Requisitos Administrativos para derivar Muestras a ISP Administrativos envio muestras ISP 29... ·...

Requisitos Administrativos para

derivar Muestras a ISP

EU. María Ascención San Miguel G

Sección Recepción y Toma de Muestras

ISP / Abril 2013

OBJETIVOS

• Orientar a Consultantes, Clientes y Usuarios que desean conocer los requisitos administrativos para derivar muestras al Instituto de Salud Publica de Chile (ISP)

• Obtener formularios de manera expedita de

pagina Web ISP www.ispch.cl

FORTALECER EL APOYO y LA INTERRELACION /

RED e ISP

Recepción y Toma de Muestras

8.567 Muestras

Tomadas en ISP

Año 2012

Muestras

Recepcionadas

Resultados despachados 81.528 Informes Clínicos

17.892 Análisis Ambiente

9.164

Encomiendas

Algunos Requisitos Administrativos

• Conocer Prestaciones disponibles ISP

• Acceso a Formularios según prestaciones

• Acceso a Fichas Técnicas y Solicitud

Consultas relacionadas

• Horas Exámenes Programados en ISP

• Requisitos área Ventas

• Rechazo Muestras (transporte)

• Acreditación de Estafetas de los Centros

Prestaciones Disponibles/ISP

• Para acceder a ello usted debe ingresar a

página web de ISP a través de www.ispch.cl

• Al abrirse la pagina usted encuentra en la barra

superior, la tercera columna “ Productos y

servicios” ; en ella se despliegan varias

alternativas y usted encuentra “Prestaciones”

• usted debe colocar el código aquí……

Código Nombre o Palabra Clave referencial

COLOCAR

CODIGO

Prestaciones Disponibles/ISP

Códigos de búsqueda de Prestaciones según

Laboratorios Biomédicos ISP Prestaciones Bacteriología Código: 211 y 212

Prestaciones ITS Código: 213

Prestaciones Micobacterias Código: 214

Prestaciones Virología Código: 215

Prestaciones Inmunología Código: 221

Prestaciones Histocompatibilidad Código: 222

Prestaciones Hematología Código: 232

Prestaciones Parasitología Código: 233

Prestaciones Química Clínica Código: 234

Descargar Formularios para solicitud de

exámenes

Ejemplo : Estudio de Histocompatibilidad ¿ Cómo descargar los formularios en la página web?

Ingrese a la página web: www.ispch.cl

Productos y Servicios

Prestaciones

Código Nombre o palabra clave referencial

2220 BUSCAR

www.ispch.cl LABORATORIOS DE REFERENCIA

Clínicos y Banco de sangre

Ej: Histocompatibilidad

2220

Fichas

Técnicas

Fichas Técnicas/ Prestaciones que realiza ISP

Formularios

Búsqueda

Para Solicitud Horas Exámenes

Programados

• Se hace solicitud vía mail

amcontreras@ispch.cl

Para prestaciones : Exámenes Histocompatibilidad: para

trasplante (renal, medula, pulmón, corazón y cornea)

• Se hace solicitud vía Telefónica

5755204 o 5755208

para prestaciones : HLA B27, Carga Viral, Estallido

Respiratorio

Mejora OPORTUNIDAD y OPTIMIZACION entrega Horas

Horario de Atención Recepción y

Toma de Muestras

• Recepción de muestras Clínicas y Ambiente:

Lunes a Jueves, de 8:00 hrs. a 17:00 hrs.

Viernes hasta las 16:00 hrs. .

Horario extendido, Inicio: 17:00 hrs. hasta las 19:30 hrs. , para todas

aquellas prestaciones, sin pago.

• Envío de muestras fines de semana y festivo, estas

serán recepcionadas por el Personal de Portería las 24

horas del día.

• Toma de Muestras a Pacientes de 8:00 a 12:00 hrs. (hay examen que solo se realizan de lunes a jueves)

Consultas a Recepción y Toma de

Muestras ISP

Recepción y Toma de Muestras

Secretaria : 5755208 (red Minsal 255208)

Por Resultados Clínicos

5755204 (red Minsal 255204)

Por Resultados Ambiente

5755207 y 5755287

(red Minsal 255207 255277 )

Consultas Técnicas a Laboratorios

ISP Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias OIRS.

Puede enviar sus consultas ingresando a la opción del Sistema de

informaciones del ISP. indicando nombre de Usuario y Contraseña.

Instrucciones Especificas /

Toma Muestra

Instrucciones especificas para recolección

y manejo de las muestras primarias

“Se encuentran publicadas en la

página Web del ISP “

Identificación que debe tener los

contenedores de muestras clínicas

Muestras clínicas

Tubos, frascos y otros contenedores de suero,

sangre, plasma, LCR, orina, aspirado

nasofaríngeo, deposición, esputo, otros líquidos

biológicos, secreciones.

Nombre completo

RUT

Fecha de obtención de muestra (día, mes

año)

Tubos, frascos y otros contenedores de suero

sangre o plasma para confirmación de VIH

Clave (según instrucciones disponibles en

http://formularios.ispch.cl/Generales/Instruccio

nes.aspx

Tórulas con muestras contenidas en tubos o

sachets

Nombre completo

RUT

Fecha de obtención de muestra (día, mes

año)

Placas con cepas bacterianas Nombre completo

RUT

Fecha de obtención de cultivo o traspaso (día,

mes año)

Nº identificación cepa laboratorio local

Frotis con muestras fijadas Nombre completo

RUT

Fecha de obtención de muestra (día, mes

año)

RECEPCION DE MUESTRAS en ISP

CUMPLE O NO REQUISITOS DE

CALIDAD NECESARIOS PARA

SER PROCESADA

CRITERIOS TECNICOS CRITERIOS

ADMINISTRATIVOS

¿CUMPLE O NO?

