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Organizacion de Eventos
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EDITORIAL
MONTILLA
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Acontecimiento programado que responde a
una finalidad específica, en el cual el sujeto
fundamental es el hombre y sus relaciones con el
medio ambiente.
Los eventos responden a situaciones de grupo y se
realizan en espacios y tiempos determinados.
Tienen Objetivos pre-fijados,
cuidadosamente desarrollados y
seguidos a conciencia durante todas
las etapas de su planificación.
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La organización de eventos es el proceso de diseño,
planificación y producción de congresos, festivales,
ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de
reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades.
•Producción: El conjunto de
gestiones previas al inicio de
la reunión y que tienen como
objetivo principal la
preparación de los recursos y
equipos que componen el
evento..
•Montaje: Disposición del
equipo y los recursos técnicos
y humanos que se utilizaran
en el lugar donde se realizará
el evento.
•Ejecución: Fase en la que,
estando los participantes del
evento reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades
planificadas
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•Desmontaje: Orden del
equipo para retiro de los
materiales y elementos que
fueron utilizados en el
evento.
•Evaluación de
resultados: Momento en el
que se establece el grado
de cumplimiento de los
objetivos establecidos y la
eficiencia de las
prestaciones. La
Evaluación de resultados
es una de las partes más
importante del post evento.
Conocer si se han
cumplido, como mínimo, los
objetivos previstos y el
rendimiento producido con
ellos. Para ello utilizamos el
ROI o Return On
Investment (ROI). •Post-evento: Recopilación de
todas las acciones realizadas
en el evento. Seguimiento que
ayudan a la evaluación del
mismo. En esta fase se incluirá
la documentación gráfica del
mismo; Fotografías, montajes
de videos, clipping de prensa,
seguimientos 2.0.
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PLANIFICACIÓN
Curso de acción que serán
tomados como base durante
la ejecución del evento para
cumplir con los objetivos del
proyecto.
• Detección de necesidades
(ejemplos: asientos,
micrófonos, luz de podio,
equipos de audio-video,
proyector, pantalla, mesas,
etc.)
• Objetivo ( Misión y Visión)
• Público nos realizamos la
pregunta: ¿qué tipo de público
va asistir? ¿Abierto o
Cerrado?
• Tipo de Evento (social,
empresarial, etc.)
• Cantidad de asistentes
• Fecha y Sede
• Características del grupo.
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ORGANIZACIÓN
Sistema de actividades
coordinadas y disposición de
recursos materiales, humanos
y financieros para que todo
funcione mediante normas y
bases de datos que han sido
dispuestos para cumplir con
ciertos propósitos.
• Operativa del Evento (
división de tareas )
• Organigrama ( sirve para
indicar gráficamente la
estructura de una empresa
teniendo en cuenta las
jerarquías )
• Cronograma de Actividades
(consiste en una lista de todas
las actividades a realizar con
sus fechas previstas de
comienzo y final. Técnicas:
Diagrama de Gantt –
herramienta gráfica cuyo
objetivo es mostrar el tiempo
de dedicación previsto para
cada tarea- Diagrama de Pertl.
)
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EJECUCIÓN OPERATIVA
Puesta en marcha del
evento.
• Comité Organizador
• Comité Técnico
• Comité Comercial
• Comité Administrativo
• Comité Operativo
• Comité Comunicacional
GESTIÓN
Supervisar, coordinar,
conocer, acompañar,
anunciar cambios. Para luego
realizar la memoria del
evento que esta luego la
vamos a adjuntar a nuestro
CV.
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A los fines organizativos un Evento es una confrontación del
saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento
en el cual participan especialistas y otras personas interesadas.
Por su carácter pueden ser:
1. Congresos
2. Foros
3. Conferencias
4. Paneles
5. Simposios
6. Talleres
7. Seminarios
8. Asambleas
9. Convenciones
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EVENTOS SOCIALES: estos
buscan principalmente la
diversión del público o de los
invitados, a este tipo de
eventos puede asistir cualquier
persona.
Se pueden clasificar por su tamaño (micro, medio, grande o
mega evento); por su lugar de origen (al aire libre, en espacios
cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de
competencia o temática que pueden ser sociales, populares,
religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o
corporativos; todos los anteriores a su vez se subdividen en
diferentes tipos de eventos.
EVENTOS
CORPORATIVOS: que van
encaminados
completamente a incentivar,
promover, capacitar,
promocionar y comunicar a
las empresas y sus
diferentes públicos. Este
requiere de una buena
presentación, se busca una
persona que guie el evento.
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EVENTO COLOQUIAL O
POPULAR: Son eventos
masivos; como fiestas,
festividades, conciertos,
verbenas de barrio, entre
otros.
1. Identifica tus recursos y
objetivos
2. Selecciona un lugar
apropiado
3. Elabora un plan escrito
4. Controla la atmósfera
5. Crea un recuerdo
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Cualquier evento necesita un buen equipo de personas
que se encarguen de tareas relacionadas con la
acomodación, el registro, la atención al cliente y las
finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos
necesarios para el evento, con el fin de eliminarla
posibilidad de que se produzca alguna confusión o algún
error. Para garantizar una ejecución impecable, todos
deben estar familiarizados con sus funciones concretas.
Esto puede garantizarse preparando una programación
detallada de los eventos, junto con la descripción de las
funciones y responsabilidades de cada persona.
•Dedicar los primeros minutos del día para organizarse.
Crear un cronograma de actividades prioritarias, secundarias
y opcionales.
•Ante cualquier situación estresante, no hay nada
como respirar profundamente para relajarse y ver la
situación con mayor claridad.
•Debe controlar las distracciones, es decir, los mensajes
por teléfonos. Apagar el celular. Cerrar el messenger, entre
otras cosas que le pueden causar distracción.
•Adecuar el lugar físico en donde desarrolla las tareas:
Buena iluminación, mobiliario y accesorios acordes, espacio
suficiente y una buena ventilación.
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