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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES UNIDAD DE POST GRADO. CURSO TALLER DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Selección Documental. José Rolando Villa Córdova. Lima, Diciembre 2013. Metodología de la Valoración y Selección. Consiste en:. - PowerPoint PPT Presentation
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Selección Documental
Lima, Diciembre 2013
UNIVERSIDAD NACIONAL UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOSMAYOR DE SAN MARCOS
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALESFACULTAD DE CIENCIAS SOCIALESUNIDAD DE POST GRADOUNIDAD DE POST GRADO
José Rolando Villa CórdovaJosé Rolando Villa Córdova
1
CURSO TALLER DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Consiste en:
Metodología de la Valoración y Selección
1. Identificación del objeto producido: series documentales
2. Reconocimiento de los niveles de Archivo
3. Saber en qué momento del ciclo vital de los documentos se realiza la Selección
5. Conocer cuáles son los valores que posee el documento de archivo
4. Contar con una Comisión o Comités Especializados para la valoración de documentos
2
Programa de Control de Documentos (PCD)
3
Norma que regula: Directiva 004-86-DGAI el PCD
El PCD es un instrumento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad como resultado de sus actividades, precisando el valor T o P y el número de años que deben conservarse en cada nivel de archivo, hasta su transferencia al Archivo General de la Nación (Archivo Regional o Provincial) o su eliminación.
o Contar con un instrumento que facilita la correcta gestión de documentos y administración de archivos.
Importancia de tener el PCD
o Establecer un puente de comunicación entre los archiveros y los administradores respecto a la producción, conservación y utilización de documentos.
o Facilitar el acceso a la información en cada nivel de archivo.
o Cumplir con las normas técnicas del SNA
4
Procedimientos para la formulación del PCD
Pág. 1 de …...págs.INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL
6
DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION:
1. Sector: 4. Nombres y apellidos:
2. Entidad: 5. Cargo:
3. Unidad Orgánica: 6. Teléfono:
IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie
10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM.(resumen del contenido)
REGLAS DE CONTROL
11. Valor de la Serie
12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN
AG AP OAA
.
13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN.
Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal
Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA
14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI………………………
Aprobado
Pág. 1 de …...págs.INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL
7
DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION:
1. Sector: Cultura 4. Nombres y apellidos:
2. Entidad: Archivo General de la Nación 5. Cargo:
3. Unidad Orgánica: Oficina de Personal 6. Teléfono:
IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal
PERS/01
10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM.(resumen del contenido)
REGLAS DE CONTROL
11. Valor de la Serie
12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN
AG AP OAA
Definición.-…
Composición interna.-
Base legal.-.
Motivo de su producción.- .
13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN.
Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal
Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA
14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI………………………
Aprobado
Pág. 1 de …...págs.INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL
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DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION:
1. Sector: Cultura 4. Nombres y apellidos:
2. Entidad: Archivo General de la Nación 5. Cargo:
3. Unidad Orgánica: Oficina de Personal 6. Teléfono:
IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal
PERS/01
10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM.(resumen del contenido)
REGLAS DE CONTROL
11. Valor de la Serie
12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN
AG AP OAA
Definición.- Es un documento confidencial, en el cual searchivan los documentos personales y administrativos decada trabajador de la entidad, a partir de su ingreso… Composición interna.- Filiación, estudios, contrato,desplazamiento, permisos, bonificaciones, etc.Base legal.- D Leg. 276, Manual Normativo de Personal.Motivo de su producción.- Administrativo – legal.
13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN.
Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal
Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA
14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI………………………
Aprobado
Pág. 1 de …...págs.INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL
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DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION:
1. Sector: Cultura 4. Nombres y apellidos:
2. Entidad: Archivo General de la Nación 5. Cargo:
3. Unidad Orgánica: Oficina de Personal 6. Teléfono:
IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal PERS/01
10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM.(resumen del contenido)
REGLAS DE CONTROL
11. Valor de la Serie
12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE
RETENCIÓNAG AP OAA
Definición.- Es un documento confidencial, en el cual searchivan los documentos personales y administrativos decada trabajador de la entidad, a partir de su ingreso… Composición interna.- Filiación, estudios, contrato,desplazamiento, permisos, bonificaciones, etc.Base legal.- D Leg. 276, Manual Normativo de Personal.Motivo de su producción.- Administrativo – legal.
T 45 - 15 60
13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN.
Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal
Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA
14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI………………………
Aprobado
Tabla General de Retención de Documentos (TGRD)
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Es el listado de las series documentales de cada sección o fondo documental, precisando su valor temporal o permanente y los plazos de conservación obligada en cada nivel de archivo de la entidad.
Pág. 1 de ….. págs.
1.Sector: Producción 2. Nombre de la Entidad: Ministerio de la Producción
1.Asunto Principal: PERSONAL
4. Código
5. Título de la Serie Documental 6. Valor de la Serie
7. Periodo de Retención
AG AP OAA TOTAL AÑOS RETENCION
PERS/01PERS/02PERS/03
Legajos de personalPlanillas de remuneraciones (copias)Controles de asistencia
TTT
450202
---
150303
600505
Tabla General de Retención de Documentos
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Pág. 1 de ….. págs.
1.Título de la Serie Documental 1.Asunto Principal 1.Código
Controles de asistenciasLegajos de personalPlanillas de remuneraciones (copias)
PERSONALPERSONALPERSONAL
PERS/03PERS/01PERS/02
Índice Alfabético de las Series Documentales
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