REQUISITOS DE

CALIDAD NECESARIOS PARA

SER PROCESADA

MUESTRAS FORMULARIO PAGO

Rechazo/ Muestras

LABORATORIO

RECEPCION MUESTRAS

SOLICITUD DE EXAMEN

Toma de

Muestras ISP Recepción de

Muestras ISP

Establecimientos

Asistenciales

Privados y Otros

Envían muestras a ISP

Encomienda

Presencial

Sin datos del Referente

Errores y Omisiones

Criterios Absolutos de Rechazo Muestras

RECHAZO por Incumplimiento de Requisitos Técnicos : Ajustado

a requisitos “Fichas Técnicas” indicadas por Laboratorios

en pagina web ISP / Se Formaliza Documento de Rechazo

RECHAZO por Incumplimiento en el Transporte (Riesgo biológico que

expone a derrame, tubo quebrado, etc.) Se Formaliza Documento de

Rechazo explica esta condición al Familiar o estafeta que transporta

muestra

RECHAZO por Incumplimiento administrativo: El familiar o estafeta

que trae muestra, no puede solucionar en ese instante, se consulta

al centro que envía la muestra, se pide solucionar tramite

administrativo mientras muestras permanece en espera. Si tiempo

es muy prolongado, Laboratorio del ISP debe entregar una

respuesta de almacenamiento para evitar deterioro o Se Formaliza

Documento de Rechazo

Criterios usuales de Rechazo Muestras

-Discordancia de rotulado respecto a solicitud examen, Muestra

mal etiquetada, (pero, en muestras de difícil obtención, Ej LCR,

comunicarse primero al Laboratorio ISP)

-Transporte inadecuado que inhabilita la muestra para el examen.

-Recipiente inadecuado para el examen, Ej. Requisito tubo Lila con

EDTA, y llega tapa roja sangre completa.

-Muestra no apta para el examen solicitado, Ej Anaerobios sin

medio adecuado de trasporte.

-Muestra no Apta por Hemolisis extrema o lipemia, que impiden

ejecución examen.

-Prestación no disponible o suspendida

-Muestra derramada, quebrada, no apta para el examen solicitado

Causas de Rechazo Muestras 2012

Rechazo Muestras ISP 2009- 2012

Estadísticas Rechazo Muestras 2012

384 Rechazos

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS

5.4.1 FORMULARIO (NcH 2547)

• La solicitud de examen debe indicar

suficiente información para identificar al

paciente, al solicitante autorizado y

proporcionar datos clínicos pertinentes

deben aplicar requisitos nacionales,

regionales o locales. (Nombre, Rut, Fono de

contacto, llenar datos tecnicos solicitados etc. )

El formulario de solicitud de examen

debe ser llenado en todos sus campos:” • Identificación del paciente: Colocar Nombre, apellidos y RUT

género, fecha de nacimiento

• Nombre u otra identificación del medico o profesional que solicita el exámenes.

• Información de antecedentes Clínicos Ej. Inicio de Fiebre, tos o erupción, fecha de vacunas etc. (Son datos Obligatorios)

• Tipo de muestra : matriz..sangre suero etc. o Numero de Cepa e colocar expresamente la cepa desean Identificar

• Exámenes solicitados: se debe Identificar claramente la prestación solicitada

• Fecha y hora de toma de muestra

• Fecha y hora de recepción : El ISP formaliza la recepción de la muestra ( Timbre con fecha) cuando se cumplen en conformidad requisitos técnicos y administrativos exigidos

Ejemplo: Bacteria / sin identificar cepa?

www.ispch.cl

Orden de tubos en gradilla

Dispositivos para control y

registro de temperatura

Muestras de orina,

parasitológicos,

biopsias

Muestras de sangre

IMPORTANTE

AUN… Persisten algunos centros en enviar muestras con los propios familiares

“Frente a requisitos administrativos incumplidos”...

Se Formaliza Documento de Rechazo

VENTAS : Requisitos Administrativos

Particulares e Isapres: • Deben enviar Junto a la muestra el pago:

Cheque nominativo y cruzado a nombre de ISP o comprobante de depósito en cuenta corriente ISP

Nº 9507256/ Banco Estado

Instituciones con convenio (DIPRECA, Capredena,) Usuarios deben traer el comprobante de convenio.

VALORES:

• Para Valores de prestaciones consultar al fono 5755190 o pagina web ISP (prestaciones) en código colocar 2220, para que muestre todas las prestaciones de histocompatibilidad.

• Datos de Facturación deben indicar : Nombre, dirección y RUT.

Estafetas Acreditados

• ISP Solicita anualmente a los Centros que

envían muestras al ISP, cada centro

responde carta Identificando a su

Funcionario “ Estafeta Acreditado” para

transporte y entrega muestras al ISP, y

retiro de resultados de su institución

47 Centros c/ Estafetas

Acreditados

Solo 1 Centros aun no responde

SIN DATOS

PROBLEMAS COMUNES

Letra Ilegible

RUT Malo

S/ Fono contacto

PROBLEMAS COMUNES Formulario

Obsoleto

RUT

Malo

No Hay Prestación

Para HERPES

Datos s/llenar

S/ Fono Contacto

Estimados….. En Recepción de

Muestras estamos a su disposición

Muchas Gracias