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Control de agenda de trabajo
Nombre del profesor:
Lic. Jaime Nieves Barrera
*
Hoy, en un mundo empresarial complejo y globalizado, la secretaria sea
convertido, cada vez mas, en una autentica joya para la empresa: el brazo
derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de
la dirección.
Saber ser:
Si usted tiene intención de ser una secretaria eficiente le interesa conocer
el decálogo del “saber ser”
*1- Honestidad y ética.
Como una vía de comunicación entre los máximos
responsables de la empresa, usted tendrá acceso a
documentos confidenciales.
*2- Espíritu de servicio.
Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una
mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá
intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar.
Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas
no suelen tener tiempo para conectar con las inquietudes de
quienes les rodean. El "brazo derecho" se convierte entonces en
"todo oídos", en una especie de buzón de sugerencias que
recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con
tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
*4- Iniciativa.
¿Puede haber algo más irritante que ver a su persona de
confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?
*5- Tranquilidad y paciencia.
*Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de
trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca.
*Nada más abrir la puerta de su despacho, se encontrará con
usted, que recibirá toda su furia. Debe asumirlo y saber
mantener la calma.
*6- Sentido del humor.
*La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un
buen chiste.
*7- Discreción.
Si, generalmente, la murmuración "mata" el
ambiente de compañerismo en el que se debe
trabajar, esto resulta aún más grave en el caso
del asistente del jefe.
A medio camino entre la dirección y los
empleados, sus críticas pueden resultar
letales.
*8- Disponibilidad.
Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día.
Si se hace imprescindible (lo que es frecuente) la empresa no
podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá
una total flexibilidad y capacidad de adaptación.
En cualquier caso, la disponibilidad depende del nivel
profesional o de las responsabilidades, y su sueldo se
adaptará en consecuencia.
*9- Capacidad de aguante.
*Suele ser común que usted "corra" para realizar un trabajo
"extremadamente" urgente, y luego, tras emplear horas
extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el
despacho de sus superiores.
*10- Rapidez.
*Aunque le hagan faenas como la descrita, puede ser que,
efectivamente, los informes sean realmente necesarios para
una operación de última hora.
*Más vale prevenir...
*
*Si tiene una buena secretaria, seguramente
sabe cuan valiosa es.
*Una buena secretaria será su mano derecha.
Lograra organizar sus asuntos para que usted
pueda enfocarse en los temas importantes.
*Mantendrá todo funcionando normalmente.
También tendrás buenas relaciones
interpersonales y se podrá comunicar
efectivamente con sus clientes y colegas
*Lamentablemente, en muchos casos, la secretaria son
dejadas totalmente de lado al momento de evaluar
posibilidades de capacitación para el personal. A menudo se
invierte dinero en enviar personal clave a seminarios y
conferencias, pero se invierte poco y nada en actualizar las
habilidades de las secretarias. Y las áreas mas importantes
son generalmente las habilidades vivenciales…comunicación,
manejo de gente, actitud, etc.
*Trabajando en forma eficaz con su secretaria
*Capacite a su secretaria. Invierta tiempo y dinero en su
desarrollo personal.
*Explique con claridad el alcance de la autoridad que le delega
*Explique claramente cuales son sus expectativas respecto al
trabajo
*comuníquese con ella- manténgala informada
*Facilite y aliente a su secretaria en forma regular
*Comparta sus éxitos
*
*Ellas desean:
*Un jefe comunicativo
*Un jefe que entienda que cuando se les dan
tareas para hacer, aunque las hayan delegado
en dos minutos, ala secretaria le podría llevar
dos días para llevarla a cabo.
*Un jefe que entienda que la secretaria tiene
que hacer muchas tareas ala vez, además de
contestar todas las llamadas telefónicas
*Un jefe que las aprecie y que entienda que una secretaria
efectivamente tiene una vida fuera del trabajo y también
necesita tomarse algún tiempo libre como lo hace usted
*Un jefe que reconozca su valor y dedicación y que mantenga
su remuneración a niveles de mercado
*
*No es el presidente de la empresa, ni uno de los directores, tampoco el CEO o un gerente clave. Sin embargo, el rol de las secretarias top en las compañías tiene bastante de estratégico, porque se trata de quien tiene las llaves de la puerta de entrada de su oficina.
