Segundo Cuatrimestre 2013

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C.

(SEGUNDO CUATRIMESTRE DE 2013)

INTRODUCCIN

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de

Control Interno presenta y pblica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno en la Secretara

General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Los resultados que a continuacin se describen obedecen a las auditoras planificadas y presentadas por laOficina de Control Interno durante el segundo cuatrimestre de 2013, las cuales estn contenidas en el

Programa Anual de Auditoras de la presente vigencia.

E S T A D O D E L S U B S I S T E M A D E C O N T R O L E S T R A T G I C O

Actualizaciones de los lineamientos estratgicos de la Entidad, los cuales se alinearon con los ejes,

objetivos, programas y proyectos contenidos en el Plan de Desarrollo Distrital Bogot Humana 2012 -

2016 (misin, visin, objetivos estratgicos, polticas institucionales y operaciones estratgicas).

Documentos adoptados y divulgados que contienen Misin, Visin, objetivos institucionales, acciones,

cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el qu hacer misional. Esta informacin se puede

consultar el el link del Sistema Integrado de Gestin, en el cual se evidencia la misin, visin, objetivos

institucionales (estratgicos o de calidad) y Plan Estratgico 2012-2016 de la Secretaria General,

publicados en la intranet y pagina Web de la Entidad.

Adopcin de las Resoluciones 290 de 2009 y la 464 de 2011, mediante la cual se establece en la

Secretara General, un Sistema Integrado de Gestin, entendido ste como el conjunto articulado de

herramientas de gestin -Sistemas de Gestin de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo

Administrativo, de Gestin Documental y archivo, Sistema de Seguridad en la informacin, de Gestin

ambiental, de responsabilidad Social y SISO- que permiten a la Secretara General, el logro de sus

objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la

calidad y servicios a cargo de la Entidad.

Formulacin de acciones para mantener el Sistema Integrado de Gestin en la Entidad, enmarcado bajo

la norma NTD SIG 001:2011 y en concordancia con los Decretos Distritales 651 y 652 de 2011.

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Plan de Certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, para la

vigencia 2013.

Asignacin de recursos para mejorar y mantener el Sistema Integrado de Gestin en la Secretara

General, por medio de la ejecucin del Proyecto de Inversin Sistema de Mejoramiento de la Gestin en

la Secretara General 484

Formulacin del Plan de Anticorrupcin y Atencin al Ciudadano, el cual busca afianzar las acciones que

la entidad ha venido adelantando para fortalecer la transparencia y la lucha contra la corrupcin e

implementar nuevas estrategias a fin de optimizar las prcticas de buen gobierno en el marco de la

legalidad y la tica. El documento se encuentra publicado en la pgina WEB

Conforme con el Plan Institucional de Capacitacin vigencia 2013, el proceso induccin y reinduccin serealiza resaltando los valores institucionales en la Entidad, sostenibilidad, sostenibilidad del Sistema

Integrado de Gestin, ejes del Plan de Desarrollo, la misin y la visin, los objetivos y las direcciones

misionales.

Evaluacin del Desempeo Laboral en la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.,

evaluaciones del desempeo y los acuerdos de Gestin, los cuales se formulan a partir de los Planes

Operativos y el Plan Estratgico de la Entidad.

Desarrollo de estudio tcnico que refleje las necesidades reales para la modificacin de la planta de

personal de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. Durante el primer trimestre del

ao se present el esquema de trabajo, el cronograma y se dio inicio a la ejecucin del estudio,

realizando el levantamiento de informacin en algunas dependencias de la Secretara General.

Establecimiento y aplicacin de diferentes mecanismos que mejoran la situacin de transparencia y

previenen la corrupcin, de conformidad con lo descrito en el Decreto Distrital 371 de 2010.

Informacin del Modelo de Operacin por procesos publicada en la intranet y pagina Web de la entidad

en la direccin electrnica:http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig.

Procesos y procedimientos establecidos en la Entidad que permiten identificar los niveles de autoridad yresponsabilidad en la ejecucin de los mismos.

Poltica de administracin de riesgos adoptada mediante Resolucin 303 de 2012, la cual integra

tratamiento de los riesgos de gestin institucional por procesos y proyectos de inversin, que incluya los

asociados a activos de informacin; seguridad y salud ocupacional; gestin ambiental; procesos de

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quehacer de la Entidad.

En la pgina web e intranet se publican, entre otros, el manual de contratacin y el manual de

interventora.

Los actos administrativos tales como decretos, resoluciones, directivas, circulares se encuentran

publicadas en el Sistema de compilacin de normas y pueden ser consultadas a travs de la pgina de

Rgimen Legal.

Los sistemas de informacin son administrados bajo polticas de la Subdireccin de Informtica y

Sistemas para una adecuada disponibilidad, seguridad e integridad de la informacin.

Los mecanismos de verificacin para garantizar la oportunidad de la informacin con que cuenta la

Secretara General son: formulacin de planes y cronogramas, auditoras internas de calidad, auditorasexternas, autoevaluacin del control, autoevaluacin de la Gestin, revisin por la direccin, mapas de

riesgos, indicadores, encuestas de percepcin a los clientes, usuarios, beneficiarios.

