas: Portal de Bancolombia que permite validar los depósitos
realizados en la cuenta de donaciones
Pagos Online: Portal de pagos que permite validar y conocer el detalle de los pagos
realizados de forma virtual.
Banner: Sistema de registro y administración de información de estudiantes, donantes y
donaciones
ID Banner: Es un código que asigna el sistema para identificar a las personas
Categoría: Es una clasificación que se le otorga a una persona dependiendo de la relación
con la Universidad.
Forma de Banner: corresponde a un comando identificado con letras mayúsculas que
permiten acceder a las diferentes herramientas dentro del aplicativo; algunas de las más
usadas son:
1 2
3
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Forma Descripción
GUIALTI Búsqueda de personas por ID/Nombre
AGAGIFT Ingreso de donación
AGAADJS Realizar ajustes de donativos
APACONS Categoría Personas
AOAORGN Categoría Empresas
AGACREV Cerrar sesiones de ingreso de donaciones
AGCGIFT Mirar donaciones
AGAPLDG Crear una promesa
AGCPLDG Consultar una promesa
AGAPINS Ingresar datos de la promesa
AGPCASH Reporte en TXT de control de donaciones
ATVSOLC Ver los códigos de solicitud creados/ Crear códigos de solicitud
ADPFEED Alimentar Banner
AWPCIER Archivos de Excel - Cierres y Maestro
APAEHIS Historia Laboral
SOACOMP Búsqueda de Compañías
APACONT Actividades realizadas con personas/empresas
ADPACCT Revisar donaciones recibidas en un periodo de tiempo y por designación
APAADEG Información de grados y carreras
ADADESG Información de las designaciones
APAIDEN Información personal y de contacto
Prioridad: Corresponde a la destinación de la donación. Las opciones son: estudiantes,
investigación, profesores o fondo anual.
Campaña: La campaña en Banner corresponde a la vigencia de la prioridad, de acuerdo a la
fecha y destino de la donación; esta se asociará a una campaña. El listado de campañas se
encuentra en la forma AFACAMP.
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Código de Solicitud: Corresponde a una sucesión de letras que representan un evento
específico o una campaña. El listado de códigos de solicitud se puede consultar en la forma
ATVSOLC
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 30/11/2015
Publicación 31/03/2016
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
PRO-40-1-01-07 Registro de donación en Banner
Manual – Solicitudes – Banner
Manual-Solicitudes
-Banner.docx
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Consecución de Donaciones
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7. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Stephanie Múnera
María Fernanda Benítez
Gestor Administrativo y Financiero
Coordinador de donaciones
30/11/2015
REVISÓ Stephanie Múnera
María Fernanda Benítez
Gestor Administrativo y Financiero
Coordinador de donaciones 30/11/2015
APROBÓ Stephanie Múnera
María Fernanda Benítez
Gestor Administrativo y Financiero
Coordinador de donaciones 30/11/2015
8. ANEXOS
Anexo1: Manual Solicitudes Banner
Es un manual en el cual se describe el proceso para crear, modificar o eliminar códigos de
solicitud, asociarlos con las campañas y vincular los comerciales responsables de la gestión de
consecución de recursos.
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