*Con ese poder de decidir importancias y jerarquías -además de conocer las intimidades del negocio, organizar el trabajo y hasta la vida en general-equivocarse puede ser un gran error.
* ¿Cómo elegirla (o elegirlo, pues también puede tratarse de un asistente varón)?
*Los headhunters explican que como mínimo, para el perfil de secretaria top "se busca personas con formación equivalente a un nivel de estudio técnico de alto nivel o universitario, preferentemente en secretariado, además de un dominio fluido del inglés y la propia lengua nativa, experiencia laboral de al menos un año y manejo técnico de las principales herramientas de Office e internet. De ahí para arriba", dice Griselda Gottero, jefa comercial de Zona Jobs.
*Además, “Una buena secretaria debe ser acreedora de confianza. Su discreción, carácter y competencias son clave para su buen desempeño. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total”, explica Carolina Sepúlveda, directora de proyectos de evaluación de búsqueda de ejecutivos de Sommer Group.
*No es una tarea fácil, encontrar personas de esas
características (no olvidar que "secretaria" viene de
"secreto"), por lo que no es habitual que las mejores estén
disponibles fácilmente en el mercado laboral, y muchas
acompañan ejecutivos durante toda su carrera, en las
buenas y en las malas.
*Así, una secretaria top con más de 10 años de experiencia,
según distintas compañías de caza de talentos, puede llegar a
ganar US $ 3.500 de sueldo y más, pues en este cargo, nadie
quiere demasiada rotación.
*En conversación con estos expertos, llegamos a las 6 virtudes
cardinales que toda secretaria debe tener:
*1. Lealtad: Si no hay confianza, no hay secretaria. Ellas
manejan información confidencial cuyo conocimiento puede
llegar a ser fatal.
*2. Discreción: Es fundamental que esta persona pueda
manejar información entendiendo su importancia. No se trata
sólo de la información crítica que recibe de sus jefes, sino
también de la que puede recoger de la empresa y sus
stakeholders. Es de alto valor que mantenga una actitud de
cierta distancia respecto de comentarios o rumores, sin
mezclarse en ese tipo de intercambios.
*3. Claridad verbal: No sólo se trata de tener un nivel de
lenguaje adecuado y claridad para transmitir mensajes a
diferentes personas en la empresa y fuera de ella. Sino,
también capacidad para manejar situaciones críticas con
actitudes y palabras adecuadas. "Por ejemplo, un CEO busca
una persona que se fija en detalles, que esté atenta y que
sepa transmitir de formar cordial cualquier cambio de planes
a último momento”, afirma Gottero.
*4. Flexibilidad: Es común que una buena secretaria solucione
requerimientos con un nivel de urgencia diverso, que incluso
pueden venir de otras jefaturas. “Es importante que una
secretaria logre reorganizarse en función de nuevas demandas
y contingencias, además de invertir mayores esfuerzos si hay
aumento en las exigencias y entender las prioridades. Mejor,
si logra anticiparse a las necesidades”, dice Sepúlveda.
*5.Sistematizidad: Por muy de pero grullo que sea, no se
puede olvidar que si existen secretarias es porque el tiempo
de un ejecutivo es valioso y necesita que alguien lo ayude a
administrarlo con criterio y orden, y la única manera de
lograrlo, es con una persona que piense y actúe de manera
sistemática.
*6. Modernidad: No es un misterio, de un tiempo a esta parte
es sabido que será necesario para la mayoría de las empresas
tener trabajadores y ejecutivos que dominen y sepan
aprovechar las nuevas tecnologías. Las secretarias no son la
excepción. Es más, las buenas aprenden antes que sus jefes,
y suelen enseñarles.
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