View
219
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Segundo Módulo: Gestión Documental y Archivos
Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar
Primer Taller: Ley Modelo de Acceso a la Información
Pública 2.0
Santiago de Chile, 16 de abril de 2018
OBJETO
Propuesta de borrador para una Ley Modelo
Interamericana de Gestión Documental
Propuesta de borrador para una Guía de aplicación
2016. ISO 15489-1:2016. Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios Gestión de documentos Campo de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, y disposición de documentos, que incluye procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos, e información sobre éstas.
DEFINICIÓN
Principio
MARCO
Desarrollo de la gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.
MARCO
Acceso a la información administrativa indicador del grado de transparencia y democracia de una sociedad Normalización de políticas y procedimientos de la gestión de documentos protección y disponibilidad eficaz y eficiente recuperación de la información. Leyes de Acceso a la Información sistemas de gestión para el buen gobierno. Controlar el flujo de la información provecho para Administraciones y ciudadanos
Proyecto
Reflejo y respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales Visión integral de los distintos ámbitos de la gestión documental: sistema de gestión de documentos debe facilitar la conservación y disponibilidad de los mismos y aplicar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos
CONSIDERACIONES
• Todo tipo de documento, en cualquier formato o
soporte, creados o recibidos por una organización o
institución, pública o privada, en el curso de sus
funciones o actividades
• Durante toda la vida del documento y, por tanto,
para toda clase de organizaciones
CONSIDERACIONES
Aplicación
METODOLOGÍA
Talleres de retroalimentación
Identificación de Buenas prácticas
Búsqueda de respuestas a los diferentes tratamientos archivísticos
Se trata de documentos en estado de BORRADOR
• Hay que homogeneizar la profundidad
• Hay que normalizar el estilo
• Hay que completar las referencias
ESTADO DE LOS DOCUMENTOS
CONSULTA PÚBLICA PROCESOS ISO OBSERVACIONES
Creación de
documentos
Registros de información
Identificación de documentos
Identificación de información
relevante
Fiabilidad de los documentos
Preconcepciones del funcionario
Lenguaje claro
Interrelación con leyes
Firma electrónica
Correos electrónicos
Vías no tradicionales (teléfonos…)
Información
electrónica
Captura de
documentos
Información
electrónica
Clasificación
e indización
Información
electrónica
Control de
acceso
Información
electrónica
Almacenami
ento de
documentos
Preservación de documentos
Archiveros, depositarios o servidores
Información
electrónica
Uso y la
reutilización
Mapas de ruta [trazabilidad]
Plazos máximos para la publicación
Datos abiertos
Información presupuestaria
Información
electrónica
Migración o
conversión
Digitalización de documentos
Recuperabilidad de documentos
Información
electrónica
Disposición Información
electrónica
CAPÍTULO 1. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
CAPÍTULO 2. IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
• 2.1. Identificación y organización
• 2.2. Clasificación de documentos
• 2.3. Descripción documental
CAPÍTULO 3. VALORACIÓN, TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
• 3.1. Valoración de documentos
• 3.2. Calendarios de conservación / Tablas de retención documental
• 3.3. Transferencia de documentos de Archivo
• 3.4. Eliminación de documentos
BORRADOR DE LA LEY
CAPÍTULO 4. ACCESO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
• 4.1. Gobierno abierto, transparencia y acceso a los documentos públicos
• 4.2. Acceso a la información • 4.2.1. Accesibilidad legal de las series documentales
• 4.2.2. Gestión de las solicitudes de acceso a documentos
• 4.3. Restricciones y control de acceso
• 4.4. Protección de datos de carácter personal • 4.4.1. Medidas mínimas de seguridad para la documentación en formato papel
• 4.4.2. Medidas mínimas de seguridad para los documentos electrónicos
• 4.4.3. Ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación y supresión de los datos
• 4. 5. Seguridad de la información
BORRADOR DE LA LEY
CAPÍTULO 5. CONSERVACIÓN Y GESTIÓN DE CONTINGENCIAS
• 5.1. Plan integrado de conservación • 5.1.1. Custodia y control de las instalaciones
• 5.1.2. Gestión de espacios
• 5.2. Gestión de contingencias
CAPÍTULO 6. SERVICIOS DE ATENCIÓN A LOS USUARIOS
• 6.1. Difusión
• 6.2. Reutilización de la información
• 6.2. Atención a la Administración
• 6.3. Atención al público: servicio de referencia
• 6.4. Formación de usuarios
BORRADOR DE LA LEY
CAPÍTULO 7. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
• 7.1. Interoperabilidad
• 7.2. Metadatos
• 7.3. Digitalización de documentos
CAPÍTULO 8. PERFILES Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL CON RELACIÓN A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
BORRADOR DE LA LEY
• Definición
• Descripción de la buena práctica
• Recomendaciones
• Bibliografía
• Recursos
GUÍA DE APLICACIÓN
Estructura (como Anexo actualizable)
Decisiones a tomar sobre inclusión de temas. Por ejemplo,
• Incluir o no Captura y Registro como Capítulo nuevo • Definir conveniencia de correos electrónicos
• Incluir Firma electrónica
• Incluir o no Normalización de procesos como Capítulo nuevo • Información en la Guía de aplicación, no en el articulado
• Sopesar conveniencia del Capítulo de Servicio de Archivo • Tradicionalmente sólo piensa en investigadores
TEMAS Y CONTENIDOS
Escenarios / Consensos
Decisiones a tomar en cuanto presentación de contenidos. Por ejemplo, sobre documentos electrónicos:
• Desglosar las especificidades de los documentos electrónicos en los distintos procesos archivísticos
• Ejemplo, en el proceso de Eliminación se ha diferenciado
• Administración electrónica orientada a Políticas o a procesos • Confirmar conveniente orientación de planteamientos sobre el tema
Escenarios / Consensos
TEMAS Y CONTENIDOS
Gracias por su atención
beatriz.franco@mecd.es ricard.perez@mecd.es
Recommended