Se elaboraron los documentos Lineamientos y herramientas para las comunicaciones internas en el

Distrito y Medicin e indicadores de comunicacin interna en las entidades distritales.

Se han definido los canales electrnicos (Intranet, correo electrnico, piezas comunicacionales virtuales

y audiovisuales) y los canales fsicos (carteleras, documentacin oficial, publicaciones) para la divulgacin

de las directrices y la informacin que expide el despacho del Secretario General de inters para los

servidores pblicos de la entidad.

Tambin se utilizaron los nuevos medios de comunicacin como twitter, Facebook, Canal Capital, la Web

y las pginas y conmutadores de las diferentes Entidades de la Administracin, peridico Humanidad,

entre otros.

La Secretara General presenta informacin conforme con las directrices internas para la Rendicin de la

Cuenta de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., a la Contralora de Bogot D.C.

establecidas mediante Resolucin interna 024 de 2012.

De acuerdo con el proceso Divulgacin a los medios de comunicacin, entidades distritales ycomunidad en general de la gestin del Alcalde y las Secretaras Distritales (1110111-PO-016) se divulga

informacin oportuna, transparente y veraz. As mismo, se disea, revisa y divulga campaas de

comunicacin con el ciudadano (1100100-PO-041).

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E S T A D O D E L S U B S I S T E M A D E C O N T R O L D E E V A L U A C I N

La Secretara General cuenta con mecanismos actualizados de verificacin y evaluacin del Sistema de

Control Interno: Subcomits de Autocontrol, herramientas de Administracin de Riesgos, evaluaciones

de desempeo, indicadores, procedimiento de acuerdos de gestin, entre otros.

Los mecanismos que utilizan los lderes de proceso de la entidad para verificar la efectividad del Sistema

de Control Interno se encuentran: Encuestas de percepcin, indicadores, Subcomits de autocontrol e

informes de gestin, entre otros, los cuales que permiten realizar evaluacin y anlisis de los resultados

obtenidos.

Los procedimientos de los procesos estratgicos definen lineamientos y mecanismos para realizar

seguimiento y autoevaluacin de los proyectos de inversin e informes de gestin. Los indicadores de

gestin facilitan el seguimiento a la gestin.

Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin, los Comits Directivos del Sistema de Control Interno

y las reuniones de Revisin por la Direccin, algunos de los mecanismos de autoevaluacin de la gestin

en la Entidad que han permitido realizar seguimiento presupuestal, contractual y fsico de las metas,

proyectos y programas del Plan de Desarrollo Bogota Humana.

Formulacin de acciones de mejoramiento a travs del aplicativo del Sistema Integrado de Gestin.

E S T A D O G E N E R A L D E L S I S T E M A D E C O N T R O L I N T E R N O

Se evidencia documentacin, implementacin y mantenimiento en la Entidad de los requisitos del

Sistema Integrado de Gestin de la Secretaria General en lo relacionado con la Gestin de la Calidad

(SGC) y Sistema de Control Interno (SCI), con observancia en los requisitos que requieren de

tratamiento segn las NO CONFORMIDADES presentadas como resultados de Auditoria Interna a los

procesos de Gestin Jurdica Distrital, Gestin Documental Distrital y Servicio al Ciudadano Distrital.

Se evidencia que los documentos de los procesos se encuentran en etapa de actualizacin de

conformidad con la fase nmero 1 del plan previsto para la certificacin, vigencia 2013, establecido

por la Entidad (Oficina Asesora de Planeacin).

La organizacin planifica los procesos, procedimientos y actividades en el Plan de Gestin y

Programacin y ejecucin de metas y actividades de proyectos de inversin.

Se identifican Riesgos y sus causas asociados a los procesos de la Entidad, sin embargo, no se

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Territoriales del Decreto Nacional 2578 de 2012.

6. Continuar adecuando la gestin documental respecto del archivo de gestin de algunas dependencias

conforme con los requerimientos establecidos en la Secretaria General.

7. Se evidencia cumplimiento de la Normas legales en el desarrollo de los procesos que conforman de los

Procesos de Gestin Documental Distrital. Se recomienda continuar con la verificacin de cumplimiento

de lo establecido en el Decreto 371 de 2010 y la Ley 1474 de 2011 en cada uno de los procesos.

8. Continuar con jornadas de socializacin de los resultados de los productos, metas y actividades

programadas para la vigencia 2013, y documentarlas en las actas de Subcomit de Autocontrol

(Resolucin 086 de 2011).

9.

Como producto de autoevaluacin, realizar anlisis de datos conforme a los resultados de la gestinfsica, presupuestal y contractual alcanzadas, y tomar las acciones correctivas, preventivas y de mejora

conforme al procedimiento

10.Continuar con los seguimientos y anlisis a la ejecucin y desempeo de los procesos y procedimientos,

con el fin de actualizarlos a las nuevas necesidades y requerimientos normativos, considerando lo

establecido en el Decreto 019 de 2012:

- Reducir costos a travs de la simplificacin, estandarizacin, eliminacin de procedimientos

administrativos.

- Facilitar la gestin administrativa.

- Eliminar regulaciones y controles innecesarios.

- Fortalecer la capacidad de respuesta y eficiencia

PROYECTO: Andrs Pabn Salamanca

REVISO: Ricardo Bogota Camargo